PERSEUS

 

Data modyfikacji: 10.10.2015
 

Tytuł pomocy: Wspólnoty

Spis treści:

Instalacja i konfiguracja programu

Wymagania sprzętowe
Program może pracować na platformach:
- Windows 
- Linux
Program może pracować  zarówno w wersji jednostanowiskowej jak i w sieci.
Instalacja programu (wersja dla Windows)
1. Z płyty instalacyjnej CD uruchomić program all_setup.exe. Instalator poprowadzi użytkownika podczas instalacji. 
2. Najpierw nastapi instalacja programu perseusWM. Domyślnym katalogiem do instalacji programu jest katalog C:\Program Files\Perseus, a katalogiem z danymi jest C:\Perseus.dat. Podczas instalacji domyślne katalogi można zmienić, ale nie jest to zalecane. 
3. Następnie instalator instaluje interpreter Python 2.5 niezbędny do prawidłowego działania programu.
4. Program instalacyjny utworzy grupę programów oraz skrót do wywołania programu Perseus Wspólnoty na pulpicie.
Po instalacji program jest gotowy do pracy. Możemy go uruchomić wybierając ikonkę "PerseusWM" na pulpicie, bądź z Menu Start: (Start/Programy/Perseus/Perseus)
Rozpoczęcie pracy z programem
Po uruchomieniu programu pojawia się okno programu zawierające bieżącą datę oraz pola Osoba, Hasło. Przy pierwszym wejściu należy podać osobę Perseus, hasło perseus (wielkość liter bez znaczenia). Po zaakceptowaniu hasła na ekranie pojawi się menu główne programu. 
Znajdujemy sie w księdze z danymi demonstracyjnymi.
Jeżeli będziemy korzystać z wydruków w formacie html (na przeglądarkę internetową), przed rozpoczęciem pracy należy podać katalog, w którym jest zainstalowana przeglądarka internetowa (np. Netscape, Inetrnet Explorer). Przeglądarke internetową używamy również do przeglądania pliku z podręcznikiem do programu. W tym celu należy uruchomić funkcję: Obsługa->Administrator FK->Ustawienia->Ustawienia globalne->Przeglądarka. Pojawia się okienko, w którym wypełniamy pole Ustawienia dla podręcznika i opisów. Miejsce programu. Należy wskazać katalog, w którym znajduje się na komputerze przeglądarka. Naciskając klawisz F2 uzyskamy podpowiedź z typowymi miejscami instalacji przeglądarek internetowych.
Można również ustawić rozmiar czcionki ekranu programu PerseusWM, aby łatwiej było odczytywać dane. W tym celu należy uruchomić funkcję: Obsługa->Administrator FK->Ustawienia->Ustawienia globalne->Zmiana ekranu. Pojawia się okienko, w którym wypełniamy pole Liczba linii na ekranie oraz Ustaw czcionkę. Dla rozdzielczości 1024x768 pikseli proponuję ustawić liczbę linii na ekranie 42 oraz czcionkę Lucida Console rozmiar 12.
Jeżeli posługujemy się wersją DEMO, to mamy od razu założoną księgę o nazwie 2015 . Zawiera ona przykładowe dane związane z zasobami wspólnoty oraz przykładowe księgowania. Posługując się ksiegą 2015  możemy bezpiecznie zapoznać się ze sposobem działania programu. 
Zmiana księgi roboczej odbywa się za pomocą funkcji  Obsługa->Księgi rachunkowe. Aby rozpocząć pracę w programie z własnymi danymi należy założyć docelową ksiegę rachunkową, która będzie zawierała zarówno dane dotyczące Wspólnot (budynki, lokale, właściciele, opłaty itp.) jak i dane typowo księgowe (plan kont, rozrachunki z właścicielami itp.), na przykład zakładamy księgę WSP2015 dla wspólnoty na rok 2015. W następnym roku załozymy księgę WSP2016.
 
 Ogólna koncepcja programu  Perseus Wspólnoty

Program Perseus WM służy do kompleksowej obsługi wspólnot mieszkaniowych. Umożliwia gromadzenie danych o zasobach mieszkaniowych wspólnoty oraz  informacji niezbędnych do naliczenia opłat właścicielom i wykonania rozliczeń mediów. Z drugiej strony ma możliwość rejestrowania kosztów związanych zarówno z zarządzaniem nieruchomością wspólną jak i kosztów usług komunalnych na rzecz właścicieli w rozbiciu na poszczególne lokale. Część księgowa umożliwia prowadzenie rozrachunków zarówno z  właścicielami jak i dostawcami, monitorowanie stanu rozliczeń, generowanie wezwań do zapłaty, naliczanie odsetek, a ponadto prowadzenie pełnej księgowości.
Podstawową bazą danych do pracy z programem Perseus Wspólnoty jest baza danych zasobów mieszkaniowych wspólnoty. Wspólnota może składać sie z jedengo lub wielu budynków.W budynkach definiujemy lokale. Każdy lokal musi mieć przypisanego właściciela. Właściciel jest jednocześnie "kontrahentem" z którym prowadzimy rozrachunki (najczęściej z tytułu wpłat na fundusz remontowy oraz wpłat zaliczek na pokrycie kosztów ekspolatacji). 
Każda wspólnota posiada swój sposób dokonywania rozliczeń z właścielami zgodny z uchawałmi podjętymi przez wspólnotę. Program Perseus Wspólnoty  posiada możliwość uniwersalnego definowania sposobu rozliczeń z właścicielami. Co miesiąc dla każdego właściciela wystawiamy dokument obciążeniowy (notę, fakturę lub rachunek). Pozycje na dokumencie obciążeniowym nazywamy opłatami. Wartość każdej opłaty dla właściciela jest wyliczana na podstawie zmiennych danych. Takimi zmiennymi danymi mogą być np.: zużycie wody odczytane z liczników,  udział w nieruchomśoci wspólnej, powierzchnia zajmowanego lokalu, ilość osób zameldowanych w lokalu itp. 
Program nie określa z góry listy możliwych danych zmiennych. Poprzez mechanizm definiowania liczników, parametrów, cenników i formuł obliczeniowych użytkownik dowolnie tworzy wzory do wyliczenia wartości opłaty dla każdego lokalu. 
Jeżeli na przykład obciążamy właściciela za wywóz śmieci w zależności od ilości osób zameldowanych w lokalu, to nasz wzór na wyliczenie wartości miesięcznej zaliczki na pokrycie kosztów wywozu śmieci będzie wyglądać następująco: cena_śmieci_na_osobę * ilość_osób _zamledowanych_w_lokalu. 
Naliczenie wykonujemy raz na miesiąc dla wszystkich lokali. Dane z naliczenia przenosimy (automatem) do mudułu F/K. Informacje przenoszą się zarówno na konta związane z właścicielami - w celu prowadzenia rozrachunków, jak i na konta klasyfikacji pomocniczej związane z lokalami i rodzajami opłat. 
Program umożliwia również rejestrację kosztów. Po zarejestrowaniu w programie dokumentu od dostawcy (np.z Miejskiego Przedsiebiorstwa Wodociagowego) mamy możliwość rozpisania kosztu na poszczególne lokale i rodzaje kosztów (operacja analogiczna do naliczania opłat, tylko inne strony konta). Rozpisanie ksztów odbywa się na podstawie zdefiniowanych wcześniej formuł obliczeniowych (w/g ogólnych zasad jak dla opłat). Dane z rozpisania kosztów przenosimy (automatem) do modułu F/K. Informacje przenoszą się zarówno na konta związane z dostawcą jak i na konta klasyfikacji pomocniczej związane z lokalami i rodzajami opłat (kosztów).
Dzięki temu w każdej chwili możemy z programu odczytać nie tylko stan rozliczeń z właścicielem (zadłużenie bądź nadpłatę), ale również możemy poznać rzeczywiste koszty związane z danym lokalem czy budynkiem. Tak gromadzone dane pomogą nam również w zdefiniowanu i rozliczeniu rocznego planu gospodarczego wspólnoty.

Ponadto program Perseus Wspólnoty posiada wbudowamy moduł F/K ze wszystkimi funkcjami umożliwiającymi prowadzenie pełnej ksiegowości, monitorowaniem stanu należności i zobowiązań, możliwością generowania zestawień i kartotek kont, drukowania wezwań do zapłaty i sald na kontach właścicieli, raportów i deklaracji VAT, wystawiania faktur itp.


Zasady pracy z programem

I. Rozpoczęcie pracy
1. Założyć księgę. Dla każdej wspólnoty zakładamy jedną księgę obejmującą jeden rok obrachunkowy.
2. Zdefiniować parametry modułu wspólnot ( menu: Obsługa->Administrtor Wspólnoty->Parametry modułu). Przy pierwszym wejściu proponujemy uruchomić funkcję Ustaw parametry domyślne.
3. Wprowadzić kontrahentów do FK. Wprowadzamy przede wszystkim właścicieli. Innych kontrahentów (np. dostawców) zakładamy podczas bieżącej pracy z programem. Dobrze jest rozróżnić symbole kontrahentów-właścicieli od symboli pozostałych kontrahentów. Np. można przyjąć zasadę tworzenia symbolu właściciela: litera "W" + symbol budynku + numer zajmowanego lokalu: np. WA01 - właściciel lokalu 01 w budynku A. Można również przyjąć jako symbole właścicieli nazwiska poprzedzone wyróżnionym symbolem - np "_" lub "x" - np. "xZielińska", "_Niedojrzały". Pamietać trzeba, że wszyscy właściciele lokali muszą mieć ustawiony typ kontrahenta Właściciel.
4. Wprowadzić plan kont. Konta rozrachunków z właścicielami muszą posiadać cechę R - konto rozrachunkowe. Przypisujemy im zdefiniowane wcześniej symbole kontrahentów (właścicieli).  Konta kosztowe muszą posiadac cechę L - konto do klasyfikacji.
5. Wprowadzić plan kont klasyfikacji pomocniczej. Zalecana konstrukcja symbolu konta klasyfikacji pomoczniczej: symbol budynku+symbol lokalu+symbol opłaty (kosztu). Np. A01SMIECI - oznacza opłatę (koszt) za wywóz śmieci w lokalu 01 w budynku A. Konta dla budynków oraz lokali powiny być kontami zbiorczymi, na których nie księguje się danych. Księgowanie odbywa się na najniższym poziomie - czyli na poziomie rodzajów opłat (kosztów). Na etapie początkowym pracy z programem konieczne jest wprowadzenie kont klasyfikcji dla budynków i lokali. Konta dla rodzajów opłat założą się same podczas tworzenia  pierwszy raz polecenia księgowania dla naliczeń. Przykładowy plan kont klasyfikacji pomocniczej możemy obejrzeć w danych demo w księdze  2007.
6. Wprowadzić definicje rejestrów (menu: Definicje)
a. jednostki miary
b. symbole w cenniku (pozycje cennika). Tutaj definiujemy  pozycje, które mogą wystąpić w cenniku. Ceny poszczególnym pozycjom cennika przypisujemy w menu Definicje->Cenniki.
c. definicje liczników - podajemy tylko symbol i opis licznika, odczyty poszczególnych liczników wprowadzamy dla poszczególnych lokali lub budynków (menu: Zasoby->Budynki->Liczniki lub Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki)
d. definicje parametrów - podajemy tylko symbol i opis parametru, wartości poszczególnych parametrów wprowadzamy dla lokali lub budynków (menu: Zasoby->Budynki->Parametry lub Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry)
e. definicje formuł obliczeniowych 
f. definicje rodzajów kosztów/opłat
g. definicje opłat
h. definicje kosztów 
i. definicje stałych dla kosztów i opłat
j. definicje rozliczeń mediów - do rozliczeń odczytów liczników wody, ciepła.
k. definicje sprawozdań rocznych (rozliczenie planu gospodarczego wspólnoty)
l. definicje bilansu i rachunku wyników wspólnoty.
m. definicje wzorów wydruków i wzorów przelewów.
Uwaga: na wstępnym etapie pracy z modułem wspólnot definiowanie wyglądu sprawozdań finansowych, bilansu i rachunku wyników wspólnoty nie jest niezbędne. Podobnie, jeśli nie posługujemy się odczytami liczników w celu rozliczenia mediów, definiowanie rozliczeń mediów jest zbędne.
7. Dodać cenniki i przypisać ceny poszczególnym pozycjom cennika (Definicje->Cenniki).
8. Wprowadzić wzorcowy budynek i lokale wzorcowe. Wzorcowe lokale będą służyły jako "matryca" do zakładania nowych lokali.
a. przypisać lokalom wzorcowym parametry, opłaty, liczniki.
Uwaga: korzytsanie z wzorcowego lokalu nie jest niezbędne.
9. Dodać nowe budynki (menu: Zasoby->Budynki->Operacje->Dodaj). W polu Klasyfikacja podajemy symbol uprzednio założonego konta klasyfikacji.
10. Dodawać  wg wzorca (lub bez wzorca)  lokale w budynkach (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje->Dodaj, Dodaj w/g wzorca, )
a. po wpisaniu danych podstawowych lokalu otworzy się następne okno z pytaniem o symbol lokalu-wzorca. Po podaniu symbolu lokalu-wzorca do nowo dodanego lokalu przepiszą się liczniki, parametry i opłaty z lokalu-wzorca
b. przypisać dodanym parametrom i licznikom odpowiednie wartości dla każdego lokalu (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki, Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry).
c. dodać właściciela do budynku (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Właściciel->Dodaj) - podajemy symbol właściciela. Musi to być symbol wcześniej założonego kotrahenta (podpowiedź z rejestru kontrahentów po naciśnięciu klawisza F2)
d. można dodać lokal nie stosując wzorca - wtedy po dodaniu lokalu trzeba dodać opłaty, liczniki i parametry i przypisać im odpowiednie wartości.
11. Wykonać naliczenie opłat dla wybranego miesiąca i sprawdzić czy wyliczone wartości są prawidłowe (menu: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty).
12. Wykonać polecenie ksiegowania dla  naliczenia (menu: Dokumentyy->Opłaty->Polecenie księgowania). Powstanie dokument oczekujący na zaksięgowanie (Dokumenty->Dokumenty oczekujące).  Po zaksięgowaniu dane dotyczące naliczeń pojawią się na kontach ksiegowych (na koncie sprzedaży i na koncie rozrachunków z właścicielami mieszkań).
13. Zarejestrować fakturę kosztową (menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja). Po wprowadzeniu danych dotyczących faktury należy  uruchomić funkcję Opisz koszt, która umożliwia rozpisanie kosztów na poszczególne lokale według formuły obliczeniowej podanej w definicji kosztu.
14. Wykonać polecenie ksiegowania dla zaksięgowania kosztów (menu: Dokumenty->Koszty->Zobacz koszty->Dekret->Zrób). Powstanie dokument oczekujący na zaksięgowanie (Dokumenty->Dokumenty oczekujące). Po zaksięgowaniu dane dotyczące kosztów pojawią się na kontach ksiegowych (na koncie kosztów i na koncie rozrachunków z dostawcą).

II. Bieżąca praca z modułem
1. Co miesiąc naliczanie opłat właścicielom (naliczenie + polecenie księgowania + zaksiegowanie powstałego dokumnetu oczekującego)
2. Ewentualna zmiana cen w cennikach i wysłanie powiadomienia do właścicieli o zmianie cen i aktualnym naliczeniu (menu: Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Korespondencja seryjna->Naliczenia opłat).
3. Bieżąca rejestracja wpłat od właścicieli (wyciągi bankowe) - w części F/K (menu: Dokumenty->Wprowadzanie).
4. Bieżąca rejestracja faktur kosztowych i rozpisywanie kosztów na poszczególne lokale (menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja).
5. Monitorowanie stanu rozrachunków, ewentualne wysyłanie wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald (menu: Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Korespondencja seryjna->Potwierdzenia sald, Wezwanie do zapłaty, Informacja o nadpłacie).
 

 Opis funkcji

ZASOBY
Budynki
Funkcja służy do wprowadzania podstawawych danych definiujących struktury budynków oraz lokali wystepujacych we wspólnocie. Jest to podstawowa funkcja w programie wspólnotowym. Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Budynki.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych budynków.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Znajdź:
        - właściciela
        - budynek

        - następny budynek
        - filtr
- Lokale
- Parametry
- Liczniki
- Widok
- Drukuj:
        - Budynki
        - Z parametrami
        - Z licznikami
        - Odczyty liczników.
        - Listy
            - Obecności
            - Potwierdzeń
            - Głosowania
- Odczyty:
        - Wprowadź odczyty liczników
        - Pokaż odczyty liczników
- Wprowadź:
        - Wprowadź parametry lokali
        - Pokaż parametry lokali
        - Zmień nazwy lokali
        - Przypisz rodzaj dokumentu
- Bank:
        - Kody dla budynków
        - Kody dla lokali
        - Utwórz konta
        - Drukuj konta
        - Odczytaj konta
   

Okienko z danymi budynków
Kolumny:
W okienku wyświetlają się dane dotyczące budynków. Nad listą budynków wyświetlana jest linia nagłówkowa w kolorze żółtym. Linia ta zawiera nazwy poszczególnych kolumn wyświetlanych na ekranie. Dla każdego budynku wyświetlają się kolumny: symbol budynku, nazwa budynku i adres budynku. Jeśli chcemy zmienić zakres wyświetlanych danych należy kliknąć lewym klawiszem myszki w szary kwadrat znajdujący się z lewej strony w pierwszej kolumnie żółtej nagłówkowej linii: uruchomi sie mechanizm definiowania kolumn.

Kolejność wyświetlania
Rekordy z budynkami są wyświetlane w określonej kolejności. Kolejność wyświetlania danych możemy zmienić klikając lewym klawiszem myszki w nazwy pól w prawym górnym rogu okienka, w linii Kolejność. Jeżeli klikniemy w nazwę Symbol, budynki wyświetlą się według symbolu budynku (ustawienie domyślne), jeśli klikniemy w pole Nazwa, budynki wyświetlą się w kolejności według nazw budynków.
Kolejność wyświetlania danych na ekranie możemy również zmienić klikając lewym klawiszem myszy w nazwy poszczególnych kolumn w żółtej linii  nagłówkowej. Po kilknięciu w nazwę kolumny, po jej lewej stronie pojawia się kwadrat sygnalizujący, że dane w okienku są wyświetlane według tej właśnie kolumny. Uwaga: jeśli skorzystamy z takiego sposobu zmiany kolejności wyświetlania danych, nie działa opisane poniżej szybkie wyszukiwanie budynków.
Szybkie wyszukiwanie budynków
Możliwe jest szybkie wyszukanie rekordu z budynkiem (przydatne gdy lista budynków jest długa). Możemy wpisać z klawiatury początkowe znaki pola - klucza, według którego są wyświetlane budynki i program odszuka nam pierwszy rekord, którego początkowe znaki są identyczne z wprowadzonymi z klawiatury. Na przykład: jeśli kolejność jest ustawiona według symboli, to po wpisaniu z klawiatury znaku a, program ustawi się na pierwszym budynku, którego symbol zaczyna się od litery a lub A. Jeśli  kolejność jest ustawiona według nazw, to po wpisaniu z klawiatury ciagu znaków bo, program ustawi się na pierwszym budynku, którego nazwa zaczyna się od bo lub Bo

Operacje: dodaj, zmień, usuń
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji  budynku:
- Symbol budynku - skrócona nazwa budynku, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do budynku.
- Klasyfikacja - pierwsza część symbolu konta do klasyfikacji określająca budynek. Każdy budynek ma swój własny symbol konta do klasyfikacji. Klasyfikacja dla lokalu powinna mieć w planie klasyfikacji zaznaczoną cechę "Klasyfikacja zbiorcza".
- Nazwa - dodatkowe dane opisowe budynku.
- Adres:
    - Kod, miasto
    - Ulica, numer domu
- przycisk Klasyfikacja - umożliwia dodawanie nowych klasyfikacji podczas dodawania budynku. 
- Cennik - symbol cennika przypisanego do budynku. Wypełnianie tego pola jest opcjonalne. Należy podać symbol cennika używanego podczas wykonywania naliczeń dla tego budynku. Jeśli podczas naliczania opłat wybierzemy opcję Cenniki z budynków, program zamiast użyje dla poszczególnych budynków osobnych cenników. Sposób definiowania cenników dla wielu budynków opisano w Cenniki dla budynków.

Znajdź: budynek, następny budynek, filtr
Zestaw funkcji do wyszukiwania budynków. Funkcje umożliwiają odszukanie budynku o określonym symbolu, nazwie lub ulicy. Warunki na wyszukanie budynku wpisujemy w okienku, które pojawia sie po uruchomieniu funkcji Znajdź budynek. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie budynku spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Funkcja Filtr ogranicza dane wyświetlane w okienku tylko do tych budynków, które spełniają warunek wpisany w okienku pojawiającym się po uruchomnieniuy funkcji Filtr

Znajdź właściciela: 
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Funkcję uruchamiamy z menu: Zasoby->Budynki->Znajdź->Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia  Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahnetów.  Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
W dolnej części okienka mamy możliwość wyboru: 
Uwzględniać historię lokali: Nie/Tak.
Jeśli wybierzemy uwzględnianie historii lokali, to program po przeszukaniu rejestru aktualnych właścicieli lokali przejdzie do przeszukiwania rejestru z poprzednimi (historycznymi) właścicielami lokali.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje budynek i lokal dla tego właściciela i wyświetla listę wszystkich lokali w budyku: rekordem bieżącym jest rekord lokalu wybranego właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal?  Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce  kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela. Jeśli zaznaczono uwzględnianie historii lokali, to po wyświetleniu wszystkich lokali przypisanych aktualnie do właściciela, program przechodzi do poszukiwania wlaściciela w danych historycznych dla lokali. Jeśli znajdzie dane w historii właścicieli lokali, to wyświetla listę wszystkich wszystkich lokali: rekordem bieżącym jest rekord lokalu, w którym właścicielem historycznym jest wybrany właściciel. Żeby obejrzeć dane szczegółowe trzeba uruchomić funkcję Właściciel->Historia.

Lokale 
Funkcja służy do wprowadzania danych lokali w budynkach. Patrz szczegółowy opis poniżej: Lokale .

Parametry 
Funkcja służy do wprowadzenia parametrów opisujących budynek oraz przypisania im odpowienich wartości. Jest uruchamiana z menu:  Wspólnoty->Budynki->Parametry.

Liczniki 
Funkcja służy do wprowadzenia liczników dla budynku. Szczegółowy opis zasad posługiwania się licznikami znajduje się w dalszej części podręcznika - patrz opis funkcji Liczniki. Jest uruchamiana z menu: Wspólnoty->Budynki->Liczniki.

Widok
Funkcja służy do wybrania sposobu prezentowania danych o lokalach wyświetlanych po uruchomieniu funkcji Lokale. Program udostępnia dwa sposoby wyświetlania danych o lokalach: jednookienkowe oraz wielookienkowe. W prostszym, jednookienkowym wariancie informacje o lokalach wyświetlane są w jednym okienku. W kolejnych liniach tego okienka pojawiają się dla każdego lokalu następujące informacje: symbol lokalu, nazwa lokalu i numer lokalu (z adresu).  W wariancie dwuokienkowym ekran z danymi o lokalach podzielony jest na dwa okienka: w górnym okienku wyświetlane są informacje podstawowoe o lokalach (takie jak dla wariantu jednookienkowego), a w dolnym oknie wyświetlane są informacje szczegółowe związane z lokalem podświetlonym w górnym okienku. W zależności od wyboru widoku, w dolnym okienku wyświetlane są: właściciel, parametry, opłaty lub liczniki dla lokalu. W wariancie trzyokienkowym ekran z danymi o lokalach podzielony jest na trzy okienka: w górnym okienku wyświetlane są informacje podstawowoe o lokalach (takie jak dla wariantu jednookienkowego),  w środkowym oknie wyświetlane są informacje szczegółowe związane z lokalem podświetlonym w górnym okienku, zaś w dolnym oknie wyświetlane są dane szczegółowe związane z rekordem podświetlonym w środkowym okienku. W zależności od wyboru widoku, gdy w środkowym okienku wyświetlany jest właściciel loklau,  w dolnym właściciele historyczni;  gdy w środkowym okienku wyświetlane są parametry, to w dolnym okienku wyświetlana jest historia wybranego parametru; gdy środkowym okienku  wyświetlane są liczniki, to w dolnym okienku pojawiają sie odczyty tych liczników.
Sposób wyświetlania danych o lokalach jest związany z osoba zalogowaną do pracy w PerseusWM. Standardowym (domyślnym) sposobem wyświetlania informacji o lokalach jest wariant jednookienkowy.

Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wyboru  widoku dla lokali. Mamy do wyboru następujące możliwości:
- Tylko lokale: wariant jednookienkowy. Tryb domyślny.
- Lokale + parametry: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o wartościach parametrów dla lokali.
- Lokale + parametry + historia: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym informacje o wartościach parametrów dla lokali, a w dolnym informacje o wartościach historycznych parametru ze środkowego okienka..
- Lokale + właściciele: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o właścicielach dla lokali.
- Lokale + właściciele + historia: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym informacje o właścicielach dla lokali, a w dolnym informacje o właścicielach historycznych.
- Lokale + opłaty: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o opłatach przypisanych do lokali.
- Lokale + liczniki: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o licznikach przypisanych do lokali.
- Lokale + liczniki + odczyty: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym okienku informacje o licznikach przypisanych do lokali, a w dolnym informacje o odczytach liczników ze środkowego okienka.

Drukuj 
Funkcja umożliwia wykonanie podstawowych wydruków dla budynków zdefiniowanych we wspólnocie. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Drukuj.
Drukuj budynki i lokale
Wydruk umożliwia wydrukowanie podstawowych danych dotyczących lokali w budynkach. Użytkownik może wybrać zakres budynków do wydruku: według przedziału symboli budynków (podpwiedź symbolu budynku przez naciśnięcie klawisza F2) lub według warunku. Użytkownik może również wybrać zakres informacji prezentowanych na wydruku. Po naciśnięciu klawisza Kolumny pojawia się okienko do definiowania układu kolumn dla wydruku. Definiowanie układu kolumn polega na wskazaniu pól (informacji), które maja sie pojawic na wydruku. Można zdefiniować kilka różnych układów  kolumn dla jednego wydruku. Do wyboru mamy: dane opisowe budynku, dane szczegółowe lokalu, dane szczegółowe właściciela lokalu.
Drukuj budynki i lokale z parametrami
Wydruk działa podobnie jak Drukuj budynki ale dodatkowo można dodać do układu kolumn informacje dotyczące parametrów. Na liście pól do wyboru pojawiają się symbole parametrów. Jeśli do układu kolumn wybierzemy jakiś parametr, to na wydruku w odpowiedniej kolmnie pojawi się wartość tego parametru dla lokalu. 
Uwaga: jeśli chcemy wydrukować listę budynków wraz z parametrami dla budynków (bez informacji o lokalach), należy skorzystać z funkcji: Zasoby->Raporty->Zasoby->Budynki z parametrami.
Drukuj budynki i lokale z licznikami
Wydruk działa podobnie jak Drukuj budynki ale dodatkowo można dodać do układu kolumn informacje dotyczące liczników. Na liście pól do wyboru pojawiają się symbole liczników. Jeśli do układu kolumn wybierzemy jakiś licznik, to na wydruku w odpowiedniej kolmnie pojawi się wartość zużycia średniego dla tego licznika dla lokalu. 
Uwaga: jeśli chcemy wydrukować listę budynków wraz z licznikami dla budynków (bez informacji o lokalach), należy skorzystać z funkcji: Zasoby->Raporty->Zasoby->Budynki z licznikami.
Drukuj odczyty liczników
Wydruk umożliwia wydrukowanie odczytów liczników zdefiniowanych dla budynków oraz wydruk odczytów liczników zdefiniowanych dla lokali. Jest wywoływany z menu: Zasoby->Budynki->Drukuj->Odczyty liczników.
Zasady podawania parametrów wykonania wydruku:
- Zakres budynków
        - od:  (symbol budynku) do: (symbol budynku); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = wszytkie budynki
        - jeśli nie podano dolnego zakresu budynków - bierze pierwszy rekord  z rejestru budynków
        - jeśli nie podano górnego zakresu budynków - bierze ostatni rekord  z rejestru budynków
- Zakres lokali
        - od:  (symbol lokalu) do: (symbol lokalu); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = wszytkie lokale w każdym budynku
        - jeśli nie podano dolnego zakresu lokali - bierze pierwszy rekord  z rejestru lokali dla każdego budynku
        - jeśli nie podano górnego zakresu lokali - bierze ostatni rekord  z rejestru lokali dla każdego budynku
        - nie ma możliwości podania zakresu lokali dla każdego budynku osobno. Podany zakres obowiązuje dla wszystkich budynków.
- Zakres miesięcy
        - od:  (symbol miesiąca) do: (symbol miesiąca); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = odczyty z wszytskich miesięcy dla każdego licznika
        - jeśli nie podano dolnego zakresu miesięcy - bierze miesiąc "BO"
        - jeśli nie podano górnego zakresu miesięcy - bierze miesiąc "Grudzień"
- Wybierz liczniki
        - wybór liczników do drukowania przez zaznaczenie
        - nie ma możliwości podania zakresu licznków osobno dla każdego lokalu lub budynku. Podany zakres obowiązuje dla wszystkich budynków i lokali.
- Grupowanie w budynku
        - opcja działa tylko w wydruku liczników dla lokali
        - umożliwia wybór sposobu grupowania danych w obrębie budynku
- Wersja z podsumowaniami liczników w budynkach
        - opcja działa tylko w wydruku liczników dla lokali
       - umożliwia drukowanie podsumowań odczytów liczników w obrębie jednego budynku.
- Wersja kolumnowa liczników dla lokali
         - umożliwia drukowanie odczytów liczników w jednej tabeli, bez rozdzielania informacji dotyczącej poszczególnych lokali
         - każdy odczyt licznika jest drukowany w oddzielnej linii. 
         - poszczególne kolumny wyrduku zawierają: symbol budynku, numer i nazwę lokalu, miesiąc odczytu, datę odczytu, rodzaj odczytu, odczyt poprzedni, odczyt bieżący, zużycie oraz status odczytu.
- Wersja tylko pierwszy i ostatni odczyt licznika
         - umożliwia drukowanie danych o odczytach liczników w wersji skróconej
         - dla jednego licznika jest drukowana tylko jedna linia. 
         - poszczególne kolumny wydruku zawierają: nazwę lokalu (gdy wydruk według liczników) lub nazwę licznika (gdy wydruk według lokali), pierwszy w roku odczyt licznika (data + stan) oraz ostatni w roku odczyt licznika (data + stan)
         - pierwszy odczyt licznika to odczyt dla miesiąca "BO" (Bilans otwarcia). Ostatni odczyt licznika to odczyt z miesiąca o najwyższym numerze - np. jeżeli ostatnim wprowadzonym odczytem jest odczyt z miesiąca listopada to wówczas przyjmuje się miesiąc listopad, jeśli z grudnia - miesiąc grudzień.
Wersja lista do wprowadzania
        -
umożliwia drukowanie listy liczników dla lokali w układzie wygodnym dla adminiastrtora do odczytania odczytów liczników w lokalach. Dla każdego licznika jest drukowana jedna linia.
        - sposób działania:
dla każdego lokalu szuka licznika z listy liczników do wydruku. Jeśli lokal ma przypisany licznik i ten licznik ma odczyty dla lokalu, to odszukuje odczyt o największej dacie.
        - jeśli lokal ma przypisany licznik, ale nie ma wprowadzonego BO ani żadnych odczytów - to linia dla tego licznika nie pojawi się na wydruku. Należy wprowadzić BO dla tego licznika.

        - poszczególne kolumny wydruku zawierają: symbol budynku; symbol lokalu; nazwa lokalu; symbol licznika; numer licznika; data legalizacji (= data założenia licznika); data następnej legalizacji; data odczytu poprzedniego (wyszukiwany jest odczyt o największej dacie, jeśli nie ma innych odczytów to jest pobierany BO dla licznika); wartość odszukanego odczytu poprzedniego; pusta kolumna do wpisania odczytu bieżącego.

Sposób wykonania wydruku:
1. Wydruk liczników zdefiniowanych dla budynków:
- zakres budynku: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres lokali - ignorowany
- zakres miesięcy: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres liczników - wybrany funkcją "Wybierz liczniki"
- opcja "grupowanie w budynku" - ignorowana
- opcja "wersja z podsumowaniami liczników w budynkach" - ignorowana
Dla każdego budynku z podanego zakresu budynków poszukuje liczników z podanego zakresu liczników. Dla każdego odnalezionego licznika drukuje wszystkie odczyty z podanego zakresu miesięcy.
Podsumowania :
- Zużycie dla każdego licznika w budynku.
2. Wydruk liczników zdefiniowanych dla lokali:
- zakres budynku: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres lokali -  według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres miesięcy: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres liczników - wybrany funkcją "Wybierz liczniki"
- opcja "grupowanie w budynku" - określa sposób grupowania danych w obrębie jedengo budynku:
    - wg lokali: drukuje wszystkie liczniki dla danego lokalu w budynku i przechodzi do kolejnego lokalu
    - wg liczników - drukuje wszystkie lokale dla danego typu licznika w budynku i porzechodzi do kolejnego licznika z listy wybranej funkcją Wybierz liczniki
- opcja "wersja z podsumowaniami liczników w budynkach"  - jeśli jest zaznaczona drukuje podsumowania dla każdego typu licznika w budynku.
Dla każdego budynku z podanego zakresu budynków:
- wybiera lokale wg podanego zakresu lokali
- dla każdego lokalu z zakresu lokali poszukuje symboli liczników z zakresu liczników
- dla każdego znalezionego licznika drukuje wszystkie odczyty z podanego zakresu miesiecy.
Podsumowania :
- Zużycie dla każdego licznika w lokalu
- Zużycie dla każdego symbolu licznika w obrębie budynku - jeśli zaznaczona opcja.

Drukuj listy
Funkcja menu  umożliwiająca wydrukowanie list lokatorów (właścicieli) w różnych układach. Jest wywoływana z menu: Wspólnoty->Budynki->Drukuj->Listy.
Dostępne są trzy wzorce wydruków list:
- wydruk listy obecności
- wydruk listy z potwierdzeniami
- wydruk listy do głosowania
- wydruk listy z dotacjami (dopłatami) przyznanymi lokatorom

Listy zawierają dane lokali i ich właścicieli. Listy:  do głosowania oraz obecności zawierają na wydruku informację o wartości udziału właściciela we wspólnocie. Dlatego do wykonania tych wydruków niezbędne jest podanie symbolu parametru, który określa udział właściciela we wspólnocie. Podczas wprowadzania symbolu parametru możemy skorzystać z podpowiedzi (klawisz F2).
Możemy również określić nagłówki drukowanych list. Na wydruku zdefiniowane linie drukują się w następujący sposób: linia1 i linia2 jako pierwsza linia nagłówka wydruku oraz linia3 i linia4 jako druga linia nagłówka wydruku.
Możemy również ograniczyć zakres lokali umieszczanych na wydruku. Uwaga: zakres dotyczy zawsze wszystkich lokali we wszystkich budynkach wspólnoty.
Wydruki list do głosowania oraz list obecności  zawierają zawsze przynajmniej dwie linie z podsumowaniem:
- "Lokale wykupione według aktów notarialnych" - suma udziałów lokali wykupionych aktami notarialnymi, które pojawiły się na wydruku.
- "Razem nieruchmość" - suma wszystkich udziałów, które pojawiły sie na wydruku.
Dodatkowo może pojawić się linia dotycząca "właściciela zbiorczego". Ma to zastosowanie wtedy, kiedy nie wszystkie lokale we wspólnocie są wykupione  i właścicielem zbiorczym części lokali jest na przykład gmina. Aby takiego właściciela zbiorczego wyróżnić na wydruku możemy w definicji wydruku podać symbol jego lokalu oraz opis, jaki ma się pojawić na wydruku. Wówczas dane dotyczące właściciela zbiorczego pojawią się tylko w dodatkowej, trzeciej linii podsumowania. Jeżeli nie podamy symbolu lokalu właściciela  zbiorczego, to wówczas wszystkie lokale traktowane są tak samo, a trzecia linia podsumownia nie pojawia się.

Odczyty

Grupa funkcji do szybkiego wprowadzania/oglądania odczytów liczników wielu lokali jednocześnie.

Wprowadź odczyty liczników
Funkcja umożliwia zbiorcze wprowadzenie odczytów dla wielu liczników w budynku. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Odczyty->Wprowadź odczyty liczników.
Program umożliwia również wprowadzanie odczytów dla każdego lokalu i każdego licznika osobno (patrz opis Odczyty). Opisywana funkcja  umożliwia wprowadzenie odczytów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy wpisać odczyty z jednego dnia dla maksymalnie 4 różnych liczników.
Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wprowadzenia danych początkowych.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- data odczytu - data, z którą zostaną dodane wszystkie wpisane odczyty
- miesiąc odczytu - miesiąc, w jakim
zostaną dodane wszystkie wpisane odczyty. Można również użyć miesiąca BO.
- nadpisywać odczyty w miesiącu - opcja do zaznaczenia. Jeżeli opcja nie jest zaznaczona - nie można nadpisać (poprawić) wprowadzonego wcześniej odczytu. Jeżeli zaznaczymy opcję (klikając myszką w napis nadpisywać odczyty w miesiącu ), to po znalezieniu dla licznika odczytu z podanego miesiąca,  program nadpisze dotychczasową wartość odczytu wartością podaną przez użytkownika.
- przycisk Wybierz lokale - po naciśnięciu otwiera się okienko do wyboru lokali, w których bedziemy dodawać odczyty liczników. Zasady wybierania budynków i lokali do wykonania operacji zbiorczych opisano w Zasady wybierania budynków i lokali dla operacji zbiorczych
- przycisk Wybierz liczniki do odczytów - po naciśnięciu pojawia się okienko z listą wszystkich zdefiniowanych w systemie liczników (definiowanie liczników - patrz opis  Definicje liczników). Żeby wybrać licznik, należy kliknąć myszką w linię zawierającą nazwę wybieranego licznika. Po lewej stronie symbolu licznika pojawi się "ptaszek". Możemy wybrać maksymalnie 4 liczniki. Akceptacja listy wybranych liczników - poprzez naciśnięcie klawisza Wybór.
Po zaakceptowaniu wpisanych danych klawiszem Dalej, na  na ekranie pojawia się okienko do wprowadzania odczytów. 
Dostępne są następujące funkcje:
- Zrezygnuj
- Zapisz odczyty
- Drukuj:
        - Odczyty
        - Listę
- Pokaż odczyty:
        - Licznik 1
        - Licznik 2
        - Licznik 3
        - Licznik 4
- Wprowadź wartość:
        - Licznik 1
        - Licznik 2
        - Licznik 3
        - Licznik 4

Okienko jest skonstruowane w następujący sposób:
- wyświetlane  wiersze zawierają wybrane lokale
- wyświetlane kolumny zawierają kolejno: informacje o lokalu (budynek, symbol lokalu, nazwa lokalu), a następnie wybrane liczniki. Przewidziane jest miejsce na 4 liczniki dla lokalu (Licznik1, Licznik2, Licznik3, Licznik4). Jeślii wybrano mniej niż 4 liczniki - pozostałe kolumny przeznaczone na liczniki są puste
- na "przecięciach" kolumn i wierszy - jest odczyt dla lokalu z wiersza i licznika z kolumny
- jeżeli lokal nie ma przypisanego licznika - na odpowiednim "przecięciu" znajduje sie kreska
- jeżeli lokal ma przypisany licznik, ale dla wybranego miesiąca nie ma jeszcze odczytu -  na odpowiednim "przecięciu" znajduje się kreska.
- jeżeli lokal ma przypisany licznik i dla wybranego miesiąca jest odczyt-  na odpowiednim "przecięciu" wpisana jest wartość odczytu. Zmienić dodany uprzednio odczyt można tylko jeśli jest zaznaczona opcja Nadpisywać odczyty w miesiącu.

Zasady wprowadzenia i zapisywania odczytów liczników:
- w odpowiednich miejscach puste miejsca zastępujemy  prawidłowymi odczytami właściwego licznika
- jeżeli dla lokalu nie znamy odczytu licznika - pozostawiamy kreskę. Dla programu kreska oznacza wartość pustą, której nie zapisuje do bazy odczytów. Jeśli natomiast wpiszemy 0, program doda nam dla licznika odczyt o wartości 0, co zapewne nie jest naszym celem.
- przed zapisaniem odczytu dla każdego lokalu i licznika program sprawdza:
    - jeśli lokal nie ma przypisanego licznika - nie dodaje odczytu
    - sprawdza czy dla licznika wprowadzono  BO (Bilans Otwarcia)- jeśli nie - nie dodaje odczytu. Wyjątkiem jest oczywiście wprowadzanie BO.
    - sprawdza czy były odczyty dla licznika z kolejnych miesięcy (czyli miesięcy następujących po wybranym miesiącu odczytu) - jeśli tak - nie dodaje odczytu
    - program sprawdza również czy wpisany odczyt nie jest mniejszy od  poprzedniego odczytu licznika. Ale uwaga: NIE blokuje dodania odczytu, mimo iż wartość zużycia wychodzi wówczas ujemna. Ponieważ może wchodzic w grę korygowanie odczytów, więc program ogranicza się jedynie do zapisania w szczegółach raportu, że wartość bieżąca odczytu licznika jest mniejsza od wartości poprzedniej. Należy więc drukować i studiować raporty szczegółowe, ponieważ błędnie wprowadzone odczyty skutkują błędami w rozliczeniach mediów, co z kolei przenosi się na rozrachunki z właścicielami.
    - sprawdza czy w podanym miesiącu odczytu licznik ma już wprowadzony odczyt - jeśli tak - nie dodaje odczytu
    - możliwe jest również skorygowanie  wprowadzonych odczytów - na życzenie użytkownika (po zaznaczeniu opcji Nadpisywać odczyty w miesiącu). Wówczas po stwierdzeniu , że w podanym miesiącu odczytu licznik ma już wprowadzony odczyt i nie ma odczytów z kolejnych miesięcy -   program nadpisuje stary odczyt nowo wprowadzoną wartością. Informacja o nadpisaniu jest drukowana w raporcie szczegółowym.

- można również wprowadzić funkcją Wprowadź wartość jednakową wartość odczytu dla licznika dla wszystkich wybranych lokali. Po wybraniu tej funkcji dla odpowiedniego licznika pojawia się okienko, w którym podajemy wartość odczytu. Po zaakceptowaniu wpisanej wartości, program przypisze ją do wszystkich lokali. Funkcja do wykorzystania na przykład podczas wprowadzania bilansu otwarcia dla liczników (inicjalizacja licznika wartością np. 0).

Po sprawdzeniu prawidłowości wprowadzonych danych uruchamiamy funkcję Zapisz odczyty. Po wykonaniu zapisu program drukuje statystyki oraz umożliwia wydrukowanie raportu szczegółowego. Zalecamy naszym użytkownikom  drukowanie raportu szczegółowego. Należy w nim  przede wszystkim sprawdzic czy odczyty zostały dodane oraz sprawdzić, czy dodane odczyty bieżące nie są mniejsze od odczytów porzednich. Poniżej przykładowy raport:

RAPORT: ZBIORCZE DODAWANIE ODCZYTÓW DLA LICZNIKÓW

Data odczytu: 2006.06.30, Miesiąc odczytu: Czerwiec. Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW ,

Budynek

Lokal

Adres

Dodano

Opis

A

01

Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/01

TAK

Dodano odczyt dla licznika o symbolu: LI_CO

A

01

Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/01

TAK

Dodano odczyt dla licznika o symbolu: LI_CW. Uwaga: odczyt bieżacy mniejszy niż odczyt poprzedni!

A

02

Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/02

NIE

Dla licznika LI_CO nie wprowadzono BO. Nie można dodawać odczytów

Oglądanie poprzednich odczytów licznika
Jeżeli chcemy obejrzeć odczyty licznika już zarejestrowane w systemie to należy:
 - ustawić się kursorem na linii z wybranym lokalem.
- uruchomić menu: Pokaż odczyty->LicznikNR, gdzie NR oznacza numer kolumny z licznikiem (np. Licznik1 )
- program wyświetli wprowadzone uprzednio odczyty dla lokalu.

Wydruk listy lokali i liczników
Po wpisaniu odczytów liczników, jeszcze przed zapisaniem do bazy danych, można w celach kontrolnych wydrukować wpisane odczyty. Uruchamianie z menu: Drukuj->Odczyty. Poniżej przykładowy wydruk

Wydruk wprowadzonych odczytów. Data odczytu: 2006.06.30, Miesiąc odczytu: Czerwiec

Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW

Budynek

Lokal

Opis lokalu

LI_CO

LI_CW

LI_ZW

A

10

Wesoła Eudoria

700.000

13.000

Brak licznika

A

01

Burzyński Jan Usługi

456.230

10.000

20.000

Dodatkowo funkcja zbiorczego wprowadzania odczytów liczników może być wykorzystana do wydruku listy lokali i liczników (np. dla zarządcy do zbierania odczytów liczników). Uruchamianie z menu: Drukuj->Listę. Poniżej przykładowy wydruk takiej listy:

Wydruk listy z licznikami

Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW


Budynek

Lokal

Opis lokalu

Data odczytu

LI_CO

LI_CW

LI_ZW

A

01

Burzyński Jan Usługi





A

02

Jurkiewicz Eustachy





Pokaż odczyty liczników
Funkcja umożliwia zbiorcze wyświetlanie odczytów dla wielu liczników w budynku. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Odczyty->Pokaż odczyty liczników. Dzialanie tej funkcji jest bardzo podobne do opisanej powyżej funkcji Wprowadź odczyty liczników.
Opisywana funkcja  umożliwia oglądanie odczytów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy objerzeć  odczyty z jednego miesiąca dla maksymalnie 4 różnych liczników.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wyboru miesiąca odczytu oraz do wyboru lokali i liczników. Po wybraniu  danych pojawia się okienko z odczytami. Jeżeli w wierszu odpowiadającym lokalowi  i odpowiedniej kolumnie dla licznika jest kreska - oznacza to, że nie ma w wybranym miesiącu odczytu dla licznika, bądź ten lokal w ogóle nie ma przypisanego tego licznika. Na wydruku pusta kratka odpowiada brakowi odczytu, natomiast jesli lokal nie ma przypisanego licznika, drukowany jest test "Brak licznika dla lokalu".
Dostępne są następujące funkcje:
- Zakończ
- Drukuj odczyty

Wprowadź

Funkcja umożliwia zbiorcze wprowadzanie/zmienianie danych dla wielu lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Wprowadź.

Wprowadź parametry lokali
Funkcja umożliwia zbiorcze wprowadzenie parametrów dla wielu lokali w wielu budynkach. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Wprowadź->Wprowadź parametry lokali.
Program umożliwia również wprowadzanie parametrów dla każdego lokalu osobno (patrz opis Parametry). Opisywana tutaj funkcja  umożliwia wprowadzenie parametrów dla całego zakresu wybranych lokali w budynkach, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy wpisać wartości dla maksymalnie 4 parametrów.

Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wprowadzenia danych początkowych.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- nadpisywać parametry - opcja do zaznaczenia. Jeżeli opcja nie jest zaznaczona - nie można nadpisać (poprawić) wprowadzonej wcześniej wartości parametru. Jeżeli zaznaczymy opcję (klikając myszką w napis nadpisywać parametry ), to po znalezieniu dla lokalu parametru,  program nadpisze dotychczasową wartość parametru wartością podaną przez użytkownika.
- przycisk Wybierz lokale - po naciśnięciu otwiera się okienko do wyboru lokali, w których będziemy wpisywać wartości parametrów. Zasady wybierania budynków i lokali do wykonania operacji zbiorczych opisano w Zasady wybierania budynków i lokali dla operacji zbiorczych
- przycisk Wybierz parametry - po naciśnięciu pojawia się okienko z listą wszystkich zdefiniowanych w systemie parametrów (definiowanie parametrów - patrz opis  Definicje parametrów). Żeby wybrać parametr, należy kliknąć myszką w linię zawierającą nazwę wybieranego parametru. Po lewej stronie symbolu parametru pojawi się "ptaszek". Możemy wybrać maksymalnie 4 parametry. Akceptacja listy wybranych parametrów - poprzez naciśnięcie klawisza Wybór.
Po zaakceptowaniu wpisanych danych klawiszem Dalej, na  na ekranie pojawia się okienko do wprowadzania wartości parametrów. 
Dostępne są następujące funkcje:
- Zrezygnuj
- Zapisz 
- Drukuj:
        - Parametry
        - Listę
- Wprowadź wartość:
        - Parametr 1
        - 
Parametr 2
        - 
Parametr 3
        - 
Parametr 4

Okienko jest skonstruowane w następujący sposób:
- wyświetlane  wiersze zawierają wybrane lokale
- wyświetlane kolumny zawierają kolejno: informacje o lokalu (budynek, symbol lokalu, nazwa lokalu), a następnie wybrane parametry. Przewidziane jest miejsce na 4 parametry dla lokalu (Parametr1, Paramet2, Paramet3, Paramet4). Jeślii wybrano mniej niż 4 parametry - pozostałe kolumny przeznaczone na parametry są puste.
- na "przecięciach" kolumn i wierszy - jest wartośc parametru dla lokalu z wiersza i parametru z kolumny
- jeżeli lokal nie ma przypisanego parametru - na odpowiednim "przecięciu" znajduje sie kreska
- jeżeli lokal ma przypisany parametr, ale parametr nie ma przypisanej wartości -  na odpowiednim "przecięciu" znajduje się kreska.
- jeżeli lokal ma przypisany parametr i parametr ma wpisana wartość -  na odpowiednim "przecięciu" wpisana jest wartość parametru. Zmienić uprzednio wpisaną wartość parametru można tylko jeśli jest zaznaczona opcja Nadpisywać parametry.

Zasady wprowadzenia i zapisywania wartości parametrów:
- w odpowiednich miejscach puste miejsca zastępujemy  prawidłowymi wartościami właściwego parametru
- jeżeli dla lokalu nie znamy wartości parametru - pozostawiamy kreskę. Dla programu kreska oznacza wartość pustą, której nie zapisuje do bazy wartości parametrów. Jeśli natomiast wpiszemy 0, program zapisze dla danego parametru wartość  0.
- przed zapisaniem wartości parametru dla każdego lokalu program sprawdza: jeśli lokal nie ma przypisanego parametru - nie dodaje wartości. 
- możliwe jest również skorygowanie  wprowadzonych wartości parametrów - na życzenie użytkownika (po zaznaczeniu opcji Nadpisywać parametry). 
- można również wprowadzić funkcją Wprowadź wartość jednakową wartość parametru dla wszystkich lokali z wyświetlonej listy. Po wybraniu tej funkcji dla odpowiedniego parametru pojawia się okienko, w którym podajemy wartość parametru. Po zaakceptowaniu wpisanej wartości, program przypisze ją do wszystkich lokali. 

Po sprawdzeniu prawidłowości wprowadzonych danych uruchamiamy funkcję Zapisz. Po wykonaniu zapisu program drukuje statystyki oraz umożliwia wydrukowanie raportu szczegółowego. Zalecamy naszym użytkownikom  drukowanie raportu szczegółowego. Należy w nim  przede wszystkim sprawdzić czy wartości parametrów zostały zmienione.

Pokaż parametry
Funkcja umożliwia zbiorcze wyświetlanie parametrów dla wielu lokali w budynkach. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Wprowadź->Pokaż parametry lokali. Dzialanie tej funkcji jest bardzo podobne do opisanej powyżej funkcji Wprowadź parametry lokali.
Opisywana funkcja  umożliwia oglądanie wartości parametrów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy objerzeć wartości dla maksymalnie 4 różnych parametrów.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wyboru lokali i parametrów. Po wybraniu  danych pojawia się okienko z parametrami. Jeżeli w wierszu odpowiadającym lokalowi  i odpowiedniej kolumnie dla parametru jest kreska - oznacza to, że dany parametr nie ma dla loklau przypisanej wartości, bądź ten lokal w ogóle nie ma przypisanego tego parametru. Na wydruku pusta kratka odpowiada brakowi wartości parametru, natomiast jesli lokal nie ma przypisanego parametru, drukowany jest test "Brak parametru".
Dostępne są następujące funkcje:
- Zakończ
- Drukuj odczyty

Bank

Grupa funkcji przeznaczona do tworzenia/odczytywania/wyświetlania rachunków wirtualnych dla lokali. Jest uruchamiana z menu:  Zasoby->Budynki->Bank.
Dostępne funkcje:
- Kody dla budynków
- Kody dla lokali
- Utwórz konta
- Drukuj konta
- Odczytaj konta

Perseus WM umożliwia współpracę z bankowymi "kontami wirtualnymi". Rachunki wirtualne są niezastąpionym narzędziem wspierającym proces automatycznej identyfikacji wpłat od lokatorów i właścicieli dla spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. Umożliwiają sprawne zarządzanie płatnościami, które wpływają na rachunek Wspólnoty, poprzez ich automatyczną identyfikację oraz szybkie przetwarzanie.
Implementacja rozwiązania rachunków wirtualnych w PerseusWM polega na:
-
możliwości wygenerowania numerów unikalnych indywidualnych rachunków bankowych dla każdego właściciela (lokalu) we wspólnocie i zapisania tych numerów w rejestrze kontrahentów.
-
możliwości automatycznego wczytywania wyciągów bankowych i automatycznego rozliczania transkacji rozrachunkowych właścicieli

Sposób konstrukcji konta wirtualnego zgodny z bankowymi starndardami długości konta(26 cyfr):
AA BBBBBBBB CCCC DDDD EEEEEEEE

AA - 2 cyfry - (sekcja A) bankowy numer kontrolny (wyliczany przez program)
BBBBBBBB - 8 cyfr (sekcja B) - numer rozliczeniowy banku (wprowadzenie: Moduły->Rachunki wirtualne->Parametry->Rachunek bankowy)
CCCC - 4 cyfry sekcja C)- identyfikator firmy w banku (wprowadzenie: Moduły->Rachunki wirtualne->Parametry->Rachunek bankowy)
DDDD - 4 cyfry (sekcja D) identyfikator wspólnoty dla konta (wprowadzanie: Obsługa->Administrator wspólnoty->Administrator do GroupOffice->Definicja wspólnot mieszkaniowych ->Kodowanie wpłat z rachunków wirtualnych; r.bieżący;f.remontowy)
EEE - 3 pierwsze cyfry (sekcja E1) - kod budynku (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->Kody dla budynków)
EEEE - 4 nastepne cyfry (sekcja E2)) - kod lokalu (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->Kody dla lokali)
E - ostatnia cyfra (sekcja E3), na razie nieużywana, wpisywane jest "0"
Uwaga: możliwe jest użycie ostatniej cyfry (sekcja E3) do rozróżnienia rodzaju konta (fundusz remontowy/eksploatacja). Możliwe jest również takie rozróżnienie na poziome kodu bankowego wspólnoty (sekcja D). Innym sposobem wykorzystania ostatniej cyfry jest zmiana jej wartości (np. z "0" na "1") przy zmianie właściciela lokalu.

Etapy obsługi rachunków wirtualnych w Perseus WM - generowanie bankowych numerów rachunków wirtualnych dla lokali (kontrahentów):

1. Zdefiniowanie parametrów dla rachunku bankowego wspólnoty (wprowadzenie: Moduły->Rachunki wirtualne->Parametry->Rachunek bankowy)
Podajemy dane otrzymane z banku dotyczące konstrukcji rachunku bankowego:
-  nazwę banku
- numer rozliczeniowy banku (sekcja B) 
- numer klienta w banku (sekcja C) 
2. Uzupelnienie definicji wspólnot o kody wspólnot dla banku (wprowadzanie: Obsługa->Administrator wspólnoty->Administrator do GroupOffice->Definicja wspólnot mieszkaniowych ->Zmień wspólnotę/Nowa wspólnota -> Kodowanie wpłat z rachunków virtualnych; r.bieżący;f.remontowy)
Wprowadzamy dla każdej wspólnoty unikalny 4-cyfrowy numer (sekcja D) identyfikujący wspólnotę w linii  R.bieżący.
Możemy również wprowadzić drugi numer (F.remontowy) do zdefiniowana drugiego konta dla lokalu (konta dla wpłat na fundusz remontowy).
3. Przypisanie kodów do budynków we wspólnocie (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->Kody dla budynków). 

Możemy ręcznie przypisać kod budynku dla każdego budynku we wspólnocie (wówczas kod jest dowolnie wpisywany przez użytkownika) lub przypisać kody zbiorczo (wówczas kody przypisuje program, ale użytkownik może je zmienić). Zbiorcze przypisywanie znajduje zastosowanie gdy mamy wiele budynków w jednej księdze (np. dla spółdzielni mieszkaniowych). 
Uwaga: przypisanie kodów budynkom następuje dopiero po użyciu funkcji  Zapisz kody.

4. Przypisanie kodów do lokali we wspólnocie (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->kody dla lokali)
Dla przypisywania kodów lokali zdecydowanie polecamy zastosowanie funkcji do przypisywania zbiorczego: Zasoby->Bank->Kody dla lokali.
Program sam generuje numery kodów dla poszczególnych lokali, w zalezności od wyboru użytkownika:
w kolejności według symboli lokali 
- w kolejności wprowadzania lokali
UWAGA: jeśli wybierzemy opcję w kolejności według symboli lokali, program tworzy kod dla lokalu według następujących zasad:
- pobiera symbol lokalu. Zakładamy, że symbol loklu jest numerem (w postaci znakowej).
- zamienia wszystkie znaki z symbolu lokalu na cyfry
- jeśli utworzony w ten sposób kod dla lokalu jest krótszy niż 4 znaki - uzupełnia go na początku cyframi "0"
- jeśli utworzony w ten sposób kod dla loklau jest dłuższy  niż 4 znaki - pobiera ostatnie 4 znaki z kodu
- jeśli symbol lokalu zawiera znaki niebędące cyframi, program nie potrafi utworzyć kodu. Są dwie dodatkowe opcje określające sposób postępowania z niedozwolonymi znakami:
-- pomijaj "/" w symbolu lokalu - pomija znaki "/" i nie wuzglęndi aich w kodzie lokalu
-- zamieniaj litery na cyfrę "0" - wszystkie litery występujące w symbolu lokalu zamienia na cyfry "0"
Jeśli w symbolu loklau wystąpią inne znaki, bądź zamiana wszystkich liter na ta sama cyfrę "0" utworzy nam kody nieunikalne - należy zgłosić się do producenta oprogramowania o uzupełnienie opcji postępowania z niedozwolonymi znakami.
Po wybraniu odpowiedniej opcji PerseusWM wyświetli nam listę lokali wraz z zaproponowanymi kodami. Kody dla lokali możemy zmienić, pamietając jednak, że kody muszą być różne dla każdego lokalu w budynku.
Uwaga: przypisanie kodów budynkom następuje dopiero po użyciu funkcji  Zapisz kody.

Po wykonaniu pierwszych czterach kroków w systemie zostaną zapisane wszystkie informacje niezbędne o utworzenia dla każdego lokalu (kontrahenta)  numeru rachunku wirtualnego.

5. Wygenerowanie numerów rachunków wirtualnych dla poszczególnych lokali we wspólnocie ( Zasoby->Bank->Utwórz konta)

Tworzenie numerów kont przebiega dwuetapowo:
a. najpierw program do tymczasowgo rejestru pobiera z różnych miejsc (patrz opis pkt. 1-4) przechowywane części składowe numeru rachunku potrzebne do utworzenia pełnego i unikalnego numeru konta .
b. następnie tymczasowy rejestr jest wyświetlany na ekranie monitora, a użytkownik może zmieniać poszczególne składowe numeru rachunku wirtualnego. Po każdej zmianie program wylicza sumę kontrolną (część AA numeru rachunku) i tworzy nowy kompletny numer rachunku wirtualnego. Na tym etapie jest sprawdzana unikalność utworzonego numeru rachunku: czy utworzony numer nie pokrywa się z innym numerem już przypisanym do kontrahneta w rejestrze kontrahentów oraz czy utworzony numer jest unikalny w ramach wyświetlanego rejestru tymczasowego. 
c. zwartość rejestru tymczasowego (numery rachunków wirtualnych) jest zapisywana do danych kontrahneta po wykonaniu funkcji Zapisz konta.
Uwaga 1: Dopóki nie wykonamy funkcji zapisującej, konta wirtualne wyświetlane na ekranie nie zostaną zapisane w danych kontrahenta.
Uwaga 2: Zmiany danych dokonywane w rekordach rejestru tymczasowego (części DDDD, EEEE EEEE rachunku odpowiadające danym wspólnoty oraz kodom bankowym dla budynków i lokali) nie są zapisywane w danych budynków, lokali i danych wspólnoty (patrz pkt. 1-4). Zmiany te służą tylko do utworzenia nowego numeru rachunku w rejestrze tymczasowym. Możemy ten utworzony numer zapisać do danych kontrahneta (Zapisz konta). Jednakże jeśli ponownie uruchomimy funkcję Utwórz konta i zaznaczymy Kody utwórz automatycznie, to dane do utworzenia numeru konta dla lokalu zostaną odczytane bez zmian dokonanych w rejestrze tymczasowym. Dopiero jeśli zaznaczymy opcję Kody wprowadź ręcznie/Wyświetl , to program odczyta nam dla lokalu z rejestru kontrahentów poprzednio utworzony numer rachunku wirtualnego.
Dodawanie kont wirtualnych (Utwórz konta):
Na ekranie pojawia się okienko do wyboru danych:
- wybieramy rodzaj konta (konto 1 - rachunek bieżący, konto 2 - fundusz remontowy) - podpowiada się część DDDD numeru rachuku bankowego pobrana z definicji (Patrz opis pkt.2)
- wybieramy lokale, dla których mamy utworzyć konta (Wybierz lokale)
- wybieramy sposób tworzenia konta:
-- Kody utwórz automatycznie - dla każdego lokalu system podpowiada numer konta wirtualnego
-- Kody wprowadź ręcznie/Wyświetl - system nie podpowiada numeru konta wirtualnego, użytkownik sam wpisuje cały symbol konta. Jeżeli lokal ma już przypisany numer konta wirtualnego - wtedy system pobiera ten numer i wyświetla.
Po zaakceptowaniu  wyboru klawiszem Dalej, program tworzy numery rachunków wirtualnych w rejestrze tymczasowym zgodnie ze schematem:
1. utwórz konta - uwtórz automatycznie:
- bierze DDDD (w zależności czy wybrany fundusz remontowy czy rachunek bieżący)
- bierze EEE z kodu bankowego dla budynku
- bierze EEEE z kodu bankowego dla lokalu
- bierze E  = "0"
- tworzy numer rachunku wirtualnego (czyli dodaje część BBBB CCCC oraz wyliczoną sumę kontrolną AA)
- wyświetla dane lokali wraz z utworzonymi numerami rachunków wirtualnych w układzie:
DDDD, EEEE, EEEE (nazwy kolum odpowiednio: Wsp., Bud., Lok.)
- udostepnia do edycji pola: DDDD, EEEE, EEEE. Po zmianie kazdego z tych pól następuje utworzenie nowego numeru rachunku (pole z numerem rachunku Konto wirtualne nie jest edytowalne)
2. utwórz konta - utwórz ręcznie/wyświetl
- bierze DDDD (w zależności czy wybrany fundusz remontowy czy rachunek bieżący)
- bierze EEE z kodu bankowego dla budynku
- bierze EEEE z kodu bankowego dla lokalu
- bierze E  = "0"
- dla lokalu wyszukuje w danych kontrahenta taki numer rachunku bankowego, który na pozycjach DDDD ma wpisany kod podany przez użytkownika (np. 0021 dla bieżącego i 0022 dla FR)
- wyświetla dane dla lokalu prezentując DDDD, EEE, EEEE, E (
(nazwy kolum odpowiednio: Wsp., Bud., Lok., D) zgodne z danymi zapisanymi w danych lokalu/budynku. Wyświetla numer konta zgodny z odczytanym z rejestru kontrahentów.
- udostepnia do edycji pola: DDDD, EEE, EEEE, E. Po zmianie kazdego z tych pól następuje utworzenie nowego numeru rachunku (pole z numerem rachunku
Konto wirtualne nie jest edytowalne). Uwaga: tworzy numer rachunku zgodnie z danymi wpisanymi w DDDD, EEE, EEEE, E, a nie na podstawie odczytanego numeru rachunku !

Kolumna Konto wirtualne nie jest dostępne do edycji, użytkownik może sam zmieniać/wpisać cześci składowe numeru rachunku wirtualnego (kolumny Wsp., Bud., Lok.), a program wyliczy sumę kontrolną i utworzy nowy numer rachunku (konta).

Funkcja Sprawdź konta służy do stwierdzenia poprawności wygenerowanego numeru wirtualnego konta bankowego. Szczególnie przydatna jest kiedy lista lokali jest długa - sprawdzenie wskaże nam lokale, dla których nie udało sie utworzyć numerów rachunków bankowych (bo np. w symbolu lokalu były niedozwolone znaki (litery zamiast cyfr)).

Zapisywanie numerów kont wirtualnych (funkcja Zapisz konta):
-- system sprawdza czy wspólnota ma przypisany kod bankowy dla wybranego typu konta (rachunek bieżący, fundusz remontowy).
-- sprawdza czy lokal ma przypisanego kontrahneta
-- sprawdza czy czy budynek ma przypisany kod bankowy
-- sprawdza czy lokal ma przypisany kod bankowy
-- zapisuje do rejestru kontrahnetów do kontrahneta przypisanego dla lokalu numer rachunku wirtualnego. 
Uwaga: w rejestrze klientów w podstawowym okienku do przeglądania jest wyświetlane pole: kl_konto i kl_nazwabanku jako dane banku. Jeśli będziemy tworzyć dwa konta wirtulane dla lokalu (kontrahneta) to wyświetli się tu ostatnio zakładane konto (czyli konto wirtualne zakładane w drugiej kolejności).

Usuwanie kont wirtualnych (funkcja Usuń konta):
Funkcja jest dostępna tylko z okienka z wyświetlonymi numerami kont wirtualnych i usuwa tylko wyświetlone konta z listy: jeśli odnajdzie takie konto dla kontrahenta usuwa w rejestrze kont bankowych związanych z kontrahentem rekord i (ewentulanie - jeśli zgadza się numer konta) - usuwa to konto bezpośrednio z rejestru kontrahnetów.

Zmienianie numerów kont wirtualnych
Zalecamy następujący sposób działania dla wielu kontrahentów:
- najpierw wyświetlić listę lokali ze starymi (nieaktualnymi) numerami kont wirtualnych i usunąć te konta korzystając z funkcji Usuń konta
- utworzyć nowe konta korzystając z funkcji Utwórz konta
Jeśli nie usuniemy starych kont, to będzie kilka kont z nazwą SWRK i jśsli będziemy korzystać z automatycznego księgowania przelewów, to nie wiadomo, które konto do automatycznego księgowania przelewów zostanie wybrane.
- dla pojedyńczego lokalu (gdy na przykład zmieni się właściciel) najlepiej zmienić numer funkcją Utwórz konta->Kody wprowadź automatycznie: program podpowie numer rachunku wirtulanego zgodny ze schenatem tworzenia numerów rachunków wirtualnych, a my możemy zmienić na przykład ostatnią cyfrę dotyczącą lokalu (w sekcji EEEE EEEE) z „0” na „1” lub inną. Nowo utworzony numer rachunku wirtualnego nalezy zapisac funkcją Zapisz.

6. Wyświetlenie/wydrukowanie numerów rachunków wirtualnych dla lokali: 
Odczytanie numerów rachunków wirtualnych z rejestru kontrahentów – dwa sposoby: 
a. funkcja Odczytaj konta: dla każdego lokalu odczytuje tylko konto zapisane bezpośrednio w rejestrze kontrhantów (ten numer wyświetla się w pierwszym okienku z danymi kontrahenta w sekcji Bank kontrahneta) . W ogóle nie wyświetla kont z rejestru dodoatkowego z kontami dla kontrahneta (te konta można obejrzeć w Kontrahneci->Konta bankowe).
b.  funkcja Utwórz konta->..->Kody wprowadź ręcznie/Wyświetl. Ta funkcja wyszukuje w kontach kontrahenta taki numer rachunku bankowego, który na pozycji DDDD ma numer podany przez użytkownika dla rachunku bieżącego lub funduszu remontowego. Czyli tutaj możemy sięgnąć do kont wirualnych kontrahneta zapisanych w dodatkowym rejestrze z kontami. Ma to oczywiście znaczenie tylko dla tych wspólnot, które rozdzielają wpłaty na różne konta dla bieżącej ekspolatacji i fundiszu remontowego.
Wdruk następuje przy pomocy  funkcji Drukuj.

Uwaga : Numery kont wirtulanych możemy pobrać do wydruków z korespondencji seryjnej za pomocą funkcji SpecKN, SpecKO.

7. Automatyczne wczytywanie wyciagów bankowych
Uwaga: wczytywanie przelewów: obecnie wczytują się automatycznie te konta, która mają w nazwie konta ciąg znaków SWRK. W przypadku dwóch kont wirtualnych dla każdego lokalu, jest tak, że rachunek bieżący ma w nazwie samo SWRK, a fundusz remontowy ma w nazwie SWRK +" "+kod wspólnoty dla funduszu remontowego.

Lokale
Funkcja służy do wprowadzania podstawowych danych definiujących lokale w poszczególnych budynkach. Jest uruchamiana z menu:  Zasoby->Budynki->Lokale.
Po ustawieniu się na wybranym budynku i uruchomieniu funkcji Lokale  pojawia się okienko z listą zdefiniowanych lokali dla wybranego budynku.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
        - dodaj wg wzorca
- Właściciel:
        - dodaj
        - zmień dane
        - usuń
        - zmień właściciela
        - historia 
- Znajdź
    - Właściciela
    - Lokal
    - Następny lokal
- Parametry 
- Liczniki 
- Opłaty
- Rozrachunki
- Dokumenty

Operacje: dodaj, zmień, usuń

Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji  lokalu: 
Dodawanie/zmienianie definicji lokalu
- Symbol lokalu - skrócony symbol lokalu w budynku, którym będziemy się posługiwać w celu odwołania się do lokalu. Zaleca się nadawanie jako symboli lokali numerów lokalu w budynku - np. symbol "01" dla lokalu nr. 1 lub "75" dla lokalu nr. 75.
- Klasyfikacja - pierwsze dwie części symbolu konta do klasyfikacji określające budynekoraz lokal. Każdy lokal ma swój własny symbol konta do klasyfikacji - np. klasyfikacja "A02" może oznaczac budynek A lokal nr 2. Klasyfikacja dla lokalu powinna mieć w planie klasyfikacji zaznaczoną cechę "Klasyfiakcja zbiorcza".
- Nazwa - dodatkowe dane opisowe lokalu. Można tu wpisać np. nazwisko właściciela lokalu.
- Adres:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu- pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - numer lokalu, podczas wprowadzania danych dla ułatwienia podpowiada się symbol lokalu.
- przycisk Klasyfikacja - umożliwia dodawanie nowych klasyfikacji podczas dodawania lokalu. Jeżeli podczas dodawania lokalu nie wpiszemy nazwy lokalu, to do pola "Nazwa" przepisze się nazwa klasyfikacji. Ułatwi to wprowadzanie danych podczas dodawania nowego lokalu. Należy najpierw wprowadzić symbol lokalu, następnie dodać klasyfiakcję dla lokalu (przycisk Klasyfikacja). Następnie w polu "Klasyfiakcja" wpisujemy (lub wybieramy z listy wyświetlonej klawiszem F2) klasyfikację dla lokalu. Program podpowiada nam nazwę lokalu taka samą jak nazwa klasyfiakcji dla lokalu. Teraz wystarczy dodać numer lokalu (lub zatwierdzić numer podpowiedziany przez program) i lokal jest dodany. Następnie należy uruchomić funkcję do dodawania właścicieli (menu: Właściciel->Dodaj). 
Usuwanie lokalu
Przed usunięciem lokalu jest przeprowazana kontrola, która  ma na celu wykluczenie możliwości przypadkowego usunięcia lokalu. Sprawdzane jest::
a. czy lokal ma przypisanego właściciela
b. czy lokal ma przypisane parametry
c. czy lokal ma przypisane opłaty
d. czy lokal ma przypisane liczniki
e. czy lokal występuje w dokumentach rozliczenia mediów
f. czy lokal występuje w dokumentach naliczeń opłat
g. czy lokal występuje w dokumentach kosztowych
Jeżeli którekolwiek sprawdzenie da wynik pozytywny, wówczas nastąpi odmowa usunięcia lokalu.  
Istnieje równiez możliwość zbiorczego usunięcia wielu lokali. Patrz opis: Usuwanie lokali.

 Właściciel
Dodaj,
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania danych właściciela:
- Symbol właściciela - symbol kontrahenta, będącego właścicielem lokalu. Można wpisywać tylko symbole z rejestru kontrahentów. Jeżeli wpiszemy symbol kontrahneta, którego nie ma w rejestrze kontrahentów, pola z danymi dotyczącymi kontrahneta zostaną udostępnione do edycji. Możemy wpisać dane kontrahenta i dodać go naciskając klawisz Dodać do rejestru kontrahnetów.  Po naciśnięciu klawisza F2 zawsze uzyskamy podpwiedź - wyświetli się na ekranie rejestr kontrahentów. Do każdego lokalu można przypisać tylko jednego właściciela.
- Właściciel - poniższe pola są udostępnione  do edytowania tylko podczas dodawnia kontrahenta - czyli  jeśli wpiszemy symbol właściciela, którego nie ma w rejestrze kontrahnetów. Jeżeli wpiszemy symbol właściciela, który jest w rejestrze kontrahnetów, pola zostaną odczytane z rejestru kontrahentów i nie będą udostepnione do edycji.
    - Nazwisko - pole nazwa (1) z rejestru kontrahentów.
    - Imię - pole nazwa (2) z rejestru kontrahentów.
    - Kod, miasto
    - Ulica
    - numer NIP
    - Regon
    - PESEL
    - Nazwa banku, numer konta
    - Numery telefonów, telexu, faxu
- Dane do rozliczenia:
    - rodzaj dokumentu obciążeniowego: mamy do wyboru NOTA, FAKTURA oraz RACHUNEK (po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź).
    - osoba upoważniona - jeśli dokumentem obciążeniowym jest faktura, należy wpisać dane osoby upoważnionej do odbioru faktury.
    - wzór wydruku dokumentu obciążeniowego - symbol wozru wydruku zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów wydruków. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź.
    - wzór przelewu - symbol wzoru przelewu zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów przelewów. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź.
    - uwzględniać przy naliczeniach i kosztach: Tak/Nie Można zaznaczyć czy dla danego lokalu mają być wykonywane naliczenia i czy lokal ma być uwzględniany przy rozliczaniu kosztów.
    - Dodatek mieszkaniowy - jeśli lokator ma przyznany z gminy dodatek mieszkaniowy należy wpisać jego wysokośc oraz datę, do której przyznany dodatek obowiązuje. Patrz też opis Dodatki mieszkaniowe.
- Daty:
    - data wprowadzenia - podajemy datę zakupu bądź wprowadzenia się właściciela do lokalu.
    - data wyprowadzenia - data sprzedaży bądź wyprowadzenia się z lokalu. Data jest wypełniana podczas uzupełniania danych związanych ze zmianą właściciela lokalu. Można również uzaleznic wykosokość opłat dla właściciela od ilości dni przebywania w lokalu - patrz opis: Naliczenia opłat - uwagi praktyczne- uzależnienie wysokości opłat w zależności od ilości dni przebywania w lokalu. Uwaga: pole to jest dostępne do edycji tylko z funkcji Zmiana właściciela. W funkcji Właściciel->Zmiana danych można wpisać/zmienić tylko datę wprowadzenia.

- Adres lokalu:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - pole nieudostępnione do edytowania, wartość pobrana z lokalu.
Podczas dodawania właściciela program podpowiada dane dla właściciela: symbol kontrahenta jest pusty, natomiast z danych lokalu odczytują się dane domyślne potrzebne do dodania nowego kontrahenta (właściciela):
- nazwa kontrahenta = nazwa lokalu
- adres kontrahenta = adres lokalu
Jeśli chcemy dodać nowego kontrahenta z danymi domyślnymi -  wpisujemy symbol kontrahenta i naciskamy przycisk Dodaj do rejestru kontrahentów.
Jeśli chcemy dodać nowego kontrahenta z innymi danymi niż podpowiedziane dane domyślne możemy:
- zmienić dane właściciela w górnym okienku  (Właściciel -> dane ksiegowe) i nacisnąć klawisz Dodaj do rejestru kontrahentów.
- w polu symbol właściciela nacisnąć klawisz F2 i pojawi się standardowe okno do dodawania kontrahentów: wybieramy wówczas z menu Operacje funkcję Dodaj, dodajemy kontrahenta, a następnie wybieramy klawisz Wybierz i symbol nowo dodanego  kontrahenta  przepisuje się do pola symbol właściciela.
Jeśli chcemy zaś użyć istniejącego już w bazie danych kontrahenta;  wpisujemy symbol kontrahenta (jeśli go znamy) lub naciskamy klawisz F2 aby wybrać kontrahenta z rejestru. Zauważmy, że w tym przypadku dane odczytywane z rejestru kontrahentów nadpisują dane podpowiedziane domyślnie. Danych odczytanych z rejestru kontrahnetów nie można zmieniać.
Zmień dane
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do zmieniania danych właściciela:
- Symbol właściciela - symbol kontrahenta, będącego właścicielem lokalu. Można wpisywać tylko symbole z rejestru kontrahentów. Jeżeli wpiszemy symbol kontrahenta, którego nie ma w rejestrze kontrahentów, pola z danymi dotyczącymi kontrahneta zostaną udostępnione do edycji. Możemy wpisać dane kontrahenta i dodac go naciskając klawisz Dodać do rejestru kontrahnetów.  Po naciśnięciu klawisza F2 zawsze uzyskamy podpowiedź - wyświetli się na ekranie rejestr kontrahentów. Do każdego lokalu można przypisać tylko jednego właściciela.
- Właściciel - poniższe pola są udostępnione  do edytowania tylko jeśli wpiszemy symbol właściciela, którego nie ma w rejstrze kontrahnetów. Jeżeli wpiszemy symbol właściciela, który jest w rejestrze kontrahentów, pola zostaną odczytane z rejestru kontrahnetów i nie będą udostępnione do edycji.
    - Nazwisko - pole nazwa (1) z rejestru kontrahentów.
    - Imię - pole nazwa (2) z rejestru kontrahentów.
    - Kod, miasto
    - Ulica
    - numer NIP
    - Regon
    - PESEL
    - Nazwa banku, numer konta
    - Numery telefonów, telexu, faxu
- Dane do rozliczenia:
    - rodzaj dokumentu obciążeniowego: mamy do wyboru NOTA lub FAKTURA (po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź).
    - osoba upoważniona - jeśli dokumentem obciążeniowym jest faktura, należy wpisać dane osoby upoważnionej do odbioru faktury.
    - wzór wydruku dokumentu obciążeniowego - symbol wozru wydruku zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów wydruków .
    - wzór przelewu - symbol wzoru przelewu zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów przelewów.
    - uwzględniać przy naliczeniach i kosztach: Tak/Nie Można zaznaczyć czy dla danego lokalu mają być wykonywane naliczenia i czy lokal ma być uwzględniany przy rozliczaniu kosztów.
    - Dodatek mieszkaniowy - jeśli lokator ma przyznany z gminy dodatek mieszkaniowy należy wpisać jego wysokość oraz datę, do której przyznany dodatek obowiązuje. Patrz też opis Dodatki mieszkaniowe.
- Daty:
    - data wprowadzenia - podajemy datę zakupu bądź wprowadzenia się właściciela do lokalu.
    - data wyprowadzenia - data sprzedaży bądź wyprowadzenia się z lokalu. Data nie jest dostępna do edycji, jest wypełniana podczas uzupełniania danych związanych ze zmianą właściciela lokalu.
- Adres lokalu:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - pole nieudostępnione do edytowania, wartość pobrana z lokalu.
Funkcja Zmień dane - zmienia dane dotyczące właściciela - np. rodzaj dokumentu obciążeniowego, daty wprowadzenia do lokalu (data zakupu), wyprowadzenia z lokalu (data sprzedaży). Można zmienić symbol kontrahenta - jeśli np. pomyliliśmy się przypisując kontrahenta do lokalu. Zmiana dokonana tutaj NIE zapisuje się w rejestrze z historią właścicieli. Usunięcie właściciela wykonywane funkcją Usuń jest  traktowane jako poprawa pomyłkowego przypisania właściciela do lokalu. Usunięcie NIE  jest rejestrowane w pliku z historią.
Dodatki mieszkaniowe 
Charakterystyka:
1. dodatki mieszkaniowe są to dotacje przydzielane przez gminy dla niektórych lokatorów na czas określony.
2. gmina co miesiąc wpłaca na konto wspólnoty(spółdzielni) zbiorczą kwotę stanowiącą sumę dotacji przyznanych na wszystkie lokale wspólnoty.
3. obciążenie miesięczne dla lokalu jest naliczane zawsze w pełnej kwocie. Dodatek jest traktowany jako forma częściowej ("automatycznej") zapłaty za miesięczne naliczenie.
4. Zdarza się, że lokatorzy z przyznanymi dodatkami mieszkaniowymi nie płacą pozostałej kwoty obciążenia miesięcznego. Jeśli kwota zadłużenia osiąga pewną wysokość,  może nastąpić wstrzymanie dodatku. Wstrzymanie dodatku jest zawsze decyzją indywidualną, dotyczącą konkretnych lokatorów. Jeśli dodatek jest wtrzymany nie jest wykonywana automatyczna częściowa zapłata za obciążenie miesięczne lokatora - lokator jest obciążany pełną kwota naliczenia.
5. Dalsze postępowanie ze wstrzymanymi dodatkami mieszkaniowymi. Możliwe są dwa sposoby:
a. dodatek wstrzymany przepada: tzn. po uregulowaniu zadłużenia dodatek dla lokatora zostaje "odwieszony", ale kwoty zapłat, które przysługiwały lokatorowi za okres wstrzymania dodatku  - przepadają.
b. dodatek wstrzymany jest "odwieszany": po uregulowaniu zadłużenia kwoty, które przysługiwały lokatorowi za okres wstrzymania dodatku  są "odwieszane" i księgowane jako automatyczne zapłaty do zaległych miesięcznych obciążeń.
6. Możliwe jest też wstrzymanie dotacji gdy gmina uchyla się od wpłacenia na rzecz wspólnoty (spółdzielni) kwot należnych dodatków.
Dodatek mieszkaniowy ma następujące cechy:
- wysokość dodatku (kwota)
- pole logiczne: TAK/NIE - jeśli TAK - znaczy że jest przydzielony do lokalu i obowiązuje (według daty obowiązywania). Jesli NIE to albo lokal w ogóle nie ma dodatku, albo dodatek jest wstrzymany.
- pole logiczne: dodatek wstrzymany :TAK/NIE
- data obowiązywania: wpisujemy datę. Podczas naliczania program sprawdza czy data naliczenia jest mniejsza lub równa dacie obowiązywania. Nie przelicza poszczególnych dni.
- data wstrzymania dodatku

Naliczenie opłat:
a. program sprawdza czy lokal ma status dodatku mieszkaniowego "TAK"
b. program sprawdza datę obowiązywania dodatku
c. program dodaje do nagłówka lokalu informację o statusie dodatku: Tak/Nie
d. program dodaje do nagłówka lokalu informację o wstrzymaniu dodatku: Tak/Nie
e. program dodaje do naglówka lokalu informację o wysokości dodatku
f. podczas wykonywania polecenia księgowania dla naliczenia obciążenie na lokal jest księgowane w pełnej wysokości. Uwzględnienie dodatku następuje podczas wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji (opis poniżej).

Wydruki naliczeń dla lokalu:
- jeśli jest dodatek i dodatek nie jest wstrzymany: drukuje dla naliczenia informację o wysokości dodatku i odejmuje od kwoty do naliczenia
- jeśli dodatek jest wstrzymany - drukuje informację, że dodatek jest wstrzymany i nic nie odejmuje
- jeśli nie ma dodatku - nic nie drukuje i nic nie odejmuje

Uwaga1: Program pobiera informację dotyczącą dodatku z wykonanego naliczenia, a nie z danych dotyczących dodatku zapisanych w bieżących danych właściciela. Jeżeli więc podczas wykonywania naliczenia dodatek jest wstrzymany, to informacja o wstrzymaniu dodatku zapisze się w naliczeniu dla miesiąca i podczas wykonywania wydruku naliczenia z tego miesiąca program wydrukuje informacje o wstrzymaniu dodatku (nawet, jeśli w momencie wykonywnia wydruku dodatek zostanie "odwieszony").

Uwaga2: W wydrukach dla naliczeń z korespondencji seryjnej nie wszystkie  dostępne opcje wydruku uwzględniają  wydruk informacji o dodatkach mieszkaniowych (dotacjach). Generalnie nie działają opcje dedykowane poszcególnym klientom. Zasady:
- podsumowania: informacja o dotacjach pojawia się  tylko na wydrukach według wzorca i wersja z podsumowaniem II.
- wersja dokumentu: informacja o dotacjach pojawia się  tylko na wydrukach według Panel1 
- kolumny: różne układy kolumn są uwzględniane dla dotacji
- dotacje nie pojawiają się na wydruku z podaną ilościa miesięcy (opcja: Wprowadź ilość miesięcy)
- dotacje nie pojawiają się na wydruku, w którym są sumowane dane dla kilku lokali jednego kontrhneta - program nie liczy dotacji zbiorczej  (opcja: Sumować dane dla jednego kontrahenta)

Przelewy:
Podczas drukowania przelewów dla lokali, które maja przyznaną dotację, suma dotacji odejmuje się od kwoty do zapłacenia.

Zaksięgowanie dotacji (dodatku)
Opłaty->Polecenie księgowania->Dotacje
Parametry dla wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji; patrz opis Księgowanie dotacji
Możliwość zbiorczego wykonania księgowania dotacji dla wielu dokumentów naliczenia: patrz  opis: Zbiorcze wystawianie dotacji na podstawie dokumentów naliczeń.
Polecenie ksiegowania dla dotacji ma zapewnić:
- utworzenie dokumentu księgowego do zaksięgowania "automatycznej" zapłaty dodatku. Powstaje dokument księgowy, który zapisuje jako zapłatę na lokatora  wysokość przyznanego dodatku mieszkaniowego. Druga strona księgowania - w zależności od ustawienia parametrów dla  Księgowania dotacji to konto rozrachunkowe (rozliczenie z gminą) lub konto zwykłe (konto banku).
-  utworzenie zapisu o dodatku dla lokalu w specjalnym rejestrze z dotacjami. W rejestrze z dotacjami dla lokalu jest dodawany rekord zawierający informację o dodatku wynikającym  z naliczenia. Nadawany jest status dodatku  Wypłacony/Wstrzymany.
Polecenie księgowania  dla dotacji można wykonywać tylko dla naliczeń, które maja wykonane PK. Ponieważ w miesiącu można wykonać tylko jedno PK dla naliczenia dla lokalu to pozwoli zabezpieczyć się przed wielokrotnym dodawaniem dotacji dla lokalu dla jednego miesiąca.

Podczas wykonywania polecenia ksiegowania :

1. Tworzy dokument oczekujący. dekret:
- po stronie Wn  - symbol konta banku lub konta rozrachunkowego gminy
- po stronie Ma: symbol konta rozrachunkowego

2. Dane do wykonania polecenia księgowania:
- symbol dokumentu - podpowiedź XD (parametr )
- Transakcja:
    --symbol tranaskcji = 
        --- dla NOT: taki jak miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok) + ciąg znaków "/DOTACJA" 
        ---
dla RACHUNKÓW: numer rachunku 
    -- data transakcji = data dokumentu
    -- cechy transakcji OAC (odbiorca, naliczać odsetki, wystawiać upomnienia)
    -- data płatności:   zgodnie z parametrami: a. data dotacji + ilość dni (ilość dni = parametr )  lub b. data płatności  na określony dzień miesiąca (parametr). Dodatkowo można w parametrach ustawić opcję umożliwiającą przesunięcie daty płatności na pierwszy dzień roboczy jeśli dzień płatności przypada w dzień wolny od pracy (za dzień wolny od pracy uznajemy: wszystkie święta, niedziele oraz soboty).
- data dokumentu = data transkacji - podpowiedź data wykonania naliczenia (data naliczenia - parametr (miesiąc naliczenia+rok +dzień(parametr)
- data księgowania - podpowiada się ostatni dzień miesiąca naliczenia (pobierany z dokumentu naliczenia, dla którego jest wykonywana dotacja).
- Opis do nagłówka dokumentu - opis wprowadzony przez użytkownika lub  "Dotacja za miesiąc "+miesiąc naliczenia
- Metoda grupowania zapisów dla strony - brak, nic nie grupować, po jednym zapisie na każdy lokal

Jak tworzone są zapisy na transakcjach podczas księgowania dotacji (strona MA):
- zawsze najpierw tworzona jest transkacja o symbolu miesiąc naliczenia(numer miesiąca+rok) + ciąg znaków "/DOTACJA" na całą kwotę dotacji. Rodzaj transkacji: "Zap" - zapłata. Następnie program dokonuje automatycznej zapłaty za pomocą dotacji za wcześniej utworzone transkacje z naliczeń. Na transkacji ".../DOTACJA" kwota zapłaty pojawia się ze znakiem "-", a na transkacji dotyczącej naliczeń pojawia się ze znakiem "+".  Automatyczne parowanie transakcji naliczenia/dotacje następuje zawsze w obrębie jednego miesiąca. W zależności od przyjętego sposobu księgowania transakcji dla naliczeń możemy równiez wybrać sposób automatycznej zapłaty za transakcje:
- symbol transkacji naliczenia: miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok) 
- symbol transkacji naliczenia: miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok)/grupa opłat 
Sposób automatycznej zapłaty ustawia się w parametrach dla wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji; patrz opis Księgowanie dotacji

Przykładowy zestaw zapisów na transakcjach podczas księgowania dotacji.
Lokal 1: 
naliczenie w wysokości 88,38 zł.
przyznana dotacja: 91,30 zł.
naliczenia są księgowane na grupy opłat (grupa EKS: eksploatacja i ZW: zimna woda).
zapisy na transkacjach:
06/2008//DOTACJA:                                          
Zap   2008.06.30               91,30   księgowanie dotacji (cała kwota dotacji)
Zap   2008.06.30              -85,57 zapłata dotacją za grupę EKS
Zap   2008.06.30              - 2,81  zapłata dotacją za grupę ZW
Zostaje saldo 2,92 (nadpłata, wysokość dotacji porzewyższa kwote miesięcznych obciążeń)
06/2008/EKS
Tra   2008.06.30       85,57           naliczenie na grupę  EKS
Zap   2008.06.30               85,57  zapłata dotacją za grupę EKS
06/2008/ZW
Tra   2008.06.30       2,81             naliczenie na grupę ZW
Zap   2008.06.30               2,81    zapłata dotacją za grupę ZW

Praca z uwzględnieniem dodatków - praktyczne uwagi
1. gmina przyznaje dodatek dla lokalu - wpisujemy informacje o dodatku  w Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- dodatek Tak
- wysokość dodatku
- datę do kiedy dodatek obowiązuje
- dodatek wstrzymano - zaznaczyć na Nie
2. naliczanie opłat
- dla lokalu z przyznanym dodatkiem naliczenie jest wykonywane w pełnej wysokości. W dokumencie naliczenia w zapisie dla lokalu jest zapisywana informacja o wysokości przyznanego dodatku. Podczas wykonania PK dla naliczenia na konto lokalu jest księgowana pełna wysokość naliczenia. Uwaga: pamiętać należy, że informacja o dodatku zapisze się w naliczeniu dla lokalu tylko wtedy, kiedy podczas wykonywania naliczenia właściciel lokalu ma zaznaczone pole Dodatek mieszkaniowy -  na Tak.
3. polecenie księgowania dla dotacji
- po wykonaniu polecenia ksiegowania dla naliczenia wykonuje się polecenie księgowania dla dotacji. Polecenie ksiegowania dla dotacji ma zapewnić zaksiegownaie na kontach lokatorów kwot przyznanych dodoatków jako automatycznych zapłat.
- powstaje dokument księgowy, który zapisuje jako zapłatę na lokatora  wysokość dodatku mieszkaniowego. 
- w rejestrze z dotacjami dla lokalu jest dodawany rekord zawierający informację o dodatku wynikającym  z naliczenia. Nadawany jest status dodatku  Wypłacony.
Uwaga: PK dla dotacji można wykonywać tylko dla naliczeń, które maja wykonane PK. Ponieważ w miesiącu można wykonać tylko jedno PK dla naliczenia dla lokalu to pozwoli zabezpieczyć się przed wielokrotnym dodawaniem dotacji dla lokalu dla jednego miesiąca.
4. usunięcie naliczenia
- usuwamy dokument ksiegowy dla naliczenia , usuwamy PK dla naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla dotacji, usuwamy wskaźnik wykonania  dotacji dla naliczenia. Usunięcie wskaźnika powoduje usunięcie zapisów o dotacji dla lokalu z rejestru z dotacjami dla lokalu.
- usuwamy dokument naliczenia.
Postępowanie przy wstrzymaniu dodatku mieszkaniowego.
1. informacja o wstrzymaniu dodatku wpisujemy w Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- pole Dodatek mieszkaniowyTak - nie zmieniamy
- wysokosć dodatku - nie zmianiamy
- datę do kiedy dodatek obowiązuje - nie zmieniamy
- pole  Dodatek wstrzymano - zaznaczamy  na Tak
- wpisujemy datę wstrzymania dodatku
2. naliczanie opłat
- dla lokalu z przyznanym i wstrzymanym dodatkiem naliczenie jest wykonywane w pełnej wysokości. W zapisie dla loklau jest zapisywana informacja o przyznanym i wstrzymanym dodatku. Podczas wykonania PK dla naliczenia na konto lokalu jest księgowana pełna wysokość naliczenia.
3. polecenie księgowania dla dotacji
- dla lokalu, który ma wstrzymany dodatek NIE powstają zapisy automatycznej zapłaty w dokumencie księgowym.
- w rejestrze z dotacjami dla jest dodowany rekord z dotacją wynikjącą z naliczenia. Status dotacji: Wstrzymany.
4. usunięcie naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla naliczenia , usuwamy PK dla naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla dotacji. Nie ma w nim zapisów dotyczacych dotacji wstrzymnaych.Usuwamy wskaźnik wykonania dotacji dla naliczenia. Usunięcie wskaźnika powoduje usunięcie zapisów o dotacji dla lokalu z rejestru z dotacjami dla lokalu.
- usuwamy dokument naliczenia.
5. odwieszenie wstrzymania dotacji - wykonywane zawsze indywidualnie dla każdego lokalu
- wchodzimy w funkcję: Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- zmieniamy status Dodatek wstrzymano  z Tak na Nie
- pojawia sie pytanie o wykonanie polecenia księgowania dla wstrzymanych dotacji- jesli odpowiemy Tak to powstaje dokument XD: polecenie ksiegownia dla dotacji. Zapisy w tym dokumencie powstają z rekordów dotacji dla lokalu, które: mają status Wstrzymano.
- po wykonaniu PK dla wstrzymanych dotacji, dodatkom tym zmienia się status z Wstrzymano na Wypłacono.
Uwaga: jest również możliwość uruchomienia polecenia księgowania  dla wstrzymanych dotacji z okienka przeglądania dotacji dla lokalu - patrz opis poniżej  Przeglądanie naliczononych dotacji.

Przeglądanie naliczonych dotacji dla lokalu
Każde wykonanie Polecenia ksiegowania dla dotacji powoduje dodanie informacji o przyznanym dodatku do specjalnego rejestru z dotacjami dla lokali. 
W rejestrze tym są przechowywane następujące informacje:
- informacje o dokumencie naliczenia z którego został dodoany dodatek (data naliczenia, miesiąc naliczenia, opis dokumnetu naliczenia)
- wysokość dodatku
- do kiedy obowiązuje dodatek
- status dodatku: Wypłacono/Wstrzymano
- data "odwieszenia" dodatku
- data wypłacenia dodatku (wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji).

Zawartość tego rejestru dla każdego lokalu możemy oglądać uruchamiając funkcję: Zasoby->Budynki->Lokale->Dokumenty->Dotacje.
Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się okienko z dotacjami. Dostępne są następujące funkcje:
- PK dla dotacji
- Status dotacji
- Drukuj
PK dla dotacji
Umożliwia wykonanie polecenia ksiegowania dla dotacji o statusie Wstrzymano. Po uruchomieniu poojawia się do wyboru lista wstrzymanych dotacji. Wszystkie wstrzymane dotacje wwyświetlone w  okienku są zaznaczone. Klikając w rekord z dotacją możemy ją zaznaczyć (po lewej stronie wybranej dotacji pojawia się "ptaszek") lub usunąć zaznaczenie ("ptaszek" znika). Po zaakceptowaniu wyboru klawiszem Wybór danych, pojawia się standardowe okienko do tworzenia polecenia ksiegowania dla dotacji. Powstanie dokument oczekujący zawierający zapisy dla zaznaczonych dotacji.
Status operacji
Umożliwia zmianę statusu dotacji.
Drukuj
Umożliwia wydruk dotacji dla lokalu (drukuje się zawartość wyświetlonego okienka). Jeśli potrzebujemy wydruki zbiorcze dotacji dla budynków - należy korzystać z funkcji Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków, patrz opis poniżej.

Wydruki dla dotacji
Program posiada zestaw wydruków przydatnych przy obsłudze dodatków mieszkaniowych:
1. Listy przyznanych dodatków (wykonywane na podstawie danych o przyznanym dodatku dla właściciela)
a. funkcja: Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków->Dodatki przyznane
Drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją czy dodatek został wstrzymany. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu budynków. Wydruk posiada podsumowania przyznanych oraz wstrzymanych dodatków w poszczególnych budynkach oraz podsumowanie całości wydruku.
b. wydruk dodatków mieszkaniowych uzyskany zestawieniem definiowalnym. 
Można zdefiniowac zestawienie, które drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją czy dodatek został wstrzymany. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu symboli właścicieli lokali. W wydruku można zdefiniować podsumowanie przyznanych oraz wstrzymanych dodatków dla całości zestawienia. Kolejność postępowania:
- wprowadzenie definicji zestawienia:  Definicje->Zestawienie definiowalne. Zdefiniować nowe zestawienie definiowalne, o nazwie, na przykład "DODATKI", a w nim dwie kolumny: 
    -- k1 - funkcja: W_DODATEK (przyznany dodatek mieszkaniowy)
    -- k2 - funkcja W_DODATEKW (wstrzymany dodatek mieszkaniowy)
- pierwsze uruchomienie zestawienia "DODATKI" definiowalnego w celu zdefiniowania układu kolumn i podsumowań na wydruku.
    -- uruchamiamy Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia definiowalne; podajemy nazwę naszego zestawienia "DODATKI", wprowadzamy zakres właścicieli oraz zaznaczamy opcję Tylko lokale z dodatkami. Zakres dat: dowolny.
    -- pojawia się okienko wydruku, wybieramy  funkcję Kolumny. Pojawia się okienko do zdefiniowania poszczególnych kolumn wydruku. 
    -- standardowo do wydruku dodane są dwie kolumny: pole zd_kontr (symbol właściciela) oraz zd_lokal (symbol lokalu).
    -- wybieramy funkcję Modyfikacja i pojawia się okienko umożliwiające dodanie kolejnych kolumn wydruku
    -- dodajemy nową linie (ustawiając się kursorem na pustej linii), na pierwszym polu nowo powstałej linii wciskamy F2 i pojawia się lista  pól możliwych do użycia w wydruku
    -- wybieramy pole l_nazwa (nazwa lokalu) lub kl_nazwa1 (nazwa właściciela lokalu)
    -- wybieramy pole k1 (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_DODATEK)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_data (data obowiązywania dodatku)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_wstrzymano  (logiczne: czy dodatek wstrzymano, rozszerzamy jego szerokość do 10 znaków)
    -- wybieramy pole k2 (zdefiniowana przez nas kolumna z wstrzymanym dodatkiem W_DODATEKW)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_dataw (data wstrzymania dodatku)
    -- akceptujemy zestaw kolumn na wydruku klawiszem Dalej.
    -- wybieramy funkcję Dodatkowe ustawienia w celu zdefiniowania podsumowań. Pojawia się okienko. Wybieramy Podsumowania.
    -- w okienku Kolumny do sumowania wpisujemy kolumny k1 i k2.
    -- akceptujemy wybrane kolumn do podsumowań  klawiszem Dalej i Zakończ.
    -- Akceptujemy całą definicję kolumn na wydruku wybierając Zakończ.
    -- uruchamiamy wydruk wybierając Wydruk według przedziału.
- teraz kolejne uruchomienia wydruku z wpisywanymi innymi zakresami właścicieli będą miały zdefiniowany układ kolumn.

2. Listy wypłaconych dodatków (wykonywane na podstawie zapisów rejestru z wypłaconymi/wstrzymanymi dotacjami dla lokali)
Funkcja: Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków->Dodatki według dat
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko wydruku, w którm wpisujemy warunki i zakresy danych do wykonania wydruku. Wydruk analizuje dane o wypłaconych i wstrzymanych dotacjach dla lokali. Wydruk zawiera podsumowania cząstkowe dodatków wypłaconych i wstrzymanych w poszczególnych budynkach. Sterowanie zakresem danych na wydruku:
Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków.
Zakres dat: data naliczenia dodatku - podajemy zakres dat naliczenia dodatku. Jako datę naliczenia dodatku przyjmuje się datę dokumentu naliczenia, z którego dodatek został dodany.
Zakres dat: data wypłacenia dodatku - podajemy zakres dat wypłacenia dodatku. Jako datę wypłacenia dodatku przyjmuje się date wykonania polecenia ksiegowania dla dodatku. Dodatki wstrzymane mają datę wypłacenia pustą.
Dla każdego analizowanego rekordu z dotacją, program sprawdza wszystkie zakresy dat. Jeśli użytkownik pozostawi puste pole data od  przyjmuje się pierwszy dzień roku obrachunkowego; jesli puste jest  pole data do -  przyjmuje się ostatni dzień roku obrachunkowego.
Status dodatku -możemy wybrać do wydruku dodoatki z określonym statusem:
- Wszystkie - uwzględnia na wydruku wszystkie dodatki, które mają datę naliczenia i  wypłacenia w podanym zakresie dat
- Tylko wstrzymane - uwzględnia tylko te dodatki, które maja datę naliczenia  w podanym zakresie oraz statua dodatku  Wstrzymano. Data wypłacenia nieistotna (dodatki wstrzymne są z definicji "niewypłacone").
- Tylko wypłacone - uwzględnia tylko te dodatki, które maja datę naliczenia i wypłacenia  w podanym zakresie oraz status Wypłacono
Sumowanie dla lokalu:
- Tak - podczas wykonywania wydruku wszystkie rekordy spełniające podane zakresy i warunki, są sumowane w obrębie jednego lokalu. Stąd wynika, że dla jednego lokalu jest na wydruku tylko jeden rekord. Jeśli  wybierzemy filtr statusu dodatku Tylko wypłacone to wydruk ten  może być przydatny jako zestawienie dodatków należnych od gminy za wybrany zakres dat. 
- Nie - podczas wykonywania wydruku wszystkie rekordy spełniające podane zakresy i warunki dla jednego loklau są umieszczane na wydruku (bez sumowania). Czyli dla jednego lokalu może się  pojawić na wydruku więcej niż jeden rekord.

3. Zestawienia definiowalne - salda zadłużeń do analizy - przydatne do analizy wstrzymywania dotacji dla nierzetelnych dłuzników.
Można zdefiniować zestawienie, które drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją o wysokości zadłużenia lokatora.  Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu symboli właścicieli lokali. Wydruyk ten jest podobny do wydruku listy dodoatków (punkt 1.b.), ale mozna w nim zdefiniowac dodoatkowe kolumny służące do analizy zadłużenia lokatora.  Kolejność postępowania:

- wprowadzenie definicji zestawienia:  Definicje->Zestawienie definiowalne. Zdefiniować nowe zestawienie definiowalne, o nazwie, na przykład "ZALEGLOSCI", a w nim dwie kolumny: 
    -- "naliczenie" - funkcja: W_NALICZ2 (wysokość naliczenia w miesiącu)
    -- "dodatek" - funkcja W_DODATEK (przyznany dodatek mieszkaniowy)
    -- "zaleglosci"- funkcja YSBWN (saldo strony WN wraz z BO)
- pierwsze uruchomienie zestawienia "ZALEGLOSCI"  w celu zdefiniowania układu kolumn i podsumowań na wydruku.
    -- uruchamiamy Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia definiowalne; podajemy nazwę naszego zestawienia "ZALEGLOSCI", wprowadzamy zakres właścicieli oraz zaznaczamy opcję Tylko lokale z dodatkami. Zakres dat: taki jak analizowany okres, najczęściej od 01.01 do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca w stosunku do miesiąca analizy.
    -- pojawia się okienko wydruku, wybieramy  funkcję Kolumny. Pojawia się okienko do zdefiniowania poszczególnych kolumn wydruku. 
    -- standardowo do wydruku dodane są dwie kolumny: pole zd_kontr (symbol właściciela) oraz zd_lokal (symbol lokalu).
    -- wybieramy funkcję Modyfikacja i pojawia się okienko umożliwiające dodanie kolejnych kolumn wydruku
    -- dodajemy nową linie (ustawiając się kursorem na pustej linii), na pierwszym polu nowo powstałej linii wciskamy F2 i pojawia się lista  pól możliwych do użycia w wydruku
    -- wybieramy pole l_nazwa (nazwa lokalu) lub kl_nazwa1 (nazwa właściciela lokalu)
    -- wybieramy pole bu_indeks (symbol budynku)
    -- wybieramy pole "dodatek" (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_DODATEK)
    -- wybieramy pole "naliczenie" (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_NALICZ2)
    -- wybieramy pole "zaleglosc" (zdefiniowana przez nas kolumna z saldem YSBWN)
Możemy dodać pola kolejne pola informacyjne  związane z dodatkiem, ale nie jest to konieczne
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_data (data obowiązywania dodatku)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_wstrzymano  (logiczne: czy dodatek wstrzymano, rozszerzamy jego szerokość do 10 znaków)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_dataw (data wstrzymania dodatku)
    -- akceptujemy zestaw kolumn na wydruku klawiszem Dalej.
    -- wybieramy funkcję Dodatkowe ustawienia w celu zdefiniowania dodatkowej kolumny, której wartośc będzie oznaczała miesięczny przypis po odjęciu dodatku. Pojawia się okienko. Wybieramy Dodatkowe kolumny.
    -- w okienku Definiowanie dodatkowych kolumn ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii i wpisujemy nazwę dodatkowej kolumny: "bez_dod", jej tytuł, np. "Po odjęciu dodatku"
    -- w polu Wyr (Wyrażenie) wpisujemy wyrażenie do obliczenia wartości dodanej kolumny: w naszym przypadku jest to kolumna "naliczenie" minus kolumna "dodatek" czyli: naliczenie - dodatek
    -- akceptujemy  klawiszem Dalej i przechodzimy do wybrania kolumn do podsumowań.  Wybieramy Podsumowania.
    -- w okienku Kolumny do sumowania wpisujemy kolumny "naliczenie", "dodatek", "zaleglosci" oraz "bez_dod"(w liście wyświetlonej klawiszem F2 pole "bez_dod" pojawia się na końcu).
    -- akceptujemy wybrane kolumn do podsumowań  klawiszem Dalej i Zakończ.
    -- jeszcze raz uruchamiamy funkcję do wpisywania definicji kolumn na wydruku wybierając Modyfikacja.
   
-- ustawiamy się kursorem na wierszu z kolumną "zalglosc". Naciskamy jednocześnie klawisze CTRL+PageUP. Nad wierszem pojawia sie pusta linia, w której wpisujemy pole "bez_dod".
    -- Akceptujemy całą definicję kolumn na wydruku wybierając Zakończ.
    -- uruchamiamy wydruk wybierając Wydruk według przedziału.
- teraz kolejne uruchomienia wydruku z wpisywanymi innymi zakresami właścicieli będą miały zdefiniowany układ kolumn.

Zbiorcze wystawianie dotacji na podstawie dokumentów naliczeń
Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dotacje
Wybieramy opcję Operację wykonać dla wielu dokumentów naliczeń. Pojawia się okienko do  wyboru tych dokumentów naliczeń, dla których chcemy wykonać dotacje.
W okienku wyświetlane są tylko te dokumenty naliczeń, dla których:
- nie była wystawiona dotacja
- było wykonane polecenie księgowania
Zestaw danych wyświetlanych dla dokumentów:
Standardowo wyświetlane są następujące dane:
- Za miesiąc: miesiąc naliczenia
- Typ: typ naliczenia (NA - naliczenie, KN - korekta naliczenia)
- Budynek: budynek, dla którego wykonano naliczenie
- Opis - opis z nagłówka dokumentu naliczenia
- PK - czy wykonano polecenie księgowania dla dokumentu naliczenia (T - wykonano, N - nie wykonano)
- Do - czy wystawiono dotację dla dokumentu naliczenia (T - wystawiono, N - nie wystawiono)
- Fa - czy zakończono wystawianie faktur dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Ra - czy zakończono wystawianie rachunków dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Suma dot - suma dotacji ze wszystkich lokali  dla naliczenia
Zestaw wyświetlanych kolumn oraz ich szerokość można zmienić klikjąc lewym klawiszem myszy w szary kwadracik znajdujący się na po lewej stronie żółtego paska w wyświetlanym okienku. Otwiera się okienko, które umożliwia definiowanie Kolumn.
Filtrowanie zakresu wyświetlanych dokumentów:
Bezpośrednio po uruchomieniu funkcji, w okienku pokazują się tylko te naliczenia, dla których nie wysatwiono dotacji a wystawiono PK. Nad listą dokumentów pokazuje się napis:
Filtr: Tylko dokumenty z wykonanym PK.
Zakres wyświetlanych dokumentów możemy zmienić. Służy do tego funkcja Filtr. Jeśli wybierzemy Filtr -> Brak - pojawią się wszystkie dokumenty bez wystawionych dotacji. Jeśli wybierzemy Filtr -> Bez wykonanego PK - pojawią się tylko te dokumenty  bez wystawionej dotacji, dla których nie wykonano PK. Jeśli wybierzemy Filtr -> Z wykonanym PK - pojawią się tylko te dokumenty bez wystawionej dotacji, dla których  wykonano PK, a więc te, dla których można wystawić dotacje.
Zaznaczanie (wybieranie) naliczeń:
Bezpośrednio po wyświetleniu okienka wszystkie dokumenty są zaznaczone (czyli wybrane ): po lewej stronie nazwy miesiąca,dla którego wykonano naliczenie jest "ptaszek".  Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Zaznacz->Usuń zaznaczenie: wówczas żaden dokument naliczenia nie będzie wybrany. Możemy ponownie wybrać wszystkie dokumenty za pomocą funkcji Zaznacz->Zaznacz wszystkie. Możemy również zaznaczać  lub odznaczać dokumenty dla poszczególnych miesięcy. Funkcja Zaznacz miesiąc powoduje zaznaczenie tylko dokumentów dla podanego miesiąca naliczenia. Dokumenty dla pozostałych miesięcy nie będą zaznaczone. Jeśli użyjemy fukcji Odznacz miesiąc, to dokumenty naliczenia dla podanego miesiąca zostaną odznaczone, natomiast status zaznaczenia dla dokumentów z pozostałych miesięcy nie zmieni się. Pojedyńcze naliczenia wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w linię z danymi wybieranego dokumentu. Powtórne kliknięcie w zazaczony dokument powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania dokumentów w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka dokumenty są wyświetlane według miesiąca naliczenia: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Miesiąc. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Opis - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Opis z nagłówka dokumentu. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Budynek - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Budynek z nagłówka dokumentu.
Wyszukiwanie dokumentów w okienku:
Możemy szybko wyszukać dokument wpisując z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu znaków.  Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Budynku to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na pierwszym odnalezionym dokumencie dla budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na dokumencie dla budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać dokument po opisie z nagłówka dokumentu, wówczas wybieramy Kolejność według Opisu i wpisujemy początkowe znaki opisu: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na dokumecie, w którym pierwsze znaki opisu zaczynaja się od BoBoczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na dokumencie z początkowymi znakami opisu Boh:  Boh. Września 1. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Miesiąca to musimy wpisać całą nazwę miesiąca, żeby program wyszukał na liście  pierwszy dokument dla wpisanego miesiąca. Dlatego poszukiwanie pojedyńczych dokumentów według miesiąca może być mało skuteczne (szybciej dotrzemy do pierwszego dokumentu dla miesiąca poruszając się po liście za pomocą klawiszy PageUp i PageDown).
Przebieg zbiorczego wystawiania dotacji:
Wybrane naliczenia akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Program przystępuje do zbiorczego wystawiania dotacji. Dla każdego dokumentu naliczenia::
- program sprawdza czy jest możliwe wykonanie dotacji dla naliczenia 
- dla każdego naliczenia są przeglądane wszystkie lokale z naliczenia i wyszukiwane są lokale, dla których  przyznano dotację. Jeśli dla naliczenia nie znaleziono żadnych  lokali z dotacjami, dokument naliczenia jest pomijany (chociaż zyskuje status wykonania dotacji:  Tak ).
- dalej sprawdzana jest poprawność danych dla wystawienia dotacji dla poszczególnych lokali. Jeśli dane dla wszystkich lokali są poprawne, program tworzy zapisy dla lokalu w specjalnym rejestrze dla dotacji oraz tworzy zapisy do dokumentu księgowego.
- jeśli lokal ma wstrzymaną dotację, wówczas program tworzy zapisy w rejestrze dla dotacji (z informacją, że dotacja za dany miesiąc ma status Wstrzymana), ale nie powstają zapisy w dokumencie księgowym (bo dotacja nie jest wypłacana). Jeśli wszystkie lokale w budynku mają wstrzymane dotacje, to wówczas dokument księgowy nie powstaje.
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wykonywania dotacji dla poszczególnych naliczeń/lokali.
Przerwanie wykonywania dotacji:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wykonywanie dotacji dla bieżącego naliczenia. W raporcie z przebiegu wykonywania dotacji pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego wykonywania dotacji:
Po zakończeniu wykonywania dotacji pojawia się informacja zbiorcza o ilości  wybranych naliczeń do wykonania dotacji oraz o ilości naliczeń, dla których pomyślnie zakończono wykonywanie dotacji. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy  wydrukowanie  raportu szczegółowego po zakończeniu działania funkcji. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których dokumentów naliczenia nie udało się wykonanie dotacji, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i  ponownie wystawić dotacje. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy.


RAPORT: ZBIORCZE WYSTAWIANIE DOTACJI DLA DOKUMENTÓW NALICZEŃ


Miesiąc

Budynek

Opis dokumentu

Wystawiono dotacje

Suma naliczenia

Cennik

Opis





lub dotacji



LIPIEC

01003

Boczna 3; 01003; Lipiec

TAK

83.58

C_01003_01

Wystawiono dotacje dla naliczenia

LIPIEC

02001

Boh.Września 1; 02001; Lipiec

TAK

874.22

C_02001_01

Wystawiono dotacje dla naliczenia

LIPIEC

02004

Boh.Września 4; 02004; Lipiec

TAK

227.17

C_02004_01

Wystawiono dotacje dla naliczenia

LIPIEC

02006

Boh.Września 6; 02006; Lipiec

TAK

185.32

C_02006_01

Wystawiono dotacje dla naliczenia

LIPIEC

02008

Boh.Września 8; 02008; Lipiec

TAK


C_02008_01

W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi dotacjami !

LIPIEC

02011

Boh.Września 11; 02011; Lipiec

TAK

470.44

C_02011_01

Wystawiono dotacje dla naliczenia

LIPIEC

02021

Boh.Września 21; 02021; Lipiec

TAK

108.28

C_02021_01

Wystawiono dotacje dla naliczenia

LIPIEC

02025

Boh.Września 25; 02025; Lipiec

TAK


C_02025_01

W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi dotacjami !

LIPIEC

02027

Boh.Września 27; 02027; Lipiec

TAK

262.44

C_02027_01

Wystawiono dotacje dla naliczenia



Zmień właściciela

Funkcja zmienia właściciela lokalu. Zmiana właściciela jest  powiązana z zapisem informacji o poprzednim  właścicielu do pliku z historią. Po wybraniu funkcji wyświetla się okienko pokazujące dane obecnego właściciela lokalu. W tym okienku wpisujemy datę sprzedaży lokalu. Następnie naciskamy przycisk Nowy właściciel - pojawia się okienko do wprowadzenia danych nowego właściciela. Następnie naciskamy przycisk Zmień właściciela. Program poprosi o potwierdzenie("czy chcesz zmienic właściciela lokalu......."). Po wybraniu odpowiedzi "Tak" następuje przepisanie informacji o poprzednim właścicielu do rejestru z historią, a dane nowego właściciela są zapisywane do rejestru z właścicielami lokalu. Następnie system wyświetla informację "Właściciel został zmieniony. Czy zmienić nazwę lokalu?". Jeśli odpowiemy "Tak" -  jako nazwa lokalu zapisuje się nazwa właściciela (czyli pole  "nazwa (1)" z rejestru kontrahentów). 
Uwaga1:  Program sprawdza czy data wyprowdzenia obecnego właściciela jest równa dacie wprowadzenia nowego właściciela + 1 dzień, ale pozwala wpisać daty różniące sie o więcej niż 1 dzień (tylko daje ostrzeżenie). W takim jednak przypadku użytkownik musi pamiętać, że powstanie nieciągłość dat (czyli okres, kiedy nikt nie jest właścicielem mieszkania). Program nie pozwala natomiast wpisać daty wyprowadzenia starego właściciela mniejszej niż data wprowadzenia nowego właściciela.
Uwaga2: dane o poprzednich właścicielach nie będą powiązane z rejestrem kontrahentów przez symbol kontrahenta - dane kontrahentów będą przepisane wprost do rejestru z historią. Tym samym zapisany w rejestrze z historią symbol kontrahenta może nie mieć odpowiednika w aktualnym rejestrze kontrahentów.

Historia
Funkcja wyświetla zawartość rejestru z historią, a więc dane wszystkich zarejestrowanych poprzednich właścicieli lokalu. W okienku dostępne są funkcje: Pokaż - do obejrzenia szczegółowych danych wybranego poprzedniego właściciela oraz Drukuj - do wydrukowania informacji o bieżącym i poprzednich właścicielach lokalu.

Uwzględnienie poprzednich właścicieli w prezentacji danych i wydrukach

Ustalanie właściciela lokalu na dany dzień (ta_data)
1. odszukanie bieżącego właściciela lokalu. Jeżeli bieżący właściciel nie ma daty wprowadzenia i daty wyprowadzenia przyjmujemy, że mieszka od zawsze. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
2. jeżeli bieżący właściciel nie ma daty  wprowadzenia i data wyprowadzenia >= od ta_data. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
3. jeżeli bieżący właściciel nie ma daty  wprowadzenia i data wyprowadzenia < od ta_data  => nie ma właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: ??? (znaki zapytania zamiast symbolu i danych właściciela)
4. jeżeli bieżący właściciel ma datę wprowadzenia <= od ta_data. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
5. jeżeli bieżący właściciel ma datę wprowadzenia > od ta_data => właściciel bieżący wprowadził się później => trzeba szukać właściciela historycznego. Trzy przypadki:
a. lokal w ogóle nie ma historii. Właściciel na dzień ta_data: ??? (znaki zapytania zamiast symbolu i danych właściciela)
b. lokal ma historię, ale nie ma właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: ???
c. lokal ma historię i udało się odszukać właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: odnaleziony właściciel historyczny

Sposób prezentacji danych właściciela:
I. Naliczenia:
1. dla  wykonywania bieżących naliczeń  - nie sprawdza danych historycznych, nie sprawdza dat wprowadzenia, wyprowadzenia tylko bierze aktualnego właściciela  przypisanego do lokalu.
2. wyświetlanie naliczeń opłat - dopasowuje lokatora do historii i wyświetla właściciela zgodnego z datą naliczenia (naliczenie na dzień). 
3. Wydruki naliczeń
- wydruk naliczenia dla jednego lokalu - drukuje właścicieli zgodnych z datą  naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk naliczenia dla wszystkich lokali -  drukuje właścicieli zgodnych z datą  naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk na budynki - Drukuje właścicieli zgodnych z datą  naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje puste pole w miejscu danych właściciela.
- wydruk naliczeń dla korespondencji seryjnej - nie da się uwzględnić właścicieli historycznych, bo sposób działania wydruku jest następujący: dla każdego kontrahenta (właściciela) z zakresu  szuka, do którego  lokalu właściciel jest przypisany - a historyczny właściciel nie jest przypisany do żadnego lokalu! Czyli wydruk naliczenia dla poprzedniego właściciela można realizować tylko pojedyńczo dla wybranego lokalu, nie z korespondencji seryjnej.
4. wystawianie faktur, rachunków, przelewów, dotacji
a. faktury - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Faktury są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumentu FAKTURA.
b. rachunki - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Rachunki są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumentu RACHUNEK.
c przelewy - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów. Przelewy są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał przypisany wzór przelewu.
d. dotacje - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów i mieć zdefiniowane konto. Wystawiane są dotacje tylko jeśli podczas wykonywania naliczenia zostały dodane dotacje dla lokalu. Wydaje się, że dotacje dla wlaścicieli historycznych są bardzo mało prawdopodobne, bo zazwyczaj dokument księgujący dotacje jest wykonywany na bieżąco po zaksięgownaiu naliczenia.
II. Rozliczenia mediów
1. dla  wykonywania bieżących rozliczeń mediów  - nie sprawdza danych historycznych, nie sprawdza dat wprowadzenia, wyprowadzenia tylko pobiera aktualnego właściciela  przypisanego do lokalu.
2. wyświetlanie rozliczeń mediów - dopasowuje lokatora do historii i wyświetla właściciela zgodnego z datą rozliczenia (rozliczenie na dzień). 
3. Wydruki rozliczeń mediów
- wydruk rozliczenia dla jednego lokalu - drukuje właścicieli zgodnych z datą  rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk rozliczenia dla wszystkich lokali -  drukuje właścicieli zgodnych z datą  rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk na budynki - Drukuje właścicieli zgodnych z datą  rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje puste pole w miejscu danych właściciela.
- wydruk naliczeń dla korespondencji seryjnej - nie da się uwzględnić właścicieli historycznych, bo sposób działania wydruku jest następujący: dla każdego kontrahenta (właściciela) z zakresu  szuka do którego  lokalu właściciel jest przypisany - a historyczny właściciel nie jest przypisany do żadnego lokalu! Czyli wydruk rozliczenia mediów dla poprzedniego właściciela można realizować tylko pojedyńczo dla wybranego lokalu, nie z korespondencji seryjnej.
4. wystawianie faktur, rachunków
a. faktury - ustala wlaściciela na dzień rozliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi byc zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Faktury wystawiane są jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumnetu FAKTURA.
b. rachunki - ustala wlaściciela na dzień rozliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi byc zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Rachunki wystawiane są  jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumnetu RACHUNEK.

Znajdź: lokal, następny lokal
Zestaw funkcji do wyszukiwania lokali w budynku. Funkcje umożliwiają odszukanie lokalu o określonym symbolu, nazwie lub klasyfikacji. Warunki na wyszukanie lokalu wpisujemy w okienku, które pojawia sie po uruchomieniu funkcji Znajdź lokal. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie lokalu spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Poszukiwanie kolejnego wystąpienia lokalu w budynku można również uruchomić używając kombinacji klawiszy: Ctrl +N.
Uwaga: poszukiwanie lokalu następuje tylko w obrębie wybranego budynku.

Znajdź właściciela: 
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Poszukiwanie odbywa się tylko w obrębie wybranego budynku. Funkcję uruchamiamy z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Znajdź->Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia  Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahnetów.  Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
W dolnej części okienka mamy możliwość wyboru: 
Uwzględniać historię lokali: Nie/Tak.
Jeśli wybierzemy uwzględnianie historii lokali, to program po przeszukaniu rejestru aktualnych właścicieli lokali przejdzie do przeszukiwania rejestru z poprzednimi (historycznymi) właścicielami lokali.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje  lokal dla tego właściciela w budynku i podświetla rekord z  lokalem właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal?  Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce  kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela. Jeśli zaznaczono uwzględnianie historii lokali, to po wyświetleniu wszystkich lokali przypisanych aktualnie do właściciela, program przechodzi do poszukiwania wlaściciela w danych historycznych dla lokali. Jeśli znajdzie dane w historii właścicieli lokali, to podświetla w okienku  rekord lokalu, w którym właścicielem historycznym jest wybrany właściciel. Żeby obejrzeć dane szczegółowe trzeba uruchomić funkcję Właściciel->Historia.

Dodawanie lokali wg wzorcowego budynku
Żeby ułatwić sobie dodawanie lokali można założyć budynek wzorcowy (musi mieć nazwę WZORZEC). Definujemy w nim typowy lokal (lokale). Przypisujemy im cechy, które chcemy powielać w innych zakładanych dla wspólnoty lokalach - np. parametry (powierzchnia, ilość osób), liczniki (licznik wody, licznik CO), opłaty (które wcześniej zdefiniowaliśmy). Możemy przypisać parametrom w lokalach wzorcowych wartości- przepiszą się one wówczas do zakładanych lokali. Ma to sens np. jeśli w budynku są lokale o takiej samej powierzchni albo każdy lokal ma garaż o takiej samej powierzchni. Zasadniczo lokale wzorcowe nie powinny mieć przypisanych wartości do parametrów, po dodaniu lokalu trzeba uzupełnić parametry wartościami dla tego lokalu.  Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Budynki->Lokale->Operacje->Dodaj w/g wzorca.


Parametry
Funkcja służy do wprowadzania parametrów dla lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się  okienko zawierające informacje o parametrach przypisanych do lokalu. Jeżeli  okienko jest puste, to oznacza, że dla lokalu nie wprowadzono żadnych parametrów.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Usuń 
- Historia
Dodawanie nowych parametrów dla lokalu:
Dane dotyczące parametrów dla lokali wprowadzamy bezpośrednio w liniach okienka z parametrami. Nowy parametr dodajemy w pustej linii. Są trzy sposoby dodania pustej linii w celu wprowadzenia paramteru:
- gdy okienko z parametrami jest puste (dodajemy pierwszy parametr): klikamy lewym klawiszem myszki w pierwszą pustą linię w okienku.
- gdy są już dodane parametry dla lokalu: ustawiamy się w ostatniej linii z parametrem i przesuwamy się strzałką w dół na pierwszą pusta linię 
- gdy są już dodane parametry dla lokalu: ustawiamy się w dowolnej  linii z parametrem i naciskamy jednocześnie klawisze Ctrl i PageUp: nad linią, w której  się ustawiliśmy pojawi się pusta linia do wprowadzenia danych parametru.
Znaczenie poszczególnych pól w linii do dodawania/zmieniania  parametru:
- Symbol -  symbol parametru ze zdefiniowanego wcześniej rejestru definicji parametrów (patrz opis Definicje parametrów). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawi się podpowiedź: lista zdefiniowanych parametrów do wyboru. 
- Opis - nazwa pobierana z definicji parametru, nie można  tutaj zmieniać.
- jednostka miary - pobierana z definicji parametru, nie można  tutaj zmieniać.

- wartość: wartość parametru dla lokalu. 
Usuwanie parametrów dla lokalu
W celu usnięcia parametru należy ustawić się na linii z parametrem przeznaczonym do usunięcia i wybrać funkcję Usuń z górnego menu lub nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl i PageDown.

Historia parametru
Funkcja służy do wprowadzenia informacji o zmianach wartości parametru.
Dostępne funkcje:
- Zmień wartość
- Wyświetl
Po uruchomieniu funkcji Zmień wartość pojawia się okienko do wprowadzenia nowej wartości parametru.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do zmieniania  wartości parametru:
Część dotycząca poprzedniej wartości:
- Symbol -  symbol parametru, nie można zmieniać
- opis - nazwa parametru, nie można zmieniać
- jednostka miary - pobierana z definicji, nie można  zmieniać.
 
- stara wartość: obecnie obowiązująca wartość parametru, nie można zmieniać
- wartość obowiązuje od: data, od której obowiązuje stara wartość  parametru (wpisywać tylko gdy pole jest puste puste)
- wartość obowiązuje do: data, do której obowiązuje stara wartość  parametru: należy wpisać  datę końca obowiązywania wartości parametru; podpowiada się bieżąca data (data wejścia do programu PerseusWM).
Część dotycząca nowej wartości:
- Symbol -  symbol parametru, nie można zmieniać
- opis - nazwa parametru, nie można zmieniać
- jednostka miary - pobierana z definicji, nie można  zmieniać.
 
- nowa wartość: nowa wartośc parametru
- wartość obowiązuje od: data, od której obowiązuje nowa wartość  parametru: data większa o jeden dzień niż data do obowiązywania starego parametru.
- wartość obowiązuje do: data, do której obowiązuje stara wartość  parametru, nie można zmieniać.

Po nacisnięciu przycisku Zmień, stara wartość zostanie przepisana do archowum, a nowa wartość stanie się bieżącą wartością parametru.
Szczegółowy opis zasad posługiwania się historycznymi danymi parametrów znajduje się w dalszej części podręcznika - patrz opis funkcji Uwzględnienie historii parametru w naliczeniach opłat i rozliczeniach kosztów

Po uruchomieniu funkcji Wyświetl na ekranie pojawia się okno zawierające listę poprzednich wartości parametru wraz z datami obowiązywnia. Istnieje możliwość wydrukowania listy za pomocą funkcji Drukuj.

Uwzględnienie historii parametru  w naliczeniach opłat i  rozliczeniach kosztów.
Jeśli w definicjach opłat, kosztów, formuł używany jest parametr, to podczas wykonywania obliczeń program pobiera dla poszczególnych lokali bieżącą  wartość parametru. Możliwe jest sięganie do historycznej wartości parametru podczas wykonywania obliczeń. W tym celu niezbędne jest ustawienie parametru Administrator wspólnoty -> Parametry wspólnot -> Księgowanie naliczeń -> Uwzględniać historię parametru w naliczeniach i kosztach (ustawienie parametr: patrz  opis). Należy pamiętać o tym, że parametr obowiązuje jednocześnie w naliczeniach i kosztach (czyli nie można uwzględniać historii parametru tylko w kosztach albo tylko w naliczeniach).

Sposób pobierania historycznej wartości  parametru:

1. ustalenie daty do poszukiwania historycznej wartości:
a. dla naliczeń opłat: data naliczenia. Korekta naliczenia: data korekta na dzień.
b. dla rozliczenia kosztów: data otrzymania faktury.
c. dla kosztów w czasie: data początku rozliczanej raty kosztowej
d. dla rozliczeń mediów (ma znaczenie tylko dla dokumentów typu Rozliczenie zaliczek (RZ), wówczas gdy w definicji rozlicznia jest zaznaczone Wyrażenie na wartość, według kosztu): data rozliczenie na dzień. Korekt dla dokumentów typu RZ nie wykonuje się.
e. podczas testowania wartości opłat, kosztów, rozliczeń mediów, formuł i stałych:
- testowanie z parametrami (funkcja Zobacz z parametrami): w okienku do wprowadzania parametrów pojawia się możliwość wprwadzenia daty (Na dzień:)
- testowanie bez parametrów (funkcja Zobacz wartości): daty nie wprowadza się, jeśli wcześniej nie wprowadzono daty Na dzień:, program przyjmuje datę pustą.
2. Pobranie historycznej wartości parametru:
a. jeśli daty nie wprowadzono (data jest pusta ) lub nie jest zaznaczony parametr Uwzględniać historię parametru, podczas wykonywania obliczeń  program pobiera bieżącą wartość parametru, bez sięgania do historii.
b. Jeśli jest zaznaczony parametr Uwzględniać historię parametru, program szuka historii parametru dla ustalonej daty:
- jeśli parametr nie ma historii: pobiera bieżącą wartość parametru
- jeśli parametr ma historię, ale nie można ustalić wartości parametru obowiązującej dla ustalonej daty: pobiera bieżącą wartość parametru
- jeśli parametr ma historię i jest spełniony warunek:  ustalona data jest większa lub równa od daty początku obowiązywania parametru historycznego i ustalona data jest mniejsza lub równa od daty końca obowiązywania  parametru historycznego, program pobiera historyczną wartość parametru. 

Uwagi praktyczne:
1. Jeśli w wyniku pomyłki we wprowadzaniu historii parametru, w rejestrze z parametrami historycznymi znajdzie się kilka rekordów obowiązujących dla jednej daty, to program odczyta wartość parametru historycznego dla tego rekordu, który ma najmniejszą wartość pola data poczatku obowiązywania parametru.
2. Koszty/koszty w czasie: należy pamietać o tym, że jeśli chcemy np. wprowdzić historię parametru i jeszcze raz przeliczyć koszt dla wprowadzonej wcześniej faktury kosztowej, to należy usunąć rozpisanie kosztu (Usuń rozpisanie) i jeszcze raz rozpisać koszt (Rozpisz koszt). Bo program działa w taki sposób, że jeśli ma koszt rozpisany według danego symbolu, to, jeśli nie zmienimy symbolu kosztu, odczytuje zapisy,  a nie przelicza od nowa wartości dla poszczególnych lokali. Taki sam mechanizm trzeba zastosować jeśli zmieniono definicję kosztu.
3. Testowanie: jeśli najpierw testowano opłaty, koszty lub formuły z parametrami i wpisano datę Na dzień, to program tą datę zapamiętuje.Jeśli potem testuje się  bez parametrów to program i tak odczytuje uprzednio wprowadzoną datę Na dzień. Żeby wówczas uzyskać testowanie z bieżącą wartością parametru, trzeba albo: wyjść i wejść ponownie do programu, albo  przestawić parametr w parametrach dla naliczeń i opłat (na Nie uwzględniać historii parametru),  albo testować z parametrami i wpisać bieżącą datę).

Innym sposobem wykorzystania zmian w wartości parametru jest rozliczenie mediów: rozliczenie opłat w czasie. Patrz opis Rozliczenie opłat w czasie.

Liczniki
Funkcja służy do wprowadzania podstawowych danych o licznikach oraz informacji o odczytach liczników. Rozróżniamy liczniki dla budynków oraz liczniki dla lokali.
Liczniki dla lokali
Funkcja jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się dwuczęściowe okienko zawierające informacje o licznikach przypisanych do lokalu.
W górnym okienku wyświetla się lista liczników przypisanych do lokalu. Po ustawieniu się w górnym oknie na wybranym liczniku, w dolnym oknie pojawiają się informacje o wprowadzonych odczytach dla tego licznika. Jeżeli dolne okienko jest puste, to oznacza, że dla licznika nie wprowadzono żadnych odczytów.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Liczniki:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Odczyty
- Bilans otwarcia:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Drukuj
- Nowy właściciel
Liczniki: dodaj, zmień, usuń
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania  licznika:
- Symbol licznika -  symbol licznika ze zdefiniowanego wcześniej rejestru definicji liczników (patrz opis Definicje liczników). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawi się podpowiedź: lista zdefiniowanych liczników do wyboru.
- jednostka miary - pobierana z definicji licznika, nie można  tutaj zmieniać.
- numer licznika - seryjny numer urządzenia pomiarowego (licznika) - ciąg znaków.
- zużycie średnie - zakładana wartość średniego miesięcznego zużycia. Wypełnienie tego pola nie jest konieczne. Wpisaną tutaj wartość można używać podczas tworzenia formuł do wyliczenia wartości opłat. Jeżeli w formule wpisany jest symbol licznika, to podczas wyliczania wartości formuły dla lokalu pobierana jest wartość zużycia średniego. Możliwe jest również wyliczenie wartości średniego zużycia na podstawie odczytów licznika z poprzedniego roku - patrz opis funkcji Administrator wspólnoty->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników->Wykonaj średnie zużycie. 
Uwaga: jeśli wypełnimy pole zużycie średnie, to podczas wprowadzania odczytów licznika, wartość zużycia średniego jest aktualizowana przy wpisaniu każdego odczytu licznika. Jeżeli nie wpiszemy zużycia średniego, to akutalizacja wartości zużycia po wpisaniu odczytu nie nastapi. Automatyczną aktualizację zużycia średniego dla danego rodzaju licznika można wyłączyć w definicji licznika. patrz opis nie przeliczaj średniego zużycia po wprowadzeniu odczytu. Patrz również opis: Zużycie średnie dla odczytu
- data następnej legalizacji - jeśli urządzenie pomiarowe wymaga okresowej legalizacji należy wpisać datę najbliższej legalizacji.
Usunięcie licznika przypisanego do lokalu jest możliwe tylko wtedy, jeśli nie są wprowadzone żadne odczyty ani bilans otwarcia dla tego licznika.
Bilans otwarcia: dodaj, zmień, usuń
Grupa funkcji służąca do operacji związanych z bilansem otwarcia dla wybranego (podświetlonego) licznika. Bilans otwarcia jest pierwszym odczytem dla licznika w roku obrachunkowym.
Podczas wprowadzania bilansu otwarcia należy podać datę oraz wartość odczytu licznika dla bilansu otwarcia.Mozna również wprowadzić zużycie licznika. Zużycie ma tutaj sens zużycia odczytanego z ostatniego miesiąca poprzedniego roku. Zużycie to jest wykorzystywane w formułach w funkcji f_licznik5("sym_licz").
Każdy licznik ma tylko jeden bilans otwarcia w roku obrachunkowym dla jednego właściciela. Nie można wprowadzać odczytów dla licznika jeśli nie wprowadzi się bilansu otwarcia. Bilans otwarcia można usuwać/zmieniać jeśli nie są wprowadzone kolejne odczyty dla licznika.
Przy przejściu na nowy rok obrachunkowy we wspólnocie można automatycznie przenieść dane o odczytach liczników: ostatni odczyt z roku poprzedniego będzie bilansem otwarcia dla licznika w roku następnym: patrz opis funkcji Administrtor wspólnoty->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników.
Odczyty

Po uruchomieniu tej funkcji dla wybranego (podświetlonego) licznika pojawia się okienko  z wykazem odczytów dla licznika.
Dostępne operacje:
- Zakończ
- Drukuj - patrz opis Drukuj
- Pokaż rozliczenia - po ustawieniu się kursorem na wybranym odczycie wyświetla listę dokumentów rozliczeń, w których odczyt został użyty 
- Dodaj odczyt - dodanie nowego odczytu dla licznika.  
- Usuń odczyt - usunięcie odczytu licznika. Należy ustawić się na wybranym odczycie i  jednocześnie nacisnąć klawisze Ctrl i PageDown.
- Zmień odczyt - zmiana bieżącego odczytu licznika
Dodanie nowego odczytu dla licznika.
Funkcja uruchamiana poprzez ustawienie się kursorem na pierwszej pustej linii w okienku lub przez jednoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl i PageUp. Pojawia się linia do wprowadzania danych. Zawartość linii:
- pole typ odczytu: nie można go zmieniać, podpowiadany typ odczytu: OD = Odczyt stanu licznika
- data odczytu - miesiąc odczytu - z zakresu od Stycznia do Grudnia, po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się podpowiedź: słownik miesięcy.
- rodzaj odczytu - dodatkowa informacja o rodzaju odczytu, można wpisać dwie wartości: odczyt Normalny oraz odczyt Prognozowany (jeśli nie dysponujemy rzeczywistym odczytem licznika, a wartość zużycia licznika jest potrzebna do rozliczeń). Podpowiadany rodzaj: Normalny;  po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się podpowiedź: słownik rodzajów odczytów.
- poprzedni - poprzedni odczyt licznika - pole nieedytowalne, po wypełnieniu daty odczytu podpowiadany jest odczyt bieżący z poprzedniego odczytu dla licznika
- bieżący - bieżący odczyt licznika wpisywany przez użytkownika
- zużycie - wartość zużycia dla licznika, pole nieedytowalne, po wpisaniu wartości odczytu bieżącego program sam wylicza wartość zużycia.
- status - status odczytu licznika, pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez program. Nowo wprowadzony odczyt ma status Nierozliczony. Zmiana statusu następuje automatycznie w wyniku wykonywania rozliczeń mediów.
Uwaga: istnieje możliwość udostępnienia pola zużycie do edycji: w tym celu należy w definicji rodzaju licznika (Definicje->liczniki) zaznaczyć opcję  udostępnij do edycji pole "zużycie" . Jeśli zaznaczymy tą opcję, użytkownik będzie miał dostępne do edycji oba pola: pole odczyt bieżący oraz pole zużycie. Będzie mógł pominąć podczas wprowadzania pole odczyt bieżący i wprowadzić zużycie, a program wyliczy wartość odczytu bieżacego. Podobnie, po wprowadzeniu odczytu bieżącego, program sam wyliczy wartość zużycia. Patrz też opis udostępnij do edycji pole "zużycie"
Możliwe typy odczytów:
- AR - odczyt archiwalny (zapisy tego typu powstają przy zmianie właściciela)
- BO - bilans otwarcia (zapis wprowadzony funkcją Bilans otwarcia)
- OD - odczyt stanu (zapis wprowadzony przez użytkownika jako odczyt licznika)
Statusy odczytu licznika:
Możliwe statusy odczytów licznika:
- Nierozliczony - odczyt nie jest używany w żadnym rozliczniu. Można zmieniać wartość odczytu - jeśli jest to ostatni odczyt dla licznika. Jeśli nie jest to ostatni odczyt dla licznika - należy skasować wszystkie odczyty od końca aż do odczytu przeznaczonego do zmiany i dopiero  wprowadzić zmienioną wartość odczytu.
- Używany - odczyt jest używany jeśli chociaż jedno rozliczenie użyło odczytu. Żadne z rozliczeń, w których jest używany odczyt nie jest zaksięgowane. Nie można zmienić wartości odczytu licznika.
- Rozliczony - odczyt jest używany przez chociaz jedno rozliczenie i przynajmniej jedno z rozliczeń, w których jest używany odczyt jest zaksięgowane (ma wykonane Polecenie  Księgowania).  Podczas pobierania odczytów liczników podczas wykonywania rozliczenia program pomija odczyty o statusie Rozliczony - ale tylko wtedy, jeśli odczyt licznika był rozliczony wykonywanym rozliczeniem.
Stopniowanie statusów:
nierozliczony, używany, rozliczony
Uwaga: pamiętajmy o tym, że jeden odczyt licznika może być wykorzystywany przez więcej niż jedno rozliczenie mediów. Program pokazuje zawsze najwyższy status odczytu licznika- czyli jeśli odczyt jest używany przez jedno rozliczenie, a przez drugie rozliczenie został rozliczony - to program pokaże status rozliczony.
Zmiana statusu odczytu licznika:
Odbywa się automatycznie podczas wykonywania rozliczeń mediów. Jeżeli jednak użytkownik musi zmienić status odczytu licznika - powinien skorzystać z funkcji administratora Wspólnoty-> Obsługa-> Administartor->Rozliczenie mediów->Odczyty liczników.
Zmiana statusu:
Rozliczony->Używany - nie jest wykonywana automatycznie.
Używany->Nierozliczony - gdy usuwamy rozliczenie, przed zmiana statusu sprawdzać czy występuje w innych rozliczeniach.
Nierozliczony->Używany - gdy jedno rozliczenie użyje odczytu
Używany->Rozliczony - gdy jedno z rozliczeń, w których jest używany odczyt zostanie zaksięgowane (czyli zostanie wykonane dla niego Polecenie księgowania).
Zmiana bieżącego odczytu licznika
Możemy zmienić bieżący odczyt licznika. W tym celu należy ustawić się kursorem na polu odpowiadającym kolumnie Bieżący i wprowadzić z klawiatury prawidłowy odczyt licznika. Jednakże taka operacja nie zawsze jest dopuszczalna. Jeżeli program nie przyjmuje danych wprowadzanych z klawiatury to oznacza, że nie są spełnione warunki umożliwiające zmianę odczytu.
Warunki, które muszą  być spełnione, aby można było zmienić odczyt licznika:
- typ odczytu licznika musi być OD
- nie wolno zmieniać odczytów, które zostały wykorzystane w dokumencie rozliczenia mediów (bez znaczenia czy dokument rozliczenia jest zaksięgowany czy nie)
- wolno zmieniać tylko te odczyty, które mają status Nierozliczony
- wolno zmieniać tylko ostatni odczyt licznika. Jeżeli musimy zmienić poprzedni odczyt licznika, najpierw trzeba usunąć odczyty z następnych miesięcy.
Jeżeli ustawimy się kursorem na linii z wybranym odczytem i użyjemy funkcji Zmień odczyt, to program wyświetli nam na ekranie informację czy możliwa jest zmiana odczytu licznika.

Zużycie średnie dla odczytu  

Zuzycie średnie jest wyliczane w odniesieniu do ostatniego okresu rozliczeniowego na podstawie ostatniego odczytu licznika.
Po wpisaniu każdego odczytu licznika: program wykonuje następujące czynności:
1. sprawdza czy licznik ma wpisane w definicji średnie zużycie. Jeśli nie - uznaje, że dla licznika nie jest wykorzystywane średnie zużycie i nie robi nic.
2. Jeśli licznik ma wpisane średnie zużycie to przystępuje do aktualizacji wartości średniego zużycia:
a. oblicza ilość dni pomiędzy odczytami: poprzednim i bieżącym.
b. oblicza jakie zużycie przypada na 1 dzień (= zużycie/ilość_dni)
c. mnoży zużycie jednodniowe przez 30 i zapisuje jako zużycie średnie dla licznika. 
Zużycie średnie możemy wykorzystać w formułach: jeśli w formule wpiszemy symbol licznika, to program pobiera wartośc średniego zużycia dla tego licznika w lokalu (budynku). Można to wykorzystać np. przy opłatach zawierających prognoze zużycia wody/ciepła.
Automatyczną aktualizację zużycia średniego dla danego rodzaju licznika można wyłączyć w definicji licznika. Patrz opis nie przeliczaj średniego zużycia po wprowadzeniu odczytu

Zasady wprowadzania odczytów liczników

- Każdy odczyt ma swoją datę i jest przypisany do konkretnego miesiąca. Miesiące są istotne, bo za ich pomocą następuje przypisanie odczytu do okresu rozliczeniowego.
- Nie odczytujemy liczników częściej niż raz na miesiąc (nie można wprowadzić kilku odczytów w tym samym miesiącu)
- Nie można wprowadzić odczytu jeśli nie ma bilansu otwarcia (BO) dla tego licznika. Można wprowadzić  tylko jeden BO dla jednego właściciela.
- Nie można zmieniać BO jeśli są wprowadzone dla licznika odczyty z miesięcy.
- Nie ma konieczności wpisywania odczytów ze wszystkich miesiący. Do rozliczenia mediów zużycie jest zawsze wyliczane jako różnica odczyt bieżący-odczyt poprzedni. Zaleca się  natomiast wpisywanie odczytów liczników w kolejnych miesiącach jeśli są zmiany ceny.
- Jako stan poprzedni dla odczytu jest podpowiadany stan bieżący z poprzedniego odczytu. Nie można go zmieniać.
- Zużycie może być ujemne (stan następny mniejszy od poprzedniego) - wpisywać tylko w przypadku wykonywania korekty. Na przykład: jako odczyt  wpisano za wysoką prognozę (lub pomyłka operatora). Korekty rozliczeń - patrz również opis Praktyczne zasady wykonywania rozliczeń-konieczność wykonania korekty.
- Linia odczytu  bez wpisanej daty i stanu bieżącego jest uznawana za pustą i po przesunięciu się kursorem na inną linię jest automatycznie kasowana.
- Nie można zmieniać odczytu jeśli: jest to odczyt typu AR - archiwalny, odczyt ma status Rozliczony, Używany lub są odczyty z kolejnych miesięcy. Można zmieniać tylko ostatni odczyt.
Drukuj
Funkcja do drukowania odczytów dla wybranego licznika. Należy podać zakres miesięcy, dla którego mają być drukowane odczyty. Jeśli nie podamy zakresu, wydruk będzie obejmował wszystkie odczyty.
Nowy właściciel
Funkcja używana jeśli podczas roku obrachunkowego zmienia się właściciel lokalu. Należy w takim przypadku rozliczyć starego właściciela, a nowemu wpisać nowy bilans otwarcia i rozpocząć z nim rozliczenia od BO.
Odczyty liczników "starego" właściciela są przesyłane do archiwum. Zyskują wówczas status AR - zapis archiwalny i nie mogą być zmieniane.
Przed przesunięciem do archiwum  program odszukuje odczyty o miesiącach odczytu wcześniejszych niż  miesiąc zmiany właściciela. Sprawdza czy znalezione odczyty są rozliczone - jeśli nie - ostrzega użytkownika o niemożności rozliczenia odczytów przesuniętych do archiwum. Program szuka również odczytów o miesiącach odczytu późniejszych niż  miesiąc zmiany właściciela. Jeśli znalezione późniejsze odczyty są rozliczone - odmawia zmiany właściciela z podaną datą. Jeśli wszystkie sprawdzenia przebiegną pomyślnie, zmienia typ wszytskich odczytów wcześniejszych niż data zmiany właściciela na AR - archiwalny  i jako BO  dla nowego właściciela wpisuje z datą zmiany właściciela ostatni odczytany stan poprzedniego właściciela.
Kolejność postępowania przy zmianie właściciela dla pojedyńczego licznika:
a. wpisać dla staergo właściciela odczyt dla daty zmiany właściciela..
b. wykonać rozliczenie mediów dla starego właściciela.
c. zaksięgować wykonane rozliczenie mediów
d. zmienić właściciela lokalu (funkcja Zasoby->Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień właściciela)
e. wykonać dla licznika  funkcję Nowy właściciel.
Opłaty
Funkcja służy do wprowadzania opłat dla lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Opłaty. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się  okienko zawierające informacje o opłatach przypisanych do lokalu. Jeżeli  okienko jest puste, to oznacza, że do lokalu nie przypisano żadnych parametrów. Według tej listy opłat będa wykonywane naliczenia dla lokalu.
W okienku dostępne są funkcje:
- Zakończ
- Dekret
- Zobacz wartości
- Zobacz z parametrami
Dodawanie nowych opłat dla lokalu:
Dane dotyczące opłat dla lokali wprowadzamy bezpośrednio w liniach okienka. Nowa opłatę dodajemy w pustej linii. Są trzy sposoby dodania pustej linii w celu wprowadzenia paramteru:
- gdy okienko z opłatami jest puste (dodajemy pierwszą opłatę): klikamy lewym klawiszem myszki w pierwszą pustą linię w okienku.
- gdy są już dodane opłaty dla lokalu: ustawiamy się w ostatniej linii z opłatą i przesuwamy się strzałką w dół na pierwszą pusta linię 
- gdy są już dodane opłaty dla lokalu: ustawiamy się w dowolnej  linii z opłatą i naciskamy jednocześnie klawisze Ctrl i PageUp: nad linią, w której  się ustawiliśmy pojawi się pusta linia do wprowadzenia nowych danych.
Znaczenie poszczególnych pól w linii do dodawania/zmieniania  opłat:
- Symbol -  symbol opłaty ze zdefiniowanego wcześniej rejestru definicji opłat (patrz opis Definicje opłat). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawi się podpowiedź: lista zdefiniowanych opłat do wyboru. 
- Opłata - nazwa pobierana z definicji opłat, nie można  tutaj zmieniać.
- jednostka miary - pobierana z definicji opłat, nie można  tutaj zmieniać.

- VAT: stawka VAT dla opłaty - pobierana z definicji opłaty, nie można tutaj zmieniać
- Cena: wzór do wyliczenia ceny dla opłaty - pobierany z definicji opłaty, nie można tutaj zmieniać
- Ilość: wzór do wyliczenia ilości dla opłaty - pobierany z definicji opłaty, nie można tutaj zmieniać
Uwaga 1: zauważmy, że w okienku pojawiają się jedynie symbole i nazwy przypisanych opłat. Jeżeli chcemy sprawdzić jakie   wartości przyjmą dla loklau przypisane opłaty - należy użyć funkcji Zobacz wartości lub Zobacz z parametarmi.
Uwaga 2: opisany tutaj sposób dodawania opłat wymaga dodawania zestawu opłat osobno dla każdego loklau. Jeśli opłaty dla loklai powtarzają się, możemy zuatomatyzować dodawnaie opłat dla wielu loklai jednocześnie - patrz opis Zbiorcze przypisywanie opłat.
Usuwanie opłat dla lokalu
W celu usnięcia opłaty należy ustawić się na linii z opłatą przeznaczoną do usunięcia i  nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl i PageDown.

Dekret
Podczas dodawania opłat dla loklau powstaje również dekret określający sposób ksiegowania dla tej opłaty dla lokalu na kontach księgowych. Dekret tworzony jest na podstawie wzorca zapisanego w definicji opłaty. Możemy obejrzeć dekret: wokienku pokaże się informacja na jakie konta i klasyfikacje będzie księgowana opłata. Możemy również zmienić dekret: wpisać dowolne konto lub klasyfikację: informacja tutaj zapisana jest nadrzędna nad zapisami we wzorcu dekretu w definicji opłaty. Ten fakt ma konsekwencje jesli chodzi o zmianę dekretu w definicji opłaty: otóż jesli zmieniamy dekret w definicji opłaty, to nowy sposób tworzenia dekretu będzie obowiązywał tylko dla nowo dodawanych opłat. Nie nastąpi automatyczna zmiana dekretów wszytskich opłat przypisanych do lokali. Żeby wymusić zmiene dekretów opłat należy użyć funkcji Definicje -> Opłaty -> Zmień dekrety. Patrz opis: Zmiana dekretów. Możliwe jest również sprawdzenie czy dekrety dla opłat przypisanych do loklai są zgodne z wzorcem dekretu z aktualnej definicji opłaty. Definicje -> Opłaty -> Zmień dekrety -> Sprawdź.
Zobacz wartości, Zobacz z parametrami
Dwie funkcje służące do obejrzenia wyliczonych wartości opłat przypisanych dla lokalu. Po uruchomieniu funkcji program wyliczy wartości opłat dla  lokalu i wyświetli okienko z wyliczonymi danymi, wraz z podsumowaniem. W okienku dane dotyczące poszczególnych opłat są wyświetlane w kolejnych wierszach okienka. Każdy wiersz zawiera następującą informację:
- symbol opłaty
- nazwę (opis) opłaty
- wzór na wyliczenie ceny opłaty
- wzór na wyliczenie ilości opłaty
- cena netto
- ilość
- wartość brutto
Na dole okienka znajduje sie podsumowanie: wartość brutto razem wszystkich opłat.
Można uzyć klawisza Drukuj aby wydrukować wszytskie opłaty dla lokalu. Na wydruku dodatkowo pojawiają się kolumny: wartość opłaty netto oraz wartość VAT dla opłaty.

Czym różnią się funkcja Zobacz wartości od funkcji Zobacz z parametrami? Otóż funkcja Zobacz z parametrami umożliwia wprowadzenie dodatkowych parametrów, które mogą być używane podczas wyliczania wartości opłat.  Podczas wykonywania naliczenia ustawiane są zmienne: data naliczenia, miesiąc naliczenia, obowiązujący cennik itp. Niektóre formuły mogą też uzywać zakresu miesięcy (np. do wyliczenia wartości zużycia w licznikach). Funkcja Zobacz wartości przyjmuje dla tych zmiennych wartości domyślne:
- zakres miesięcy od Stycznia do Grudnia
- pustą datę naliczenia
- symbol cennika - według symbolu cennika ostatni cennik.
Natomiast funkcja Zobacz z parametrami wyświetla okno do wprowadzenia odpowiednich danych i wyliczenia wartości opłat na ich podstawie.

Rozrachunki
Funkcja służy do wyświetlania danych rozrachnkowych dla lokalu. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Rozrachunki. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się  okienko z listą kont rozrachunkowych, przypisanych do wlaściciela lokalu.

Dokumenty
Funkcja służy do oglądania dokumentów wytworzonych dla lokalu.  Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Dokumenty. Można oglądac następujące dokumenty dla lokalu:
- Naliczenia opłat
- Rozliczenie mediów
- Rozliczenie kosztów
- Dotacje
Po wybraniu określonego rodzaju dokumentu, na ekranie pojawia sie okienko z listą dokumentów wybranego rodzaju wystawionych dla lokalu. Po naciśnięcu klawisza Zobacz szczegóły można obejrzeć szczegółowe zapisy dokumentu dla loklau.

Koszty
Rejestracja
Ogólna zasada działania rozpisywania kosztów:  dostajemy fakturę od dostawcy - np. za dostawę ciepła lub wody dla wspólnoty. Zadaniem rozliczenia kosztów jest rozdzielnie jaka część ogólnej kwoty faktury przypada na poszczególne budynki i lokale. Dzięki zastosowaniu rozliczania kosztów już w momencie księgowania faktury przychodzącej od dostawcy mamy informację o  wysokości  obciążeń na poszczególne lokale.
Funkcja służy do rejestracji faktur przychodzących od dostawcy. Uruchamianie z menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja. 
Funkcja umożliwia również wybranie sposobu podziału ogólnej kwoty kosztu na poszczególne lokale. Dostępne są trzy funkcje - w okienku Akceptacja (koszt):
- Rozpisz koszt - wybór rodzaju kosztu i rozpisanie kwoty kosztu według wybranej definicji. W wyniku działania tej funkcji powstaje dokument kosztowy, który możemy obejrzeć i zaksiegować: patrz opis menu: Zobacz koszty. Do prawidłowego działania niezbędne jest wcześniejsze zdefiniowanie rodzajów kosztów - patrz opis menu: Definicje->koszty.
- Usuń rozpisanie - usuwa wykonane rozpisanie kosztu oraz utworzony dokument kosztowy.
- Dekret - umożłiwia zaksięgowanie powstałego dokumentu ksiegowego, patrz opis: Rozpisanie i zaksięgowanie raty kosztu.
W programie możemy rejestrować faktury przychodzące i rozliczać koszty według kwoty brutto (bez VAT) lub według kwoty netto z zarejestrowaniem VATu. Wybór sposobu rejestracji faktur kosztowych przychodzących określamy w parametrach (menu:Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Księgowanie kosztów). Jeżeli rejestrujemy koszty z VATem, musimy podczas wprowadzania faktury przychodzącej dodatkowo uzupełnić informację o klasyfikacjach VAT. Po naciśnięciu przycisku Klasyfikacje pojawia się okienko do wprowadzenia kwot przypadających na poszczególne klasyfikacje VAT. Wprowadzamy kwoty netto. Suma kwot netto z klasyfikacji powinna być równa kwocie netto z wprowadzanej faktury przychodzącej. Po zaksięgowaniu faktury (menu: Koszty->Zobacz koszty->Dekret) faktura zostanie zarejestrowana w rejestrze VAT. Jeżeli rejestrujemy koszty bez VAT wypełnianie klasyfikacji VAT pomijamy.
Jeśli w formułach do rozliczania kosztów użyjemy funkcji do pobierania ilości dni przebywania w lokalu w okresie (W->il_dni_oddo(), W->il_dni_u_oddo()) to podczas wprowadzania faktury kosztowej należy wypłenić pola: Okres od.... do......  w celu podania daty początkowej i końcowej okresu. patrz opis: Uwzględnienie czasu przebywania  przez lokatora w lokalu przy rozliczaniu kosztów.

Koszty w czasie
Funkcja umożliwia rejestrowanie kosztów rozciągniętych w czasie.Uruchamianie z  menu Dokumenty->Koszty->Koszty w czasie.
Typowym kosztem rozłożonym w czasie jest na przykład comiesięczne księgowanie kosztów ubezpieczeń. Na przykład dostajemy fakturę od ubezpieczyciela na początku roku, faktura dotyczy całego roku. My chcemy natomiast uwzględniać w kosztach comiesięczne raty. Funkcja Koszty w czasie umożliwia podział całej kwoty ubezpieczenia na raty oraz comiesięczne uwzględnianie rat w kosztach wspólnoty.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się  dwuczęściowe okienko. W górnej części okna jest  wyświetlona lista zarejestrowanych dokumentów kosztowych. Po podświetleniu w górnej części okna wybranego dokumentu, w dolnej części okna pojawia się rozpisanie  tego dokumentu na raty.
Uwaga: Aby użytkownik miał dostęp do wszystkich opisanych poniżej funkcji do obsługi Kosztów w czasie, niezbędne jest nadanie mu uprawnień do obsługi modułu: Rozliczenia w czasie (funkcja administratora FK: Obsługa->Administrator->Zaawansowane->Osoby uprawnione).
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Szukanie:
        - znajdź
        - znajdź następny
        - ustaw filtr
- Zobacz
    - symbole
    - dokumenty
- Zrób dokument
- Bilans otwarcia
Operacje: dodaj, zmień, usuń
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania dokumentu kosztu w czasie:
- Dokument - symbol dokumentu źródłowego
- Data dokumentu - data dokumentu źródłowego
- Czego dotyczy - opis
- Rodzaj - rodzaj dokumentu kosztu - pole na podpowiedź, po naciśnięciu klawisza F2 pojawia sie podpowiedź rodzajów dokumentów kosztów.
- Kwota - kwota do podziału na raty
- Data rozpoczęcia - data pierwszej raty. 
- Jeśli w formułach do rozliczania kosztów użyjemy funkcji do pobierania ilości dni przebywania w lokalu w okresie (W->il_dni_oddo(), W->il_dni_u_oddo()) to dla poszczególnych rat kosztu okres zostanie ustawiony od pierwszego do ostatniego dnia raty.
- Liczba rat - określamy na ile rat dzielimy kwotę. Podział obowiązuje w danym roku obrachunkowym. Program sam dzieli kwotę na równe raty według ilości rat i ustala daty kolejnych rat poczynając od daty rozpoczęcia.
- Konto Wn - pole niewykorzystywane przy rejestracji kosztów w czasie dla wspólnot
- Konto Ma - pole niewykorzystywane przy rejestracji kosztów w czasie dla wspólnot
- Klas - pole niewykorzystywane przy rejestracji kosztów w czasie dla wspólnot
- Opis kosztu - podajemy symbol kosztu według którego będą tworzone zapisy kosztowe dla poszczególnych lokali. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się podpowiedź - rejestr kosztów.  Definicje kosztów - patrz opis menu: Definicje->koszty. Dodatkowo w okienku pojawia się pole wyboru:
Rozlicz koszty:
    -- Dla wszystkich lokali - koszty zostaną podzielone na wszystkie lokale we wspólnocie.
    -- Tylko dla wybranych lokali - po wybraniu tej opcji pojawia się ekran z możliwością wybrania lokali, na których zostaną podzielone koszty. Sposób wybierania lokali w budynkach jest opisany tutaj: Wybór lokali w budynkach.
Po wprowadzeniu symbolu kosztu pojawia sie okienko z rozpisaniem kwoty na na poszczególne raty. Możemy rozpisanie zaakaceptować (klawisz Dalej) lub zrezygnować (klawisz Zrezygnuj)
UWAGA: wprowadzane tutaj dokumenty są dokumentami pomocniczymi, umożliwiającymi podzielenie kwoty głównej na raty. Najczęściej nie są to dokumenty żródłowe, otrzymane bezpośrednio od kontrahenta. Dokumenty źródłowe są rejestrowane w części FK  - typowa dekretacja: Wn - międzyokresowe rozliczenie kosztów, Ma - rozrachunek z kontrahentem. Typowa dekretacja do księgowania dokumentu kosztów w czasie: Wn - koszty, Ma - międzyokresowe rozliczenie kosztów.
Rozpisanie i zaksięgowanie raty kosztu
Program ustala podział kwoty dokumentu na raty, natomiast zainicjowanie księgowania rat należy do użytkownika programu. Dla celów rozpisania kosztów na lokale wspólnoty należy dodatkowo przed zaksięgowaniem każdą ratę rozpisać na poszczególne lokale. W tym celu należy w dolnym oknie ustawić kursor na wybranej racie (kursor ustawia się na polu symbolu kosztu) - nacisnąć lewy przycisk myszki lub klawisz Enter na klawiaturze. Następnie w okienku, które się pojawi, należy wybrać funkcję Rozpisz - nastąpi podzielenie raty na poszczególne lokale - zgodnie ze sposobem podanym w definicji kosztu. Po dokonaniu takiego rozpisania rozpisana rata pojawi się w rejestrze rozpisanych kosztów. Tam też będzie można wykonać dla tej raty polecenie ksiegowania (Funkcja Zrób dekret, patrz opis menuZobacz koszty). Oznaczenie kolejnych rat w rejestrze rozpisanych kosztów: numer dokumentu z rejestru kosztów w czasie + symbol gwiazdki + kolejny numer raty; na przykład oznaczenie "4*5" oznacza piatą rate dokumentu o numerze kolejnym 4.
UWAGA: po dokonaniu rozpisania kosztów dla raty, rata zyskuje status "zaks". Nie oznacza to jednak rzeczywistego zaksięgowania raty na kontach księgowych. Dla raty należy wykonać polecenie księgowania z menu Zobacz koszty, funkcja Zrób dekret. Dopiero wtedy nastąpi w części F/K utworzenie dokumentu oczekującego, który możemy następnie zaksięgować.
Usunięcie statusu rozpisania raty: należy w dolnym oknie ustawić kursor na wybranej racie  - nacisnąć lewy przycisk myszki lub klawisz Enter na klawiaturze. Następnie w okienku, które się pojawi, należy wybrać funkcję Usuń rozpisanie.
Zrób dokument
Funkcja służy do utworzenia dokumentu odłozonego w F/K. W części wspólnotowej nie jest wykorzystywana. Księgowanie poszcszególnych rat kosztów dla potrzeb wspólnot - patrz opis Rozpisanie i zaksięgowanie raty kosztu
Bilans otwarcia
Funkcja służy do przeniesienia do nowej księgi informacji o nierozliczonych dokumentach z innej księgi. Powinna być wykonywana na początku roku w nowo założonej księdze. Należy podać symbol księgi, z której będziemy przenosić dokumenty kosztów w czasie. Program sam wybiera dokumenty do przeniesienia z księgi źródłowej. Są to takie dokumenty, które posiadają nierozliczone raty. Dokumenty, których wszystkie raty są rozliczone, są pomijane. Użytkownik nie ma możliwości samodzielnego wyboru dokumentów do przeniesienia. Do nowej księgi jest przenoszona informacja szczegółowa o dokumentach i ratach. Dokumenty w nowej ksiedze zyskują nową numerację.

Zobacz koszty
Funkcja umożliwia przeglądanie rozpisanych kosztów. uruchamianie z  menu Dokumenty->Koszty->Zobacz koszty
Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się podwójne okienko. W górnej części okna jest  wyświetlona lista zarejestrowanych faktur kosztowych (przychodzących). Po podświetleniu w górnej części okna wybranej faktury kosztowej, w dolnej części okna pojawia się rozpisanie  tej faktury na koszty dla poszczególnych lokali.  Poniżej opisano zawartość dolnego okna dla różnych sposobów rozpisywania kosztów:
a. rozpisywać na lokale według formuły: dolne okno zawiera linie z poszczególnymi lokalami, wartością współczynnika (wynikającego z zastosowania formuły) dla każdego lokalu oraz kwotą przypadającą na każdy lokal. Kwota ta dla każdego lokalu zależy od współczynnika.
b. rozpisywać na lokale całą kwotę dolne okno zawiera linie z poszczególnymi lokalami oraz kwotę przypadającą na każdy lokal. Kwota ta dla każdego lokalu jest taka sama. Pole "współczynnik" nie jest wypełniane bowiem nie uczestniczy w ustaleniu końcowej kwoty przypadającej na lokal.
c. nie rozpisywać na lokale - ponieważ ten sposób rozpisywania kosztów powoduje, że  "kwota kosztu do rozpisania" nie jest rozpisywana na lokale - lista lokali nie pojawia się. Pojawi się tylko jeden zapis określający całość kwoty.
d. koszt wieloskładnikowy - pojawiają się zapisy dotyczące wszystkich kosztów tworzących koszt wieloskładnikowy - zapis dotyczący każdego lokalu osobno (bez sumowania) - czyli linie z danymi lokalu pojawią się tyle razy z ilu kosztów składa sie koszt wieloskładnikowy. 

W prawej górnej części okienka znajduje się linia z napisem Kolejność. Pozwla ona zmieniać kolejność wyświetlania danych w górnym oknienku. Dostępne są nastepujące możliwości:
- Sekwencyjnie: dokumenty w górnym oknie wyświetlane są w kolejności wprowadzenia do systemu.
- Kontrahnet: dokumenty w górnym oknie są wyświetlane w kolejności wedługi symboli kontrahnetów. W tym ustawieniu dokumenty związane z kosztami w czasie, (do których nie przypisuje się kontrahnetów), pojawiają sie na dole okienka.
- Koszt: dokumenty w górnym oknie są wyświetlane w kolejności wedługi symbolu kosztu użytego do rozpisania kosztu.
- Data: dokumenty w górnym oknie są wyświetlane w kolejności wedługi daty akceptacji faktury kosztowej lub daty raty kosztu dla Kosztów w czasie
Uwaga: Ustawienie kolejności wyświetlania dokumentów w górnym okienku jest zapamiętywane i nie zmienia się przykolejnych uruchomieniach funkcji Zobacz koszty.

Funkcje dostępne podczas przeglądania kosztów:
 Zakończ - zamknięcie okienka i powrót na wyższy poziom menu
- Zobacz
    -  Lokal
    - Budynek 
- Znajdź
    - Właściciela
    - Lokal
    - Następny lokal
- Zobacz
    - Fakturę - wyświetla szczegółowe dane dotyczące faktury związanej z podświetlonym rekordem górnej części okna.
    - Koszt - wyświetla szczegółowe dane dotyczące definicji kosztu związanego z podświetlonym rekordem dolnej części okna.
- Zobacz
    - Dane  - szczegółowe dane kontrahenta, który wystawił fakturę związana z podświetlonym rekordem górnej części okna
-     Informacje - dane dodatkowe kontrahenta, który wystawił fakturę związaną z podświetlonym rekordem w górnej części okna: konta księgowe, rozrachunki.
- Dekret - tworzenie polecenia księgowania dla podświetlonej faktury. 

Szczegółowe działanie:

 Zakończ 
Zamknięcie okienka i powrót na wyższy poziom menu.

Zobacz
    -  Lokal - wyświetla szczegółowe informacje dotyczące lokalu związanego z podświetlonym rekordem w dolnej części okna.
    - Budynek  - wyświetla szczegółowe informacje dotyczące budynku związanego z podświetlonym rekordem w dolnej części okna.    

Znajdź: lokal, następny lokal
Zestaw funkcji do wyszukiwania lokali w okienku. Funkcje umożliwiają odszukanie lokalu o określonym symbolu, nazwie lub klasyfikacji. Warunki na wyszukanie lokalu wpisujemy w okienku, które pojawia się po uruchomieniu funkcji Znajdź lokal. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie lokalu spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Poszukiwanie kolejnego wystąpienia lokalu w budynku można również uruchomić używając kombinacji klawiszy: Ctrl +N.
Uwaga: dla kosztów wieloskładnikowych ten sam lokal  może wystąpić kilka razy; dla każdego skladnika kosztu wieloskładnikowego. Wówczas program po odnalezieniu rekordu dla pierwszego składnika kosztu zadaje pytanie: Wyświetlić następne wystąpienie tego lokalu? Tak/Nie i po potwierdzeniu przez użytkownika ustawia się na rekordzie dla tego lokalu dla kolejnego składnika kosztu. Uruchomienie funkcji Następny lokal program poszukuje kolejnego loklau spełniającego wpisany warunek.
Znajdź właściciela
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela.  Funkcję uruchamiamy z menu: Znajdź -> Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia  Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich:
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahentów.  Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje  lokal w danych wyświetlanych w okienku  i podświetla odnaleziony rekord z danymi dla lokalu właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal?  Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce  kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela. 
Uwaga: dla kosztów wieloskładnikowych ten sam lokal  może wystąpić kilka razy; dla każdego składnika kosztu wieloskładnikowego. Wówczas program po odnalezieniu rekordu dla pierwszego składnika kosztu zadaje pytanie: Wyświetlić następne wystąpienie tego lokalu? Tak/Nie i po potwierdzeniu przez użytkownika ustawia się na rekordzie dla tego lokalu dla kolejnego składnika kosztu. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to dopiero po tym pytaniu następuje pytanie o kolejny lokla tego samego właściciela: Wyświetlić następny lokal?  Tak/Nie.
Drukuj
Funkcja służy do wydrukowania wyliczonych wartości kosztów. Użytkownik może wybrać zakres lokali do umieszczenia na wydruku (pod klawiszem F2 podpwiedź: wyświetla sie rejestr lokali). Dodatkowo użytkownik może wybrać opcję umożliwiającą drukowanie oprócz danych lokalu również danych właściciela lokalu.

Tworzenie dekretu księgowego dla rozliczenia kosztów: menu Koszty->Zobacz  koszty->Dekret
a. Sposób księgowania: strona Wn i Ma z definicji kosztu (menu: Definicje->koszty).
- Dekret strona Wn -
    - Konto: podajemy symbol konta (analitycznego), na którym księgujemy koszty. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
    - Wzorzec konta klasyfikacji: podajemy sposób tworzenia symbolu konta klasyfikacji (jeśli podane konto analityczne ma atrybut "konto do klasyfikacji"). Po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź : możliwe wzorce symbolu konta.
- Dekret strona Ma - podajemy symbol konta. Możliwe są dwa przypadki:
    - konto, na którym księgujemy rozrachunki z dostawcami. Wprowadzamy symbol syntetycznego konta rozrachunkowego. Uwaga: nie należy podawać symbolu pełnego konta analitycznego (wraz z symbolem kontrahenta). Program sam dopisuje symbol kontrahenta. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
    - inne konto, na przykład konto z międzyokresowych rozliczeń kosztów. Wprowadzamy pełny symbol konta analitycznego. Konto nie może być rozrachunkowe. Jeśli podane konto ma ceche "klasyfikacja pomocnicza",  zostanie przyjęty symbol  zbiorczego konta klasyfikacji dla wspólnoty - które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej (menu: Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Klasyfikacja pomocnicza)
b. Dane do wykonania polecenia księgowania gdy konto strony MA jest rozrachunkowe:
DATY:
Faktura przychodząca                       Faktura VAT
Data otrzymania dokumentu              data otrzymania dokumentu
Data wykonania usługi                       nieużywane
Data wystawienia faktury                  data dokumentu
Termin płatności                               termin płatności faktury oraz termin płatności transakcji

- symbol dokumentu księgowego - podpowiedź XK (parametr)
- Transakcja: symbol transakcji = numer faktury przychodzącej, data transakcji = data otrzymania faktury, cechy transakcji D (dostawca), data płatności: data płatności z faktury przychodzącej. Transkacje są tworzone tylko wówczas, jeśli konto strony MA jest rozrachunkowe.
- data dokumentu = data otrzymania faktury przychodzącej kosztowej
- data księgowania - automatycznie ostatni dzień bieżącego okresu księgowego
- Termin płatności : data płatności z faktury przychodzącej. Jeśli  data płatności nie jest wypełniona - termin płatności oblicza się doliczając ilość dni terminu płatności  z definicji kontrahenta do daty wystawienia faktury.
- Opis do nagłówka dokumentu: symbol faktury przychodzącej kosztowej.
-Dodatkowe dane związane z VAT
- Typ dokumentu VAT - "FV" gdy dostawca ma NIP, "F" - gdy dostawca nie ma NIP
- Numer dokumentu VAT = symbol faktury przychodzącej
- Data sprzedaży = data wystawienia faktury przychodzącej. Nie musi być wypełniona.
- Data obowiązku VAT - parametrów - podpowiadana data otrzymania faktury. Musi być wypełniona.
- Klasyfikacje VAT - z danych wprowadzonych funkcją Klasyfikacje podczas rejestracji kosztów
- Kwota zapłaty - kwota brutto z faktury przychodzącej.
Kwoty:
- Gdy nie rejestrujemy VAT: tylko kwota brutto
    - na dostawcę: kwota brutto (MA) z faktury przychodzącej
    - na koszty : kwoty wynikjące z rozpisania kosztu (WN) - patrz opis Zapisy dla kont kosztowych - w sumie kwota brutto (z dokładnością do zaokrąglenia).
    - zaokraglenia: różnica pomiędzy kwotą brutto i sumą kwot z rozpisania; gdy kwota dodatnia strona Ma; gdy kwota ujemna strona WN.
- Gdy rejestrujemy VAT: kwota netto + vat
    - na dostawcę: kwota brutto (MA) z faktury przychodzącej
    - na koszty : kwoty wynikjące z rozpisania kosztu (WN) - patrz opis Zapisy dla kont kosztowych   w sumie kwota netto (z dokładnością do zaokrąglenia).
    - zaokraglenia: różnica pomiędzy kwotą netto  i sumą kwot z rozpisania; gdy kwota dodatnia strona MA; gdy kwota ujemna strona WN.
    - Na klasyfikacje VAT: kwoty netto wpisane przez użytkownika funkcją Klasyfikacje podczas rejestracji kosztów (WN). VAT jest wyliczany automatycznie. Kwota brutto dla poszczególnych  klasyfikacji jest wyliczana automatycznie (jeśli w definicji klasyfikacji VAT zaznaczono sugeruj kwotę brutto). Jeśli wyjdą zaokrąglenia - nie będzie się bilansował utworzony dokument oczekujący i użytkownik będzie musiał poprawić kwoty.
UWAGA: Wyboru sposobu rejestrowania kosztów (z VAT czy bez VAT) dokonujemy w parametrach modułu Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry modułu->Księgowanie kosztów
c. Dane do wykonania polecenia księgowania gdy konto strony MA nie jest rozrachunkowe - zwykłe konto analityczne. Używane na przykład przy ksiegowaniu kosztów w czasie.
- symbol dokumentu księgowego - podpowiedź XK (parametr)
- data dokumentu = data raty kosztu w czasie
- data księgowania - automatycznie ostatni dzień bieżącego okresu księgowego
- dane dotyczące transakcji - nie powstają, konto nie jest rozrachunkowe
- Opis do nagłówka dokumentu: symbol dokumentu kosztowego + opis "Czego dotyczy"
- kwota - rozpisywana kwota raty.
- zaokrąglenia: różnica pomiędzy rozpisywaną kwotą  i sumą kwot z rozpisania; gdy kwota dodatnia strona Ma; gdy kwota ujemna strona WN.
d. Metoda tworzenia zapisów  dla strony Wn i Ma
Treśc zapisu
- strona MA: symbol faktury przychodzącej (lub symbol dokumentu kosztów w czasie) +symbol kosztu(dla kosztów) lub "zaok" + symbol faktury przychodzącej+symbol kosztu
- strona WN: symbol faktury przychodzącej (lub symbol dokumentu kosztów w czasie)

Zapisy dla kont kosztowych:
- powstaje zawsze taka ilość zapisów w dokumencie księgowym z ilu składników składa się koszt służący do rozpisania kwoty faktury.  Jeśli koszt jest jednoskładnikowy - powstaje jeden zapis. Każdy zapis ma dodatkowo zapisy dla  klasyfikacji.
- metody tworzenia zapisów w zależności różnych sposobów rozpisywania kosztów:
    * rozpisywać na lokale według formuły: powstanie jeden zapis określający całość rozpisywanej kwoty. Konta - strona Wn i Ma z definicji dekretu kosztu. Jeśli konto po stronie Wn ma atrybut "do klasyfikacji" - automatycznie zostaną utworzone zapisy  na kontach klasyfikacji   dotyczące każdego lokalu i każdego rodzaju kosztu.
    * rozpisywać na lokale całą kwotę powstanie jeden zapis określający całość rozpisywanej kwoty. Konta - strona Wn i Ma z definicji dekretu kosztu. Jeśli konto po stronie Wn ma atrybut "do klasyfikacji" - automatycznie zostaną utworzone zapisy  na kontach klasyfikacji   dotyczące każdego lokalu i każdego rodzaju kosztu.
    * nie rozpisywać na lokale - pojawi się tylko jeden zapis określający całość rozpisywanej kwoty. Konta - strona Wn i Ma z definicji dekretu kosztu. Jeśli konto po stronie Wn ma atrybut "do klasyfikacji" - to symbol konta do klasyfikacji dla strony Wn jest symbolem rodzaju kosztu. Może to byc na przykład symbol konta do klasyfiakcji zbiorczego dla całej wspólnoty. Gdyby w wyniku błędu nie został wpisany rodzaj kosztu w definicji kosztu  - zostanie przyjęty symbol konta zbiorczego wspólnoty - które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej (menu: Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Klasyfikacja pomocnicza)

UWAGI PRAKTYCZNE
1. Klasyfikacja pomocnicza.
Zakłada się, że w części wspólnotowej użytkownik wypełnia sam lub wypełniają się automatycznie wszystkie informacje niezbędne do utworzenia prawidłowego dokumentu ksiegowego. Przyjęto, że należy unikać sytuacji, w której po utworzeniu dokumentu oczekującego użytkownik musi  w dokumencie oczekującym  uzupełnić dane. Tak jest przy kosztach z cechą "nie rozpisywać na lokale" - jeśli konto użyte w dekrecie jest kontem do klasyfikacji, to nie ma rozpisania na klasyfikacje na lokale i trzeba informacje o klasyfikacji  uzupełnić w dokumencie oczekującym. Jeśli dokument oczekujący nie zostanie uzupełniony, to powstanie nieprawidłowy dokument księgowy. Żeby tego uniknąć w takiej sytuacji  jeśli  konto jest do klasyfikacjki (cecha "L"), a nie ma zapisów - używa się jako konta symbolu rodzaju kosztu z definicji kosztu. Powinno tam być wpisane np. konto zbiorcze wspólnoty. Gdyby wskutek błędu nie można było znaleźć rodzaju kosztu wtedy pobiera się symbol konta, które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej (menu: Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Klasyfikacja pomocnicza). W odwrotną stronę - czyli konto nie jest do klasyfikacji, a są zapisy na klasyfikacjach - nie ma problemu - w dokumencie  oczekującym zapisy  na klasyfikacjach nie powstaną, księga się nie uszkodzi, ale zapewne taki działanie  nie będzie zgodne z intencją użytkownika (chociaż będzie spowodowane jego błędami w definiowaniu). Podobnie, jeśli konta zaokrągleń mają cechę "L" - do klasyfikacji, przyjmuje się domyślne konto zbiorcze wspólnoty - które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej
2. Koszt wieloskładnikowy.
Przy koszcie wieloskładnikowym konto WN (czyli konto dostawcy) musi być takie same dla każdego składnika kosztu.

Uwzględnienie czasu przebywania  przez lokatora w lokalu przy rozliczaniu kosztów.
Jeśli następuje zmiana właściciela lokalu, to niekiedy użytkownicy chcą mieć możliwość rozdzielania kosztów pomiędzy starego i nowego właściciela. W tym celu należy założyć nowy lokal dla nowego właściciela, na czas rozliczania kosztów na obu właścicieli niezbędne jest istnienie w zasobach systemu obu lokali i ich właścicieli: starego i nowego. Należy zadbać o to, aby właściciele mieli wpisane daty wyprowadzenia/wprowadzenia do lokalu. Rozliczenie kosztu powinno uwzględnić czas przebywania w lokalu obu właścicieli i przydzielić im koszty proporcjonalnie do ilości dni przebywania w lokalu.
W tym celu należy zdefiniować formuły korzystające z funkcji wyliczających czas przebywania właściciela (lokatora) w lokalu. Mamy do dyspozycji następujące funkcje:
- W->il_dni_u_oddo - ułamek okreslający ilość dni przebywnaia w lokalu w stosunku do ilości dni w okresie od daty do daty
- W->il_dni_oddo - ilość dni przebywania w lokalu w okresie od daty do daty
- W->il_dni_u_nadzien -ulamek: ilość dni, w czasie ktorych lokator zajmowal w lokal podzielona przez ilość dni od początku roku księgowego do daty na dzień.
- W->il_dni_nadzien - ilość dni, w czasie ktorych lokator zajmowal  lokal, liczona od początku roku księgowego do daty na dzień.
W jaki sposób program określa zakres dat w okresie:
a. dla rozliczenia kosztów: wprowadzamy zakres dat w nagłówku faktury kosztowej.
b. dla kosztów w czasie: data początku i końca rozliczanej raty kosztowej.
c. dla rozliczeń mediów (ma znaczenie tylko dla dokumentów typu Rozliczenie zaliczek (RZ), wówczas gdy w definicji rozlicznia jest zaznaczone Wyrażenie na wartość, według kosztu):okres od  daty początku miesiąca poczatku okresu  do końcowej daty miesiąca końca okresu rozliczenia. Korekt dla dokumentów typu RZ nie wykonuje się.
d. podczas testowania wartości opłat, kosztów, rozliczeń mediów, formuł i stałych:
- testowanie z parametrami (funkcja Zobacz z parametrami): w okienku do wprowadzania parametrów pojawia się możliwość wprwadzenia dat od do.
- testowanie bez parametrów (funkcja Zobacz wartości): program przyjmuje daty puste
W jaki sposób program określa datę na dzień:
a. dla naliczeń opłat: data naliczenia. Korekta naliczenia: data korekta na dzień.
b. dla rozliczenia kosztów: data otrzymania faktury.
c. dla kosztów w czasie: data początku rozliczanej raty kosztowej
d. dla rozliczeń mediów (ma znaczenie tylko dla dokumentów typu Rozliczenie zaliczek (RZ), wówczas gdy w definicji rozlicznia jest zaznaczone Wyrażenie na wartość, według kosztu): data rozliczenie na dzień. Korekt dla dokumentów typu RZ nie wykonuje się.
e. podczas testowania wartości opłat, kosztów, rozliczeń mediów, formuł i stałych:
- testowanie z parametrami (funkcja Zobacz z parametrami): w okienku do wprowadzania parametrów pojawia się możliwość wprwadzenia daty (Na dzień:)
- testowanie bez parametrów (funkcja Zobacz wartości): daty nie wprowadza się, jeśli wcześniej nie wprowadzono daty Na dzień:, program przyjmuje datę pustą.

Przykładowy sposób definiowania kosztu uwzględniającego starego i nowego właściciela:
a. definiujemy formułę do wyliczenia kosztu: F_UDZIAL_DNI
- formuła ta wylicza dla każdego lokalu część kosztu według udziału: daj_zK("UDZIAŁ)*daj_zK("KOSZT")
- następnie wyliczona część kosztu jest mnożona przez ułamek: ilość dni przebywania w lokalu w okresie podzielona przez całkowitą ilość dni w okresie. Ten ułamek wylicza funkcja W->il_dni_u_oddo. Jeśli właściciel przebywał w lokalu przez cały okres, to ułamek wynosi 1, jeśli tylko przez częśc okresu: to ułamek jest mniejszy od jednego, proprcjonalnie do ilości dni przebywania w loklau.
b. definiujemy koszt K_UDZIAL_DNI:
- formuła na kwotę kosztu: F_UDZIAL_DNI
- rozpisywać na lokale całą kwotę.
- reszta definicji kosztu standardowo.
c. wprowadzamy fakturę kosztową.
- wpisujemy w nagłówku faktury okres, np od: 08.01.01 do: 08.01.31.
- rozpisujemy koszt na wszystkie lokale według kosztu K_UDZIAL_DNI. 
- jeśli w zasobach są lokale, w których właścicle nie przebywali w lokalu pełną ilość dni  (czyli 31), program dla tych lokali odpowiednio pomniejszy kwotę przypadającego kosztu.

Uwagi:
1. Jeśli nie będa sie zgadzały daty wprowadzenia/wyprowadzenia  (czyli na przykład będą lokale, w których w okresie nikt nie przebywa), to koszt nie rozliczy się bez reszty.
2. Zakres podawanych dat nie musi się zawierać w bieżącym roku księgowym.  W funkcji W->il_dni_u_oddo() przy wyliczeniu mianownika ułamka dla każdego loklu liczy się ilość dni pomiędzy datami od do, data początku roku księgowego nie ma znaczenia.

Opłaty
Naliczanie
Funkcja służy do wykonania miesięcznego naliczenia opłat dla właścicieli. Uruchamianie z menu: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z możliwością wyboru operacji:
- Licz opłaty - wykonuje nowe naliczanie opłat
- Korekta - umożliwia wprowadzenie korekty naliczenia
- Poprzednie naliczenia - do oglądania wykonanych naliczeń - patrz opis funkcji Zobacz naliczenia.
- Zrezygnuj - rezygnacja z wykonywania naliczeń.

Wszystkie wykonane naliczenia oraz korekty naliczeń są przechowywane w rejestrze  - każde jako osobny dokument. Dokumenty naliczeń mają symbol "NA", korekty naliczeń - mają symbol "KN". Każde naliczenie lub korekta dotyczy jednego miesiąca. Można wykonywać dowolnie wiele naliczeń oraz korekt naliczeń dla tego samego miesiąca. Można je również usuwać. Dzięki temu można wykonywać próbne naliczenia, szczególnie w początkowej fazie pracy z programem - aby sprawdzić prawidłowość naliczeń na poszczególne lokale. Prawidłowo wykonane naliczenia należy przenieść do danych rozrachunkowych w F/K - służy do tego funkcja Polecenie księgowania. Należy pamiętać jednak o tym, że polecenie księgowania można wykonać tylko dla jednego naliczenia dla danego miesiąca. Ograniczenie to nie dotyczy dokumentów korekt - można wykonywać polecenie księgowania dla dowolnej ilości korekt dla jednego miesiąca. Oczywiście nie wolno powtarzać polecenia księgowania dla tego samego dokumentu naliczenia bądź korekty naliczenia.

Licz opłaty
Funkcja wykonuje naliczanie opłat. Po jej wywołaniu pojawia się okienko. Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- Cennik - symbol cennika, z którego będą pobierane ceny do wykonania naliczeń opłat. Podpowiadany jest symbol cennika używanego w ostatnim naliczeniu. Cennik musi obowiązywać w wybranym miesiącu naliczenia. 
- Pole wyboru: 
    -- Naliczenie dla wszystkich lokali - naliczenie wykona się dla wszystkich lokali we wspólnocie
    -- Naliczenie dla wybranych lokali - po wybraniu tej opcji pojawia się ekran z możliwością wybrania lokali, dla których zostanie wykonane naliczenie. Sposób wybierania lokali w budynkach jest opisany tutaj: Wybór lokali w budynkach.
    -- Budynki osobne dokumenty - pow ybraniu tej opcji pojawia się ekran z możliwością wyboru budynków, dla których zostanie wykonane naliczenie. Dla każdego budynku powstanie osobny dokument naliczenia. Opcja przydatna dla wspólnot (spółdzielni), w których jest wiele budynków i dla każdego budynku wykonuje sie osobne naliczenie w miesiącu. Szczegółowy opis jest tutaj: Zbiorcze wykonywanie naliczeń na budynki.
- Naliczenie za miesiąc - podajemy miesiąc, dla którego jest wykonywane naliczenie. Po naciśnięciu klawisza F2 wyświetla się podpowiedź.
- Naliczenie na dzień - podpowiada się data skonstruowana w następujący sposób: rok z księgi, miesiąc z miesiąca naliczenia, dzień pobierany z parametru dla księgowania naliczeń (parametr wprowadzany funkcją Wspólnoty->Obsługa->Administrator->Parametry modułu->Księgowanie naliczeń->Data naliczenia na dzień miesiąca). Datę możemy zmienić. Wpisana tutaj data jest podpowiadana jako data księgowania dokumentu naliczenia podczas wykonywania polecenia księgowania.
- Opis dokumentu - dodatkowy opis dokumentu umieszczany w nagłówku. Wpisany tutaj opis jest pobierany do nagłówka dokumentu księgowego tworzonego podczas wykonywania polecenia księgowania. Jeśli pole nie jest wypełnione - wpisywane do dokumentu księgowego wpisywany jest tekst: "Naliczenie za " + miesiąc naliczenia.
Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych przyciskiem Dalej jest uruchamiane naliczanie. Opłaty są naliczane dla wszystkich lokali we wszystkich budynkach, bądź dla wybranych lokali w budynkach. Po zakończeniu naliczania jest wyświetlany dokument naliczenia. Dla każdego lokalu są wyświetlane w ramce dane lokalu oraz suma opłat, a poniżej są wyszczególnione poszczególne opłaty dla każdego lokalu: symbol opłaty, ilość, cena i wartość. Dokument naliczenia powstaje automatycznie i nie jest możliwe ręczne ingerowanie w wartości wyliczonych opłat. Zmiana dokumentu naliczenia następuje poprzez zmianę parametrów służących do wyliczeń wartości opłat (parametrów, cen, formuł obliczeniowych itp). Korektę poszczególnych opłat w lokalach uzyskujemy funkcją Korekta naliczeń.
Prawdopodobnie najczęściej będziemy wykonywać naliczenia jeden raz w miesiącu dla całej wspólnoty, bądź też jeden raz w miesiącu dla każdego budynku we wspólnocie. Program dopuszcza tutaj wybór użytkownika. Również dla każdego lokalu możemy wykonać dowolną ilość naliczeń w miesiącu. Jednakże polecenie księgowania (czyli przekazanie informacji o naliczeniu do rozrachunków) możemy wykonać dla lokalu tylko jeden raz dla każdego  miesiąca. Stąd powstała konieczność wprowadzenia statusów, które dla każdego miesiąca przechowują aktualny stan naliczenia dla lokalu. Jeżeli wykonujemy naliczenia jednorazowo dla całej wspólnoty raz w miesiącu sprawa statusów miesięcy i lokali nie jest dla nas istotna.
Status lokalu dla naliczenia w miesiącu:
- Naliczono
- Nie naliczono
Status lokalu dla polecenia księgowania (PK) w miesiącu:
- Wykonano
- Nie wykonano
Powstała również konieczność określenia osobnych statusów dla każdego miesiąca naliczenia:
Status miesiąca dla naliczenia:
- Naliczono - gdy w miesiącu wykonano naliczenia dla wszystkich lokali wspólnoty
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano naliczenia dla części lokali wspólnoty
- Nie naliczono -  gdy w miesiącu nie wykonano naliczenia dla żadnego  lokalu wspólnoty
Status miesiąca naliczenia dla polecenia księgowania (PK):
- Wykonano - gdy w miesiącu wykonano PK dla wszystkich lokali wspólnoty
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano PK dla części lokali wspólnoty
- Nie wykonano - gdy w miesiącu nie wykonano PK dla żadnego  lokalu wspólnoty

Szczegóły dotyczące statusów miesięcy i lokali dla naliczenia oraz sposoby ich zmiany i uaktualniania są opisane w części dla administrtora: Obsługa ->Administator wspólnoty -> Naliczenia -> Miesiące. 

Zbiorcze wykonywanie naliczeń na budynki

Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty
Wybieramy opcję Budynki osobne dokumenty. Pojawia się okienko do wyboru tych budynków, dla których chcemy wykonać naliczenie.
Okienko do wyboru budynków zawiera następujące dane:
Symbol: symbol budynku
- Nazwa budynku: nazwa (opis) budynku
W okienku wyświetlone są wszystkie budynki z zasobów systemu.
Zaznaczanie (wybieranie) budynków:
Na wstępie wszystkie budynki są zaznaczone (czyli wybrane ): po lewej stronie symbolu budynku jest "ptaszek".  Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Usuń zaznaczenie: wówczas żaden budynek nie będzie wybrany. Pojedyńcze budynki wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w nazwę lub symbol budynku. Powtórne kliknięcie w zazaczony budynek powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania budynków w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka budynki są wyświetlane według symbolu budynku: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Symbol. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Nazwa to budynki w okienku ustawią się w kolejności według pola Nazwa.
Wyszukiwanie budynków w okienku:
Możemy szybko wyszukać budynek wpisując początkowe znaki symbolu lub nazwy budynku. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Symbolu to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać budynek po nazwie, wówczas wybieramy Kolejność według Nazwy i wpisujemy początkowe znaki nazwy: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na budynku Boczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na budynku Boh. Września 1.
Przebieg naliczenia zbiorczego:
Wybrane budynki akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Po wybraniu budynków, cennika i miesiąca naliczenia program przystepuje do zbiorczego wykonania naliczenia na budynki. Zasady wykonania tego naliczenia są następujące:
- program sprawdza czy jest możliwe wykonanie naliczenia dla budynku 
- dla każdego budynku jest wykonywane naliczenie dla wszystkich lokali w budynku.
- dla każdego budynku powstaje osobny dokument naliczenia.
- w nagłówku tak utworzonego dokumentu naliczenia w polu Opis zapisuje się informacja o symbolu i nazwie budynku oraz o miesiącu naliczenia.
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wykonywania naliczenia dla poszczególnych budynków
Naliczenie na wiele budynków może wykonywać się długo, na ekranie jest wyświetalna informacja o przebiegu wykonywania naliczenia na poszczególne budynki.
Przerwanie wykonywania naliczenia zbiorczego:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wykonywanie naliczenia dla bieżącego budynku i przerwie naliczanie na budynki. W raporcie z przebiegu wykonywania naliczenia pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego naliczenia:
Po zakończeniu wykonywania naliczenia pojawia się informacja zbiorcza o ilości budynków wybranych do wykonania naliczenia oraz o ilości utworzonych dokumentów naliczeń. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy  wydrukowanie  raportu szczegółowego po zakończeniu wykonywnia naliczenia zbiorczego. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których budynków naliczenia się nie wykonały, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i wykonać ponownie naliczenia. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy:


RAPORT: ZBIORCZE NALICZANIE NA BUDYNKI