Spis treści:
Ogólna charakterystyka
Moduł służy do rejestrowania faktur przychodzących do firmy. Jego wydzielenie pozwala na prowadzenia go poza księgowością np. w sekretariacie, jednocześnie umożliwiając korzystanie z istniejącej w programie bazy kontrahentów. Zapewnia przeglądanie i szybkie wyszukiwanie wpisanych dokumentów. Istnieje możliwość przenoszenie danych do dokumentów księgowych zgodnie z dekretacją zadaną mu przez użytkownika Zawiera raporty pozwalające na analizę wprowadzonych danych.
Zasady pracy z modułem
UWAGA ! Do prawidłowej pracy modułu wymagane jest ustawienie 35 linii na ekranie
Przewidziano trzy etapy obsługi dokumentu:
· Wprowadzenie - podanie informacji, które nie wymagają wiedzy księgowej. Przepisanie z faktury daty usługi, daty faktury, terminu płatności, uwag do dokumentu, kwoty brutto, netto i VAT oraz danych dostawcy (korzystając z rejestru kontrahentów). Wpisanie nazwiska osoby, która będzie akceptowała dokument. Po tej operacji faktura będzie miała status wprowadzona - wprow. W celu dopisania nowej faktury z górnego menu należy wybrać funkcje Faktury, Dodaj.
· Akceptacja - akceptację faktury przez osobę upoważnioną. Fakturę akceptuje się poprzez wypełnienie pola Data akceptacji w opisie faktury. Po tej operacji faktura otrzyma status zaakceptowanej - akcept. W celu zaakceptowania faktury z górnego menu należy wybrać funkcje Faktury, Zmień.
· Dekretacja - przeniesienie faktury do dokumentów oczekujących. Przepisać można tylko dokument zaakceptowany. Po zakończeniu tej operacji faktura zmieni status na zaksięgowana - dekret.
Opis funkcji
Po uruchomieniu funkcji wyświetlany jest wykaz zarejestrowanych faktur przychodzących.
Dostępne funkcje w górnym menu:
Zakończ - zakończenie pracy, powrót do głównego menu.
Faktury - operacje wprowadzania, akceptacji, modyfikacji oraz usuwania danych z rejestru faktur przychodzących.
Dodaj - wprowadzanie faktur do rejestru. Nie trzeba podawać wszystkich danych, niektóre można opuścić. W takim przypadku dane te będzie można uzupełnić później np. podczas księgowania. Po uruchomieniu funkcji pojawi się ekran pozwalający wpisać następujące informacje:
Rodzaj dokumentu. Pole pozwala określić typ wprowadzanego dokumentu: czy jest to faktura VAT czy inny. Jeśli zaznaczy się Kwit (rozrachunek) dokument podczas księgowania nie będzie wciągany do rejestru VAT. Aby zaznaczyć wybraną opcję należy ją podświetlić i potwierdzić <ENTEREM>.
Dane kontrahenta. Pola służące do wprowadzenia danych o wystawcy faktury. W polu Kontrahent poprzez klawisz funkcyjny F2 lub prawy przycisk myszy można wybrać symbol dostawcy z rejestru kontrahentów. W przypadku, gdy jeszcze nie jest założony, system umożliwi jego dopisanie. Pozostałe pola automatycznie się uzupełnią. Jeśli dostawca ma nie być zapamiętany w rejestrze, to pole Kontrahent należy ominąć i samodzielnie wypełnić pozostałe pola.
Uwaga! Musi być wypełnione pole Kontrahent lub NIP lub obydwa.
Dane faktury. Pola do wprowadzenia numeru i dat związanych z fakturą zgodnie z opisem. Daty należy podać w formacie: dwie ostatnie cyfry roku, miesiąc, dzień. Program podpowiada daty: wystawienia, otrzymania, obowiązku, terminu płatności na podstawie wypełnionych pozostałych pól z datami, ale można je zmienić. Pole Numer faktury musi być uzupełnione.
Wartości:. Pola do wprowadzenia kwot z faktury. Należy podawać łączne wartości z faktury bez rozbicia na stawki podatkowe itp. Pole Kwota NETTO musi być wypełnione. Po wpisaniu wartości netto i wartości VAT, podpowie się wartość brutto.
Dewizy. Pola pozwalają na wprowadzenie danych w przypadku, gdy faktura była wystawiona w walucie obcej. W polu Wartość NETTO należy podać ilość dewiz, a następnie ich rodzaj - klawisz funkcyjny F2 lub prawy przycisk myszy wyświetli słownik dostępnych walut. W polu Data kursu należy podać dzień, na który jest ustalany kurs. Po wpisaniu daty, jeśli jest wprowadzany nowy dzień lub nowa waluta pojawi się okienko z prośbą o uzupełnienie tabeli kursów. Jeżeli nie chcemy uzupełniać tabeli w tym momencie pole to należy pozostawić na razie niewypełnione. Wybierając pole Kurs można obejrzeć wykaz kursu walut.
Dotyczy. Pole pozwalające na wpisanie dodatkowych informacji o fakturze. Według niego można później ustawić kolejność wyświetlania faktur na ekranie.
Opis. Miejsce na wpisanie dodatkowych uwag dotyczących faktury. Pole te przepisze się podczas księgowaniu dokumentu do treści przy koncie VAT.
Akceptacja. W rubryce Kto akceptuje należy podać nazwisko osoby, która będzie zatwierdzała fakturę. Pole to musi być wypełnione. Fakturę akceptuje się poprzez wypełnienie pola Data akceptacji. Jeśli fakturę wprowadza ta sama osoba, która ją zatwierdza, datę można wpisać od razu. W przeciwnym wypadku pole to należy zostawić wolne.
Otrzymał. Pole pozwala wpisać dane osoby, która otrzymała dokument.
Klasyfikacje VAT. Po wybraniu tego pola pojawi się okno służące do rozpisania klasyfikacji VAT i GUS oraz kwot netto dla poszczególnych zapisów faktury. W polu Klasyfikacja należy podać symbol klasyfikacji VAT. Lista dostępnych symboli wyświetli się po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszy. Po wyborze odpowiedniego pole Nazwa wypełni się automatycznie. W polu GUS słownik dostępnych możliwości znajduje się pod klawiszem F2 lub prawym przyciskiem myszy. W polu Kwota należy podać wartość netto dla wybranych klasyfikacji. Program nie sprawdza zgodności kwot rozpisanych w tej funkcji z wpisanymi wcześniej kwotami.
Konta i klasyfikacje. Daje możliwość zadekretowania wartości netto. Pozwala na wprowadzenie kont i klasyfikacji dla poszczególnych kwot z faktury. W odpowiednich polach można klawiszem F2 lub prawym przyciskiem myszy ściągnąć plan kont oraz wykaz klasyfikacji. Program nie sprawdza zgodności kwot rozpisanych w tej funkcji z wpisanymi wcześniej kwotami.
Dalej. Zaakceptowanie podanych danych, zapisanie ich do bazy, nadanie fakturze kolejnej liczby porządkowej i powrót do wykazu. Faktura uzyskuje status wprowadzona - wprow.
Zrezygnuj. Powrót do wykazu faktur bez zapamiętania wprowadzonych danych.
Zmień - funkcja umożliwia akceptację oraz zmianę danych bieżącej (podświetlonej) faktury. Po jej wybraniu pojawi się ekran opisany w funkcji Dodaj. Fakturę akceptuje się wypełniając pole Data akceptacji. Datę należy podać w formacie: dwie ostatnie cyfry roku, miesiąc, dzień. Przycisk Dalej powoduje zapamiętanie zmian i powrót do wykazu faktur. Przycisk Zrezygnuj - powrót do wykazu faktur bez zmodyfikowania danych.
Usuń - funkcja umożliwia usunięcie bieżącej (podświetlonej) faktury. Program domaga się potwierdzenia podjętej decyzji. Nie można usunąć faktury zaksięgowanej (o statusie dekret).
Znajdź - grupa funkcji ułatwiających wyszukanie w rejestrze określonej faktury lub wyświetlenia tylko faktur spełniających zadany warunek oraz umożliwiających wykonanie czynności pomocniczych..
Znajdź - należy podać warunek, który powinna spełniać szukana faktura. Może być to warunek złożony. System ustawi się na pierwszej fakturze spełniającej go.
Znajdź następny - system odszuka kolejną fakturę spełniającą warunek podany w funkcji Znajdź.
Ustaw filtr- system wyświetli tylko te faktury, które spełniają podany warunek.
Operacje- grupa funkcji umożliwiająca obejrzenia kontrahentów, tabeli kursów, oraz wykonanie czynności pomocniczych na fakturach.
Kontrahenci – możliwość przeglądania rejestru kontrahentów.
Pokaż dane kontrahenta - funkcja umożliwia obejrzenie szczegółowych danych kontrahenta z aktualnie wybranej (podświetlonej) faktury. Można zobaczyć informacje opisowe, a następnie wybierając odpowiednie opcje przejść do przeglądania jego konta, transakcji oraz przelewów.
Tabela kursów walut- funkcja umożliwia przeglądanie wykazu kursów walut, dodawanie nowych, modyfikację, usuwanie oraz drukowanie istniejących.
Przypisz fakturę do rejestru VAT - funkcja jest używana w przypadku, gdy faktury do części FK nie były przenoszone automatycznie. Pozwala na połączenie dokumentu z rejestru faktur przychodzących z fakturą z rejestru VAT. Po wybraniu funkcji pojawi się ekran z nagłówkami rejestrów VAT do wyboru, a następnie wykaz faktur z rejestru VAT. Należy znaleźć i podświetlić odpowiednią fakturę w rejestrze VAT, a następnie skorzystać z opcji Wybierz. Po tej operacji faktura w rejestrze faktur przychodzących ma zmieniany status na zaakceptowana - dekret.
Odtwórz status - funkcja umożliwia uaktualnienie statusu dokumentów w rejestrze faktur przychodzących np. w przypadku usunięcia dokumentu oczekującego.
Drukuj - wydrukowanie raportu zestawiającego wprowadzone dokumenty. W funkcję został wbudowany kreator raportów. Użytkownik sam może zdecydować o zawartości raportu i kolejności prezentowanych danych. Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran pozwalający na wybranie zakresu faktur, których wydruk ma dotyczyć, a także sposobu ich sumowania.
Wykonanie raportu można podzielić na dwa etapy:
1. Zdefiniowanie układu kolumn
2. Wykonanie wydruku
1. Definiowanie kolumn raportu. Tworzenie szablonu raportu odbywa się przy pomocy kreatora raportów uruchamianego funkcją Kolumny. Sposób definiowania raportu opisano dokładniej w rozdziale Kreator raportów. Utworzone układy kolumn są przechowywane przez system. Aby wydrukować raport w określonym formacie należy uruchomić funkcję Kolumny i wybrać z listy układów właściwy szablon.
2. Wykonanie wydruku. Należy zaznaczyć, czy dane na zestawieniu mają być sumowane po każdym dniu wprowadzania. Raport można sporządzić na dwa sposoby:
Wydruk według przedziału. Należy w polach Numery: od, do podać zakres liczb porządkowych faktur, które chce się wydrukować. W przypadku pozostawienia pól pustych uwzględnione zostaną wszystkie wprowadzone faktury.
Wydruk według warunku. Wypełnienie opcji Warunek spowoduje wydrukowanie wykazu tylko tych faktur, które spełniają wszystkie warunki podane w filtrze. W przypadku nie wpisania żadnego warunku uwzględnione zostaną wszystkie faktury.
Zrezygnuj. Funkcja spowoduje powrót do listy faktur bez wykonania wydruku.
Dostępne funkcje pod górnym menu:
Znajdź fakturę - wyszukanie faktury według jej symbolu.
Znajdź numer dziennika - wyszukanie faktury według jej liczby porządkowej w rejestrze.
Wyświetl faktury - można założyć filtr, aby wyświetlały się tylko faktury o wybranym statusie. Należy zaznaczyć <ENTEREM> odpowiedni napis: wszystkie, wprowadzone, zaakceptowane, zaksięgowane.
Kolejność - pozwala zdecydować o kolejności wyświetlania faktur na ekranie. Mogą pokazywać się w porządku wprowadzenia (liczby porządkowej), według osoby akceptującej lub według pola Dotyczy. Po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik z dostępnymi możliwościami. Obok tego pola ukazuje się napis, która opcja jest aktualna.
Dostępne funkcje w dolnym menu – Sortowanie według filtrowania:
Sortuj według - pozwala uporządkować faktury w rejestrze według określonej kolejności. Po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik z dostępnymi możliwościami. Przy sortowaniu można również skorzystać z pola Według: po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik z większą ilością dostępnych możliwości. Aby uzyskać tę możliwość należy zaznaczyć opcję Inna kolejność: tak.
Filtr - pozwala ustawić filtr, aby wyświetlały się tylko dokumenty wybranego typu. Po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego przycisku myszki pojawi się słownik z dostępnymi możliwościami: wszystkie, tylko faktury, tylko kwity.
Polecenie księgowania
Uwaga ! Tylko dokumenty o statusie zaakceptowane mogą być automatycznie przepisane do części FK.
Księgowanie faktur
W celu zaksięgowania faktury z rejestru faktur przychodzących, należy w menu głównym wybrać funkcję: Dokumenty, Wprowadzanie. Odpowiednio wypełnić nagłówek dokumentu. W oknie do wprowadzania zapisów księgowych należy podać odpowiednie konto VAT. Otworzy się ekran służący do wprowadzania danych do rejestru VAT. Z górnego menu należy wybrać funkcję Z faktur przychodzących. Widoczne wówczas będą faktury z rejestru faktur przychodzących o statusie zaakceptowane. Należy wybrać odpowiednią fakturę poprzez podświetlenie jej i akceptację funkcji Wybierz. Do dokumentu księgowego ściągną się dane uzupełnione w trakcie wprowadzania faktury przychodzącej. W linii zapisu księgowego związanej z VAT pojawi się treść utworzona z numeru faktury i zawartości pola opis. W przypadku, gdy faktura przychodząca zawierała niekompletne dane trzeba uzupełnić brakujące dane w rejestrze VAT oraz w zapisach księgowych. Należy postępować tak jak przy "ręcznym" wprowadzaniu dokumentów.
Po zakończeniu operacji przepisania danych faktura w rejestrze faktur przychodzących zmieni status na zaksięgowana - dekret i nie można jej ponownie przepisać do FK. Gdy księgowany dokument zostanie anulowany status faktury przychodzącej nie zmieni się automatycznie. W takim przypadku należy skorzystać z funkcji z menu górnego Znajdź, Odtwórz status w rejestrze faktur przychodzących.
Księgowanie kwitów
W celu zaksięgowania wprowadzonego kwitu z rejestru faktur przychodzących, należy w menu głównym wybrać funkcję: Dokumenty, Wprowadzanie. Odpowiednio wypełnić nagłówek dokumentu.
W oknie do wprowadzania zapisów z górnego menu wybrać funkcje Operacje dodatkowe, Stwórz zapisy z modułów, Z kwitów. Widoczne wówczas będą kwity z rejestru faktur przychodzących o statusie zaakceptowane. Należy wybrać odpowiedni kwit poprzez podświetlenie go i akceptację funkcji Wybierz. W zależności od tego, które pola były wypełnione do dokumentu księgowego ściągną się odpowiednie dane i konta. W polu Treść zapisu pokaże się numer kwitu. Trzeba uzupełnić brakujące dane w zapisach księgowych. Należy postępować tak jak przy "ręcznym" wprowadzaniu dokumentów.
Po zakończeniu tej operacji kwit w rejestrze faktur przychodzących zmieni status na zaksięgowany - dekret i nie można go ponownie przepisać do FK. Gdy księgowany dokument zostanie anulowany status kwitu nie zmieni się automatycznie. W takim przypadku należy skorzystać z funkcji z menu górnego Znajdź, Odtwórz status w rejestrze faktur przychodzących.
