Raporty kasowe

	Data modyfikacji:05.10.2017
	Przejdź na stronę główną

Tytuł pomocy: Raporty kasowe

Spis treści:

· Ogólna charakterystyka modułu Raporty kasowe

· Zasady pracy z modułem

· Opis funkcji

o Wprowadzanie raportu kasowego

o Przeglądanie raportów kasowych

o Księgowanie raportów kasowych

o Parametryzacja raportów kasowych

o Funkcje administratora

· Administrator modułu kasowego

· Przeglądanie administratora

Ogólna charakterystyka

Moduł służy do prowadzenia raportów kasowych w złotówkach, a także w walutach obcych, oraz wystawiania dokumentów kasowych: KP, KW, ZP, ZW. Umożliwia korzystanie z istniejącej w programie bazy danych: kontrahentów, transakcji itp. Zapewnia drukowanie, przeglądanie i szybkie wyszukiwanie dokumentów. Istnieje możliwość przenoszenia danych do dokumentów księgowych zgodnie z dekretacją zadaną przez użytkownika.

Zasady pracy z modułem

W danym momencie kasę może obsługiwać tylko jedna osoba i jedno stanowisko. Nie można wprowadzać danego raportu z dwóch stanowisk, ani jednocześnie wprowadzać dwóch raportów kasowych do tej samej kasy. Obowiązuje zasada chronologii. W przypadku, gdy na danej kasie odbywa się praca zmianowa, zmiana osoby wprowadzającej wymusza zamknięcie poprzedniego raportu i otworzenie nowego. Również konieczność otworzenia nowego raportu występuje w sytuacji, gdy księgowość ściągnęła poprzedni raport do dokumentu księgowego. System blokuje możliwość wprowadzania raportów kasowych osobom bez uprawnień do żadnej ze zdefiniowanych kas. Każda kasa może być prowadzona tylko w jednej walucie wybranej na etapie definiowania kasy. W przypadku kas walutowych dodatkowo rejestrowana jest wartość waluty w PLN.

1. Pracę z modułem raportów kasowych należy rozpocząć od założenia i zdefiniowania kas w funkcji Parametryzacja raportów kasowych. Przed rozpoczęciem wystawiania raportów kasowych należy:

a. Uzupełnić rejestr kas. Należy wprowadzić opis kas, dla których będą tworzone raporty kasowe.

b. Nadać uprawnienia osobom mającym prowadzić raporty kasowe.

c. Zdefiniować parametry dotyczące treści w raporcie kasowym, zapisach dokumentu kasowego oraz w poleceniu księgowania

2. Dokumenty kasowe wystawia się korzystając z funkcji Wprowadzanie raportu kasowego.

3. Drukowanie raportu kasowego oraz jego przeglądanie udostępnione są w funkcji Przeglądanie raportów kasowych.

4. Tworzenie dekretu księgowego na podstawie raportu kasowego odbywa się z pozycji wprowadzania nowego dokumentu lub poprawiania dokumentu oczekującego.

Opis funkcji

Wprowadzanie raportu kasowego

Uaktywnienie funkcji powoduje pojawienie się okna do wprowadzenia danych nagłówka raportu kasowego. Na ekranie wyświetlają się informacje o ostatnio wprowadzanym przez daną osobę raporcie tzn. symbol kasy, konto kasy, waluta, w jakiej jest prowadzona, okres, za który raport był sporządzony jak również stan końcowy tego raportu. W przypadku, gdy nie był jeszcze wprowadzany żaden raport pojawi się informacja o symbolu kasy i koncie, a także stan początkowy kasy, czyli kwota wprowadzona w trakcie definiowania kasy.

Gdy użytkownik ma uprawnienia do kilku kas może wybrać tę, na której chce w danej chwili pracować. W tym przypadku aktualizacji ulegają pola opisujące raport kasowy ‑ pojawiają się informacje dotyczące wybranej kasy.

Wyboru nowej kasy użytkownik dokonuje wpisując w polu Symbol kasy jej symbol. Można także użyć klawisza F2 lub prawego przycisku myszki. W drugim przypadku wyświetli się wykaz kas, do których użytkownik ma prawa. Wystarczy podświetlić odpowiednią kasę i nacisnąć przycisk Wybierz.

W polu Dokumenty na dzień podajemy datę wprowadzania dokumentów kasowych. Data ta wydrukuje się na dokumencie kasowym i pojawi się w raporcie. Wypełnienie pola jest konieczne. System pilnuje, aby wprowadzona data nie była wcześniejsza od ostatniej według zasady chronologii.

Użytkownik ma trzy możliwości do wyboru:

· Nowy raport ‑ rozpoczęcie wprowadzania nowego raportu.

· Kontynuuj‑ kontynuacja rozpoczętego wcześniej raportu.

· Zrezygnuj ‑ rezygnacja z dalszego wprowadzania i przejście do menu głównego.

Uruchomienie którejś z dwóch pierwszych możliwości pozwala wystawiać dokumenty kasowe. Użytkownik sam decyduje, czy chce uzupełniać poprzedni raport czy też rozpocząć wprowadzanie nowego. Wybranie opcji Kontynuuj powoduje ukazanie się dotychczasowych zapisów raportu, nowe zapisy będą wprowadzane z datą podaną w polu Dokumenty na dzień.

Rozpoczęcie wprowadzania nowego raportu jest równoznaczne z zamknięciem poprzedniego, niemożliwe będzie dopisanie dokumentu kasowego do poprzedniego raportu. Wyjątek stanowi przypadek zrezygnowania z wprowadzania nowego raportu, możliwy przed zaakceptowaniem pierwszego dokumentu kasowego, wówczas nadal aktywny jest poprzedni raport.

W obrębie jednej kasy raporty kasowe są numerowane automatycznie począwszy od numeru podanego w trakcie definiowania kasy. Każda kasa ma odrębną numerację raportów.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran z możliwością wyboru jednego z czterech rodzajów dokumentów kasowych. Dostępne są dwa dokumenty przyjęcia gotówki do kasy tzn. KP i ZP, oraz dwa dokumenty wydania gotówki z kasy‑ tzn. KW i ZW. Dokumenty KP i KW są typowymi dokumentami kasowymi ‑ w wyniku ich wystawiania system nadaje im kolejny numer (numeracja odrębna dla każdej kasy i każdego typu dokumentu, rozpoczynająca się od numeru podanego przy definiowaniu kasy) a także pozwala na ich wydrukowanie ( KP w 3 egzemplarzach, KW w 2). Pozostałe dokumenty, tzn. ZW i ZP są dokumentami wydania lub przyjęcia do kasy na podstawie dokumentu źródłowego‑ przy ich rejestrowaniu system nie nadaje im kolejnego numeru, pozwala wpisać symbol dokumentu źródłowego i nie wykonuje wydruku.

Tworzenie raportu kasowego odbywa się w trakcie wystawiania dokumentów kasowych.

Wystawienie i zaakceptowanie dokumentu kasowego jest równoznaczne z pojawieniem się pozycji w raporcie. System automatycznie nadaje jej kolejny numer. W każdym raporcie numeracja pozycji rozpoczyna się od 1.Wybranie któregoś z czterech dokumentów powoduje pojawienie się okna umożliwiającego wprowadzenie danych niezbędnych do wystawienia i zarejestrowania dokumentu kasowego.

Opis poszczególnych pól okna:

Pola nagłówka dokumentu kasowego:

· Symbol i numer dokumentu kasowego – pole niedostępne. Pojawia się symbol dokumentu wybranego wcześniej oraz jego kolejny numer nadawany automatycznie. Każdy typ dokumentów oraz każdy rodzaj kasy mają odrębną numerację.

· Symbol dokumentu źródłowego ‑ pole aktywne tylko w przypadku dokumentów ZW i ZP, pozwala na wprowadzenie symbolu dokumentu źródłowego.

· Treść do raportu ‑ użytkownik ma możliwość wpisania treści, jaka ma się pokazać w raporcie. W przypadku, gdy nic nie poda, to system automatycznie uzupełni to pole według zmiennych zapisanych w Definicjach wzorców treści.

· Od kogo/komu – Można podać symbol kontrahenta i skorzystać z danych znajdujących się już w systemie. Po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się rejestr kontrahentów, z którego należy wybrać odpowiedni symbol. W pola Opis(1) i Opis(2) wpiszą się: nazwa kontrahenta i jego adres. Pola te można następnie zmodyfikować. Kontrahent podany w tym miejscu musi być powiązany z kontem, które będzie wpisane w pole Konto, jeśli będzie miało ono atrybut „rozrachunkowe” i nie będzie kontem technicznym. Pole Od kogo / komu może pozostać puste, w takim przypadku Opis(1) oraz Opis(1) trzeba będzie uzupełnić samodzielnie, a pole Konto może być uzupełnione dowolnie.

· Opis(1) i Opis(2) ‑ pola opisujące dokument kasowy, zwłaszcza nazwę wpłacającego/wypłacającego. Jeżeli było wypełnione pole Od kogo/komu dane będą wypełnione automatycznie, w przeciwnym wypadku należy wpisać je ręcznie.

Pola zapisów dokumentu kasowego:

Każda linia jest odrębnym zapisem dokumentu kasowego.

v Linie dla kas prowadzonych w PLN wyglądają następująco:

· Treść ‑ opis operacji, której zapis dotyczy. W przypadku, gdy w Definicjach wzorców treści będzie określony wzorzec treści, pole może pozostać puste. W przeciwnym wypadku musi zostać wypełnione. W linii wyświetla się tylko część treści bieżącego zapisu, cała treść, również tworzona automatycznie z zadeklarowanych elementów linii, pojawia się na dole ekranu.

· Kwota - w przypadku dokumentów KW i ZW system sprawdza czy po wydaniu stan kasy nie będzie ujemny i blokuje tę ewentualność. Również w przypadku, gdy przy definiowaniu kasy podano kwotę minimalną, tzw. pogotowie kasowe, system informuje o fakcie posiadania w kasie kwoty mniejszej od minimalnej, ale nie blokuje wydania gotówki.

· Konto ‑ możliwość zadekretowania zapisu. Należy podać symbol konta, na jakim ma być zaksięgowana ta operacja. Po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszki wyświetli się plan kont z możliwością przepisania wybranego konta. W zależności od atrybutów konta udostępniane są odpowiednio dalsze pola w linii. W przypadku, gdy nie można podać właściwego konta księgowego powinno się wpisać symbol konta technicznego, zadeklarowany przy definiowaniu parametrów kasy. W przypadku niewypełnienia pola Konto system sam podstawi konto techniczne. Jeżeli wybrane konto ma atrybut „rozrachunkowe” i zostało wcześniej uzupełnione pole Od kogo/komu program sprawdzi, czy podany kontrahent jest związany z wybranym kontem. Jeśli nie jest, to należy zmienić odpowiednio symbol konta lub symbol kontrahenta. Po wpisaniu symbolu konta na dole ekranu wyświetla się jego nazwa oraz atrybuty. Pole to jest dostępne do modyfikacji po zaakceptowaniu dokumentu kasowego.

· Kwota (waluta) oraz Waluta ‑ pola są dostępne, gdy podane konto ma „atrybut” dewizowe. Należy uzupełnić kwotę w dewizach oraz symbol waluty. Pola mogą pozostać niewypełnione, ale po ostatecznym zaakceptowaniu dokumentu kasowego nie będą mogły być modyfikowane, a tworzony dekret będzie wymagał uzupełnienia tych danych przez księgowość. System pilnuje, aby w przypadku wpisania kwoty dewiz podać rodzaj dewiz i odwrotnie.

· Transakcja ‑ pole uaktywniane w przypadku podania konta o atrybucie rozrachunkowe. Należy uzupełnić symbol transakcji, której dotyczy zapis. W polu tym działa klawisz F2 oraz prawy przycisk myszki, po naciśnięciu możemy obejrzeć kartotekę rozrachunkową związaną z kontem, a także wybrać transakcję, której operacja dotyczy. W przypadku, gdy system stwierdzi, że na kartotece nie występuje transakcja o podanym symbolu, wyświetli się odpowiedni komunikat i udostępnione są dwie możliwości:

§ Dalej – transakcja zostanie założona podczas automatycznego tworzenia dekretu księgowego,

§ Zrezygnuj – powrót do pola i umożliwienie wprowadzenia innego symbolu transakcji.

Pole symbol transakcji może pozostać niewypełnione, ale po ostatecznym zaakceptowaniu dokumentu kasowego nie będzie mogło być już zmodyfikowane, a tworzony dekret będzie wymagał uzupełnienia danych przez księgowość.

· Klasyfikacja ‑ pole udostępniane w przypadku, gdy podane wcześniej konto ma atrybut „do klasyfikacji”. Należy podać symbol klasyfikacji. W polu tym działa klawisz F2 oraz prawy przycisk myszki, po naciśnięciu możemy obejrzeć rejestr klasyfikacji, z którego można wybrać odpowiednią. Pole Klasyfikacja może pozostać niewypełnione. Pole to jest dostępne do modyfikacji po zaakceptowaniu dokumentu kasowego. W przypadku nie uzupełnienia danych, przy tworzeniu dekretu dane będą musiały być podane przez księgowość.

W dolnej części okna wyświetlone są informacje dotyczące kwoty razem, nazwy konta i jego atrybutów oraz pełnej treści bieżącego zapisu.

v Linie dla kas prowadzonych w walutach obcych różnią się nieco od opisanych wyżej:

· Kwota – należy podać kwotę w walucie, w której jest prowadzona kasa. Pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz ilości waluty zaewidencjonowanej w kasie w podziale na daty i wysokość kursu. Wykaz ten ułatwia rozchodowanie gotówki z kasy. Po wybraniu odpowiedniej pozycji wykazu, pola Kurs i Data kursu uzupełniane są automatycznie. Zawartość tych pól można modyfikować. Wykaz walut tworzony jest automatycznie, w momencie przyjmowania lub wydawania gotówki, na podstawie zapisów dokumentów kasowych. W przypadku dokumentów KW i ZW system sprawdza czy po wydaniu stan kasy nie będzie ujemny i blokuje tę ewentualność. Również w przypadku, gdy przy definiowaniu kasy podano kwotę minimalną, tzw. pogotowie kasowe, system informuje o fakcie posiadania w kasie kwoty mniejszej od minimalnej, ale nie blokuje wydania gotówki. Jeśli wypełni się pola Kurs oraz Kwota w PLN program wypełni to pole automatycznie.

· Kurs – należy podać kurs, po którym waluty będą przeliczane na złotówki. Jeśli wypełni się pola Kwota oraz Kwota w PLN program wypełni to pole automatycznie. Kurs podawany jest z dokładnością do 4 miejsc po przecinku.

· Kwota PLN – należy podać kwotę operacji w złotówkach. Jeśli wypełni się pola Kwota oraz Kurs program wypełni to pole automatycznie.

· Konto ‑ możliwość zadekretowania zapisu. Należy podać symbol konta, na jakim ma być zaksięgowana ta operacja. Po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszki wyświetli się plan kont, z którego można wybrać odpowiednie. W zależności od atrybutów konta udostępniane są odpowiednio dalsze pola w linii. W przypadku, gdy nie można podać właściwego konta księgowego powinno się wpisać symbol konta technicznego, zadeklarowany przy definiowaniu parametrów kasy. W przypadku niewypełnienia pola Konto system sam podstawi konto techniczne. Jeżeli wybrane konto ma atrybut „rozrachunkowe” i zostało wcześniej uzupełnione pole Od kogo/komu program sprawdzi, czy podany kontrahent jest związany z podanym kontem. Jeśli nie jest, to należy zmienić odpowiednio symbol konta lub symbol kontrahenta. Po wpisaniu symbolu konta na dole ekranu wyświetla się jego nazwa oraz atrybuty. Pole to jest dostępne do modyfikacji po zaakceptowaniu dokumentu kasowego.

§ Dalej – transakcja zostanie założona podczas automatycznego księgowania raportu kasowego,

§ Zrezygnuj – powrót do pola i umożliwienie wprowadzenia innego symbolu transakcji.

· Klasyfikacja ‑ pole udostępniane w przypadku, gdy podane wcześniej konto ma atrybut „do klasyfikacji”. Należy podać symbol klasyfikacji. W polu tym działa klawisz F2 oraz prawy przycisk myszki, po naciśnięciu możemy obejrzeć rejestr klasyfikacji, z którego można wybrać odpowiednią. Pole Klasyfikacja może pozostać niewypełnione. Jest dostępne do modyfikacji po zaakceptowaniu dokumentu kasowego. W przypadku jego nie wypełnienia przy tworzeniu dekretu dane będą wymagały uzupełnienia przez księgowość.

W dolnej części okna wyświetlone są informacje dotyczące kwoty razem w walucie obcej oraz PLN, nazwy konta i jego atrybutów oraz pełnej treści bieżącego zapisu.

Dostępne są też cztery funkcje w górnej części okna:

· Zrezygnuj‑ rezygnacja z wystawianego dokumentu.

· Akceptacja i wydruk ‑ dane z dokumentu kasowego dopisywane są do raportu, a w przypadku KP i KW sporządzany jest ich wydruk. Po wykonaniu tej operacji system wraca do okna z możliwością wyboru rodzaju następnego dokumentu kasowego. Od tej pory zaakceptowany dokument kasowy może być modyfikowany tylko w niewielkim zakresie dotyczącym dekretacji (zmiana symbolu konta oraz klasyfikacji), oraz treści do raportu. Dopuszczona jest również anulacja, ale numer dokumentu nie może być powtórnie wykorzystany. Anulacja jest dostępna tylko w przypadku otwartego raportu kasowego.

· Obejrzyj – możliwość przeglądania Dziennika księgowań, Kartoteki konta oraz Zapisów klasyfikacji bez wychodzenia z wprowadzania dokumentu kasowego.

· Wydruk próbny ‑ wykonanie próbnego wydruku dokumentów KP i KW w celu zapoznania się z ich treścią i wyglądem. Wydruk taki jest wyraźnie oznaczony jako próbny i nie może być wręczony kontrahentowi. Jego sporządzenie nie blokuje możliwości modyfikacji i dopisania dodatkowych zapisów do dokumentu kasowego. Po sporządzeniu wydruku system wraca do okna z danymi dokumentu kasowego. Opcja nie jest dostępna dla dokumentów ZW i ZP.

Po zaakceptowaniu dokumentu kasowego lub rezygnacji z niego następuje powrót do okna wyboru rodzaju następnego dokumentu kasowego. Gdy zrezygnujemy z wyboru przechodzimy do okna, w którym wyświetlają się informacje o aktualnie wprowadzanym raporcie kasowym.

Okno podzielone jest na trzy części:

1. Funkcje w górnym menu:

· Zakończ ‑ opuszczenie raportu i powrót do głównego menu programu.

· Wprowadzaj ‑ umożliwienie kontynuowania wprowadzania raportu. Dostępne są dwie opcje:

· Wprowadzaj - wyświetli się okno umożliwiające wybór typu dokumentu kasowego – sposób postępowania został opisany powyżej

· Dokument KW wg VAT – ZAKUP – funkcja umożliwia automatyczne stworzenie dokumentów KW na podstawie dokumentów z rejestrów VAT naliczonego, dla których jako sposób płatności wybrano G – gotówka. Po jej uruchomieniu pojawi się dialog pozwalający podać zakres dat dokumentów VAT, które mają być wzięte pod uwagę. Domyślnie wyświetli się okres od dnia następującego po dniu ostatniego dokumentu kasowego w raporcie do końca miesiąca, za który raport ( miesiąc z daty podanej w polu Dokumenty na dzień przy uruchamianiu raportu). Okres ten można zmienić. Warunkiem jest aby zawierał się w miesiącu, którego dotyczy raport. Po rezygnacji z wybranego okresu system powróci do ekranu z wprowadzanym raportem. Po akceptacji okresu (Dalej) – system wyszuka we wszystkich rejestrach VAT naliczonego dokumenty VAT, których data (data dokumentu) zawiera się w tym okresie i które były opłacone gotówką ( Forma zapłaty G-gotówka). Wyświetlony zostanie ekran z wykazem wyszukanych dokumentów. Użytkownik sam decyduje o tym, z których dokumentów VAT stworzyć dokumenty KW. Dostępne są następujące opcje:

o Zapisz zaznaczone - utworzenie dokumentów KW na podstawie danych z zaznaczonych pozycji. System pilnuje aby kwota z zaznaczonych pozycji nie przekroczyła stanu kasy. W takim przypadku blokuje utworzenie dokumentów KW, powraca do ekranu z wykazem dokumentów VAT i pozwala na odznaczenie nadmiarowych pozycji. Również w przypadku gdy dla kasy jest zdefiniowane pogotowie kasowe ( stan minimalny kasy) system sprawdza, czy po zrealizowaniu wybranych pozycji pogotowie nie zostanie przekroczone. W wypadku zejścia poniżej pogotowia kasowego wyświetla stosowny komunikat pozwalając albo wycofać się z tworzenia dokumentów KW (powrót do ekranu z wykazem dokumentów VAT), albo kontynuować tworzenie tych dokumentów. Po utworzeniu dokumentów KW następuje powrót do ekranu z wprowadzanym raportem kasowym.

o Zrezygnuj – powrót do ekranu z wprowadzanym raportem kasowym bez tworzenia dokumentów kasowych.

o Szukaj – funkcje umożliwiające wyszukanie dokumentu VAT

§ Znajdź – wyszukanie pierwszej pozycji w wykazie spełniającej warunek podany przez użytkownika

§ Znajdź następny – wyszukanie kolejnej pozycji w wykazie spełniającej warunek podany przy funkcji Znajdź

§ Filtr – wyświetlenie tylko tych pozycji, które spełniają warunek podany przez użytkownika

o Zaznaczanie – funkcje usprawniające zaznaczanie / odznaczanie pozycji wykazu faktur VAT

§ Zaznacz wszystko – zaznaczone zostaną wszystkie faktury wykazu

§ Odznacz wszystko – odznaczone zostaną wszystkie faktury wykazu

§ Zaznacz ekran – zaznaczone zostaną tylko faktury widoczne na ekranie

§ Odznacz ekran – odznaczone zostaną tylko faktury widoczne na ekranie

Użytkownik może również zaznaczyć pojedynczą fakturę ustawiając się na niej i wciskając ENTER lub lewy przycisk myszy.

Na dole okna wyświetla się informacja o kwocie zaznaczonych faktur oraz o stanie kasy po utworzeniu KW z zaznaczonych faktur.

· Zobacz ‑ możliwość obejrzenia aktualnie wybranego poprzez podświetlenie dokumentu kasowego, bez możliwości modyfikacji.

· Zmień ‑ możliwość poprawienia dokumentu kasowego. Modyfikować można tylko następujące pola: treść do raportu kasowego, symbol konta i klasyfikacji.. Pozostałych informacji nie można zmienić. W przypadku dokumentów anulowanych można modyfikować tylko treść do raportu kasowego.

· Anuluj - możliwość anulowania bieżącego dokumentu. W trakcie anulacji można uzupełnić treść do raportu kasowego o opis przyczyny anulacji. Pozostałe informacje z anulowanego dokumentu są w tym momencie niedostępne do oglądania i modyfikacji. System blokuje możliwość powtórnego anulowania dokumentu kasowego. Anulowany dokument pokazuje się na wydruku raportu kasowego, jednakże jego zapisy nie są uwzględniane w przychodach i rozchodach raportu kasowego oraz przy tworzeniu dokumentu księgowego.

· Drukuj ‑ możliwość ponownego wydrukowania dokumentów KP oraz KW. Program pozwala na wydrukowanie oryginalnego dokumentu oraz jego duplikatu. Duplikaty są automatycznie kolejno numerowane. W oknie Zobacz duplikaty można sprawdzić kto, kiedy i w jakiej formie (jako zwykły dokument czy duplikat) drukował wybrane KP lub KW.

2. Informacje z nagłówka raportu kasowego‑ okres, za który raport jest sporządzony, symbol i numer raportu, symbol konta kasy, stan początkowy, przychód, rozchód i stan końcowy raportu. W przypadku kas prowadzonych w walucie obcej wyświetlają się stany w dewizach oraz w złotówkach.

3. Informacje o poszczególnych pozycjach raportu, czyli dokumentach kasowych ‑ numer pozycji w raporcie, symbol i numer dokumentu w przypadku KP i KW oraz symbol dokumentu kasowego i dokumentu źródłowego w przypadku ZW i ZP, data, z którą wprowadzono dokument, fragment treści do raportu kasowego, kwota przychodu lub rozchodu. W przypadku dokumentów anulowanych pola przychód i rozchód pozostają niewypełnione.

Przeglądanie raportów kasowych

Najpierw należy wybrać kasę, którą chce się obejrzeć. W polu działa klawisz F2 oraz prawy przycisk myszki, wyświetlając wszystkie zdefiniowane w module kasy. Przy przeglądaniu nie są sprawdzane uprawnienia użytkownika do wprowadzania raportu kasowego, ma dostęp do przeglądania wszystkich kas.

Po wybraniu kasy pojawia się lista raportów kasowych z nią związanych.

Informacje wyświetlane w oknie podzielone są na trzy grupy:

1. Dostępne funkcje:

· Zakończ - zakończenie przeglądania raportu, powrót do menu głównego

· Raporty – funkcja do zarządzania raportami kasowymi.

· Drukuj raport - możliwe jest wydrukowanie wskazanego zakresu raportów. W przypadku nie podania niczego w polach od do system drukuje wszystkie raporty z danej kasy. Raporty można sporządzić w dwóch wariantach:

§ właściwy - jest to typowy raport będący wykazem wprowadzonych dokumentów kasowych.

§ roboczy - oprócz informacji z nagłówków dokumentów kasowych zawiera również poszczególne zapisy z tych dokumentów, a także ich dekretację. Wydruk ten może być przydatny w dziale księgowym dla sprawdzenia poprawności tworzenia dokumentu księgowego. W kasach prowadzonych w walutach obcych drukują się wartości w walutach oraz wartości w PLN.

· Zobacz raport - opcja pozwalająca obejrzeć bieżący raport podświetlony w części 2 okna. Po jej uruchomieniu wyświetlają się informacje o raporcie w takim układzie jak przy wprowadzaniu. Użytkownik ma do dyspozycji tylko funkcję obejrzenia bieżącego podświetlonego dokumentu kasowego.

· Filtr – funkcja pozwalająca wyświetlić tylko te raporty, które spełniają podany warunek. Warunkami, które można podać są zakres numerów raportów, zakresy kwot w złotówkach i walucie obcej dotyczące: stanu początkowego, przychodu i rozchodu, stanu końcowego, także zakresy dat początkowych i końcowych oraz identyfikatory osób wprowadzających;

· Znajdź – funkcja pomagająca wyszukać dane.

· Raport o numerze - system odszuka linię z nagłówkiem raportu kasowego o podanym numerze.

· Raport z datą - system odszuka nagłówek pierwszego raportu, którego data początkowa pokrywa się z podaną datą.

· Szukaj raport - możliwość wyszukania pierwszego raportu o określonych przez użytkownika cechach. Wśród nich można wymienić - zakres numerów raportów, kwot stanu początkowego, kwot przychodu i rozchodu, kwot stanu końcowego, zakresy dat początkowych i końcowych oraz identyfikator osoby wprowadzającej. Zostanie odszukany pierwszy raport, spełniający podane warunki.

· Następny raport - funkcja pozwalająca odszukać następny raport spełniający warunki podane w Szukaj raport.

· Szukaj dokument - możliwość wyszukania pierwszego dokumentu kasowego (KP, KW, ZP, ZW) o określonych przez użytkownika cechach, takich jak: typ dokumentu, numer, symbol i opis kontrahenta, treść, data dokumentu, przychód, rozchód, suma dokumentu itp.

· Następny dokument - wyszukanie następnego dokumentu kasowego spełniającego warunek podany w Szukaj dokument.

· Dokumenty – funkcja do zarządzania dokumentami kasowymi.

· Drukuj dokument możliwość ponownego wydrukowania bieżącego (podświetlonego) dokumentu KP lub KW. W przypadku dokumentów ZP i ZW funkcja jest niedostępna. Po uruchomieniu tej funkcji użytkownik ma do dyspozycji następujące opcje:

§ Drukuj duplikat - drukowanie duplikatu dokumentu. Na dokumencie pojawi się napis „Duplikat o numerze ...”. Numeracja duplikatów jest automatyczna.

§ Zobacz duplikaty - obejrzenie historii ponownego drukowania danego dokumentu. Wyświetlane są następujące informacje: numer duplikatu, data i godzina jego wydrukowania oraz identyfikator osoby, która duplikat drukowała. Dokumenty, które były drukowane ponownie, jednak nie jako duplikaty, zamiast numeru będą miały napis „zwykły”.

§ Drukuj jako zwykły - wydrukowanie dokumentu w postaci źródłowej.

§ Zrezygnuj - powoduje powrót do listy raportów kasowych

W górnej części okna zawarta jest informacja o symbolu kasy oraz symbolu i numerze wybranego dokumentu kasowego.

· Zobacz dokument możliwość obejrzenia bieżącego podświetlonego dokumentu w postaci takiej jak przy wprowadzaniu.

· Zmień dokument funkcja działająca podobnie jak przy wprowadzaniu raportu kasowego, jeśli raport nie był jeszcze ściągnięty do dokumentu księgowego. Pozwala zmodyfikować lub uzupełnić pola konta rodzajowego i klasyfikacji w zapisach dokumentu kasowego, jak również zmodyfikować treść do raportu kasowego. Pozostałe pola są niedostępne dla modyfikacji. Funkcja niedostępna w przypadku dokumentów anulowanych i dokumentów już zadekretowanych.

· Usuń dokument funkcja dostępna tylko z przeglądania administratora. Pozwala usunąć ostatni dokument kasowy z ostatniego niezaksięgowanego raportu

2. Informacje o symbolu kasy, koncie rodzajowym z nią związanym oraz bieżącym raporcie kasowym (jego symbol, numer i za jaki okres został sporządzony) i walucie w jakiej jest prowadzona kasa.

3. W zależności od wybranego sposobu wyświetlania pokazują się albo tylko informacje z nagłówka raportu kasowego (numer raportu, stan początkowy, przychód, rozchód, stan końcowy, data początkowa i końcowa raportu oraz identyfikator osoby wprowadzającej raport) albo dodatkowo wykaz pozycji raportu, czyli informacje z nagłówków poszczególnych dokumentów kasowych ( rodzaj i numer dokumentu w przypadku KP i KW lub symbol w przypadku ZP i ZW, przychód lub rozchód, fragment treści do raportu, informacja o osobie/kontrahencie, dla której był wystawiony dokument). W przypadku, gdy raport nie został jeszcze ściągnięty do dokumentu księgowego wszystkie dokumenty należące do niego są oznaczone gwiazdką.

Księgowanie raportu kasowego

Funkcja pozwala stworzyć dokument księgowy z wybranego raportu kasowego i przenieść go do dokumentów oczekujących. Po jej uruchomieniu pojawia się okno dialogowe pozwalające na podanie następujących informacji:

· Symbol kasy – wykaz zdefiniowanych kas dostępny jest pod klawiszem F2. Po wyborze kasy wypełnione zostaną pola nazwa kasy, symbol konta księgowego kasy oraz nazwa konta.

· Symbol dokumentu – wykaz symboli dokumentu dostępny jest pod klawiszem F2, zostanie utworzony dokument o tym symbolu

· Data dokumentu, data księgowania i opis dokumentu – wymagane jest podanie daty księgowania, pozostałe informacje mogą być niewypełnione

Funkcje

· Zobacz wprowadzone raporty - wejście w przeglądanie raportów związanych z wybraną kasą. Funkcje i informacje wyświetlane w oknie zostały opisane przy omawianiu przeglądania raportów kasowych.

· Dekretuj następny raport – system sprawdza, czy dla podanej kasy istnieją niezaksięgowane raporty i wybiera automatycznie pierwszy według chronologii. Użytkownik jest pytany czy znaleziony raport ma być księgowany, może w tym momencie zaakceptować lub zrezygnować z wyboru. W przypadku rezygnacji system wraca do okna dekretacja raportu kasowego, w przypadku akceptacji - system na podstawie dekretacji zapisów dokumentów kasowych związanych z danym raportem tworzy dokument księgowy. Dlatego tak ważne jest możliwie dobre zadekretowanie dokumentów kasowych na etapie wprowadzania i zmiany raportów kasowych.

W przypadku wybrania księgowania na koncie kasy indywidualnie dla dokumentu kasowego – z linii raportu kasowego powstają dwa typy zapisu:

· zapis dwustronny ‑ w przypadku, gdy dokument kasowy miał jeden zapis. Wówczas w jednej linii zapisu pojawiają się konto kasy, kwota dokumentu kasowego, konto przeciwstawne (zdefiniowane w linii zapisu dokumentu kasowego) i treść zapisu (tworzona wg wzorca zdefiniowanego w parametrach do raportu kasowego)

· zapis złożony ‑ w przypadku, gdy dokument kasowy miał kilka zapisów. Wówczas w pierwszej linii zapisu pojawia się konto kasy, kwota dokumentu kasowego i treść będąca treścią do raportu kasowego. W pozostałych liniach (jest ich tyle ile było zapisów w dokumencie kasowym) pojawiają się odpowiednio: konto i kwota z zapisu dokumentu kasowego i treść tworzona wg wzorca

Strona dekretu, po której pojawi się konto kasy zależy od użytego symbolu dokumentu kasowego:

KW i ZW ‑ kasa po Ma

KP i ZP - kasa po Wn

W przypadku wprowadzenia kwot ujemnych w zapisach dokumentów kasowych‑ konta przeciwstawne dekretowane są po tej samej stronie, co kasa, a kwota zmienia znak na przeciwny (dodatnia). W przeciwnym wypadku konta przeciwstawne wpisywane są po stronie przeciwnej do strony konta kasa

W przypadku księgowania na koncie kasy zbiorczą kwotą pojawią się dwa zapisy na koncie kasy : suma przychodów i suma rozchodów z raportu kasowego.

Rozpoczęcie tworzenia dokumentu księgowego jest równoważne z zamknięciem raportu (do takiego raportu nie można już nic dopisać).

Jeśli raport w danej chwili jest uzupełniany przez kasjerkę system nie pozwoli przepisać go do dokumentu księgowego, informując użytkownika o tym fakcie.

· Zrezygnuj - rezygnacja z księgowania raportu, powrót do głównego menu programu

Parametryzacja raportów kasowych

Funkcja ta jest dostępna tylko dla administratora systemu.

Uruchomienie jej powoduje pojawienie się okna z następującymi funkcjami:

· Lista kas – funkcja pozwalająca zdefiniować symbole kas, powiązać je z kontami kasowymi a także z osobami uprawnionymi do ich wprowadzania. Symbol kasy jest równocześnie symbolem raportów kasowych ewidencjonowanych w tej kasie. Po uruchomieniu funkcji mamy do dyspozycji następujące możliwości:

Zakończ - opuszczenie opcji definiowania kas i powrót do menu parametryzacji.

Dodaj ‑ definiowanie nowej kasy. Po uruchomieniu tej funkcji otwiera się okno pozwalające na wprowadzenie informacji początkowych takich jak:

· symbol kasy ‑ 10 znaków alfanumerycznych. Symbol ten nie może się powtórzyć w wykazie i jest związany tylko z jednym kontem kasy. Pole musi być wypełnione.

· konto kasy ‑ konto z planu kont, z którym związany będzie raport. Z jednym kontem może być związany tylko jeden symbol kasy. Dla kas prowadzonych w walutach obcych wybrane konto musi mieć zaznaczony atrybut „Konto dewizowe”. Po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się plan kont. Pole musi być wypełnione.

· waluta - waluta, w jakiej ma być prowadzony raport kasowy. Po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik dostępnych walut. Pole może pozostać niewypełnione, system domyślnie przyjmie wtedy „PLN”.

· nazwa kasy ‑ domyślnie podpowiada się nazwa konta z planu kont, ale użytkownik może ją zmienić. Wypełnienie pola nie jest wymagane.

· konto techniczne ‑symbol konta, który system domyślnie podpowie w przypadku, gdy kasjerka nie będzie mogła lub umiała zadekretować zapisu dokumentu kasowego. Konto musi mieć atrybut „konto rozrachunkowe”. Po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F2 lub prawego przycisku myszki wyświetli się plan kont. Pole musi być wypełnione.

· kwota minimalna - tzw. pogotowie kasowe, system ostrzega kasjera, gdy stan kasy jest niższy niż ta kwota. Pole może pozostać niewypełnione.

· stan początkowy kasy ‑ stan kasy w momencie rozpoczęcia pracy z modułem, gdy się go nie wypełni system przyjmuje, że stan kasy równa się 0. Stan kasy należy podać w walucie, w jakiej ma być prowadzona.

· stan początkowy kasy w PLN – pole można wypełnić tylko wtedy, gdy kasa jest prowadzona w innej walucie niż PLN. Należy podać stan kasy w złotówkach w momencie rozpoczęcia pracy z modułem, gdy się go nie wypełni system przyjmuje, że stan kasy w złotówkach równa się 0.

· pierwszy numer raportu, KP i KW – do zastosowania w przypadku wdrażania modułu w trakcie roku obrotowego. Gdy nie wypełni się tych pól ‑ system przyjmuje domyślnie numerację od 1.

Usuń ‑ usunięcie definicji kasy z wykazu kas. System pozwala usunąć tylko te kasy, do których nie wprowadzono jeszcze żadnego raportu kasowego.

Zmień - zmiana opisu kasy. Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran taki jak przy dodawaniu kasy. W przypadku, gdy dla danej kasy nie wprowadzono jeszcze żadnego raportu, system pozwala zmodyfikować wszystkie pola. W przypadku, gdy wprowadzono już raport‑ modyfikować można tylko nazwę kasy, symbol konta technicznego i kwotę minimalną. Pozostałe pola są niedostępne. Program od tej chwili będzie posługiwał się nowymi danymi.

Osoby - zadeklarowanie osób, które mają dostęp do wprowadzania raportu kasowego. Do jednej kasy może być uprawnionych kilka kasjerek, ale nie mogą pracować równocześnie. Również jedna kasjerka może obsługiwać kilka kas. Jest zasadą, że w danej chwili dostęp do wprowadzania danego raportu kasowego ma tylko jedna osoba i jedno stanowisko.

Ustawianie uprawnień odbywa się następująco:

1. Podświetlamy symbol interesującej nas kasy i uruchamiamy opcję „Osoby”.

2. Pokazuje się okienko z symbolem kasy i wykazem osób uprawnionych do korzystania z systemu. Wybieramy osobę odpowiedzialną za daną kasę i zaznaczamy tak (przed tak powinien pojawić się znaczek). Przez Koniec powracamy do poprzedniego okna

3. Powyższe operacje należy wykonać dla każdej kasy. Przyporządkowanie osób do kas może być w każdej chwili zmieniane.

· Drukowanie KP/KW – można zdefiniować czy dokumenty KP oraz KW mają drukować się od nowej strony, czy nie. Aby zaznaczyć na tak, należy podświetlić napis i nacisnąć klawisz Enter lub kliknąć lewym przyciskiem myszki, aby przed opisem pojawił się znaczek. Można zdecydować czy ustawienia są wspólne dla wszystkich kas czy też inne dla każdej kasy.

· Definicje ustawień – dzięki tej funkcji można zdefiniować sposób automatycznego tworzenia treści do raportu kasowego, treści zapisu w dokumencie kasowym jak również treści do zapisu księgowego. Decydujemy tu również jak ma być tworzony dekret na koncie kasy – zbiorczo dla raportu kasowego czy odrębnie dla każdego dokumentu kasowego. W przypadku gdy użytkownik zdecydował się na odrębne ustawienia dla poszczególnych kas musi najpierw wybrać kasę ( wykaz z lewej strony okna) a następnie ustawić parametry. Czynność tę należy powtórzyć dla wszystkich kas.

Treść do raportu kasowego ‑ w przypadku niewypełnienia pola treść do raportu kasowego w trakcie wystawiania dokumentu kasowego system tworzy linię według definicji zawartej we Wzorcu.

$0 tekst wprowadzony ręcznie,

$1 od kogo/komu,

$2 opis (1),

$3 opis (2),

$4 treść 1 zapisu,

$5 treść 1. i 2. zapisu,

Ich ilość i kolejność wystąpienia w tworzonym opisie deklaruje się w polu Wzorzec. Na przykład, aby stworzyć opis w następujący sposób: od kogo + opis 1 + tekst wprowadzony ręcznie ‑ w pole Wzorzec wpisujemy $1 $2 $0. Wzór może być w każdej chwili zmieniony. Od tego momentu zmiana jest widziana w nowo wprowadzanych raportach kasowych, nie wpływa jednak na treść raportów wprowadzonych wcześniej.

Treść do zapisu dokumentu kasowego ‑ można zdecydować się na automatyczne tworzenie treści ze składników, dla określenia, których wprowadzono następujące symbole:

$0 tekst wprowadzony ręcznie,

$1 symbol kontrahenta,

$2 nazwa konta,

$3 rodzaj dewiz,

$4 symbol transakcji,

$5 ilość dewiz,

$6 kurs,

$7 data kursu,

$8 klasyfikacja.

Ich ilość i kolejność wystąpienia w tworzonym opisie deklaruje się w polu Wzorzec. Na przykład, aby stworzyć opis w następujący sposób: symbol kontrahenta + symbol transakcji + tekst wprowadzony ręcznie ‑ w pole Wzorzec wpisujemy $1 $4 $0. W przypadku niewypełnienia pola Wzorzec system przyjmuje, że będzie brana pod uwagę tylko treść wprowadzona ręcznie w trakcie wystawiania dokumentu kasowego. Wzór może być w każdej chwili zmieniony. Od tego momentu zmiana jest widziana w nowo wprowadzanych dokumentach, nie wpływa jednak na treść zapisu dokumentów wprowadzonych wcześniej.

Treść do polecenia księgowania - zasada tworzenia jest taka sama jak przy opisanych wyżej treściach do raportu kasowego oraz treściach do zapisu dokumentu kasowego. Do wyboru są następujące składniki:

$0 symbol kasy i numer raportu

$1 symbol dokumentu kasowego i numer

$2 treść do raportu

$3 numer pozycji w raporcie

$4 treść zapisu dokumentu kasowego

Księgowanie na koncie kasy - do wyboru są dwa warianty

· Zbiorczo dla raportu kasowego

· Indywidualnie dla dokumentu kasowego

· Drukuj aktualne ustawienia – funkcja umożliwia wydrukowanie listy kas, ich przyporządkowań kasjerom, wybrane parametry oraz wzorce tworzenia treści do zapisu dokumentu kasowego, raportu kasowego oraz polecenia księgowania.

· Zakończ – opuszczenie opcji ustawienia do raportów kasowych i powrót do menu głównego.

Funkcje administratora

Administrator modułu kasowego

Funkcja jest dostępna tylko dla administratora systemu.

Uruchomienie tej opcji udostępnia zaawansowane funkcje związane z obsługa modułu kasowego, wykorzystywane głównie w przypadku awarii danych. Są to:

· Zmień stan początkowy kasy – funkcja umożliwia podanie innej kwoty stanu początkowego w wybranej kasie. Należy wpisać symbol kasy, którą chcemy zmodyfikować oraz wypełnić pole: Stan początkowy kasy. Jeśli kasa jest prowadzona w walutach obcych zmienić można również jej stan początkowy w PLN. Następnie należy wykonać funkcję Przelicz stany i przychody.

· Przelicz stany i przychody – funkcja przeliczająca na nowo stany początkowe i końcowe raportów kasowych.

· Odtwórz wykaz walut – funkcja umożliwia odtworzenie wykazu ilości waluty w kasie w podziale na daty i wartości kursów.

· Usuń atrybut raport „zaksięgowany” - funkcja wykorzystywana w przypadku nieprawidłowego ściągnięcia danych do dokumentu księgowego, umożliwia ponowne przeniesienie raportu kasowego do dokumentów oczekujących. Po podaniu symbolu kasy i numeru raportu system zaznacza go jako raport “nieściągnięty” do danych księgowych i pozwala powtórnie wykonać jego dekretację.

· Odblokuj kasę - funkcja odblokowuje kasy - z funkcji tej należy korzystać bardzo ostrożnie, nieprawidłowe jej użycie może prowadzić do nieodwracalnych uszkodzeń bazy danych.

· Zakończ - opuszczenie funkcji administratora