Data modyfikacji:05.12.2013

Przejdź na stronę główną

 

Tytuł pomocy: Korespondencja seryjna

Spis treści:

Zastosowanie

Moduł przeznaczony jest do przygotowywania korespondencji seryjnej adresowanej do obecnych i  potencjalnych kontrahentów.

Dostępny jest w grupie funkcji Moduły

Przygotowanie korespondencji seryjnej

Proces przygotowania korespondencji seryjnej można podzielić na trzy etapy: zdefiniowanie książki adresowej, zdefiniowanie wzorów pism oraz  wygenerowanie pism wg wybranego wzoru adresowanych do wybranych firm (osób).

Książka adresowa

    Książkę adresową można tworzyć na podstawie danych zawartych w rejestrze kontrahentów i w wykazie uzupełniającym.

Rejestr kontrahentów i wykaz uzupełniający są dostępne dla wszystkich użytkowników danej księgi. Natomiast definiowana książka adresowa jest przypisana indywidualnie do użytkownika. Dzięki temu korzystający z korespondencji seryjnej mogą tworzyć własne bazy adresowe bez obawy zakłócenia pracy innemu użytkownikowi systemu.

W książce adresowej przechowywane są następujące informacje: symbol kontrahenta, nazwa firmy, adres, telefony, fax i adres e-mail. Użytkownik ma możliwość zadecydowania o tym, jakie  informacje o adresacie i w jakiej kolejności będą wyświetlane na ekranie. W dolnej części ekranu (poniżej listy adresatów) wyświetlane są pełne informacje o bieżącym (podświetlonym) adresacie.

Dostępne funkcje

    Operacje

      dopisz z rejestru kontrahentów    -

automatyczne dopisanie  adresatów  wybranych z rejestru kontrahentów. Użytkownik dokonuje wyboru poprzez zaznaczenie opcji symbole i podanie zakresu symboli kontrahentów (symbole dostępne pod F2) lub poprzez zaznaczenie opcji 'wg warunku' i podanie warunku

      dopisz z rejestru uzupełniającego -

automatyczne dopisanie  adresatów  wybranych z rejestru uzupełniającego. Sposób wyboru tak  jak opisany wyżej. Dopisywanie adresatów do rejestru uzupełniającego możliwe jest z opcji Przeglądanie/ Rejestr uzupełniający.

      zaznaczanie i odznaczanie  -

funkcje te umożliwiają użytkownikowi zadecydowanie, dla których adresatów mają być wygenerowane pisma. Wyboru adresatów można dokonać również w trakcie generowania pism. Zaznaczenie adresata jest równoważne z uwzględnieniem jego danych w trakcie generowania korespondencji seryjnej

zaznacz wszystko - zaznaczone zostaną wszystkie pozycje książki adresowej;

zaznacz wg warunku - zaznaczeni zostaną tylko wybrani adresaci. Sposób wyboru identyczny jak przy dopisywaniu do książki adresowej;

odznacz wszystko - Usunięcie zaznaczenia dla wszystkich pozycji książki adresowej;

odznacz wg warunku - zaznaczenie zostanie usunięte tylko wybranym adresatom. Sposób wyboru identyczny jak przy dopisywaniu do książki adresowej

      usuwanie -

funkcje umożliwiają usunięcie adresatów z książki adresowej (pozostaną nadal w rejestrze kontrahentów i w rejestrze uzupełniającym)

usuń bieżącego - usunięty zostanie bieżący (podświetlony) adresat;

usuń wszystko - usunięte zostaną wszystkie pozycje książki adresowej;

usuń wg warunku - usunięci zostaną tylko wybrani adresaci. Sposób  wyboru identyczny jak przy dopisywaniu do książki adresowej

    Przeglądanie

      rejestr kontrahentów - możliwość obejrzenia rejestru kontrahentów

      rejestr uzupełniający  -

Dodatkowa baza zawierająca informacje o potencjalnych kontrahentach. Zawartość rejestru jest dostępna dla wszystkich użytkowników danej księgi. Istnieje możliwość dodania nowego adresata, zmiany danych już istniejącego, usunięcia adresata z rejestru. Symbole adresatów są poprzedzane znakiem "!" dla odróżnienia od kontrahentów z rejestru kontrahentów. Dodatkowo istnieją możliwości wyszukania adresata wg warunku, wyświetlania  adresatów spełniających podany warunek i wydrukowania zawartości rejestru.

     Drukuj - Drukowanie książki adresowej. Użytkownik sam decyduje o drukowanych informacjach i ich kolejności

    Zakończ - opuszczenie książki adresowej, powrót do menu głównego

Wzory dokumentów

Po uruchomieniu funkcji wyświetlana jest lista zdefiniowanych wzorów pism.
Dostępne opcje:

Operacje
    dodaj - funkcja służy do definiowania wzoru pisma.  Sposób definiowania pisma - patrz Dodanie pisma
    zmień - funkcja służy do zmiany treści pisma

Znajdź - grupa funkcji pozwalająca na wyszukanie pisma wg podanego warunku(pismo, następne pismo) lub wyświetlenie listy pism spełniających podany warunek (filtr)
Zakończ - opuszczenie wykazu wzorów dokumentów, powrót do menu głównego
 

Definiowanie pisma

W trakcie definiowania pisma podajemy następujące informacje:
    informacje identyfikujące pismo:
        numer pisma - nadawany przez program, niedostępny dla użytkownika
        wyróżnik - identyfikator pisma
        opis dokumentu - dokładniejsza informacja o zawartości pisma

    informacje nagłówka pisma - niedostępne dla użytkownika, w trakcie generowania pisma seryjnego system będzie pobierał nazwę firmy ( imię i nazwisko osoby) oraz adres adresata

    zawartość pisma
        tytuł  - tekst, na wydruku zostanie wyśrodkowany
        treść pisma - po naciśnięciu przycisku przywołany zostanie prosty edytor (notepad), który umożliwi zredagowanie dowolnego pisma
        podpis - 3 linie, na wydruku zostanie dosunięty do prawego marginesu

Dostępne są następujące opcje
    zapisz - dopisanie pisma do listy pism, powrót do wykazu pism
    zrezygnuj - powrót do wykazu pism bez zapisywania pisma
 

Drukowanie dokumentów

Ostatni etap tworzenia korespondencji seryjnej.
Użytkownik podaje następujące informacje:
    data dokumentu
    wzór dokumentu - pod F2 dostępna jest lista wzorów. Grupa funkcji Znajdź umożliwia szybkie dotarcie do szukanego wzoru
(wyszukanie wzoru pisma spełniającego warunek, wyświetlenie wzorów pism spełniających zadany warunek) a funkcja Wydruk wzoru - próbny wydruk pisma
    początkowa liczba dziennika -  tworzona jest na podstawie prefixu (znaki poprzedzające numer porządkowy pisma), numeru porządkowego i  sufixu (znaki po numerze porządkowym pisma). W polu numer podajemy numer porządkowy pierwszego pisma w danej serii. Tekst podany w polach sufix i prefix jest podpowiadany przy kolejnym wejściu do drukowania dokumentów, może być zmieniony.
    lista adresatów - po uruchomieniu przycisku pojawia się książka adresowa, dostępne są funkcje zaznaczania i odznaczania adresatów
    dane nadawcy - użytkownik może wybrać jedną z opcji :
        drukować - dane są pobierane z danych o firmie (Obsługa, Administrator, Ustawienia, Dane o firmie), logo i  tło dokumentu  z ustawień szaty graficznej raportu ( Obsługa, Administrator, Ustawienia, Ustawienia globalne). Zawsze drukują się: nazwa i adres firmy oraz numer KRS, opcjonalnie: numery telefonów, adres e-mail, konta bankowe, NIP, REGON, skład zarządu i kapitał akcyjny. Opcję należy zaznaczyć gdy pismo nie jest drukowane na papierze firmowym.
        nie drukować - ustawienie polecane gdy pismo drukowane jest na papierze firmowym.

 Dostępne opcje:
    drukuj -  generowanie serii pism (format html), po wykonaniu wydruku program powraca do dialogu pozwalając drukować następną serię pism
    zrezygnuj - opuszczenie funkcji Drukowanie dokumentów, powrót do menu głównego