Spis
treści:
· Tworzenie nagłówka dokumentu
· Wprowadzanie zapisów księgowych
o Ogólna zasada wprowadzania zapisu księgowego
o Wprowadzanie danych na konto z cechą "konto VAT"
o Wprowadzanie danych na konto z cechą "konto do klasyfikacji"
o Wprowadzanie danych na konto z cechą "konto dewizowe"
o Wprowadzanie danych na konto z cechą "konto rozrachunkowe"
o Wprowadzanie danych na konto z cechami "konto dewizowe" i "konto rozrachunkowe"
· Sposób poruszania się po dokumencie
Zastosowanie funkcji
Funkcja umożliwia wprowadzanie i księgowanie nowych dokumentów. Dokumentem w rozumieniu systemu może być pojedynczy dowód księgowy lub paczka dowodów.
Tworzenie nagłówka dokumentu
W nagłówku dokumentu
podajemy:
datę księgowania - data w
formacie miesiąc.dzień. System podpowiada ostatnią datę księgowania w danej księdze.
Datę tę można zmienić ale tylko na późniejszą. Próbę wprowadzenia daty
wcześniejszej od daty ostatniego księgowania system sygnalizuje odpowiednim
komunikatem. Można wprowadzić datę księgowania z następnego okresu księgowego.
Jeśli symbol dokumentu nie ma cechy księgowania do przodu to taki dokument
można wyłącznie przenieść do bufora ( nie można go księgować).
symbol dokumentu-
dopuszczalne symbole dokumentów dostępne pod F2. Pewne symbole mają ściśle
określone funkcje:
BO
- bilans otwarcia, tylko zapisy z tego typu dokumentów będą
brane pod uwagę przy obliczaniu obrotów bilansu otwarcia;
BZ
- bilans zamknięcia, tylko zapisy z tego typu dokumentów będą brane pod
uwagę przy obliczaniu obrotów bilansu zamknięcia;
VV
- przeksięgowanie podatku VAT naliczonego i należnego z kont VAT na konto
rozrachunków z budżetem bez otwierania rejestrów VAT;
ST
- dokument generowany przez moduł środków trwałych (wprowadzenie środka na
ewidencję (OT), likwidacja środka, naliczenie amortyzacji, zmiana amortyzacji,
umorzenia i wartości środka, przeszacowanie)
System proponuje zestaw
symboli dokumentów ale można też utworzyć własne symbole (patrz opis).
Symbole dokumentów księgowych mogą być ustawione alfabetycznie według symboli
lub opisów typów dokumentów.
datę dokumentu - data w formacie rok(dwie ostatnie cyfry).miesiąc.dzień;
datę operacji gospodarczej - data
w formacie rok(dwie ostatnie cyfry).miesiąc.dzień, dodatkowa informacja
niewymagana przez system;
opis dokumentu - bardziej
szczegółowy opis ułatwiający wyszukanie dokumentu w dzienniku księgowań.
Dostępne przyciski:
Dalej – system sprawdza czy data
księgowania dokumentu zawiera się w przypisanym mu okresie obowiązywania. Jeśli
tak to następuje przejście do wprowadzania zapisów dokumentu. Jeśli nie –
wyświetlany jest stosowny komunikat i program czeka na użycie właściwego
symbolu lub zmianę daty księgowania. Kontrola nie jest włączana w przypadku,
gdy w definicji typu dokumentu nie został podany okres obowiązywania.
Zrezygnuj - rezygnacja z
wprowadzania dokumentu, powrót do głównego menu
Dane wprowadzone do nagłówka mogą zostać później zmienione z poziomu wprowadzania dokumentu za pomocą opcji Zmień nagłówek dokumentu znajdującej się w górnym menu w grupie funkcji Operacje dodatkowe.
Wprowadzanie zapisów księgowych
Zachowanie się programu w trakcie wprowadzania zapisów determinują cechy użytych kont księgowych. W zależności od nich program domaga się podania dodatkowych danych potrzebnych do uzupełnienia bazy rozrachunków, rejestrów VAT, ewidencji kosztów w podziale na miejsca powstawania, kwot w walutach obcych itp.
Wszystkie dane potrzebne do prawidłowego zaewidencjonowania dowodów księgowych rejestruje się jednorazowo w trakcie wprowadzania dokumentu dzięki czemu unika się błędów wynikających z nieuwagi lub zapomnienia.
Poniżej omówione zostały różne warianty wprowadzania zapisu w zależności od cech kont księgowych
Ogólna zasada wprowadzania
zapisu księgowego
Zasada wprowadzania zapisu
księgowego zostanie omówiona dla zapisu na "zwykłych" kontach
księgowych, tzn. takich, dla których w momencie zakładania nie zaznaczono żadnych
cech.
W trakcie wprowadzania zapisu podaje się:
treść zapisu - tekst, max 80 znaków;
symbol konta Wn - można wybrać istniejące konto z planu kont pod
F2 lub podać dowolne inne konto. Jeśli nie będzie go w planie kont, System
poprosi o podanie danych i dopisze go do planu;
kwotę - podaje się ją bez przecinków i kropek dla oddzielenia tysięcy (
program zrobi to w chwili przejścia do następnego pola), grosze oddziela
się od złotych kropką. Można wpisać 15 cyfr.
symbol konta Ma - zasada podobna jak w przypadku konta Wn
System wymaga podania przynajmniej jednego konta (Wn lub Ma) oraz kwoty zapisu.
Dzięki temu można wprowadzać zapisy proste i złożone.
W dolnej części ekranu wyświetlane są obroty Wn i Ma dokumentu oraz jego saldo.
System nie dopuści do zaksięgowania niezbilansowanego dokumentu. Próba
zaksięgowania takiego dokumentu spowoduje ukazanie się komunikatu i powrót do
dokumentu. W takiej sytuacji można dokument uzupełnić i zaksięgować,
przenieść go do bufora dokumentów oczekujących, lub z niego zrezygnować (w tym
wypadku traci się go bezpowrotnie).
Z chwilą księgowania dokumentu System nadaje mu kolejny numer w ramach danego
symbolu o czym informuje odpowiednim komunikatem. W tym momencie można jeszcze
wycofać się z księgowania i powrócić do zapisów dokumentu w celu dokonania
odpowiednich poprawek. Operacja księgowania dokumentu jest ostateczna. Po jej
wykonaniu zapisów dokumentu nie można już modyfikować.
Wprowadzanie danych na konto
z cechą "konto VAT"
Wprowadzenie dekretu i dokumentu VAT radzimy rozpocząć od podania symbolu konta oznaczonego cechą "Konto VAT". Z chwilą wprowadzenia takiego konta otwiera się dodatkowe okienko umożliwiające rejestrację faktury VAT w rejestrze VAT.
Informacje w oknie podzielone są na pięć bloków:
*) symbol rejestru VAT, do którego wprowadzana jest faktura; w przypadku
gdy z kontem VATu naliczonego lub należnego związany jest jeden rejestr VAT
pole wypełniane jest automatycznie. Gdy z kontem VAT związanych jest kilka
rejestrów system wyświetla ich listę umożliwiając wybór właściwego. W trakcie
wprowadzania dokumentu pole można modyfikować
Symbol waluty faktury – informacja potrzebna do JPK_FA, w przypadku gdy faktura wystawiona jest w PLN to pole może pozostać niewypełnione
*) informacje związane z kontrahentem:
symbol kontrahenta ( z rejestru kontrahentów),
wykaz kontrahentów dostępny pod klawiszem F2. Z tej pozycji można dopisać do
rejestru nowego kontrahenta bez konieczności opuszczania wprowadzanego
dokumentu. Po podaniu symbolu kontrahenta system wypełnia odpowiednie pola
związane z informacją o kontrahencie danymi z rejestru. Można nie podawać
symbolu ale wówczas wszystkie dane należy wypełnić ręcznie
NIP - system przepisuje go z rejestru kontrahentów. Można nie podawać
symbolu kontrahenta tylko jego NIP - system wyszuka dane kontrahenta z rejestru
kontrahentów ( podpowiedź pod F2). Jeśli w rejestrze kontrahentów nie ma
kontrahenta o podanym NIP system zasygnalizuje ten fakt udostępniając trzy
możliwości: dopisanie kontrahenta do rejestru kontrahentów, poprawienie numeru
NIP lub kontynuowanie wprowadzania bez dopisywania kontrahenta do
rejestru kontrahentów. Ta ostatnia możliwość jest wykorzystywana w przypadku
wprowadzania faktur jednorazowych dostawców lub odbiorców;
NIP UE - system przepisuje go z rejestru kontrahentów. NIP ma budowę
dwuczłonową : symbol kraju UE i numer NIP
nazwa i adres kontrahenta - w przypadku powołania się na symbol
kontrahenta lub NIP występujące w rejestrze kontrahentów pola uzupełniane są
automatycznie, w przeciwnym wypadku należy uzupełnić je ręcznie
wystawca - informacja wymuszona przez JPK_FA, należy określić kto jest wystawcą dokumentu: sprzedający, organ egzekucyjny/komornik czy przedstawiciel podatkowy. W przypadku gdy wystawcą dokumentu jest sprzedający pole może pozostać puste. W pozostałych przypadkach należy podać informacje dodatkowe o wystawcy. W tym celu należy uruchomić przycisk więcej. W zależności od wybranego wystawcy pojawi się dodatkowy ekran z możliwością podania nazwy wystawcy, jego adresu a także w przypadku przedstawiciela podatkowego numeru NIP.
*) informacje ogólne z dokumentu
numer faktury - symbol faktury; system sprawdza
czy w rejestrze nie ma już faktury o podanym symbolu. W przypadku wprowadzania
dokumentu sprzedaży blokuje powtórzenie symbolu w rejestrze. W przypadku
dokumentu zakupu sprawdza, czy jest już faktura o podanym symbolu związana z
danym kontrahentem. Jeśli tak, sygnalizuje ten fakt wyświetlając listę
wyszukanych faktur. Użytkownik może je obejrzeć i podjąć decyzję: kontynuowania
wprowadzania bez zmiany symbolu( opcja Akceptujesz dane) lub zmiany symbolu (
opcja Ponownie wprowadzasz). Dodatkowo może wydrukować listę faktur.
typ dokumentu - lista typów dostępna jest pod F2. Od wybranego typu
zależy jakie informacje będą wymagane przez program ( bez ich uzupełnienia nie
będzie można zaakceptować dokumentu i zapisać go w rejestrze):
FV, FVK -faktura VAT, wymagane podanie numeru
NIP kontrahenta;
F, FK - faktura VAT, system nie wymaga podania
NIP;
SD, SDK - SAD, system nie wymaga podania kwoty
do zapłaty;
DV, DVK - inny dokument VAT, ograniczona
kontrola wprowadzanych danych;
MP, MPK - faktura VAT MP, jako termin płatności
przyjmowana jest data obowiązku;
ANU - anulacja wewnętrzna
FF, FFK – faktura wewnętrzna
FR, FRK – faktura (samo fakturowanie)
FT, FTK – faktura (procedura marży dla biur podróży)
FM, FMK - faktura (procedura marży - towary używane)
FS, FSK - faktura (procedura marży - dzieła sztuki)
FA, FAK - faktura (procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki)
FKR - faktura VAT Rozliczająca
NO, NOK - nota obciążeniowa
NU, NUK - nota uznaniowa
P - paragon fiskalny
PV - faktura do
paragonu fiskalnego
WN i WNK - wewnątrzwspólnotowe nabycie, typ dostępny tylko dla
użytkowników, którzy zakupili moduł unijny, stosowany w przypadku
nabycia towarów objętych rejestracją INTRASTAT, system umożliwia uzupełnienie
danych INTRASTAT w trakcie wprowadzania dokumentu;
WD i WDK - wewnątrzwspólnotowa dostawa, typ dostępny tylko
dla użytkowników, którzy zakupili moduł unijny, stosowany w
przypadku dostawy towarów objętych rejestracją INTRASTAT, system umożliwia
uzupełnienie danych INTRASTAT w trakcie wprowadzania dokumentu;
WU i WUK - wewnątrzwspólnotowa usługa, typ dostępny tylko dla
użytkowników, którzy zakupili moduł unijny, stosowany w przypadku
wewnątrzwspólnotowych usług;
Uwaga – w deklaracji VAT UE uwzględniane są wyłącznie dokumenty dla których użyto typu WN, WNK, WD, WDK, WU lub WUK. Pozostałe dokumenty są pomijane.
dotyczy - symbol faktury źródłowej, pole musi być wypełnione przy
wprowadzaniu korekt i anulacji. Pod klawiszem F2 dostępna jest lista faktur
wprowadzonych w danym roku obrotowym;
kwota zapłaty - kwota z dokumentu do zapłaty;
uwagi - dodatkowy opis dokumentu;
wykluczyć z JPK - należy zaznaczyć w przypadku gdy faktura nie
powinna pojawić się w JPK_VAT, ma to miejsce np. wtedy, gdy do rejestru VAT
wprowadzamy zbiorówkę a z innego systemu zaczytujemy do JPK_VAT szczegóły
(faktury składające się na zbiorówkę)
trójstronna - opcja dotyczy dokumentu wewnątrzwspólnotowego dotyczącego
transakcji trójstronnej dla której ma zastosowanie uproszczona procedura
rozliczania VAT. Należy ją zaznaczyć gdy użytkownik jest drugim w kolejności
podatnikiem biorącym udział w takiej transakcji. Ma wpływ na prawidłowe
wykazanie transakcji w deklaracji VAT UE
dwustronna - opcja dotyczy wszystkich pozostałych dokumentów VAT,
dla których nie ma zastosowania uproszczona procedura rozliczania VAT w
wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej;
data dokumentu;
data otrzymania/sprzedaży;
data obowiązku - data ta określa okres podatkowy, do którego dokument
zostanie zaliczony;
termin płatności - podpowiada się termin tworzony zgodnie z ustawieniami
terminów płatności ( Obsługa- Administrator - Ustawienia - Ustawienia dla
księgi rachunkowej - Domyślny termin płatności). Można go modyfikować;
forma zapłaty - dostępne możliwości G (gotówka) i I (inne). Informacja
wykorzystywana w trakcie analizowania rejestrów VAT.;
*) informacje szczegółowe z dokumentu - wykaz poszczególnych pozycji faktury zawierający stawkę i kwoty netto, brutto i VAT
VAT50% - funkcja aktywna tylko w przypadku VAT naliczonego. Umożliwia rozpisanie wprowadzonego zapisu na część odpowiadającą VAT odliczanemu i VAT nieodliczanemu. Wykorzystuje przy tym informacje podane w wykazie „Parametryzacja podziału na VAT odliczany i nieodliczany” -> „VAT 50%” dostępnym w „Ustawienia ogólne dla VAT”-„Wprowadzanie danych”. Po jej uruchomieniu w linii źródłowej pozostaje 50% kwot: netto, VAT i brutto. Dodatkowo tworzona jest druga linia z klasyfikacją skojarzoną z podaną w linii źródłowej gdzie pozostałe 50% netto i VAT wykazywane są w łącznej kwocie jako netto, VAT jest pomijany, brutto = netto. W przypadku gdy program nie napotka w parametrach klasyfikacji skojarzonej ze źródłową linia nie ulega rozpisaniu.
Odwr. Obc. – odwrotne obciążenie, możliwość zaznaczenia tych zapisów faktury VAT, które podlegają odwrotnemu obciążeniu. Zaznaczenie to ma znaczenie tylko w przypadku gdy symbol dokumentu znajduje się w wykazie dokumentów objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia (patrz: VAT-> Ustawienia ogólne dla VAT-> Parametryzacja odwrotnego obciążenia) i ma zaznaczoną cechę „Wybrane zapisy VAT”. Program dla takich zapisów automatycznie tworzy dodatkowy dekret odpowiednio dla VAT należnego ( gdy główny zapis dotyczy VAT naliczonego) lub VAT naliczonego ( główny zapis dotyczy VAT należnego), przy czym w tworzonym zapisie do rejestru VAT uwzględniane są wyłącznie zapisy zaznaczone do odwrotnego obciążenia. Na konto kontrahenta księgowane jest brutto faktury pomniejszone o VAT z linii podlegających odwrotnemu obciążeniu. W przypadku gdy dokument znajduje się w wykazie symboli dokumentów objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia i ma zaznaczoną cechę „Wszystkie zapisy VAT” – mechanizm odwrotnego obciążenia dotyczy wszystkich zapisów faktury bez konieczności ich zaznaczania.
klasyfikacja VAT - symbol klasyfikacji, lista
dostępnych symboli pod F2. Program wypełnia pozostałe pola z listy zgodnie z
parametrami określającymi klasyfikację ( patrz VAT - lista klasyfikacji
VAT - klasyfikacje VAT'u należnego/naliczonego)
klasyfikacja GUS - o dostępności tego pola decyduje parametr ustawiany w
Ustawieniach ogólnych dla VAT, lista dostępnych klasyfikacji pod F2,
wyświetlany jest symbol klasyfikacji GUS i jego nazwa
kwota netto;
kwota VAT - przy odpowiedniej definicji klasyfikacji VAT podpowiadana
przez program, pole może być nieaktywne jeśli w definicji klasyfikacji
zaznaczono pomijać
kwota brutto - jak wyżej
Można wprowadzić dowolną liczbę linii. W dolnej części bloku program
podsumowuje kwoty netto VAT i brutto dokumentu
W przypadku gdy zapis dotyczy klasyfikacji VATu naliczonego mieszanego i w parametrach VAT zdefiniowano dla tej klasyfikacji szablon rozbicia kwoty VAT na VAT odliczany i VAT nieodliczany („Ustawienia ogólne dla VAT”-„Wprowadzanie danych”-> „Parametryzacja podziału na VAT odliczany i nieodliczany”-> „VAT wg proporcji”) po akceptacji zapisu (wypełnieniu linii zapisu) system zapyta czy rozbić dane z linii na VAT odliczany i nieodliczany. W przypadku odpowiedzi twierdzącej wygenerowane zostaną 3 dodatkowe zapisy zgodnie z opisem metody ( patrz „Ustawienia ogólne dla VAT”)
W dolnej części bloku program podsumowuje kwoty netto VAT i brutto dokumentu
Dekret - możliwość podania kont księgowych składających się na dekret danej faktury
konto VAT - konto księgowe, z którym związany
jest rejestr VAT;
konto brutto - system podpowiada konto księgowe związane z kontrahentem;
pole można modyfikować. W przypadku gdy nie chcemy aby system wygenerował linię
brutto pole powinno pozostać puste;
konto netto - pole wypełniane w przypadku gdy cała kwota netto
księgowana będzie na jednym koncie, w przeciwnym wypadku należy pozostawić je
puste;
Dostępne funkcje
Dalej - zapisanie danych
faktury i powrót do zapisu księgowego. W trakcie akceptowania faktury system
kontroluje poprawność wprowadzonych danych i w razie potrzeby prosi o
uzupełnienie brakujących informacji. W sytuacji gdy kwota do zapłaty nie jest
równa kwocie brutto wynikającej z sumowania poszczególnych pozycji faktury
system sygnalizuje to odpowiednim komunikatem. Można powrócić do dokumentu i
zmodyfikować podane dane lub utworzyć dodatkową linię dekretu związaną z
zaokrągleniami . Różnica kwoty do zapłaty i kwoty brutto dokumentu będzie
zaksięgowana na koncie podanym w Ustawieniach ogólnych dla VAT.
W przypadku typu dokumentu WD, WDK, WN i WNK pojawia się okno
umożliwiające zarejestrowanie danych dla potrzeb INTRASTAT. Jednym dokumentem
wewnątrzwspólnotowym można wprowadzić wiele pozycji do rejestru INTRASTAT.
Na podstawie danych z faktury podpowiadane są: rodzaj czynności ( wwóz lub
wywóz), NIP UE kontrahenta, symbol dokumentu źródłowego kod kraju
przeznaczenia/wysyłki oraz wartość faktury w PLN (kwota netto faktury).
Użytkownik może zmienić te dane.
Dodatkowo należy podać:
datę opuszczenia/wprowadzenia na terytorium kraju -
data ta decyduje o okresie, w którym czynność wwozu/wywozu zostanie wykazana w
deklaracji INTRASTAT;
kod towaru - kod zgodny z CN; pod F2 dostępny
jest rejestr kodów wraz z opisem towaru i dodatkową jednostką miary o ile jest
konieczna; rejestr jest tworzony przez użytkownika,
opis towaru - opis zgodny z CN, gdy dany towar został
wprowadzony do rejestru kodów system podpowiada opis towaru z tego
rejestru
kod kraju pochodzenia - kod kraju z którego pochodzi
towar, pod F2 dostępny jest rejestr krajów i ich kodów; rejestr jest tworzony
przez użytkownika,
kody: dostawy, transportu i transakcji - pod
klawiszem F2 dostępne są wykazy dopuszczalnych kodów;
masę netto w kg - w zaokrągleniu do pełnych kg
uzupełniającą jednostkę miary - pozycja wypełniana
tylko w przypadku towarów, które tego wymagają, w przypadku gdy towar
wprowadzono do rejestru kodów jednostka jest podpowiadana przez system
ilość w uzupełniającej jednostce miary - ilość
wyrażona w liczbach całkowitych;
wartość fakturową w PLN - podawana w pełnych złotych;
podpowiadaną wartość można zmienić, system kontroluje próbę podania wartości
większej od wartości netto dokumentu wewnątrzwspólnotowego;
wartość statystyczną w PLN - wartość w pełnych
złotych.
Po zaakceptowaniu danych system pyta się czy wprowadzany będzie kolejny
towar do rejestru INTRASTAT.
Odpowiedź przecząca powoduje przejście do wykazu pozycji INTRASTAT
wprowadzonych danym dokumentem wewnątrzwspólnotowym. Użytkownik może obejrzeć
wprowadzone pozycje, zmodyfikować je lub usunąć. Opuszczenie wykazu następuje
poprzez funkcję Zakończ.
Odpowiedź twierdząca powoduje wyświetlenie okna do wprowadzenia kolejnych
danych. Podpowiadane są dane z poprzednio wprowadzonej pozycji rejestru
INTRASTAT takie jak: rodzaj czynności, NIP UE kontrahenta, symbol
dokumentu źródłowego, kod kraju przeznaczenia/wysyłki , data
opuszczenia/wprowadzenia na terytorium kraju, pozostała do rozpisania kwota
netto faktury, kody dostawy, transportu i transakcji. Dane te można
modyfikować.
Zrezygnuj - powrót do zapisu
księgowego bez zapisania danych faktury. Program nie pozwoli na opuszczenie
pola konta bez uzupełnienia tych danych lub usunięcia symbolu konta z cechą
"konto VAT";
Z faktur przychodzących -
możliwość przepisania informacji dotyczących wybranej faktury zarejestrowanej w
module "Rejestr faktur przychodzących". Uzupełnienia wymagają zapisy
faktury oraz dekretacja.
Dokument wspólnotowy - funkcja
dostępna po podaniu typu dokumentu wewnątrzwspólnotowego. Umożliwia wprowadzenie
nowych lub obejrzenie i uzupełnienie istniejących danych z rejestru
INTRASTAT związanych z bieżącym dokumentem wewnątrzwspólnotowym. Funkcja
jest automatycznie uruchamiana przez program w momencie akceptowania
danych dokumentu wewnątrzwspólnotowego.
Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych system automatycznie tworzy linie
zapisu w dokumencie księgowym. Podane informacje znajdą się w rejestrze VAT i
na kartotece rozrachunkowej kontrahenta bez potrzeby dodatkowego ich
wprowadzania.
Na koniec każdego miesiąca powinno nastąpić przeksięgowanie
VATu naliczonego i należnego na konto Rozrachunki z Urzędem Skarbowym. Do
wprowadzenia takiej operacji służy dokument o symbolu VV. Jest to bardzo
specyficzny dokument, który umożliwia księgowania na kontach posiadających
cechę "Konto VAT" bez wprowadzania danych do Rejestru VAT o czym
system informuje odpowiednim komunikatem przy akceptacji danych dotyczących
nagłówka dokumentu o symbolu VV.
Wprowadzanie
danych na konto z cechą "konto do klasyfikacji"
Po podaniu symbolu konta z
cechą "Konto do klasyfikacji" i kwoty zapisu program umożliwia
rozpisanie podanej kwoty na klasyfikacje. Po potwierdzeniu linii
zapisu pojawia się dodatkowe okno podzielone na dwa bloki:
*) informacja dotycząca bieżącego zapisu księgowego - symbol konta Wn, konta
Ma, kwota i treść zapisu. Po lewej stronie symbolu konta, dla którego
rozpisywana jest kwota zapisu, pojawia się znaczek ==>
*) rozpisanie kwoty
konto - symbol klasyfikacji; lista
klasyfikacji dostępna pod F2. Z tej pozycji można dodać nową klasyfikację;
nazwa konta - nazwa klasyfikacji, pole niedostępne dla użytkownika;
kwota - kwota przypisana danej klasyfikacji. Domyślnie podpowiada się
kwota zapisu księgowego. W przypadku rozpisywania kwoty zapisu na kilka klasyfikacji
po podaniu kwoty mniejszej niż kwota zapisu i jej potwierdzeniu program utworzy
następną linię wpisując w niej w polu kwota kwotę pozostałą do rozpisania.
Program kontroluje rozpisanie całej kwoty zapisu - w przypadku częściowego
rozpisania informuje o tym stosownym komunikatem
Dostępne są również przyciski:
Dalej - akceptacja rozpisania, powrót do zapisu księgowego;
Zrezygnuj - rezygnacja z rozpisania, powrót do zapisu księgowego.
Program nie pozwoli opuścić linii zapisu bez rozpisania kwoty lub usunięcia z
linii symbolu konta o cesze "konto do klasyfikacji".
Po zaakceptowaniu danych System powraca do zapisu księgowego. Po zaksięgowaniu dokumentu można przeglądać zapisy księgowe zarówno w układzie kont księgowych (Kartoteka konta) jak i w układzie klasyfikacji (kartoteka klasyfikacji).
Wprowadzanie danych na konto
z cechą "konto dewizowe"
Po podaniu symbolu konta z
cechą "konto dewizowe" program umożliwi podanie informacji związanych
z walutą zapisu. Pojawi się okienko podzielone na dwa bloki:
*) informacja o zapisie księgowym - konta Wn i Ma, kwota i treść zapisu. Przed
symbolem konta, którego dotyczy informacja o walucie pojawia się znak ==>.
*) informacja o zapisie walutowym:
waluta - symbol waluty, wykaz dostępnych symboli
pod F2.
wartość w zł - kwota zapisu księgowego w zł;
kurs - kurs waluty z tabeli kursowej przemnożony przez liczbę podaną w
nawiasie pod ilością dewiz; w przypadku wprowadzania zapisu dotyczącego różnic
kursowych nie podaje się wartości kursu;
ilość dewiz - w przypadku wprowadzania zapisu dotyczącego różnic
kursowych należy wpisać 0.
Wystarczy podać dwie kwoty (wartość w zł, kurs lub wartość w zł, ilość dewiz lub kurs, ilość dewiz). Na ich podstawie system wyliczy trzecią wartość.
Dostępne funkcje:
Dalej - zapamiętanie wprowadzonych wartości, powrót do zapisu księgowego
z przepisaniem kwoty zapisu;
Zrezygnuj - powrót do zapisu księgowego bez zapamiętania wprowadzonych
danych. System nie pozwoli przejść do następnego pola zapisu bez wprowadzenia
danych walutowych lub usunięcia symbolu konta z cechą "konto
dewizowe".
Wprowadzanie
danych na konto z cechą "konto rozrachunkowe"
Po podaniu symbolu
konta z cechą "konto rozrachunkowe" oraz kwoty zapisu pojawia
się okienko umożliwiające rejestrację rozrachunku z przypisanym do tego konta
kontrahentem.
Okno podzielone jest na trzy bloki:
*) informacja o kontach zapisu księgowego- wyświetlane są symbole kont Wn i Ma
zapisu, przed symbolem konta na którym rejestrujemy rozrachunek pojawia się
znak ==>;
*) informacja o kwocie zapisu księgowego i jego treści
*) dane dotyczące rozrachunku z kontrahentem:
zapis dotyczy transakcji - podajemy symbol
transakcji. Najczęściej jest to symbol faktury lub część tego symbolu. Symbol
transakcji jest "łącznikiem", dzięki któremu program identyfikuje
zapisy związane z transakcją ( zawarcie transakcji, korekty, zapłaty). W
przypadku gdy wprowadzamy zapis na już istniejącą transakcję można wybrać jej
symbol z listy wyświetlanej pod F2 (uniknięcie pomyłek wynikłych przy
pisaniu). W przypadku gdy transakcja o podanym symbolu nie istnieje system
umożliwia jej założenie ( patrz Zakładanie
transakcji). W przypadku gdy zapis księgowy dotyczy kilku transakcji można
nie wypełniać tego pola, należy skorzystać z funkcji "Rozpisz kwotę";
rodzaj zapisu - należy określić rodzaj wprowadzanego zapisu. Do wyboru
są trzy możliwości: Tra ( założenie transakcji, tego rodzaju zapis powinien
wystąpić na transakcji tylko raz), Zap (zapłata) i Kor (korekta).
Właściwe określenie rodzaju zapisu ma duże znaczenie dla rzetelności analiz
rozrachunków.
data - data zapisu, wprowadzana w formacie rok.miesiąc.dzień. Ma duże
znaczenie w przypadku analizy rozrachunków ( analiza stanu rozrachunków na
określony dzień)
Dostępne funkcje:
Dalej - zapisanie rozrachunku, powrót do zapisu księgowego;
Zrezygnuj - powrót do zapisu księgowego bez zapisania rozrachunku.
Program nie pozwoli na opuszczenie linii zapisu, trzeba będzie albo ponownie
uzupełnić część rozrachunkową albo usunąć z zapisu symbol konta o cesze
"konto rozrachunkowe";
Rozpisz kwotę
funkcja wykorzystywana w sytuacji gdy zapis księgowy
dotyczy kilku transakcji (np zapłata za kilka transakcji jedną kwotą). Po
uruchomieniu funkcji pojawia się okno umożliwiające rozpisanie kwoty zapisu na
poszczególne transakcje.
Okno podzielone jest na trzy bloki:
*) informacja o kontach zapisu księgowego - wyświetlane są symbole kont Wn i Ma
zapisu. Przed symbolem konta, na którym rejestrujemy rozrachunek pojawia się
znak ==>;
*) informacja o kwocie zapisu księgowego i jego treści oraz data zapisu na
transakcji;
*) dane dotyczące rozpisania kwoty na kilka transakcji:
symbol transakcji - wykaz istniejących transakcji
dostępny pod F2;
rodzaj zapisu - domyślnie podpowiada się rodzaj zapisu z okna do
wprowadzania zapisu rozrachunkowego, można go zmienić.
kwota - system zachowuje się w różny sposób w zależności od wybranego
rodzaju zapisu:
a) rodzaj zapisu Tra lub Kor - w pierwszej linii
domyślnie podpowiada się kwota zapisu księgowego, a w następnych pozostała
kwota do rozpisania.
b) rodzaj zapisu Zap - w przypadku gdy transakcja ma:
- saldo po właściwej stronie mniejsze od kwoty zapisu
księgowego podpowiada się kwota tego salda;
- saldo większe od kwoty zapisu księgowego albo po niewłaściwej stronie
podpowiada się kwota zapisu księgowego;
w następnej linii podpowiadana jest pozostała kwota do rozpisania. Rozpisaniu musi ulec cała kwota zapisu księgowego. W przeciwnym wypadku program nie pozwoli zaakceptować podanych informacji.
Dostępne funkcje:
Dalej - zapisanie informacji i powrót do okna wprowadzania zapisu na
transakcji. W pole "zapis dotyczy transakcji" system wstawi znak *;
Zrezygnuj - powrót do okna wprowadzania zapisu na transakcji; program
będzie domagał się uzupełnienia brakujących danych;
Zaległe transakcje - funkcja wykorzystywana w przypadku gdy wprowadzamy
zapłatę za kilka transakcji, których kontrahent nie wyszczególnił. Program
automatycznie rozpisze kwotę zapisu księgowego "płacąc" za
nieuregulowane transakcje w kolejności od najstarszej. W przypadku gdy nie
napotka transakcji wykazującej saldo po tej stronie, po której wprowadzany był
zapis księgowy na koncie, lub kwota zapisu przekroczy sumę kwot z
nieuregulowanych transakcji - system założy transakcję o symbolu # i do niej
przypisze pozostałą kwotę.
Zakładanie transakcji
Pojawia się okno do wprowadzenia następujących informacji:
termin płatności - data w formacie rok(dwie
ostatnie cyfry).miesiąc.dzień. Jeśli chcemy aby system tworzył ją zgodnie z
ustawieniami dla kontrahenta ( Obsługa - Administrator - Ustawienia -
Ustawienia dla księgi rachunkowej - Domyślny termin płatności) pole powinno
pozostać puste. Data zostanie dopisana automatycznie w momencie zaakceptowania
daty zapisu transakcji. Termin płatności ma ogromne znaczenie w momencie
przeprowadzania analiz rozrachunków, wystawiania wezwań do zapłaty czy
naliczania odsetek. Transakcje bez terminu płatności nie są w wymienionych
przypadkach brane pod uwagę.
transakcja Dostawcy/Odbiorcy - należy wybrać właściwą opcję. Wybór ten
ma znaczenie przy naliczaniu odsetek i drukowaniu wezwań do zapłaty. Pomijane
są w nich transakcje dostawców.
informacje dotyczące odsetek - należy zdecydować czy dla danej
transakcji mają być naliczane ewentualnie czy już je naliczano. domyślnie
nowozakładana transakcja ma zaznaczone cechy "odsetki naliczaj" i
"odsetek nie naliczono"
informacje dotyczące wezwań do zapłaty - należy zdecydować, czy
transakcja ma być brana pod uwagę przy wystawianiu wezwań. domyślnie
nowozakładana transakcja ma zaznaczoną cechę "Upomnienia wystawiaj".
Dostępne funkcje:
Dalej - założenie nowej transakcji i powrót do wprowadzania zapisu
rozrachunkowego;
Zrezygnuj - powrót do wprowadzania zapisu rozrachunkowego bez założenia
transakcji.
Uwaga!
Aby zmienić dane wprowadzane przy zakładaniu transakcji po ich
zaakceptowaniu - w polu "zapis dotyczy transakcji" należy wcisnąć
klawisz F2, ustawić się na linii z symbolem transakcji i wybrać z górnego
menu z grupy funkcji Zmień - funkcję "Symbol transakcji"
lub "Nagłówek transakcji"
Wprowadzanie danych na konto z
cechami "konto rozrachunkowe" i "konto dewizowe"
Po wprowadzeniu symbolu
takiego konta program da możliwość zarejestrowania zapisu walutowego a
następnie zapisu rozrachunkowego.
Rejestracja zapisu walutowego odbywa się w ten sam sposób jak dla kont z cechą
"konto dewizowe".
Wprowadzanie zapisu rozrachunkowego zasadniczo przebiega w taki sposób jak dla
kont z cechą "konto rozrachunkowe".
Różni się tylko tym, że:
*) w przypadku zakładania nowej transakcji system
zapamiętuje walutę w jakiej została założona. W przyszłości można będzie
wprowadzać na nią zapisy tylko w tej walucie ( waluta ta jest określana dalej jako
waluta transakcji);
*) w przypadku wprowadzania zapisu rozrachunkowego na już istniejącą transakcję
program kontroluje zgodność waluty zapisu księgowego z walutą transakcji. Nie
dopuszcza do utworzenia transakcji wielowalutowej;
*) w przypadku gdy zapis księgowy dotyczy kilku transakcji, po wybraniu
funkcji "Rozpisz kwotę" pojawia się okienko zawierające w części
dotyczącej rozpisania kwoty na kilka transakcji dodatkową kolumnę "kwota
(w dew)"
kwota (w dew) - kwota w walucie. System zachowuje się w różny sposób w
zależności od wybranego rodzaju zapisu:
a) rodzaj zapisu Tra lub Kor -; w pierwszej linii
domyślnie podpowiada się kwota w walucie i w zł z zapisu księgowego, a w
następnych pozostała kwota w walucie i złotych do rozpisania.
b) rodzaj zapisu Zap - w przypadku gdy transakcja ma:
saldo(w walucie) po właściwej stronie mniejsze od
kwoty (w walucie) zapisu księgowego podpowiada się kwota w walucie tego salda
oraz odpowiadająca jej kwota w zł ( liczona wg kursu podanego w zapisie
walutowym);
saldo ( w walucie) większe od kwoty(w walucie) zapisu księgowego albo po
niewłaściwej stronie podpowiada się kwota w walucie i w zł z zapisu
księgowego;
w następnej linii podpowiadana jest pozostała kwota w walucie i w zł do
rozpisania. Rozpisaniu musi ulec cała kwota zapisu księgowego w walucie i w zł.
W przeciwnym wypadku program nie pozwoli zaakceptować podanych informacji.
Również i tutaj program kontroluje zgodność waluty zapisu księgowego i waluty
transakcji.
*) funkcja zaległe transakcje działa tak jak w przypadku kont z cechą
"konto rozrachunkowe" z tą różnicą, że rozlicza tylko transakcje
założone w walucie zapisu księgowego. Pomijane są transakcje założone w innej
walucie.
Funkcje menu pomocniczego
Menu pomocnicze znajduje się na samej górze okna do wprowadzania dokumentu.
W jego skład wchodzą następujące funkcje:
Koniec - zakończenie wprowadzenia dokumentu.
Zaksięguj - zaksięgowanie wprowadzonego dokumentu po uprzednim potwierdzeniu decyzji. W momencie księgowania dokument otrzymuje kolejny numer w dzienniku. Od tej chwili nie można modyfikować jego zapisów.
Przenieś do bufora - odłożenie wprowadzanego dokumentu z zamiarem jego późniejszego poprawienia, uzupełnienia, zaksięgowania lub usunięcia. Dokument będzie dostępny w "Dokumentach oczekujących".
Anuluj - rezygnacja z wprowadzanego dokumentu bez jego zapamiętywania; powrót do menu głównego programu.
Obejrzyj - możliwość dotarcia do takich danych jak:
Dziennik księgowań
Kartoteka konta
Zapisy w układzie klasyfikacji
Rejestry VAT
Kontrahenci
Kartoteka rozrachunkowa
Obroty kont z dokumentu - funkcja pozwala w szybki sposób obejrzeć obroty wprowadzane tym dokumentem na poszczególne konta oraz zorientować się jakie będą obroty i saldo poszczególnych kont po zaksięgowaniu dokumentu. Wyświetlana jest lista kont użytych w dokumencie. Można wybrać wyświetlanie kont analitycznych lub syntetycznych. Obok każdego symbolu konta pojawiają się obroty wprowadzane na konto bieżącym dokumentem oraz w zależności od zaznaczonego wariantu: obroty już zaksięgowane na koncie (stan przed księgowaniem dokumentu), obroty konta po uwzględnieniu obrotów z dokumentu (stan po księgowaniu dokumentu) lub saldo konta po uwzględnieniu obrotów z dokumentu (stan po księgowaniu dokumentu). Możliwe jest również wskazanie waluty w jakiej mają się pokazywać obroty.
Obroty dla klasyfikacji z dokumentu -funkcja pozwala w szybki sposób obejrzeć obroty wprowadzane tym dokumentem na poszczególne klasyfikacje oraz zorientować się jakie będą obroty i saldo poszczególnych klasyfikacji po zaksięgowaniu dokumentu. Wyświetlana jest lista klasyfikacji użytych w dokumencie. Można wybrać wyświetlanie klasyfikacji analitycznie bądź syntetycznie. Obok każdego symbolu klasyfikacji pojawiają się obroty wprowadzane na klasyfikację bieżącym dokumentem oraz w zależności od zaznaczonego wariantu: obroty już zaksięgowane na klasyfikacji (stan przed księgowaniem dokumentu), obroty klasyfikacji po uwzględnieniu obrotów z dokumentu (stan po księgowaniu dokumentu) lub saldo klasyfikacji po uwzględnieniu obrotów z dokumentu (stan po księgowaniu dokumentu). Możliwe jest również wskazanie waluty w jakiej mają się pokazywać obroty.
Znajdź:
Zapis - pozwala na szybkie odszukanie pierwszego zapisu spełniającego podany warunek. Szukanie zapisu można rozpocząć od początku dokumentu lub od bieżącego (podświetlonego) zapisu.
Znajdź następny zapis - odszukanie kolejnego zapisu spełniającego warunek podany w opcji Znajdź zapis,
Operacje dodatkowe
Zmiana nagłówka - możliwość modyfikacji nagłówka dokumentu.
Po uruchomieniu funkcji ukaże się ekran z danymi nagłówka dokumentu.
Funkcja Dalej powoduje zapisanie zmian i powrót do zapisów dokumentu,
funkcja Zrezygnuj - powrót do zapisów dokumentów bez zapisania
zmian.
Sprawdź poprawność dokumentu - sprawdzenie kompletności danych w
dokumencie. Program nie sprawdza poprawności merytorycznej dokumentu .
Z funkcji należy korzystać w przypadku dokumentów importowanych lub tworzonych
automatycznie przez System. W przypadku gdy Program stwierdzi brak jakiejś
informacji ustawi się na niekompletnym zapisie i poprosi o uzupełnienie danych.
Sprawdź krąg kosztowy - możliwość sprawdzenia czy w dokumencie bilansują się obroty na kontach analitycznych należących do wybranych kont syntetycznych.
Stwórz zapisy - możliwość utworzenia zapisów z danych przechowywanych w modułach Systemu:
Z wybranych przelewów- wykonanie polecenia księgowania wystawionych w module przelewów i dopisanie ich do aktualnie wprowadzanego dokumentu,
Z raportu bankowego - przepisanie całego raportu bankowego z modułu lub jego wybranej linii. Po akceptacji tej opcji pojawia się podmenu z następującymi funkcjami:
Wybierz raport - wybranie raportu bankowego, na
podstawie którego będą tworzone linie zapisów. Po wybraniu raportu nastąpi
powrót do okna z zapisami księgowymi
Przepisz linię - ukażą się linie wybranego raportu bankowego. Można
podświetlić wybraną linię, z której ma być utworzony zapis księgowy i uruchomić
funkcję "wybierz"- program wygeneruje na jej podstawie zapis i
powróci do okna z zapisami dokumentu księgowego. W przypadku gdy chcemy od razu
wygenerować zapisy księgowe ze wszystkich zapisów raportu bankowego należy użyć
funkcji "wybierz wszystkie".
Następna linia - wygenerowanie zapisu księgowego z kolejnej linii wybranego wcześniej raportu.
Z kwitów - wykonanie polecenia księgowania wystawionych w module faktur przychodzących kwitów . Po uruchomieniu funkcji wyświetli się wykaz kwitów z rejestru faktur przychodzących o statusie zaakceptowane. Należy wybrać odpowiedni kwit poprzez podświetlenie go i akceptację funkcji Wybierz. W zależności od tego, które pola były wypełnione do dokumentu księgowego ściągną się odpowiednie dane i konta. W polu Treść zapisu pokaże się numer kwitu. Trzeba uzupełnić brakujące dane w zapisach księgowych.
Sposób poruszania się po dokumencie:
|
Rodzaj operacji |
Sposób wykonania |
|
powrót do błędnie wypełnionego pola |
kliknąć na pole myszką lub wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl i <-(strzałka w lewo) lub Ctrl i -> (strzałka w prawo) |
|
przepisanie do linii: treści, kwoty lub symbolu konta z linii bezpośrednio ją poprzedzającej |
wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl i Enter; |
|
przepisanie do linii zapisu treści,kwoty lub symbolu konta użytego ostatnio |
wcisnąć lewy przycisk myszki i klawisz F2. Pokaże się lista zawierająca 20 ostatnich wprowadzeń, z której można wybrać żądaną pozycję |
|
usunięcie całej linii zapisu |
kombinacja klawiszy Ctrl i Page Down |
|
wstawienie nowej linii zapisu pomiędzy liniami już istniejącymi |
kombinacja klawiszy Ctrl i Page Up |
|
powrót do okna z danymi dokumentu VAT |
ustawić się na symbolu konta z cechą "konto VAT" i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl i T |
|
powrót do okna z rozpisaniem kwoty na klasyfikacje |
ustawić się na symbolu konta z cechą "konto do klasyfikacji" i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl i L |
|
powrót do okna z informacjami dotyczącymi zapisu walutowego |
ustawić się na symbolu konta z cechą "konto dewizowe" i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl i D |
|
powrót do okna z informacjami dotyczącymi zapisu rozrachunkowego |
ustawić się na symbolu konta z cechą "konto rozrachunkowe) i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl i Z |
|
przeniesienie dokumentu do bufora |
kombinacja klawiszy Ctrl i O |
|
zaksięgowanie dokumentu |
kombinacja klawiszy Ctrl i A |
|
zrezygnowanie z wprowadzania dokumentu |
kombinacja klawiszy Ctrl i U |
|
sprawdzenie poprawności dokumentu |
kombinacja klawiszy Ctrl i P |
UWAGI !
1.W jednym dokumencie nie można mieszać księgowań na kontach bilansowych i pozabilansowych. Informacja jakich księgowań dotyczy dokument (konta bilansowe lub konta pozabilansowe) pojawia się pod linią z nagłówkiem dokumentu.
2. W przypadku wprowadzania VAT linie dekretu generowane są automatycznie tylko w momencie pierwszej akceptacji danych. Późniejsza modyfikacja danych związanych z fakturą (otworzenie okna za pomocą Ctrl i V) skutkuje jedynie w rejestrze VAT. Jeśli modyfikacji ulegały kwoty, kontrahent, symbol faktury lub dekret należy ręcznie zweryfikować pozostałe linie zapisu związane z danym dokumentem a także zapis rozrachunkowy, rozpisanie na klasyfikacje i zapis walutowy.
3. Jedyną możliwością zaksięgowania raportów bankowych oraz kwitów (z faktur przychodzących) jest skorzystanie z odpowiedniej funkcji menu pomocniczego Z raportu bankowego i Z kwitów..
