Spis treści:

·  Ogólna charakterystyka modułu Środki niskocenne

·  Zasady pracy z modułem

·  Opis funkcji

·  Wprowadzanie na ewidencję

·  Wprowadzanie zmian

·  Zmiany wartościowo - ilościowe

·  Zmiana osoby odpowiedzialnej

·  Zmiana miejsca użytkowania

·  Zdjęcie z ewidencji

·  Dziennik 

·  Kartoteka środka

·  Raporty

·  Kartoteka środka

·  Stan środków

·  Ruch dokumentów

·  Ustawienia

·  Zmiana daty ewidencji

·  Lista osób odpowiedzialnych

·  Lista miejsc użytkowania

·  Lista wyróżników

·  Inne funkcje

·  Bilans otwarcia

·  Inwentaryzacja

·  Wydruki arkuszy

·  Wykaz różnic inwentarzowych

·  Stan inwentarzowy środków

·  Administrator

·  Eksport danych

·  Wczytanie danych

·  Usunięcie ostatnich dokumentów

Ogólna charakterystyka modułu Środki niskocenne

Moduł przeznaczony jest do ewidencji wartościowo-ilościowej środków niskocennych jak również do rejestrowania wszystkich operacji związanych z ich używaniem w firmie. Wyposażony jest w  wielowariantowe raporty pozwalające na wszechstronną analizę wprowadzonych danych. Usprawnia wykonanie inwentaryzacji i  wykazanie niedoborów i nadwyżek. 

Zasady pracy z modułem

Przygotowanie modułu do pracy

W zakres czynności przygotowujących moduł do pracy wchodzi zdefiniowanie:
1. Listy osób odpowiedzialnych
2. Listy miejsc użytkowania
Moduł dla rozpoczęcia pracy bieżącej nie wymaga wprowadzenia jakichkolwiek danych początkowych. Wszystkie definicje mogą być uzupełniane w trakcie pracy z modułem

Praca z modułem

Bieżąca praca z modułem obejmuje:
1. Wprowadzanie na ewidencję środków niskocennych
2.  Wprowadzanie wszelkich operacji związanych z użytkowaniem środków niskocennych w firmie ( zmniejszenia, zwiększenia, przesunięcia między indeksami itp)

3. Dokonywanie inwentaryzacji

4. Likwidację środka
Wszelkie zdarzenia związane z ewidencją i użytkowaniem środków niskocennych wprowadzane są do modułu  określonymi operacjami. Operacja określa rodzaj zdarzenia, datę jego zaewidencjonowania, datę faktycznego wprowadzenia oraz osobę wprowadzającą, a także ma wpływ na sposób ewidencjonowania zdarzenia w module. Jedną operacją może być wprowadzone zdarzenie dotyczące wielu środków ( przykładowo operacją BO - bilans otwarcia dla wszystkich środków niskocennych)    

Opis funkcji

 

Wprowadzanie na ewidencję

Środki niskocenne można ewidencjonować w różny sposób:
- nadając każdemu środkowi odrębny symbol
- przypisując jeden symbol wskazanej liczbie środków.
Wybór metody ewidencjonowania danego środka zależy od potrzeb użytkownika. Wprowadzanie na ewidencję odbywa się operacjami BO lub OT. 

Przed przystąpieniem do wprowadzania na ewidencję należy ustawić datę ewidencji (Ustawienia/Zmiana daty ewidencji). Jest to data będąca odpowiednikiem daty księgowania dokumentu księgowego, decydująca o chronologii rejestrowanych operacji.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran umożliwiający wprowadzenie danych opisujących operację: 

data ewidencji operacji:  informacja; z tej pozycji nie można jej modyfikować

 

rodzaj operacji: 

wprowadzanie operacji BO - dla środka przyjętego na ewidencję w poprzednich latach obrotowych

 

wprowadzanie operacji OT  - dla środka przyjmowanego na ewidencję w bieżącym roku obrotowym

Opis operacji  - opis wprowadzany przez użytkownika, ma znaczenie informacyjne. Ułatwia stwierdzenie  czego operacja dotyczy. Pole nie musi być wypełnione

 

inne ustawienia:

podpowiadaj dane poprzedniego środka - wykorzystywane w przypadku wprowadzania jedną operacją kilku środków o dużej zbieżności danych. Przy wprowadzaniu kolejnego środka domyślnie podpowiadane będą dane poprzedniego.

Dostępne funkcje:

Zrezygnuj - rezygnacja z wprowadzania operacji, powrót do głównego menu

Dalej  - zaakceptowanie danych operacji i przejście do wprowadzania danych środka

 

Wprowadzanie danych środka

Użytkownik  podaje następujące dane:

Jedną operacją OT lub BO można wprowadzić paczkę środków. 

W trakcie wprowadzania danych o środku można skorzystać z wcześniej zdefiniowanych  list osób materialnie odpowiedzialnych, miejsc użytkowania oraz wyróżników.

 

Wprowadzanie zmian

Funkcja wykorzystywana jest w przypadku konieczności wprowadzenia  zmian w danych dotyczących danego środka. Z tej pozycji koryguje się  stan wartościowo -ilościowy środka oraz miejsce jego użytkowania i osobę materialnie odpowiedzialną

Dane podlegające zmianom zostały  podzielone na :

1. zmiany wartościowo - ilościowe

2. zmiany osoby odpowiedzialnej

3. zmiany miejsca użytkowania 

 

Zmiany wartościowo- ilościowe

Zmiany wprowadzane tą funkcją dotyczą zmian wartości, ilości lub przesunięć pojedynczych sztuk między symbolami środków. W module są zapisywane operacjami wskazującymi na rodzaj zmian.
Po uruchomieniu funkcji pojawi się ekran pozwalający na podanie danych opisujących wprowadzaną operację:

Symbol operacji - pod klawiszem F2 wyświetlana  jest lista dostępnych operacji. Od rodzaju wybranej operacji zależy późniejsze zachowanie się programu. Pole musi być wypełnione.
Po wybraniu operacji  system wyświetla jej opis. Dostępne są trzy operacje:

ZM - zmiana stanu środka.  Operacja służy do korygowania stanu ilościowego środka (wprowadzania zwiększeń lub zmniejszeń).
KZ  - korekta zapisów. Operacja wykorzystywana do korygowania zarówno ilości jak i wartości środków
DW - przesunięcie między środkami. Operacja wykorzystywana wówczas gdy z jednego środka zdejmowana jest pewna ilość sztuk i przenoszona do drugiego środka

Data operacji - data ewidencji, pole niedostępne dla użytkownika. Datę można zmienić funkcją Ustawienia / Zmiana daty ewidencji

 

Opis operacji - opis wprowadzany przez użytkownika, ma znaczenie informacyjne. Ułatwia stwierdzenie  czego operacja dotyczy. Pole nie musi być wypełnione

 

Dostępne funkcje:

Dalej - przejście do wprowadzania zmian

 

Zrezygnuj - rezygnacja z wprowadzania operacji, powrót do głównego menu

 

Po zaakceptowaniu danych pojawia się ekran umożliwiający wprowadzenie stosownych zmian. Podzielony jest na dwie części:

1. informacyjna - zawiera informacje o symbolu, rodzaju i opisie wprowadzanej operacji  oraz  dacie ewidencji;

2. właściwa - służąca do wprowadzania zmian. Jedną operacją można wprowadzić zmiany dotyczące wielu środków. Każda utworzona linia odpowiada zmianie dla środka o podanym symbolu.Sposób jej wypełniania  zależy od rodzaju operacji:

W przypadku operacji ZM podaje się:

symbol środka  - pod klawiszem F2 dostępna jest lista środków przyjętych na ewidencję, pole musi być wypełnione. System nie pozwala wprowadzić symbolu środka nie wprowadzonego jeszcze na ewidencję. Po zaakceptowaniu symbolu  wyświetlana jest nazwa środka oraz ilość sztuk na stanie

ilość sztuk  -  ilość , o którą  ma się zwiększyć / zmniejszyć  stan środka. W przypadku zwiększeń  jest to całkowita liczba dodatnia, w przypadku zmniejszeń - całkowita liczba ujemna.  Podana liczba musi być różna od 0.

wartość  - pole wypełniane jest tylko w przypadku zwiększeń. Podaje się łączną wartość przyjmowanych środków. W przypadku zmniejszeń nie podaje się wartości - system sam wylicza wartość zdejmowanych środków ( uśredniona cena  sztuki * liczba zdejmowanych sztuk) i wyświetla ją obok pola wartość

W przypadku operacji KZ podaje się:

symbol środka  - pod klawiszem F2 dostępna jest lista środków przyjętych na ewidencję, pole musi być wypełnione. System nie pozwala wprowadzić symbolu środka nie wprowadzonego jeszcze na ewidencję. Po zaakceptowaniu symbolu  wyświetlana jest nazwa środka oraz ilość sztuk na stanie

ilość sztuk  -  ilość , o którą  ma się zwiększyć / zmniejszyć  stan środka. W przypadku zwiększeń  jest to całkowita liczba dodatnia, w przypadku zmniejszeń - całkowita liczba ujemna. W przypadku gdy koryguje się tylko wartość środka  bez zmiany ilości należy wpisać 0

wartość  - podaje się łączną wartość przyjmowanych / zdejmowanych  sztuk. W przypadku zmniejszeń system wyświetla obok pola wartość  wartość zdejmowanych sztuk ( uśredniona cena  sztuki * liczba zdejmowanych sztuk) ale w polu wartość pozwala podać inną kwotę.  Jedynie w przypadku gdy zdejmowane są  wszystkie środki  system  przyjmuje  wyliczoną przez siebie wartość (nie ma znaczenia wartość wprowadzona przez użytkownika). Chcąc skorygować ilość środków bez zmiany wartości należy  wpisać 0.

 

W przypadku operacji DW podaje się:

symbol środka źródłowego (z:)   - pod klawiszem F2 dostępna jest lista środków przyjętych na ewidencję, pole musi być wypełnione. System nie pozwala podać symbolu środka nie wprowadzonego jeszcze na ewidencję. Po zaakceptowaniu symbolu  wyświetlana jest nazwa środka oraz ilość sztuk na stanie

ilość sztuk  -  ilość , o którą  ma się  zmniejszyć  stan środka źródłowego. Jest to całkowita liczba ujemna.

wartość  - pole niedostępne dla użytkownika. System wyświetla wyliczoną przez siebie łączną wartość zdejmowanych sztuk ( uśredniona cena  sztuki * liczba zdejmowanych sztuk)

symbol środka docelowego (na:) - pod klawiszem F2 dostępna jest lista środków przyjętych na ewidencję. Pole musi być wypełnione. Po zaakceptowaniu symbolu środka docelowego wyświetlony zostanie jego opis, osoba materialnie odpowiedzialna i wyróżnik

W przypadku gdy środek docelowy nie został jeszcze wprowadzony na ewidencję system umożliwi jego zaewidencjonowanie bez przerywania wprowadzania operacji DW. Pojawi się pytanie  czy dodać nowy środek. Odpowiedź Tak spowoduje pojawienie się ekranu  do wprowadzania  danych środka (patrz Wprowadzanie danych środka). Użytkownik podaje nazwę środka, osobę materialnie odpowiedzialną, miejsce użytkowania, wyróżnik i dodatkowy opis. Przycisk Dalej spowoduje zapisanie nowego środka do bazy środków niskocennych i powrót do okna  operacji DW ; przycisk Rezygnujesz - powrót do okna wprowadzania operacji DW bez zapisania nowego środka do bazy ( bez  skorygowania  symbolu  system nie pozwoli zaakceptować operacji).

Dostępne funkcje

Dalej - zapisanie operacji do bazy środków oraz powrót do menu głównego;

Zrezygnuj - zrezygnowanie z wprowadzonych zmian, powrót do menu głównego.

 

Zmiana osoby odpowiedzialnej

Funkcja umożliwia zmianę osoby odpowiedzialnej dla wskazanego przez użytkownika symbolu środka. Po jej uruchomieniu pojawi się ekran z następującymi danymi:

data ewidencji - informacja o  aktualnej dacie ewidencji, pole niedostępne dla użytkownika

 symbol środka -  pod klawiszem F2 dostępna jest lista środków przyjętych na ewidencję, pole musi być wypełnione. System nie pozwala podać symbolu środka nie wprowadzonego jeszcze na ewidencję.

nazwa środka - informacja o nazwie wybranego środka, pole niedostępne dla użytkownika

osoba odpowiedzialna przed korektą - informacja o osobie do tej pory odpowiedzialnej materialnie za środek, pole niedostępne dla użytkownika

nowa osoba odpowiedzialna - pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz osób materialnie odpowiedzialnych. Pole musi być wypełnione. W przypadku gdy podana zostanie osoba , która nie występuje na wykazie  osób system umożliwi jej dodanie do wykazu

 

Dostępne funkcje

Dalej - zmiana osoby zostanie zapisana do bazy środków oraz nastąpi powrót do menu głównego;
Zrezygnuj - zrezygnowanie z wprowadzonych zmian, powrót do menu głównego.

 

Zmiana miejsca użytkowania

Funkcja umożliwia zmianę miejsca użytkowania dla wskazanego przez użytkownika symbolu środka. Po jej uruchomieniu pojawi się ekran z następującymi danymi:

data ewidencji - informacja o  aktualnej dacie ewidencji, pole niedostępne dla użytkownika

 symbol środka -  pod klawiszem F2 dostępna jest lista środków przyjętych na ewidencję, pole musi być wypełnione. System nie pozwala podać symbolu środka nie wprowadzonego jeszcze na ewidencję.

nazwa środka - informacja o nazwie wybranego środka, pole niedostępne dla użytkownika

miejsce użytkowania przed korektą - informacja o dotychczasowym miejscu użytkowania środka, pole niedostępne dla użytkownika

nowe miejsce użytkowania - pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz miejsc użytkowania. Pole musi być wypełnione. W przypadku gdy podane zostanie miejsce , które nie występuje na wykazie  miejsc system umożliwi jego dodanie do wykazu

 

Dostępne funkcje

Dalej - zmiana miejsca zostanie zapisana do bazy środków oraz nastąpi powrót do menu głównego;
Zrezygnuj - zrezygnowanie z wprowadzonych zmian, powrót do menu głównego.

 

Zdjęcie z ewidencji

Zdjęcie z ewidencji odbywa się operacją LT. Jedną operacją można zdjąć z ewidencji tylko jeden środek.

 

Symbol środka - symbol środka likwidowanego daną operacją. Wykaz środków przyjętych do ewidencji dostępny jest pod klawiszem F2. Pole  musi być wypełnione. 

UWAGA: system nie dopuszcza do zlikwidowania środka , którego stan ilościowy jest większy od zera. Przed przystąpieniem do likwidacji należy wyzerować stan środka jedną z funkcji zmian ilościowo- wartościowych

 

Nazwa środka - informacja o nazwie likwidowanego środka, pole niedostępne dla użytkownika 

 

Uwagi - uwagi do zdjęcia z ewidencji, maksymalnie  25 znaków.

 

Dostępne funkcje

Dalej - zdjęcie z ewidencji wskazanego środka, zapisanie operacji LT do bazy oraz powrót do głównego menu

Zrezygnuj - powrót do głównego menu programu bez zapisania operacji likwidacji do bazy

Dziennik

Dziennik  jest chronologicznym wykazem operacji na środkach, przeprowadzonych w bieżącym roku obrotowym. Każda operacja jest jednoznacznie identyfikowane poprzez swój symbol i numer kolejny.

Po uruchomieniu funkcji wyświetla się ekran podzielony na dwie części:

1. informacyjną - wykaz wykonanych operacji. Zakres informacji o operacji oraz porządek ich wyświetlania są definiowalne przez użytkownika. Domyślnie wyświetlane są następujące dane:

symbol operacji

numer operacji - każdy rodzaj operacji posiada niezależną numerację

data ewidencji operacji

data wprowadzenia operacji

osoba wprowadzająca

opis operacji

2. funkcyjną - w części tej umieszczone są następujące funkcje:

Szybkiego wyszukania operacji

o określonym symbolu  i numerze  - należy podać symbol operacji ( pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz możliwych symboli) i jej numer

o określonej dacie ewidencji  - należy podać datę operacji - system wyszuka pierwszą o określonej dacie

Szukaj 

znajdź  - wyszukanie pierwszej operacji na  wykazie spełniającej podany warunek

znajdź następny - wyszukanie następnej operacji w wykazie, spełniającej warunek podany w  znajdź

ustaw filtr - wyświetlenie tylko tych operacji wykazu, które spełniają podany warunek

Drukuj - po uruchomieniu funkcji pojawi się dialog umożliwiający wskazanie zakresu operacji do drukowania. W polach od symbolu i do symbolu pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz możliwych symboli operacji ,  dla ich jednoznacznego określenia należy jeszcze podać numer kolejny w polach  numer. 

Dla ułatwienia wyboru właściwej operacji w polach numer pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz wprowadzonych operacji - można podświetlić wybraną operację i przepisać ją do dialogu ( przepisuje się zarówno symbol operacji jak i jej numer, nie ma potrzeby wcześniejszego wypełniania pola symbol operacji)

Po wciśnięciu Dalej  pojawi się ekran, pozwalający wybrać szablon wydruku. W zależności od swoich potrzeb użytkownik może zdefiniować wiele raportów. (sposób definiowania raportu opisano w podręczniku w rozdziale Kreator raportów ). Uruchomienie drukowania następuje po wciśnięciu przycisku Wydruk według przedziału. Po wykonaniu wydruku nastąpi powrót do ekranu z dziennikiem operacji

 Po wciśnięciu Zrezygnuj - powrót do ekranu z dziennikiem operacji

Obejrzyj - wyświetlone zostaną dane wprowadzone daną operacją. Sposób wyświetlenia zależy od rodzaju operacji

Operacje zmian ilościowo- wartościowych  zostaną wyświetlone w takiej postaci w jakiej zostały wprowadzone ( dane dotyczące operacji oraz wykaz środków i zmian jakich dokonano operacją)

Operacje OT i BO - dane wprowadzone nimi wyświetlone zostaną podobnie jak zmiany ilościowo - wartościowe ( dane dotyczące operacji oraz wykaz środków obejmujący  symbol, nazwę, ilość sztuk i ich łączną wartość)

Operacja LT - ekran zawiera  informacje o operacji oraz  numer środka, jego nazwę, datę i uwagi do  likwidacji

Zakończ - zakończenie przeglądania dziennika i powrót do menu głównego

 

Kartoteka środka

Wykaz środków wprowadzonych na ewidencję. Funkcja umożliwia dotarcie do wszystkich informacji związanych ze środkiem.

Po jej uruchomieniu pojawia się ekran który można podzielić na 3 części:

1. Funkcyjna - zawierająca zestaw funkcji umożliwiających obejrzenie danych związanych z wybranym środkiem, wyszukanie środka, sortowanie oraz filtrowanie środków;

2. Wykaz środków - użytkownik sam definiuje rodzaj i kolejność wyświetlanych informacji o środku;

3. Informacyjna - podstawowe informacje związane z bieżącym (podświetlonym) środkiem

 

Dostępne funkcje

Zakończ - zakończenie przeglądania kartotek, powrót do głównego menu

Zobacz - wszystkie dane dostępne dzięki funkcjom należącym do tej grupy są danymi bieżącego środka podświetlonego na liście środków wprowadzonych na ewidencję.

Dane początkowe - po uruchomieniu funkcji wyświetlony zostanie ekran identyczny jak przy wprowadzaniu ( patrz Wprowadzanie na ewidencję). Użytkownik może obejrzeć sposób wprowadzenia środka na ewidencję (operacją BO, OT lub DW). Wszystkie pola są niedostępne do modyfikacji

Stan środka - możliwość obejrzenia aktualnego stanu środka. Po uruchomieniu funkcji pokaże się ekran z podstawowymi danymi środka takimi jak : ilość i wartość narastająco, uśredniona cena jednostkowa, zmiana ilości i wartości wprowadzona ostatnią operacją na środku, symbol tej operacji oraz  daty jej wprowadzenia i ewidencji, identyfikator osoby wprowadzającej operację. Wszystkie wyświetlane dane są niedostępne do modyfikacji

Funkcja Zakończ  kończy oglądanie aktualnego stanu środka i powoduje powrót do wykazu środków wprowadzonych na ewidencję 

 

Historia środka - wyświetlenie listy wszystkich operacji na środku wprowadzonych w danym roku obrotowym. Operacje ustawione są w porządku chronologicznym. Każda linia wykazu odpowiada jednej operacji. Zawiera następujące informacje:

opis operacji - symbol operacji , jej numer i datę ewidencji
 ilość i łączna wartość narastająco z uwzględnieniem danych wprowadzonych operacją 

W dolnej części ekranu zgromadzone są funkcje i dodatkowe informacje o bieżącej (podświetlonej) operacji:

Zakończ - zakończenie oglądania historii środka i powrót do wykazu środków wprowadzonych na ewidencję

 

Stan środka - możliwość obejrzenia stanu środka na moment  wprowadzenia podświetlonej operacji. Ekran zawiera informacje o  ilości i łącznej wartości narastająco, uśrednionej cenie jednostkowej, zmianie ilości i wartości wprowadzonej podświetloną operacją, symbolu tej operacji oraz  datach  jej wprowadzenia i ewidencji, identyfikatorze osoby wprowadzającej operację. Wszystkie wyświetlane dane są niedostępne do modyfikacji
 
Opis operacji  - data wprowadzenia i osoba wprowadzająca oraz opis  podświetlonej operacji
Funkcje szybkiego wyszukania operacji

o określonym symbolu  i numerze  - należy podać symbol operacji ( pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz możliwych symboli) i jej numer
 o określonej dacie ewidencji  - należy podać datę operacji - system wyszuka pierwszą o określonej dacie

 

 

Znajdź - grupa funkcji pozwalająca na wyszukanie środka

 Środek - wyszukanie pierwszego środka z  wykazu spełniającego podany warunek
 Następny środek - wyszukanie następnego środka spełniającego warunek podany w funkcji Środek
 Środek o symbolu - wyszukanie środka o podanym symbolu
 Filtr - wyświetlenie tylko tych środków , które spełniają podany warunek

Drukuj

Wydruk pełnej kartoteki - wydruk kartoteki bieżącego (podświetlonego) środka uwzględniającej wszystkie operacje na środku  zaewidencjonowane do dnia sporządzania wydruku.

Kolejność wyświetlania- środki zostaną ustawione w kolejności alfanumerycznej . Należy  wybrać jeden ze sposobów sortowania ( wyboru dokonuje się poprzez podświetlenie wybranej opcji i potwierdzenie ENTER lub poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszki). Domyślnie zaznaczony jest Symbol.

Symbol - uporządkowanie środków według ich symboli

Osoba- uporządkowanie środków według osób materialnie odpowiedzialnych

Wyróżnik - uporządkowanie środków według wyróżnika
Miejsce - uporządkowanie środków według  miejsca użytkowania

 

Raporty

 Moduł środków niskocennych  umożliwia wykonanie szeregu wielowariantowych raportów ułatwiających wszechstronną analizę danych o środkach.

 

Ustawienia

Grupa funkcji pozwalająca na parametryzację modułu środków niskocennych

 

Zmiana daty ewidencji

Funkcja pozwala na zmianę daty ewidencji operacji na środkach niskocennych. Po jej uruchomieniu pojawia się dialog pozwalający na podanie nowej daty ewidencji w formacie RR.MM.DD. Domyślnie wyświetlana jest data ewidencji ostatnio wprowadzanej operacji. System nie pozwoli na podanie daty od niej wcześniejszej.

Potwierdzenie nowej daty klawiszem Enter powoduje zmianę daty ewidencji ( system domaga się potwierdzenia decyzji). Użycie funkcji Rezygnujesz - przywraca poprzednią datę ewidencji.

 

Lista osób odpowiedzialnych

Funkcja umożliwia wyświetlenie wykazu osób odpowiedzialnych oraz środków, za które odpowiadają. Pozwala również na dodanie nowej osoby, modyfikację danych już istniejącej oraz usunięcie osoby z listy.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran podzielony na dwie części:

- z lewej strony wyświetlany jest wykaz osób materialnie odpowiedzialnych. Pod wykazem prezentowane są dane bieżącej (podświetlonej) osoby: nazwisko, imię, dział, pokój, telefon.

- z prawej strony wyświetlana jest lista środków za które jest odpowiedzialna bieżąca (podświetlona) osoba. Pod listą widnieją dodatkowe informacje o środku: miejsce użytkowana, nazwa środka i data przyjęcia do ewidencji . Ustawiając się na symbolu środka i wciskając  Enter lub lewy przycisk myszy powodujemy przejście do kartoteki środka 

 

Dostępne funkcje:

Zakończ - opuszczenie listy osób odpowiedzialnych i powrót do głównego menu.

Operacje

Dodaj nową osobę - po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog  umożliwiający wprowadzenie danych nowej osoby: nazwisko, imię, dział w którym pracuje oraz numer pokoju i telefon. Dopisanie osoby do listy realizowane jest przyciskiem  Dodaj, rezygnacja z dopisania - przyciskiem  Zrezygnuj.

 

Zmień dane osoby - funkcja umożliwia zmianę wszystkich danych osoby za wyjątkiem pola nazwisko

 

Usuń osobę z rejestru - funkcja umożliwia usunięcie  z wykazu tylko tych osób, które nie są odpowiedzialne za żaden środek. 

Szukaj

Znajdź - wyszukanie osoby spełniającej podany warunek;

Znajdź następny - wyszukanie kolejnej osoby spełniającej warunek podany dla funkcji  Szukaj;

Ustaw filtr  - wyświetlenie tylko tych osób, które spełniają podany warunek

Inne

Zamiana osoby - funkcja pozwala przyporządkować wszystkie środki przypisane jednej osobie drugiej. Powinna być stosowana  tylko wtedy, gdy  ulega korekcie lub zmianie  nazwisko osoby odpowiedzialnej, natomiast sama osoba nie zmienia się. Funkcja zamienia dotychczasową osobę na nową we wszystkich operacjach na środkach w danym roku obrotowym. 

Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog pozwalający na podanie starego nazwiska osoby oraz nowego. W obu polach pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz osób odpowiedzialnych. Zamiana zostanie zrealizowana po wciśnięciu przycisku  Dalej, rezygnacja z zamiany i powrót do stanu poprzedniego - po użyciu przycisku  Zrezygnuj.

Uwaga 

funkcja nie nadaje się do wykorzystania wówczas, gdy chcemy aby moment przekazania środka był udokumentowany . Do tego celu służy operacja KOR_OSOBY dostępna w korektach  adnotacji księgowych.   

Sprawdzenie zgodności - funkcja ułatwiająca weryfikację listy osób odpowiedzialnych. Drukuje  wykaz osób, które nie są odpowiedzialne za żaden środek - można je usunąć z listy.

Wydrukuj rejestr  -  wydrukowanie listy osób odpowiedzialnych. Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog umożliwiający zawężenie raportu do podanego przedziału osób lub do osób spełniających zadany warunek. W funkcję został wbudowany kreator raportów. Użytkownik sam decyduje o zawartości raportu i kolejności prezentowanych danych. Sposób definiowania  raportu  opisano dokładniej  w  rozdziale  Kreator  raportów

Utworzone układy kolumn są przechowywane przez system. Aby wydrukować raport oparty o wybrany układ kolumn należy uruchomić funkcję Kolumny i wybrać z listy układów właściwy  szablon.
Dostępne funkcje:

Wydruk według przedziału - wydrukowanie raportu dla podanego przedziału osób i powrót do listy osób odpowiedzialnych;

Wydruk według warunku  - wydrukowanie raportu dla osób spełniających podany warunek i powrót do listy osób odpowiedzialnych;
Zrezygnuj - powrót do listy osób odpowiedzialnych bez wykonania wydruku

Lista miejsc użytkowania

Funkcja umożliwia wyświetlenie wykazu miejsc użytkowania oraz środków, które są w nich używane. Pozwala również na dodanie nowego miejsca, modyfikację danych już istniejącego oraz usunięcie miejsca z listy.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran podzielony na dwie części:

- z lewej strony wyświetlany jest wykaz miejsc użytkowania. Pod wykazem prezentowane są dane bieżącego (podświetlonego) miejsca: symbol i uwagi.

- z prawej strony wyświetlana jest lista środków używanych w bieżącym (podświetlonym) miejscu. Pod listą widnieją dodatkowe informacje o środku: osoba odpowiedzialna, nazwa środka i data przyjęcia do ewidencji .Ustawiając się na symbolu środka i wciskając  Enter lub lewy przycisk myszy powodujemy przejście do kartoteki środka 

 

Dostępne funkcje:

Zakończ - opuszczenie listy miejsc użytkowania i powrót do głównego menu.

Operacje

Dodaj nowe miejsce - po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog  umożliwiający wprowadzenie danych nowego miejsca: nazwę i uwagi. Dopisanie miejsca do listy realizowane jest przyciskiem  Dodaj, rezygnacja z dopisania - przyciskiem  Zrezygnuj.

 

Zmień opis miejsca - funkcja umożliwia zmianę uwag. Pola nazwa  nie można modyfikować

 

Usuń miejsce - funkcja umożliwia usunięcie  z wykazu tylko tych miejsc, w których nie jest użytkowany żaden środek. 

Szukaj

Znajdź - wyszukanie miejsca spełniającego podany warunek;

Znajdź następny - wyszukanie kolejnego miejsca spełniającego warunek podany dla funkcji  Szukaj;

Ustaw filtr  - wyświetlenie tylko tych miejsc, które spełniają podany warunek

Inne

Zamiana miejsca - funkcja pozwala przepisać wszystkie środki używane w danym  miejscu do innego miejsca. Powinna być stosowana  tylko wtedy gdy  ulega korekcie lub zmianie  nazwa miejsca, natomiast samo miejsce nie zmienia się. Funkcja zamienia dotychczasowe miejsce na nowe we wszystkich operacjach na środkach w danym roku obrotowym. 

Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog pozwalający na podanie starej nazwy miejsca oraz nowej. W obu polach pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz miejsc użytkowania. Zamiana zostanie zrealizowana po wciśnięciu przycisku  Dalej, rezygnacja z zamiany i powrót do stanu poprzedniego - po użyciu przycisku  Zrezygnuj.

 

Uwaga 

funkcja nie nadaje się do wykorzystania wówczas, gdy chcemy aby moment zmiany miejsca był udokumentowany . Do tego celu służy operacja KOR_MIEJSCA dostępna w korektach  adnotacji księgowych.   

Sprawdzenie zgodności - funkcja ułatwiająca weryfikację listy miejsc użytkowania. Drukuje  wykaz miejsc, w których nie jest użytkowany żaden środek - można je usunąć z listy.

Wydrukuj rejestr  -  wydrukowanie listy miejsc użytkowania. Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog umożliwiający zawężenie raportu do podanego przedziału miejsc lub do miejsc spełniających zadany warunek. W funkcję został wbudowany kreator raportów. Użytkownik sam decyduje o zawartości raportu i kolejności prezentowanych danych. Sposób definiowania  raportu  opisano dokładniej  w  rozdziale  Kreator  raportów

Utworzone układy kolumn są przechowywane przez system. Aby wydrukować raport oparty o wybrany układ kolumn należy uruchomić funkcję Kolumny i wybrać z listy układów właściwy  szablon.
Dostępne funkcje:

Wydruk według przedziału - wydrukowanie raportu dla podanego przedziału miejsc i powrót do listy miejsc użytkowania;

Wydruk według warunku  - wydrukowanie raportu dla miejsc spełniających podany warunek i powrót do listy miejsc użytkowania;
Zrezygnuj - powrót do listy miejsc użytkowania bez wykonania wydruku

Lista wyróżników

Funkcja umożliwia wyświetlenie wykazu wyróżników oraz środków, które są do nich przypisane. Pozwala również na dodanie nowego wyróżnika, modyfikację danych już istniejącego oraz usunięcie miejsca z listy. Wyróżnik służy do grupowania środków niskocennych  wg wybranego przez użytkownika kryterium ( przykładowo rodzaj asortymentu)

Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran podzielony na dwie części:

- z lewej strony wyświetlany jest wykaz wyróżników. Pod wykazem prezentowane są dane bieżącego (podświetlonego) wyróżnika: symbol, opis i normatyw.

- z prawej strony wyświetlana jest lista środków używanych w bieżącym (podświetlonym) miejscu. Pod listą widnieją dodatkowe informacje o środku: osoba odpowiedzialna,miejsce użytkowania, nazwa środka i data przyjęcia do ewidencji .Ustawiając się na symbolu środka i wciskając  Enter lub lewy przycisk myszy powodujemy przejście do kartoteki środka 

 

Dostępne funkcje:

Zakończ - opuszczenie listy miejsc użytkowania i powrót do głównego menu.

Operacje

Dodaj nowy wyróżnik - po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog  umożliwiający wprowadzenie danych nowego wyróżnika: symbol, opis

i normatyw. Normatyw jest to ustalona przez użytkownika optymalna ilość liczba sztuk dla danego wyróżnika. Pole może być niewypełnione. Dopisanie wyróżnika do listy realizowane jest przyciskiem  Dodaj, rezygnacja z dopisania - przyciskiem  Zrezygnuj.

 

Zmień dane wyróżnika - funkcja umożliwia zmianę opisu i normatywu. Symbolu wyróżnika nie można modyfikować

 

Usuń wyróżnik - funkcja umożliwia usunięcie  z wykazu tylko tych wyróżników, do których nie jest przypisany żaden środek. 

Szukaj

Znajdź - wyszukanie wyróżnika spełniającego podany warunek;

Znajdź następny - wyszukanie kolejnego wyróżnika spełniającego warunek podany dla funkcji  Szukaj;

Ustaw filtr  - wyświetlenie tylko tych wyróżników, które spełniają podany warunek

Inne

Zamiana miejsca - funkcja pozwala przepisać wszystkie środki używane w danym  miejscu do innego miejsca. Powinna być stosowana  tylko wtedy gdy  ulega korekcie lub zmianie  nazwa miejsca, natomiast samo miejsce nie zmienia się. Funkcja zamienia dotychczasowe miejsce na nowe we wszystkich operacjach na środkach w danym roku obrotowym. 

Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog pozwalający na podanie starej nazwy miejsca oraz nowej. W obu polach pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz miejsc użytkowania. Zamiana zostanie zrealizowana po wciśnięciu przycisku  Dalej, rezygnacja z zamiany i powrót do stanu poprzedniego - po użyciu przycisku  Zrezygnuj.

 

Uwaga 

funkcja nie nadaje się do wykorzystania wówczas, gdy chcemy aby moment zmiany miejsca był udokumentowany . Do tego celu służy operacja KOR_MIEJSCA dostępna w korektach  adnotacji księgowych.   

Sprawdzenie zgodności - funkcja ułatwiająca weryfikację listy miejsc użytkowania. Drukuje  wykaz miejsc, w których nie jest użytkowany żaden środek - można je usunąć z listy.

Wydrukuj rejestr  -  wydrukowanie listy miejsc użytkowania. Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog umożliwiający zawężenie raportu do podanego przedziału miejsc lub do miejsc spełniających zadany warunek. W funkcję został wbudowany kreator raportów. Użytkownik sam decyduje o zawartości raportu i kolejności prezentowanych danych. Sposób definiowania  raportu  opisano dokładniej  w  rozdziale  Kreator  raportów

Utworzone układy kolumn są przechowywane przez system. Aby wydrukować raport oparty o wybrany układ kolumn należy uruchomić funkcję Kolumny i wybrać z listy układów właściwy  szablon.
Dostępne funkcje:

Wydruk według przedziału - wydrukowanie raportu dla podanego przedziału miejsc i powrót do listy miejsc użytkowania;

Wydruk według warunku  - wydrukowanie raportu dla miejsc spełniających podany warunek i powrót do listy miejsc użytkowania;
Zrezygnuj - powrót do listy miejsc użytkowania bez wykonania wydruku

Inne funkcje

 

Bilans otwarcia

Ewidencja środków niskocennych jest prowadzona w ramach księgi rachunkowej. Funkcja automatyczne tworzy w bieżącej księdze bilans otwarcia środków trwałych na podstawie stanu środków na koniec poprzedniego roku obrotowego. W module środki są rejestrowane operacją BO. W trakcie przenoszenia danych pomijane są wszystkie te środki, które w poprzednim roku zostały zdjęte z ewidencji.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog pozwalający podać symbol księgi źródłowej ( księgi z poprzedniego roku obrotowego), z której dane o środkach będą przenoszone do bieżącej księgi.

Dostępne funkcje:

Dalej - wykonanie bilansu otwarcia dla środków niskocennych.

Zrezygnuj - rezygnacja z wykonania bilansu dla środków niskocennych, powrót do głównego menu

 

Inwentaryzacja

Zespół funkcji umożliwiających wydrukowanie arkuszy inwentaryzacyjnych, wprowadzenie różnic inwentarzowych i wydrukowanie  stanu inwentarzowego środków

 

Wydruki arkuszy

Wydruki arkuszy sporządzane są na wybrany dzień roku obrotowego.  Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog służący do wyboru wariantu wydruku. Użytkownik podaje:

symbol osoby  -  symbol osoby materialnie odpowiedzialnej, dla której ma być wydrukowany arkusz spisowy. Pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz osób. W przypadku gdy nie  zostanie podany - zostanie wydrukowany wykaz wszystkich środków będących na stanie
datę spisu - data w formacie RR.MM.DD. Na arkuszu ujęte zostaną środki wg stanu z dnia spisu. Domyślnie podpowiadana jest data ewidencji ustawiona funkcją Zmiana daty ewidencji

rodzaj arkusza - można wydrukować

zestawienie środków obejmujące środki zgodnie ze stanem zarejestrowanym w module

arkusz spisowy - jak wyżej, ale bez podanej ilości sztuk

Dostępne funkcje:

Dalej - wydrukowanie wybranego wariantu arkusza i powrót do głównego menu;

Zrezygnuj - rezygnacja z drukowania, powrót do głównego menu.

 

Wykaz różnic inwentarzowych

Funkcja pozwala na stworzenie wykazu niedoborów i nadwyżek na podstawie informacji z arkuszy spisowych.

Po uruchomieniu funkcji w górnej części ekranu pojawia się wykaz niedoborów i nadwyżek. Każda z linii odpowiada jednemu środkowi.

Wprowadzając niedobór lub nadwyżkę należy podać numer inwentarzowy środka, nazwę, ilość i wartość środka oraz osobę odpowiedzialną.

 W przypadku niedoboru można skorzystać z wykazu środków dostępnego pod klawiszem F2 na polu numer inwentarzowy środka. Po podaniu symbolu system przepisze z bazy danych nazwę środka i osobę materialnie odpowiedzialną. W przypadku nadwyżki  jako ilość i wartość wprowadza się liczby dodatnie, w przypadku niedoboru - jako liczby ujemne

Wprowadzone linie można modyfikować. Linię z wykazu usuwa się przy pomocy kombinacji klawiszy Ctrl i Page Down.

W dolnej części ekranu wyświetlane są dane bieżącego (podświetlonego) środka (miejsce użytkowania i osoba odpowiedzialna)

W polu spis na dzień - podaje się datę spisu w formacie RR.MM.DD. Data ta jest istotna dla późniejszego wydruku stanu inwentarzowego środków

Dostępne funkcje

Dalej - zapisanie wprowadzonych niedoborów i  nadwyżek oraz ewentualnych zmian, powrót do głównego menu

Zrezygnuj - powrót do głównego menu bez zapisania wprowadzonych zmian;

Szukaj środka - szybkie wyszukanie  w wykazie środka o podanym numerze inwentarzowym

Wydruk stanu inwentarzowego środków

Funkcja pozwala na wydrukowanie zestawienia ze spisu z natury uwzględniającego niedobory i nadwyżki. Po jej uruchomieniu pojawia się dialog pozwalający podać:

Wydruk dla osoby - symbol osoby materialnie odpowiedzialnej, dla której ma być wydrukowany arkusz spisowy. Pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz osób. W przypadku gdy nie  zostanie podany - zostanie wydrukowany wykaz wszystkich środków

Stan na dzień -  należy podać datę w formacie RR.MM.DD. Data ta musi byc identyczna z datą spisu podaną przy uzupełnianiu różnic inwentarzowych
Drukować - wybór wariantu wydruku:

Zestawienie wszystkich środków - zestawienie obejmuje zarówno środki, których stany ewidencyjny i wynikający ze spisu  są różne jak i  środki których stany ewidencyjny i wynikający ze spisu są identyczne.

Zestawienie różnic - zestawienie tylko tych środków których stany: wynikający ze spisu i wynikający z ewidencji, są różne.

Uwaga

W przypadku gdy nie wystąpiły żadne różnice między stanem ewidencyjnym  a stanem  wynikającym ze spisu wydruk możliwy jest  tylko dla niewypełnionej  pozycji stan na dzień

Dostępne funkcje

Dalej - przejście do kolejnego etapu wydruku;

Zrezygnuj - rezygnacja z drukowania, powrót do głównego menu.

Administrator

Odtwarzanie listy wyróżników

Funkcję stosuje się w przypadku gdy wskazane jest przypisanie wszystkim środkom, dla których nie podano wyróżnika jednego wyróżnika ZZZZ  - wyróżnik domyślny.

 

Eksport danych

Funkcja generuje dokument tekstowy zawierający wszystkie informacje wprowadzone do bazy danych eksportowanymi operacjami. Eksport operacji nie powoduje usunięcia operacji z bazy środków niskocennych. Aby usunąć operacje z bazy środków należy skorzystać z funkcji Usunięcie ostatnich operacji.

Eksport operacji odbywa się w dwóch etapach:

Etap 1. Wskazanie zakresu operacji do eksportu -  po uruchomieniu funkcji pojawia się  stosowny dialog

 W polach od symbolu i do symbolu pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz możliwych symboli operacji ,  dla ich jednoznacznego określenia należy jeszcze podać numer kolejny operacji w polach  numer. 

Dla ułatwienia wyboru właściwej operacji w polach numer pod klawiszem F2 dostępny jest wykaz wprowadzonych operacji (dziennik operacji) - można podświetlić wybraną operację i przepisać ją do dialogu ( przepisuje się zarówno symbol operacji jak i jej numer, nie ma potrzeby wcześniejszego wypełniania pola symbol operacji)

Po wciśnięciu Dalej nastąpi przejście do kolejnego etapu eksportu, po wciśnięciu Zrezygnuj - rezygnacja z eksportu i powrót do głównego menu programu.

Etap 2. Wskazanie pliku w którym mają się zapisać eksportowane operacje - pojawia się dialog, w którym należy podać:

plik- nazwa pliku, do którego będą eksportowane dane. Można podać nową nazwę -  wówczas system utworzy nowy plik o podanej nazwie. Można również powołać się na już istniejącą, wybraną z wykazu plików widocznego po lewej stronie, - wówczas dotychczasowa zawartość pliku zostanie zastąpiona eksportowanymi danymi . Potwierdzenie nazwy w polu plik klawiszem Enter lub lewym przyciskiem myszy spowoduje wykonanie eksportu.

katalog - nazwa katalogu, w którym zostanie umieszczony plik z eksportem. Domyślnie podpowiada się katalog roboczy zlokalizowany na ścieżce perseus.dat/fk/

obejrzenie pliku - obejrzenie bieżącego pliku (podświetlonego na wykazie)

zrezygnuj - rezygnacja z eksportu, powrót do głównego menu programu.

 

Wczytanie danych

Funkcja umożliwia wczytanie operacji z pliku tekstowego i dopisanie ich do bazy środków. Wczytane operacje dopisywane są jako kolejne operacje w roku obrotowym. System uniemożliwia wczytanie operacji  o nieprawidłowej strukturze lub dublujących już istniejące operacje (zwłaszcza BO i OT) itp.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog pozwalający wskazać plik, z którego dane będą odczytywane. Ekran podzielony jest na dwie części.:

wykaz plików z eksportowanymi danymi - wykaz plików dostępnych w katalogu wskazanym w polu katalog. Domyślnie jest to katalog roboczy

funkcje - funkcje pozwalające wybrać plik, z którego będą wczytywane dane:

 plik - nazwa pliku , z którego będą wczytane dane. Można wpisać ją ręcznie lub przepisać z wykazu plików ( ustawić się na wybranym pliku wykazu i wcisnąć klawisz Enter). Rozpoczęcie eksportu nastąpi po potwierdzeniu nazwy pliku w polu plik Enterem lub lewym przyciskiem myszy. system poprosi o potwierdzenie  decyzji. Odpowiedź Tak - spowoduje wczytanie zawartości pliku i dopisanie operacji do bazy danych. Odpowiedź Nie oznacza rezygnację z wczytania danych i powrót do głównego menu programu.

katalog - nazwa katalogu, z którego pliki wyświetlane są  na wykazie plików. Domyślnie podpowiada się katalog roboczy zlokalizowany na ścieżce perseus.dat/fk/roboczy

obejrzenie pliku - obejrzenie bieżącego pliku (podświetlonego na wykazie)

zrezygnuj - rezygnacja z wczytania danych, powrót do głównego menu programu.

Usunięcie ostatnich operacji

Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran podzielony na dwie części:

1. Wykaz operacji  - operacje  z dziennika operacji wyświetlane są w porządku chronologicznym. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania rodzaju i kolejności prezentowanych informacji o operacji.

2. Funkcje

Znajdź - wyszukanie pierwszej operacji spełniającej podany warunek

Znajdź następny - wyszukanie kolejnej operacji spełniającej warunek podany w funkcji Znajdź

Ustaw filtr - wyświetlenie tylko tych operacji, które spełniają podany warunek

Obejrzyj - obejrzenie bieżącej (podświetlonej) operacji (patrz Dziennik operacji -> Obejrzyj)

Wybierz - funkcja uruchamiająca mechanizm usuwania operacji. Operacje są usuwane począwszy od bieżącej (podświetlonej) do ostatnio wprowadzonej na ewidencję (obowiązuje porządek chronologiczny). Po uruchomieniu funkcji system prosi o potwierdzenie decyzji. Odpowiedź Tak rozpoczyna usuwanie operacji z bazy. Odpowiedź Nie powoduje rezygnację z usuwania i powrót do głównego menu programu.

Zrezygnuj - rezygnacja z usuwania i powrót do głównego menu programu.

Drukuj - wydrukowanie wskazanego zakresu operacji ( patrz Dziennik operacji -> Drukuj)