Program Perseus WM służy do kompleksowej obsługi wspólnot mieszkaniowych. Umożliwia gromadzenie danych o zasobach mieszkaniowych wspólnoty oraz informacji niezbędnych do naliczenia opłat właścicielom i wykonania rozliczeń mediów. Z drugiej strony ma możliwość rejestrowania kosztów związanych zarówno z zarządzaniem nieruchomością wspólną jak i kosztów usług komunalnych na rzecz właścicieli w rozbiciu na poszczególne lokale. Część księgowa umożliwia prowadzenie rozrachunków zarówno z właścicielami jak i dostawcami, monitorowanie stanu rozliczeń, generowanie wezwań do zapłaty, naliczanie odsetek, a ponadto prowadzenie pełnej księgowości.
Podstawową bazą danych do pracy z programem Perseus Wspólnoty jest baza danych zasobów mieszkaniowych wspólnoty. Wspólnota może składać sie z jedengo lub wielu budynków.W budynkach definiujemy lokale. Każdy lokal musi mieć przypisanego właściciela. Właściciel jest jednocześnie "kontrahentem" z którym prowadzimy rozrachunki (najczęściej z tytułu wpłat na fundusz remontowy oraz wpłat zaliczek na pokrycie kosztów ekspolatacji).
Każda wspólnota posiada swój sposób dokonywania rozliczeń z właścielami zgodny z uchawałmi podjętymi przez wspólnotę. Program Perseus Wspólnoty posiada możliwość uniwersalnego definowania sposobu rozliczeń z właścicielami. Co miesiąc dla każdego właściciela wystawiamy dokument obciążeniowy (notę, fakturę lub rachunek). Pozycje na dokumencie obciążeniowym nazywamy opłatami. Wartość każdej opłaty dla właściciela jest wyliczana na podstawie zmiennych danych. Takimi zmiennymi danymi mogą być np.: zużycie wody odczytane z liczników, udział w nieruchomśoci wspólnej, powierzchnia zajmowanego lokalu, ilość osób zameldowanych w lokalu itp.
Program nie określa z góry listy możliwych danych zmiennych. Poprzez mechanizm definiowania liczników, parametrów, cenników i formuł obliczeniowych użytkownik dowolnie tworzy wzory do wyliczenia wartości opłaty dla każdego lokalu.
Jeżeli na przykład obciążamy właściciela za wywóz śmieci w zależności od ilości osób zameldowanych w lokalu, to nasz wzór na wyliczenie wartości miesięcznej zaliczki na pokrycie kosztów wywozu śmieci będzie wyglądać następująco: cena_śmieci_na_osobę * ilość_osób _zamledowanych_w_lokalu.
Naliczenie wykonujemy raz na miesiąc dla wszystkich lokali. Dane z naliczenia przenosimy (automatem) do mudułu F/K. Informacje przenoszą się zarówno na konta związane z właścicielami - w celu prowadzenia rozrachunków, jak i na konta klasyfikacji pomocniczej związane z lokalami i rodzajami opłat.
Program umożliwia również rejestrację kosztów. Po zarejestrowaniu w programie dokumentu od dostawcy (np.z Miejskiego Przedsiebiorstwa Wodociagowego) mamy możliwość rozpisania kosztu na poszczególne lokale i rodzaje kosztów (operacja analogiczna do naliczania opłat, tylko inne strony konta). Rozpisanie ksztów odbywa się na podstawie zdefiniowanych wcześniej formuł obliczeniowych (w/g ogólnych zasad jak dla opłat). Dane z rozpisania kosztów przenosimy (automatem) do modułu F/K. Informacje przenoszą się zarówno na konta związane z dostawcą jak i na konta klasyfikacji pomocniczej związane z lokalami i rodzajami opłat (kosztów).
Dzięki temu w każdej chwili możemy z programu odczytać nie tylko stan rozliczeń z właścicielem (zadłużenie bądź nadpłatę), ale również możemy poznać rzeczywiste koszty związane z danym lokalem czy budynkiem. Tak gromadzone dane pomogą nam również w zdefiniowanu i rozliczeniu rocznego planu gospodarczego wspólnoty.
Ponadto program Perseus Wspólnoty posiada wbudowamy moduł F/K ze wszystkimi funkcjami umożliwiającymi prowadzenie pełnej ksiegowości, monitorowaniem stanu należności i zobowiązań, możliwością generowania zestawień i kartotek kont, drukowania wezwań do zapłaty i sald na kontach właścicieli, raportów i deklaracji VAT, wystawiania faktur itp.

I. Rozpoczęcie pracy
1. Założyć księgę. Dla każdej wspólnoty zakładamy jedną księgę obejmującą jeden rok obrachunkowy.
2. Zdefiniować parametry modułu wspólnot ( menu: Obsługa->Administrtor Wspólnoty->Parametry modułu). Przy pierwszym wejściu proponujemy uruchomić funkcję Ustaw parametry domyślne.
3. Wprowadzić kontrahentów do FK. Wprowadzamy przede wszystkim właścicieli. Innych kontrahentów (np. dostawców) zakładamy podczas bieżącej pracy z programem. Dobrze jest rozróżnić symbole kontrahentów-właścicieli od symboli pozostałych kontrahentów. Np. można przyjąć zasadę tworzenia symbolu właściciela: litera "W" + symbol budynku + numer zajmowanego lokalu: np. WA01 - właściciel lokalu 01 w budynku A. Można również przyjąć jako symbole właścicieli nazwiska poprzedzone wyróżnionym symbolem - np "_" lub "x" - np. "xZielińska", "_Niedojrzały". Pamietać trzeba, że wszyscy właściciele lokali muszą mieć ustawiony typ kontrahenta Właściciel.
4. Wprowadzić plan kont. Konta rozrachunków z właścicielami muszą posiadać cechę R - konto rozrachunkowe. Przypisujemy im zdefiniowane wcześniej symbole kontrahentów (właścicieli). Konta kosztowe muszą posiadac cechę L - konto do klasyfikacji.
5. Wprowadzić plan kont klasyfikacji pomocniczej. Zalecana konstrukcja symbolu konta klasyfikacji pomoczniczej: symbol budynku+symbol lokalu+symbol opłaty (kosztu). Np. A01SMIECI - oznacza opłatę (koszt) za wywóz śmieci w lokalu 01 w budynku A. Konta dla budynków oraz lokali powiny być kontami zbiorczymi, na których nie księguje się danych. Księgowanie odbywa się na najniższym poziomie - czyli na poziomie rodzajów opłat (kosztów). Na etapie początkowym pracy z programem konieczne jest wprowadzenie kont klasyfikcji dla budynków i lokali. Konta dla rodzajów opłat założą się same podczas tworzenia pierwszy raz polecenia księgowania dla naliczeń. Przykładowy plan kont klasyfikacji pomocniczej możemy obejrzeć w danych demo w księdze 2007.
6. Wprowadzić definicje rejestrów (menu: Definicje)
a. jednostki miary
b. symbole w cenniku (pozycje cennika). Tutaj definiujemy pozycje, które mogą wystąpić w cenniku. Ceny poszczególnym pozycjom cennika przypisujemy w menu Definicje->Cenniki.
c. definicje liczników - podajemy tylko symbol i opis licznika, odczyty poszczególnych liczników wprowadzamy dla poszczególnych lokali lub budynków (menu: Zasoby->Budynki->Liczniki lub Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki)
d. definicje parametrów - podajemy tylko symbol i opis parametru, wartości poszczególnych parametrów wprowadzamy dla lokali lub budynków (menu: Zasoby->Budynki->Parametry lub Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry)
e. definicje formuł obliczeniowych
f. definicje rodzajów kosztów/opłat
g. definicje opłat
h. definicje kosztów
i. definicje stałych dla kosztów i opłat
j. definicje rozliczeń mediów - do rozliczeń odczytów liczników wody, ciepła.
k. definicje sprawozdań rocznych (rozliczenie planu gospodarczego wspólnoty)
l. definicje bilansu i rachunku wyników wspólnoty.
m. definicje wzorów wydruków i wzorów przelewów.
Uwaga: na wstępnym etapie pracy z modułem wspólnot definiowanie wyglądu sprawozdań finansowych, bilansu i rachunku wyników wspólnoty nie jest niezbędne. Podobnie, jeśli nie posługujemy się odczytami liczników w celu rozliczenia mediów, definiowanie rozliczeń mediów jest zbędne.
7. Dodać cenniki i przypisać ceny poszczególnym pozycjom cennika (Definicje->Cenniki).
8. Wprowadzić wzorcowy budynek i lokale wzorcowe. Wzorcowe lokale będą służyły jako "matryca" do zakładania nowych lokali.
a. przypisać lokalom wzorcowym parametry, opłaty, liczniki.
Uwaga: korzytsanie z wzorcowego lokalu nie jest niezbędne.
9. Dodać nowe budynki (menu: Zasoby->Budynki->Operacje->Dodaj). W polu Klasyfikacja podajemy symbol uprzednio założonego konta klasyfikacji.
10. Dodawać wg wzorca (lub bez wzorca) lokale w budynkach (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje->Dodaj, Dodaj w/g wzorca, )
a. po wpisaniu danych podstawowych lokalu otworzy się następne okno z pytaniem o symbol lokalu-wzorca. Po podaniu symbolu lokalu-wzorca do nowo dodanego lokalu przepiszą się liczniki, parametry i opłaty z lokalu-wzorca
b. przypisać dodanym parametrom i licznikom odpowiednie wartości dla każdego lokalu (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki, Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry).
c. dodać właściciela do budynku (menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Właściciel->Dodaj) - podajemy symbol właściciela. Musi to być symbol wcześniej założonego kotrahenta (podpowiedź z rejestru kontrahentów po naciśnięciu klawisza F2)
d. można dodać lokal nie stosując wzorca - wtedy po dodaniu lokalu trzeba dodać opłaty, liczniki i parametry i przypisać im odpowiednie wartości.
11. Wykonać naliczenie opłat dla wybranego miesiąca i sprawdzić czy wyliczone wartości są prawidłowe (menu: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty).
12. Wykonać polecenie ksiegowania dla naliczenia (menu: Dokumentyy->Opłaty->Polecenie księgowania). Powstanie dokument oczekujący na zaksięgowanie (Dokumenty->Dokumenty oczekujące). Po zaksięgowaniu dane dotyczące naliczeń pojawią się na kontach ksiegowych (na koncie sprzedaży i na koncie rozrachunków z właścicielami mieszkań).
13. Zarejestrować fakturę kosztową (menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja). Po wprowadzeniu danych dotyczących faktury należy uruchomić funkcję Opisz koszt, która umożliwia rozpisanie kosztów na poszczególne lokale według formuły obliczeniowej podanej w definicji kosztu.
14. Wykonać polecenie ksiegowania dla zaksięgowania kosztów (menu: Dokumenty->Koszty->Zobacz koszty->Dekret->Zrób). Powstanie dokument oczekujący na zaksięgowanie (Dokumenty->Dokumenty oczekujące). Po zaksięgowaniu dane dotyczące kosztów pojawią się na kontach ksiegowych (na koncie kosztów i na koncie rozrachunków z dostawcą).

II. Bieżąca praca z modułem
1. Co miesiąc naliczanie opłat właścicielom (naliczenie + polecenie księgowania + zaksiegowanie powstałego dokumnetu oczekującego)
2. Ewentualna zmiana cen w cennikach i wysłanie powiadomienia do właścicieli o zmianie cen i aktualnym naliczeniu (menu: Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Korespondencja seryjna->Naliczenia opłat).
3. Bieżąca rejestracja wpłat od właścicieli (wyciągi bankowe) - w części F/K (menu: Dokumenty->Wprowadzanie).
4. Bieżąca rejestracja faktur kosztowych i rozpisywanie kosztów na poszczególne lokale (menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja).
5. Monitorowanie stanu rozrachunków, ewentualne wysyłanie wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald (menu: Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Korespondencja seryjna->Potwierdzenia sald, Wezwanie do zapłaty, Informacja o nadpłacie).

Opis funkcji

Budynki
Funkcja służy do wprowadzania podstawawych danych definiujących struktury budynków oraz lokali wystepujacych we wspólnocie. Jest to podstawowa funkcja w programie wspólnotowym. Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Budynki.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych budynków.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Znajdź:
        - właściciela
        - budynek
        - następny budynek
        - filtr
- Lokale
- Parametry
- Liczniki
- Widok
- Drukuj:
        - Budynki
        - Z parametrami
        - Z licznikami
        - Odczyty liczników.
        - Listy
            - Obecności
            - Potwierdzeń
            - Głosowania
- Odczyty:
        - Wprowadź odczyty liczników
        - Pokaż odczyty liczników
- Wprowadź:
        - Wprowadź parametry lokali
        - Pokaż parametry lokali
        - Zmień nazwy lokali
        - Przypisz rodzaj dokumentu
- Bank:
        - Kody dla budynków
        - Kody dla lokali
        - Utwórz konta
        - Drukuj konta
        - Odczytaj konta

Okienko z danymi budynków
Kolumny:
W okienku wyświetlają się dane dotyczące budynków. Nad listą budynków wyświetlana jest linia nagłówkowa w kolorze żółtym. Linia ta zawiera nazwy poszczególnych kolumn wyświetlanych na ekranie. Dla każdego budynku wyświetlają się kolumny: symbol budynku, nazwa budynku i adres budynku. Jeśli chcemy zmienić zakres wyświetlanych danych należy kliknąć lewym klawiszem myszki w szary kwadrat znajdujący się z lewej strony w pierwszej kolumnie żółtej nagłówkowej linii: uruchomi sie mechanizm definiowania kolumn.
Kolejność wyświetlania
Rekordy z budynkami są wyświetlane w określonej kolejności. Kolejność wyświetlania danych możemy zmienić klikając lewym klawiszem myszki w nazwy pól w prawym górnym rogu okienka, w linii Kolejność. Jeżeli klikniemy w nazwę Symbol, budynki wyświetlą się według symbolu budynku (ustawienie domyślne), jeśli klikniemy w pole Nazwa, budynki wyświetlą się w kolejności według nazw budynków.
Kolejność wyświetlania danych na ekranie możemy również zmienić klikając lewym klawiszem myszy w nazwy poszczególnych kolumn w żółtej linii nagłówkowej. Po kilknięciu w nazwę kolumny, po jej lewej stronie pojawia się kwadrat sygnalizujący, że dane w okienku są wyświetlane według tej właśnie kolumny. Uwaga: jeśli skorzystamy z takiego sposobu zmiany kolejności wyświetlania danych, nie działa opisane poniżej szybkie wyszukiwanie budynków.
Szybkie wyszukiwanie budynków
Możliwe jest szybkie wyszukanie rekordu z budynkiem (przydatne gdy lista budynków jest długa). Możemy wpisać z klawiatury początkowe znaki pola - klucza, według którego są wyświetlane budynki i program odszuka nam pierwszy rekord, którego początkowe znaki są identyczne z wprowadzonymi z klawiatury. Na przykład: jeśli kolejność jest ustawiona według symboli, to po wpisaniu z klawiatury znaku a, program ustawi się na pierwszym budynku, którego symbol zaczyna się od litery a lub A. Jeśli kolejność jest ustawiona według nazw, to po wpisaniu z klawiatury ciagu znaków bo, program ustawi się na pierwszym budynku, którego nazwa zaczyna się od bo lub Bo.

Operacje: dodaj, zmień, usuń
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji budynku:
- Symbol budynku - skrócona nazwa budynku, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do budynku.
- Klasyfikacja - pierwsza część symbolu konta do klasyfikacji określająca budynek. Każdy budynek ma swój własny symbol konta do klasyfikacji. Klasyfikacja dla lokalu powinna mieć w planie klasyfikacji zaznaczoną cechę "Klasyfikacja zbiorcza".
- Nazwa - dodatkowe dane opisowe budynku.
- Adres:
- Kod, miasto
- Ulica, numer domu
- przycisk Klasyfikacja - umożliwia dodawanie nowych klasyfikacji podczas dodawania budynku.
- Cennik - symbol cennika przypisanego do budynku. Wypełnianie tego pola jest opcjonalne. Należy podać symbol cennika używanego podczas wykonywania naliczeń dla tego budynku. Jeśli podczas naliczania opłat wybierzemy opcję Cenniki z budynków, program zamiast użyje dla poszczególnych budynków osobnych cenników. Sposób definiowania cenników dla wielu budynków opisano w Cenniki dla budynków.

Znajdź: budynek, następny budynek, filtr
Zestaw funkcji do wyszukiwania budynków. Funkcje umożliwiają odszukanie budynku o określonym symbolu, nazwie lub ulicy. Warunki na wyszukanie budynku wpisujemy w okienku, które pojawia sie po uruchomieniu funkcji Znajdź budynek. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie budynku spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Funkcja Filtr ogranicza dane wyświetlane w okienku tylko do tych budynków, które spełniają warunek wpisany w okienku pojawiającym się po uruchomnieniuy funkcji Filtr.

Znajdź właściciela:
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Funkcję uruchamiamy z menu: Zasoby->Budynki->Znajdź->Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahnetów. Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
W dolnej części okienka mamy możliwość wyboru:
Uwzględniać historię lokali: Nie/Tak.
Jeśli wybierzemy uwzględnianie historii lokali, to program po przeszukaniu rejestru aktualnych właścicieli lokali przejdzie do przeszukiwania rejestru z poprzednimi (historycznymi) właścicielami lokali.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje budynek i lokal dla tego właściciela i wyświetla listę wszystkich lokali w budyku: rekordem bieżącym jest rekord lokalu wybranego właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal? Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela. Jeśli zaznaczono uwzględnianie historii lokali, to po wyświetleniu wszystkich lokali przypisanych aktualnie do właściciela, program przechodzi do poszukiwania wlaściciela w danych historycznych dla lokali. Jeśli znajdzie dane w historii właścicieli lokali, to wyświetla listę wszystkich wszystkich lokali: rekordem bieżącym jest rekord lokalu, w którym właścicielem historycznym jest wybrany właściciel. Żeby obejrzeć dane szczegółowe trzeba uruchomić funkcję Właściciel->Historia.

Lokale
Funkcja służy do wprowadzania danych lokali w budynkach. Patrz szczegółowy opis poniżej: Lokale .

Parametry
Funkcja służy do wprowadzenia parametrów opisujących budynek oraz przypisania im odpowienich wartości. Jest uruchamiana z menu: Wspólnoty->Budynki->Parametry.

Liczniki
Funkcja służy do wprowadzenia liczników dla budynku. Szczegółowy opis zasad posługiwania się licznikami znajduje się w dalszej części podręcznika - patrz opis funkcji Liczniki. Jest uruchamiana z menu: Wspólnoty->Budynki->Liczniki.

Widok
Funkcja służy do wybrania sposobu prezentowania danych o lokalach wyświetlanych po uruchomieniu funkcji Lokale. Program udostępnia dwa sposoby wyświetlania danych o lokalach: jednookienkowe oraz wielookienkowe. W prostszym, jednookienkowym wariancie informacje o lokalach wyświetlane są w jednym okienku. W kolejnych liniach tego okienka pojawiają się dla każdego lokalu następujące informacje: symbol lokalu, nazwa lokalu i numer lokalu (z adresu). W wariancie dwuokienkowym ekran z danymi o lokalach podzielony jest na dwa okienka: w górnym okienku wyświetlane są informacje podstawowoe o lokalach (takie jak dla wariantu jednookienkowego), a w dolnym oknie wyświetlane są informacje szczegółowe związane z lokalem podświetlonym w górnym okienku. W zależności od wyboru widoku, w dolnym okienku wyświetlane są: właściciel, parametry, opłaty lub liczniki dla lokalu. W wariancie trzyokienkowym ekran z danymi o lokalach podzielony jest na trzy okienka: w górnym okienku wyświetlane są informacje podstawowoe o lokalach (takie jak dla wariantu jednookienkowego), w środkowym oknie wyświetlane są informacje szczegółowe związane z lokalem podświetlonym w górnym okienku, zaś w dolnym oknie wyświetlane są dane szczegółowe związane z rekordem podświetlonym w środkowym okienku. W zależności od wyboru widoku, gdy w środkowym okienku wyświetlany jest właściciel loklau, w dolnym właściciele historyczni; gdy w środkowym okienku wyświetlane są parametry, to w dolnym okienku wyświetlana jest historia wybranego parametru; gdy środkowym okienku wyświetlane są liczniki, to w dolnym okienku pojawiają sie odczyty tych liczników.
Sposób wyświetlania danych o lokalach jest związany z osoba zalogowaną do pracy w PerseusWM. Standardowym (domyślnym) sposobem wyświetlania informacji o lokalach jest wariant jednookienkowy.

Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wyboru widoku dla lokali. Mamy do wyboru następujące możliwości:
- Tylko lokale: wariant jednookienkowy. Tryb domyślny.
- Lokale + parametry: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o wartościach parametrów dla lokali.
- Lokale + parametry + historia: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym informacje o wartościach parametrów dla lokali, a w dolnym informacje o wartościach historycznych parametru ze środkowego okienka..
- Lokale + właściciele: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o właścicielach dla lokali.
- Lokale + właściciele + historia: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym informacje o właścicielach dla lokali, a w dolnym informacje o właścicielach historycznych.
- Lokale + opłaty: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o opłatach przypisanych do lokali.
- Lokale + liczniki: wariant dwuokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w dolnym okienku informacje o licznikach przypisanych do lokali.
- Lokale + liczniki + odczyty: wariant trzyokienkowy: w górnym okienku informacje o lokalach, w środkowym okienku informacje o licznikach przypisanych do lokali, a w dolnym informacje o odczytach liczników ze środkowego okienka.

Drukuj
Funkcja umożliwia wykonanie podstawowych wydruków dla budynków zdefiniowanych we wspólnocie. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Drukuj.
Drukuj budynki i lokale
Wydruk umożliwia wydrukowanie podstawowych danych dotyczących lokali w budynkach. Użytkownik może wybrać zakres budynków do wydruku: według przedziału symboli budynków (podpwiedź symbolu budynku przez naciśnięcie klawisza F2) lub według warunku. Użytkownik może również wybrać zakres informacji prezentowanych na wydruku. Po naciśnięciu klawisza Kolumny pojawia się okienko do definiowania układu kolumn dla wydruku. Definiowanie układu kolumn polega na wskazaniu pól (informacji), które maja sie pojawic na wydruku. Można zdefiniować kilka różnych układów kolumn dla jednego wydruku. Do wyboru mamy: dane opisowe budynku, dane szczegółowe lokalu, dane szczegółowe właściciela lokalu.
Drukuj budynki i lokale z parametrami
Wydruk działa podobnie jak Drukuj budynki ale dodatkowo można dodać do układu kolumn informacje dotyczące parametrów. Na liście pól do wyboru pojawiają się symbole parametrów. Jeśli do układu kolumn wybierzemy jakiś parametr, to na wydruku w odpowiedniej kolmnie pojawi się wartość tego parametru dla lokalu.
Uwaga: jeśli chcemy wydrukować listę budynków wraz z parametrami dla budynków (bez informacji o lokalach), należy skorzystać z funkcji: Zasoby->Raporty->Zasoby->Budynki z parametrami.
Drukuj budynki i lokale z licznikami
Wydruk działa podobnie jak Drukuj budynki ale dodatkowo można dodać do układu kolumn informacje dotyczące liczników. Na liście pól do wyboru pojawiają się symbole liczników. Jeśli do układu kolumn wybierzemy jakiś licznik, to na wydruku w odpowiedniej kolmnie pojawi się wartość zużycia średniego dla tego licznika dla lokalu.
Uwaga: jeśli chcemy wydrukować listę budynków wraz z licznikami dla budynków (bez informacji o lokalach), należy skorzystać z funkcji: Zasoby->Raporty->Zasoby->Budynki z licznikami.
Drukuj odczyty liczników
Wydruk umożliwia wydrukowanie odczytów liczników zdefiniowanych dla budynków oraz wydruk odczytów liczników zdefiniowanych dla lokali. Jest wywoływany z menu: Zasoby->Budynki->Drukuj->Odczyty liczników.
Zasady podawania parametrów wykonania wydruku:
- Zakres budynków
        - od: (symbol budynku) do: (symbol budynku); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = wszytkie budynki
        - jeśli nie podano dolnego zakresu budynków - bierze pierwszy rekord z rejestru budynków
        - jeśli nie podano górnego zakresu budynków - bierze ostatni rekord z rejestru budynków
- Zakres lokali
        - od: (symbol lokalu) do: (symbol lokalu); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = wszytkie lokale w każdym budynku
        - jeśli nie podano dolnego zakresu lokali - bierze pierwszy rekord z rejestru lokali dla każdego budynku
        - jeśli nie podano górnego zakresu lokali - bierze ostatni rekord z rejestru lokali dla każdego budynku
        - nie ma możliwości podania zakresu lokali dla każdego budynku osobno. Podany zakres obowiązuje dla wszystkich budynków.
- Zakres miesięcy
        - od: (symbol miesiąca) do: (symbol miesiąca); klawisz F2 - podpowiedź
        - gdy zakres pusty = odczyty z wszytskich miesięcy dla każdego licznika
        - jeśli nie podano dolnego zakresu miesięcy - bierze miesiąc "BO"
        - jeśli nie podano górnego zakresu miesięcy - bierze miesiąc "Grudzień"
- Wybierz liczniki
        - wybór liczników do drukowania przez zaznaczenie
        - nie ma możliwości podania zakresu licznków osobno dla każdego lokalu lub budynku. Podany zakres obowiązuje dla wszystkich budynków i lokali.
- Grupowanie w budynku
        - opcja działa tylko w wydruku liczników dla lokali
        - umożliwia wybór sposobu grupowania danych w obrębie budynku
- Wersja z podsumowaniami liczników w budynkach
        - opcja działa tylko w wydruku liczników dla lokali
       - umożliwia drukowanie podsumowań odczytów liczników w obrębie jednego budynku.
- Wersja kolumnowa liczników dla lokali
       - umożliwia drukowanie odczytów liczników w jednej tabeli, bez rozdzielania informacji dotyczącej poszczególnych lokali
        - każdy odczyt licznika jest drukowany w oddzielnej linii.
        - poszczególne kolumny wyrduku zawierają: symbol budynku, numer i nazwę lokalu, miesiąc odczytu, datę odczytu, rodzaj odczytu, odczyt poprzedni, odczyt bieżący, zużycie oraz status odczytu.
- Wersja tylko pierwszy i ostatni odczyt licznika
       - umożliwia drukowanie danych o odczytach liczników w wersji skróconej
        - dla jednego licznika jest drukowana tylko jedna linia.
        - poszczególne kolumny wydruku zawierają: nazwę lokalu (gdy wydruk według liczników) lub nazwę licznika (gdy wydruk według lokali), pierwszy w roku odczyt licznika (data + stan) oraz ostatni w roku odczyt licznika (data + stan)
         - pierwszy odczyt licznika to odczyt dla miesiąca "BO" (Bilans otwarcia). Ostatni odczyt licznika to odczyt z miesiąca o najwyższym numerze - np. jeżeli ostatnim wprowadzonym odczytem jest odczyt z miesiąca listopada to wówczas przyjmuje się miesiąc listopad, jeśli z grudnia - miesiąc grudzień.
- Wersja lista do wprowadzania
        - umożliwia drukowanie listy liczników dla lokali w układzie wygodnym dla adminiastrtora do odczytania odczytów liczników w lokalach. Dla każdego licznika jest drukowana jedna linia.
        - sposób działania: dla każdego lokalu szuka licznika z listy liczników do wydruku. Jeśli lokal ma przypisany licznik i ten licznik ma odczyty dla lokalu, to odszukuje odczyt o największej dacie.
        - jeśli lokal ma przypisany licznik, ale nie ma wprowadzonego BO ani żadnych odczytów - to linia dla tego licznika nie pojawi się na wydruku. Należy wprowadzić BO dla tego licznika.
        - poszczególne kolumny wydruku zawierają: symbol budynku; symbol lokalu; nazwa lokalu; symbol licznika; numer licznika; data legalizacji (= data założenia licznika); data następnej legalizacji; data odczytu poprzedniego (wyszukiwany jest odczyt o największej dacie, jeśli nie ma innych odczytów to jest pobierany BO dla licznika); wartość odszukanego odczytu poprzedniego; pusta kolumna do wpisania odczytu bieżącego.

Sposób wykonania wydruku:
1. Wydruk liczników zdefiniowanych dla budynków:
- zakres budynku: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres lokali - ignorowany
- zakres miesięcy: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres liczników - wybrany funkcją "Wybierz liczniki"
- opcja "grupowanie w budynku" - ignorowana
- opcja "wersja z podsumowaniami liczników w budynkach" - ignorowana
Dla każdego budynku z podanego zakresu budynków poszukuje liczników z podanego zakresu liczników. Dla każdego odnalezionego licznika drukuje wszystkie odczyty z podanego zakresu miesięcy.
Podsumowania :
- Zużycie dla każdego licznika w budynku.
2. Wydruk liczników zdefiniowanych dla lokali:
- zakres budynku: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres lokali - według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres miesięcy: według zakresu wpisanego przez użytkownika
- zakres liczników - wybrany funkcją "Wybierz liczniki"
- opcja "grupowanie w budynku" - określa sposób grupowania danych w obrębie jedengo budynku:
- wg lokali: drukuje wszystkie liczniki dla danego lokalu w budynku i przechodzi do kolejnego lokalu
- wg liczników - drukuje wszystkie lokale dla danego typu licznika w budynku i porzechodzi do kolejnego licznika z listy wybranej funkcją Wybierz liczniki
- opcja "wersja z podsumowaniami liczników w budynkach" - jeśli jest zaznaczona drukuje podsumowania dla każdego typu licznika w budynku.
Dla każdego budynku z podanego zakresu budynków:
- wybiera lokale wg podanego zakresu lokali
- dla każdego lokalu z zakresu lokali poszukuje symboli liczników z zakresu liczników
- dla każdego znalezionego licznika drukuje wszystkie odczyty z podanego zakresu miesiecy.
Podsumowania :
- Zużycie dla każdego licznika w lokalu
- Zużycie dla każdego symbolu licznika w obrębie budynku - jeśli zaznaczona opcja.

Drukuj listy
Funkcja menu umożliwiająca wydrukowanie list lokatorów (właścicieli) w różnych układach. Jest wywoływana z menu: Wspólnoty->Budynki->Drukuj->Listy.
Dostępne są trzy wzorce wydruków list:
- wydruk listy obecności
- wydruk listy z potwierdzeniami
- wydruk listy do głosowania
- wydruk listy z dotacjami (dopłatami) przyznanymi lokatorom

Listy zawierają dane lokali i ich właścicieli. Listy: do głosowania oraz obecności zawierają na wydruku informację o wartości udziału właściciela we wspólnocie. Dlatego do wykonania tych wydruków niezbędne jest podanie symbolu parametru, który określa udział właściciela we wspólnocie. Podczas wprowadzania symbolu parametru możemy skorzystać z podpowiedzi (klawisz F2).
Możemy również określić nagłówki drukowanych list. Na wydruku zdefiniowane linie drukują się w następujący sposób: linia1 i linia2 jako pierwsza linia nagłówka wydruku oraz linia3 i linia4 jako druga linia nagłówka wydruku.
Możemy również ograniczyć zakres lokali umieszczanych na wydruku. Uwaga: zakres dotyczy zawsze wszystkich lokali we wszystkich budynkach wspólnoty.
Wydruki list do głosowania oraz list obecności zawierają zawsze przynajmniej dwie linie z podsumowaniem:
- "Lokale wykupione według aktów notarialnych" - suma udziałów lokali wykupionych aktami notarialnymi, które pojawiły się na wydruku.
- "Razem nieruchmość" - suma wszystkich udziałów, które pojawiły sie na wydruku.
Dodatkowo może pojawić się linia dotycząca "właściciela zbiorczego". Ma to zastosowanie wtedy, kiedy nie wszystkie lokale we wspólnocie są wykupione i właścicielem zbiorczym części lokali jest na przykład gmina. Aby takiego właściciela zbiorczego wyróżnić na wydruku możemy w definicji wydruku podać symbol jego lokalu oraz opis, jaki ma się pojawić na wydruku. Wówczas dane dotyczące właściciela zbiorczego pojawią się tylko w dodatkowej, trzeciej linii podsumowania. Jeżeli nie podamy symbolu lokalu właściciela zbiorczego, to wówczas wszystkie lokale traktowane są tak samo, a trzecia linia podsumownia nie pojawia się.

Odczyty

Grupa funkcji do szybkiego wprowadzania/oglądania odczytów liczników wielu lokali jednocześnie.

Wprowadź odczyty liczników
Funkcja umożliwia zbiorcze wprowadzenie odczytów dla wielu liczników w budynku. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Odczyty->Wprowadź odczyty liczników.
Program umożliwia również wprowadzanie odczytów dla każdego lokalu i każdego licznika osobno (patrz opis Odczyty). Opisywana funkcja umożliwia wprowadzenie odczytów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy wpisać odczyty z jednego dnia dla maksymalnie 4 różnych liczników.

Funkcja umożliwia również zaczytanie danych odczytów liczników z zewnętrznego pliku. Dostosowanie sposobu wczytywania odczytów do formatu pliku źródłowego jest przeprowadzane indywidualnie dla każdego klienta. W wersji demo w księdze DEMO2015 jest podany przykładowy plik z danymi źródłowymi odczytów. Sposób zaczytywania opisano w Przykładowy plik z danymi odczytów do wczytania funkcją Wprowadź odczyty liczników.

Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wprowadzenia danych początkowych.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- data odczytu - data, z którą zostaną dodane wszystkie wpisane odczyty
- miesiąc odczytu - miesiąc, w jakim zostaną dodane wszystkie wpisane odczyty. Można również użyć miesiąca BO.
- nadpisywać odczyty w miesiącu - opcja do zaznaczenia. Jeżeli opcja nie jest zaznaczona - nie można nadpisać (poprawić) wprowadzonego wcześniej odczytu. Jeżeli zaznaczymy opcję (klikając myszką w napis nadpisywać odczyty w miesiącu ), to po znalezieniu dla licznika odczytu z podanego miesiąca, program nadpisze dotychczasową wartość odczytu wartością podaną przez użytkownika.
- przycisk Wybierz lokale - po naciśnięciu otwiera się okienko do wyboru lokali, w których bedziemy dodawać odczyty liczników. Zasady wybierania budynków i lokali do wykonania operacji zbiorczych opisano w Zasady wybierania budynków i lokali dla operacji zbiorczych
- przycisk Wybierz liczniki do odczytów - po naciśnięciu pojawia się okienko z listą wszystkich zdefiniowanych w systemie liczników (definiowanie liczników - patrz opis Definicje liczników). Żeby wybrać licznik, należy kliknąć myszką w linię zawierającą nazwę wybieranego licznika. Po lewej stronie symbolu licznika pojawi się "ptaszek". Możemy wybrać maksymalnie 4 liczniki. Akceptacja listy wybranych liczników - poprzez naciśnięcie klawisza Wybór.
Po zaakceptowaniu wpisanych danych klawiszem Dalej, na na ekranie pojawia się okienko do wprowadzania odczytów.
Dostępne są następujące funkcje:
- Zrezygnuj
- Zapisz odczyty
- Drukuj:
        - Odczyty
        - Listę
- Pokaż odczyty:
        - Licznik 1
        - Licznik 2
        - Licznik 3
        - Licznik 4
- Wprowadź wartość:
        - Licznik 1
        - Licznik 2
        - Licznik 3
        - Licznik 4
        - Wczytaj z pliku

Okienko jest skonstruowane w następujący sposób:
- wyświetlane wiersze zawierają wybrane lokale
- wyświetlane kolumny zawierają kolejno: informacje o lokalu (budynek, symbol lokalu, nazwa lokalu), a następnie wybrane liczniki. Przewidziane jest miejsce na 4 liczniki dla lokalu (Licznik1, Licznik2, Licznik3, Licznik4). Jeślii wybrano mniej niż 4 liczniki - pozostałe kolumny przeznaczone na liczniki są puste
- na "przecięciach" kolumn i wierszy - jest odczyt dla lokalu z wiersza i licznika z kolumny
- jeżeli lokal nie ma przypisanego licznika - na odpowiednim "przecięciu" znajduje sie kreska
- jeżeli lokal ma przypisany licznik, ale dla wybranego miesiąca nie ma jeszcze odczytu - na odpowiednim "przecięciu" znajduje się kreska.
- jeżeli lokal ma przypisany licznik i dla wybranego miesiąca jest odczyt- na odpowiednim "przecięciu" wpisana jest wartość odczytu. Zmienić dodany uprzednio odczyt można tylko jeśli jest zaznaczona opcja Nadpisywać odczyty w miesiącu.

Zasady wprowadzenia i zapisywania odczytów liczników:
- w odpowiednich miejscach puste miejsca zastępujemy prawidłowymi odczytami właściwego licznika
- jeżeli dla lokalu nie znamy odczytu licznika - pozostawiamy kreskę. Dla programu kreska oznacza wartość pustą, której nie zapisuje do bazy odczytów. Jeśli natomiast wpiszemy 0, program doda nam dla licznika odczyt o wartości 0, co zapewne nie jest naszym celem.
- przed zapisaniem odczytu dla każdego lokalu i licznika program sprawdza:
    - jeśli lokal nie ma przypisanego licznika - nie dodaje odczytu
    - sprawdza czy dla licznika wprowadzono BO (Bilans Otwarcia)- jeśli nie - nie dodaje odczytu. Wyjątkiem jest oczywiście wprowadzanie BO.
    - sprawdza czy były odczyty dla licznika z kolejnych miesięcy (czyli miesięcy następujących po wybranym miesiącu odczytu) - jeśli tak - nie dodaje odczytu
    - program sprawdza również czy wpisany odczyt nie jest mniejszy od poprzedniego odczytu licznika. Ale uwaga: NIE blokuje dodania odczytu, mimo iż wartość zużycia wychodzi wówczas ujemna. Ponieważ może wchodzic w grę korygowanie odczytów, więc program ogranicza się jedynie do zapisania w szczegółach raportu, że wartość bieżąca odczytu licznika jest mniejsza od wartości poprzedniej. Należy więc drukować i studiować raporty szczegółowe, ponieważ błędnie wprowadzone odczyty skutkują błędami w rozliczeniach mediów, co z kolei przenosi się na rozrachunki z właścicielami.
    - sprawdza czy w podanym miesiącu odczytu licznik ma już wprowadzony odczyt - jeśli tak - nie dodaje odczytu
    - możliwe jest również skorygowanie wprowadzonych odczytów - na życzenie użytkownika (po zaznaczeniu opcji Nadpisywać odczyty w miesiącu). Wówczas po stwierdzeniu , że w podanym miesiącu odczytu licznik ma już wprowadzony odczyt i nie ma odczytów z kolejnych miesięcy - program nadpisuje stary odczyt nowo wprowadzoną wartością. Informacja o nadpisaniu jest drukowana w raporcie szczegółowym.

- można również wprowadzić funkcją Wprowadź wartość jednakową wartość odczytu dla licznika dla wszystkich wybranych lokali. Po wybraniu tej funkcji dla odpowiedniego licznika pojawia się okienko, w którym podajemy wartość odczytu. Po zaakceptowaniu wpisanej wartości, program przypisze ją do wszystkich lokali. Funkcja do wykorzystania na przykład podczas wprowadzania bilansu otwarcia dla liczników (inicjalizacja licznika wartością np. 0).

Po sprawdzeniu prawidłowości wprowadzonych danych uruchamiamy funkcję Zapisz odczyty. Po wykonaniu zapisu program drukuje statystyki oraz umożliwia wydrukowanie raportu szczegółowego. Zalecamy naszym użytkownikom drukowanie raportu szczegółowego. Należy w nim przede wszystkim sprawdzic czy odczyty zostały dodane oraz sprawdzić, czy dodane odczyty bieżące nie są mniejsze od odczytów porzednich. Poniżej przykładowy raport:

RAPORT: ZBIORCZE DODAWANIE ODCZYTÓW DLA LICZNIKÓW

Data odczytu: 2006.06.30, Miesiąc odczytu: Czerwiec. Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW ,

Budynek

Lokal

Adres

Dodano

Opis

A	01	Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/01	TAK	Dodano odczyt dla licznika o symbolu: LI_CO
A	01	Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/01	TAK	Dodano odczyt dla licznika o symbolu: LI_CW. Uwaga: odczyt bieżacy mniejszy niż odczyt poprzedni!

Warszawa, Poczty Gdańskiej 17/02

NIE

Dla licznika LI_CO nie wprowadzono BO. Nie można dodawać odczytów

Oglądanie poprzednich odczytów licznika
Jeżeli chcemy obejrzeć odczyty licznika już zarejestrowane w systemie to należy:
- ustawić się kursorem na linii z wybranym lokalem.
- uruchomić menu: Pokaż odczyty->LicznikNR, gdzie NR oznacza numer kolumny z licznikiem (np. Licznik1 )
- program wyświetli wprowadzone uprzednio odczyty dla lokalu.

Wydruk listy lokali i liczników
Po wpisaniu odczytów liczników, jeszcze przed zapisaniem do bazy danych, można w celach kontrolnych wydrukować wpisane odczyty. Uruchamianie z menu: Drukuj->Odczyty. Poniżej przykładowy wydruk

Wydruk wprowadzonych odczytów. Data odczytu: 2006.06.30, Miesiąc odczytu: Czerwiec

Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW

Budynek

Lokal

Opis lokalu

LI_CO

LI_CW

LI_ZW

Wesoła Eudoria

700.000

13.000

Brak licznika

Burzyński Jan Usługi

456.230

10.000

20.000

Dodatkowo funkcja zbiorczego wprowadzania odczytów liczników może być wykorzystana do wydruku listy lokali i liczników (np. dla zarządcy do zbierania odczytów liczników). Uruchamianie z menu: Drukuj->Listę. Poniżej przykładowy wydruk takiej listy:

Wydruk listy z licznikami

Liczniki: LI_CO, LI_CW , LI_ZW

Budynek	Lokal	Opis lokalu	Data odczytu	LI_CO	LI_CW	LI_ZW
A	01	Burzyński Jan Usługi
A	02	Jurkiewicz Eustachy

Przykładowy plik z danymi odczytów do wczytania funkcją Wprowadź odczyty liczników.
W wersji DEMO w księdze DEMO2015 dodano przykładowe pliki z danymi odczytów do wczytania funkcją Wprowadź odczyty liczników.
Pliki atlasowa_03.csv oraz atlasowa_06.csv znajdują się w katalogu ...\perseus.dat\fk\roboczy. Plik atlasowa_03.csv zawiera odczyty liczników dla miesiąca marca, a plik atlasowa_06.csv zawiera odczyty liczników dla miesiąca czerwca.
Format plików: csv, pola oddzielane przecinkiem. Identyfikacja liczników następuje na podstawie numeru seryjnego licznika (w Perseusie pole "Numer licznika").
Kolejność postępowania w celu zaczytania danych:
1. uruchomić funkcję Zasoby->Budynki->Odczyty->Wprowadź odczyty liczników
2. w okienku, które się pojawi należy podać:
- datę odczytu - np. 15.03.31
- miesiąc odczytu - np. Marzec
- jeśli wczytujemy ponownie odczyty z tego samego miesiąca zaznaczyć opcję Nadpisywać odczyty w miesiącu
- wybrać lokale, dla których będą wczytywane odczyty (wybieramy wszystkie lokale, wystarczy zaznaczyć budynek A w okienku)
- wybrać liczniki, dla których będą wczytywane odczyty - maksymalnie jednorazowo można wczytać odczyty dla 4 liczników (wybieramy wszystkie liczniki)
- po zaakceptowaniu wprowadzonych danych i naciśnięciu Dalej program wyświetli na ekranie listę wybranych lokali w następującym układzie: w pierwszych trzech kolumnach będą wyświetlone dane identyfikacyjne lokalu, pozostałe kolumny będa zawierały puste wartości: tutaj zostaną wczytane wartości odczytów dla liczników (w każdej kolumnie odczyt jednego licznika). Jeżeli ponownie wczytujemy odczyty dla miesiąca, w kolumnach pojawią się wartości już wprowadzomych odczytów dla liczników dla poszczególnych lokali.
d. następnie należy z górnego menu wybrać funkcję Wprowadź->Wczytaj z pliku (wg. numerów liczników DEMO)
- pojawia się okienko z zawartością katalogu perseus.dat\fk\roboczy - należy wybrać plik z odczytami atlasowa_03.csv lub atlasowa_06.csv i zaakceptować go naciskając Enter.
- program analizuje plik źródłowy z odczytami - odszukuje dla każdego odczytu podanego w pliku źródłowym licznik lokalu o takim samym numerze seryjnym
- następnie odczytane odczyty liczników wyświetla na ekranie. Można je przeglądać , poprawiać i ewentulanie wydrukować do sprawdzenia (funkcją Drukuj z górnego menu)..
- żeby zapisać odczyty należy wybrać funkcję Zapisz z górnego menu.
- po zakończeniu zapisywania program wyświetla informacje statystyczne o ilości dodanych odczytów oraz pyta o wydruk raportu szczegółowego.
- należy zawsze drukować raport szczegółowy i analizować jego zawartość. Znajdują się w nim informacje o ewentualych błędach i ostrzeżeniach: np. że nie dodano odczytu dla licznika gdyż są odczyty z kolejnych miesięcy, lub ostrzeżenie, że wczytany odczyt jest mniejszy niż odczyt z poprzedniego miesiąca (wówczas zużycie dla licznika będzie ujemne). Każdy taki przypadek należy przeanalizować i ewentualnie indywidualnie wprowadzić poprawki dla odczytów.

Pokaż odczyty liczników
Funkcja umożliwia zbiorcze wyświetlanie odczytów dla wielu liczników w budynku. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Odczyty->Pokaż odczyty liczników. Dzialanie tej funkcji jest bardzo podobne do opisanej powyżej funkcji Wprowadź odczyty liczników.
Opisywana funkcja umożliwia oglądanie odczytów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy objerzeć odczyty z jednego miesiąca dla maksymalnie 4 różnych liczników.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wyboru miesiąca odczytu oraz do wyboru lokali i liczników. Po wybraniu danych pojawia się okienko z odczytami. Jeżeli w wierszu odpowiadającym lokalowi i odpowiedniej kolumnie dla licznika jest kreska - oznacza to, że nie ma w wybranym miesiącu odczytu dla licznika, bądź ten lokal w ogóle nie ma przypisanego tego licznika. Na wydruku pusta kratka odpowiada brakowi odczytu, natomiast jesli lokal nie ma przypisanego licznika, drukowany jest test "Brak licznika dla lokalu".
Dostępne są następujące funkcje:
- Zakończ
- Drukuj odczyty

Wprowadź
Funkcja umożliwia zbiorcze wprowadzanie/zmienianie danych dla wielu lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Wprowadź.

Wprowadź parametry lokali
Funkcja umożliwia zbiorcze wprowadzenie parametrów dla wielu lokali w wielu budynkach. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Wprowadź->Wprowadź parametry lokali.
Program umożliwia również wprowadzanie parametrów dla każdego lokalu osobno (patrz opis Parametry). Opisywana tutaj funkcja umożliwia wprowadzenie parametrów dla całego zakresu wybranych lokali w budynkach, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy wpisać wartości dla maksymalnie 4 parametrów.

Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się okienko do wprowadzenia danych początkowych.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- nadpisywać parametry - opcja do zaznaczenia. Jeżeli opcja nie jest zaznaczona - nie można nadpisać (poprawić) wprowadzonej wcześniej wartości parametru. Jeżeli zaznaczymy opcję (klikając myszką w napis nadpisywać parametry ), to po znalezieniu dla lokalu parametru, program nadpisze dotychczasową wartość parametru wartością podaną przez użytkownika.
- przycisk Wybierz lokale - po naciśnięciu otwiera się okienko do wyboru lokali, w których będziemy wpisywać wartości parametrów. Zasady wybierania budynków i lokali do wykonania operacji zbiorczych opisano w Zasady wybierania budynków i lokali dla operacji zbiorczych
- przycisk Wybierz parametry - po naciśnięciu pojawia się okienko z listą wszystkich zdefiniowanych w systemie parametrów (definiowanie parametrów - patrz opis Definicje parametrów). Żeby wybrać parametr, należy kliknąć myszką w linię zawierającą nazwę wybieranego parametru. Po lewej stronie symbolu parametru pojawi się "ptaszek". Możemy wybrać maksymalnie 4 parametry. Akceptacja listy wybranych parametrów - poprzez naciśnięcie klawisza Wybór.
Po zaakceptowaniu wpisanych danych klawiszem Dalej, na na ekranie pojawia się okienko do wprowadzania wartości parametrów.
Dostępne są następujące funkcje:
- Zrezygnuj
- Zapisz
- Drukuj:
        - Parametry
        - Listę
- Wprowadź wartość:
        - Parametr 1
        - Parametr 2
        - Parametr 3
        - Parametr 4

Okienko jest skonstruowane w następujący sposób:
- wyświetlane wiersze zawierają wybrane lokale
- wyświetlane kolumny zawierają kolejno: informacje o lokalu (budynek, symbol lokalu, nazwa lokalu), a następnie wybrane parametry. Przewidziane jest miejsce na 4 parametry dla lokalu (Parametr1, Paramet2, Paramet3, Paramet4). Jeślii wybrano mniej niż 4 parametry - pozostałe kolumny przeznaczone na parametry są puste.
- na "przecięciach" kolumn i wierszy - jest wartośc parametru dla lokalu z wiersza i parametru z kolumny
- jeżeli lokal nie ma przypisanego parametru - na odpowiednim "przecięciu" znajduje sie kreska
- jeżeli lokal ma przypisany parametr, ale parametr nie ma przypisanej wartości - na odpowiednim "przecięciu" znajduje się kreska.
- jeżeli lokal ma przypisany parametr i parametr ma wpisana wartość - na odpowiednim "przecięciu" wpisana jest wartość parametru. Zmienić uprzednio wpisaną wartość parametru można tylko jeśli jest zaznaczona opcja Nadpisywać parametry.

Zasady wprowadzenia i zapisywania wartości parametrów:
- w odpowiednich miejscach puste miejsca zastępujemy prawidłowymi wartościami właściwego parametru
- jeżeli dla lokalu nie znamy wartości parametru - pozostawiamy kreskę. Dla programu kreska oznacza wartość pustą, której nie zapisuje do bazy wartości parametrów. Jeśli natomiast wpiszemy 0, program zapisze dla danego parametru wartość 0.
- przed zapisaniem wartości parametru dla każdego lokalu program sprawdza: jeśli lokal nie ma przypisanego parametru - nie dodaje wartości.
- możliwe jest również skorygowanie wprowadzonych wartości parametrów - na życzenie użytkownika (po zaznaczeniu opcji Nadpisywać parametry).
- można również wprowadzić funkcją Wprowadź wartość jednakową wartość parametru dla wszystkich lokali z wyświetlonej listy. Po wybraniu tej funkcji dla odpowiedniego parametru pojawia się okienko, w którym podajemy wartość parametru. Po zaakceptowaniu wpisanej wartości, program przypisze ją do wszystkich lokali.

Po sprawdzeniu prawidłowości wprowadzonych danych uruchamiamy funkcję Zapisz. Po wykonaniu zapisu program drukuje statystyki oraz umożliwia wydrukowanie raportu szczegółowego. Zalecamy naszym użytkownikom drukowanie raportu szczegółowego. Należy w nim przede wszystkim sprawdzić czy wartości parametrów zostały zmienione.

Pokaż parametry
Funkcja umożliwia zbiorcze wyświetlanie parametrów dla wielu lokali w budynkach. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Wprowadź->Pokaż parametry lokali. Dzialanie tej funkcji jest bardzo podobne do opisanej powyżej funkcji Wprowadź parametry lokali.
Opisywana funkcja umożliwia oglądanie wartości parametrów dla całego zakresu wybranych lokali w budynku, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Jednorazowo dla każdego lokalu możemy objerzeć wartości dla maksymalnie 4 różnych parametrów.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wyboru lokali i parametrów. Po wybraniu danych pojawia się okienko z parametrami. Jeżeli w wierszu odpowiadającym lokalowi i odpowiedniej kolumnie dla parametru jest kreska - oznacza to, że dany parametr nie ma dla loklau przypisanej wartości, bądź ten lokal w ogóle nie ma przypisanego tego parametru. Na wydruku pusta kratka odpowiada brakowi wartości parametru, natomiast jesli lokal nie ma przypisanego parametru, drukowany jest test "Brak parametru".
Dostępne są następujące funkcje:
- Zakończ
- Drukuj odczyty

Bank

Grupa funkcji przeznaczona do tworzenia/odczytywania/wyświetlania rachunków wirtualnych dla lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Bank.
Dostępne funkcje:
- Kody dla budynków
- Kody dla lokali
- Utwórz konta
- Drukuj konta
- Odczytaj konta

Perseus WM umożliwia współpracę z bankowymi "kontami wirtualnymi". Rachunki wirtualne są niezastąpionym narzędziem wspierającym proces automatycznej identyfikacji wpłat od lokatorów i właścicieli dla spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. Umożliwiają sprawne zarządzanie płatnościami, które wpływają na rachunek Wspólnoty, poprzez ich automatyczną identyfikację oraz szybkie przetwarzanie.
Implementacja rozwiązania rachunków wirtualnych w PerseusWM polega na:
- możliwości wygenerowania numerów unikalnych indywidualnych rachunków bankowych dla każdego właściciela (lokalu) we wspólnocie i zapisania tych numerów w rejestrze kontrahentów.
- możliwości automatycznego wczytywania wyciągów bankowych i automatycznego rozliczania transkacji rozrachunkowych właścicieli

Sposób konstrukcji konta wirtualnego zgodny z bankowymi starndardami długości konta(26 cyfr):

AA BBBBBBBB CCCC DDDD EEEEEEEE

AA - 2 cyfry - (sekcja A) bankowy numer kontrolny (wyliczany przez program)
BBBBBBBB - 8 cyfr (sekcja B) - numer rozliczeniowy banku (wprowadzenie: Moduły->Rachunki wirtualne->Parametry->Rachunek bankowy)
CCCC - 4 cyfry sekcja C)- identyfikator firmy w banku (wprowadzenie: Moduły->Rachunki wirtualne->Parametry->Rachunek bankowy)
DDDD - 4 cyfry (sekcja D) identyfikator wspólnoty dla konta (wprowadzanie: Obsługa->Administrator wspólnoty->Administrator do GroupOffice->Definicja wspólnot mieszkaniowych ->Kodowanie wpłat z rachunków wirtualnych; r.bieżący;f.remontowy)
EEE - 3 pierwsze cyfry (sekcja E1) - kod budynku (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->Kody dla budynków)
EEEE - 4 nastepne cyfry (sekcja E2)) - kod lokalu (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->Kody dla lokali)
E - ostatnia cyfra (sekcja E3), na razie nieużywana, wpisywane jest "0"
Uwaga: możliwe jest użycie ostatniej cyfry (sekcja E3) do rozróżnienia rodzaju konta (fundusz remontowy/eksploatacja). Możliwe jest również takie rozróżnienie na poziome kodu bankowego wspólnoty (sekcja D). Innym sposobem wykorzystania ostatniej cyfry jest zmiana jej wartości (np. z "0" na "1") przy zmianie właściciela lokalu.

Etapy obsługi rachunków wirtualnych w Perseus WM - generowanie bankowych numerów rachunków wirtualnych dla lokali (kontrahentów):

1. Zdefiniowanie parametrów dla rachunku bankowego wspólnoty (wprowadzenie: Moduły->Rachunki wirtualne->Parametry->Rachunek bankowy)
Podajemy dane otrzymane z banku dotyczące konstrukcji rachunku bankowego:
- nazwę banku
- numer rozliczeniowy banku (sekcja B)
- numer klienta w banku (sekcja C)
2. Uzupelnienie definicji wspólnot o kody wspólnot dla banku (wprowadzanie: Obsługa->Administrator wspólnoty->Administrator do GroupOffice->Definicja wspólnot mieszkaniowych ->Zmień wspólnotę/Nowa wspólnota -> Kodowanie wpłat z rachunków virtualnych; r.bieżący;f.remontowy)
Wprowadzamy dla każdej wspólnoty unikalny 4-cyfrowy numer (sekcja D) identyfikujący wspólnotę w linii R.bieżący.
Możemy również wprowadzić drugi numer (F.remontowy) do zdefiniowana drugiego konta dla lokalu (konta dla wpłat na fundusz remontowy).
3. Przypisanie kodów do budynków we wspólnocie (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->Kody dla budynków).

Możemy ręcznie przypisać kod budynku dla każdego budynku we wspólnocie (wówczas kod jest dowolnie wpisywany przez użytkownika) lub przypisać kody zbiorczo (wówczas kody przypisuje program, ale użytkownik może je zmienić). Zbiorcze przypisywanie znajduje zastosowanie gdy mamy wiele budynków w jednej księdze (np. dla spółdzielni mieszkaniowych).
Uwaga: przypisanie kodów budynkom następuje dopiero po użyciu funkcji Zapisz kody.

4. Przypisanie kodów do lokali we wspólnocie (wprowadzanie: Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje->Zmień ->kod bank lub zbiorczo: Zasoby->Bank->kody dla lokali)
Dla przypisywania kodów lokali zdecydowanie polecamy zastosowanie funkcji do przypisywania zbiorczego: Zasoby->Bank->Kody dla lokali.
Program sam generuje numery kodów dla poszczególnych lokali, w zalezności od wyboru użytkownika:
- w kolejności według symboli lokali
- w kolejności wprowadzania lokali UWAGA: jeśli wybierzemy opcję w kolejności według symboli lokali, program tworzy kod dla lokalu według następujących zasad: - pobiera symbol lokalu. Zakładamy, że symbol loklu jest numerem (w postaci znakowej). - zamienia wszystkie znaki z symbolu lokalu na cyfry - jeśli utworzony w ten sposób kod dla lokalu jest krótszy niż 4 znaki - uzupełnia go na początku cyframi "0" - jeśli utworzony w ten sposób kod dla loklau jest dłuższy niż 4 znaki - pobiera ostatnie 4 znaki z kodu - jeśli symbol lokalu zawiera znaki niebędące cyframi, program nie potrafi utworzyć kodu. Są dwie dodatkowe opcje określające sposób postępowania z niedozwolonymi znakami: -- pomijaj "/" w symbolu lokalu - pomija znaki "/" i nie wuzglęndi aich w kodzie lokalu -- zamieniaj litery na cyfrę "0" - wszystkie litery występujące w symbolu lokalu zamienia na cyfry "0" Jeśli w symbolu loklau wystąpią inne znaki, bądź zamiana wszystkich liter na ta sama cyfrę "0" utworzy nam kody nieunikalne - należy zgłosić się do producenta oprogramowania o uzupełnienie opcji postępowania z niedozwolonymi znakami.

Po wybraniu odpowiedniej opcji PerseusWM wyświetli nam listę lokali wraz z zaproponowanymi kodami. Kody dla lokali możemy zmienić, pamietając jednak, że kody muszą być różne dla każdego lokalu w budynku.
Uwaga: przypisanie kodów budynkom następuje dopiero po użyciu funkcji Zapisz kody.

Po wykonaniu pierwszych czterach kroków w systemie zostaną zapisane wszystkie informacje niezbędne o utworzenia dla każdego lokalu (kontrahenta) numeru rachunku wirtualnego.

5. Wygenerowanie numerów rachunków wirtualnych dla poszczególnych lokali we wspólnocie ( Zasoby->Bank->Utwórz konta)

Tworzenie numerów kont przebiega dwuetapowo:
a. najpierw program do tymczasowgo rejestru pobiera z różnych miejsc (patrz opis pkt. 1-4) przechowywane części składowe numeru rachunku potrzebne do utworzenia pełnego i unikalnego numeru konta .
b. następnie tymczasowy rejestr jest wyświetlany na ekranie monitora, a użytkownik może zmieniać poszczególne składowe numeru rachunku wirtualnego. Po każdej zmianie program wylicza sumę kontrolną (część AA numeru rachunku) i tworzy nowy kompletny numer rachunku wirtualnego. Na tym etapie jest sprawdzana unikalność utworzonego numeru rachunku: czy utworzony numer nie pokrywa się z innym numerem już przypisanym do kontrahneta w rejestrze kontrahentów oraz czy utworzony numer jest unikalny w ramach wyświetlanego rejestru tymczasowego.
c. zwartość rejestru tymczasowego (numery rachunków wirtualnych) jest zapisywana do danych kontrahneta po wykonaniu funkcji Zapisz konta.

Uwaga 1: Dopóki nie wykonamy funkcji zapisującej, konta wirtualne wyświetlane na ekranie nie zostaną zapisane w danych kontrahenta.
Uwaga 2: Zmiany danych dokonywane w rekordach rejestru tymczasowego (części DDDD, EEEE EEEE rachunku odpowiadające danym wspólnoty oraz kodom bankowym dla budynków i lokali) nie są zapisywane w danych budynków, lokali i danych wspólnoty (patrz pkt. 1-4). Zmiany te służą tylko do utworzenia nowego numeru rachunku w rejestrze tymczasowym. Możemy ten utworzony numer zapisać do danych kontrahneta (Zapisz konta). Jednakże jeśli ponownie uruchomimy funkcję Utwórz konta i zaznaczymy Kody utwórz automatycznie, to dane do utworzenia numeru konta dla lokalu zostaną odczytane bez zmian dokonanych w rejestrze tymczasowym. Dopiero jeśli zaznaczymy opcję Kody wprowadź ręcznie/Wyświetl , to program odczyta nam dla lokalu z rejestru kontrahentów poprzednio utworzony numer rachunku wirtualnego.
Dodawanie kont wirtualnych (Utwórz konta):
Na ekranie pojawia się okienko do wyboru danych:
- wybieramy rodzaj konta (konto 1 - rachunek bieżący, konto 2 - fundusz remontowy) - podpowiada się część DDDD numeru rachuku bankowego pobrana z definicji (Patrz opis pkt.2)
- wybieramy lokale, dla których mamy utworzyć konta (Wybierz lokale)
- wybieramy sposób tworzenia konta:
-- Kody utwórz automatycznie - dla każdego lokalu system podpowiada numer konta wirtualnego
-- Kody wprowadź ręcznie/Wyświetl - system nie podpowiada numeru konta wirtualnego, użytkownik sam wpisuje cały symbol konta. Jeżeli lokal ma już przypisany numer konta wirtualnego - wtedy system pobiera ten numer i wyświetla.
Po zaakceptowaniu wyboru klawiszem Dalej, program tworzy numery rachunków wirtualnych w rejestrze tymczasowym zgodnie ze schematem:
1. utwórz konta - uwtórz automatycznie: - bierze DDDD (w zależności czy wybrany fundusz remontowy czy rachunek bieżący) - bierze EEE z kodu bankowego dla budynku - bierze EEEE z kodu bankowego dla lokalu - bierze E = "0" - tworzy numer rachunku wirtualnego (czyli dodaje część BBBB CCCC oraz wyliczoną sumę kontrolną AA) - wyświetla dane lokali wraz z utworzonymi numerami rachunków wirtualnych w układzie: DDDD, EEEE, EEEE (nazwy kolum odpowiednio: Wsp., Bud., Lok.)
- udostepnia do edycji pola: DDDD, EEEE, EEEE. Po zmianie kazdego z tych pól następuje utworzenie nowego numeru rachunku (pole z numerem rachunku Konto wirtualne nie jest edytowalne) 2. utwórz konta - utwórz ręcznie/wyświetl - bierze DDDD (w zależności czy wybrany fundusz remontowy czy rachunek bieżący) - bierze EEE z kodu bankowego dla budynku - bierze EEEE z kodu bankowego dla lokalu - bierze E = "0" - dla lokalu wyszukuje w danych kontrahenta taki numer rachunku bankowego, który na pozycjach DDDD ma wpisany kod podany przez użytkownika (np. 0021 dla bieżącego i 0022 dla FR) - wyświetla dane dla lokalu prezentując DDDD, EEE, EEEE, E ((nazwy kolum odpowiednio: Wsp., Bud., Lok., D) zgodne z danymi zapisanymi w danych lokalu/budynku. Wyświetla numer konta zgodny z odczytanym z rejestru kontrahentów. - udostepnia do edycji pola: DDDD, EEE, EEEE, E. Po zmianie kazdego z tych pól następuje utworzenie nowego numeru rachunku (pole z numerem rachunku Konto wirtualne nie jest edytowalne). Uwaga: tworzy numer rachunku zgodnie z danymi wpisanymi w DDDD, EEE, EEEE, E, a nie na podstawie odczytanego numeru rachunku !
Kolumna Konto wirtualne nie jest dostępne do edycji, użytkownik może sam zmieniać/wpisać cześci składowe numeru rachunku wirtualnego (kolumny Wsp., Bud., Lok.), a program wyliczy sumę kontrolną i utworzy nowy numer rachunku (konta).

Funkcja Sprawdź konta służy do stwierdzenia poprawności wygenerowanego numeru wirtualnego konta bankowego. Szczególnie przydatna jest kiedy lista lokali jest długa - sprawdzenie wskaże nam lokale, dla których nie udało sie utworzyć numerów rachunków bankowych (bo np. w symbolu lokalu były niedozwolone znaki (litery zamiast cyfr)).

Zapisywanie numerów kont wirtualnych (funkcja Zapisz konta):
-- system sprawdza czy wspólnota ma przypisany kod bankowy dla wybranego typu konta (rachunek bieżący, fundusz remontowy).
-- sprawdza czy lokal ma przypisanego kontrahneta
-- sprawdza czy czy budynek ma przypisany kod bankowy
-- sprawdza czy lokal ma przypisany kod bankowy
-- zapisuje do rejestru kontrahnetów do kontrahneta przypisanego dla lokalu numer rachunku wirtualnego.
Uwaga: w rejestrze klientów w podstawowym okienku do przeglądania jest wyświetlane pole: kl_konto i kl_nazwabanku jako dane banku. Jeśli będziemy tworzyć dwa konta wirtulane dla lokalu (kontrahneta) to wyświetli się tu ostatnio zakładane konto (czyli konto wirtualne zakładane w drugiej kolejności).

Usuwanie kont wirtualnych (funkcja Usuń konta):
Funkcja jest dostępna tylko z okienka z wyświetlonymi numerami kont wirtualnych i usuwa tylko wyświetlone konta z listy: jeśli odnajdzie takie konto dla kontrahenta usuwa w rejestrze kont bankowych związanych z kontrahentem rekord i (ewentulanie - jeśli zgadza się numer konta) - usuwa to konto bezpośrednio z rejestru kontrahnetów.

Zmienianie numerów kont wirtualnych
Zalecamy następujący sposób działania dla wielu kontrahentów:
- najpierw wyświetlić listę lokali ze starymi (nieaktualnymi) numerami kont wirtualnych i usunąć te konta korzystając z funkcji Usuń konta
- utworzyć nowe konta korzystając z funkcji Utwórz konta
Jeśli nie usuniemy starych kont, to będzie kilka kont z nazwą SWRK i jśsli będziemy korzystać z automatycznego księgowania przelewów, to nie wiadomo, które konto do automatycznego księgowania przelewów zostanie wybrane.
- dla pojedyńczego lokalu (gdy na przykład zmieni się właściciel) najlepiej zmienić numer funkcją Utwórz konta->Kody wprowadź automatycznie: program podpowie numer rachunku wirtulanego zgodny ze schenatem tworzenia numerów rachunków wirtualnych, a my możemy zmienić na przykład ostatnią cyfrę dotyczącą lokalu (w sekcji EEEE EEEE) z „0” na „1” lub inną. Nowo utworzony numer rachunku wirtualnego nalezy zapisac funkcją Zapisz.

6. Wyświetlenie/wydrukowanie numerów rachunków wirtualnych dla lokali:
Odczytanie numerów rachunków wirtualnych z rejestru kontrahentów – dwa sposoby:
a. funkcja Odczytaj konta: dla każdego lokalu odczytuje tylko konto zapisane bezpośrednio w rejestrze kontrhantów (ten numer wyświetla się w pierwszym okienku z danymi kontrahenta w sekcji Bank kontrahneta) . W ogóle nie wyświetla kont z rejestru dodoatkowego z kontami dla kontrahneta (te konta można obejrzeć w Kontrahneci->Konta bankowe).
b. funkcja Utwórz konta->..->Kody wprowadź ręcznie/Wyświetl. Ta funkcja wyszukuje w kontach kontrahenta taki numer rachunku bankowego, który na pozycji DDDD ma numer podany przez użytkownika dla rachunku bieżącego lub funduszu remontowego. Czyli tutaj możemy sięgnąć do kont wirualnych kontrahneta zapisanych w dodatkowym rejestrze z kontami. Ma to oczywiście znaczenie tylko dla tych wspólnot, które rozdzielają wpłaty na różne konta dla bieżącej ekspolatacji i fundiszu remontowego.
Wdruk następuje przy pomocy funkcji Drukuj.

Uwaga : Numery kont wirtulanych możemy pobrać do wydruków z korespondencji seryjnej za pomocą funkcji SpecKB, SpecKR.

7. Automatyczne wczytywanie wyciagów bankowych

Uwaga: wczytywanie przelewów: obecnie wczytują się automatycznie te konta, która mają w nazwie konta ciąg znaków SWRK. W przypadku dwóch kont wirtualnych dla każdego lokalu, jest tak, że rachunek bieżący ma w nazwie samo SWRK, a fundusz remontowy ma w nazwie SWRK +" "+kod wspólnoty dla funduszu remontowego.

Lokale
Funkcja służy do wprowadzania podstawowych danych definiujących lokale w poszczególnych budynkach. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale.
Po ustawieniu się na wybranym budynku i uruchomieniu funkcji Lokale pojawia się okienko z listą zdefiniowanych lokali dla wybranego budynku.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
        - dodaj wg wzorca
- Właściciel:
        - dodaj
        - zmień dane
        - usuń
        - zmień właściciela
        - historia
- Znajdź
    - Właściciela
    - Lokal
    - Następny lokal
- Parametry
- Liczniki
- Opłaty
- Rozrachunki
- Dokumenty

Operacje: dodaj, zmień, usuń

Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji lokalu:
Dodawanie/zmienianie definicji lokalu
- Symbol lokalu - skrócony symbol lokalu w budynku, którym będziemy się posługiwać w celu odwołania się do lokalu. Zaleca się nadawanie jako symboli lokali numerów lokalu w budynku - np. symbol "01" dla lokalu nr. 1 lub "75" dla lokalu nr. 75.
- Klasyfikacja - pierwsze dwie części symbolu konta do klasyfikacji określające budynekoraz lokal. Każdy lokal ma swój własny symbol konta do klasyfikacji - np. klasyfikacja "A02" może oznaczac budynek A lokal nr 2. Klasyfikacja dla lokalu powinna mieć w planie klasyfikacji zaznaczoną cechę "Klasyfiakcja zbiorcza".
- Nazwa - dodatkowe dane opisowe lokalu. Można tu wpisać np. nazwisko właściciela lokalu.
- Adres:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu- pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - numer lokalu, podczas wprowadzania danych dla ułatwienia podpowiada się symbol lokalu.
- przycisk Klasyfikacja - umożliwia dodawanie nowych klasyfikacji podczas dodawania lokalu. Jeżeli podczas dodawania lokalu nie wpiszemy nazwy lokalu, to do pola "Nazwa" przepisze się nazwa klasyfikacji. Ułatwi to wprowadzanie danych podczas dodawania nowego lokalu. Należy najpierw wprowadzić symbol lokalu, następnie dodać klasyfiakcję dla lokalu (przycisk Klasyfikacja). Następnie w polu "Klasyfiakcja" wpisujemy (lub wybieramy z listy wyświetlonej klawiszem F2) klasyfikację dla lokalu. Program podpowiada nam nazwę lokalu taka samą jak nazwa klasyfiakcji dla lokalu. Teraz wystarczy dodać numer lokalu (lub zatwierdzić numer podpowiedziany przez program) i lokal jest dodany. Następnie należy uruchomić funkcję do dodawania właścicieli (menu: Właściciel->Dodaj).
Usuwanie lokalu
Przed usunięciem lokalu jest przeprowazana kontrola, która ma na celu wykluczenie możliwości przypadkowego usunięcia lokalu. Sprawdzane jest::
a. czy lokal ma przypisanego właściciela
b. czy lokal ma przypisane parametry
c. czy lokal ma przypisane opłaty
d. czy lokal ma przypisane liczniki
e. czy lokal występuje w dokumentach rozliczenia mediów
f. czy lokal występuje w dokumentach naliczeń opłat
g. czy lokal występuje w dokumentach kosztowych
Jeżeli którekolwiek sprawdzenie da wynik pozytywny, wówczas nastąpi odmowa usunięcia lokalu.
Istnieje równiez możliwość zbiorczego usunięcia wielu lokali. Patrz opis: Usuwanie lokali.

Właściciel
Dodaj,
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania danych właściciela:
- Symbol właściciela - symbol kontrahenta, będącego właścicielem lokalu. Można wpisywać tylko symbole z rejestru kontrahentów. Jeżeli wpiszemy symbol kontrahneta, którego nie ma w rejestrze kontrahentów, pola z danymi dotyczącymi kontrahneta zostaną udostępnione do edycji. Możemy wpisać dane kontrahenta i dodać go naciskając klawisz Dodać do rejestru kontrahnetów. Po naciśnięciu klawisza F2 zawsze uzyskamy podpwiedź - wyświetli się na ekranie rejestr kontrahentów. Do każdego lokalu można przypisać tylko jednego właściciela.
- Właściciel - poniższe pola są udostępnione do edytowania tylko podczas dodawnia kontrahenta - czyli jeśli wpiszemy symbol właściciela, którego nie ma w rejestrze kontrahnetów. Jeżeli wpiszemy symbol właściciela, który jest w rejestrze kontrahnetów, pola zostaną odczytane z rejestru kontrahentów i nie będą udostepnione do edycji.
    - Nazwisko - pole nazwa (1) z rejestru kontrahentów.
    - Imię - pole nazwa (2) z rejestru kontrahentów.
    - Kod, miasto
    - Ulica
    - numer NIP
    - Regon
    - PESEL
    - Nazwa banku, numer konta
    - Numery telefonów, telexu, faxu
- Dane do rozliczenia:
    - rodzaj dokumentu obciążeniowego: mamy do wyboru NOTA, FAKTURA oraz RACHUNEK (po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź).
    - osoba upoważniona - jeśli dokumentem obciążeniowym jest faktura, należy wpisać dane osoby upoważnionej do odbioru faktury.
    - wzór wydruku dokumentu obciążeniowego - symbol wozru wydruku zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów wydruków. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź.
    - wzór przelewu - symbol wzoru przelewu zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów przelewów. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź.
    - uwzględniać przy naliczeniach i kosztach: Tak/Nie Można zaznaczyć czy dla danego lokalu mają być wykonywane naliczenia i czy lokal ma być uwzględniany przy rozliczaniu kosztów.
    - Dodatek mieszkaniowy - jeśli lokator ma przyznany z gminy dodatek mieszkaniowy należy wpisać jego wysokośc oraz datę, do której przyznany dodatek obowiązuje. Patrz też opis Dodatki mieszkaniowe.
- Daty:
    - data wprowadzenia - podajemy datę zakupu bądź wprowadzenia się właściciela do lokalu.
    - data wyprowadzenia - data sprzedaży bądź wyprowadzenia się z lokalu. Data jest wypełniana podczas uzupełniania danych związanych ze zmianą właściciela lokalu. Można również uzaleznic wykosokość opłat dla właściciela od ilości dni przebywania w lokalu - patrz opis: Naliczenia opłat - uwagi praktyczne- uzależnienie wysokości opłat w zależności od ilości dni przebywania w lokalu. Uwaga: pole to jest dostępne do edycji tylko z funkcji Zmiana właściciela. W funkcji Właściciel->Zmiana danych można wpisać/zmienić tylko datę wprowadzenia.

- Adres lokalu:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - pole nieudostępnione do edytowania, wartość pobrana z lokalu.
Podczas dodawania właściciela program podpowiada dane dla właściciela: symbol kontrahenta jest pusty, natomiast z danych lokalu odczytują się dane domyślne potrzebne do dodania nowego kontrahenta (właściciela):
- nazwa kontrahenta = nazwa lokalu
- adres kontrahenta = adres lokalu
Jeśli chcemy dodać nowego kontrahenta z danymi domyślnymi - wpisujemy symbol kontrahenta i naciskamy przycisk Dodaj do rejestru kontrahentów.
Jeśli chcemy dodać nowego kontrahenta z innymi danymi niż podpowiedziane dane domyślne możemy:
- zmienić dane właściciela w górnym okienku (Właściciel -> dane ksiegowe) i nacisnąć klawisz Dodaj do rejestru kontrahentów.
- w polu symbol właściciela nacisnąć klawisz F2 i pojawi się standardowe okno do dodawania kontrahentów: wybieramy wówczas z menu Operacje funkcję Dodaj, dodajemy kontrahenta, a następnie wybieramy klawisz Wybierz i symbol nowo dodanego kontrahenta przepisuje się do pola symbol właściciela.
Jeśli chcemy zaś użyć istniejącego już w bazie danych kontrahenta; wpisujemy symbol kontrahenta (jeśli go znamy) lub naciskamy klawisz F2 aby wybrać kontrahenta z rejestru. Zauważmy, że w tym przypadku dane odczytywane z rejestru kontrahentów nadpisują dane podpowiedziane domyślnie. Danych odczytanych z rejestru kontrahnetów nie można zmieniać.
Zmień dane
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do zmieniania danych właściciela:
- Symbol właściciela - symbol kontrahenta, będącego właścicielem lokalu. Można wpisywać tylko symbole z rejestru kontrahentów. Jeżeli wpiszemy symbol kontrahenta, którego nie ma w rejestrze kontrahentów, pola z danymi dotyczącymi kontrahneta zostaną udostępnione do edycji. Możemy wpisać dane kontrahenta i dodac go naciskając klawisz Dodać do rejestru kontrahnetów. Po naciśnięciu klawisza F2 zawsze uzyskamy podpowiedź - wyświetli się na ekranie rejestr kontrahentów. Do każdego lokalu można przypisać tylko jednego właściciela.
- Właściciel - poniższe pola są udostępnione do edytowania tylko jeśli wpiszemy symbol właściciela, którego nie ma w rejstrze kontrahnetów. Jeżeli wpiszemy symbol właściciela, który jest w rejestrze kontrahentów, pola zostaną odczytane z rejestru kontrahnetów i nie będą udostępnione do edycji.
    - Nazwisko - pole nazwa (1) z rejestru kontrahentów.
    - Imię - pole nazwa (2) z rejestru kontrahentów.
    - Kod, miasto
    - Ulica
    - numer NIP
    - Regon
    - PESEL
    - Nazwa banku, numer konta
    - Numery telefonów, telexu, faxu
- Dane do rozliczenia:
    - rodzaj dokumentu obciążeniowego: mamy do wyboru NOTA lub FAKTURA (po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź).
    - osoba upoważniona - jeśli dokumentem obciążeniowym jest faktura, należy wpisać dane osoby upoważnionej do odbioru faktury.
    - wzór wydruku dokumentu obciążeniowego - symbol wozru wydruku zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów wydruków .
    - wzór przelewu - symbol wzoru przelewu zdefiniowanego uprzednio funkcją Rejestry->Definicje wzorów przelewów.
    - uwzględniać przy naliczeniach i kosztach: Tak/Nie Można zaznaczyć czy dla danego lokalu mają być wykonywane naliczenia i czy lokal ma być uwzględniany przy rozliczaniu kosztów.
    - Dodatek mieszkaniowy - jeśli lokator ma przyznany z gminy dodatek mieszkaniowy należy wpisać jego wysokość oraz datę, do której przyznany dodatek obowiązuje. Patrz też opis Dodatki mieszkaniowe.
- Daty:
    - data wprowadzenia - podajemy datę zakupu bądź wprowadzenia się właściciela do lokalu.
    - data wyprowadzenia - data sprzedaży bądź wyprowadzenia się z lokalu. Data nie jest dostępna do edycji, jest wypełniana podczas uzupełniania danych związanych ze zmianą właściciela lokalu.
- Adres lokalu:
    - Kod, miasto - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Ulica, numer domu - pola niemożliwe do edytowania, wartości pobrane z danych dotyczących budynku, w którym znajduje się lokal.
    - Numer lokalu - pole nieudostępnione do edytowania, wartość pobrana z lokalu.
Funkcja Zmień dane - zmienia dane dotyczące właściciela - np. rodzaj dokumentu obciążeniowego, daty wprowadzenia do lokalu (data zakupu), wyprowadzenia z lokalu (data sprzedaży). Można zmienić symbol kontrahenta - jeśli np. pomyliliśmy się przypisując kontrahenta do lokalu. Zmiana dokonana tutaj NIE zapisuje się w rejestrze z historią właścicieli. Usunięcie właściciela wykonywane funkcją Usuń jest traktowane jako poprawa pomyłkowego przypisania właściciela do lokalu. Usunięcie NIE jest rejestrowane w pliku z historią.
Dodatki mieszkaniowe
Charakterystyka:
1. dodatki mieszkaniowe są to dotacje przydzielane przez gminy dla niektórych lokatorów na czas określony.
2. gmina co miesiąc wpłaca na konto wspólnoty(spółdzielni) zbiorczą kwotę stanowiącą sumę dotacji przyznanych na wszystkie lokale wspólnoty.
3. obciążenie miesięczne dla lokalu jest naliczane zawsze w pełnej kwocie. Dodatek jest traktowany jako forma częściowej ("automatycznej") zapłaty za miesięczne naliczenie.
4. Zdarza się, że lokatorzy z przyznanymi dodatkami mieszkaniowymi nie płacą pozostałej kwoty obciążenia miesięcznego. Jeśli kwota zadłużenia osiąga pewną wysokość, może nastąpić wstrzymanie dodatku. Wstrzymanie dodatku jest zawsze decyzją indywidualną, dotyczącą konkretnych lokatorów. Jeśli dodatek jest wtrzymany nie jest wykonywana automatyczna częściowa zapłata za obciążenie miesięczne lokatora - lokator jest obciążany pełną kwota naliczenia.
5. Dalsze postępowanie ze wstrzymanymi dodatkami mieszkaniowymi. Możliwe są dwa sposoby:
a. dodatek wstrzymany przepada: tzn. po uregulowaniu zadłużenia dodatek dla lokatora zostaje "odwieszony", ale kwoty zapłat, które przysługiwały lokatorowi za okres wstrzymania dodatku - przepadają.
b. dodatek wstrzymany jest "odwieszany": po uregulowaniu zadłużenia kwoty, które przysługiwały lokatorowi za okres wstrzymania dodatku są "odwieszane" i księgowane jako automatyczne zapłaty do zaległych miesięcznych obciążeń.
6. Możliwe jest też wstrzymanie dotacji gdy gmina uchyla się od wpłacenia na rzecz wspólnoty (spółdzielni) kwot należnych dodatków.
Dodatek mieszkaniowy ma następujące cechy:
- wysokość dodatku (kwota)
- pole logiczne: TAK/NIE - jeśli TAK - znaczy że jest przydzielony do lokalu i obowiązuje (według daty obowiązywania). Jesli NIE to albo lokal w ogóle nie ma dodatku, albo dodatek jest wstrzymany.
- pole logiczne: dodatek wstrzymany :TAK/NIE
- data obowiązywania: wpisujemy datę. Podczas naliczania program sprawdza czy data naliczenia jest mniejsza lub równa dacie obowiązywania. Nie przelicza poszczególnych dni.
- data wstrzymania dodatku

Naliczenie opłat:
a. program sprawdza czy lokal ma status dodatku mieszkaniowego "TAK"
b. program sprawdza datę obowiązywania dodatku
c. program dodaje do nagłówka lokalu informację o statusie dodatku: Tak/Nie
d. program dodaje do nagłówka lokalu informację o wstrzymaniu dodatku: Tak/Nie
e. program dodaje do naglówka lokalu informację o wysokości dodatku
f. podczas wykonywania polecenia księgowania dla naliczenia obciążenie na lokal jest księgowane w pełnej wysokości. Uwzględnienie dodatku następuje podczas wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji (opis poniżej).

Wydruki naliczeń dla lokalu:
- jeśli jest dodatek i dodatek nie jest wstrzymany: drukuje dla naliczenia informację o wysokości dodatku i odejmuje od kwoty do naliczenia
- jeśli dodatek jest wstrzymany - drukuje informację, że dodatek jest wstrzymany i nic nie odejmuje
- jeśli nie ma dodatku - nic nie drukuje i nic nie odejmuje

Uwaga1: Program pobiera informację dotyczącą dodatku z wykonanego naliczenia, a nie z danych dotyczących dodatku zapisanych w bieżących danych właściciela. Jeżeli więc podczas wykonywania naliczenia dodatek jest wstrzymany, to informacja o wstrzymaniu dodatku zapisze się w naliczeniu dla miesiąca i podczas wykonywania wydruku naliczenia z tego miesiąca program wydrukuje informacje o wstrzymaniu dodatku (nawet, jeśli w momencie wykonywnia wydruku dodatek zostanie "odwieszony").

Uwaga2: W wydrukach dla naliczeń z korespondencji seryjnej nie wszystkie dostępne opcje wydruku uwzględniają wydruk informacji o dodatkach mieszkaniowych (dotacjach). Generalnie nie działają opcje dedykowane poszcególnym klientom. Zasady:
- podsumowania: informacja o dotacjach pojawia się tylko na wydrukach według wzorca i wersja z podsumowaniem II.
- wersja dokumentu: informacja o dotacjach pojawia się tylko na wydrukach według Panel1
- kolumny: różne układy kolumn są uwzględniane dla dotacji
- dotacje nie pojawiają się na wydruku z podaną ilościa miesięcy (opcja: Wprowadź ilość miesięcy)
- dotacje nie pojawiają się na wydruku, w którym są sumowane dane dla kilku lokali jednego kontrhneta - program nie liczy dotacji zbiorczej (opcja: Sumować dane dla jednego kontrahenta)

Przelewy:
Podczas drukowania przelewów dla lokali, które maja przyznaną dotację, suma dotacji odejmuje się od kwoty do zapłacenia.

Zaksięgowanie dotacji (dodatku)
Opłaty->Polecenie księgowania->Dotacje
Parametry dla wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji; patrz opis Księgowanie dotacji
Możliwość zbiorczego wykonania księgowania dotacji dla wielu dokumentów naliczenia: patrz opis: Zbiorcze wystawianie dotacji na podstawie dokumentów naliczeń.
Polecenie ksiegowania dla dotacji ma zapewnić:
- utworzenie dokumentu księgowego do zaksięgowania "automatycznej" zapłaty dodatku. Powstaje dokument księgowy, który zapisuje jako zapłatę na lokatora wysokość przyznanego dodatku mieszkaniowego. Druga strona księgowania - w zależności od ustawienia parametrów dla Księgowania dotacji to konto rozrachunkowe (rozliczenie z gminą) lub konto zwykłe (konto banku).
- utworzenie zapisu o dodatku dla lokalu w specjalnym rejestrze z dotacjami. W rejestrze z dotacjami dla lokalu jest dodawany rekord zawierający informację o dodatku wynikającym z naliczenia. Nadawany jest status dodatku Wypłacony/Wstrzymany.
Polecenie księgowania dla dotacji można wykonywać tylko dla naliczeń, które maja wykonane PK. Ponieważ w miesiącu można wykonać tylko jedno PK dla naliczenia dla lokalu to pozwoli zabezpieczyć się przed wielokrotnym dodawaniem dotacji dla lokalu dla jednego miesiąca.

Podczas wykonywania polecenia ksiegowania :

1. Tworzy dokument oczekujący. dekret:
- po stronie Wn - symbol konta banku lub konta rozrachunkowego gminy
- po stronie Ma: symbol konta rozrachunkowego

2. Dane do wykonania polecenia księgowania:
- symbol dokumentu - podpowiedź XD (parametr )
- Transakcja:
    --symbol tranaskcji =
        --- dla NOT: taki jak miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok) + ciąg znaków "/DOTACJA"
        --- dla RACHUNKÓW: numer rachunku
    -- data transakcji = data dokumentu
    -- cechy transakcji OAC (odbiorca, naliczać odsetki, wystawiać upomnienia)
    -- data płatności:   zgodnie z parametrami: a. data dotacji + ilość dni (ilość dni = parametr ) lub b. data płatności na określony dzień miesiąca (parametr). Dodatkowo można w parametrach ustawić opcję umożliwiającą przesunięcie daty płatności na pierwszy dzień roboczy jeśli dzień płatności przypada w dzień wolny od pracy (za dzień wolny od pracy uznajemy: wszystkie święta, niedziele oraz soboty).
- data dokumentu = data transkacji - podpowiedź data wykonania naliczenia (data naliczenia - parametr (miesiąc naliczenia+rok +dzień(parametr)
- data księgowania - podpowiada się ostatni dzień miesiąca naliczenia (pobierany z dokumentu naliczenia, dla którego jest wykonywana dotacja).
- Opis do nagłówka dokumentu - opis wprowadzony przez użytkownika lub "Dotacja za miesiąc "+miesiąc naliczenia
- Metoda grupowania zapisów dla strony - brak, nic nie grupować, po jednym zapisie na każdy lokal

Jak tworzone są zapisy na transakcjach podczas księgowania dotacji (strona MA):
- zawsze najpierw tworzona jest transkacja o symbolu miesiąc naliczenia(numer miesiąca+rok) + ciąg znaków "/DOTACJA" na całą kwotę dotacji. Rodzaj transkacji: "Zap" - zapłata. Następnie program dokonuje automatycznej zapłaty za pomocą dotacji za wcześniej utworzone transkacje z naliczeń. Na transkacji ".../DOTACJA" kwota zapłaty pojawia się ze znakiem "-", a na transkacji dotyczącej naliczeń pojawia się ze znakiem "+". Automatyczne parowanie transakcji naliczenia/dotacje następuje zawsze w obrębie jednego miesiąca. W zależności od przyjętego sposobu księgowania transakcji dla naliczeń możemy równiez wybrać sposób automatycznej zapłaty za transakcje:
- symbol transkacji naliczenia: miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok)
- symbol transkacji naliczenia: miesiąc naliczenia(numer miesiąca/rok)/grupa opłat
Sposób automatycznej zapłaty ustawia się w parametrach dla wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji; patrz opis Księgowanie dotacji

Przykładowy zestaw zapisów na transakcjach podczas księgowania dotacji.
Lokal 1:
naliczenie w wysokości 88,38 zł.
przyznana dotacja: 91,30 zł.
naliczenia są księgowane na grupy opłat (grupa EKS: eksploatacja i ZW: zimna woda).
zapisy na transkacjach:
06/2008//DOTACJA:
Zap   2008.06.30               91,30   księgowanie dotacji (cała kwota dotacji)
Zap   2008.06.30              -85,57 zapłata dotacją za grupę EKS
Zap   2008.06.30              - 2,81 zapłata dotacją za grupę ZW
Zostaje saldo 2,92 (nadpłata, wysokość dotacji porzewyższa kwote miesięcznych obciążeń)
06/2008/EKS
Tra 2008.06.30       85,57           naliczenie na grupę EKS
Zap 2008.06.30             85,57 zapłata dotacją za grupę EKS
06/2008/ZW
Tra 2008.06.30       2,81             naliczenie na grupę ZW
Zap 2008.06.30               2,81    zapłata dotacją za grupę ZW

Praca z uwzględnieniem dodatków - praktyczne uwagi
1. gmina przyznaje dodatek dla lokalu - wpisujemy informacje o dodatku w Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- dodatek Tak
- wysokość dodatku
- datę do kiedy dodatek obowiązuje
- dodatek wstrzymano - zaznaczyć na Nie
2. naliczanie opłat
- dla lokalu z przyznanym dodatkiem naliczenie jest wykonywane w pełnej wysokości. W dokumencie naliczenia w zapisie dla lokalu jest zapisywana informacja o wysokości przyznanego dodatku. Podczas wykonania PK dla naliczenia na konto lokalu jest księgowana pełna wysokość naliczenia. Uwaga: pamiętać należy, że informacja o dodatku zapisze się w naliczeniu dla lokalu tylko wtedy, kiedy podczas wykonywania naliczenia właściciel lokalu ma zaznaczone pole Dodatek mieszkaniowy - na Tak.
3. polecenie księgowania dla dotacji
- po wykonaniu polecenia ksiegowania dla naliczenia wykonuje się polecenie księgowania dla dotacji. Polecenie ksiegowania dla dotacji ma zapewnić zaksiegownaie na kontach lokatorów kwot przyznanych dodoatków jako automatycznych zapłat.
- powstaje dokument księgowy, który zapisuje jako zapłatę na lokatora wysokość dodatku mieszkaniowego.
- w rejestrze z dotacjami dla lokalu jest dodawany rekord zawierający informację o dodatku wynikającym z naliczenia. Nadawany jest status dodatku Wypłacony.
Uwaga: PK dla dotacji można wykonywać tylko dla naliczeń, które maja wykonane PK. Ponieważ w miesiącu można wykonać tylko jedno PK dla naliczenia dla lokalu to pozwoli zabezpieczyć się przed wielokrotnym dodawaniem dotacji dla lokalu dla jednego miesiąca.
4. usunięcie naliczenia
- usuwamy dokument ksiegowy dla naliczenia , usuwamy PK dla naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla dotacji, usuwamy wskaźnik wykonania dotacji dla naliczenia. Usunięcie wskaźnika powoduje usunięcie zapisów o dotacji dla lokalu z rejestru z dotacjami dla lokalu.
- usuwamy dokument naliczenia.
Postępowanie przy wstrzymaniu dodatku mieszkaniowego.
1. informacja o wstrzymaniu dodatku wpisujemy w Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- pole Dodatek mieszkaniowy - Tak - nie zmieniamy
- wysokosć dodatku - nie zmianiamy
- datę do kiedy dodatek obowiązuje - nie zmieniamy
- pole Dodatek wstrzymano - zaznaczamy na Tak
- wpisujemy datę wstrzymania dodatku
2. naliczanie opłat
- dla lokalu z przyznanym i wstrzymanym dodatkiem naliczenie jest wykonywane w pełnej wysokości. W zapisie dla loklau jest zapisywana informacja o przyznanym i wstrzymanym dodatku. Podczas wykonania PK dla naliczenia na konto lokalu jest księgowana pełna wysokość naliczenia.
3. polecenie księgowania dla dotacji
- dla lokalu, który ma wstrzymany dodatek NIE powstają zapisy automatycznej zapłaty w dokumencie księgowym.
- w rejestrze z dotacjami dla jest dodowany rekord z dotacją wynikjącą z naliczenia. Status dotacji: Wstrzymany.
4. usunięcie naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla naliczenia , usuwamy PK dla naliczenia
- usuwamy dokument księgowy dla dotacji. Nie ma w nim zapisów dotyczacych dotacji wstrzymnaych.Usuwamy wskaźnik wykonania dotacji dla naliczenia. Usunięcie wskaźnika powoduje usunięcie zapisów o dotacji dla lokalu z rejestru z dotacjami dla lokalu.
- usuwamy dokument naliczenia.
5. odwieszenie wstrzymania dotacji - wykonywane zawsze indywidualnie dla każdego lokalu
- wchodzimy w funkcję: Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień dane
- zmieniamy status Dodatek wstrzymano z Tak na Nie
- pojawia sie pytanie o wykonanie polecenia księgowania dla wstrzymanych dotacji- jesli odpowiemy Tak to powstaje dokument XD: polecenie ksiegownia dla dotacji. Zapisy w tym dokumencie powstają z rekordów dotacji dla lokalu, które: mają status Wstrzymano.
- po wykonaniu PK dla wstrzymanych dotacji, dodatkom tym zmienia się status z Wstrzymano na Wypłacono.
Uwaga: jest również możliwość uruchomienia polecenia księgowania dla wstrzymanych dotacji z okienka przeglądania dotacji dla lokalu - patrz opis poniżej Przeglądanie naliczononych dotacji.

Przeglądanie naliczonych dotacji dla lokalu
Każde wykonanie Polecenia ksiegowania dla dotacji powoduje dodanie informacji o przyznanym dodatku do specjalnego rejestru z dotacjami dla lokali.
W rejestrze tym są przechowywane następujące informacje:
- informacje o dokumencie naliczenia z którego został dodoany dodatek (data naliczenia, miesiąc naliczenia, opis dokumnetu naliczenia)
- wysokość dodatku
- do kiedy obowiązuje dodatek
- status dodatku: Wypłacono/Wstrzymano
- data "odwieszenia" dodatku
- data wypłacenia dodatku (wykonania polecenia ksiegowania dla dotacji).

Zawartość tego rejestru dla każdego lokalu możemy oglądać uruchamiając funkcję: Zasoby->Budynki->Lokale->Dokumenty->Dotacje.
Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się okienko z dotacjami. Dostępne są następujące funkcje:
- PK dla dotacji
- Status dotacji
- Drukuj
PK dla dotacji
Umożliwia wykonanie polecenia ksiegowania dla dotacji o statusie Wstrzymano. Po uruchomieniu poojawia się do wyboru lista wstrzymanych dotacji. Wszystkie wstrzymane dotacje wwyświetlone w okienku są zaznaczone. Klikając w rekord z dotacją możemy ją zaznaczyć (po lewej stronie wybranej dotacji pojawia się "ptaszek") lub usunąć zaznaczenie ("ptaszek" znika). Po zaakceptowaniu wyboru klawiszem Wybór danych, pojawia się standardowe okienko do tworzenia polecenia ksiegowania dla dotacji. Powstanie dokument oczekujący zawierający zapisy dla zaznaczonych dotacji.
Status operacji
Umożliwia zmianę statusu dotacji.
Drukuj
Umożliwia wydruk dotacji dla lokalu (drukuje się zawartość wyświetlonego okienka). Jeśli potrzebujemy wydruki zbiorcze dotacji dla budynków - należy korzystać z funkcji Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków, patrz opis poniżej.

Wydruki dla dotacji
Program posiada zestaw wydruków przydatnych przy obsłudze dodatków mieszkaniowych:
1. Listy przyznanych dodatków (wykonywane na podstawie danych o przyznanym dodatku dla właściciela)
a. funkcja: Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków->Dodatki przyznane
Drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją czy dodatek został wstrzymany. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu budynków. Wydruk posiada podsumowania przyznanych oraz wstrzymanych dodatków w poszczególnych budynkach oraz podsumowanie całości wydruku.
b. wydruk dodatków mieszkaniowych uzyskany zestawieniem definiowalnym.
Można zdefiniowac zestawienie, które drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją czy dodatek został wstrzymany. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu symboli właścicieli lokali. W wydruku można zdefiniować podsumowanie przyznanych oraz wstrzymanych dodatków dla całości zestawienia. Kolejność postępowania:
- wprowadzenie definicji zestawienia: Definicje->Zestawienie definiowalne. Zdefiniować nowe zestawienie definiowalne, o nazwie, na przykład "DODATKI", a w nim dwie kolumny:
    -- k1 - funkcja: W_DODATEK (przyznany dodatek mieszkaniowy)
    -- k2 - funkcja W_DODATEKW (wstrzymany dodatek mieszkaniowy)
- pierwsze uruchomienie zestawienia "DODATKI" definiowalnego w celu zdefiniowania układu kolumn i podsumowań na wydruku.
    -- uruchamiamy Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia definiowalne; podajemy nazwę naszego zestawienia "DODATKI", wprowadzamy zakres właścicieli oraz zaznaczamy opcję Tylko lokale z dodatkami. Zakres dat: dowolny.
    -- pojawia się okienko wydruku, wybieramy funkcję Kolumny. Pojawia się okienko do zdefiniowania poszczególnych kolumn wydruku.
    -- standardowo do wydruku dodane są dwie kolumny: pole zd_kontr (symbol właściciela) oraz zd_lokal (symbol lokalu).
    -- wybieramy funkcję Modyfikacja i pojawia się okienko umożliwiające dodanie kolejnych kolumn wydruku
    -- dodajemy nową linie (ustawiając się kursorem na pustej linii), na pierwszym polu nowo powstałej linii wciskamy F2 i pojawia się lista pól możliwych do użycia w wydruku
    -- wybieramy pole l_nazwa (nazwa lokalu) lub kl_nazwa1 (nazwa właściciela lokalu)
    -- wybieramy pole k1 (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_DODATEK)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_data (data obowiązywania dodatku)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_wstrzymano (logiczne: czy dodatek wstrzymano, rozszerzamy jego szerokość do 10 znaków)
    -- wybieramy pole k2 (zdefiniowana przez nas kolumna z wstrzymanym dodatkiem W_DODATEKW)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_dataw (data wstrzymania dodatku)
    -- akceptujemy zestaw kolumn na wydruku klawiszem Dalej.
    -- wybieramy funkcję Dodatkowe ustawienia w celu zdefiniowania podsumowań. Pojawia się okienko. Wybieramy Podsumowania.
    -- w okienku Kolumny do sumowania wpisujemy kolumny k1 i k2.
    -- akceptujemy wybrane kolumn do podsumowań klawiszem Dalej i Zakończ.
    -- Akceptujemy całą definicję kolumn na wydruku wybierając Zakończ.
    -- uruchamiamy wydruk wybierając Wydruk według przedziału.
- teraz kolejne uruchomienia wydruku z wpisywanymi innymi zakresami właścicieli będą miały zdefiniowany układ kolumn.

2. Listy wypłaconych dodatków (wykonywane na podstawie zapisów rejestru z wypłaconymi/wstrzymanymi dotacjami dla lokali)
Funkcja: Zasoby->Raporty->Listy->Dodatków->Dodatki według dat
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko wydruku, w którm wpisujemy warunki i zakresy danych do wykonania wydruku. Wydruk analizuje dane o wypłaconych i wstrzymanych dotacjach dla lokali. Wydruk zawiera podsumowania cząstkowe dodatków wypłaconych i wstrzymanych w poszczególnych budynkach. Sterowanie zakresem danych na wydruku:
Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków.
Zakres dat: data naliczenia dodatku - podajemy zakres dat naliczenia dodatku. Jako datę naliczenia dodatku przyjmuje się datę dokumentu naliczenia, z którego dodatek został dodany.
Zakres dat: data wypłacenia dodatku - podajemy zakres dat wypłacenia dodatku. Jako datę wypłacenia dodatku przyjmuje się date wykonania polecenia ksiegowania dla dodatku. Dodatki wstrzymane mają datę wypłacenia pustą.
Dla każdego analizowanego rekordu z dotacją, program sprawdza wszystkie zakresy dat. Jeśli użytkownik pozostawi puste pole data od przyjmuje się pierwszy dzień roku obrachunkowego; jesli puste jest pole data do - przyjmuje się ostatni dzień roku obrachunkowego.
Status dodatku -możemy wybrać do wydruku dodoatki z określonym statusem:
- Wszystkie - uwzględnia na wydruku wszystkie dodatki, które mają datę naliczenia i wypłacenia w podanym zakresie dat
- Tylko wstrzymane - uwzględnia tylko te dodatki, które maja datę naliczenia w podanym zakresie oraz statua dodatku Wstrzymano. Data wypłacenia nieistotna (dodatki wstrzymne są z definicji "niewypłacone").
- Tylko wypłacone - uwzględnia tylko te dodatki, które maja datę naliczenia i wypłacenia w podanym zakresie oraz status Wypłacono.
Sumowanie dla lokalu:
- Tak - podczas wykonywania wydruku wszystkie rekordy spełniające podane zakresy i warunki, są sumowane w obrębie jednego lokalu. Stąd wynika, że dla jednego lokalu jest na wydruku tylko jeden rekord. Jeśli wybierzemy filtr statusu dodatku Tylko wypłacone to wydruk ten może być przydatny jako zestawienie dodatków należnych od gminy za wybrany zakres dat.
- Nie - podczas wykonywania wydruku wszystkie rekordy spełniające podane zakresy i warunki dla jednego loklau są umieszczane na wydruku (bez sumowania). Czyli dla jednego lokalu może się pojawić na wydruku więcej niż jeden rekord.

3. Zestawienia definiowalne - salda zadłużeń do analizy - przydatne do analizy wstrzymywania dotacji dla nierzetelnych dłuzników.
Można zdefiniować zestawienie, które drukuje listy przyznanych dodatków, wraz z informacją o wysokości zadłużenia lokatora. Ograniczenie zakresu danych na wydruku: według zakresu symboli właścicieli lokali. Wydruyk ten jest podobny do wydruku listy dodoatków (punkt 1.b.), ale mozna w nim zdefiniowac dodoatkowe kolumny służące do analizy zadłużenia lokatora. Kolejność postępowania:

- wprowadzenie definicji zestawienia: Definicje->Zestawienie definiowalne. Zdefiniować nowe zestawienie definiowalne, o nazwie, na przykład "ZALEGLOSCI", a w nim dwie kolumny:
    -- "naliczenie" - funkcja: W_NALICZ2 (wysokość naliczenia w miesiącu)
    -- "dodatek" - funkcja W_DODATEK (przyznany dodatek mieszkaniowy)
    -- "zaleglosci"- funkcja YSBWN (saldo strony WN wraz z BO)
- pierwsze uruchomienie zestawienia "ZALEGLOSCI" w celu zdefiniowania układu kolumn i podsumowań na wydruku.
    -- uruchamiamy Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia definiowalne; podajemy nazwę naszego zestawienia "ZALEGLOSCI", wprowadzamy zakres właścicieli oraz zaznaczamy opcję Tylko lokale z dodatkami. Zakres dat: taki jak analizowany okres, najczęściej od 01.01 do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca w stosunku do miesiąca analizy.
    -- pojawia się okienko wydruku, wybieramy funkcję Kolumny. Pojawia się okienko do zdefiniowania poszczególnych kolumn wydruku.
    -- standardowo do wydruku dodane są dwie kolumny: pole zd_kontr (symbol właściciela) oraz zd_lokal (symbol lokalu).
    -- wybieramy funkcję Modyfikacja i pojawia się okienko umożliwiające dodanie kolejnych kolumn wydruku
    -- dodajemy nową linie (ustawiając się kursorem na pustej linii), na pierwszym polu nowo powstałej linii wciskamy F2 i pojawia się lista pól możliwych do użycia w wydruku
    -- wybieramy pole l_nazwa (nazwa lokalu) lub kl_nazwa1 (nazwa właściciela lokalu)
    -- wybieramy pole bu_indeks (symbol budynku)
    -- wybieramy pole "dodatek" (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_DODATEK)
    -- wybieramy pole "naliczenie" (zdefiniowana przez nas kolumna z dodatkiem W_NALICZ2)
    -- wybieramy pole "zaleglosc" (zdefiniowana przez nas kolumna z saldem YSBWN)
Możemy dodać pola kolejne pola informacyjne związane z dodatkiem, ale nie jest to konieczne
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_data (data obowiązywania dodatku)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_wstrzymano (logiczne: czy dodatek wstrzymano, rozszerzamy jego szerokość do 10 znaków)
    -- wybieramy pole zd_lo_dodatek_dataw (data wstrzymania dodatku)
-- akceptujemy zestaw kolumn na wydruku klawiszem Dalej.
    -- wybieramy funkcję Dodatkowe ustawienia w celu zdefiniowania dodatkowej kolumny, której wartośc będzie oznaczała miesięczny przypis po odjęciu dodatku. Pojawia się okienko. Wybieramy Dodatkowe kolumny.
    -- w okienku Definiowanie dodatkowych kolumn ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii i wpisujemy nazwę dodatkowej kolumny: "bez_dod", jej tytuł, np. "Po odjęciu dodatku"
    -- w polu Wyr (Wyrażenie) wpisujemy wyrażenie do obliczenia wartości dodanej kolumny: w naszym przypadku jest to kolumna "naliczenie" minus kolumna "dodatek" czyli: naliczenie - dodatek
    -- akceptujemy klawiszem Dalej i przechodzimy do wybrania kolumn do podsumowań.  Wybieramy Podsumowania.
    -- w okienku Kolumny do sumowania wpisujemy kolumny "naliczenie", "dodatek", "zaleglosci" oraz "bez_dod"(w liście wyświetlonej klawiszem F2 pole "bez_dod" pojawia się na końcu).
    -- akceptujemy wybrane kolumn do podsumowań klawiszem Dalej i Zakończ.
    -- jeszcze raz uruchamiamy funkcję do wpisywania definicji kolumn na wydruku wybierając Modyfikacja.
    -- ustawiamy się kursorem na wierszu z kolumną "zalglosc". Naciskamy jednocześnie klawisze CTRL+PageUP. Nad wierszem pojawia sie pusta linia, w której wpisujemy pole "bez_dod".
    -- Akceptujemy całą definicję kolumn na wydruku wybierając Zakończ.
    -- uruchamiamy wydruk wybierając Wydruk według przedziału.
- teraz kolejne uruchomienia wydruku z wpisywanymi innymi zakresami właścicieli będą miały zdefiniowany układ kolumn.

Zbiorcze wystawianie dotacji na podstawie dokumentów naliczeń
Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dotacje
Wybieramy opcję Operację wykonać dla wielu dokumentów naliczeń. Pojawia się okienko do wyboru tych dokumentów naliczeń, dla których chcemy wykonać dotacje.
W okienku wyświetlane są tylko te dokumenty naliczeń, dla których:
- nie była wystawiona dotacja
- było wykonane polecenie księgowania
Zestaw danych wyświetlanych dla dokumentów:
Standardowo wyświetlane są następujące dane:
- Za miesiąc: miesiąc naliczenia
- Typ: typ naliczenia (NA - naliczenie, KN - korekta naliczenia)
- Budynek: budynek, dla którego wykonano naliczenie
- Opis - opis z nagłówka dokumentu naliczenia
- PK - czy wykonano polecenie księgowania dla dokumentu naliczenia (T - wykonano, N - nie wykonano)
- Do - czy wystawiono dotację dla dokumentu naliczenia (T - wystawiono, N - nie wystawiono)
- Fa - czy zakończono wystawianie faktur dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Ra - czy zakończono wystawianie rachunków dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Suma dot - suma dotacji ze wszystkich lokali dla naliczenia
Zestaw wyświetlanych kolumn oraz ich szerokość można zmienić klikjąc lewym klawiszem myszy w szary kwadracik znajdujący się na po lewej stronie żółtego paska w wyświetlanym okienku. Otwiera się okienko, które umożliwia definiowanie Kolumn.
Filtrowanie zakresu wyświetlanych dokumentów:
Bezpośrednio po uruchomieniu funkcji, w okienku pokazują się tylko te naliczenia, dla których nie wysatwiono dotacji a wystawiono PK. Nad listą dokumentów pokazuje się napis:
Filtr: Tylko dokumenty z wykonanym PK.
Zakres wyświetlanych dokumentów możemy zmienić. Służy do tego funkcja Filtr. Jeśli wybierzemy Filtr -> Brak - pojawią się wszystkie dokumenty bez wystawionych dotacji. Jeśli wybierzemy Filtr -> Bez wykonanego PK - pojawią się tylko te dokumenty bez wystawionej dotacji, dla których nie wykonano PK. Jeśli wybierzemy Filtr -> Z wykonanym PK - pojawią się tylko te dokumenty bez wystawionej dotacji, dla których wykonano PK, a więc te, dla których można wystawić dotacje.
Zaznaczanie (wybieranie) naliczeń:
Bezpośrednio po wyświetleniu okienka wszystkie dokumenty są zaznaczone (czyli wybrane ): po lewej stronie nazwy miesiąca,dla którego wykonano naliczenie jest "ptaszek". Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Zaznacz->Usuń zaznaczenie: wówczas żaden dokument naliczenia nie będzie wybrany. Możemy ponownie wybrać wszystkie dokumenty za pomocą funkcji Zaznacz->Zaznacz wszystkie. Możemy również zaznaczać lub odznaczać dokumenty dla poszczególnych miesięcy. Funkcja Zaznacz miesiąc powoduje zaznaczenie tylko dokumentów dla podanego miesiąca naliczenia. Dokumenty dla pozostałych miesięcy nie będą zaznaczone. Jeśli użyjemy fukcji Odznacz miesiąc, to dokumenty naliczenia dla podanego miesiąca zostaną odznaczone, natomiast status zaznaczenia dla dokumentów z pozostałych miesięcy nie zmieni się. Pojedyńcze naliczenia wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w linię z danymi wybieranego dokumentu. Powtórne kliknięcie w zazaczony dokument powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania dokumentów w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka dokumenty są wyświetlane według miesiąca naliczenia: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Miesiąc. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Opis - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Opis z nagłówka dokumentu. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Budynek - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Budynek z nagłówka dokumentu.
Wyszukiwanie dokumentów w okienku:
Możemy szybko wyszukać dokument wpisując z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu znaków. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Budynku to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na pierwszym odnalezionym dokumencie dla budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na dokumencie dla budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać dokument po opisie z nagłówka dokumentu, wówczas wybieramy Kolejność według Opisu i wpisujemy początkowe znaki opisu: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na dokumecie, w którym pierwsze znaki opisu zaczynaja się od Bo: Boczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na dokumencie z początkowymi znakami opisu Boh: Boh. Września 1. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Miesiąca to musimy wpisać całą nazwę miesiąca, żeby program wyszukał na liście pierwszy dokument dla wpisanego miesiąca. Dlatego poszukiwanie pojedyńczych dokumentów według miesiąca może być mało skuteczne (szybciej dotrzemy do pierwszego dokumentu dla miesiąca poruszając się po liście za pomocą klawiszy PageUp i PageDown).
Przebieg zbiorczego wystawiania dotacji:
Wybrane naliczenia akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Program przystępuje do zbiorczego wystawiania dotacji. Dla każdego dokumentu naliczenia::
- program sprawdza czy jest możliwe wykonanie dotacji dla naliczenia
- dla każdego naliczenia są przeglądane wszystkie lokale z naliczenia i wyszukiwane są lokale, dla których przyznano dotację. Jeśli dla naliczenia nie znaleziono żadnych lokali z dotacjami, dokument naliczenia jest pomijany (chociaż zyskuje status wykonania dotacji: Tak ).
- dalej sprawdzana jest poprawność danych dla wystawienia dotacji dla poszczególnych lokali. Jeśli dane dla wszystkich lokali są poprawne, program tworzy zapisy dla lokalu w specjalnym rejestrze dla dotacji oraz tworzy zapisy do dokumentu księgowego.
- jeśli lokal ma wstrzymaną dotację, wówczas program tworzy zapisy w rejestrze dla dotacji (z informacją, że dotacja za dany miesiąc ma status Wstrzymana), ale nie powstają zapisy w dokumencie księgowym (bo dotacja nie jest wypłacana). Jeśli wszystkie lokale w budynku mają wstrzymane dotacje, to wówczas dokument księgowy nie powstaje.
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wykonywania dotacji dla poszczególnych naliczeń/lokali.
Przerwanie wykonywania dotacji:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wykonywanie dotacji dla bieżącego naliczenia. W raporcie z przebiegu wykonywania dotacji pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego wykonywania dotacji:
Po zakończeniu wykonywania dotacji pojawia się informacja zbiorcza o ilości wybranych naliczeń do wykonania dotacji oraz o ilości naliczeń, dla których pomyślnie zakończono wykonywanie dotacji. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy wydrukowanie raportu szczegółowego po zakończeniu działania funkcji. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których dokumentów naliczenia nie udało się wykonanie dotacji, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i ponownie wystawić dotacje. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy.

RAPORT: ZBIORCZE WYSTAWIANIE DOTACJI DLA DOKUMENTÓW NALICZEŃ

Miesiąc	Budynek	Opis dokumentu	Wystawiono dotacje	Suma naliczenia	Cennik	Opis
				lub dotacji
LIPIEC	01003	Boczna 3; 01003; Lipiec	TAK	83.58	C_01003_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02001	Boh.Września 1; 02001; Lipiec	TAK	874.22	C_02001_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02004	Boh.Września 4; 02004; Lipiec	TAK	227.17	C_02004_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02006	Boh.Września 6; 02006; Lipiec	TAK	185.32	C_02006_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02008	Boh.Września 8; 02008; Lipiec	TAK		C_02008_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi dotacjami !
LIPIEC	02011	Boh.Września 11; 02011; Lipiec	TAK	470.44	C_02011_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02021	Boh.Września 21; 02021; Lipiec	TAK	108.28	C_02021_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia
LIPIEC	02025	Boh.Września 25; 02025; Lipiec	TAK		C_02025_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi dotacjami !
LIPIEC	02027	Boh.Września 27; 02027; Lipiec	TAK	262.44	C_02027_01	Wystawiono dotacje dla naliczenia

Zmień właściciela

Funkcja zmienia właściciela lokalu. Zmiana właściciela jest powiązana z zapisem informacji o poprzednim właścicielu do pliku z historią. Po wybraniu funkcji wyświetla się okienko pokazujące dane obecnego właściciela lokalu. W tym okienku wpisujemy datę sprzedaży lokalu. Następnie naciskamy przycisk Nowy właściciel - pojawia się okienko do wprowadzenia danych nowego właściciela. Następnie naciskamy przycisk Zmień właściciela. Program poprosi o potwierdzenie("czy chcesz zmienic właściciela lokalu......."). Po wybraniu odpowiedzi "Tak" następuje przepisanie informacji o poprzednim właścicielu do rejestru z historią, a dane nowego właściciela są zapisywane do rejestru z właścicielami lokalu. Następnie system wyświetla informację "Właściciel został zmieniony. Czy zmienić nazwę lokalu?". Jeśli odpowiemy "Tak" - jako nazwa lokalu zapisuje się nazwa właściciela (czyli pole "nazwa (1)" z rejestru kontrahentów).
Uwaga1: Program sprawdza czy data wyprowdzenia obecnego właściciela jest równa dacie wprowadzenia nowego właściciela + 1 dzień, ale pozwala wpisać daty różniące sie o więcej niż 1 dzień (tylko daje ostrzeżenie). W takim jednak przypadku użytkownik musi pamiętać, że powstanie nieciągłość dat (czyli okres, kiedy nikt nie jest właścicielem mieszkania). Program nie pozwala natomiast wpisać daty wyprowadzenia starego właściciela mniejszej niż data wprowadzenia nowego właściciela.
Uwaga2: dane o poprzednich właścicielach nie będą powiązane z rejestrem kontrahentów przez symbol kontrahenta - dane kontrahentów będą przepisane wprost do rejestru z historią. Tym samym zapisany w rejestrze z historią symbol kontrahenta może nie mieć odpowiednika w aktualnym rejestrze kontrahentów.
Historia
Funkcja wyświetla zawartość rejestru z historią, a więc dane wszystkich zarejestrowanych poprzednich właścicieli lokalu. W okienku dostępne są funkcje: Pokaż - do obejrzenia szczegółowych danych wybranego poprzedniego właściciela oraz Drukuj - do wydrukowania informacji o bieżącym i poprzednich właścicielach lokalu.

Uwzględnienie poprzednich właścicieli w prezentacji danych i wydrukach

Ustalanie właściciela lokalu na dany dzień (ta_data)
1. odszukanie bieżącego właściciela lokalu. Jeżeli bieżący właściciel nie ma daty wprowadzenia i daty wyprowadzenia przyjmujemy, że mieszka od zawsze. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
2. jeżeli bieżący właściciel nie ma daty wprowadzenia i data wyprowadzenia >= od ta_data. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
3. jeżeli bieżący właściciel nie ma daty wprowadzenia i data wyprowadzenia < od ta_data => nie ma właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: ??? (znaki zapytania zamiast symbolu i danych właściciela)
4. jeżeli bieżący właściciel ma datę wprowadzenia <= od ta_data. Właściciel na dzień ta_data: bieżący właściciel
5. jeżeli bieżący właściciel ma datę wprowadzenia > od ta_data => właściciel bieżący wprowadził się później => trzeba szukać właściciela historycznego. Trzy przypadki:
a. lokal w ogóle nie ma historii. Właściciel na dzień ta_data: ??? (znaki zapytania zamiast symbolu i danych właściciela)
b. lokal ma historię, ale nie ma właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: ???
c. lokal ma historię i udało się odszukać właściciela na dzień ta_data. Właściciel na dzień ta_data: odnaleziony właściciel historyczny

Sposób prezentacji danych właściciela:
I. Naliczenia:
1. dla wykonywania bieżących naliczeń - nie sprawdza danych historycznych, nie sprawdza dat wprowadzenia, wyprowadzenia tylko bierze aktualnego właściciela przypisanego do lokalu.
2. wyświetlanie naliczeń opłat - dopasowuje lokatora do historii i wyświetla właściciela zgodnego z datą naliczenia (naliczenie na dzień).
3. Wydruki naliczeń
- wydruk naliczenia dla jednego lokalu - drukuje właścicieli zgodnych z datą naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk naliczenia dla wszystkich lokali - drukuje właścicieli zgodnych z datą naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk na budynki - Drukuje właścicieli zgodnych z datą naliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje puste pole w miejscu danych właściciela.
- wydruk naliczeń dla korespondencji seryjnej - nie da się uwzględnić właścicieli historycznych, bo sposób działania wydruku jest następujący: dla każdego kontrahenta (właściciela) z zakresu szuka, do którego lokalu właściciel jest przypisany - a historyczny właściciel nie jest przypisany do żadnego lokalu! Czyli wydruk naliczenia dla poprzedniego właściciela można realizować tylko pojedyńczo dla wybranego lokalu, nie z korespondencji seryjnej.
4. wystawianie faktur, rachunków, przelewów, dotacji
a. faktury - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Faktury są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumentu FAKTURA.
b. rachunki - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Rachunki są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumentu RACHUNEK.
c przelewy - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów. Przelewy są wystawiane jeśli ustalony na dzień właściciel miał przypisany wzór przelewu.
d. dotacje - ustala wlaściciela na dzień naliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi być zdefiniowany w rejestrze kontrahentów i mieć zdefiniowane konto. Wystawiane są dotacje tylko jeśli podczas wykonywania naliczenia zostały dodane dotacje dla lokalu. Wydaje się, że dotacje dla wlaścicieli historycznych są bardzo mało prawdopodobne, bo zazwyczaj dokument księgujący dotacje jest wykonywany na bieżąco po zaksięgownaiu naliczenia.
II. Rozliczenia mediów
1. dla wykonywania bieżących rozliczeń mediów - nie sprawdza danych historycznych, nie sprawdza dat wprowadzenia, wyprowadzenia tylko pobiera aktualnego właściciela przypisanego do lokalu.
2. wyświetlanie rozliczeń mediów - dopasowuje lokatora do historii i wyświetla właściciela zgodnego z datą rozliczenia (rozliczenie na dzień).
3. Wydruki rozliczeń mediów
- wydruk rozliczenia dla jednego lokalu - drukuje właścicieli zgodnych z datą rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk rozliczenia dla wszystkich lokali - drukuje właścicieli zgodnych z datą rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje ???.
- wydruk na budynki - Drukuje właścicieli zgodnych z datą rozliczenie na dzień. Jeśli nie dopasuje właściciela - drukuje puste pole w miejscu danych właściciela.
- wydruk naliczeń dla korespondencji seryjnej - nie da się uwzględnić właścicieli historycznych, bo sposób działania wydruku jest następujący: dla każdego kontrahenta (właściciela) z zakresu szuka do którego lokalu właściciel jest przypisany - a historyczny właściciel nie jest przypisany do żadnego lokalu! Czyli wydruk rozliczenia mediów dla poprzedniego właściciela można realizować tylko pojedyńczo dla wybranego lokalu, nie z korespondencji seryjnej.
4. wystawianie faktur, rachunków
a. faktury - ustala wlaściciela na dzień rozliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi byc zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Faktury wystawiane są jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumnetu FAKTURA.
b. rachunki - ustala wlaściciela na dzień rozliczenie na dzień. Uwaga: jeżeli ustalony został właściciel historyczny to ten właściciel musi byc zdefiniowany w rejestrze kontrahentów (moduł fakturowania to sprawdza). Rachunki wystawiane są jeśli ustalony na dzień właściciel miał rodzaj dokumnetu RACHUNEK.

Znajdź: lokal, następny lokal
Zestaw funkcji do wyszukiwania lokali w budynku. Funkcje umożliwiają odszukanie lokalu o określonym symbolu, nazwie lub klasyfikacji. Warunki na wyszukanie lokalu wpisujemy w okienku, które pojawia sie po uruchomieniu funkcji Znajdź lokal. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie lokalu spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Poszukiwanie kolejnego wystąpienia lokalu w budynku można również uruchomić używając kombinacji klawiszy: Ctrl +N.
Uwaga: poszukiwanie lokalu następuje tylko w obrębie wybranego budynku.

Znajdź właściciela:
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Poszukiwanie odbywa się tylko w obrębie wybranego budynku. Funkcję uruchamiamy z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Znajdź->Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahnetów. Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
W dolnej części okienka mamy możliwość wyboru:
Uwzględniać historię lokali: Nie/Tak.
Jeśli wybierzemy uwzględnianie historii lokali, to program po przeszukaniu rejestru aktualnych właścicieli lokali przejdzie do przeszukiwania rejestru z poprzednimi (historycznymi) właścicielami lokali.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje lokal dla tego właściciela w budynku i podświetla rekord z lokalem właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal? Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela. Jeśli zaznaczono uwzględnianie historii lokali, to po wyświetleniu wszystkich lokali przypisanych aktualnie do właściciela, program przechodzi do poszukiwania wlaściciela w danych historycznych dla lokali. Jeśli znajdzie dane w historii właścicieli lokali, to podświetla w okienku rekord lokalu, w którym właścicielem historycznym jest wybrany właściciel. Żeby obejrzeć dane szczegółowe trzeba uruchomić funkcję Właściciel->Historia.

Dodawanie lokali wg wzorcowego budynku
Żeby ułatwić sobie dodawanie lokali można założyć budynek wzorcowy (musi mieć nazwę WZORZEC). Definujemy w nim typowy lokal (lokale). Przypisujemy im cechy, które chcemy powielać w innych zakładanych dla wspólnoty lokalach - np. parametry (powierzchnia, ilość osób), liczniki (licznik wody, licznik CO), opłaty (które wcześniej zdefiniowaliśmy). Możemy przypisać parametrom w lokalach wzorcowych wartości- przepiszą się one wówczas do zakładanych lokali. Ma to sens np. jeśli w budynku są lokale o takiej samej powierzchni albo każdy lokal ma garaż o takiej samej powierzchni. Zasadniczo lokale wzorcowe nie powinny mieć przypisanych wartości do parametrów, po dodaniu lokalu trzeba uzupełnić parametry wartościami dla tego lokalu. Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Budynki->Lokale->Operacje->Dodaj w/g wzorca.

Parametry
Funkcja służy do wprowadzania parametrów dla lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Parametry. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się okienko zawierające informacje o parametrach przypisanych do lokalu. Jeżeli okienko jest puste, to oznacza, że dla lokalu nie wprowadzono żadnych parametrów.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Usuń
- Historia
Dodawanie nowych parametrów dla lokalu:
Dane dotyczące parametrów dla lokali wprowadzamy bezpośrednio w liniach okienka z parametrami. Nowy parametr dodajemy w pustej linii. Są trzy sposoby dodania pustej linii w celu wprowadzenia paramteru:
- gdy okienko z parametrami jest puste (dodajemy pierwszy parametr): klikamy lewym klawiszem myszki w pierwszą pustą linię w okienku.
- gdy są już dodane parametry dla lokalu: ustawiamy się w ostatniej linii z parametrem i przesuwamy się strzałką w dół na pierwszą pusta linię
- gdy są już dodane parametry dla lokalu: ustawiamy się w dowolnej linii z parametrem i naciskamy jednocześnie klawisze Ctrl i PageUp: nad linią, w której się ustawiliśmy pojawi się pusta linia do wprowadzenia danych parametru.
Znaczenie poszczególnych pól w linii do dodawania/zmieniania parametru:
- Symbol - symbol parametru ze zdefiniowanego wcześniej rejestru definicji parametrów (patrz opis Definicje parametrów). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawi się podpowiedź: lista zdefiniowanych parametrów do wyboru.
- Opis - nazwa pobierana z definicji parametru, nie można tutaj zmieniać.
- jednostka miary - pobierana z definicji parametru, nie można tutaj zmieniać.
- wartość: wartość parametru dla lokalu.
Usuwanie parametrów dla lokalu
W celu usnięcia parametru należy ustawić się na linii z parametrem przeznaczonym do usunięcia i wybrać funkcję Usuń z górnego menu lub nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl i PageDown.

Historia parametru
Funkcja służy do wprowadzenia informacji o zmianach wartości parametru.
Dostępne funkcje:
- Zmień wartość
- Wyświetl
Po uruchomieniu funkcji Zmień wartość pojawia się okienko do wprowadzenia nowej wartości parametru. Znaczenie poszczególnych pól w okienku do zmieniania wartości parametru:
Część dotycząca poprzedniej wartości:
- Symbol - symbol parametru, nie można zmieniać
- opis - nazwa parametru, nie można zmieniać
- jednostka miary - pobierana z definicji, nie można zmieniać.
- stara wartość: obecnie obowiązująca wartość parametru, nie można zmieniać
- wartość obowiązuje od: data, od której obowiązuje stara wartość parametru (wpisywać tylko gdy pole jest puste puste)
- wartość obowiązuje do: data, do której obowiązuje stara wartość parametru: należy wpisać datę końca obowiązywania wartości parametru; podpowiada się bieżąca data (data wejścia do programu PerseusWM).
Część dotycząca nowej wartości:
- Symbol - symbol parametru, nie można zmieniać
- opis - nazwa parametru, nie można zmieniać
- jednostka miary - pobierana z definicji, nie można zmieniać.
- nowa wartość: nowa wartośc parametru
- wartość obowiązuje od: data, od której obowiązuje nowa wartość parametru: data większa o jeden dzień niż data do obowiązywania starego parametru.
- wartość obowiązuje do: data, do której obowiązuje stara wartość parametru, nie można zmieniać.

Po nacisnięciu przycisku Zmień, stara wartość zostanie przepisana do archowum, a nowa wartość stanie się bieżącą wartością parametru.
Szczegółowy opis zasad posługiwania się historycznymi danymi parametrów znajduje się w dalszej części podręcznika - patrz opis funkcji Uwzględnienie historii parametru w naliczeniach opłat i rozliczeniach kosztów

Po uruchomieniu funkcji Wyświetl na ekranie pojawia się okno zawierające listę poprzednich wartości parametru wraz z datami obowiązywnia. Istnieje możliwość wydrukowania listy za pomocą funkcji Drukuj.

Uwzględnienie historii parametru w naliczeniach opłat i rozliczeniach kosztów.
Jeśli w definicjach opłat, kosztów, formuł używany jest parametr, to podczas wykonywania obliczeń program pobiera dla poszczególnych lokali bieżącą wartość parametru. Możliwe jest sięganie do historycznej wartości parametru podczas wykonywania obliczeń. W tym celu niezbędne jest ustawienie parametru Administrator wspólnoty -> Parametry wspólnot -> Księgowanie naliczeń -> Uwzględniać historię parametru w naliczeniach i kosztach (ustawienie parametr: patrz opis). Należy pamiętać o tym, że parametr obowiązuje jednocześnie w naliczeniach i kosztach (czyli nie można uwzględniać historii parametru tylko w kosztach albo tylko w naliczeniach).

Sposób pobierania historycznej wartości parametru:

1. ustalenie daty do poszukiwania historycznej wartości:
a. dla naliczeń opłat: data naliczenia. Korekta naliczenia: data korekta na dzień.
b. dla rozliczenia kosztów: data otrzymania faktury.
c. dla kosztów w czasie: data początku rozliczanej raty kosztowej
d. dla rozliczeń mediów (ma znaczenie tylko dla dokumentów typu Rozliczenie zaliczek (RZ), wówczas gdy w definicji rozlicznia jest zaznaczone Wyrażenie na wartość, według kosztu): data rozliczenie na dzień. Korekt dla dokumentów typu RZ nie wykonuje się.
e. podczas testowania wartości opłat, kosztów, rozliczeń mediów, formuł i stałych:
- testowanie z parametrami (funkcja Zobacz z parametrami): w okienku do wprowadzania parametrów pojawia się możliwość wprwadzenia daty (Na dzień:)
- testowanie bez parametrów (funkcja Zobacz wartości): daty nie wprowadza się, jeśli wcześniej nie wprowadzono daty Na dzień:, program przyjmuje datę pustą.
2. Pobranie historycznej wartości parametru:
a. jeśli daty nie wprowadzono (data jest pusta ) lub nie jest zaznaczony parametr Uwzględniać historię parametru, podczas wykonywania obliczeń program pobiera bieżącą wartość parametru, bez sięgania do historii.
b. Jeśli jest zaznaczony parametr Uwzględniać historię parametru, program szuka historii parametru dla ustalonej daty:
- jeśli parametr nie ma historii: pobiera bieżącą wartość parametru
- jeśli parametr ma historię, ale nie można ustalić wartości parametru obowiązującej dla ustalonej daty: pobiera bieżącą wartość parametru
- jeśli parametr ma historię i jest spełniony warunek: ustalona data jest większa lub równa od daty początku obowiązywania parametru historycznego i ustalona data jest mniejsza lub równa od daty końca obowiązywania parametru historycznego, program pobiera historyczną wartość parametru.

Uwagi praktyczne:
1. Jeśli w wyniku pomyłki we wprowadzaniu historii parametru, w rejestrze z parametrami historycznymi znajdzie się kilka rekordów obowiązujących dla jednej daty, to program odczyta wartość parametru historycznego dla tego rekordu, który ma najmniejszą wartość pola data poczatku obowiązywania parametru.
2. Koszty/koszty w czasie: należy pamietać o tym, że jeśli chcemy np. wprowdzić historię parametru i jeszcze raz przeliczyć koszt dla wprowadzonej wcześniej faktury kosztowej, to należy usunąć rozpisanie kosztu (Usuń rozpisanie) i jeszcze raz rozpisać koszt (Rozpisz koszt). Bo program działa w taki sposób, że jeśli ma koszt rozpisany według danego symbolu, to, jeśli nie zmienimy symbolu kosztu, odczytuje zapisy, a nie przelicza od nowa wartości dla poszczególnych lokali. Taki sam mechanizm trzeba zastosować jeśli zmieniono definicję kosztu.
3. Testowanie: jeśli najpierw testowano opłaty, koszty lub formuły z parametrami i wpisano datę Na dzień, to program tą datę zapamiętuje.Jeśli potem testuje się bez parametrów to program i tak odczytuje uprzednio wprowadzoną datę Na dzień. Żeby wówczas uzyskać testowanie z bieżącą wartością parametru, trzeba albo: wyjść i wejść ponownie do programu, albo przestawić parametr w parametrach dla naliczeń i opłat (na Nie uwzględniać historii parametru), albo testować z parametrami i wpisać bieżącą datę).

Innym sposobem wykorzystania zmian w wartości parametru jest rozliczenie mediów: rozliczenie opłat w czasie. Patrz opis Rozliczenie opłat w czasie.

Liczniki
Funkcja służy do wprowadzania podstawowych danych o licznikach oraz informacji o odczytach liczników. Rozróżniamy liczniki dla budynków oraz liczniki dla lokali.
Liczniki dla lokali
Funkcja jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się dwuczęściowe okienko zawierające informacje o licznikach przypisanych do lokalu.
W górnym okienku wyświetla się lista liczników przypisanych do lokalu. Po ustawieniu się w górnym oknie na wybranym liczniku, w dolnym oknie pojawiają się informacje o wprowadzonych odczytach dla tego licznika. Jeżeli dolne okienko jest puste, to oznacza, że dla licznika nie wprowadzono żadnych odczytów.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Liczniki:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Odczyty
- Bilans otwarcia:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Drukuj
- Nowy właściciel
Liczniki: dodaj, zmień, usuń
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania licznika:
- Symbol licznika - symbol licznika ze zdefiniowanego wcześniej rejestru definicji liczników (patrz opis Definicje liczników). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawi się podpowiedź: lista zdefiniowanych liczników do wyboru.
- jednostka miary - pobierana z definicji licznika, nie można tutaj zmieniać.
- numer licznika - seryjny numer urządzenia pomiarowego (licznika) - ciąg znaków.
- zużycie średnie - zakładana wartość średniego miesięcznego zużycia. Wypełnienie tego pola nie jest konieczne. Wpisaną tutaj wartość można używać podczas tworzenia formuł do wyliczenia wartości opłat. Jeżeli w formule wpisany jest symbol licznika, to podczas wyliczania wartości formuły dla lokalu pobierana jest wartość zużycia średniego. Możliwe jest również wyliczenie wartości średniego zużycia na podstawie odczytów licznika z poprzedniego roku - patrz opis funkcji Administrator wspólnoty->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników->Wykonaj średnie zużycie.
Uwaga: jeśli wypełnimy pole zużycie średnie, to podczas wprowadzania odczytów licznika, wartość zużycia średniego jest aktualizowana przy wpisaniu każdego odczytu licznika. Jeżeli nie wpiszemy zużycia średniego, to akutalizacja wartości zużycia po wpisaniu odczytu nie nastapi. Automatyczną aktualizację zużycia średniego dla danego rodzaju licznika można wyłączyć w definicji licznika. patrz opis nie przeliczaj średniego zużycia po wprowadzeniu odczytu. Patrz również opis: Zużycie średnie dla odczytu
- data następnej legalizacji - jeśli urządzenie pomiarowe wymaga okresowej legalizacji należy wpisać datę najbliższej legalizacji.
Usunięcie licznika przypisanego do lokalu jest możliwe tylko wtedy, jeśli nie są wprowadzone żadne odczyty ani bilans otwarcia dla tego licznika.
Bilans otwarcia: dodaj, zmień, usuń
Grupa funkcji służąca do operacji związanych z bilansem otwarcia dla wybranego (podświetlonego) licznika. Bilans otwarcia jest pierwszym odczytem dla licznika w roku obrachunkowym.
Podczas wprowadzania bilansu otwarcia należy podać datę oraz wartość odczytu licznika dla bilansu otwarcia.Mozna również wprowadzić zużycie licznika. Zużycie ma tutaj sens zużycia odczytanego z ostatniego miesiąca poprzedniego roku. Zużycie to jest wykorzystywane w formułach w funkcji f_licznik5("sym_licz").
Każdy licznik ma tylko jeden bilans otwarcia w roku obrachunkowym dla jednego właściciela. Nie można wprowadzać odczytów dla licznika jeśli nie wprowadzi się bilansu otwarcia. Bilans otwarcia można usuwać/zmieniać jeśli nie są wprowadzone kolejne odczyty dla licznika.
Przy przejściu na nowy rok obrachunkowy we wspólnocie można automatycznie przenieść dane o odczytach liczników: ostatni odczyt z roku poprzedniego będzie bilansem otwarcia dla licznika w roku następnym: patrz opis funkcji Administrtor wspólnoty->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników.
Odczyty

Po uruchomieniu tej funkcji dla wybranego (podświetlonego) licznika pojawia się okienko z wykazem odczytów dla licznika.
Dostępne operacje:
- Zakończ
- Drukuj - patrz opis Drukuj
- Pokaż rozliczenia - po ustawieniu się kursorem na wybranym odczycie wyświetla listę dokumentów rozliczeń, w których odczyt został użyty
- Dodaj odczyt - dodanie nowego odczytu dla licznika.
- Usuń odczyt - usunięcie odczytu licznika. Należy ustawić się na wybranym odczycie i jednocześnie nacisnąć klawisze Ctrl i PageDown.
- Zmień odczyt - zmiana bieżącego odczytu licznika
Dodanie nowego odczytu dla licznika.
Funkcja uruchamiana poprzez ustawienie się kursorem na pierwszej pustej linii w okienku lub przez jednoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl i PageUp. Pojawia się linia do wprowadzania danych. Zawartość linii:
- pole typ odczytu: nie można go zmieniać, podpowiadany typ odczytu: OD = Odczyt stanu licznika
- data odczytu - miesiąc odczytu - z zakresu od Stycznia do Grudnia, po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się podpowiedź: słownik miesięcy.
- rodzaj odczytu - dodatkowa informacja o rodzaju odczytu, można wpisać dwie wartości: odczyt Normalny oraz odczyt Prognozowany (jeśli nie dysponujemy rzeczywistym odczytem licznika, a wartość zużycia licznika jest potrzebna do rozliczeń). Podpowiadany rodzaj: Normalny; po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się podpowiedź: słownik rodzajów odczytów.
- poprzedni - poprzedni odczyt licznika - pole nieedytowalne, po wypełnieniu daty odczytu podpowiadany jest odczyt bieżący z poprzedniego odczytu dla licznika
- bieżący - bieżący odczyt licznika wpisywany przez użytkownika
- zużycie - wartość zużycia dla licznika, pole nieedytowalne, po wpisaniu wartości odczytu bieżącego program sam wylicza wartość zużycia.
- status - status odczytu licznika, pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez program. Nowo wprowadzony odczyt ma status Nierozliczony. Zmiana statusu następuje automatycznie w wyniku wykonywania rozliczeń mediów.
Uwaga: istnieje możliwość udostępnienia pola zużycie do edycji: w tym celu należy w definicji rodzaju licznika (Definicje->liczniki) zaznaczyć opcję udostępnij do edycji pole "zużycie" . Jeśli zaznaczymy tą opcję, użytkownik będzie miał dostępne do edycji oba pola: pole odczyt bieżący oraz pole zużycie. Będzie mógł pominąć podczas wprowadzania pole odczyt bieżący i wprowadzić zużycie, a program wyliczy wartość odczytu bieżacego. Podobnie, po wprowadzeniu odczytu bieżącego, program sam wyliczy wartość zużycia. Patrz też opis udostępnij do edycji pole "zużycie".
Możliwe typy odczytów:
- AR - odczyt archiwalny (zapisy tego typu powstają przy zmianie właściciela)
- BO - bilans otwarcia (zapis wprowadzony funkcją Bilans otwarcia)
- OD - odczyt stanu (zapis wprowadzony przez użytkownika jako odczyt licznika)
Statusy odczytu licznika:
Możliwe statusy odczytów licznika:
- Nierozliczony - odczyt nie jest używany w żadnym rozliczniu. Można zmieniać wartość odczytu - jeśli jest to ostatni odczyt dla licznika. Jeśli nie jest to ostatni odczyt dla licznika - należy skasować wszystkie odczyty od końca aż do odczytu przeznaczonego do zmiany i dopiero wprowadzić zmienioną wartość odczytu.
- Używany - odczyt jest używany jeśli chociaż jedno rozliczenie użyło odczytu. Żadne z rozliczeń, w których jest używany odczyt nie jest zaksięgowane. Nie można zmienić wartości odczytu licznika.
- Rozliczony - odczyt jest używany przez chociaz jedno rozliczenie i przynajmniej jedno z rozliczeń, w których jest używany odczyt jest zaksięgowane (ma wykonane Polecenie Księgowania). Podczas pobierania odczytów liczników podczas wykonywania rozliczenia program pomija odczyty o statusie Rozliczony - ale tylko wtedy, jeśli odczyt licznika był rozliczony wykonywanym rozliczeniem.
Stopniowanie statusów:
nierozliczony, używany, rozliczony
Uwaga: pamiętajmy o tym, że jeden odczyt licznika może być wykorzystywany przez więcej niż jedno rozliczenie mediów. Program pokazuje zawsze najwyższy status odczytu licznika- czyli jeśli odczyt jest używany przez jedno rozliczenie, a przez drugie rozliczenie został rozliczony - to program pokaże status rozliczony.
Zmiana statusu odczytu licznika:
Odbywa się automatycznie podczas wykonywania rozliczeń mediów. Jeżeli jednak użytkownik musi zmienić status odczytu licznika - powinien skorzystać z funkcji administratora Wspólnoty-> Obsługa-> Administartor->Rozliczenie mediów->Odczyty liczników.
Zmiana statusu:
Rozliczony->Używany - nie jest wykonywana automatycznie.
Używany->Nierozliczony - gdy usuwamy rozliczenie, przed zmiana statusu sprawdzać czy występuje w innych rozliczeniach.
Nierozliczony->Używany - gdy jedno rozliczenie użyje odczytu
Używany->Rozliczony - gdy jedno z rozliczeń, w których jest używany odczyt zostanie zaksięgowane (czyli zostanie wykonane dla niego Polecenie księgowania).
Zmiana bieżącego odczytu licznika
Możemy zmienić bieżący odczyt licznika. W tym celu należy ustawić się kursorem na polu odpowiadającym kolumnie Bieżący i wprowadzić z klawiatury prawidłowy odczyt licznika. Jednakże taka operacja nie zawsze jest dopuszczalna. Jeżeli program nie przyjmuje danych wprowadzanych z klawiatury to oznacza, że nie są spełnione warunki umożliwiające zmianę odczytu.
Warunki, które muszą być spełnione, aby można było zmienić odczyt licznika:
- typ odczytu licznika musi być OD
- nie wolno zmieniać odczytów, które zostały wykorzystane w dokumencie rozliczenia mediów (bez znaczenia czy dokument rozliczenia jest zaksięgowany czy nie)
- wolno zmieniać tylko te odczyty, które mają status Nierozliczony
- wolno zmieniać tylko ostatni odczyt licznika. Jeżeli musimy zmienić poprzedni odczyt licznika, najpierw trzeba usunąć odczyty z następnych miesięcy.
Jeżeli ustawimy się kursorem na linii z wybranym odczytem i użyjemy funkcji Zmień odczyt, to program wyświetli nam na ekranie informację czy możliwa jest zmiana odczytu licznika.

Zużycie średnie dla odczytu

Zuzycie średnie jest wyliczane w odniesieniu do ostatniego okresu rozliczeniowego na podstawie ostatniego odczytu licznika.
Po wpisaniu każdego odczytu licznika: program wykonuje następujące czynności:
1. sprawdza czy licznik ma wpisane w definicji średnie zużycie. Jeśli nie - uznaje, że dla licznika nie jest wykorzystywane średnie zużycie i nie robi nic.
2. Jeśli licznik ma wpisane średnie zużycie to przystępuje do aktualizacji wartości średniego zużycia:
a. oblicza ilość dni pomiędzy odczytami: poprzednim i bieżącym.
b. oblicza jakie zużycie przypada na 1 dzień (= zużycie/ilość_dni)
c. mnoży zużycie jednodniowe przez 30 i zapisuje jako zużycie średnie dla licznika.
Zużycie średnie możemy wykorzystać w formułach: jeśli w formule wpiszemy symbol licznika, to program pobiera wartośc średniego zużycia dla tego licznika w lokalu (budynku). Można to wykorzystać np. przy opłatach zawierających prognoze zużycia wody/ciepła.
Automatyczną aktualizację zużycia średniego dla danego rodzaju licznika można wyłączyć w definicji licznika. Patrz opis nie przeliczaj średniego zużycia po wprowadzeniu odczytu

Zasady wprowadzania odczytów liczników

- Każdy odczyt ma swoją datę i jest przypisany do konkretnego miesiąca. Miesiące są istotne, bo za ich pomocą następuje przypisanie odczytu do okresu rozliczeniowego.
- Nie odczytujemy liczników częściej niż raz na miesiąc (nie można wprowadzić kilku odczytów w tym samym miesiącu)
- Nie można wprowadzić odczytu jeśli nie ma bilansu otwarcia (BO) dla tego licznika. Można wprowadzić tylko jeden BO dla jednego właściciela.
- Nie można zmieniać BO jeśli są wprowadzone dla licznika odczyty z miesięcy.
- Nie ma konieczności wpisywania odczytów ze wszystkich miesiący. Do rozliczenia mediów zużycie jest zawsze wyliczane jako różnica odczyt bieżący-odczyt poprzedni. Zaleca się natomiast wpisywanie odczytów liczników w kolejnych miesiącach jeśli są zmiany ceny.
- Jako stan poprzedni dla odczytu jest podpowiadany stan bieżący z poprzedniego odczytu. Nie można go zmieniać.
- Zużycie może być ujemne (stan następny mniejszy od poprzedniego) - wpisywać tylko w przypadku wykonywania korekty. Na przykład: jako odczyt wpisano za wysoką prognozę (lub pomyłka operatora). Korekty rozliczeń - patrz również opis Praktyczne zasady wykonywania rozliczeń-konieczność wykonania korekty.
- Linia odczytu bez wpisanej daty i stanu bieżącego jest uznawana za pustą i po przesunięciu się kursorem na inną linię jest automatycznie kasowana.
- Nie można zmieniać odczytu jeśli: jest to odczyt typu AR - archiwalny, odczyt ma status Rozliczony, Używany lub są odczyty z kolejnych miesięcy. Można zmieniać tylko ostatni odczyt.
Drukuj
Funkcja do drukowania odczytów dla wybranego licznika. Należy podać zakres miesięcy, dla którego mają być drukowane odczyty. Jeśli nie podamy zakresu, wydruk będzie obejmował wszystkie odczyty.
Nowy właściciel
Funkcja używana jeśli podczas roku obrachunkowego zmienia się właściciel lokalu. Należy w takim przypadku rozliczyć starego właściciela, a nowemu wpisać nowy bilans otwarcia i rozpocząć z nim rozliczenia od BO.
Odczyty liczników "starego" właściciela są przesyłane do archiwum. Zyskują wówczas status AR - zapis archiwalny i nie mogą być zmieniane.
Przed przesunięciem do archiwum program odszukuje odczyty o miesiącach odczytu wcześniejszych niż miesiąc zmiany właściciela. Sprawdza czy znalezione odczyty są rozliczone - jeśli nie - ostrzega użytkownika o niemożności rozliczenia odczytów przesuniętych do archiwum. Program szuka również odczytów o miesiącach odczytu późniejszych niż miesiąc zmiany właściciela. Jeśli znalezione późniejsze odczyty są rozliczone - odmawia zmiany właściciela z podaną datą. Jeśli wszystkie sprawdzenia przebiegną pomyślnie, zmienia typ wszytskich odczytów wcześniejszych niż data zmiany właściciela na AR - archiwalny i jako BO dla nowego właściciela wpisuje z datą zmiany właściciela ostatni odczytany stan poprzedniego właściciela.
Kolejność postępowania przy zmianie właściciela dla pojedyńczego licznika:
a. wpisać dla staergo właściciela odczyt dla daty zmiany właściciela..
b. wykonać rozliczenie mediów dla starego właściciela.
c. zaksięgować wykonane rozliczenie mediów
d. zmienić właściciela lokalu (funkcja Zasoby->Budynki->Lokale->Właściciel->Zmień właściciela)
e. wykonać dla licznika funkcję Nowy właściciel.
Opłaty
Funkcja służy do wprowadzania opłat dla lokali. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Opłaty. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się okienko zawierające informacje o opłatach przypisanych do lokalu. Jeżeli okienko jest puste, to oznacza, że do lokalu nie przypisano żadnych parametrów. Według tej listy opłat będa wykonywane naliczenia dla lokalu.
W okienku dostępne są funkcje:
- Zakończ
- Dekret
- Zobacz wartości
- Zobacz z parametrami
Dodawanie nowych opłat dla lokalu:
Dane dotyczące opłat dla lokali wprowadzamy bezpośrednio w liniach okienka. Nowa opłatę dodajemy w pustej linii. Są trzy sposoby dodania pustej linii w celu wprowadzenia paramteru:
- gdy okienko z opłatami jest puste (dodajemy pierwszą opłatę): klikamy lewym klawiszem myszki w pierwszą pustą linię w okienku.
- gdy są już dodane opłaty dla lokalu: ustawiamy się w ostatniej linii z opłatą i przesuwamy się strzałką w dół na pierwszą pusta linię
- gdy są już dodane opłaty dla lokalu: ustawiamy się w dowolnej linii z opłatą i naciskamy jednocześnie klawisze Ctrl i PageUp: nad linią, w której się ustawiliśmy pojawi się pusta linia do wprowadzenia nowych danych.
Znaczenie poszczególnych pól w linii do dodawania/zmieniania opłat:
- Symbol - symbol opłaty ze zdefiniowanego wcześniej rejestru definicji opłat (patrz opis Definicje opłat). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawi się podpowiedź: lista zdefiniowanych opłat do wyboru.
- Opłata - nazwa pobierana z definicji opłat, nie można tutaj zmieniać.
- jednostka miary - pobierana z definicji opłat, nie można tutaj zmieniać.
- VAT: stawka VAT dla opłaty - pobierana z definicji opłaty, nie można tutaj zmieniać
- Cena: wzór do wyliczenia ceny dla opłaty - pobierany z definicji opłaty, nie można tutaj zmieniać
- Ilość: wzór do wyliczenia ilości dla opłaty - pobierany z definicji opłaty, nie można tutaj zmieniać
Uwaga 1: zauważmy, że w okienku pojawiają się jedynie symbole i nazwy przypisanych opłat. Jeżeli chcemy sprawdzić jakie wartości przyjmą dla loklau przypisane opłaty - należy użyć funkcji Zobacz wartości lub Zobacz z parametarmi.
Uwaga 2: opisany tutaj sposób dodawania opłat wymaga dodawania zestawu opłat osobno dla każdego loklau. Jeśli opłaty dla loklai powtarzają się, możemy zuatomatyzować dodawnaie opłat dla wielu loklai jednocześnie - patrz opis Zbiorcze przypisywanie opłat.
Usuwanie opłat dla lokalu
W celu usnięcia opłaty należy ustawić się na linii z opłatą przeznaczoną do usunięcia i nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl i PageDown.
Dekret
Podczas dodawania opłat dla loklau powstaje również dekret określający sposób ksiegowania dla tej opłaty dla lokalu na kontach księgowych. Dekret tworzony jest na podstawie wzorca zapisanego w definicji opłaty. Możemy obejrzeć dekret: wokienku pokaże się informacja na jakie konta i klasyfikacje będzie księgowana opłata. Możemy również zmienić dekret: wpisać dowolne konto lub klasyfikację: informacja tutaj zapisana jest nadrzędna nad zapisami we wzorcu dekretu w definicji opłaty. Ten fakt ma konsekwencje jesli chodzi o zmianę dekretu w definicji opłaty: otóż jesli zmieniamy dekret w definicji opłaty, to nowy sposób tworzenia dekretu będzie obowiązywał tylko dla nowo dodawanych opłat. Nie nastąpi automatyczna zmiana dekretów wszytskich opłat przypisanych do lokali. Żeby wymusić zmiene dekretów opłat należy użyć funkcji Definicje -> Opłaty -> Zmień dekrety. Patrz opis: Zmiana dekretów. Możliwe jest również sprawdzenie czy dekrety dla opłat przypisanych do loklai są zgodne z wzorcem dekretu z aktualnej definicji opłaty. Definicje -> Opłaty -> Zmień dekrety -> Sprawdź.
Zobacz wartości, Zobacz z parametrami
Dwie funkcje służące do obejrzenia wyliczonych wartości opłat przypisanych dla lokalu. Po uruchomieniu funkcji program wyliczy wartości opłat dla lokalu i wyświetli okienko z wyliczonymi danymi, wraz z podsumowaniem. W okienku dane dotyczące poszczególnych opłat są wyświetlane w kolejnych wierszach okienka. Każdy wiersz zawiera następującą informację:
- symbol opłaty
- nazwę (opis) opłaty
- wzór na wyliczenie ceny opłaty
- wzór na wyliczenie ilości opłaty
- cena netto
- ilość
- wartość brutto
Na dole okienka znajduje sie podsumowanie: wartość brutto razem wszystkich opłat.
Można uzyć klawisza Drukuj aby wydrukować wszytskie opłaty dla lokalu. Na wydruku dodatkowo pojawiają się kolumny: wartość opłaty netto oraz wartość VAT dla opłaty.

Czym różnią się funkcja Zobacz wartości od funkcji Zobacz z parametrami? Otóż funkcja Zobacz z parametrami umożliwia wprowadzenie dodatkowych parametrów, które mogą być używane podczas wyliczania wartości opłat. Podczas wykonywania naliczenia ustawiane są zmienne: data naliczenia, miesiąc naliczenia, obowiązujący cennik itp. Niektóre formuły mogą też uzywać zakresu miesięcy (np. do wyliczenia wartości zużycia w licznikach). Funkcja Zobacz wartości przyjmuje dla tych zmiennych wartości domyślne:
- zakres miesięcy od Stycznia do Grudnia
- pustą datę naliczenia
- symbol cennika - według symbolu cennika ostatni cennik.
Natomiast funkcja Zobacz z parametrami wyświetla okno do wprowadzenia odpowiednich danych i wyliczenia wartości opłat na ich podstawie.

Rozrachunki
Funkcja służy do wyświetlania danych rozrachnkowych dla lokalu. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Rozrachunki. Po ustawieniu się na wybranym lokalu i wybraniu tej funkcji pojawi się okienko z listą kont rozrachunkowych, przypisanych do wlaściciela lokalu.

Dokumenty
Funkcja służy do oglądania dokumentów wytworzonych dla lokalu. Jest uruchamiana z menu: Zasoby->Budynki->Lokale->Dokumenty. Można oglądac następujące dokumenty dla lokalu:
- Naliczenia opłat
- Rozliczenie mediów
- Rozliczenie kosztów
- Dotacje
Po wybraniu określonego rodzaju dokumentu, na ekranie pojawia sie okienko z listą dokumentów wybranego rodzaju wystawionych dla lokalu. Po naciśnięcu klawisza Zobacz szczegóły można obejrzeć szczegółowe zapisy dokumentu dla loklau.

Koszty
Rejestracja
Ogólna zasada działania rozpisywania kosztów: dostajemy fakturę od dostawcy - np. za dostawę ciepła lub wody dla wspólnoty. Zadaniem rozliczenia kosztów jest rozdzielnie jaka część ogólnej kwoty faktury przypada na poszczególne budynki i lokale. Dzięki zastosowaniu rozliczania kosztów już w momencie księgowania faktury przychodzącej od dostawcy mamy informację o wysokości obciążeń na poszczególne lokale.
Funkcja służy do rejestracji faktur przychodzących od dostawcy. Uruchamianie z menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja.
Funkcja umożliwia również wybranie sposobu podziału ogólnej kwoty kosztu na poszczególne lokale. Dostępne są trzy funkcje - w okienku Akceptacja (koszt):
- Rozpisz koszt - wybór rodzaju kosztu i rozpisanie kwoty kosztu według wybranej definicji. W wyniku działania tej funkcji powstaje dokument kosztowy, który możemy obejrzeć i zaksiegować: patrz opis menu: Zobacz koszty. Do prawidłowego działania niezbędne jest wcześniejsze zdefiniowanie rodzajów kosztów - patrz opis menu: Definicje->koszty.
- Usuń rozpisanie - usuwa wykonane rozpisanie kosztu oraz utworzony dokument kosztowy.
- Dekret - umożłiwia zaksięgowanie powstałego dokumentu ksiegowego, patrz opis: Rozpisanie i zaksięgowanie raty kosztu.
W programie możemy rejestrować faktury przychodzące i rozliczać koszty według kwoty brutto (bez VAT) lub według kwoty netto z zarejestrowaniem VATu. Wybór sposobu rejestracji faktur kosztowych przychodzących określamy w parametrach (menu:Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Księgowanie kosztów). Jeżeli rejestrujemy koszty z VATem, musimy podczas wprowadzania faktury przychodzącej dodatkowo uzupełnić informację o klasyfikacjach VAT. Po naciśnięciu przycisku Klasyfikacje pojawia się okienko do wprowadzenia kwot przypadających na poszczególne klasyfikacje VAT. Wprowadzamy kwoty netto. Suma kwot netto z klasyfikacji powinna być równa kwocie netto z wprowadzanej faktury przychodzącej. Po zaksięgowaniu faktury (menu: Koszty->Zobacz koszty->Dekret) faktura zostanie zarejestrowana w rejestrze VAT. Jeżeli rejestrujemy koszty bez VAT wypełnianie klasyfikacji VAT pomijamy.
Jeśli w formułach do rozliczania kosztów użyjemy funkcji do pobierania ilości dni przebywania w lokalu w okresie (W->il_dni_oddo(), W->il_dni_u_oddo()) to podczas wprowadzania faktury kosztowej należy wypłenić pola: Okres od.... do...... w celu podania daty początkowej i końcowej okresu. patrz opis: Uwzględnienie czasu przebywania przez lokatora w lokalu przy rozliczaniu kosztów.

Koszty w czasie
Funkcja umożliwia rejestrowanie kosztów rozciągniętych w czasie.Uruchamianie z menu Dokumenty->Koszty->Koszty w czasie.
Typowym kosztem rozłożonym w czasie jest na przykład comiesięczne księgowanie kosztów ubezpieczeń. Na przykład dostajemy fakturę od ubezpieczyciela na początku roku, faktura dotyczy całego roku. My chcemy natomiast uwzględniać w kosztach comiesięczne raty. Funkcja Koszty w czasie umożliwia podział całej kwoty ubezpieczenia na raty oraz comiesięczne uwzględnianie rat w kosztach wspólnoty.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się dwuczęściowe okienko. W górnej części okna jest wyświetlona lista zarejestrowanych dokumentów kosztowych. Po podświetleniu w górnej części okna wybranego dokumentu, w dolnej części okna pojawia się rozpisanie tego dokumentu na raty.
Uwaga: Aby użytkownik miał dostęp do wszystkich opisanych poniżej funkcji do obsługi Kosztów w czasie, niezbędne jest nadanie mu uprawnień do obsługi modułu: Rozliczenia w czasie (funkcja administratora FK: Obsługa->Administrator->Zaawansowane->Osoby uprawnione).
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje:
        - dodaj
        - zmień
        - usuń
- Szukanie:
        - znajdź
        - znajdź następny
        - ustaw filtr
- Zobacz
    - symbole
    - dokumenty
- Zrób dokument
- Bilans otwarcia
Operacje: dodaj, zmień, usuń
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania dokumentu kosztu w czasie:
- Dokument - symbol dokumentu źródłowego
- Data dokumentu - data dokumentu źródłowego
- Czego dotyczy - opis
- Rodzaj - rodzaj dokumentu kosztu - pole na podpowiedź, po naciśnięciu klawisza F2 pojawia sie podpowiedź rodzajów dokumentów kosztów.
- Kwota - kwota do podziału na raty
- Data rozpoczęcia - data pierwszej raty.
- Jeśli w formułach do rozliczania kosztów użyjemy funkcji do pobierania ilości dni przebywania w lokalu w okresie (W->il_dni_oddo(), W->il_dni_u_oddo()) to dla poszczególnych rat kosztu okres zostanie ustawiony od pierwszego do ostatniego dnia raty.
- Liczba rat - określamy na ile rat dzielimy kwotę. Podział obowiązuje w danym roku obrachunkowym. Program sam dzieli kwotę na równe raty według ilości rat i ustala daty kolejnych rat poczynając od daty rozpoczęcia.
- Konto Wn - pole niewykorzystywane przy rejestracji kosztów w czasie dla wspólnot
- Konto Ma - pole niewykorzystywane przy rejestracji kosztów w czasie dla wspólnot
- Klas - pole niewykorzystywane przy rejestracji kosztów w czasie dla wspólnot
- Opis kosztu - podajemy symbol kosztu według którego będą tworzone zapisy kosztowe dla poszczególnych lokali. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się podpowiedź - rejestr kosztów. Definicje kosztów - patrz opis menu: Definicje->koszty. Dodatkowo w okienku pojawia się pole wyboru:
Rozlicz koszty:
    -- Dla wszystkich lokali - koszty zostaną podzielone na wszystkie lokale we wspólnocie.
    -- Tylko dla wybranych lokali - po wybraniu tej opcji pojawia się ekran z możliwością wybrania lokali, na których zostaną podzielone koszty. Sposób wybierania lokali w budynkach jest opisany tutaj: Wybór lokali w budynkach.
Po wprowadzeniu symbolu kosztu pojawia sie okienko z rozpisaniem kwoty na na poszczególne raty. Możemy rozpisanie zaakaceptować (klawisz Dalej) lub zrezygnować (klawisz Zrezygnuj) .
UWAGA: wprowadzane tutaj dokumenty są dokumentami pomocniczymi, umożliwiającymi podzielenie kwoty głównej na raty. Najczęściej nie są to dokumenty żródłowe, otrzymane bezpośrednio od kontrahenta. Dokumenty źródłowe są rejestrowane w części FK - typowa dekretacja: Wn - międzyokresowe rozliczenie kosztów, Ma - rozrachunek z kontrahentem. Typowa dekretacja do księgowania dokumentu kosztów w czasie: Wn - koszty, Ma - międzyokresowe rozliczenie kosztów.
Rozpisanie i zaksięgowanie raty kosztu
Program ustala podział kwoty dokumentu na raty, natomiast zainicjowanie księgowania rat należy do użytkownika programu. Dla celów rozpisania kosztów na lokale wspólnoty należy dodatkowo przed zaksięgowaniem każdą ratę rozpisać na poszczególne lokale. W tym celu należy w dolnym oknie ustawić kursor na wybranej racie (kursor ustawia się na polu symbolu kosztu) - nacisnąć lewy przycisk myszki lub klawisz Enter na klawiaturze. Następnie w okienku, które się pojawi, należy wybrać funkcję Rozpisz - nastąpi podzielenie raty na poszczególne lokale - zgodnie ze sposobem podanym w definicji kosztu. Po dokonaniu takiego rozpisania rozpisana rata pojawi się w rejestrze rozpisanych kosztów. Tam też będzie można wykonać dla tej raty polecenie ksiegowania (Funkcja Zrób dekret, patrz opis menuZobacz koszty). Oznaczenie kolejnych rat w rejestrze rozpisanych kosztów: numer dokumentu z rejestru kosztów w czasie + symbol gwiazdki + kolejny numer raty; na przykład oznaczenie "4*5" oznacza piatą rate dokumentu o numerze kolejnym 4.
UWAGA: po dokonaniu rozpisania kosztów dla raty, rata zyskuje status "zaks". Nie oznacza to jednak rzeczywistego zaksięgowania raty na kontach księgowych. Dla raty należy wykonać polecenie księgowania z menu Zobacz koszty, funkcja Zrób dekret. Dopiero wtedy nastąpi w części F/K utworzenie dokumentu oczekującego, który możemy następnie zaksięgować.
Usunięcie statusu rozpisania raty: należy w dolnym oknie ustawić kursor na wybranej racie - nacisnąć lewy przycisk myszki lub klawisz Enter na klawiaturze. Następnie w okienku, które się pojawi, należy wybrać funkcję Usuń rozpisanie.
Zrób dokument
Funkcja służy do utworzenia dokumentu odłozonego w F/K. W części wspólnotowej nie jest wykorzystywana. Księgowanie poszcszególnych rat kosztów dla potrzeb wspólnot - patrz opis Rozpisanie i zaksięgowanie raty kosztu
Bilans otwarcia
Funkcja służy do przeniesienia do nowej księgi informacji o nierozliczonych dokumentach z innej księgi. Powinna być wykonywana na początku roku w nowo założonej księdze. Należy podać symbol księgi, z której będziemy przenosić dokumenty kosztów w czasie. Program sam wybiera dokumenty do przeniesienia z księgi źródłowej. Są to takie dokumenty, które posiadają nierozliczone raty. Dokumenty, których wszystkie raty są rozliczone, są pomijane. Użytkownik nie ma możliwości samodzielnego wyboru dokumentów do przeniesienia. Do nowej księgi jest przenoszona informacja szczegółowa o dokumentach i ratach. Dokumenty w nowej ksiedze zyskują nową numerację.

Zobacz koszty
Funkcja umożliwia przeglądanie rozpisanych kosztów. uruchamianie z menu Dokumenty->Koszty->Zobacz koszty
Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia się podwójne okienko. W górnej części okna jest wyświetlona lista zarejestrowanych faktur kosztowych (przychodzących). Po podświetleniu w górnej części okna wybranej faktury kosztowej, w dolnej części okna pojawia się rozpisanie tej faktury na koszty dla poszczególnych lokali. Poniżej opisano zawartość dolnego okna dla różnych sposobów rozpisywania kosztów:
a. rozpisywać na lokale według formuły: dolne okno zawiera linie z poszczególnymi lokalami, wartością współczynnika (wynikającego z zastosowania formuły) dla każdego lokalu oraz kwotą przypadającą na każdy lokal. Kwota ta dla każdego lokalu zależy od współczynnika.
b. rozpisywać na lokale całą kwotę dolne okno zawiera linie z poszczególnymi lokalami oraz kwotę przypadającą na każdy lokal. Kwota ta dla każdego lokalu jest taka sama. Pole "współczynnik" nie jest wypełniane bowiem nie uczestniczy w ustaleniu końcowej kwoty przypadającej na lokal.
c. nie rozpisywać na lokale - ponieważ ten sposób rozpisywania kosztów powoduje, że "kwota kosztu do rozpisania" nie jest rozpisywana na lokale - lista lokali nie pojawia się. Pojawi się tylko jeden zapis określający całość kwoty.
d. koszt wieloskładnikowy - pojawiają się zapisy dotyczące wszystkich kosztów tworzących koszt wieloskładnikowy - zapis dotyczący każdego lokalu osobno (bez sumowania) - czyli linie z danymi lokalu pojawią się tyle razy z ilu kosztów składa sie koszt wieloskładnikowy.

W prawej górnej części okienka znajduje się linia z napisem Kolejność. Pozwla ona zmieniać kolejność wyświetlania danych w górnym oknienku. Dostępne są nastepujące możliwości:
- Sekwencyjnie: dokumenty w górnym oknie wyświetlane są w kolejności wprowadzenia do systemu.
- Kontrahnet: dokumenty w górnym oknie są wyświetlane w kolejności wedługi symboli kontrahnetów. W tym ustawieniu dokumenty związane z kosztami w czasie, (do których nie przypisuje się kontrahnetów), pojawiają sie na dole okienka.
- Koszt: dokumenty w górnym oknie są wyświetlane w kolejności wedługi symbolu kosztu użytego do rozpisania kosztu.
- Data: dokumenty w górnym oknie są wyświetlane w kolejności wedługi daty akceptacji faktury kosztowej lub daty raty kosztu dla Kosztów w czasie.
Uwaga: Ustawienie kolejności wyświetlania dokumentów w górnym okienku jest zapamiętywane i nie zmienia się przykolejnych uruchomieniach funkcji Zobacz koszty.

Funkcje dostępne podczas przeglądania kosztów:
Zakończ - zamknięcie okienka i powrót na wyższy poziom menu
- Zobacz
    - Lokal
    - Budynek
- Znajdź
    - Właściciela
    - Lokal
    - Następny lokal
- Zobacz
    - Fakturę - wyświetla szczegółowe dane dotyczące faktury związanej z podświetlonym rekordem górnej części okna.
    - Koszt - wyświetla szczegółowe dane dotyczące definicji kosztu związanego z podświetlonym rekordem dolnej części okna.
- Zobacz
    - Dane - szczegółowe dane kontrahenta, który wystawił fakturę związana z podświetlonym rekordem górnej części okna
-     Informacje - dane dodatkowe kontrahenta, który wystawił fakturę związaną z podświetlonym rekordem w górnej części okna: konta księgowe, rozrachunki.
- Dekret - tworzenie polecenia księgowania dla podświetlonej faktury.

Szczegółowe działanie:

Zakończ
Zamknięcie okienka i powrót na wyższy poziom menu.

Zobacz
- Lokal - wyświetla szczegółowe informacje dotyczące lokalu związanego z podświetlonym rekordem w dolnej części okna.
- Budynek - wyświetla szczegółowe informacje dotyczące budynku związanego z podświetlonym rekordem w dolnej części okna.

Znajdź: lokal, następny lokal
Zestaw funkcji do wyszukiwania lokali w okienku. Funkcje umożliwiają odszukanie lokalu o określonym symbolu, nazwie lub klasyfikacji. Warunki na wyszukanie lokalu wpisujemy w okienku, które pojawia się po uruchomieniu funkcji Znajdź lokal. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie lokalu spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Poszukiwanie kolejnego wystąpienia lokalu w budynku można również uruchomić używając kombinacji klawiszy: Ctrl +N.
Uwaga: dla kosztów wieloskładnikowych ten sam lokal może wystąpić kilka razy; dla każdego skladnika kosztu wieloskładnikowego. Wówczas program po odnalezieniu rekordu dla pierwszego składnika kosztu zadaje pytanie: Wyświetlić następne wystąpienie tego lokalu? Tak/Nie i po potwierdzeniu przez użytkownika ustawia się na rekordzie dla tego lokalu dla kolejnego składnika kosztu. Uruchomienie funkcji Następny lokal program poszukuje kolejnego loklau spełniającego wpisany warunek.
Znajdź właściciela
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Funkcję uruchamiamy z menu: Znajdź -> Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich:
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahentów. Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje lokal w danych wyświetlanych w okienku i podświetla odnaleziony rekord z danymi dla lokalu właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal? Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela.
Uwaga: dla kosztów wieloskładnikowych ten sam lokal może wystąpić kilka razy; dla każdego składnika kosztu wieloskładnikowego. Wówczas program po odnalezieniu rekordu dla pierwszego składnika kosztu zadaje pytanie: Wyświetlić następne wystąpienie tego lokalu? Tak/Nie i po potwierdzeniu przez użytkownika ustawia się na rekordzie dla tego lokalu dla kolejnego składnika kosztu. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to dopiero po tym pytaniu następuje pytanie o kolejny lokla tego samego właściciela: Wyświetlić następny lokal? Tak/Nie.
Drukuj
Funkcja służy do wydrukowania wyliczonych wartości kosztów. Użytkownik może wybrać zakres lokali do umieszczenia na wydruku (pod klawiszem F2 podpwiedź: wyświetla sie rejestr lokali). Dodatkowo użytkownik może wybrać opcję umożliwiającą drukowanie oprócz danych lokalu również danych właściciela lokalu.

Tworzenie dekretu księgowego dla rozliczenia kosztów: menu Koszty->Zobacz koszty->Dekret
a. Sposób księgowania: strona Wn i Ma z definicji kosztu (menu: Definicje->koszty).
- Dekret strona Wn -
    - Konto: podajemy symbol konta (analitycznego), na którym księgujemy koszty. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
    - Wzorzec konta klasyfikacji: podajemy sposób tworzenia symbolu konta klasyfikacji (jeśli podane konto analityczne ma atrybut "konto do klasyfikacji"). Po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź : możliwe wzorce symbolu konta.
- Dekret strona Ma - podajemy symbol konta. Możliwe są dwa przypadki:
    - konto, na którym księgujemy rozrachunki z dostawcami. Wprowadzamy symbol syntetycznego konta rozrachunkowego. Uwaga: nie należy podawać symbolu pełnego konta analitycznego (wraz z symbolem kontrahenta). Program sam dopisuje symbol kontrahenta. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
    - inne konto, na przykład konto z międzyokresowych rozliczeń kosztów. Wprowadzamy pełny symbol konta analitycznego. Konto nie może być rozrachunkowe. Jeśli podane konto ma ceche "klasyfikacja pomocnicza", zostanie przyjęty symbol zbiorczego konta klasyfikacji dla wspólnoty - które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej (menu: Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Klasyfikacja pomocnicza)
b. Dane do wykonania polecenia księgowania gdy konto strony MA jest rozrachunkowe:
DATY:
Faktura przychodząca                       Faktura VAT
Data otrzymania dokumentu              data otrzymania dokumentu
Data wykonania usługi                       nieużywane
Data wystawienia faktury                  data dokumentu
Termin płatności                               termin płatności faktury oraz termin płatności transakcji

- symbol dokumentu księgowego - podpowiedź XK (parametr)
- Transakcja: symbol transakcji = numer faktury przychodzącej, data transakcji = data otrzymania faktury, cechy transakcji D (dostawca), data płatności: data płatności z faktury przychodzącej. Transkacje są tworzone tylko wówczas, jeśli konto strony MA jest rozrachunkowe.
- data dokumentu = data otrzymania faktury przychodzącej kosztowej
- data księgowania - automatycznie ostatni dzień bieżącego okresu księgowego
- Termin płatności : data płatności z faktury przychodzącej. Jeśli data płatności nie jest wypełniona - termin płatności oblicza się doliczając ilość dni terminu płatności z definicji kontrahenta do daty wystawienia faktury.
- Opis do nagłówka dokumentu: symbol faktury przychodzącej kosztowej.
-Dodatkowe dane związane z VAT
- Typ dokumentu VAT - "FV" gdy dostawca ma NIP, "F" - gdy dostawca nie ma NIP
- Numer dokumentu VAT = symbol faktury przychodzącej
- Data sprzedaży = data wystawienia faktury przychodzącej. Nie musi być wypełniona.
- Data obowiązku VAT - parametrów - podpowiadana data otrzymania faktury. Musi być wypełniona.
- Klasyfikacje VAT - z danych wprowadzonych funkcją Klasyfikacje podczas rejestracji kosztów
- Kwota zapłaty - kwota brutto z faktury przychodzącej.
Kwoty:
- Gdy nie rejestrujemy VAT: tylko kwota brutto
    - na dostawcę: kwota brutto (MA) z faktury przychodzącej
    - na koszty : kwoty wynikjące z rozpisania kosztu (WN) - patrz opis Zapisy dla kont kosztowych - w sumie kwota brutto (z dokładnością do zaokrąglenia).
    - zaokraglenia: różnica pomiędzy kwotą brutto i sumą kwot z rozpisania; gdy kwota dodatnia strona Ma; gdy kwota ujemna strona WN.
- Gdy rejestrujemy VAT: kwota netto + vat
    - na dostawcę: kwota brutto (MA) z faktury przychodzącej
    - na koszty : kwoty wynikjące z rozpisania kosztu (WN) - patrz opis Zapisy dla kont kosztowych   w sumie kwota netto (z dokładnością do zaokrąglenia).
    - zaokraglenia: różnica pomiędzy kwotą netto i sumą kwot z rozpisania; gdy kwota dodatnia strona MA; gdy kwota ujemna strona WN.
    - Na klasyfikacje VAT: kwoty netto wpisane przez użytkownika funkcją Klasyfikacje podczas rejestracji kosztów (WN). VAT jest wyliczany automatycznie. Kwota brutto dla poszczególnych klasyfikacji jest wyliczana automatycznie (jeśli w definicji klasyfikacji VAT zaznaczono sugeruj kwotę brutto). Jeśli wyjdą zaokrąglenia - nie będzie się bilansował utworzony dokument oczekujący i użytkownik będzie musiał poprawić kwoty.
UWAGA: Wyboru sposobu rejestrowania kosztów (z VAT czy bez VAT) dokonujemy w parametrach modułu Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry modułu->Księgowanie kosztów
c. Dane do wykonania polecenia księgowania gdy konto strony MA nie jest rozrachunkowe - zwykłe konto analityczne. Używane na przykład przy ksiegowaniu kosztów w czasie.
- symbol dokumentu księgowego - podpowiedź XK (parametr)
- data dokumentu = data raty kosztu w czasie
- data księgowania - automatycznie ostatni dzień bieżącego okresu księgowego
- dane dotyczące transakcji - nie powstają, konto nie jest rozrachunkowe
- Opis do nagłówka dokumentu: symbol dokumentu kosztowego + opis "Czego dotyczy"
- kwota - rozpisywana kwota raty.
- zaokrąglenia: różnica pomiędzy rozpisywaną kwotą i sumą kwot z rozpisania; gdy kwota dodatnia strona Ma; gdy kwota ujemna strona WN.
d. Metoda tworzenia zapisów dla strony Wn i Ma
Treśc zapisu
- strona MA: symbol faktury przychodzącej (lub symbol dokumentu kosztów w czasie) +symbol kosztu(dla kosztów) lub "zaok" + symbol faktury przychodzącej+symbol kosztu
- strona WN: symbol faktury przychodzącej (lub symbol dokumentu kosztów w czasie)

Zapisy dla kont kosztowych:
- powstaje zawsze taka ilość zapisów w dokumencie księgowym z ilu składników składa się koszt służący do rozpisania kwoty faktury. Jeśli koszt jest jednoskładnikowy - powstaje jeden zapis. Każdy zapis ma dodatkowo zapisy dla klasyfikacji.
- metody tworzenia zapisów w zależności różnych sposobów rozpisywania kosztów:
    * rozpisywać na lokale według formuły: powstanie jeden zapis określający całość rozpisywanej kwoty. Konta - strona Wn i Ma z definicji dekretu kosztu. Jeśli konto po stronie Wn ma atrybut "do klasyfikacji" - automatycznie zostaną utworzone zapisy na kontach klasyfikacji   dotyczące każdego lokalu i każdego rodzaju kosztu.
    * rozpisywać na lokale całą kwotę powstanie jeden zapis określający całość rozpisywanej kwoty. Konta - strona Wn i Ma z definicji dekretu kosztu. Jeśli konto po stronie Wn ma atrybut "do klasyfikacji" - automatycznie zostaną utworzone zapisy na kontach klasyfikacji   dotyczące każdego lokalu i każdego rodzaju kosztu.
    * nie rozpisywać na lokale - pojawi się tylko jeden zapis określający całość rozpisywanej kwoty. Konta - strona Wn i Ma z definicji dekretu kosztu. Jeśli konto po stronie Wn ma atrybut "do klasyfikacji" - to symbol konta do klasyfikacji dla strony Wn jest symbolem rodzaju kosztu. Może to byc na przykład symbol konta do klasyfiakcji zbiorczego dla całej wspólnoty. Gdyby w wyniku błędu nie został wpisany rodzaj kosztu w definicji kosztu - zostanie przyjęty symbol konta zbiorczego wspólnoty - które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej (menu: Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Klasyfikacja pomocnicza)

UWAGI PRAKTYCZNE
1. Klasyfikacja pomocnicza.
Zakłada się, że w części wspólnotowej użytkownik wypełnia sam lub wypełniają się automatycznie wszystkie informacje niezbędne do utworzenia prawidłowego dokumentu ksiegowego. Przyjęto, że należy unikać sytuacji, w której po utworzeniu dokumentu oczekującego użytkownik musi w dokumencie oczekującym uzupełnić dane. Tak jest przy kosztach z cechą "nie rozpisywać na lokale" - jeśli konto użyte w dekrecie jest kontem do klasyfikacji, to nie ma rozpisania na klasyfikacje na lokale i trzeba informacje o klasyfikacji uzupełnić w dokumencie oczekującym. Jeśli dokument oczekujący nie zostanie uzupełniony, to powstanie nieprawidłowy dokument księgowy. Żeby tego uniknąć w takiej sytuacji jeśli konto jest do klasyfikacjki (cecha "L"), a nie ma zapisów - używa się jako konta symbolu rodzaju kosztu z definicji kosztu. Powinno tam być wpisane np. konto zbiorcze wspólnoty. Gdyby wskutek błędu nie można było znaleźć rodzaju kosztu wtedy pobiera się symbol konta, które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej (menu: Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Klasyfikacja pomocnicza). W odwrotną stronę - czyli konto nie jest do klasyfikacji, a są zapisy na klasyfikacjach - nie ma problemu - w dokumencie oczekującym zapisy na klasyfikacjach nie powstaną, księga się nie uszkodzi, ale zapewne taki działanie nie będzie zgodne z intencją użytkownika (chociaż będzie spowodowane jego błędami w definiowaniu). Podobnie, jeśli konta zaokrągleń mają cechę "L" - do klasyfikacji, przyjmuje się domyślne konto zbiorcze wspólnoty - które trzeba podać w parametrach dla klasyfikacji pomocniczej
2. Koszt wieloskładnikowy.
Przy koszcie wieloskładnikowym konto WN (czyli konto dostawcy) musi być takie same dla każdego składnika kosztu.

Uwzględnienie czasu przebywania przez lokatora w lokalu przy rozliczaniu kosztów.
Jeśli następuje zmiana właściciela lokalu, to niekiedy użytkownicy chcą mieć możliwość rozdzielania kosztów pomiędzy starego i nowego właściciela. W tym celu należy założyć nowy lokal dla nowego właściciela, na czas rozliczania kosztów na obu właścicieli niezbędne jest istnienie w zasobach systemu obu lokali i ich właścicieli: starego i nowego. Należy zadbać o to, aby właściciele mieli wpisane daty wyprowadzenia/wprowadzenia do lokalu. Rozliczenie kosztu powinno uwzględnić czas przebywania w lokalu obu właścicieli i przydzielić im koszty proporcjonalnie do ilości dni przebywania w lokalu.
W tym celu należy zdefiniować formuły korzystające z funkcji wyliczających czas przebywania właściciela (lokatora) w lokalu. Mamy do dyspozycji następujące funkcje:
- W->il_dni_u_oddo - ułamek okreslający ilość dni przebywnaia w lokalu w stosunku do ilości dni w okresie od daty do daty
- W->il_dni_oddo - ilość dni przebywania w lokalu w okresie od daty do daty
- W->il_dni_u_nadzien -ulamek: ilość dni, w czasie ktorych lokator zajmowal w lokal podzielona przez ilość dni od początku roku księgowego do daty na dzień.
- W->il_dni_nadzien - ilość dni, w czasie ktorych lokator zajmowal lokal, liczona od początku roku księgowego do daty na dzień.
W jaki sposób program określa zakres dat w okresie:
a. dla rozliczenia kosztów: wprowadzamy zakres dat w nagłówku faktury kosztowej.
b. dla kosztów w czasie: data początku i końca rozliczanej raty kosztowej.
c. dla rozliczeń mediów (ma znaczenie tylko dla dokumentów typu Rozliczenie zaliczek (RZ), wówczas gdy w definicji rozlicznia jest zaznaczone Wyrażenie na wartość, według kosztu):okres od daty początku miesiąca poczatku okresu do końcowej daty miesiąca końca okresu rozliczenia. Korekt dla dokumentów typu RZ nie wykonuje się.
d. podczas testowania wartości opłat, kosztów, rozliczeń mediów, formuł i stałych:
- testowanie z parametrami (funkcja Zobacz z parametrami): w okienku do wprowadzania parametrów pojawia się możliwość wprwadzenia dat od do.
- testowanie bez parametrów (funkcja Zobacz wartości): program przyjmuje daty puste
W jaki sposób program określa datę na dzień:
a. dla naliczeń opłat: data naliczenia. Korekta naliczenia: data korekta na dzień.
b. dla rozliczenia kosztów: data otrzymania faktury.
c. dla kosztów w czasie: data początku rozliczanej raty kosztowej
d. dla rozliczeń mediów (ma znaczenie tylko dla dokumentów typu Rozliczenie zaliczek (RZ), wówczas gdy w definicji rozlicznia jest zaznaczone Wyrażenie na wartość, według kosztu): data rozliczenie na dzień. Korekt dla dokumentów typu RZ nie wykonuje się.
e. podczas testowania wartości opłat, kosztów, rozliczeń mediów, formuł i stałych:
- testowanie z parametrami (funkcja Zobacz z parametrami): w okienku do wprowadzania parametrów pojawia się możliwość wprwadzenia daty (Na dzień:)
- testowanie bez parametrów (funkcja Zobacz wartości): daty nie wprowadza się, jeśli wcześniej nie wprowadzono daty Na dzień:, program przyjmuje datę pustą.

Przykładowy sposób definiowania kosztu uwzględniającego starego i nowego właściciela:
a. definiujemy formułę do wyliczenia kosztu: F_UDZIAL_DNI
- formuła ta wylicza dla każdego lokalu część kosztu według udziału: daj_zK("UDZIAŁ)*daj_zK("KOSZT")
- następnie wyliczona część kosztu jest mnożona przez ułamek: ilość dni przebywania w lokalu w okresie podzielona przez całkowitą ilość dni w okresie. Ten ułamek wylicza funkcja W->il_dni_u_oddo. Jeśli właściciel przebywał w lokalu przez cały okres, to ułamek wynosi 1, jeśli tylko przez częśc okresu: to ułamek jest mniejszy od jednego, proprcjonalnie do ilości dni przebywania w loklau.
b. definiujemy koszt K_UDZIAL_DNI:
- formuła na kwotę kosztu: F_UDZIAL_DNI
- rozpisywać na lokale całą kwotę.
- reszta definicji kosztu standardowo.
c. wprowadzamy fakturę kosztową.
- wpisujemy w nagłówku faktury okres, np od: 08.01.01 do: 08.01.31.
- rozpisujemy koszt na wszystkie lokale według kosztu K_UDZIAL_DNI.
- jeśli w zasobach są lokale, w których właścicle nie przebywali w lokalu pełną ilość dni (czyli 31), program dla tych lokali odpowiednio pomniejszy kwotę przypadającego kosztu.

Uwagi:
1. Jeśli nie będa sie zgadzały daty wprowadzenia/wyprowadzenia (czyli na przykład będą lokale, w których w okresie nikt nie przebywa), to koszt nie rozliczy się bez reszty.
2. Zakres podawanych dat nie musi się zawierać w bieżącym roku księgowym. W funkcji W->il_dni_u_oddo() przy wyliczeniu mianownika ułamka dla każdego loklu liczy się ilość dni pomiędzy datami od do, data początku roku księgowego nie ma znaczenia.

Opłaty
Naliczanie
Funkcja służy do wykonania miesięcznego naliczenia opłat dla właścicieli. Uruchamianie z menu: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z możliwością wyboru operacji:
- Licz opłaty - wykonuje nowe naliczanie opłat
- Korekta - umożliwia wprowadzenie korekty naliczenia
- Poprzednie naliczenia - do oglądania wykonanych naliczeń - patrz opis funkcji Zobacz naliczenia.
- Zrezygnuj - rezygnacja z wykonywania naliczeń.

Wszystkie wykonane naliczenia oraz korekty naliczeń są przechowywane w rejestrze - każde jako osobny dokument. Dokumenty naliczeń mają symbol "NA", korekty naliczeń - mają symbol "KN". Każde naliczenie lub korekta dotyczy jednego miesiąca. Można wykonywać dowolnie wiele naliczeń oraz korekt naliczeń dla tego samego miesiąca. Można je również usuwać. Dzięki temu można wykonywać próbne naliczenia, szczególnie w początkowej fazie pracy z programem - aby sprawdzić prawidłowość naliczeń na poszczególne lokale. Prawidłowo wykonane naliczenia należy przenieść do danych rozrachunkowych w F/K - służy do tego funkcja Polecenie księgowania. Należy pamiętać jednak o tym, że polecenie księgowania można wykonać tylko dla jednego naliczenia dla danego miesiąca. Ograniczenie to nie dotyczy dokumentów korekt - można wykonywać polecenie księgowania dla dowolnej ilości korekt dla jednego miesiąca. Oczywiście nie wolno powtarzać polecenia księgowania dla tego samego dokumentu naliczenia bądź korekty naliczenia.

Licz opłaty
Funkcja wykonuje naliczanie opłat. Po jej wywołaniu pojawia się okienko. Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- Cennik - symbol cennika, z którego będą pobierane ceny do wykonania naliczeń opłat. Podpowiadany jest symbol cennika używanego w ostatnim naliczeniu. Cennik musi obowiązywać w wybranym miesiącu naliczenia.
- Pole wyboru:
    -- Naliczenie dla wszystkich lokali - naliczenie wykona się dla wszystkich lokali we wspólnocie
    -- Naliczenie dla wybranych lokali - po wybraniu tej opcji pojawia się ekran z możliwością wybrania lokali, dla których zostanie wykonane naliczenie. Sposób wybierania lokali w budynkach jest opisany tutaj: Wybór lokali w budynkach.
    -- Budynki osobne dokumenty - pow ybraniu tej opcji pojawia się ekran z możliwością wyboru budynków, dla których zostanie wykonane naliczenie. Dla każdego budynku powstanie osobny dokument naliczenia. Opcja przydatna dla wspólnot (spółdzielni), w których jest wiele budynków i dla każdego budynku wykonuje sie osobne naliczenie w miesiącu. Szczegółowy opis jest tutaj: Zbiorcze wykonywanie naliczeń na budynki.
- Naliczenie za miesiąc - podajemy miesiąc, dla którego jest wykonywane naliczenie. Po naciśnięciu klawisza F2 wyświetla się podpowiedź.
- Naliczenie na dzień - podpowiada się data skonstruowana w następujący sposób: rok z księgi, miesiąc z miesiąca naliczenia, dzień pobierany z parametru dla księgowania naliczeń (parametr wprowadzany funkcją Wspólnoty->Obsługa->Administrator->Parametry modułu->Księgowanie naliczeń->Data naliczenia na dzień miesiąca). Datę możemy zmienić. Wpisana tutaj data jest podpowiadana jako data księgowania dokumentu naliczenia podczas wykonywania polecenia księgowania.
- Opis dokumentu - dodatkowy opis dokumentu umieszczany w nagłówku. Wpisany tutaj opis jest pobierany do nagłówka dokumentu księgowego tworzonego podczas wykonywania polecenia księgowania. Jeśli pole nie jest wypełnione - wpisywane do dokumentu księgowego wpisywany jest tekst: "Naliczenie za " + miesiąc naliczenia.
Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych przyciskiem Dalej jest uruchamiane naliczanie. Opłaty są naliczane dla wszystkich lokali we wszystkich budynkach, bądź dla wybranych lokali w budynkach. Po zakończeniu naliczania jest wyświetlany dokument naliczenia. Dla każdego lokalu są wyświetlane w ramce dane lokalu oraz suma opłat, a poniżej są wyszczególnione poszczególne opłaty dla każdego lokalu: symbol opłaty, ilość, cena i wartość. Dokument naliczenia powstaje automatycznie i nie jest możliwe ręczne ingerowanie w wartości wyliczonych opłat. Zmiana dokumentu naliczenia następuje poprzez zmianę parametrów służących do wyliczeń wartości opłat (parametrów, cen, formuł obliczeniowych itp). Korektę poszczególnych opłat w lokalach uzyskujemy funkcją Korekta naliczeń.
Prawdopodobnie najczęściej będziemy wykonywać naliczenia jeden raz w miesiącu dla całej wspólnoty, bądź też jeden raz w miesiącu dla każdego budynku we wspólnocie. Program dopuszcza tutaj wybór użytkownika. Również dla każdego lokalu możemy wykonać dowolną ilość naliczeń w miesiącu. Jednakże polecenie księgowania (czyli przekazanie informacji o naliczeniu do rozrachunków) możemy wykonać dla lokalu tylko jeden raz dla każdego miesiąca. Stąd powstała konieczność wprowadzenia statusów, które dla każdego miesiąca przechowują aktualny stan naliczenia dla lokalu. Jeżeli wykonujemy naliczenia jednorazowo dla całej wspólnoty raz w miesiącu sprawa statusów miesięcy i lokali nie jest dla nas istotna.
Status lokalu dla naliczenia w miesiącu:
- Naliczono
- Nie naliczono
Status lokalu dla polecenia księgowania (PK) w miesiącu:
- Wykonano
- Nie wykonano
Powstała również konieczność określenia osobnych statusów dla każdego miesiąca naliczenia:
Status miesiąca dla naliczenia:
- Naliczono - gdy w miesiącu wykonano naliczenia dla wszystkich lokali wspólnoty
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano naliczenia dla części lokali wspólnoty
- Nie naliczono - gdy w miesiącu nie wykonano naliczenia dla żadnego lokalu wspólnoty
Status miesiąca naliczenia dla polecenia księgowania (PK):
- Wykonano - gdy w miesiącu wykonano PK dla wszystkich lokali wspólnoty
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano PK dla części lokali wspólnoty
- Nie wykonano - gdy w miesiącu nie wykonano PK dla żadnego lokalu wspólnoty

Szczegóły dotyczące statusów miesięcy i lokali dla naliczenia oraz sposoby ich zmiany i uaktualniania są opisane w części dla administrtora: Obsługa ->Administator wspólnoty -> Naliczenia -> Miesiące.

Zbiorcze wykonywanie naliczeń na budynki

Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty
Wybieramy opcję Budynki osobne dokumenty. Pojawia się okienko do wyboru tych budynków, dla których chcemy wykonać naliczenie.
Okienko do wyboru budynków zawiera następujące dane:
- Symbol: symbol budynku
- Nazwa budynku: nazwa (opis) budynku
W okienku wyświetlone są wszystkie budynki z zasobów systemu.
Zaznaczanie (wybieranie) budynków:
Na wstępie wszystkie budynki są zaznaczone (czyli wybrane ): po lewej stronie symbolu budynku jest "ptaszek". Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Usuń zaznaczenie: wówczas żaden budynek nie będzie wybrany. Pojedyńcze budynki wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w nazwę lub symbol budynku. Powtórne kliknięcie w zazaczony budynek powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania budynków w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka budynki są wyświetlane według symbolu budynku: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Symbol. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Nazwa to budynki w okienku ustawią się w kolejności według pola Nazwa.
Wyszukiwanie budynków w okienku:
Możemy szybko wyszukać budynek wpisując początkowe znaki symbolu lub nazwy budynku. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Symbolu to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać budynek po nazwie, wówczas wybieramy Kolejność według Nazwy i wpisujemy początkowe znaki nazwy: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na budynku Boczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na budynku Boh. Września 1.
Przebieg naliczenia zbiorczego:
Wybrane budynki akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Po wybraniu budynków, cennika i miesiąca naliczenia program przystepuje do zbiorczego wykonania naliczenia na budynki. Zasady wykonania tego naliczenia są następujące:
- program sprawdza czy jest możliwe wykonanie naliczenia dla budynku
- dla każdego budynku jest wykonywane naliczenie dla wszystkich lokali w budynku.
- dla każdego budynku powstaje osobny dokument naliczenia.
- w nagłówku tak utworzonego dokumentu naliczenia w polu Opis zapisuje się informacja o symbolu i nazwie budynku oraz o miesiącu naliczenia.
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wykonywania naliczenia dla poszczególnych budynków
Naliczenie na wiele budynków może wykonywać się długo, na ekranie jest wyświetalna informacja o przebiegu wykonywania naliczenia na poszczególne budynki.
Przerwanie wykonywania naliczenia zbiorczego:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wykonywanie naliczenia dla bieżącego budynku i przerwie naliczanie na budynki. W raporcie z przebiegu wykonywania naliczenia pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego naliczenia:
Po zakończeniu wykonywania naliczenia pojawia się informacja zbiorcza o ilości budynków wybranych do wykonania naliczenia oraz o ilości utworzonych dokumentów naliczeń. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy wydrukowanie raportu szczegółowego po zakończeniu wykonywnia naliczenia zbiorczego. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których budynków naliczenia się nie wykonały, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i wykonać ponownie naliczenia. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy:

RAPORT: ZBIORCZE NALICZANIE NA BUDYNKI

Budynek	Nazwa budynku	Wykonano naliczenie	Cennik	Suma naliczenia	Opis
01001	Dębno, Boczna 1/	TAK	C_01001_01	581.62	Wykonano naliczenie dla budynku
01003	Dębno, Boczna 3/	TAK	C_01003_01	206.86	Wykonano naliczenie dla budynku
02001	Dębno, Boh.Września 1/9/	TAK	C_02001_01	20,362.96	Wykonano naliczenie dla budynku
02004	Dębno, Boh.Września 4/	TAK	C_02004_01	1,149.79	Wykonano naliczenie dla budynku
02006	Dębno, Boh.Września 6/	TAK	C_02006_01	864.27	Wykonano naliczenie dla budynku
02008	Dębno, Boh.Września 8/	TAK	C_02008_01	108.47	Wykonano naliczenie dla budynku
02011	Dębno, Boh.Września 11/19/	TAK	C_02011_01	21,274.02	Wykonano naliczenie dla budynku
02021	Dębno, Boh.Września 21/	TAK	C_02021_01	2,516.22	Wykonano naliczenie dla budynku
02025	Dębno, Boh.Września 25/	TAK	C_02025_01	807.06	Wykonano naliczenie dla budynku
02027	Dębno, Boh.Września 27/	TAK	C_02027_01	1,025.85	Wykonano naliczenie dla budynku
02029	Dębno, Boh.Września 29/	TAK	C_02029_01	294.98	Wykonano naliczenie dla budynku

Korekta naliczeń

Funkcja uruchamiana z menu: Dokumenty->Opłaty->Naliczanie->Korekta. Korektę naliczenia wykonuje się jeśli właściwe naliczenie za miesiąc zostało zaksięgowane. Jeśli jeszcze nie zaksięgowano naliczenia- zaleca się usunąć błędne naliczenie, wprowadzić wymagane poprawki i wykonać je jeszcze raz bez konieczności wykonywania korekty.
Korekta może być używana do poprawienia źle naliczonych danych (np. były wpisane źle parametry - np. nieodpowiednia ilość osób w lokalu). Drugim sposobem wykorzystania korekty jest sytuacja, kiedy zmienia się właściciel w środku miesiąca i musimy wykonać i zaksięgować naliczenie dwa razy w ciągu tego samego miesiąca dla tego samego lokalu - patrz opis Zmiana właściciela lokalu w trakcie miesiąca.

Są trzy sposoby wykonywania korekty naliczenia:
- dla lokali pojedyńczo: do dokumnetu korekty wybieramy i dopisujemy korygowane lokale - każdy lokal osobno.
- dla lokali zbiorczo: do dokumnetu korekty dopisujemy wiele lokali jednocześnie, mamy możliwość dowolnego wyboru opłat dla lokali.
- korekta dokumentu: podstawą korekty jest wybrany dokument naliczenia: wszytskie lub wybrane zapisy tego dokumentu są pobierane ze znakiem przeciwnym.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzania danych Wprowadeanie korekty. Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- Cennik - symbol cennika, z którego będą pobierane ceny do wykonania naliczeń opłat. Podpowiadany jest symbol cennika używanego w ostatnim naliczeniu. Cennik musi obowiązywać w wybranym miesiącu korekty naliczenia. Wypełnienie pola z cennikiem jest wymagane tylko wtedy, kiedy będziemy używać funkcji Oblicz wartości do automatycznego obliczania wartości korekty naliczenia.
- Naliczenie za miesiąc - podajemy miesiąc, dla którego jest wykonywana korekta naliczenia. Po naciśnięciu klawisza F2 wyświetla się podpowiedź. Podany miesiąc służy do utworzenia symbolu transakcji dla rozrachunku z właścicielem oraz do utworzenia daty księgowania (ostatni dzień miesiąca korekty naliczenia).
- Korekta na dzień - podpowiada się bieżąca data. Wpisana tutaj data jest podpowiadana jako data dokumentu korekty naliczenia podczas wykonywania polecenia księgowania.
- Opis dokumentu - dodatkowy opis dokumentu umieszczany w nagłówku. Wpisany tutaj opis jest pobierany do nagłówka dokumentu księgowego tworzonego podczas wykonywania polecenia księgowania. Jeśli pole nie jest wypełnione - wpisywane do dokumentu księgowego wpisywany jest tekst: "Korekta naliczenia za " + miesiąc naliczenia. Można tutaj wpisać na przykład przyczyny korekty.
Następnie mamy możliwość wybrania jednego z trzech sposób wykonia korekty:
- Lokale pojedyńczo
- Lokale zbiorczo
- Lokale z dokumentu
Poniżej opisano sposób postępowania dla każdego sposbu:
Lokale pojedyńczo
Zaznaczamy opcję Lokale pojedyńczo, uzupełniamy pozostałe pola. Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych przyciskiem Dalej pojawia się okienko z dokumentem korekty naliczenia. Na tym etapie wprowadzania dokument jest jeszcze pusty: uzupełnione są tylko dane dotyczące nagółwka. Każdy dokument składa się z nagłówka oraz z zapisów dla poszczególnych lokali. Za pomocą funkcji: Dodaj możemy dodawać zapisy korekt dla poszczególnych lokali. Mamy również możliwość zmieniania i usuwania korekt dla lokali. Dostępne funkcje:
- Dodaj - umożliwia dodanie danych korekty dla jednego lokalu.
- Zmień - umożliwia zmiany w danych korekty dla jednego lokalu
- Usuń - usuwa dane korekty dla jednego lokalu.
- Zrezygnuj - rezygnacja z wprowadzania całego dokumentu korekty
- Dalej - zaakceptowanie i zapisanie wprowadzonego dokumentu korekty.
Przebieg dodawania danych korekty dla jednego lokalu (Dodaj):
- Wybieramy budynek, w którym znajduje się lokal oraz lokal, w którym musimy skorygować naliczenia. Po naciśnięciu klawisza F2 możemy uzyskać podpowiedź: listę budynków oraz - po wybraniu budynku - listę lokali w budynku.
- Pojawia się okienko do wprowadzenia danych korekty. Poniżej opisano znaczenie poszczególnych elementów tego okienka:
- W górnej części okienka - dane lokalu. Jeśli klikniemy myszką na którymś z pól danych lokalu wyświetli się okienko ze szczegółowymi danymi.
- Poniżej wyświetlone są symbole wszystkich opłat przypisanych aktualnie temu lokalowi. Wszystkie opłaty maja wartości puste. W polu "wartość" wpisujemy wartość brutto korekty dla danej opłaty. Wartość netto i kwotę VAT program wyliczy zgodnie ze stawka VAT podana w definicji opłaty. Jeżeli wpiszemy wartość ze znakiem minus - nastąpi zmniejszenie obciążenia właściciela. Jeśli wartość korekty będzie ze znakiem plus - nastąpi dodatkowe obciążenie właściciela lokalu wpisaną wartością.
- Po ustawieniu się na linii dotyczącej wybranej opłaty w okienku poniżej pojawia się nazwa wybranej opłaty. Jeśli klikniemy myszką na polu z nazwą opłaty - pojawi się okienko ze szczegółowymi danymi wybranej opłaty.
- przycisk Dodaj opłatę - służy do dodania do listy korygowanych opłat dla lokalu nowej opłaty, która nie jest przypisana aktualnie do lokalu. Po naciśnięciu tego klawisza pojawia się lista opłat do wyboru. Uwaga: dodanie opłaty do korekty dla lokalu w żadnym wypadku nie powoduje zmiany listy opłat przypisanych na stałe do lokalu!
- Przycisk Oblicz wartości - służy do automatycznego obliczania wartości korekty naliczenia - patrz opis Oblicz wartości.
- Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych przyciskiem Dalej tworzone są zapisy dokumentu korekty dla lokalu. Następuje powrót do poprzedniego okienka (z nagłówkiem dokumentu korekty). W tym momencie dokument korekty nie jest jeszcze utworzony. Możemy usunąć dane dotyczące lokalu funkcją Usuń lub zmienić je funkcją Zmień. Możemy dodać korektę dla następnego lokalu funkcją Dodaj. Jeśli wprowadzimy dane dla wszystkich lokali zapisujemy dokument korekty naciskając przycisk Dalej.
Uwaga: należy pamiętać o tym, że zapisy dla korekty dla lokalu są tworzone tylko dla opłat, które mają przypisane wartości. Jeśli wartość korygowanej opłaty jest pusta, to opłata ta nie doda sie do zapisów dokumentu korekty dla lokalu. Warto o tym pamiętać jeśli np. dodamy funkcją Dodaj opłatę niewłaściwe symbole opłat: dopóki nie wpiszemy konkretnej wartości dodanym opłatom, to błędnie dodane opłaty nie wpływają na wysokość korekty dla lokalu. Zauważmy, że opłata z wartością "0" zostanie dodana.

Lokale zbiorczo
Uzupełniamy pola w okienku (datę i miesiąc korekty) i zaznaczamy opcję Lokale zbiorczo. Program wyświetla nam kolejne okno do wprowadzenia danych szczegółowych pozwalających na utworzenie dokumentu korekty dla wielu lokali:
1. Wybór lokali, które dla których będizemy wykonywali korektę Lokale do korekty:
- Wszystkie lokale - jeśli zaznaczymy ten wybór, to do dokumentu korekty zostaną dodane wszystkie lokale
- Wybrane lokale - jeśli zaznaczymy ten wybór, to pojawi się okno do wyboru budynków i lokali w budynkach. Korekta będzie dotyczyła wszystkich wybranych lokali.
2. Wybór rodzaju korekty: zwiększenie lub zmniejszenie obciążenia Znak dla kwot (wartości opłat):
- Znak + lokale zostaną dodatkowo obciążone wyliczonymi wartościami
- Znak - nastąpi zmniejszenie obciążenia dla lokali
3. Wybór opłat, dla których będzie wykonywana korekta. Wybór opłat dla lokali:
- Wszystkie opłaty przypisane do lokalu - dla każdego lokalu do dokumentu korekty zostaną przepisane wszystkie opłaty, które lokal ma zdefiniowane. Zestaw tych opłat może być oczywiście różny dla każdego lokalu.
- Wybór opłat - po wybraniu tej opcji wyświetli się okno z wykazem wszystkich opłat zdefiniowanych w systemie. Klikając lewym klawiszem myszki na linii z opłatą zaznaczamy te opłaty, dla których ma być wykonana korekta. Po zaznaczeniu, z lewej strony symbolu wybranej opłaty pojawi się na ekranie "ptaszek". Wybrany w ten sposób zestaw opłat jest dla wszystkich lokali jednakowy.
4. Określenie ilości dni, które posłużą do wyliczenia wartości opłat Ilość dni do wyliczenia wartości opłat:
- Ilość dni w miesiącu korekty: maksymalna ilość dni do wyliczenia czyli ilośc dni w miesiącu korekty
- Podaj ilość dni do wyliczenia - należy podać ilość dni, za które będą wyliczane wartości opłat.
- Ilość dni przebywania w lokalu w miesiącu korekty - program wylicza ile dni obecny właściciel przebywał w lokalu w miesiącu korekty i tą ilość pobiera do obliczeń.
- Ilość dni nieprzebywania w lokalu w miesiącu korekty - program wylicza ile dni obecny właściciel nie przebywał w lokalu w miesiącu korekty i tą ilość pobiera do obliczeń.
Po wprowadzeniu wszystkich danych akceptujemy wybierając Dalej i powracamy do poprzedniego okienka. W tym okienku również wybieramy przycisk Dalej. Program przystępuje do tworzenia zbiorczego dokumnetu korekty: dodaje poszczególne lokale do dokumentu, dla każdego lokalu dodaje wybrane opłaty i wylicza wartości opłat zgodnie z wybranymi opcjami. Następnie wyświetla dokument korekty. Dalszy sposób postępowania z utworzonym dokumentem taki jak w przypadku wyboru Lokale pojedyńczo.

Lokale z dokumentu
Ta opcja pozwala wykonać korektę wybranego dokumentu naliczenia. Po jej program wyświetla kolejne okienko do wprowadzenia danych szczegółowych:
1. Wybranie dokumentu do korekty:
- Wybierz dokument - klawisz służący do wyboru dokumentu naliczenia do skorygowania. Po jego naciśnięciu pojawia się okno z listą wykonanych naliczeń. Wybieramy naliczenie do skorygowania ustawiając się na rekordzie zawierającym naliczenie i naciskając klawsz Wybór. W oknie pojawiają się te dokumenty naliczenia, które mają wykonane polecenie ksiegowania (czyli te, które zostały zaksiegowane). Jeśli chcemy wyświetlic wszytskie dokumenty naliczenia wybieramy z menu górnego okna funkcję Filtr, a następnie Brak.
- Wyczyść wybór - wymazuje dane o wybranym fokumencie naliczenia do skorygowania.
2. Wybór lokali, które dla których będizemy wykonywali korektę Lokale do korekty:
- Wszystkie lokale - jeśli zaznaczymy ten wybór, to do dokumentu korekty zostaną dodane wszystkie lokale z dokumentu korekty
- Wybrane lokale - jeśli zaznaczymy ten wybór, to pojawi się okno do wyboru budynków i lokali w budynkach. Lista zawierać będzie tylko budynki i lokale z dokumentu wybranego do korekty.
3. Wybór rodzaju korekty: Znak dla kwot (wartości opłat):
- Znak przeciwny - wszystkie opłaty zostaną przepisane ze znakiem przeciwnym (jeśli wartość opłaty była dodatnia, zostanie zmieniona na ujemną, a jeśli wartość opłaty w korygowanym dokumencie była ujemna - zostanie zmieniona na dodatnią). W ten sposób uzyskamy efekt wycofania zapisów korygowanego dokumentu.
- Znak + lokale zostaną dodatkowo obciążone wyliczonymi wartościami
- Znak - nastąpi zmniejszenie obciążenia dla lokali
Po wprowadzeniu wszystkich danych akceptujemy wybierając Dalej i powracamy do poprzedniego okienka. Zauważmy, ze program sam uzupełni nam pole Naliczenie za miesiąc wpisując miesiąc z wybranego dokumentu oraz pole Opis dokumentu. Musimy uzupełnić datę Korekta na dzień.Wybieramy przycisk Dalej. Program przystępuje do tworzenia zbiorczego dokumnetu korekty: przepisuje z wybranego dokumentu wybrane (bądź wszystkie) lokale, dla każdego lokalu przepisuje opłaty z odpowiednim znakiem. Następnie wyświetla dokument korekty. Dalszy sposób postępowania z utworzonym dokumentem taki jak w przypadku wyboru Lokale pojedyńczo.
Uwaga: można również wykonać korektę pojedyńczego dokumentu bepośrednio z menu do przeglądania dokumentów naliczeń: Dokumenty -> Opłaty -> Zobacz naliczenia -> Korekta.

Problem wyboru cenników do wykonania korekty naliczenia:
Zasada ogólna: podczas wykonywania naliczeń opłat zawsze musi być wybrany cennik (lub wszystkie wybrane budynki muszą mieć wpisany cennik) i jest pilnowany wymóg, aby wybrany cennik obowiązywał w miesiącu wykonania naliczenia. Dla korekt naliczeń po pierwsze: nie zawsze jest potrzebny cennik (możemy wpisywać wartości korygowanych opłat bez konieczności wyliczania wartości opłat przy użyciu cennika) po drugie: powodem korekty może być np. błędnie wybrany cennik i wówczas program nie powinien ograniczać możliwości wykonania korekty sprawdzający symbol cennika. W związku z tym dla korekt naliczeń program sprawdza czy cennik obowiązuje w miesiącu korekty, ale w przypadku gdy nie obowiązuje - tylko ostrzega, a nie blokuje możliwości wykonania korekty.
Szczegóły wyboru cennika dla różnych przypadków wykonywania korekty naliczenia:
1. Lokale pojedyńczo - cennik ma znaczenie tylko wtedy, gdy używamy funkcji Oblicz wartości:
a. gdy w nagłówku korekty wpisany jest symbol cennika: w funkcji Oblicz wartości program podpowiada wpisany symbol cennika, ale pozwala zmienić na dowolnie wybrany inny cennik.
b. gdy w nagłówku korekty jest zaznaczona opcja Cenniki z budynków: w funkcji Oblicz wartości podpowiada się symbol cennika z budynku,w którym znajduje się lokal, ale program pozwala zmienić na dowolnie wybrany inny cennik. Jeśli budynek nie ma przypisanego cennika: pole symbol cennika jest puste, użytkownik musi je wypełnić.
Po zaakceptowaniu ekranu z nagłówkiem korekty, przed wejściem do wykonywania korekty dla lokali pojedyńczo program sprawdza czy wybrany cennik (bądź też cenniki przypisane do wszystkich budynków) obowiązują w miesiącu korekty, ale daje tylko ostrzeżenie, nie blokuje. Gdy w nagłówku korekty zaznaczona opcja Cenniki z budynków, a któryś z budynków nie ma wpisanego symbolu cennika: ostrzega, ale nie blokuje. W tym momencie można zrezygnowac z wykonywania korekty albo przejść dalej do dodawania lokali pojedyńczo.
2. Lokale zbiorczo:
Ponieważ korekta nalicznia dla lokali zbiorczo polega na wyliczeniu wartości opłat dla lokali, więc do obliczeń symbol cennika jest niezbędny: albo musi być podany symbol cennika, albo zaznaczona opcja Cenniki z budynków. Nie ma wymogu, żeby cennik obowiązywał w miesiącu korekty. Natomiast jeśli są zaznaczone Cenniki z budynków, nie można przepuścić sytuacji, że budynek jest wybrany, a nie ma przypisanego żadnego cennika bo wtedy nie dałoby się obliczyć opłat dla lokali z tego budynku.
a. gdy w nagłówku korekty wpisany jest symbol cennika: program sprawdza czy wpisany symbol cennika obowiązuje w miesiącu wykonania korekty. Jeśli nie - ostrzega, ale nie blokuje, jest możliwość wycofania z wykonywnia korekty.
b. gdy w nagłówku korekty zaznaczona opcja Cenniki z budynków: program sprawdza:
- czy wszystkie wybrane budynki mają przypisane cenniki - jeśli nie - błąd krytyczny, przerwanie wykonywania korekty.
- czy cenniki przypisane do wybranych/wszystkich budynków obowiązują w miesiącu wykonywania korekty: jeśli nie: ostrzega, ale nie blokuje. Daje możliwość przerwania sprawdzania cenników.
c. po dodaniu lokali zbiorczo do dokumnetu dalej postępowanie jak w przypadku opcji Lokale pojedyńczo: możliwość dodania pojedyńczych lokali, używanie funkcji Oblicz wartości - wybór cenników - zgdonie z opisem w Lokale pojedyńczo.
3. Korekta dokumentu - cennik bez znaczenia, korekta dokumentu polega na przepisaniu z przeciwnym znakiem wartości opłat dla wszystkich lokali z korygowanego dokumentu.
Po utworzeniu zapisów do dokumentu korekty dalej można doodawać pojedyńcze lokale i obliczać dla nich wartości według zasad jak dla Lokale pojedyńczo - czyli swobodny wybór cennikal cennik ma znaczenie tylko wtedy, gdy używamy funkcji Oblicz wartości.

Oblicz wartości
Funkcja Oblicz wartości jest pomyślana jako pomocnicza podczas tworzenia korekt do automatycznego wyliczenia wartości korekty dla wszystkich opłat dla właściciela (lokalu). Jest szczególnie przydatna podczas zmiany właściciela w trakcie miesiąca. Służy do wyliczenia jaka część opłat przypada na właściciela w zależności od tego ile dni w miesiącu zajmuje on lokal. Uwaga: jesli dodamy nowe opłaty funkcją Dodaj opłaty, to będą one równiez uczestniczyly w wyliczeniach funkcji Oblicz wartości.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia danych. Podajemy ile dni w korygowanym miesiącu właściciel zajmował lokal. Musimy również podać symbol cennika według którego będą wyliczane opłaty. Musimy również wybrać znak korekty: znak minus powoduje zmniejszenie obciążenia, znak plus powoduje zwiększenie obciążenia. Akceptujemy okienko przyciskiem Dalej. Program wylicza współczynnik jako ułamek: podana_ilość_dni/ilość_dni_w_korygowanym_miesiącu. Następnie wylicza wszystkie opłaty dla właściciela (według definicji obowiązujących w momencie wykonywania korekty - nie sięga do oryginalnych zapisów naliczenia korygowanego miesiąca!) i mnoży je przez wyliczony współczynnik. Powracamy do poprzedniego okienka (z zapisami korekty dl alokalu): obok symbol opłat pojawiają się wyliczone wartości. Dodatkowo w okienku pojawia się informacja o wybranym cenniku oraz ilości dni, na podstawie której były wyliczone wartości opłat. Możemy tutaj wyliczone wartości opłat zmienić.
Inormacje o ilości dni dodano również przy oglądaniu zawartości dokumentu (funkcja Opłaty->Naliczenie->Poprzednie naliczenia lub Opłaty->Zobacz naliczenia). Dla dokumentu korekty (KN), dla którego użyto funkcji Oblicz wartości i podano ilość dni do korekty wyświetla się informacja "Dni: "+ ilość dni. Ilość dni jest ilością dni, która posłużyła do wyliczenia wartości wszystkich opłat. Uwaga: wartości opłat mogą być zmienione przez użytkownika już po automatycznym wyliczeniu na podstawie podanej ilości dni.
Podstawowym wykorzystaniem funkcji Oblicz wartości jest wyliczanie wartości opłat przy zmianie właściciela lokalu w trakcie miesiąca - patrz opis Zmiana właściciela lokalu w trakcie miesiąca. Możemy również wykorzystać tą funkcje dla innych celów: jeśli wpiszemy ilość dni równą ilości dni w miesiącu uzyskamy naliczenie dla jednego lokalu. Jeśli wpiszemy ilość dni równą 0 uzyskamy wyzerowanie wartości wszystkich opłat.

UWAGI PRAKTYCZNE

W jaki sposób obliczana jest wartość naliczenia dla jednego lokalu?
1. Obliczenia są wykonywane dla wszystkich opłat przypisanych do lokalu (przypisywanie opłat funkcją z menu Zasoby-<Budynki->Lokale->Opłaty)
2. Dla każdej przypisanej opłaty odszukiwana jest definicja opłaty (definiowanie opłat: patrz Definicje->opłaty)
3. Dla każdej opłaty stosowany jest następujący wzór wyliczenia wartości:
Wartość_netto = Cena_netto * Ilość - wartość zaokraglona do 2 miejsc po przecinku
Wartość_VAT = wartość_netto * stawka VAT - wartość zaokrąglona do 2 miejsc po przecinku
Wartość_brutto = Wartość_netto + Wartość_VAT
4. Wyliczenie ceny netto:
W programie cenę możemy zdefiniować w następujacy sposób
a. cena pobierana z cennika - podajemy symbol ceny. Podczas naliczania program odszukuje symbol ceny w aktualnym cenniku (symbol aktualnego cennika jest podawany przez użytkownika). Następnie program pobiera cenę netto z cennika. Dla wszystkich lokali cena jest wówczas taka sama.
b. cena pobierana jako parametr - podajemy symbol parametru. Program odszukuje w parametrach przypisanych do lokalu parametr o podanym symbolu. Następnie pobiera wartość parametru. Jest to cena netto. Dla każdego lokalu może być inna cena - w zależności od wartości parametru przypisanego do lokalu.. (przypisywanie parametrów dla lokalu funkcją wywoływaną z menu: Budynki->Lokale->Parametry)
c. cena obliczana za pomocą formuły - podajemy symbol formuły służącej do obliczenia ceny. Formuła jest pobierana z rejestru definicji formuł (wprowadzanie definicji formuł funkcją wywoływaną z menu: Rejestry->Definicje formuł). Jest prostą formułą matematyczną, która pozwala dodawać, odejmować, mnożyć i dzielić przez siebie różne parametry i ceny. Wartości parametrów są odczytywane zawsze dla wybranego lokalu. Wyliczona wartość formuły stanowi cenę netto. Dla każdego lokalu może być inna cena - w zależności od wartości wyliczonych przez formułę.
Uwagi: wyliczona cena jest zawsze ceną netto. Cena jest zawsze zaokrąglana do 2 miejsc po przecinku.
5. Wyliczenie ilości.
W programie ilość możemy wyliczyć w następujacy sposób:
a. ilość pobierana z licznika - podajemy symbol licznika. Jako ilość pobierana jest wartość średniego zużycia dla tego licznika w wybranym lokalu (średnie zużycie wprowadzamy funkcją: Budynki->Lokale->Liczniki->Licznika->Dodaj(Zmień)->Zużycie średnie lub automatycznie podczas wykonywania bilansu otwarcia dla liczników (Obsługa->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników->Wykonaj średnie zużycie) ).
b. ilość obliczana za pomocą formuły - podajemy symbol formuły służącej do obliczenia ceny. Formuła jest pobierana z rejestru definicji formuł (wprowadzanie definicji formuł funkcją wywoływaną z menu: Rejestry->Definicje formuł). Jest prostą formuła matematyczną, która pozwala dodawać, odejmować, mnożyć i dzielić przez siebie różne parametry i liczniki. Wartości parametrów są odczytywane zawsze dla wybranego lokalu. Wyliczona wartość formuły stanowi ilość.
c. ilość pobierana jako parametr - podajemy symbol parametru. Program odszukuje w parametrach przypisanych do lokalu parametr o podanym symbolu. Następnie pobiera wartość parametru. Jest to ilość (przypisywanie parametrów dla lokalu funkcją wywoływaną z menu: Budynki->Lokale->Parametry).
Uwaga: Ilość miejsc po przecinku w wyliczeniach ilości patrz opis Ilość miejsc po przecinku w wyliczeniach dla opłat.
6. Pobranie stawki VAT
W definicji opłaty podajemy klasyfikację VAT. Każda klasyfikacja VAT ma przypisany odpowiedni % VAT. Podczas wyliczania wartości VAT dla każdej opłaty, pobierany jest odpowiedni % z klasyfikacji VAT.
7. Uzależnienie wysokości opłat w zależności od ilości dni przebywania w lokalu. Może to być istotne przy zmianie lokatora/właściciela lub przy wprowadzaniu się nowych właścicieli do mieszkań. Wóczas właścieil nie przebywa w lokalu przez pełny miesiąc i jego opłaty powinny być wyliczone w zalezności od ilości dni przebywania w lokalu. Aby program uwzględniał w naliczeniach ilośc dni przebywania - należy w parametrach dla księgowania naliczeń zaznaczyć opcję Uwzględniać daty w naliczeniach opłat. Ilość dni przebywania jest określana za pomocą daty wprowadzenia/wyprowadzenia z lokalu. Jeżeli współczynnik określony ilorazem: ilość dni przebywania/ilośc dni w miesiącu jest mniejszy od 1 - to wartość każdej opłaty dla lokalu jest mnożona przez współczynnik. Jednocześnie w danych naliczenia dla lokalu pojawia się informacja o ilości dni przebywania w lokalu.

Zasady tworzenia dokumentów naliczeń i księgowanie naliczeń i korekt naliczeń. Powtórne wykonanie polecenia księgowania.
a. Naliczenie - jest wykonywane dla poszczególnych miesięcy. Naliczenia opłat mogą być wykonywane wielokrotnie dla tego samego miesiąca. Użytkownik po wykonaniu naliczenia może je obejrzeć, wydrukować - sprawdzić czy wyliczone dane są prawidłowe. Jeśli nie - poprawia dane źródłowe - czyli np. sprawdza przypisanie odpowiednich opłat właścicielom, odpowiednie wartości parametrów, cen w cennikach lub wzorów formuł obliczeniowych. Po poprawieniu wykonuje jeszcze raz naliczenie i ponownie sprawdza prawidłowość danych. Poprzednie naliczenia może usunąć (działanie zalecane aby nie mnożyć nieużytecznych dokumentów) - lub zostawić (jeśli z jakiś względów potrzebna jest mu informacja zawarta w próbnym naliczeniu).
b. Po ostatecznej akceptacji wykonanego naliczenia wykonujemy polecenie księgowania dla wybranego dokumentu naliczenia. Z punktu widzenia części wspólnotowej wykonanie polecenia księgowania jest traktowane jako zaksięgowanie dokumentu naliczenia i wiąże się z zablokowaniem możliwości powtórnego wykonania polecenia księgowania za ten sam miesiąc. Blokada nie dotyczy dokumentów korekt (KN), które mogą być wykonywane wielokrotnie dla tego samego miesiąca. Oczywiście nie wolno powtarzać polecenia księgowania dla tego samego dokumentu. Możliwości ponownego wykonania polecenia księgowania - patrz opis w punkcie f.
c. Naliczenia są wykonywane dla wszystkich właścicieli (dokument NA - naliczenie automatyczne). Korekty (na + lub -) dotyczą co do zasady wybranych lokali (właścicieli).
d. Należy pamiętać, że wykonanie naliczenia/korekty naliczenia należy zaksięgować w części F/K. Dopiero wtedy zobaczymy efekty w wyniku obciążenia/uznania na koncie rozrachunkowym właściciela. W Perseus WM przeniesienie danych do księgowości odbywa się dwustopniowo: najpierw z części wspólnotowej wywołujemy funkcję "Polecenie księgowania". W wyniku wykonania polecenia księgowania w buforze systemu FK powstaje dokument "oczekujący na zaksięgowanie". W tym momencie jeszcze żadne dane nie pojawią się na kontach właściciela. Dopiero po zaksięgowaniu dokumentu oczekującego dane znajdą się na kontach księgowych. Program FK umożliwia poprawianie dokumentu oczekującego. Jednakże NIE zaleca się poprawiania dokumentów oczekujących stworzonych z modułu wspólnot w sposób zmieniający np. kwoty do zaksięgowania czy symbole kont. Spowodowałoby to bowiem rozbieżność w danych przechowywanych w części wspólnotowej z danymi w księgowości. Nie ma tego rodzaju zagrożeń jeśli zmieniamy np. opisy pozycji czy nagłówek dokumentu.
e. Jeżeli wykrycie błędu w naliczeniu nastąpi przed wykonaniem polecenia księgowania dla naliczenia - należy usunąć błędne naliczenie (Opłaty->Zobacz naliczenia->Usuń). Następnie należy zlikwidować przyczynę błędu w naliczeniu i wykonać naliczenie jeszcze raz.
f. Jeżeli wykrycie błędu nastąpi po wykonaniu polecenia księgowania, a przed zaksięgowaniem utworzonego w dokumentu oczekującego - należy usunąć wskaźnik wykonania polecenia księgowania. Służy do tego funkcja Obsługa->Administrator wspólnoty->Naliczenia->dokumenty naliczeń_>Usuń wskaźnik PK. Po usunięciu wskaźnika można wykonać poprawne naliczenie, sprawdzić i ponownie wykonać polecenie księgowania. Błędne naliczenie zaleca się usunąć. Jeśli jednak dokument oczekujący został zaksięgowany w księgowości -NIE WOLNO usuwać wskaźnika wykonania polecenia księgowania i wykonywać powtórnie polecenia księgowania - bo uzyskamy podwójne zapisy na kontach. Wtedy jedynym sposobem skorygowania błędnych naliczeń jest wykonanie korekty (dokument KN) - indywidualnie dla każdego lokalu, dla którego naliczenia jest błędne - patrz opis w punkcie g.
g. Korekty po zaksięgowaniu błędnych dokumentów NA. Przyczyna powstania błędnych dokumentów NA: np. nie przypisaliśmy opłaty do lokalu, właściciel zasadnie kwestionuje wartości parametrów (ilość osób w lokalu, błąd podczas wprowadzania danych dotyczących powierzchni lokalu czy innych parametrów). Korekty stosujemy również jeśli następuje zmiana właściciela w trakcie trwania miesiąca (patrz opis Zmiana właściciela lokalu w trakcie miesiąca). Możliwe jest wykonywanie tylko korekt wartościowych - wprowadzone zapisy mają wypełniony jedynie symbol opłaty oraz wartość - cena i ilość pozostają puste. Również dokumenty korekty możemy usuwać. Jeśli wykonamy dla korekty polecenie księgowania, powtórne księgowanie tej korekty jest możliwe dopiero po usunięciu wskaźnika wykonania polecenia księgowania.

Zmiana właściciela lokalu w trakcie miesiąca
Czasem istnieje konieczność wykonania naliczeń w tym samym miesiącu dla dwóch różnych właścicieli. Zalecany sposób postępowania:
- wykonujemy naliczenie na "starego" właściciela. Wykonujemy polecenie księgowania i księgujemy w F/K wygenerowany dokument oczekujący. Teraz na rozrachunkach ze "starym" właścicielem mamy zawyżone obciążenie.
- Wykonujemy korektę naliczenia - tylko dla lokalu "starego właściciela". Używamy funkcji Oblicz wartości. Wpisujemy ilość dni w miesiącu kiedy "stary" właściciel zajmował lokal. Wybieramy znak minus, czyli pomniejszmy mu należności. Wykonujemy polecenie księgowania dla korekty i księgujemy dokument odłożony. Teraz rozrachunki ze "starym" właścicielem mają prawidłowe wartości.
- Dodajemy "nowego" właściciela do rejestru kontrahentów. Zmieniamy właściciela lokalu funkcją Zmień właściciela. Od tej pory wszystkie rozrachunki dotyczące lokalu będą ksiegowanie na koncie "nowego" właściciela.
- wykonujemy korektę naliczenia dla "nowego" właściciela. Używamy funkcji Oblicz wartości. Wpisujemy ilość dni w miesiącu kiedy "nowy" właściciel zajmował lokal. Wybieramy znak plus, czyli zwiększamy mu należności. Wykonujemy polecenie księgowania dla korekty i księgujemy dokument odłożony. Teraz rozrachunki z "nowym" właścicielem mają prawidłowe wartości.

Dodanie nowej opłaty dla właściciela (jako korekta)
Jeśli korekta ma polegać na dodaniu nowej opłaty właścicielowi musimy pamiętać o tym, by najpierw dodać opłatę w definicji lokalu (funkcja Budynki->Lokale->Opłaty). Następnie uruchamiamy korektę naliczeń, dodajemy lokal - pojawia się lista opłat dla lokalu zawierająca dodaną opłatę. Wpisujemy wartość tylko dla dodanej opłaty. Jeśli nie znamy wartości opłaty możemy skorzystać z funkcji Oblicz wartości - podać ilość dni równą ilości dni w miesiącu i program nam wyliczy prawidłową wartość wszystkich opłat. Wartości pozostałych opłat musimy wyzerować. Możemy również skorzytsac z funkcji Dodaj opłatę podczas wprowadzania danych korekty dl ajednego lokalu.

Zobacz naliczenia
Funkcja umożliwia przeglądanie naliczeń. Jest uruchamiana z menu: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia.
W okienku wyświetlone są linie z dokumentami naliczeń. Zmiana kolejności wyświetlania dokumentów naliczeń: Kolejność. Możemy wydrukować wykonane naliczenia dla wszystkich lokali. Ponadto dostępne są funkcje :Zobacz, Polecenie księgowania , Usuń , Rachunki , Faktury , Przelewy, Dotacje oraz grupa funkcji służących do wyszukiwania naliczeń: Filtr, Znajdź właściciela, Znajdź budynek.

Kolejność
W górnej części okna znajduje się linia Kolejność zawierająca listę możliwych kluczy do wyboru kolejności wyświetlania dokumentów naliczeń. Możliwe są następujące klucze:
- weług miesiąca naliczenia (kolejność od stycznia do grudnia)
- według daty wykonania naliczenia
- weług opisu wprowadzonego przez użytkownika w nagłówku dokumentu
- według symbolu budynku
Ptaszek wyświetlony po prawej stronie pola - klucza wskazuje aktywny klucz, według którego wyświetlane są dokumenty.
Zmiana kolejności następuje po kliknięciu lewym klawiszem myszki w pole - klucz. Na przykład, jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Opis - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Opis z nagłówka dokumentu. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Budynek - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Budynek z nagłówka dokumentu. Jeśli zaś kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Data - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według daty wykonania naliczenia. Ma to szczególne znaczenie dla ksiąg, które sa założone na przełomie roku kalendarzowego, w których pierwszym miesiącem we wspólnocie nie jest miesiąc Styczeń. Dla takich ksiąg, jeżeli chcemy wyświetlić dokumenty naliczeń w kolejności ich wykonywania, należy wybrać kolejność wyświetlania według Daty.
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka dokumenty są wyświetlane według kolejności ustawionej w parametrach dla naliczeń: patrz opis Parametry dla wspólnot -> księgowanie naliczeń opłat . Domyślnie kolejność jest ustawiona dla zwykłych ksiąg: według miesiąca naliczenia, a dla ksiąg założonych na przełomie roku według Daty naliczenia.

Szybkie wyszukiwanie dokumentów naliczeń według ustawionego klucza
Możliwe jest szybkie wyszukiwanie dokumentów naliczeń. Po wybraniu klucza kolejności wyświetlania wpisujemy z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego stringu (według pola - klucza). Jeżeli naszym kluczem jest symbol budynku: wpisujemy znaki symbolu budynku. Na przykład po wpisaniu z klawiatury znaku a, program ustawi się na pierwszym naliczeniu wykonanym dla budynku, którego symbol zaczyna się od litery a lub A. Jeśli kolejność jest ustawiona według Miesięcy, należy wpisać całą nazwę miesiąca. Szybkie wyszukiwanie dokumentów ma najwieksze znaczenie gdy mamy dużo dokumentów naliczeń: na przykład we wspólnocie jest wiele budynków i dla każdego budynku jest wykonywane osobne naliczenie dla każdego miesiąca.

Zobacz
Po ustawieniu się na wybranym naliczeniu możemy za pomocą funkcji Zobacz obejrzeć opłaty i kwoty naliczone dla poszczególnych lokali. Dla każdego lokalu są wyświetlane w ramce dane lokalu oraz suma opłat, a poniżej są wyszczególnione poszczególne opłaty: symbol opłaty, ilość, cena i wartość. Dodatkowo, jeśli oglądana jest korekta naliczenia (typ dokumentu KN) może pojawić się w ramce określenie ilości dni - jeśli było wykonywane automatyczne wyliczenie wartości dla korekty z podaniem ilości dni funkcją Oblicz wartości. Ponadto możemy zmieniać zakres wyświetlanych na ekranie danych: możemy wyświetlać dla poszczególnych lokali tylko nagłówki (Wyświetlać->nagłówki), albo nagłówki wraz z zapisami, czyli kwotami wyliczonymi dla poszczególnych opłat (Wyświetlać->z zapisami).
Dostępne funkcje:
- Zobacz cennik - pozwala obejrzeć cennik, według którego było wykonane naliczenie
- Znajdź
    - Lokal - pozwala odszukać konkretny lokal. Szukać możemy albo według symbolu lokalu, albo według symbolu właściciela.
    - Następny lokal - jeżeli szukaliśmy według symbolu właściciela lub symbolu loaklu, to możemy użyć tej funkcji w celu odnalezienia kolejnego lokalu.
    - Filtr - pozwala ustawić filtr, czyli wyświetlić tylko lokale dla wybranego właściciela. Filtr działa, aż do momentu usunięcia (Znajdź->Filtr->Usuń ). Ponadto na ekranie poniżej nagłówka dokumentu wyświetla się informacja o rodzaju założonego filtru: np. "FILTR: Lokal".
- Drukuj
    - Dla lokalu - wydruk naliczenia tylko dla bieżącego lokalu. Szczegóły dotyczące różnych sposobów drukowania naliczeń - patrz Wygląd wydruków naliczeń.
    - Dla wszystkich - wydruk naliczenia dla wszystkich lokali.
    - Na budynki - wydruk naliczenia w podziale na budynki. Wydruk w podziale na budynki jest wydrukiem, w którym użytkownik sam może zdecydować i wybrać jakie dane chce umieścić na wydruku (funkcja Kolumny)
- Pokaż - umożliwia ograniczenie zakresu wyświetlanych danych w zależności od rodzaju dokumentu obciążeniowego dla poszczególnych lokali
    - Wszystkie - wszystkie lokale niezależnie od rodzaju dokumentu obciążeniowego
    - Noty - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "NOTA"
    - Faktury - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "FAKTURA"
    - Wystawione faktury - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "FAKTURA", dla których już wystawiono faktury.
    - Niewystawione faktury - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "FAKTURA", dla których nie wystawiono faktur.
- Przelew - umożliwia wydrukowanie gotowych przelewów dla właścicieli lokali. Szczegółowy opis funkcji patrz Przelewy.
    - Dla lokalu - drukuje przelew dla bieżącego lokalu. Jeśli lokal nie ma zdefiniowanego wzoru przelewu program pozwala podać symbol wzoru przelewu (lub wybrać z listy po naciśnięciu klawisza F2).
    - Dla wszystkich - drukuje przelewy dla wszytskich tych lokali oglądanego dokumentu naliczenia, które mają podany wzorzec przelewu w definicji Właściciela.

Polecenie księgowania dla naliczeń opłat
Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dokumenty->Polecenie księgowania. Służy do przeniesienia do części F/K danych dotyczących naliczeń na poszczególne lokale (właścicieli). Polecenie księgowania przenosi dane dla właścicieli, dla których wystawiane są NOTY, RACHUNKI. lub FAKTURY. Księgowanie rachunków i faktur jest uzależnione od ustawienia parametrów księgowania (Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Faktury/Rachunki) - ustawiamy prametr: Rachunki/Faktury księgować z modułu wspólnot (polecenie księgowania). Noty są zawsze księgowane poleceniem księgowania. Wszytskie dokumenty możemy księgować z uwzględenienim VATu: w zależności od ustawienia parametrów dla VAT (Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Parametry dla VAT). Uwaga: możliwość wystawienia dla jednego właściciela różnych typów dokumentów: patrz opis: Możliwość wystawienia różnych rodzajów dokumentów dla jednego właściciela. Możliwość zbiorczego wykonania polecenie ksiegowania dla wielu dokumentów naliczenia: patrz opis: Zbiorcze wykonywanie poleceń księgowania na podstawie dokumentów naliczeń
1. Założenia:
Sposób księgowania: strona Wn i Ma z dekretu opłaty.
- po stronie Wn powinien być rozrachunek. Podajemy tylko symbol konta zbiorczego, program sam dodaje symbol kontrahenta (właściciela lokalu). Nie jest na razie przewidywane uwzględnianie kont klasyfikacji pomocniczej.
- po stronie Ma symbol konta rodzajowego + symbol klasyfikacji pomocniczej
2. Dane do wykonania polecenia księgowania:
- symbol dokumentu - podpowiedź XN (parametr )
- Transakcja: symbol tranaskcji = dla NOT: taki jak miesiąc naliczenia(numer miesiąca+rok); dla RACHUNKÓW: numer rachunku, dla FAKTUR: numer faktury, data transakcji = data dokumentu, cechy transakcji OAC (odbiorca, naliczać odsetki, wystawiać upomnienia), data płatności: data transakcji+ilość dni z parametru "ilość dni do treminu płatności".
- data dokumentu = data transkacji - podpowiedź data wykonania naliczenia (data naliczenia - parametr (miesiąc naliczenia+rok +dzień(parametr)
- data księgowania - podpowiada się ostatni dzień miesiąca naliczenia.
- Termin płatności - zgodnie z parametrami: a. data dokumentu + ilość dni (ilość dni = parametr ) lub b. termin płatności na określony dzień miesiąca (parametr). Dodatkowo można w parametrach ustawić opcję umożliwiającą przesunięcie daty płatności na pierwszy dzień roboczy jeśli dzień płatności przypada w dzień wolny od pracy (za dzień wolny od pracy uznajemy: wszystkie święta, niedziele oraz soboty).
- Opis do nagłówka dokumentu - opis wprowadzony przez użytkownika lub "Naliczenie za miesiąc "+miesiąc naliczenia
- Metoda grupowania zapisów dla strony WN i MA- wybrana metoda zapisuje się i jest podpowiadana przy kolejnym wejściu.
3. Po wykonaniu polecenia księgowania tworzy się dokument oczekujący. Można go obejrzeć, ewentualnie zmienić i zaksięgować (lub usunąć).
4. Symbole i atrybuty kont wpisywanych przy definicji dekretu do opłat
a. Konto WN
- musi być rozrachunkowe
- wpisujemy tylko symbol konta zbiorczego. W poleceniu księgowania do symbolu konta WN dodaje się symbol kontrahenta (właściciela): wymusza to odpowiednie skonstruowanie planu kont: konta, na których będą rejestrowane naliczenia z modułu wspólnot muszą mieć postać konto_zbiorcze/symbol_kontrahenta.
b. konto Ma
- w parametrach modułu - ustawia się, czy jest używana klasyfikacja pomocnicza . Jeśli tak - to konto MA w dekrecie powinno być do klasyfikacji (cecha "L")
- podawane konto MA nie jest kontem zbiorczym - trzeba podać normalne konto do księgowania (np. 700/01).
c. Klasyfikacja pomocnicza - dotyczy tylko strony MA. Uruchamia się tylko gdy konto MA jest kontem do klasyfikacji. Podajemy sposób tworzenia kont klasyfikacji dla opłat dla poszczególnych lokali. Rodzaj opłaty podawany wyżej w definicji opłaty jest i ostatanią cześcią symbolu konta klasyfikacji.). Spsoby twor``zenia symbolu konta klasyfikacji:
- symbol budynku(B)
- symbol budynku + symbol lokalu(BL)
- symbol budynku+symbol lokalu+symbol opłaty(BLO)
UWAGA1: podczas dodawania opłaty dla lokalu (normalnie lub wg wzorca) na podstawie definicji konta klasyfikacji tworzy się pełną nazwę konta klasyfikacji i wpisuje do pola rejestru nazwę konta. Jeśli takiego konta nie ma, to zostanie ono dodane podczas księgowania pierwszego polecenia ksiegowania utworzonego z naliczenia.
UWAGA2: w definicji opłaty w dekrecie dla strony Ma wpisujemy sposób tworzenia konta klasyfikacji (BLO), natomiast w definicji opłaty dla konkretnego lokalu wpisujemy już pełną postać konta klasyfikacji (wówczas musi ono być zdefiniowane w planie kont dla klasyfikacji pomocniczej)
5. Możliwość uaktualniania nazw kont klasyfikajci pomocniczej.
Jeśli się zaznaczymy opcję "Uaktulaniaj nazwy kont klasyfikacji" , podczas tworzenia zapisów dla dokumentu odłożonego uaktualnia nazwy kont klasyfikacji. Nazwy kont są pobierane z rejestru rodzajów kosztów/opłat (nazwa konta będzie taka sama jak nazwa ostatniego członu symbolu konta klasyfikacji pobrana z rejestru rodzajów kosztów/opłat). Jeśli opcja nie jest zaznaczona, a program sam dodaje brakujące symbole kont klasyfikacji pomocniczej, to konta te mają nazwę "Konto o symbolu......" .Ustawienie opcji jest pamiętane i podpowiada się przy następnym wywołaniu polecenia księgowania.
6. Możliwość uaktualniania nazw kont kontrahentów.
Jeśli się zaznaczymy opcję "Uaktulaniaj nazwy kont kontrahentów" , podczas tworzenia zapisów dla dokumentu odłożonego uaktualnia nazwy kont kontrahentów oraz symbole kontrahentów przypisane do kont. Symbol kontrahenta jest wpisywany taki jak symbol właściciela lokalu (z rejstru kontrahentów). Nazwy kont są wpisywane takie jak nazwa właściciela lokalu (z rejestru kontrahnetów). Jeśli opcja nie jest zaznaczona, a program sam dodaje brakujące symbole kont kontrahentów, to konta te mają nazwę "Konto o symbolu......" i nie mają wpisanego symbolu kontrahenta w definicji konta. Ustawienie opcji jest pamiętane i podpowiada się przy następnym wywołaniu polecenia księgowania.
7. Sposoby grupowania zapisów w dekrecie dla polecenia księgowania.
Uwaga ogólna: opisane poniżej sposoby grupowania zapisów w dekrecie mają zastosowanie tylko dla takich samych symbolów kont rodzajowych!
Przykładowe dane:
                                                        WN                           MA                 KLAS
1WA01/opłata za dźwig                   204/WA01 10.00      703/01 10.00     A01EKSP
2WA01/ekspolatacja podstawowa   204/WA01 469.44   703/01 469.44   A01EKSP
3WA01/zaliczka miesięczna fundu    205/WA01 52.16      703/02 52.16    A01REM
4WA01/opłata inna                          204/WA01 7.20        703/03 7.20      A01EKSP
5WA02/opłata za dźwig                   204/WA02 40.00      703/01 40.00    A02EKSP
6WA02/ekspolatacja podstawowa   204/WA02 405.50    703/01 405.50 A02EKSP
7WA02/zaliczka miesięczna fundu    205/WA02 45.06      703/02 45.06    A02REM
8WA02/opłata inna                          204/WA02 28.80      703/03 28.80   A02EKSP
9WB01/opłata za dźwig                   204/WB01 40.00      703/01 40.00    B01EKSP
10WB01/ekspolatacja podstawowa 204/WB01 360.00    703/01 360.00 B01EKSP
11WB01/zaliczka miesięczna fundu   205/WB01 40.00     703/02 40.00    B01REM
12WB01/opłata inna                         204/WB01 28.80     703/03 28.80    B01EKSP
13WB02/opłata za dźwig                  204/WB02 100.00   703/01 100.00 B02EKSP
14WB02/ekspolatacja podstawowa 204/WB02 720.00   703/01 720.00 B02EKSP
15WB02/zaliczka miesięczna fundu   205/WB02 80.00      703/02 80.00    B02REM
16WB02/opłata inna                         204/WB02 72.00     703/03 72.00    B02EKSP

a. WN - każdy zapis osobna transkacja, MA - każdy zapis osobno
- całkowity brak grupowania : nie łączy się transakcji w rozrchunkach, ani nie łączy się zapisów na takich samych kontach rodzajowych po stronie MA. Każda opłata oznacza osobny zapis zarówno po stronie WN jak i MA. W jednej linii umieszcza się zarówno stronę WN jak i MA (tylko tutaj można uzyskać zapis z kontem przeciwstawnym).
WN    MA KLAS
1WA01/opłata za dźwig    204/WA01 10.00 703/01 10.00 A01EKSP
2WA01/ekspolatacja podstawowa   204/WA01 469.44 703/01 469.44 A01EKSP
3WA01/zaliczka miesięczna fundu 205/WA01 52.16 703/02 52.16 A01REM
4WA01/opłata inna    204/WA01 7.20 703/03 7.20 A01EKSP
5WA02/opłata za dźwig    204/WA02 40.00 703/01 40.00 A02EKSP
6WA02/ekspolatacja podstawowa   204/WA02 405.50 703/01 405.50 A02EKSP
7WA02/zaliczka miesięczna fundu 205/WA02 45.06 703/02 45.06 A02REM
8WA02/opłata inna    204/WA02 28.80 703/03 28.80 A02EKSP
9WB01/opłata za dźwig    204/WB01 40.00 703/01 40.00 B01EKSP
10WB01/ekspolatacja podstawowa   204/WB01 360.00 703/01 360.00 B01EKSP
11WB01/zaliczka miesięczna fundu 205/WB01 40.00 703/02 40.00 B01REM
12WB01/opłata inna    204/WB01 28.80 703/03 28.80 B01EKSP
13WB02/opłata za dźwig    204/WB02 100.00 703/01 100.00 B02EKSP
14WB02/ekspolatacja podstawowa   204/WB02 720.00 703/01 720.00 B02EKSP
15WB02/zaliczka miesięczna fundu 205/WB02 80.00 703/02 80.00 B02REM
16WB02/opłata inna    204/WB02 72.00 703/03 72.00 B02EKSP

b. WN - każdy zapis osobno, MA grupowanie zapisów wedlug kont
WN    MA KLAS
1WA01/opłata za dźwig    204/WA01 10.00
2WA01/ekspolatacja podstawowa   204/WA01 469.44
3WA01/zaliczka miesięczna fundu 205/WA01 52.16
4WA01/opłata inna    204/WA01 7.20
5WA02/opłata za dźwig    204/WA02 40.00
6WA02/ekspolatacja podstawowa   204/WA02 405.50
7WA02/zaliczka miesięczna fundu 205/WA02 45.06
8WA02/opłata inna    204/WA02 28.80
9WB01/opłata za dźwig    204/WB01 40.00
10WB01/ekspolatacja podstawowa   204/WB01 360.00
11WB01/zaliczka miesięczna fundu 205/WB01 40.00
12WB01/opłata inna    204/WB01 28.80
13WB02/opłata za dźwig    204/WB02 100.00
14WB02/ekspolatacja podstawowa   204/WB02 720.00
15WB02/zaliczmka miesięczna fundu 205/WB02 80.00
16WB02/opłata inna    204/WB02 72.00
17 naliczenie za maj        2144.94 703/01 479.44 A01EKSP(suma)
445.50 A02EKSP(suma)
400.0 B01EKSP(suma)
820.00 B02EKSP(suma)
18 naliczenie za maj        217.22 703/02 52.16 A01REM
45.06 A02REM
40.0 B01REM
80.00 B02REM
19 naliczenie za maj         703/03 7.20 A01EKSP
28.80 A02EKSP
28.80 B01EKSP
72.00 B02EKSP

c. WN - każdy zapis osobno, MA grupowanie zapisów według klasyfikacji
WN    MA KLAS
1WA01/opłata za dźwig    204/WA01 10.00
2WA01/ ekspolatacja podstawowa 204/WA01 469.44
3WA01/zaliczka miesięczna fundu 205/WA01 52.16
4WA01/opłata inna    204/WA01 7.20
5WA02/opłata za dźwig    204/WA02 40.00
6WA02/ekspolatacja podstawowa   204/WA02 405.50
7WA02/zaliczka miesięczna fundu 205/WA02 45.06
8WA02/opłata inna    204/WA02 28.80
9WB01/opłata za dźwig    204/WB01 40.00
10WB01/ekspolatacja podstawowa   204/WB01 360.00
11WB01/zaliczka miesięczna fundu 205/WB01 40.00
12WB01/opłata inna    204/WB01 28.80
13WB02/opłata za dźwig    204/WB02 100.00
14WB02/ekspolatacja podstawowa   204/WB02 720.00
15WB02/zaliczka miesięczna fundu 205/WB02 80.00
16WB02/opłata inna    204/WB02 72.00
17 naliczenie za maj        479.44 703/01 479.44 A01EKSP(suma)
18 naliczenie za maj        445.44 703/01 445.51 A02EKSP(suma)
19 naliczenie za maj        401.00 703/01 401.00 B01EKSP(suma)
20 naliczenie za maj        479.44 703/01 820.00 B02EKSP(suma)
21 naliczenie za maj        52.16 703/02 52.16 A01REM
22 naliczenie za maj        45.07 703/02 45.07 A02REM
23 naliczenie za maj        41.00 703/02 41.00 B01REM
24 naliczenie za maj        80.00 703/02 80.00 B02REM
25 naliczenie za maj        7.2 703/03 7.20 A01EKSP
26 naliczenie za maj        28.81 703/03 28.81 A02EKSP
27 naliczenie za maj        28.81 703/03 28.81 B01EKSP
28 naliczenie za maj        72.00 703/03 72.0 B02EKSP

d. WN - grupowanie zapisów w jedna transkację, MA każdy zapis osobno
WN    MA KLAS
1WA01naliczenie za maj    204/WA01 486.64 (suma)
2 WA01naliczenie za maj    205/WA01 52.16
3WA02naliczenie za maj    204/WA02 474,3 (suma)
4 WA02naliczenie za maj    205/WA02 45.06
5WB01naliczenie za maj    204/WB01 486.64 (suma)
6 WB01naliczenie za maj    205/WB01 40.00
7WB02naliczenie za maj    204/WB02 892.00 (suma)
8 WB02naliczenie za maj    205/WB02 80.00
9WA01/opłata za dźwig        703/01 10.00 A01EKSP
10WA01/ekspolatacja podstawowa      703/01 469.44 A01EKSP
11WA01/zaliczka miesięczna fundu      703/02 52.16 A01REM
12WA01/opłata inna        703/03 7.20 A01EKSP
13WA02/opłata za dźwig        703/01 40.00 A02EKSP
14WA02/ekspolatacja podstawowa       703/01 405.50 A02EKSP
15WA02/zaliczka miesięczna fundu      703/02 45.06 A02REM
16WA02/opłata inna       703/03 28.80 A02EKSP
17WB01/opłata za dźwig        703/01 40.00 B01EKSP
18WB01/ekspolatacja podstawowa       703/01 360.00 B01EKSP
19WB01/zaliczka miesięczna fundu      703/02 40.00 B01REM
20WB01/opłata inna        703/03 28.80 B01EKSP
21WB02/opłata za dźwig       703/01 100.00 B02EKSP
22WB02/ekspolatacja podstawowa       703/01 720.00 B02EKSP
23WB02/zaliczka miesięczna fundu      703/02 80.00 B02REM
24WB02/opłata inna        703/03 72.00 B02EKSP

e. WN - grupowanie zapisów w jedna transkację, MA grupowanie zapisów według kont
WN    MA KLAS
1WA01naliczenie za maj    204/WA01 486.64 (suma)
2 WA01naliczenie za maj    205/WA01 52.16
3WA02naliczenie za maj    204/WA02 474,3 (suma)
4 WA02naliczenie za maj    205/WA02 45.06
5WB01naliczenie za maj    204/WB01 486.64 (suma)
6 WB01naliczenie za maj    205/WB01 40.00
7WB02naliczenie za maj    204/WB02 892.00 (suma)
8 WB02naliczenie za maj    205/WB02 80.00
9 naliczenie za maj        2144.94 703/01 479.44 A01EKSP(suma)
445.51 A02EKSP(suma)
401.0 B01EKSP(suma)
820.00 B02EKSP(suma)
10 naliczenie za maj        217.22 703/02 52.16 A01REM
45.07 A02REM
41.0 B01REM
80.00 B02REM
11 naliczenie za maj         703/03 7.20 A01EKSP
28.81 A02EKSP
28.81 B01EKSP
72.00 B02EKSP

f. WN - grupowanie zapisów w jedna transkację, MA grupowanie zapisów według klasyfikacji
WN    MA KLAS
1WA01naliczenie za maj    204/WA01 486.64 (suma)
2 WA01naliczenie za maj    205/WA01 52.16
3WA02naliczenie za maj    204/WA02 474,3 (suma)
4 WA02naliczenie za maj    205/WA02 45.06
5WB01naliczenie za maj    204/WB01 486.64 (suma)
6 WB01naliczenie za maj    205/WB01 40.00
7WB02naliczenie za maj    204/WB02 892.00 (suma)
8 WB02naliczenie za maj    205/WB02 80.00
9 naliczenie za maj        479.44 703/01 479.44 A01EKSP(suma)
10 naliczenie za maj        445.44 703/01 445.51 A02EKSP(suma)
11 naliczenie za maj        401.00 703/01 401.00 B01EKSP(suma)
12 naliczenie za maj        479.44 703/01 820.00 B02EKSP(suma)
13 naliczenie za maj        52.16 703/02 52.16 A01REM
14 naliczenie za maj        45.07 703/02 45.07 A02REM
15 naliczenie za maj        41.00 703/02 41.00 B01REM
16 naliczenie za maj        80.00 703/02 80.00 B02REM
17 naliczenie za maj        7.2 703/03 7.20 A01EKSP
18 naliczenie za maj        28.81 703/03 28.81 A02EKSP
19 naliczenie za maj        28.81 703/03 28.81 B01EKSP
20 naliczenie za maj        72.00 703/03 72.0 B02EKSP

Polecenie księgowania dla korekty naliczenia
Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Opłaty->Polecenie księgowania. Służy do przeniesienia do części F/K danych dotyczących korekt naliczeń (dokumenty typu: KN) na poszczególne lokale (właścicieli).
1. Założenia:
- Działa podobnie jak polecenie księgowania dla naliczenia. W celu rozróżnienia zapisów dla dokumentów naliczeń (NA) i korekt (KN) - dla naliczenia tworzy się zapisy transakcji typu "Tra" ( Transakcja), a dla korekty naliczenia tworzy się zapisy transakcji o typie "Kor" (Korekta).
- Dane do tworzenia dekretu pobieramy tak jak dla dokumentów naliczenia z definicji opłaty według tych samych zasad.
2. Sposób księgowania: strona Wn i Ma z dekretu opłaty.
- po stronie Wn powinien być rozrachunek. Podajemy tylko symbol konta zbiorczego, program sam dodaje symbol kontrahenta (właściciela lokalu).
- po stronie Ma symbol konta rodzajowego + symbol klasyfikacji pomocniczej
3. Dane do wykonania polecenia księgowania:
- symbol dokumentu - podpowiedź XX (parametr ) - taki sam jak dla naliczenia
- Transakcja: symbol transakcji = podany miesiąc naliczenia/rok z księgi głównej, data transakcji = data dokumentu, cechy transakcji OAC (odbiorca, naliczać odsetki, wystawiać upomnienia), data płatności: data transakcji+ilość dni z parametru "ilość dni dla terminu płatności".
- data dokumentu = data transakcji - data, która pojawia się w okienku podczas wprowadzania dokumentu korekty naliczenia jako "korekta na dzień", podpowiedź data bieżąca.
- data księgowania - podpowiadany jest ostatni dzień miesiąca naliczenia.
- Termin płatności - data dokumentu + ilość dni (parametr )
- Typ zapisu transakcji "Korekta".
- Opis do nagłówka dokumentu - wprowadzony przez użytkownika opis dokumentu lub "Korekta naliczenia za "+miesiąc naliczenia
- Metoda grupowania zapisów dla strony Wn i Ma- wybrana metoda zapisuje się i podpowiada w kolejnym wejściu.
4. Symbole i atrybuty kont wpisywanych przy definicji dekretu do opłat - tak jak dla naliczenia.
5. Sposoby grupowania zapisów w dekrecie dla polecenia księgowania - tak jak dla naliczenia.
6. Uwagi praktyczne
- Przy wyborze miesiąca trzeba pamiętać o tym, że jeśli wykonujemy wsteczną korektę, to program podpowie nam niewłaściwa datę księgowania (datę z miesiąca wcześniejszego). Datę należy zmienić albo podczas wykonywania polecenia księgowania, albo w nagłówku dokumentu oczekującego - na datę w miesiącu, w którym będziemy księgować dokument oczekujący. Program nie pozwoli użyć wcześniejszej daty księgowania, jeśli zostały już zaksiegowane dokumenty naliczeniowe w następnych miesiącach.
- Po wykonaniu polecenia księgowania na symbolu transakcji (nazwa transakcji według nazwy miesiąca ) pojawia się zapis "Korekta" o wartości wprowadzonej przez użytkownika.

Zbiorcze wykonywanie poleceń księgowania na podstawie dokumentów naliczeń

Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dokumenty->Polecenie księgowania
Wybieramy opcję Operację wykonać dla wielu dokumentów naliczeń. Pojawia się okienko do wyboru tych dokumentów naliczeń, dla których chcemy wykonać polecenie księgowania.
W okienku wyświetlane są tylko te dokumenty naliczeń, dla których:
- nie było wykonane polecenie księgowania
- zostały pomyślnie wystawione wszystkie rachunki (ten warunek dotyczy tylko tych wspólnot, dla których jest ustawiony parametr Rachunki -> Rachunki księgować ze wspólnot. Jest to związane z faktem, że jeśli rachunki są ksiegowane z modułu wspólnot, a nie z modułu Fakturowanie, to księgowanie odbywa się podczas wykonywania polecenia ksiegowania, czyli najpierw muszą być wystawione rachunki).
Zestaw danych wyświetlanych dla dokumentów:
Standardowo wyświetlane są następujące dane:
- Za miesiąc: miesiąc naliczenia
- Typ: typ naliczenia (NA - naliczenie, KN - korekta naliczenia)
- Budynek: budynek, dla którego wykonano naliczenie
- Opis - opis z nagłówka dokumentu naliczenia
- PK - czy wykonano polecenie księgowania dla dokumentu naliczenia (T - wykonano, N - nie wykonano)
- Do - czy wystawiono dotację dla dokumentu naliczenia (T - wystawiono, N - nie wystawiono)
- Fa - czy zakończono wystawianie faktur dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Ra - czy zakończono wystawianie rachunków dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Suma - suma naliczeń z wszystkich lokali dla naliczenia
Zestaw wyświetlanych kolumn oraz ich szerokość można zmienić klikjąc lewym klawiszem myszy w szary kwadracik znajdujący się na po lewej stronie żółtego paska w wyświetlanym okienku. Otwiera się okienko, które umożliwia definiowanie Kolumn.
Filtrowanie zakresu wyświetlanych dokumentów:
Bezpośrednio po uruchomieniu funkcji, w okienku pokazują się tylko te naliczenia, dla których zakończono wystawianie rachunków,a nie wykonano PK. Nad listą dokumentów pokazuje się napis:
Filtr: Tylko dokumenty z wystawionymi rachunkami.
Zakres wyświetlanych dokumentów możemy zmienić. Służy do tego funkcja Filtr. Jeśli wybierzemy Filtr -> Brak - pojawią się wszystkie dokumenty bez wykonanego PK. Jeśli wybierzemy Filtr -> Bez wystawionych rachunków - pojawią się tylko te dokumenty bez wykonanego PK, dla których nie wystawiono rachunków. Jeśli wybierzemy Filtr -> Z wystawionymi rachunkami - pojawią się tylko te dokumenty bez wykonanego PK, dla których wystawiono rachunki, a więc te, dla których można wykonać polecenie ksiegowania.
Zaznaczanie (wybieranie) naliczeń:
Bezpośrednio po wyświetleniu okienka wszystkie dokumenty są zaznaczone (czyli wybrane ): po lewej stronie nazwy miesiąca,dla którego wykonano naliczenie jest "ptaszek". Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Zaznacz->Usuń zaznaczenie: wówczas żaden dokument naliczenia nie będzie wybrany. Możemy ponownie wybrać wszystkie dokumenty za pomocą funkcji Zaznacz->Zaznacz wszystkie. Możemy również zaznaczać lub odznaczać dokumenty dla poszczególnych miesięcy. Funkcja Zaznacz miesiąc powoduje zaznaczenie tylko dokumentów dla podanego miesiąca naliczenia. Dokumenty dla pozostałych miesięcy nie będą zaznaczone. Jeśli użyjemy fukcji Odznacz miesiąc, to dokumenty naliczenia dla podanego miesiąca zostaną odznaczone, natomiast status zaznaczenia dla dokumentów z pozostałych miesięcy nie zmieni się. Pojedyńcze naliczenia wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w linię z danymi wybieranego dokumentu. Powtórne kliknięcie w zazaczony dokument powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania dokumentów w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka dokumenty są wyświetlane według miesiąca naliczenia: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Miesiąc. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Opis - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Opis z nagłówka dokumentu. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Budynek - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Budynek z nagłówka dokumentu.
Wyszukiwanie dokumentów w okienku:
Możemy szybko wyszukać dokument wpisując z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu znaków. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Budynku to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na pierwszym odnalezionym dokumencie dla budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na dokumencie dla budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać dokument po opisie z nagłówka dokumentu, wówczas wybieramy Kolejność według Opisu i wpisujemy początkowe znaki opisu: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na dokumecie, w którym pierwsze znaki opisu zaczynaja się od Bo: Boczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na dokumencie z początkowymi znakami opisu Boh: Boh. Września 1. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Miesiąca to musimy wpisać całą nazwę miesiąca, żeby program wyszukał na liście pierwszy dokument dla wpisanego miesiąca. Dlatego poszukiwanie pojedyńczych dokumentów według miesiąca może być mało skuteczne (szybciej dotrzemy do pierwszego dokumentu dla miesiąca poruszając się po liście za pomocą klawiszy PageUp i PageDown).
Przebieg zbiorczego wykonywania polecenia księgowania:
Wybrane naliczenia akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Program przystępuje do zbiorczego wykonywania PK. Dla każdego dokumentu naliczenia::
- program sprawdza czy jest możliwe wykonanie PK dla naliczenia
- dla każdego naliczenia są przeglądane wszystkie lokale z naliczenia i jest sprawdzane czy są poprawne dane do utworzenia zapisów dla lokalu w dokumencie księgowym.
- dokument księgowy dla naliczenia jest tworzony tylko wówczas gdy są poprawne wszystkie dane dla wszystkich lokali z naliczenia.
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wykonywania PK dla poszczególnych naliczeń/lokali.
Przerwanie wykonywania PK:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wykonywanie PK dla bieżącego naliczenia. W raporcie z przebiegu wykonywania polecenia ksiegowania pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego wykonywania PK:
Po zakończeniu wykonywania PK pojawia się informacja zbiorcza o ilości wybranych naliczeń do wykonania PK oraz o ilości naliczeń, dla których pomyślnie zakończono wykonywanie PK. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy wydrukowanie raportu szczegółowego po zakończeniu działania funkcji. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których dokumentów naliczenia nie udało się wykonanie PK, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i ponownie wykonać PK. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy.

RAPORT: ZBIORCZE WYKONYWANIE PK DLA DOKUMENTÓW NALICZEŃ

Miesiąc	Budynek	Opis dokumentu	Wykonano PK	Suma naliczenia	Cennik	Opis
				lub dotacji
LIPIEC	01001	Boczna 1; 01001; Lipiec	NIE	581.62	C_01001_01	Dla części lokali z tego naliczenia wykonano już polecenie księgowania dla miesiąca
LIPIEC	01003	Boczna 3; 01003; Lipiec	TAK	206.86	C_01003_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	01003	Boczna 3; 01003; Lipiec	NIE	206.86	C_01003_01	Dla części lokali z tego naliczenia wykonano już polecenie księgowania dla miesiąca
LIPIEC	02001	Boh.Września 1; 02001; Lipiec	TAK	20,362.96	C_02001_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	02001	Boh.Września 1; 02001; Lipiec	NIE	20,362.96	C_02001_01	Dla części lokali z tego naliczenia wykonano już polecenie księgowania dla miesiąca
LIPIEC	02004	Boh.Września 4; 02004; Lipiec	TAK	1,149.79	C_02004_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	02004	Boh.Września 4; 02004; Lipiec	NIE	1,149.79	C_02004_01	Dla części lokali z tego naliczenia wykonano już polecenie księgowania dla miesiąca
LIPIEC	02006	Boh.Września 6; 02006; Lipiec	TAK	864.27	C_02006_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	02008	Boh.Września 8; 02008; Lipiec	TAK	108.47	C_02008_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	02011	Boh.Września 11; 02011; Lipiec	TAK	21,274.02	C_02011_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	02021	Boh.Września 21; 02021; Lipiec	TAK	2,516.22	C_02021_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	02025	Boh.Września 25; 02025; Lipiec	TAK	807.06	C_02025_01	Wykonano PK dla naliczenia
LIPIEC	02027	Boh.Września 27; 02027; Lipiec	TAK	1,025.85	C_02027_01	Wykonano PK dla naliczenia

Faktury
Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dokumenty->Faktury. Funkcja służy do wystawienia faktur dla właścicieli.
Faktury są wystawiane tylko dla tych właścicieli, którzy mają zaznaczony rodzaj dokumentu obciążeniowego: FAKTURA. Uwaga: możliwość wystawienia dla jednego właściciela różnych typów dokumentów: patrz opis: Możliwość wystawienia różnych rodzajów dokumentów dla jednego właściciela. Możliwość zbiorczego wystawienia faktur dla wielu dokumentów naliczenia: patrz opis: Zbiorcze wystawianie faktur na podstawie dokumentów naliczeń
Kolejność postępowania w celu wystawienia faktur w danym miesiącu:
- wykonać naliczenie opłat za dany miesiąc (funkcja Wspólnoty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty). Powstaje dokument typu NA zawierający naliczenia opłat dla wszystkich właścicieli (zarówno dla tych, którym wystawiane są faktury jak i noty).
- uruchomić funkcję Faktury. Zostaną automatycznie wygenerowane faktury - tylko dla tych właścicieli, którzy mają zaznaczony typ dokumentu FAKTURA.. Faktury zostaną przeniesione do modułu faktur w części F/K. Faktury będą miały tam status "Wprowadzona".
- wykonać polecenie księgowania dla faktur z modułu faktur (Moduły->Faktury->Polecenie księgowania). lub wykonać zwykłe polecenie księgowania ze wspólnot (po ustawieniu parametru Faktury księgować z modułu wspólnot (polecenie księgowania).
- funkcję Faktury można uruchomić tylko jeden raz dla danego miesiąca dla danego lokalu. Po rozpoczęciu wystawiani faktur dokument naliczenia ma status wystawiania faktur "W trakcie". Po wystawieniu faktur dla wszytkich lokali status zmienia się na "Zakończono". Funkcję Faktury można uruchamiać tak długo, jak długo chciaż jeden lokal ma niewystawioną fakturę. W wyjątkowych przypadkach można usunąć wskaźnik wystawienia faktury. Trzeba pamiętać o tym, aby najpierw usunąć fakturę z modułu Faktury.Usunięcie wskaźnika wygenerowania faktur odbywa się funkcją Obsługa->Administrator->Wskaźniki->Naliczenia .

Zbiorcze wystawianie faktur na podstawie dokumentów naliczeń
Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dokumenty->Faktury
Wybieramy opcję Operację wykonać dla wielu dokumentów naliczeń. Pojawia się okienko do tych dokumentów naliczeń, dla których chcemy wystawić faktury.
W okienku wyświetlane są te dokumenty naliczeń, dla których nie było pomyślnie zakończone wystawianie faktur.
Zestaw danych wyświetlanych dla dokumentów:
Standardowo wyświetlane są następujące dane:
- Za miesiąc: miesiąc naliczenia
- Typ: typ naliczenia (NA - naliczenie, KN - korekta naliczenia)
- Budynek: budynek, dla którego wykonano naliczenie
- Opis - opis z nagłówka dokumentu naliczenia
- PK - czy wykonano polecenie księgowania dla dokumentu naliczenia (T - wykonano, N - nie wykonano)
- Do - czy wystawiono dotację dla dokumentu naliczenia (T - wystawiono, N - nie wystawiono)
- Fa - czy zakończono wystawianie faktur dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Ra - czy zakończono wystawianie rachunków dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Suma - suma naliczeń z wszystkich lokali dla naliczenia
Zestaw wyświetlanych kolumn oraz ich szerokość można zmienić klikjąc lewym klawiszem myszy w szary kwadracik znajdujący się na po lewej stronie żółtego paska w wyświetlanym okienku. Otwiera się okienko, które umożliwia definiowanie Kolumn.
Zaznaczanie (wybieranie) naliczeń:
Bezpośrednio po wyświetleniu okienka wszystkie dokumenty są zaznaczone (czyli wybrane ): po lewej stronie nazwy miesiąca, dla którego wykonano naliczenie jest "ptaszek". Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Zaznacz->Usuń zaznaczenie: wówczas żaden dokument naliczenia nie będzie wybrany. Możemy ponownie wybrać wszystkie dokumenty za pomocą funkcji Zaznacz->Zaznacz wszystkie. Możemy również zaznaczać lub odznaczać dokumenty dla poszczególnych miesięcy. Funkcja Zaznacz miesiąc powoduje zaznaczenie tylko dokumentów dla podanego miesiąca naliczenia. Dokumenty dla pozostałych miesięcy nie będą zaznaczone. Jeśli użyjemy fukcji Odznacz miesiąc, to dokumenty naliczenia dla podanego miesiąca zostaną odznaczone, natomiast status zaznaczenia dla dokumentów z pozostałych miesięcy nie zmieni się. Pojedyńcze naliczenia wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w linię z danymi wybieranego dokumentu. Powtórne kliknięcie w zazaczony dokument powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania dokumentów w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka dokumenty są wyświetlane według miesiąca naliczenia: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Miesiąc. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Opis - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Opis z nagłówka dokumentu. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Budynek - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Budynek z nagłówka dokumentu.
Wyszukiwanie dokumentów w okienku:
Możemy szybko wyszukać dokument wpisując z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu znaków. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Budynku to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na pierwszym odnalezionym dokumencie dla budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na dokumencie dla budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać dokument po opisie z nagłówka dokumentu, wówczas wybieramy Kolejność według Opisu i wpisujemy początkowe znaki opisu: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na dokumecie, w którym pierwsze znaki opisu zaczynaja się od Bo: Boczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na dokumencie z początkowymi znakami opisu Boh: Boh. Września 1. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Miesiąca to musimy wpisać całą nazwę miesiąca, żeby program wyszukał na liście pierwszy dokument dla wpisanego miesiąca. Dlatego poszukiwanie pojedyńczych dokumentów według miesiąca może być mało skuteczne (szybciej dotrzemy do pierwszego dokumentu dla miesiąca poruszając się po liście za pomocą klawiszy PageUp i PageDown).
Przebieg zbiorczego wystawiania faktur:
Wybrane naliczenia akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Program przystępuje do zbiorczego wystawiania faktur. Dla każdego dokumentu naliczenia::
- program sprawdza czy jest możliwe wystawienie faktury dla naliczenia
- dla każdego naliczenia są przeglądane wszystkie lokale z naliczenia, sprawdzany jest typ dokumentu przypisany do właściciela lokalu
- dla każdego lokalu z typem dokumentu FAKTURA jest sprawdzana możliwość wystawienia faktury i jest wystawiany faktura.
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wystawiania faktur dla poszczególnych lokali
Przerwanie wystawiania faktur:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wystawianie faktur dla bieżącego naliczenia. W raporcie z przebiegu wykonywania naliczenia pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego wystawiania faktur:
Po zakończeniu wystawiania faktur pojawia się informacja zbiorcza o ilości wybranych naliczeń do wystawienia faktur oraz o ilości naliczeń, dla których pomyślnie zakończono wystawianie faktur. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy wydrukowanie raportu szczegółowego po zakończeniu działania funkcji. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których dokumentów naliczenia nie udało się wystawienie faktur, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i ponownie wystawić faktury. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy; należy zwrócić uwagę na fakt, że jeśli dla wybranego dokumentu naliczenia nie znaleziono żadnych lokali z rodzajem dokumentu FAKTURA, to program uznaje, że proces wystawiania faktur dla naliczenia zakończył się pomyślnie (status: Zakończono wystawianie faktur).

RAPORT: ZBIORCZE WYSTAWIANIE FAKTUR DLA DOKUMENTÓW NALICZEŃ

Miesiąc	Budynek	Opis dokumentu	Wystawiono faktury	Suma naliczenia	Cennik	Opis
				lub dotacji
LIPIEC	01001	Boczna 1; 01001; Lipiec	TAK	581.62	C_01001_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	01003	Boczna 3; 01003; Lipiec	TAK	206.86	C_01003_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02001	Boh.Września 1; 02001; Lipiec	TAK	20,362.96	C_02001_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02004	Boh.Września 4; 02004; Lipiec	TAK	1,149.79	C_02004_01	Wystawiono faktury dla naliczenia
LIPIEC	02006	Boh.Września 6; 02006; Lipiec	TAK	864.27	C_02006_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02008	Boh.Września 8; 02008; Lipiec	TAK	108.47	C_02008_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02011	Boh.Września 11; 02011; Lipiec	TAK	21,274.02	C_02011_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02021	Boh.Września 21; 02021; Lipiec	TAK	2,516.22	C_02021_01	Wystawiono faktury dla naliczenia
LIPIEC	02025	Boh.Września 25; 02025; Lipiec	TAK	807.06	C_02025_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02027	Boh.Września 27; 02027; Lipiec	TAK	1,025.85	C_02027_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02029	Boh.Września 29; 02029; Lipiec	TAK	294.98	C_02029_01	Wystawiono faktury dla naliczenia
LIPIEC	02031	Boh.Września 31; 02031; Lipiec	TAK	821.59	C_02031_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02033	Boh.Września 33; 02033; Lipiec	TAK	1,219.73	C_02033_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	02201	Boh.Września 9; 02201; Lipiec	TAK	287.23	C_02201_01	Wystawiono faktury dla naliczenia
LIPIEC	03001	Piłsudskiego 1; 03001; Lipiec	TAK	2,136.11	C_03001_01	Wystawiono faktury dla naliczenia
LIPIEC	03002	Piłsudskiego 2; 03002; Lipiec	TAK	1,021.57	C_03002_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi fakturami
LIPIEC	03003	Piłsudskiego 3; 03003; Lipiec	TAK	5,969.51	C_03003_01	Nie wystawiono wszystkich faktur dla naliczenia
XXX	XXX	xxx	xxx	xxx	xxx	PRZERWANO NA ŻYCZENIE UŻYTKOWNIKA !

Rachunki
Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dokumenty->Rachunki. Funkcja służy do wystawienia rachunków dla właścicieli. Rachunki wystawiają wspólnoty, które nie prowadzą ewidencji VAT. Możliwość zbiorczego wystawienia rachunków dla wielu dokumentów naliczenia: patrz opis: Zbiorcze wystawianie rachunków na podstawie dokumentów naliczeń
Rachunki są wystawiane tylko dla tych właścicieli, którzy mają zaznaczony rodzaj dokumentu obciążeniowego: RACHUNEK. Kolejność postępowania w celu wystawienia rachunków w danym miesiącu:
- wykonać naliczenie opłat za dany miesiąc (funkcja Wspólnoty->Opłaty->Naliczanie->Licz opłaty). Powstaje dokument typu NA zawierający naliczenia opłat dla wszystkich właścicieli (zarówno dla tych, którym wystawiane są rachunki jak i noty).
- uruchomić funkcję Rachunki. Zostaną automatycznie wygenerowane rachunki - tylko dla tych właścicieli, którzy mają zaznaczony typ dokumentu RACHUNEK. Rachunki zostaną przeniesione do modułu faktur w części F/K. Rachunki będą miały tam status "Wprowadzone".
- inaczej niż w przypadku faktur, które księgujemy z modułu faktur (Przejdź do F/K->Moduły->Faktury->Polecenie księgowania), rachunki są księgowane tym samym poleceniem księgowania, które jest wykonywane dla NOT - patrz opis funkcji Polecenie księgowania. Różnica pomiędzy księgowaniem dla not i rachunków polega na tym, że w przypadku rachunków jako symbol transkacji rozrachunkowej jest używany numer wygenerowanego rachunku. Stąd też wynika warunek wykonania polecenia księgowania dla rachunków: uprzednie wystawienie rachunków.
- funkcję Rachunki można uruchomić tylko jeden raz dla danego miesiąca dla danego lokalu. Po rozpoczęciu wystawiania rachunków dokument naliczenia ma status wystawiania rachunków "W trakcie". Po wystawieniu rachunków dla wszytkich lokali status zmienia się na "Zakończono". Funkcję Rachunki można uruchamiać tak długo, jak długo chciaż jeden lokal ma niewystawiony rachunek. W wyjątkowych przypadkach można usunąć wskaźnik wystawienia rachunku. Trzeba pamiętać o tym, aby najpierw usunąć rachunek z modułu Faktury.Usunięcie wskaźnika wygenerowania rachunków odbywa się funkcją Obsługa->Administrator->Wskaźniki->Naliczenia .

Wydruki faktur i rachunków dla naliczeń: patrz opis: Wydruki faktur i rachunków z modułu wspólnot

Zbiorcze wystawianie rachunków na podstawie dokumentów naliczeń
Wywołanie: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Rachunki
Wybieramy opcję Operację wykonać dla wielu dokumentów naliczeń. Pojawia się okienko do wyboru tych dokumentów naliczeń, dla których chcemy wystawić rachunki.
W okienku wyświetlane są te dokumenty naliczeń, dla których nie było pomyślnie zakończone wystawianie rachunków.
Zestaw danych wyświetlanych dla dokumentów:
Standardowo wyświetlane są następujące dane:
- Za miesiąc: miesiąc naliczenia
- Typ: typ naliczenia (NA - naliczenie, KN - korekta naliczenia)
- Budynek: budynek, dla którego wykonano naliczenie
- Opis - opis z nagłówka dokumentu naliczenia
- PK - czy wykonano polecenie księgowania dla dokumentu naliczenia (T - wykonano, N - nie wykonano)
- Do - czy wystawiono dotację dla dokumentu naliczenia (T - wystawiono, N - nie wystawiono)
- Fa - czy zakończono wystawianie faktur dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Ra - czy zakończono wystawianie rachunków dla dokumentu naliczenia (T - zakończono, N - nie zakończono)
- Suma - suma naliczeń z wszystkich lokali dla naliczenia
Zestaw wyświetlanych kolumn oraz ich szerokość można zmienić klikjąc lewym klawiszem myszy w szary kwadracik znajdujący się na po lewej stronie żółtego paska w wyświetlanym okienku. Otwiera się okienko, które umożliwia definiowanie Kolumn.
Zaznaczanie (wybieranie) naliczeń:
Bezpośrednio po wyświetleniu okienka wszystkie dokumenty są zaznaczone (czyli wybrane ): w linii z nalkiczeniem, po lewej stronie nazwy miesiąca,dla którego wykonano naliczenie jest "ptaszek". Możemy usunąć zaznaczenie za pomocą funkcji Zaznacz->Usuń zaznaczenie: wówczas żaden dokument naliczenia nie będzie wybrany. Możemy ponownie wybrać wszystkie dokumenty za pomocą funkcji Zaznacz->Zaznacz wszystkie. Możemy również zaznaczać lub odznaczać dokumenty dla poszczególnych miesięcy. Funkcja Zaznacz miesiąc powoduje zaznaczenie tylko dokumentów dla podanego miesiąca naliczenia. Dokumenty dla pozostałych miesięcy nie będą zaznaczone. Jeśli użyjemy fukcji Odznacz miesiąc, to dokumenty naliczenia dla podanego miesiąca zostaną odznaczone, natomiast status zaznaczenia dla dokumentów z pozostałych miesięcy nie zmieni się. Pojedyńcze naliczenia wybieramy klikając lewym klawiszem myszki w linię z danymi wybieranego dokumentu. Powtórne kliknięcie w zazaczony dokument powoduje usunięcie zaznaczenia ("ptaszek" znika).
Kolejność wyświetlania dokumentów w okienku:
Bezpośrednio po uruchomieniu okienka dokumenty są wyświetlane według miesiąca naliczenia: w prawym górnym rogu okienka mamy oznaczenie Kolejność i zaznaczony "ptaszek" przy polu Miesiąc. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Opis - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Opis z nagłówka dokumentu. Jeśli kilkniemy lewym klawiszem myszki w pole Budynek - dokumenty w okienku ustawią się w kolejności według pola Budynek z nagłówka dokumentu.
Wyszukiwanie dokumentów w okienku:
Możemy szybko wyszukać dokument wpisując z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu znaków. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Budynku to wpisujemy początkowe znaki symbolu budynku: np. jeśli wpiszemy ciąg znaków 02, program ustawi się na pierwszym odnalezionym dokumencie dla budynku 02001; jeśli wpiszemy ciag znaków 022 to program ustawi się na dokumencie dla budynku 02201. Jeśli chcemy wyszukiwać dokument po opisie z nagłówka dokumentu, wówczas wybieramy Kolejność według Opisu i wpisujemy początkowe znaki opisu: np. jeśli wpiszemy Bo to program ustawi się na dokumecie, w którym pierwsze znaki opisu zaczynaja się od Bo: np. Boczna 1, jeśli wpiszemy Boh - program ustawi się na dokumencie z początkowymi znakami opisu Boh: np. Boh. Września 1. Jeśli mamy zaznaczoną Kolejność według Miesiąca to musimy wpisać całą nazwę miesiąca, żeby program wyszukał na liście pierwszy dokument dla wpisanego miesiąca. Dlatego poszukiwanie pojedyńczych dokumentów według miesiąca może być mało skuteczne (szybciej dotrzemy do pierwszego dokumentu dla miesiąca poruszając się po liście za pomocą klawiszy PageUp i PageDown).
Przebieg zbiorczego wystawiania rachunków:
Wybrane naliczenia akceptujemy klawiszem Wybierz (lub Ctrl +W).
Program przystępuje do zbiorczego wystawiania rachunków. Dla każdego dokumentu naliczenia::
- program sprawdza czy jest możliwe wystawienie rachunku dla naliczenia
- dla każdego naliczenia są przeglądane wszystkie lokale z naliczenia, sprawdzany jest typ dokumentu przypisany do właściciela lokalu
- dla każdego lokalu z typem dokumentu RACHUNEK jest sprawdzana możliwość wystawienia rachunku i jest wystawiany rachunek
- na ekranie są wyświetlane na bieżąco komunikaty o przebiegu wystawiania rachunków dla poszczególnych lokali
Przerwanie wystawiania rachunków:
Nacisnąć (jeden raz) kalwisz ESC. Potwierdzić przerwanie. Program dokończy wystawianie rachunku dla bieżącego naliczenia. W raporcie z przebiegu wykonywania naliczenia pojawi się informacja o przerwaniu na życzenie użytkownika.
Raport z przebiegu wykonania zbiorczego wystawiania rachunków:
Po zakończeniu wystawiania rachunków pojawia się informacja zbiorcza o ilości wybranych naliczeń do wystawienia rachuków oraz o ilości naliczeń, dla których pomyślnie zakończono wystawianie rachunków. Można również wydrukować raport ze szczegółowymi informacjami. Stanowczo polecamy wydrukowanie raportu szczegółowego po zakończeniu działania funkcji. Należy przeanalizować wydruk, sprawdzić, dla których dokumentów naliczenia nie udało się wystawienie rachunków, usunąć przyczynę ewentualnych błędów i ponownie wystawić rachunki. Poniżej przykładowy wydruk szczegółowy; należy zwrócić uwagę na fakt, że jeśli dla wybranego dokumentu naliczenia nie znaleziono żadnych lokali z rodzajem dokumentu RACHUNEK, to program uznaje, że proces wystawiania rachunków dla naliczenia zakończył się pomyślnie.

RAPORT: ZBIORCZE WYSTAWIANIE RACHUNKÓW DLA DOKUMENTÓW NALICZEŃ

Miesiąc	Budynek	Opis dokumentu	Wystawiono rachunki	Suma naliczenia	Cennik	Opis
				lub dotacji
SIERPIEŃ	01001	Boczna 1; 01001; Sierpień	TAK	581.62	C_01001_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	01003	Boczna 3; 01003; Sierpień	TAK	206.86	C_01003_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	02001	Boh.Września 1; 02001; Sierpień	TAK	20,362.96	C_02001_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	02004	Boh.Września 4; 02004; Sierpień	TAK	1,149.79	C_02004_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	02006	Boh.Września 6; 02006; Sierpień	TAK	864.27	C_02006_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	02008	Boh.Września 8; 02008; Sierpień	TAK	108.47	C_02008_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	02011	Boh.Września 11; 02011; Sierpień	TAK	21,274.02	C_02011_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	02021	Boh.Września 21; 02021; Sierpień	TAK	2,516.22	C_02021_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	02025	Boh.Września 25; 02025; Sierpień	TAK	807.06	C_02025_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	02027	Boh.Września 27; 02027; Sierpień	TAK	1,025.85	C_02027_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	02029	Boh.Września 29; 02029; Sierpień	TAK	294.98	C_02029_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	02031	Boh.Września 31; 02031; Sierpień	TAK	821.59	C_02031_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	02033	Boh.Września 33; 02033; Sierpień	TAK	1,219.73	C_02033_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	02201	Boh.Września 9; 02201; Sierpień	TAK	287.23	C_02201_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	03001	Piłsudskiego 1; 03001; Sierpień	TAK	2,136.11	C_03001_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	03002	Piłsudskiego 2; 03002; Sierpień	TAK	1,021.57	C_03002_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	03003	Piłsudskiego 3; 03003; Sierpień	TAK	5,969.51	C_03003_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	03004	Piłsudskiego 4; 03004; Sierpień	TAK	1,533.64	C_03004_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	03006	Piłsudskiego 6; 03006; Sierpień	TAK	1,535.98	C_03006_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	03009	Piłsudskiego 9; 03009; Sierpień	TAK	585.41	C_03009_01	W naliczeniu nie było żadnych lokali z niewystawionymi rachunkami
SIERPIEŃ	03013	Piłsudskiego 13; 03013; Sierpień	TAK	1,665.83	C_03013_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	03015	Piłsudskiego 15; 03015; Sierpień	TAK	1,588.66	C_03015_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia
SIERPIEŃ	03017	Piłsudskiego 17; 03017; Sierpień	TAK	1,676.10	C_03017_01	Wystawiono rachunki dla naliczenia

Usuń
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Operacje->Usuń. Służy do usuwania próbnych lub błędnych naliczeń. Zaleca się usuwanie próbnych naliczeń tak, aby nie wprowadzały zamieszania w danych. Dla jednego miesiąca można wykonać i zaksięgować tylko jedno naliczenie opłat (i dowolną ilość korekt naliczenia). Przed usunięciem naliczenia program sprawdza czy było dla tego naliczenia wykonane Polecenie ksiegowania i czy były dla niego wystawiane faktury. Jeśli tak - nie pozwala takiego naliczenia usunąć. Jeżeli wygenerowane faktury nie zostały zaksięgowane i nie został zaksięgowany dokument oczekujący utworzony poleceniem księgowania - możemy usunąć wskaźniki: Polecenia księgowania i Wystawienia faktur (menu: Obsługa->Administrator->Wskaźniki->Naliczenia) i usunąć naliczenie.

Przelewy
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Dokumenty->Przelewy. Funkcja służy do wystawiania gotowych (wypełnionych danymi) przelewów dla właścicieli lokali. Jako odbiorca wpłaty wpisywana jest Wspólnota. Jako wpłacający wpisywany jest właściciel lokalu. Tekst "Tytułem" określamy podczas wprowadzani definicji wzoru przelewu (patrz opis funkcji Definicje wzorów przelewów). Dla jedego lokalu można wydrukować kilka przelewów na różne konta (na przykład rozdzielić wpłaty na konto dotyczące ekspolatacji podstawowej i konto dotyczące funduszu remontowego). Kwoty wpisywane na przelewie dla każdego lokalu są obliczane na podstawie wartości opłat dla lokalu dla bieżącego naliczenia.
Przelewy są wystawiane tylko dla tych właścicieli, którzy mają wpisany symbolu wzoru przelewu. Każdy lokal może mieć inny wzorzec przelewu.

Korekta
Uruchamianie z menu Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Operacje->Korekta. Funkcja służy do wycofania dokumentu naliczenia. Wycofanie polega na utworzeniu dokumentu korekty zawierajacego wszystkie zapisy oryginalengo dokumentu ze znakami przeciwnymi. Szczegółowy opis róznych sposobów korygowania naliczeń opisano w Korekta naliczeń.

Filtr
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Znajdź->Filtr. Możliwe również uruchomienie przez jednoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl i F . Funkcja służy do filtrowania wyświetlanych dokumentów naliczeń. Szczególnie przydatna jest gdy wykonyjemy wiele nalcizeń w jednym miesiącu (na przykład dla wielu budynków). Filtrowanie odbywa się w obrębie nagłowków dokumentów naliczeń. Po uruchomieniu funkcji pojawia sie okienko do wprowadzenia Warunku do ustawienia filtru. Dostępne są dwa pola:
- opis dokumentu
- miesiąc naliczenia (pod klawiszem F2 podpowiedź)
Po wpisaniu jednego lub obu warunków, naciskamy klawisz Ustaw filtr i program wyświetli w okienku tylko te dokumenty, które będą miały pola zgodne z wprowadzonym warunkiem. Na przykład jeśli wpiszemy miesiąc naliczenia Styczeń, program wyświetli w okienku tylko naliczenia wykonane dla miesiąca stycznia. Jeśli w polu opis wpiszemy na przykład tekst "Zielona 5", to program wyświetli w okienku tylko naliczenia, które w polu opis mają tekst Zielona 5, a więc na przykład tekst "ulica Zielona 5", "Naliczenie styczeń 2008 Zielona 5".
Usunięcie nałożonego filtru i powrót do wyświetalnia wszytkich naliczeń: uruchamiamy Filtr, potem wybieramy klawisz Usuń filtr.

Znajdź właściciela
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Znajdź->Dla właściciela. Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich naliczeń wykonanych dla wybranego właściciela. Po uruchomieniu funkcji pojawia sie okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahnetów. Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje i wyświetla w nowym okienku wszystkie naliczenia, w których odszuka symbol właściciela.
Uwaga1 : można tutaj również podać dane właściciela, który się wyprowadził i nie posiada obecnie żadnego loklau w zasobach. Program odszuka naliczenia wykonane dla takiego właściciela według daty zamieszkiwania w loklau.
Uwaga 2: innym sposobem na wyświetlenie naliczeń wykonanych dla właściciela jest odszukanie lokalu i jego właściciela w zasobach: Zasoby-> Budynki -> Lokale -> Dokumenty -> Naliczenia opłat.

Znajdź budynek
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia->Znajdź->Dla budynku. Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich naliczeń wykonanych dla wybranego budynku. Po uruchomieniu funkcji pojawia sie okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie budynku. Dostępne jest pole, w którym wpisujemy symbol szukanego budynku. Po naciśnięciu klawisz F2 uzyskamy podpowiedź: listę budynków wprowadzonych w zasobach.
Po wybraniu symbolu budynku program wyszukuje i wyświetla w nowym okienku wszystkie naliczenia, w których odszuka symbol budynku.

Zestawienia dla naliczeń
Zestawienia dla naliczeń umożliwiają analizę wykonanych naliczeń w podziale na budynku i lokale. Zestawienie są uruchamane z menu: Dokumenty->Opłaty->Zestawienia.

Naliczenia na lokale
Funkcja drukuje listy naliczonych opłat dla poszczególnych lokali w podziale na budynki i miesiące. Uruchomienie funkcją: Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Naliczenia na lokale.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko wydruku, w którm wpisujemy warunki i zakresy danych do wykonania wydruku. Wydruk analizuje dane o wykonanych naliczeniach dla poszczególnych lokali. Wydruk zawiera informacje o wysokości naliczenia i wysokości dodatku mieszkaniowego (o ile został przyznany) dla każdego lokalu oraz podsumowania naliczeń i dodatków w poszczególnych budynkach. Wydruk nie sumuje wartości naliczeń z róznych miesięcy dla jednego lokalu: każde naliczenie dla lokalu jest prezentowane w osobnej linii.
Sterowanie zakresem danych na wydruku:
Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków.
Zakres miesięcy: podajemy zakres miesięcy dla naliczeń. Możliwy zakres miesięcy: od stycznia do grudnia.
Status PK -możemy wybrać do wydruku naliczenia z określonym statusem wykonania polecenia księgowania dla naliczenia:
- Wykonano PK - uwzględnia na wydruku tylko te naliczenia, dla których wykonano polecenie księgowania i które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
- Nie wykonano PK - uwzględnia na wydruku tylko te naliczenia, dla których nie wykonano polecenia księgowania i które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
- Wszystkie - uwzględnia na wydruku wszystkie naliczenia, które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy

Naliczenia i rozliczenia na lokale
Wydruk zestawienia naliczeń i rozliczeń mediów dla lokali z możliwością wyboru dokumentów oraz sumowania danych z wielu dokumentów dla jednego lokalu.
Wydruki pobierają dane z dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów i drukują dane dla poszczególnych lokali. Kolumny zawierające dane liczbowe są sumowane dla poszczególnych budynków oraz dla cełego wydruku.

Parametry wydruku:
1. Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków.
2. Zakres miesięcy: program uwzględnia na wydruku tylko dokumenty z podanego zakresu miesięcy. Dla rozliczenia mediów jako miesiąc pobieramy miesiąc z daty rozliczenie na dzień. Dla korekty rozliczenia mediów: miesiąc korekty. Dla naliczenia: miesiąc naliczenia, dla korekty naliczenia: miesiąc korekty.
3. Wybór dokumentów: możemy wybrać konkretne dokumenty do wykonania wydruku (przycisk Wybierz w ramce Rodzaj dokumentów:). Program wyświetla do wyboru tylko dokumenty z podanego zakresu miesięcy. Wybrane dokumenty są oznaczone znaczkiem "v".
4. Status PK -możemy wybrać do wydruku naliczenia z określonym statusem wykonania polecenia księgowania dla naliczenia:
- Wykonano PK - uwzględnia na wydruku tylko te naliczenia, dla których wykonano polecenie księgowania i które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
- Nie wykonano PK - uwzględnia na wydruku tylko te naliczenia, dla których nie wykonano polecnia księgowania i które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
- Wszystkie - uwzględnia na wydruku wszystkie naliczenia, które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
5. Sumować dokumenty dla lokalu w jednej linii:
Sposób prezentacji danych o dokumentach dla lokali: zależny od ustawienia parametru Sumować dokumenty dla lokalu w jednej linii. Bez zmian w ustawieniu tego parametru program drukuje dla każdego lokalu dane z dokumentu w osobnej linii. Tak więc dla każdego lokalu będzie tyle linii ile wystąpień lokalu w dokumentach. Jeśli chcemy aby dla każdego loklau pojawiły się sumaryczne dane ze wszytskich dokumentów w jednej linii należy zaznaczyć opcję: Sumować dokumenty dla lokalu w jednej linii na Tak.
4. Zakres prezentowanych danych dotyczących naliczeń/rozliczeń mediów:
a. dla wydruku bez sumowania:
- kolumny z danymi opispwymi dotyczącymi lokalu (symbol budynku, lokalu, symbol i nazwa własciciela lokalu, dane adresowe lokalu)
- kolumny z danymi opisowymi każdego prezentowanego dokumentu (data dokumentu, miesiąc naliczenia, typ i opis dokumentu, statusy dokumentu)
- kolumny z danymi kwotowymi: całkowita kwota z dokumentu dla lokalu, dla naliczeń dodatkowo kwota ewentualnego dodatku mieszkaniowego.
Kolumny zawierające dane liczbowe są sumowane dla poszczególnych budynków oraz dla całego wydruku.
Dla każdego lokalu jest drukowanych tyle linii ile wystąpień lokalu w dokumentach.
b. dla wydruku z sumowaniem: podaje w osobnych kolumanch: dane dotyczące całkowitych kwot dla naliczeń, rozliczeń oraz razem (suma naliczeń i rozliczeń na lokal)
- kolumny z danymi opispwymi dotyczącymi lokalu (symbol budynku, lokalu, symbol i nazwa własciciela lokalu, dane adresowe lokalu)
- kolumna zawierająca informację o wybranym zakresie miesięcy.
- kolumny z danymi kwotowymi: suma ze wszystkich wybranych dokumentów naliczeń dla lokalu, suma ze wszystkich wybranych dokumentów rozliceń dla lokalu, całkowita kwota ze wszytskich dokumentu dla lokalu.
Kolumny zawierające dane liczbowe są sumowane dla poszczególnych budynków oraz dla całego wydruku.
Dla każdego lokalu jest drukowana jedna linia.

Opłaty na lokale
Zestawienie naliczeń i rozliczeń mediów dla lokali z kolumnami definiowalnymi przez użytkownika. Funkcja umożliwia wykonanie zestawienia zdefiniowanego wcześniej funkcją Wzory kolumn. Dzięki możliwościom wydruków definiowalnych użytkownik może wybierać dane do wydrukowania według własnego uznania. Wydruk jest skonstruowany podobnie jak wydruk opisywany powyżej: Naliczenia i rozliczenia na lokale, ale, w odróżnieniu od niego, nie ma określonego zestawu kolumn na wydruku, ale układ i zawartość kolumn na wydruku jest definiowana przez użytkownika. Wydruk umożliwia analizę poszczególnych dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów z podziałem na różne rodzaje opłat. Dodatkowo istnieje możliwość umieszczenia na wydruku informacji o cenach dla poszczególnych opłat. Użytkownik sam określa zawartość kolumn na wydruku, ma również możliwość sumowania wartości wielu opłat w jednej kolumnie na wydruku. Wydruk umożliwia wybór do zestawienia różnych dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów oraz sumowania danych z wielu dokumentów dla jednego lokalu w jednej linii.

Aby wydrukować dane za pomocą definiowalnego zastawienia Opłaty na lokale, należy wykonać następujące czynności:
1. Dodać nową definicję wydruku oraz zdefiniować dla niej kolumny wyliczane podczas wykonywania wydruku - funkcja Wzory kolumn .
2. Zdefiniować ostateczny wygląd wydruku określając zestaw kolumn na wydruku. W tym celu należy uruchomić pierwszy raz wykonywanie wydruku zestawienia (funkcja Wspólnoty->Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Opłaty na lokale). Wybrać symbol definicji wydruku, wpisać zakresy danych do wydruku i przejść naciskając klawisz Dalej do kolejnego okienka. Tutaj za pomocą klawisza Kolumny przejść do okienka definiowania kolumn wydruku. Zdefiniować wymagane kolumny wydruku - patrz opis Definiowanie pól wydruku.
3. Teraz wydruk jest gotowy do wykonywania.
4. Należy zauważyć, że dla jednej definicji wydruku zdefiniowanej funkcją Wzory kolumn można zdefiniować wiele wariantów konfiguracji pól wydruku (tak jak to opisano w pkt.2).

Używane pojęcia:
Wzory kolumn (inaczej: Definicja zestawienia) - zawiera definicje kolumn do wyliczenia, nazwę zestawienia, dane drukowane w nagłówku zestawienia.
Definicja wydruku - zawiera wzór konkretnego układu kolumn używanego do drukowania zestawienia. Zamiennie używane też jest określenie "układ kolumn wydruku". Zauważmy, że jedna definicja zestawienia może mieć wiele definicji wydruku.

Zakresy danych do wydruku:
1. Symbol definicji : podajemy symbol wybranej definicji wydruku, zdefiniowanej wcześniej funkcją Wzory kolumn.
2. Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków. Nie ma możliwości wybrania do wydruku pojedyńczych lokali.
3. Zakres miesięcy: program uwzględnia na wydruku tylko dokumenty z podanego zakresu miesięcy. Dla rozliczenia mediów jako miesiąc pobieramy miesiąc z daty Rozliczenie na dzień. Dla korekty rozliczenia mediów: miesiąc korekty. Dla dokumentów naliczenia opłat: miesiąc naliczenia, dla korekty naliczenia: miesiąc korekty.
4. Wybór dokumentów: możemy wybrać konkretne dokumenty do wykonania wydruku (przycisk Wybierz w ramce: Rodzaj dokumentów:). Program wyświetla do wyboru tylko dokumenty z podanego zakresu miesięcy. Wybrane dokumenty są oznaczone znaczkiem "v".
5. Sumować dokumenty dla lokalu w jednej linii:
Sposób prezentacji danych o dokumentach dla lokali: zależny od ustawienia parametru Sumować dokumenty dla lokalu w jednej linii. Bez zmian w ustawieniu tego parametru program drukuje dla każdego lokalu dane z każdego dokumentu w osobnej linii. Tak więc dla każdego lokalu będzie tyle linii ile wystąpień lokalu w dokumentach. Jeśli chcemy aby dla każdego loklau pojawiły się sumaryczne dane ze wszystkich dokumentów w jednej linii należy zaznaczyć opcję: Sumować dokumenty dla lokalu w jednej linii na Tak.
6. Dodatkowe warunki na budynki:
Można założyć dodatkowe filtry pozwalające wybrać budynki do wydruku według kryterium związanego z parameterm dla budynku. Dostępne są dwie możliwości:
- Tylko budynki, w których jest parametr
- Tylko budynki, w których nie ma parametru
Wybór filtru następuje poprzez naciśnięcie lewym klawiszem myszki na tekście opisującym filtr. Po lewej stronie wybranego filtru pojawia się ptaszek (znaczek "v"). Następnie należy podać symbol parametru, którego obecność będzie analizowana (po naciśnięciu klawisza F2 lub prawego klawisza myszki uzyskamy podpowiedź: listę dostępnych parametrów). Filtr działa w taki sposób, że pomija te budynki z zakresu, które nie spełniają warunku. Typowy sposób wykorzystania: na przykład mamy budynki kilku kategorii, oznaczenie kategorii budynku odbywa się poprzez przypisanie do budynku parametru oznaczającego wybraną kategorię (np. parametr KAT1 dla budynków kategorii 1). Wówczas wybór budynków kategorii 1 do wydruku zrealizujemy zaznacząjąc filtr Tylko budynki, w których jest parametr i wpisując symbol parametru "KAT1".
Uwaga: można założyć jednocześnie oba filtry, tzn. można poszukiwać budynków, które mają przypisane jeden parametr i nie mają przypisanego drugiego parametru.

Kolumny wyliczane, sposób działania wydruku

Wykonanie wydruku przebiega dwustopniowo:
1. W pierwszym etapie program wylicza wartości wszystkich kolumn podanych w definicji zestawienia. Dane są przechowywane w rejestrze tymczasowym. Dodatkowo, w zależności od wariantu wydruku, pola rejestru tymczasowego są uzupełniane o dane o cenach dla kolumn oraz dane liczbowe pobrane z dokumentów naliczeń/rozliczeń mediów.
2. W drugim etapie wykonywany jest wydruk kolumnowy według wybranej definicji wydruku. Drukowana jest zawartość rejestru tymczasowego utworzonego w pierwszym etapie.
3. Zasady wykonywania wydruku:
a. wydruk gromadzi dane dla lokali i ich właścicieli.
b. na wydruku można używać pól pobieranych bezpośrednio z rejestrów, jak również pól, których wartości są wyliczane każdorazowo podczas wykonywania wydruku (podczas pierwszego etapu).
c. pola, których wartości są wyliczane są pobierane ze wskazanych przez użytkownika dokumentów naliczeń opłat oraz dokumentów rozliczeń mediów. Dane są zawsze pobierane dla konkretnych lokali.

Kolumny wyliczane:
Możemy wyróżnić 4 rodzaje kolumn wyliczanych na potrzeby opisywanego wydruku. Są to:
1. kolumny związane z opłatami
2. kolumny związane z cenami dla opłat
3. kolumny związane z dokumentami naliczeń/rozliczeń mediów.
4. kolumny dodawane podczas tworzenia definicji wydruku.

Kolumny związane z opłatami :
a. są to kolumny definiowane przez użytkownika
b. zawartość tych kolumn jest definiowana funkcją Wzory kolumn. Szczegółowy opis sposobu przypisywania opłat do kolumn oraz praktyczne zalecenia można znaleźć tutaj: Wzory kolumn.
c. każda opłata może być użyta w definicji kolumn dla danego wzoru wydruku tylko jeden raz (czyli może być przypisana tylko do jednej kolumny).
d. nazwa kolumny wyliczanej: taka jak podano w definicji wzoru kolumn (symbol kolumny).
Sposób wyliczania wartości kolumn wyliczanych dla poszczególnych lokali:
- program wybiera zestaw dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów zgodny z zakresem podanym przez użytkownika
- dla każdego lokalu wyszukuje dla każdego wybranego dokumentu opłaty przypisane dla każdej kolumny:
    - jeśli jest tylko jedna opłata z listy opłat przypisanych do kolumny w definicji: drukuje wartość brutto odszukanej opłaty
    - jeżeli lokal ma w naliczeniu więcej niż jedną opłatę dla kolumny: sumuje wartości brutto wyszukanych opłat.

Kolumny związane z cenami dla opłat:
a. użytkownik nie definiuje tych kolumn. Powstają one automatycznie dla wszystkich zdefiniowanych przez użytkownika kolumn wyliczanych.
b. ceny dla poszczególnych opłat są uzupełniane tylko dla wydruków bez sumowania dokumentów. Dla wydruków z sumowaniem dokumentów pola związane z cenami dla kolumn pozostają puste.
c. dla każdej zdefiniowanej kolumny wyliczanej jest wypełniane pole z ceną dla tej kolumny. Nazwa kolumny z ceną: "CENA_" + symbol kolumny wyliczanej. Np. jeśli symbol kolumny wyliczanej jest "ZW", to nazwa odpowiadającej jej kolumny z cena jest "CENA_ZW" i taki symbol trzeba wybrać z kolumn dostępnych do wydruku.
d. jeśli kolumna składa się z kilku opłat, to pole ceny dla tej kolumny zostaje wypełnione ostatnią odnalezioną wartością ceny dla opłaty. Np. jeśli kolumna ma przypisane 3 opłaty i w zapisach dokumentu zostaną odnalezione dla lokalu wszystkie trzy opłaty - to jako cena do zestawienia zostanie pobrana cena dla ostatniej odnalezionej opłaty. Jeśli zostanie odnaleziona tylko jedna opłata - to oczywiście jej cena zostanie pobrana.
e. różne rodzaje cen dla różnych rodzajów dokumentów:
- dla dokumentów naliczeń NA: pobiera z zapisów dokumentu cenę dla opłaty:
    -- cenę brutto: gdy jest ustawiony parametr "wyliczać wartości opłat od ceny brutto" - pobiera cenę brutto
    -- cenę netto: gdy jest ustawiony parametr "wyliczać wartości opłat od ceny netto" - pobiera cenę netto
- dla korekt naliczeń (KN) nie pobiera cen.
- dla dokumentów rozliczeń mediów RA:
-- pobiera cenę dla zapisu związanego z licznikiem (czyli dla zużycia) - jest to jednocześnie cena wpisana w definicji rozliczenia.
    --- gdy w dokumencie RA są zapisy związane z licznikiem: pobiera cenę dla pierwszego odnalezionego zapisu związanego z licznikiem. Tak więc, jeśli dla lokalu zapisów związanych z licznikiem jest więcej niż jeden (bo np. rozliczenie ma przypisanych kilka liczników bądź jest kilka odczytów liczników w rozliczanym okresie) - to i tak program pobierze cenę z pierwszego odnalezionego zapisu związanego z licznikiem.
    --- gdy w dokumencie RA nie ma zapisów dla licznika (np. są tylko zapisy dla opłat)- nie pobiera ceny.
- dla dokumentów korekty rozliczenia KR w ogóle nie pobiera ceny.
- dla dokumentów RZ (rozliczenia zaliczek) pobiera cenę w taki sposób jak dla zapisu związanego z licznikiem.

Kolumny związane z dokumentami naliczeń/rozliczeń mediów.
Podczas pierwszego etapu wykonywania wydruku program uzupełnia dodatkowe pola danymi pobranymi z dokumentów (w zależności od wybranego wariantu wydruku). Pola te mogą być później wybierane do definicji wydruku i drukowane na zestawieniu. Poniżej opisano sposób wypełniania dodatkowych pól. Aby użyć dodatkowego pola w definicji wydruku należy posłużyć się nazwą pola podaną poniżej:
a. dodatkowe pola wypełniane dla wydruków bez sumowania dokumentów :
- kwota dokumentu dla lokalu: pole "zd_lo_dokument_suma", w które jest wpisywana wartość brutto dokumentu dla lokalu (pole jest sumowane dla budynku i na koniec wydruku)
- typ dokumentu (NA,RA)/miesiąc lub symbol rozliczenia: pole "zd_dokument"
- kwota dodatku dla lokalu: pole "zd_lo_dodatek" (pole sumowane dla budynku i na koniec wydruku)
- numer faktury: pole "zd_lo_fa_numer"
- numer rachunku: pole "zd_lo_ra_numer"
Wyżej wymienione pola można wybrać do wydruku: pola te pojawiają się na końcu listy pól do wybrania, wybieramy według podanej nazwy pola.
b. dodatkowe pola wypełniane dla wydruków z sumowaniem dokumentów :
- suma wszystkich dokumentów (naliczeniowych i rozliczenia mediów) dla lokalu: pole "zd_suma_lok" (pole sumowane dla budynku i na koniec wydruku)
- suma wszystkich dokumentów naliczeniowych dla lokalu: "pole zd_suma_lok_nal" (pole sumowane dla budynku i na koniec wydruku)
- suma wszystkich dokumentów rozliczenia mediów dla lokalu: "pole zd_suma_lok_rozl" (pole sumowane dla budynku i na koniec wydruku)
Wyżej wymienione pola można wybrać do wydruku: pola te pojawiają się na końcu listy pól do wybrania, wybieramy według podanej nazwy pola.

Kolumny dodawane podczas tworzenia definicji wydruku.
Podczas tworzenia definicji wydruku można dodać dodatkowe kolumny, których wartość jest obliczana na podstawie wartości wcześniej zdefiniowanych kolumn wydruku. W celu obliczenia wartości dodatkowych kolumn należy zdefiniować wyrażenie służące do obliczenia wartości kolumny. W wyrażeniu możemy posługiwać się nazwami kolumn wydruku oraz podstawowymi działaniami (+,-,/,*). Szczegółowy opis sposobu definiowania dodatkowych kolumn znajdziemy tutaj: Definiowanie pól wydruku. Przykładowym sposobem wykorzystania tej możliwości będzie utworzenie dodatkowej kolumny składającej się z sumy wszystkich kolumn z opłatami. Wartość tej kolumny, porównana na przykład z kolumną suma wszystkich dokumentów (pole "zd_suma_lok") lub kwota dokumentu dla lokalu("zd_lo_dokument_suma") pozwoli sprawdzić poprawnośc definicji zestawienia (czy w definicji zestawienia nie pominięto niektórych opłat): jeśli dla lokalu suma wartości kolumn z opłatami nie będzie równa wartości całego dokumentu, będzie to oznaczało, że prawdopodobnie w definicji zestawienia pominięto niektóre opłaty.

Uwagi praktyczne:
Zauważmy, że kolumny podane w definicji zestawienia wyliczają się zawsze. Nie ma możliwości ograniczenia obliczeń tylko do kolumn wybranej definicji wydruku. Jeżeli więc wyliczana kolumna nie znajdzie się w definicji wydruku, lepiej ją usunąć z definicji zestawienia, żeby niepotrzebnie nie wydłużała czasu wykonywania pierwszego etapu.
Zauważmy również, że na wydruku pojawiają się tylko te pola, które są wybrane do drukowania w definicji wydruku. Tak więc umieszczenie pola w definicji zestawienia (Wzory kolumn) nie gwarantuje wydrukowania go - trzeba je jeszcze umieścić w definicji wydruku (patrz opis Definiowanie pól wydruku).

Definiowanie pól wydruku
Po zdefiniowaniu wydruku funkcją Wzory kolumn, przy pierwszym wykonywaniu zdefiniowanego zestawienia, na wydruku standardowo są umieszczane tylko trzy pola: symbol budynku, symbol lokalu oraz symbol kontrahenta (właściciela/lokatora). Pozostałe pola (kolumny wydruku) użytkownik musi zdefiniować sam. Okienko wydruku kolumnowego, które umożliwia zdefiniowanie własnych kolumn wydruku, pojawia się jako drugie okienko podczas wykonywania zestawienia Opłaty na lokale. W pierwszym okienku podajemy symbol wykonywanego zestawienia oraz wybieramy żądany zakres danych, następnie program gromadzi dane do wydruku (zgodnie z podanymi zakresami): na ekranie pojawia się informacja o odczytywaniu danych dla kolejnych lokali. Następnie pojawia się okienko wydruku kolumnowego.
Opis okienka wydruku kolumnowego:
- w lewym górnym rogu: nazwa wybranego wzoru kolumn (Opłaty na lokale wg wzoru ...)
- w prawym górnym rogu: nazwa układu kolumn czyli nazwa definicji wydruku. Zawsze dostępny jest układ kolumn "standardowy". Zmiana układu kolumn: funkcja uruchamiana klawiszem Kolumny.
- Symbole od - do oraz Warunek - pozwalają dodatkowo ograniczyć zakres danych na wydruku. Zauważmy, że w tym momencie dane już są ograniczone zakresem podanym w pierwszym okienku (zakres budynków, zakres miesięcy oraz wybór dokumentów). W praktyce więc rzadko będzie występowała konieczność dodatkowego ograniczania zakresu danych.
- Porządek drukowania - ze względu na specyfikę wydruku, wydruk jest zawsze w kolejności według symboli budynków. W obrębie budynków drukowane są kolejno symbole lokali.
- Kolumny - definiowanie i wybieranie układu kolumn do wydruku - patrz opis Kolumny .
- uruchomienie wydruku: naciśnięcie klawisza Wydruk według przedziału lub Wydruk według warunku.

Kolumny
Po naciśnięciu klawisza Kolumny pojawia się okienko do definiowania układu kolumn wydruku. W górnym okienku pojawiają się nazwy dostępnych układów kolumn czyli nazwy definicji wydruku, w dolnym - lista pól do wydrukowania układu kolumn podświetlonego w górnym okienku.
Dostepne funkcje:
- Usunięcie -usunięcie wybranego układu kolumn
- Dodanie - dodanie nowej definicji wydruku (układu kolumn)
- Modyfikacja - zmiana wybranego układu kolumn (dodanie pól itd)
- Zmień nazwę - zmiana nazwy układu kolumn
- Dodatkowe ustawienia - dodatkowe ustawienia dla wybranego układu kolumn

- pola rejestru tymczasowego tworzonego podczas wydruku (ich nazwy zaczynają się od znaków "zd_"), w tym:
-- dodatkowe pola związane z kwotami dla dokumentów rozliczeń i naliczeń mediów
- nazwy kolumn zdefiniowanych w definiowalnym zastawieniu funkcją Wzory kolumn
- ceny dla kolumn zdefiniowanych w definiowalnym zastawieniu funkcją Wzory kolumn (nazwa pola poprzedzona ciagiem znaków "CENA_").
- nazwy zdefiniowanych parametrów (z rejestru z parametrami) - pobiera wartość parametru dla lokalu
- nazwy zdefiniowanych liczników (z rejestru z licznikami) - pobiera wartość średniego zużycia dla licznika dla lokalu
- wszystkie pola rejestru z kontrahentami (właścicielami)
- wszystkie pola rejestru z lokalami
- wszystkie pola rejestru z budynkami

- możemy zdefiniować kolumnę dodatkową "EKSPLOATACJA", która będzie określać obciążenie właściciela związane z ekspolatacją. Wpisujemy nazwę kolumny "EKSPLOATACJA" oraz wyrażenie CZYNSZ+ZW+CW+CO. Powracamy do modyfikacji pól wydruku (Modyfikacja) i dodajemy zdefiniowaną kolumnę "EKSPLOATACJA" do układu kolumn wydruku.
- możemy zdefiniować kolumnę dodatkową "RAZEM", która będzie określać całkowite obciążenie właściciela. Wpisujemy nazwę kolumny "RAZEM" oraz wyrażenie CZYNSZ+ZW+CW+CO+FR. Powracamy do modyfikacji pól wydruku (Modyfikacja) i dodajemy zdefiniowaną kolumnę "RAZEM" do układu kolumn wydruku.

Uwagi praktyczne
Zauważmy, że do wykonania wydruku definiowalnego nie jest niezbędne zdefinowanie wyliczanych kolumn . Możemy zdefiniować jedynie nazwę wydruku w funkcji Wzory kolumn i użyć tylko pól rejestrów do zdefiniowania wydruku, bez wyliczania wartości kolumn. Dostępne będą natomiast pola związane z dokumentami naliczeń/rozliczeń mediów (typy dokumentów, numery wystawionych faktur, kwoty z dokumentów). W szczególności można w ten sposób stworzyć na przykład listę wszystkich dokumentów naliczeń/rozliczeń mediów w podziale na budynki i lokale.

Poniżej zamieszczono wydruk zdefiniowany w księdze DEMO2015. Dla tego wydruku funkcją Wzory kolumn zdefiniowano 4 kolumny zawierające opłaty:

- WSPOLNE - opłaty związane z kosztami częsci wspólnych wspólnoty
- EKSPL - opłaty związane z bieżącą eksploatacją
- WODA - opłata za zużycie wody
- FR - obciązenie z tytułu wpłat na fundusz remontowy

Zdefiniowano następujące kolumny dla wydruku:

1. z rejestru tymczasowego:
- symbol budynku (zd_budynek)
- symbol lokalu (zd_lokal)
- nazwa dokumnetu (zd_dokument)
- kwota dokumentu dla lokalu (zd_lo_dokument_suma)
2. z kolumn zdefiniowanych w definiowalnym zastawieniu funkcją Wzory kolumn
- WSPOLNE
- EKSPL
- WODA
- FR
3. z cen dla kolumn zdefiniowanych w definiowalnym zastawieniu
- CENA_WODA
- CENA_FR
4. dodatkowe kolumny utworzone podczas definiowania pól wydruku ( funkcja: Dodatkowe ustawienia -> Dodatkowe kolumny)
- Adres - adres lokalu jako kombinacja pól bu_ulica z rejestru budynków oraz l_nr_lo z rejestru lokali
- Kontrah - dane właściciela (lokatora) jako kobminacja pól zd_kontr z rejestru tymczasowego oraz kl_nazwa1 z rejestru kontrahentów
- Suma - jako suma kolumn wyliczanych z opłatami (WSPOLNE+EKSPL+WODA+FR)
5. Kolumny pobrane z rejestru z parametrami
- UDZIAŁ - udział we wspólnocie
- POW_UZYTK - powierzchnia loklau

Perseus Wspólnoty Data: 2015.11.06 Godz. 14:34:43 str. 1 DEMO Wspolnoty DEMO2015 - perseus
Wystawca: Wspólnota mieszkaniowa "Atłasowa 3", 00-000 Warszawa Atłasowa 3/ Opłaty na lokale wg wzoru: OPLATY; Za miesiąc od Styczeń do Grudzień; Dla budynków od A do A
Układ kolumn: standardowy
Budynek: A, Budynek Atłasowa, 00-000 Warszawa, ul. Atłasowa 3
Budynek	Symbol lokalu	Właściciel: symbol, nazwa	Adres	Udział	Pow. lok.	Dokument	Kwota dokumentu	Koszty wspólne	Ekspolatacja	Zużycie wody	Cena woda	F. remontowy	Cena FR	Suma z opłat
A	A01	A01, Kowalski Jan	ul. Atłasowa 1	0.08760	47.30	NA/Styczeń	1,028.62	73.59	481.96	322.14	5.46	150.93	1,723.00	1,028.62
A	A01	A01, Kowalski Jan	ul. Atłasowa 1	0.08760	47.30	RA/R.ZW.1	703.86			703.86	18.00			703.86
A	A02	A02, Radziudzka Maria	ul. Atłasowa 2	0.07980	43.09	NA/Styczeń	759.33	73.59	439.04	109.20	5.46	137.50	1,723.00	759.33
A	A03	A03, Stachlewski Eugeniusz	ul. Atłasowa 3	0.10090	54.49	NA/Styczeń	895.37	73.59	555.11	92.82	5.46	173.85	1,723.00	895.37
A	A04	A04, Iskierska Janina	ul. Atłasowa 4	0.18760	101.30	NA/Styczeń	1,521.76	73.59	1,032.12	92.82	5.46	323.23	1,723.00	1,521.76
A	A05	A05, Wenerski Karol	ul. Atłasowa 5	0.09890	53.41	NA/Styczeń	880.91	73.59	544.10	92.82	5.46	170.40	1,723.00	880.91
A	A06	A06, Pioterczak Andrzej	ul. Atłasowa 6	0.14330	77.38	NA/Styczeń	1,201.71	73.59	788.39	92.82	5.46	246.91	1,723.00	1,201.71
A	A07	A07, Miłosz Bogusława	ul. Atłasowa 7	0.12330	66.58	NA/Styczeń	1,057.22	73.59	678.36	92.82	5.46	212.45	1,723.00	1,057.22
A	A08	A08, Antonowicz Marian	ul. Atłasowa 8	0.10090	54.49	NA/Styczeń	895.37	73.59	555.11	92.82	5.46	173.85	1,723.00	895.37
A	A09	A09, Kamień Władysław	ul. Atłasowa 9	0.07770	41.96	NA/Styczeń	727.78	73.59	427.49	92.82	5.46	133.88	1,723.00	727.78
RAZEM Budynek: A, Budynek Atłasowa, 00-000 Warszawa, ul. Atłasowa 3							9,671.93							9,671.93
OGÓŁEM:							9,671.93							9,671.93
KONIEC WYDRUKU Opłaty na lokale wg wzoru: OPLATY Data: 2015.11.06 Strona: 1 Osoba: perseus

Statusy naliczeń na budynki
Wydruk list budynków wraz ze statusami budynku dla naliczenia i dla polecenia księgowania. Funkcja: Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Statusy naliczeń na budynki.
Statusy dla budynków wybranych do wydruku są obliczane bezpośrednio przed wykonaniem wydruku. Statusy budynków są określane na podstawie statsuów wszystkich lokali w budynku. Przy określaniu statusów budynków i statusów miesiąca program pomija nieaktywne lokale, czyli te lokale, które mają znacznik Uwzględniać przy naliczeniach i kosztach zaznaczony na Nie.
Status budynku dla naliczenia w miesiącu:
- Naliczono - gdy w miesiącu wykonano naliczenie dla wszystkich lokali z budynku.
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano naliczenie dla części lokali z budynku
- Nie naliczono - gdy w miesiącu nie wykonano naliczenia dla żadnego lokalu z budynku.
Status budynku dla polecenia księgowania (PK) w miesiącu:
- Naliczono - gdy w miesiącu wykonano PK dla wszystkich lokali z budynku.
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano PK dla części lokali z budynku
- Nie naliczono - gdy w miesiącu nie wykonano PK dla żadnego lokalu z budynku.

Sterowanie zakresem danych na wydruku:
Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków.
Zakres miesięcy: podajemy zakres miesięcy dla naliczeń. Zakres miesięcy: od stycznia do grudnia.

Wydruk zawiera informacje o statusach dla naliczenia i dla PK dla wybranych budynków w podziale na miesiące. Szczególnie przydatny jest gdy wspólnota składa się z wielu budynków i dla każdego budynku wykonywane jest osobne naliczenie w miesiącu. Statusy budynków i stan wykonanaia naliczeń na budynki możemy również śledzić funckją administratora Administrator wspólnoty->Naliczenia->Miesiące->Statusy dla budynków.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko wydruku, w którm wpisujemy warunki i zakresy danych do wykonania wydruku.

Dotacje z dokumentów naliczeń
Funkcja drukuje listy przyznanych dodatków mieszkaniowych (dotacji) dla poszczególnych lokali w podziale na budynki i miesiące. Wydruk jest wykonywany na podstawie dokumentów naliczeń. Uruchomienie funkcją: Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Dotacje z dokumentów naliczęń.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko wydruku, w którm wpisujemy warunki i zakresy danych do wykonania wydruku. Wydruk analizuje dane o przyznanych dodatkach na podstawie wykonanych naliczeń dla poszczególnych lokali. Wydruk zawiera tylko te lokale, które w podanym zakresie miesięcy miały przyznane dodatki (dotacje) mieszkaniowe. Dla poszczególnych lokali wydruk zawiera informacje o wysokości naliczenia i wysokości dodatku mieszkaniowego: wyłlaconego lub wstrzymanego. Dodatek, któtry nie został wstrzymany uważa się za wypłacony. Wydruk zawiera podsumowania dla poszczególnych budynków oraz dla całego wydruku następujących kolumn: naliczenie opłat, dodatek wypłacony, dodatek wstrzymany.
Sterowanie zakresem danych na wydruku:
Zakres budynków: podajemy zakres budynków, dla których będzie wykonany wydruk. Naciskjąc klawisz F2 uruchamiamy podpowiedź. Jeśli nie wpiszemy zakresu budynków, wydruk wykona się dla wszystkich budynków.
Zakres miesięcy: podajemy zakres miesięcy dla naliczeń. Zakres miesięcy: od stycznia do grudnia.
Status PK -możemy wybrać do wydruku dodatki z określonym statusem wykonania polecenia księgowania dla naliczenia:
- Wykonano PK - uwzględnia na wydruku tylko te naliczenia, dla których wykonano polecenie księgowania i które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
- Nie wykonano PK - uwzględnia na wydruku tylko te naliczenia, dla których nie wykonano polecnia księgowania i które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
- Wszystkie - uwzględnia na wydruku wszystkie naliczenia, które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy
Status dodatku - możemy wybrać do wydruku dodatki z określonym statusem:
- Tylko wypłacone - uwzględnia na wydruku tylko te dodoatki, które nie są wstrzymane
- Tylko wstrzymane - uwzględnia na wydruku tylko te dodoatki, które zostały wstrzymane
- Wszystkie - uwzględnia na wydruku wszystkie dodatki, które mają miesiąc naliczenia w podanym zakresie miesięcy

Rozliczenie mediów

Rozliczenie
Funkcja służy do wykonania okresowego rozliczenia mediów dla właścicieli oraz do ewentualnego wprowadzania korekt rozliczeń. Uruchamianie z menu: Dokumenty->Rozliczenia mediów->Rozliczenie.
Rozliczenie mediów dla lokali w może odbywać się w trybie indywidualnym (dla wybranych lokali) albo w trybie automatycznym - dla wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia. Może być wykonywane za cały okres lub tylko za część okresu rozliczeniowego. Rozliczenie mediów jest formą automatycznej korekty naliczeń. Wynikiem rozliczenia mediów jest kwota wyliczana dla każdego lokalu (zwiększająca lub zmniejszająca obciążenie lokatora/właściciela). Nie należy mylić rozliczenia mediów z rzeczywistymi rozrachunkami z właścicielami (rozrachunki na kontach księgowych), ani nie mylić z rzeczywistymi rozliczeniami faktur kosztowych za dostarczone media rejestrowanymi w menu: Dokumenty->Koszty->Rejestracja. Przed rozpoczęciem wykonywania rozliczeń mediów należy wprowadzić definicje rozliczeń - patrz opis w dalszej części podręcznika: definicje rozliczeń mediów.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z możliwością wyboru rodzaju rozliczenia oraz wykonywanej operacji: Rozliczenie liczników oraz Korekta rozliczenia.

Rozliczenie liczników
Celem wykonania rozliczenia jest dla każdego lokalu porównanie zaliczek wpłaconych na dany rodzaj medium (rozliczenia) z faktycznym zużyciem medium za podany okres.
a. zaliczki określa się podając symbole opłat (patrz opis definicji rozliczeń mediów) Z naliczeń wybiera się naliczenia wykonane w podanym okresie (wg miesięcy) i pobiera się wartości zaliczek wg symboli opłat. Suma zaliczek daje sumę wpłat na dany rodzaj rozliczenia w okresie.
b. faktyczne zużycie oblicza się jako sumę wartości zużyć dla każdego licznika przypisanego do rozliczenia: mnożąc cenę z definicji rozliczenia wg miesiąca odczytu * ilość zużytą odczytaną z licznika.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzania danych. Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- Rodzaj rozliczenia- symbol rozliczenia mediów, które chcemy wykonać.
- Wybór zakresu lokali do rozliczenia - możemy wykonać rozliczenie dla wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia lub tylko dla wybranych lokali. Jeśli wybierzemy Tylko dla wybranych lokali to pojawi sie okienko z listą budynków oraz lokali do wybrania. Sposób wybierania lokali w budynkach: patrz opis Wybór lokali w budynkach. Uwaga: do wyboru wyświetlają się tylko budynki i lokale przypisane do rozliczenia.
- Wybór typu rozliczenia: Rozliczenie końcowe (ostateczne), częściowe okresu - patrz opis.
- Wybór okresu, dla którego będzie wykonywane rozliczenie. Nie można wybierać okresów, które mają status Rozliczony.
- Data wykonania rozliczenia - podpowiadana jest data końca okresu.
Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych (Dalej) na ekranie pojawia się lista wykonanych naliczeń i korekt naliczeń dla miesięcy należących do wybranego okresu rozliczenia. Wyświetlane są dokumenty naliczeń i korekt naliczeń, dla których wykonano polecenie ksiegowania. Należy wybrać naliczenia, które będą uczestniczyć w wykonywnaiu rozliczenia mediów. Jeżeli wykonano wiele dokumentów naliczeń można ułatwic sobie wyszukiwanie dokumentów dla poszczególnych miesięcy zmieniając Kolejność wyświetlania danych na ekranie. Jeśli klikniemy myszką w pole Miesiąc: dokumenty wyświetlą się według miesiąca naliczenia, jeśli wybierzemy Opis, dokumenty wyświetlą się według zawartości pola opis z nagłówka dokumentu naliczenia.
Możliwe jest szybkie wyszukiwanie dokumentów naliczeń. Po wybraniu klucza kolejności wyświetlania wpisujemy z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego stringu (według pola - klucza). Jeżeli naszym kluczem jest Opis: wpisujemy początkowe znaki pola opis. Jeśli kolejność jest ustawiona według Miesięcy, należy wpisać całą nazwę miesiąca. Szybkie wyszukiwanie dokumentów ma najwieksze znaczenie gdy mamy dużo dokumentów naliczeń: na przykład we wspólnocie jest wiele budynków i dla każdego budynku jest wykonywane osobne naliczenie dla każdego miesiąca.
Dodatkowe informacje na temat praktycznego wykonywania rozliczeń - patrz opis.

Rozliczenie końcowe, częściowe okresu
Jeśli użytkownik ma wszystkie odczyty liczników w lokalu niezbędne do prawidłowego wykonania rozliczenia i nie zamierza wykonywać dla lokalu ponownego rozliczenia w tym samym okresie - wybiera wykonanie rozliczenia końcowego okresu. Musimy pamiętać o tym, że po wykonaniu i zaksięgowaniu rozliczenia końcowego dla okresu dla wybranego lokalu nie będzie można już wykonywać rozliczeń dla tego lokalu w tym okresie. W końcowej fazie wykonywania rozliczenia końcowego sprawdza się czy są odczyty w miesiącu końca okresu. Jeśli nie ma takiego odczytu dla jakiegoś lokalu - następuje ostrzeżenie, ale bez blokady. Po wykonaniu PK dla takiego rozliczenia lokale zyskują status Rozliczony dla tego okresu; zaś wszystkie odczyty liczników użyte w tym rozliczeniu też zyskują status Rozliczony. Zwykle rozliczenie końcowe wykonuje się w sytuacji gdy są odczyty dla lokali z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego. Możemy również wykonać rozliczenie końcowe pomimo tego, że nie mamy odczytu z ostatniego miesiąca okresu - np. okres jest do czerwca, ale mamy odczyty z maja i wiemy, że w czerwcu nie będziemy już odczytywać liczników.
Rozliczenie częściowe wykonujemy gdy interesuje nas rozliczenie tylko części odczytów: np. mamy okres od stycznia do czerwca, a chcemy rozliczyć styczeń-marzec, a w późniejszym terminie kwiecień-czerwiec. Zazwyczaj rozliczenie częściowe jest wykonywane indywidualnie dla wybranych lokali - na przykład przy zmianie właściciela lokalu. Trzeba pamiętać o tym, że program wybiera do wykonania rozliczenia zawsze wszystkie odczyty z miesięcy przypadających w okresie rozliczeniowym. Jeśli więc mamy odczyty z miesięcy styczeń, marzec, kwiecień i maj, a nasz okres rozliczeniowy jest od stycznia do czerwca to przy wykonaniu rozliczenia częściowego program pobierze odczyty ze stycznia, marca, kwietnia i maja. Podczas wykonywania rozliczenia częściowego nie ma sprawdzania czy jest odczyt z końcowego miesiąca - bo jest wielce prawdopodobne, że takiego odczytu nie będzie. Po zaksięgowaniu dokumentu rozliczenia częściowego lokal nie zyskuje statusu Rozliczony dla okresu tylko Rozliczony częściowo; status Rozliczony zyskują natomiast odczyty używane w zaksięgowanym rozliczeniu częściowym.
Podczas kolejnego wykonywania rozliczenia (końcowego lub częściowego) dla tego lokalu i tego okresu program pomija rozliczone odczyty. Jeśli użytkownik zrobi rozliczenie częściowe okresu, a odczyty będą z ostaniego miesiąca okresu to po zaksiegowaniu rozliczenia lokal będzie miał status Częściowo rozliczony. - aby zmienić status lokalu na Rozliczony trzeba będzie użyć funkcji administrtora.

Korekta rozliczenia
Korektę rozliczenia wykonujemy jeśli musimy skorygować stan rozliczeń z właścicielem lokalu. Nieprawidłowe rozliczenie powstaje jeśli wpisano niewłaściwe odczyty liczników, następnie wykonano rozliczenie i zaksięgowano je. Należy pamiętać o tym, że nie są możliwe korekty "wstecz". Okres rozliczony jest "zamknięty" i nic już nie można w nim zmieniać. Wszelkie korekty muszą się odbywać w następnym okresie. Program dopuszcza jedynie wprowadzenie korekty wartościowej, aby uzyskać prawidłowy stan rozrachunków z właścicielem (jeśli nie chce on czekać do końca następnego okresu rozliczeniowego).
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzania danych. Znaczenie poszczególnych pól w okienku:
- Rodzaj rozliczenia- symbol rozliczenia mediów, którego korektę chcemy wykonać.
- Wybór zakresu lokali do rozliczenia - możemy wykonać korektę rozliczenie dla wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia lub tylko dla wybranych lokali. Jeśli wybierzemy Tylko dla wybranych lokali to pojawi sie okienko z listą budynków oraz lokali do wybrania.
- Wybór miesiąca korekty - możemy wybierać tylko miesiące, które należą do nierozliczonych okresów.
- Data wykonania korekty rozliczenia - podpowiadana jest bieżąca data.
Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych przyciskiem Dalej pojawia się okienko do wprowadzenia wartości korekty dla każdego lokalu z zakresu. Dla wybranego lokatora wpisujemy wartość, o którą ma być zmieniona wartość rozliczenia (przy zmniejszeniu wartości rozliczenia - ze znakiem "-", przy zwiększeniu - ze znakiem "+"). Wprowadzone dane możemy zaakcepotować przyciskiem Dalej lub zrezygnować z ich zapisania.
Dodatkowe informacje na temat wykonywania korekt rozliczeń - patrz opis.

Dodatkowa opłata ryczałtowa
Jest możliwość dodania do każdego dokumentu rozliczenia mediów dodatkowej opłaty ryczałtowej. Stosuje się ja zazwyczaj wtedy, kiedy wspólnota obciąża klientów kosztami adminstarcyjnymi związanymi z odczytywaniem liczników i rozliczaniem mediów. W odróżnieniu od opłat przypisanych do naliczeń, opłata ta nie jest naliczana co miesiąc, a jedynie jest dołączana do dokumentu rozliczeń mediów. W programie przewidziano dwa różne sposoby naliczania opłaty ryczałtowej:
- jako procent od wartości brutto zużycia wyliczonego na podstawie odczytów liczników.
- jako opłata stałej wysokości; wysokość opłaty jest podawana w definicji rozliczenia mediów.
Jak zdefiniować i posługiwać się dodatkową opłatą ryczałtową opisano w części poświęconej definicji rozliczenia mediów, patrz opis Dodatkowa opłata ryczałtowa.

Rozliczenie opłat w czasie
Rozliczenie opłat/zaliczek w czasie jest dodane jako integralna część Rozliczeń mediów - czyli jest to pewien specyficzny rodzaj rozliczenia mediów. W wyniku wykonania rozliczenia opłat w czasie powstaje dokument typu "RZ" ("normalne" rozliczenie generuje dokument typu "RA" - rozliczenie automatyczne lub "KR" - korekta rozliczenia). Rozliczenie opłat podlega tym samym zasadom jakim podlegają rozliczenia mediów, czyli musi mieć zdefiniowane okresy, opłaty, przypisane lokale. Jedyną różnicą jest to, że Rozliczenie opłat w czasie nie ma przypisanych liczników. Jeżeli uruchamiamy funkcję Rozliczenie->Rozliczenie liczników i wybrane przez nas rozliczenie ma przypisane opłaty, a nie ma przypisanych liczników - program zakłada, że użytkownik chce "rozliczać opłaty w czasie" i prosi o potwierdzenie: pojawia się komunikat: Wybrane rozliczenie nie ma przypisanych liczników. Czy chcesz rozliczać w czasie opłaty (Typ dokumentu "RZ")?.
Zasada wykonywania Rozliczenia opłat w czasie jest podobna do rozliczenia mediów z liczników: w klasycznym rozliczeniu mediów mamy z jednej strony naliczenia opłat (zaliczki) pobrane z dokumentów naliczeń, a z drugiej strony rzeczywistą kwotę do zapłaty wyliczoną ze wzoru: cena_z_definicji_rozliczenia * zużycie_licznika_w_okresie. Dla rozliczenia opłat w czasie rzeczywistą kwotę do zapłaty możemy wyliczyc różnymi sposobami. Jeżeli w definicji rozliczenia mamy zaznaczone Rozliczenie zaliczek: Wyrażenie na ilość, wówczas wartość wyliczamy ze wzoru: cena_z definicji_rozliczenia*wyliczona_wartość_opłaty, gdzie wartość opłaty jest wyliczana na podstawie definicji opłaty i zmian w wartości parametru służącego do jej wyliczenia. Jeżeli w definicji rozliczenia mamy zaznaczone Rozliczenie zaliczek: Wyrażenie na wartość, wówczas sposobem na pobranie rzeczywistej wartości opłaty jest odwołanie się do zapisów na klasyfikacjach kont kosztowych dla poszczególnych lokali (Wyrażenie według klasyfikacji) lub rzeczywistą wartość opłaty na lokale wylicza się według definicji kosztu (Wyrażenie według kosztu).

Wykonanie Rozliczenia opłat/zaliczek w czasie - krok po kroku:
1. Wprowadzenie definicji rozliczenia dla Rozliczenia opłat w czasie:
a. definujemy rozliczenie: przypisujemy lokale, definiujemy okresy dla rozliczenia - jak dla "zwykłego" rozliczenia mediów z licznikami. Wpisujemy ceny dla każdego miesiąca.Uzupełniamy informacje dotyczące rozliczenia zaliczek. Teraz musimy określić sposób wyliczenia rzeczywstej wartości opłaty. Robimy to w sekcji Rozliczenie zaliczek:
- wyrażenie na ilość: możemy pobrać ilość z naliczeń lub pobrać ilość z historii parametru.
- wyrażenie na wartość :
- wyrażenie według klasyfikacji: należy podać zakres kont ksiegowych, z których będzie pobierana rzeczywista wartość kosztu.
- wyrażenie według kosztu: należy podać symbol kosztu, według którego zostaną obliczone wartości przypadające na poszczególne lokale.
Szczegółowe informacje na temat sposobu wyliczenia rzeczywsitej wartości kosztu - patrz opis.
b. nie przypisujemy liczników
c. przypisujemy opłatę (opłaty). Jeżeli w definicji rozliczenia wybraliśmy Wyrażenie na ilość oraz Ilość pobierana z historii parametru, wtedy dla każdej przypisanej opłaty należy wypełnić pole parametr na ilość (klawisz F2 - podpowiedź: rejestr parametrów do wyboru). Podajemy symbol parametru, od którego zmian zależy wartość przypisanej opłaty.
Uwaga1: Żeby wykonać Rozliczenie opłat w czasie dla Wyrażenia na ilość, przynajmniej jedna opłata musi mieć przypisany parametr na ilość. Możemy przypisywać tylko te opłaty, które mają w definicji opłaty we wzorze na ilość parametr. Jeśli w definicji rozliczenia zaznaczymy ptaszkiem opcję ilość pobierana z definicji naliczenia, nie podajemy parametru na ilość. Jeśli nawet wpiszemy tutaj symbol parametru, to podczas wykonywania rozliczenia zaliczek wpisany parametr jest ignorowany.
Uwaga2: Jeżeli wykonujemy Rozliczenie opłat w czasie dla Wyrażenia na wartość, wówczas może okazać się, że wartość zaliczkowanej opłaty nie uczestniczy w obliczeniach. Tak będzie na przykład wówczas gdy obciążamy lokale kosztem upływu wody z licznika głównego, a nie pobieraliśmy zaliczkowych opłat na koszt upływu wody. Ponieważ program żąda podania symbolu opłaty, wówczas należy podac symbol opłaty "pustej", o dowolnej definicji, która nie jest przypisana do żadnego lokalu.
2. Wykonujemy funkcję Rozliczenia mediów->Rozliczenie liczników i wybieramy zdefiniowane rozliczenie pozbawione liczników. Na pytanie pojawiające się na ekranie: Wybrane rozliczenie nie ma przypisanych liczników. Czy chcesz rozliczać w czasie opłaty (Typ dokumentu "RZ")? odpowiadamy Tak. Teraz wpisujemy numer okresu dla rozliczenia. Pojawia się wykaz dokumentów naliczeń dla miesięcy należących do wybranego okresu rozliczenia. Zaznaczamy naliczenia klikając myszką na polu miesiąc naliczenia lub ustawiając się na rekordzie z wybranym naliczeniem i naciskając klawisz Enter. Następnie program wylicza wartości i na ekranie pojawia się rozliczenie opłat w czasie. Jeśli teraz wybierzemy przycisk Zrezygnuj, rozliczenie nie zapisze się. Jeśli wybierzemy Zapisz to program utworzy nowy dokument rozliczenia typu RZ. Podczas zapisywania dokumentu RZ program jeszcze raz żąda potwierdzenia zapisania rozliczenia, które nie miało przypisanych liczników.
3. W jaki sposób program wylicza wartości dla rozliczenia poszczególnych lokali dla Rozliczenia opłat w czasie? Program przedstawia na ekranie linie dwóch typów: linie z wartościami zaliczek dla opłat oraz linie z wyliczonymi rzeczywistymi wartościami należnych opłat.
a. wartości zaliczek dla opłaty dla poszczególnych miesięcy program pobiera z dokumentów naliczeń. Jeśli nie znajdzie opłaty dla lokalu w wybranym naliczeniu: linia z opłatą nie pojawia sie w rozliczeniu mediów.
b. rzeczywistą wartość opłaty program wylicza w zależności od definicji rozliczenia mediów. Są cztery możliwości:
A. W definicji rozliczenia zaznaczono Wyrażenie na ilość oraz Ilość z historii parametru.
Opłaty użyte w tym rozliczeniu muszą mieć w definicji opłaty podany sposób wyliczenia ilości : "parametr".
Wzór na rzeczywistą wartość opłaty: cena*ilość
Cena = cena z definicji rozliczenia dla odpowiedniego miesiąca
Ilość = wartość parametru na ilość pobrana z historii parametru dla odpowiedniego miesiąca.
Odpowiedni miesiąc dla parametru to miesiąc naliczenia. Odpowiedniej wartości parametru dla lokalu program poszukuje w historii zmian parametru:
- jeśli lokal w ogóle nie ma przypisanego parametru to ilość = 0
- jeśli lokal ma przypisany parametr, ale nie ma żadnej historii parametru to ilość = bieżąca (aktualna) wartość parametru
- jeśli lokal ma przypisany parametr i jest historia zmian tego parametru, program poszukuje rekordu z archiwalną wartością parametru. Odszukany rekord musi spełniać następujący warunek: data początku miesiąca musi zawierać się w zakresie dat obowiązywania wartości parametru. Wtedy ilość = wartość parametru z odszukanego archiwalnego rekordu. Jeśli program nie znajdzie w historii żadnego rekordu spełniającego warunek to ilość = bieżąca (aktualna) wartość parametru.
Przykład :
Zawartość rejestru z historią parametru dla lokalu:
1. od 2004.01.01 do 2004.03.31 - wartość parametru = 5
2. od 2004.04.01 do 2004.05.31 - wartość parametru = 7
3. od 2004.06.01 do 2004.06.31 - wartość parametru = 8
4. Aktualna wartość parametru = 10
Zwracane wartości parametru na ilość:
1. miesiąc styczeń (data: 2004.01.01) - zwracana wartość = 5
2. miesiąc marzec (data: 2004.03.01) - zwracana wartość = 5
3. miesiąc maj (data: 2004.05.01) - zwracana wartość = 7
4. miesiąc czerwiec (data: 2004.06.01) - zwracana wartość = 8
5. miesiąc lipiec (data: 2004.07.01) - zwracana wartość = 10
6. miesiąc grudzień (data: 2004.12.01) - zwracana wartość = 10

Wyliczenie w taki sposób rzeczywistej wartości opłaty ma zastosowanie w dwóch przypadkach:
- jeśli naliczaliśmy zaliczki według stałej wartości parametru, a zmiany w wartościach parametru za cały rok wpisujemy dopiero na koniec roku.
- jeśli użyta w naliczeniach definicja opłaty była błędna i naliczenia opłat miały niewłaściwe wartości i użytkownik świadomie poprawił definicję opłaty i dokonujemy korekty.

Uwaga: Należy pamietać o tym, że do wyliczeń służy aktualna definicja opłaty, jeśli ktoś zmienił w okresie rozliczeniowym definicję opłaty to nie otrzyma zapewne zadowalających wyników.

B. W definicji rozliczenia zaznaczono Wyrażenie na ilość oraz Ilość pobierana z naliczenia.
Jest to ustawienie podpowiadane przez program przy definiowaniu nowego rozliczenia mediów.
Nie ma ograniczenia, że opłaty użyte w rozliczeniu mediów muszą mieć w definicji opłaty podany sposób wyliczenia ilości : "parametr".
Wzór na rzeczywistą wartość opłaty: cena*ilość
Cena = cena z definicji rozliczenia dla odpowiedniego miesiąca
Ilość = z pola ilość dla odszukanej opłaty dla odpowiedniego miesiąca..
Dla każdej opłaty powstanie tyle linii z nowo wyliczoną wartością ile jest miesięcy w rozliczanym okresie.
Uwaga: inaczej niż w naliczeniach, dla rozliczenia opłat w czasie wartość ceny jest pobierana z definicji rozliczenia, a nie wyliczana na podstawie wzoru w definicji opłaty!

Wyliczenie w taki sposób rzeczywistej wartości opłaty pozwoli na uzyskanie właściwej korekty naliczeń opłat kiedy zmienia się cena, a ilość pozostaje bez zmian.
Na przykład ten sposób można wykorzystać w następującej sytuacji:
- Wspólnota ustala cenę za wywóz śmieci np. 3 zł/osobę na cały rok.
- wzór na wartośc opłaty w definicji opłaty: cena*ilość, gdzie ilość = il_osob(parametr)
- lokatorzy wpłacają zaliczki na śmieci. Cena raczej się nie zmienia w ciągu roku(chyba, ze wspólnota podejmie uchwałę o zmianie ceny w ciągu roku). Może się zmieniać ilość osób w lokalu (czyli parametr, od którego zależy ilość do wyliczenia wartości opłaty). Ale jeśli zmieni się ilość osób, to zmieni się również wartość parametru i zmieni się również wartość naliczenia.
- na koniec roku po uzyskaniu wszystkich faktur kosztowych za wywóz śmieci następuje wyliczenie rzeczywistej wartości ceny. Na przykład cenę można ustalić następująco: suma wartości faktur za śmieci za cały rok podzielona przez ilość osób we wspólnocie.
- teraz należy wyliczać od nowa rzeczywistą wartość obciążenia za śmieci czyli ilość*rzeczywista_cena uzywając Rozliczenia opłat w czasie.

C. W definicji rozliczenia zaznaczono Wyrażenie na wartość oraz Wyrażenie według klasyfikacji.
Rzeczywista wartość opłaty dla lokalu - pobierana z obrotów klasyfiakcji na kontach kosztowych.
Jako Wyrażenie należy podać sposób pobrania obrotów z kont, czyli zakres kont oraz rodzaj obrotów (podobnie jak w definicji linii sprawozdania rocznego, np. 400-499 XWN). Program jako wyrażenie liczy obroty na klasyfikacji zgodnej z klasyfikacją z definicji rozliczenia, zakres dat do pobierania obrotów: od daty początkowej pierwszego miesiąca okresu do daty końcowej ostatniego miesiąca okresu.
Dla każdej opłaty powstanie jedna linia z wyliczoną rzeczywistą wartością opłaty w okresie.
Taki sposób wyliczenia rzeczywistej wartości opłaty jest najbardziej uniwersalny: porównuje dokonane naliczenia z rzeczywistymi poniesionymi kosztami na lokal. Warunkiem zastosowania tego sposobu jest bieżące rejestrowanie kosztów w systemie.
Na przykład:
- klasyfikajca dla rozliczenia mediów jest: E_ZW_U
- wyrażenie według kalsyfiakcji jest: 401/E02 XWN
- we wspolnocie są lokale o symbol A01, A02 itd.
Jako wartość rozliczenia dla każdego lokalu będą wzięte obroty konta 401/E02 dla klasyfikacji podanej w definicji rozliczenia, czyli E_ZW_U. Np. dla lokalu A01 pełny symbol klasyfikajci będzie: A01E_ZW_U.

D. W definicji rozliczenia zaznaczono Wyrażenie na wartość oraz Wyrażenie według kosztu.

Rzeczywista wartość opłaty dla lokalu - obliczana jest według kosztu. Działanie jest podobne do rozliczenia kosztów: według formuł i zasad zapisanych w definicji kosztu jest obliczana wartość przypadająca na każdy lokal we wspólnocie. Ta wartość jest pobierana jest do rozliczenia mediów dla poszczególnych lokali.
Przykładowo, możemy użyć tego sposobu do obciążenia lokali kosztami upływu wody z licznika głównego. Z upływem wody mamy do czynienia wówczas, gdy w danym okresie rozliczeniowym zużycie wody na liczniku głównym w budynku nie jest równe sumie zużyć liczników z lokali. Możemy wówczas zdefiniować koszt, który obliczy wartość całowitą utraconej wody (np. jako iloczyn róznicy zuzycia i ceny wody) i każdemu lokalowi przypisze część tej wartości: na przykład według udziału lokalu we wspólnocie. Tak zdefiniowany koszt przypisujemy do definicji rozliczenia w wyrażeniu na wartość według kosztu.

PRAKTYCZNE ZASADY WYKONYWANIA ROZLICZEŃ MEDIÓW

Założenie: mamy w pełni zdefiniowane rozliczenia, przypisane im liczniki, opłaty, okresy, ceny w poszczególnych miesiącach.
Zasady podstawowe:
1. Naliczenia opłat są wykonywane zawsze dla jednego miesiąca. Rozliczenie natomiast dotyczy okresu od miesiąca do miesiąca. Nie wykonuje się rozliczeń mediów za określoną ilość dni.
2. Odczyty liczników są przypisane kolejnym miesiącom. W jednym miesiącu można wpisać tylko jeden odczyt. W rozliczeniu za dany okres uczestniczą odczyty z miesięcy należących do okresu.
3. Rozliczenie mediów polega na porównaniu wartości zaliczek, którymi są obciążani właściciele mieszkań z rzeczywistą wartością zużycia (wody, ciepła) odczytaną z liczników (wartość=odczyt licznika*cena z definicji rozliczenia).
4. Zaliczki są pobierane z dokumentów naliczeń oraz dokumentów korekt naliczeń. Wartości zaliczek wyszukuje się następująco: dla każdego lokalu wyszukuje się symbole opłat podane w definicji rozliczenia i pobiera ich wartość z dokumentu naliczenia. Sposób wyliczenia wysokości zaliczki może być dowolny (definiowalny przez użytkownika w definicji opłaty). W szczególności wysokość zaliczek może zależeć od ilości osób w lokalu , albo metrażu lokalu: nie musi mieć nic wspólnego z odczytami liczników w tym czy poprzednim roku. Można wysokość zaliczek uzależnić od średniego zużycia wody czy CO (średnie zużycie dla lokalu, średnie zużycie dla całej wspólnoty itp....). Uwaga: dokumenty naliczeń używane podczas wykonywania rozliczenia mediów muszą być zaksięgowane.
5. Liczniki : dla każdego lokalu poszukuje się odczytów z miesięcy należących do rozliczanego okresu. Odczyty są pobierane tylko dla liczników, które są podane w definicji rozliczenia. Wartość z liczników uzyskuje się mnożąc zużytą ilość przez cenę odczytaną dla miesiąca odczytu z definicji rozliczenia.
6. Dla każdego lokalu po porównaniu wartości zaliczek z wartością z liczników uzyskujemy kwotę nadpłaty (ze znakiem -) lub niedopłaty (ze znakiem +).
7. Zasadniczo dla jedengo lokalu zaleca się wykonanie jednego rozliczenia mediów w okresie (jest to wówczas rozliczenie ostateczne okresu dla lokalu). W szczególnych przypadkach może okazać się konieczne rozliczenie częściowe lokalu w okresie - podczas trwania okresu dokonujemy rozliczenia częściowego w oparciu o dostępne odczyty liczników, rozliczenie końcowe zaś przeprowadzamy na koniec okresu. Patrz opis poniżej.
8. Rozliczenie jest wykonywane tylko dla lokali przypisanych do rozliczenia. Tym samym można zdefiniować kilka różnych rodzajów rozliczenia tego samego medium w jednej wspólnocie i przypisać do niego różne lokale. Jeden lokal może być przypisany do wielu rozliczeń mediów.
9. Wygenerowany w wyniku rozliczenia dokument należy zaksięgować (wykonać PK, a potem zaksięgować dokument oczekujący).

Uwaga: pod pojęciem "zaksięgowano " naliczenie, rozliczenie, korektę w module wspólnot rozumie się, że wykonano funkcję Polecenie księgowania dla dokumentu naliczenia, rozliczenia, korekty. Wykonanie polecenia księgowania skutkuje powstaniem dokumentu oczekującego w buforze dokumentów do zaksięgowania. Taki dokument trzeba zaksięgować. W wyjątkowych przypadkach można taki dokument oczekujący usunąć z bufora bez księgowania, a następnie w części wspólnotowej usunąć wskaźnik wykonania polecenia księgowania. Są to sytuacje wyjątkowe, a usunięcie wskaźnika wykonania PK jest dostepne tylko dla Administratora systemu.
Uwaga praktyczna: aby uniknąć konieczności wprowadzania korekt w dokumentach księgowych zaleca się zawsze najpierw wykonać rozliczenie w części wspólnotowej, wydrukować korespondencję seryjną i rozesłać do właścicieli (np. z adnotacją o 2-tygodniowym terminie na zgłaszanie reklamacji). Jeszcze nie wykonywać PK dla powstaełgo dokumentu rozliczenia, gdyż po zaksięgowaniu trudniej jest wprowadzać korekty i reklamacje. Zebrać reklamacje, wprowadzić ewentualne poprawki lub prawidłowe odczyty i wykonać rozliczenie jeszcze raz. Dopiero teraz wykonać PK dla rozliczenia i zaksięgować powstały dokument odłożony.

Typy rozliczeń mediów ze względu na przypisanie opłat i liczników:
1. "Normalne" rozliczenie: ma przypisane opłaty i liczniki. Tworzony typ dokumentu: RA, korekta KR. Pobieramy zaliczki na poczet rozliczenia zużycia mediów i po odczytaniu liczników porównujemy rzeczywiste zużycie z liczników z zaliczkami. Z porównania zaliczek z rzeczywista wartością dla każdego lokatora wynika rozliczenie lokatora: nadpłata lub niedopłata.
2. Rozliczenie ma przypisane liczniki, ale nie ma przypisanych opłat. Typ dokumentu: RA, korekta KR. Stosujemy w sytuacji, kiedy zużycie mediów jest rozliczane z liczników, ale nie są pobierane zaliczki. Lokatorzy będą mieli wówczas zawsze niedopłaty.
3. Rozliczenie ma przypisane opłaty, a nie ma przypisanych liczników. Jest to rozliczenie opłat w czasie. Typ dokumentu: RZ, korekta KR. Stosujemy wówczas, kiedy chcemy uwzględnić zmianę wartości opłaty w zależności od zmian wartości parametru według którego jest wyliczana opłata lub porównać rzeczywistą należnośc przypadająca na każdego lokatora z naliczonymi mu zaliczkami.. Typowym przykładem jest uwzględnienie zmian parametru Ilość osób dla wyliczenia wartości opłaty Zimna_woda_według_osób. Jeżeli dla danego lokalu parametr nie był zmieniany, wartość rozliczenia wyniesie 0.
4. Rozliczenie nie ma przypisanych opłat ani liczników: błąd: według takiej definicji program nie wykona rozliczenia mediów.

Przegląd typowych sytuacji, z którymi możemy się spotkać wykonując rozliczenie mediów we wspólnocie. Różne warianty krok po kroku.
Załóżmy, że wykonujemy rozliczenie ogrzewania według liczników ciepła za okres od stycznia do kwietnia.
Rozliczenia ostateczne
Są wykonywane na koniec okresu rozliczeniowego.
I. Sytuacja I.
0. Dysponujemy wszystkimi niezbędnymi odczytami liczników ciepła we wszystkich lokalach. Zamierzamy wykonać jedno rozliczenie dla wszystkich lokali we wspólnocie.
1. Wykonujemy naliczenia opłat w miesiącach styczeń, luty, marzec, kwiecień. Księgujemy je (wykonujemy dla nich PK).
2. Wprowadzamy odczyty liczników ciepła. Musimy dysponować przynajmniej stanem początkowym BO oraz odczytem z kwietnia. Możemy również wpisywać odczyty ze środkowych miesięcy okresu. Ma to sens zwłaszcza wtedy jeśli w tych miesiącach obowiązują różne ceny.
3. Co zrobić jeśli dla lokalu nie dysponujemy odczytem z kwietnia?
a. wpisać odczyt prognozowany - założone średnie zużycie dla tego lokalu i na tej podstawie rozliczyć. Ewentualne korekty rozliczenia - patrz opis Konieczność wykonania korekty rozliczenia. .
b. można nie wpisywać odczytu z kwietnia. Jednakże wtedy rozliczenie za ten nie wykaże właściwej wartości (zaniżona wartość zużycia z liczników). Może wyjść niesłuszna nadpłata u właściciela. Prawidłowe rozliczenie nastąpi w następnym okresie po podaniu odczytu.
c. nie wykonać rozliczenia dla lokali, w których nie ma odczytów liczników - rozliczenie wykonać po uzyskaniu odczytu - patrz opis pkt. II.
d. jeżeli posługujemy się odczytami prognozowanymi - to ze względów praktycznych zalecamy podzielić wykonanie rozliczenia na przynajmniej dwie części: osobno dla lokali, które mają normalne odczyty i dla lokali, które maja odczyty prognozowane.
4. Uruchamiamy rozliczanie . Podajemy symbol rozliczenia oraz okres, który chcemy rozliczyć. Wybieramy opcje: dla wszystkich lokali oraz rozliczenie ostateczne okresu .
5. Na ekranie pojawia się lista z naliczeniami (NA) oraz korektami naliczeń (KN) wykonanymi oraz zaksięgowanymi w miesiącach z rozliczanego okresu. Wybieramy po jednym naliczeniu (NA) z każdego miesiąca rozliczanego okresu oraz dowolną ilość korekt (KN).
6. Jeśli była zaksięgowana jakaś korekta (KR) w miesiącu z rozliczanego okresu - pojawia się lista wprowadzonych korekt. Nic tu nie można wybrać, jedynie przyjąć do wiadomości, ze taka korekta była wykonana i zostanie uwzględniona w rozliczeniu.
7. Teraz na ekranie pojawi się rozliczenie: pojawiają się kolejne zapisy dla poszczególnych lokali w układzie: zapisy dla opłat, potem zapisy dla liczników.
8. Oglądamy rozliczenie. Jeśli od razu zauważamy, że powstałe rozliczenie posiada błędy - rezygnujemy z zapisu i dokument RA nie powstaje. Jeśli nie zauważamy żadnych błędów - zapisujemy je Zapisz - powstaje dokument RA. Podczas zapisywania program sprawdza czy są odczyty dla liczników z miesiąca końca odczytu (u nas kwiecień). Jeśli dla jakiegoś lokalu nie ma - ostrzega, ale pozwala kontynuować zapisywanie.
9.W wyniku opisanego postępowania powstaje jeden dokument RA dla rozliczenia i okresu. Wszystkie odczyty użyte w rozliczeniu mają status Używany. Okres rozliczenia ma status W trakcie. Wszystkie lokale mają w okresie status W trakcie.
10. Możemy wykonywać wielokrotnie rozliczenie za ten sam okres, drukować je sobie, uzupełniać brakujące dane (odczyty, korekty...).
11. Jeśli stwierdzimy, ze rozliczenie nam odpowiada i może być w tej postaci zaksięgowane na konta właścicieli:
a. usuwamy poprzednie wersje rozliczeń za ten sam okres (zalecane), żeby nie wprowadzały zamieszania.
b. Drukujemy informacje dla lokatorów i rozsyłamy im (korespondencja seryjna).
c. Jeszcze nie księgujemy dokumentu RA. Czekamy na reakcje właścicieli - jeśli przychodzą z rekalmacjami (np. mieli wpisane zawyżone prognozy), to:
- poprawiamy odczyty
- jeszcze raz wykonujemy rozliczenie za ten sam okres
- drukujemy protestującym właścicielom poprawione rozliczenia.
d. lepiej jest poprawiać rozliczenie zanim zostanie zaksięgowane. Po zaksięgowaniu wchodzi w grę jedynie korekta w następnym okresie.
12. Jeśli uznajemy, ze już wszyscy właściciele mieli czas, żeby zgłosić reklamacje - wykonujemy polecenie księgowania dla rozliczenia i księgujemy dokument oczekujący. Absolutnie nie są polecane zmiany w dokumencie oczekującym przed zaksięgowaniem (z wyjątkiem części opisowej dokumentu). Zmiany wartości księgowanych na kontach właścicieli spowodują różnicę w danych księgowych i wspólnotowych. Po wykonaniu PK dla rozliczenia wszystkie statusy użytych odczytów liczników zyskują teraz status Rozliczony. Wszystkie lokale mają status Rozliczony dla tego rozliczenia i okresu. Okres rozliczenia również ma status Rozliczony.
13. Teraz korekty rozliczenia mogą być wykonywane tylko w następnym okresie.
II. Sytuacja II.
0. Dysponujemy wszystkimi niezbędnymi odczytami liczników ciepła we wszystkich lokalach. Zamierzamy wykonać kilka rozliczeń - np. wykonywać osobno rozliczenia dla lokali w poszczególnych budynkach.
1. Wykonujemy naliczenia opłat w miesiącach styczeń, luty, marzec, kwiecień. Księgujemy je (wykonujemy dla nich PK).
2. Wprowadzamy odczyty liczników ciepła. Musimy dysponować przynajmniej stanem początkowym BO oraz odczytem z kwietnia. Możemy również wpisywać odczyty ze środkowych miesięcy okresu. Ma to sens zwłaszcza wtedy jeśli w tych miesiącach obowiązują różne ceny.
3. Co zrobić jeśli dla lokalu nie dysponujemy odczytem z kwietnia?
a. wpisać odczyt prognozowany - założone średnie zużycie dla tego lokalu i na tej podstawie rozliczyć. Ewentualne korekty rozliczenia - patrz opis Konieczność wykonania korekty rozliczenia.
b. można nie wpisywać odczytu z kwietnia. Jednakże wtedy rozliczenie za ten nie wykaże właściwej wartości (zaniżona wartość zużycia z liczników). Może wyjść niesłuszna nadpłata u właściciela. Prawidłowe rozliczenie nastąpi w następnym okresie po podaniu odczytu.
c. nie wykonać rozliczenia dla lokali, w których nie ma odczytów liczników - rozliczenie wykonać po uzyskaniu odczytu.
4. Uruchamiamy rozliczanie . Podajemy symbol rozliczenia oraz okres, który chcemy rozliczyć. Wybieramy opcje: tylko dla wybranych lokali oraz rozliczenie ostateczne okresu .
5. Wybieramy budynki oraz lokale, dla których ma być wykonane rozliczenie.
6. Teraz wykonujemy czynności jak opisane w podpunktach 5-12 punktu I.
7. Powtarzamy czynności dla kolejnych zakresów lokali.
8. W wyniku opisanego postępowania powstaje wiele dokumentów RA dla rozliczenia i okresu.

Rozliczenia częściowe
Są wykonywane podczas trwania okresu rozliczeniowego - zwykle dla pojedyńczych lokali.
III. Sytuacja III.
0. Właściciel wyprowadza się lub żąda rozliczenia mediów ciagu trwania okresu (np. okres jest styczeń - kwiecień, a właściciel życzy sobie rozliczenia w lutym, bo uważa, że płaci za wysokie zaliczki). Należy wykonać dla właściciela rozliczenie indywidualne, częściowe.
1. Wprowadzić dla lokalu (lub lokali) odczyt w miesiącu, który nas interesuje (czyli np. w lutym).
2. Uruchamiamy rozliczanie . Podajemy symbol rozliczenia oraz okres, który chcemy rozliczyć. Wybieramy opcje: tylko dla wybranych lokali oraz rozliczenie częściowe okresu .
3. Wybieramy budynki oraz lokale, dla których ma być wykonane rozliczenie.
4. Na ekranie pojawia się lista z naliczeniami (NA) oraz korektami naliczeń (KN) wykonanymi oraz zaksięgowanymi w miesiącach z rozliczanego okresu. Wybieramy naliczenia (NA) z interesujących nas miesięcy rozliczanego okresu oraz korekty (KN). Inaczej niż w przypadku rozliczenia ostatecznego nie musimy wybrać dokumentów naliczeń ze wszystkich miesięcy okresu - jeśli ostatni odczyt jest w miesiącu lutym - to wybieramy naliczenia ze stycznia i lutego.
5. Jeśli była zaksięgowana jakaś korekta (KR) w miesiącu z rozliczanego okresu - pojawia się lista wprowadzonych korekt. Nic tu nie można wybrać, jedynie przyjąć do wiadomości, że taka korekta była wykonana i zostanie uwzględniona w rozliczeniu.
6. Teraz na ekranie pojawi się rozliczenie: pojawiają się kolejne zapisy dla poszczególnych lokali w układzie: zapisy dla opłat, potem zapisy dla liczników.
7. Oglądamy rozliczenie. Jeśli od razu zauważamy, że powstałe rozliczenie posiada błędy - rezygnujemy z zapisu i dokument RA nie powstaje. Jeśli nie zauważamy żadnych błędów - zapisujemy je Zapisz - powstaje dokument RA. Podczas zapisywania program nie sprawdza czy są odczyty dla liczników z miesiąca końca odczytu (u nas kwiecień) - bo przy rozliczaniu częściowym jest wielce prawdopodbne, że takich odczytów nie ma.
8.W wyniku opisanego postępowania powstaje dokument RA dla rozliczenia i okresu i lokali. Wszystkie odczyty użyte w rozliczeniu mają status Używany. Okres rozliczenia ma status W trakcie. Wszystkie lokale mają w okresie status W trakcie.
9. Wykonujemy polecenie księgowania dla rozliczenia i księgujemy dokument oczekujący. Po wykonaniu PK dla rozliczenia wszystkie statusy użytych odczytów liczników zyskują teraz status Rozliczony. Wszystkie lokale mają status Rozliczony częściowo dla tego rozliczenia i okresu. Okres rozliczenia ma teraz status W trakcie.
10. Chcemy teraz wykonać rozliczenie za następne miesiące w okresie. Wybieramy ten sam okres tylko zaznaczamy rozliczenie ostateczne dla okresu. Zakres lokali może być albo Dla wszystkich lokali albo Tylko dla wybranych lokali: program pominie te lokale, które mają dla tego okresu i rozliczenia status Rozliczony. Dla każdego lokalu program wykona rozliczenie pomijając odczyty, które mają status Rozliczony. Podobnie pominie te naliczenia, które były już użyte podczas wykonywnaia Rozliczenia częściowego.
11. Wykonujemy polecenie księgowania dla rozliczenia. Teraz status użytych odczytów oraz status lokalu dla rozliczenia i okresu jest Rozliczony. Jeśli wszystkie inne lokale dla tego okresu mają również status Rozliczony to status okresu zmieni się na Rozliczony. Jeśli są lokale, które nie mają statusu Rozliczony - status okresu okresu pozostaje W trakcie.
12. Co zrobić jeśli zaznaczyliśmy Rozliczenie częściowe dla okresu, a wszystkie lokale miały odczyty z ostatniego miesiąca okresu? Po zaksięgowaniu tego rozliczenia lokale będą miały status Rozliczony częściowo. Teraz wykonanie Rozliczenia ostatecznego dla okresu nie zmieni stausu lokali - bo wszystkie odczyty w okresie będą rozliczone. Wtedy trzeba zmienić status lokalu funkcją Administratora.

Zmiana właściciela lokalu
Załóżmy, że wykonujemy rozliczenie zużycia zimnej wody według licznika za okres od stycznia do kwietnia. W lutym jeden z właścicieli sprzedaje mieszkanie i wyprowadza się. Należy rozliczyć starego właściciela, a nowemu wpisać bilans otwarcia i rozpocząć z nim rozliczenia od BO.
IV. Sytuacja IV.
1. Wpisujemy odczyt dla daty kończącej rozliczenie z ustępującym właścicielem - np. na dzień 26 lutego.
2. Wykonujemy rozliczenie mediów dla ustępującego właściciela - wybieramy opcje rozliczenie częściowe okresu oraz tylko dla wybranych lokali. Wybieramy interesujący nas lokal, wpisujemy date rozliczenia 26 luty, a następnie wybieramy naliczenia za miesiąc styczeń i luty i zapisujemy rozliczenie. Wykonujemy polecenie ksiegowania dla rozliczenia. Odczyty uzytych liczników z miesięcy luty i styczeń zyskują status Rozliczony, status lokalu jest Rozliczony częściowo, a status okresu jest W trakcie.Uwaga: jeżeli nie wykonamy rozliczenia mediów dla "starego" właściciela i wykonamy funkcję Nowy właściciel - nie będzie już możliwości rozliczenia odczytów starego właściciela.
2. Wybieramy funkcję Nowy właściciel z górnego menu dla liczników lokali i wpisujemy datę zmiany właściciela. Funkcja Nowy właściciel działa tylko dla wybranego licznika. Teraz program poszukuje odczytów "starego" właściciela: są to odczyty z miesiąca zmiany właściciela i z miesięcy poprzednich. Jeżeli są wprowadzone odczyty z późniejszych miesięcy - pozostaną one do rozliczenia dla nowego właściciela. Odszukane odczyty ustępującego właściciela program przesuwa do archiwum. Przed przesunięciem do archiwum program sprawdza czy czy odczyty "starego" właściciela są rozliczone oraz czy jest odczyt licznika z miesiąca przypadającego na zmianę właściciela. Jeśli nie - informuje o tym użytkownika (ale nie blokuje wykonania funkcji). Podczas przesuwania do archiwum - program zeruje odczyty liczników dla nowego właściciela i jako BO wpisuje z datą zmiany właściciela lokalu ostatni odczytany stan poprzedniego właściciela. Status lokalu ani statusy "starych" odczytów liczników nie zmianiają się.
3. Wszystkie odczyty "starego" właściciela mają typ "AR" = odczyt archiwalny. Odczyty te są wyświetlane, ale nie można ich zmieniać. Nie można ich również usunąć, bo stracimy powiązania do wykonanych rozliczeń.

Wykonanie rozliczenia mediów gdy były wykonywane korekty naliczenia
Może zdarzyć się, że dla miesięcy z rozliczanego okresie wystepują nie tylko dokumenty naliczeń (NA), ale również dokumenty korekt naliczeń (KN)
1. Jeśli dokument KN dotyczy innych opłat niż używane w rozliczeniu mediów (np. opłata za śmieci) - problem korekty naliczenia dla rozliczeń nie istnieje.
2. Jeśli korekcie podlegają opłaty używane w rozliczeniu - korekty te powinny być uwzględnione w rozliczeniu okresu, w którym wypada miesiąc korekty.
3. Rozlicznie uwzględnia tylko te korekty (KN), dla których wykonano PK. Pozostałe są traktowane jako "próby" i nie są w ogóle brane pod uwagę podczas wykonywania rozliczenia mediów.
4. Jeśli okres został już rozliczony - to nie należy wprowadzać korekt naliczeń dla opłat uczestniczących w rozliczeniu - musimy miec świadomość, że te korekty nie zostaną uwzględnione w rozlcizeniu mediów. Podobnie wprowadzenie korekty dla opłaty uczestniczącej w rozliczeniu i niezaksięgowanie jej spowoduje, że nie zostanie ona uwzględniona w rozliczeniu. W takim wypadku należy przyjąć, że korekta opłaty nastąpiła poprzez rozliczenie i ewentualne korekty wprowadzać w kolejnych, nierozliczonych miesiącach (okresach rozliczeniowych).
5. Użytkownik musi sam zadbać o to, żeby nie zaistniała sytuacja opisana w punkcie 4. Program nie blokuje możliwości wykonywania korekt we wstecznych miesiącach bo mogą one dotyczyć zupełnie innych opłat i nie mieć żadnego znaczenia dla rozliczeń.
6. Wprowadzamy korektę KN dla opłaty uczestniczącej w rozliczeniu. Upewniamy się, że nie dotyczy ona miesiąca należącego do okresu już rozliczonego (problemy opisane w punktach 4-5). Powstaje dokument KN
7. Wykonujemy polecenie księgowania dla dokumentu KN.
8. Wykonujmy rozliczenie. Pojawiają się do wyboru naliczenia(NA) + korekty naliczeń (KN). Możemy wybrać po dowolnie dużo naliczeń z miesiąca (dokumenty NA) i dowolnie dużo korekt (dokumenty KN). Jeśli wybrane korekty nie zawierają opłat uczestniczących w rozliczeniu - nie zostaną uwzględnione w rozliczeniu.
9. Wykonujemy polecenie księgowania dla rozliczenia. Program sprawdza czy są dokumenty KN z miesięcy należących do okresu, dla których nie wykonano polecenia księgowania. Jeśli znajdzie takie - wysyła komunikat ostrzegawczy. Jeśli pojawi się ostrzeżenie, należy zrezygnować z wykonywania polecenia księgowania i przyjrzeć się niezaksięgowanym dokumentom KN.
a. jeśli nie zawierają interesujących nas w rozliczeniu opłat - jeszcze raz uruchomić wykonywanie PK i zaakceptować ostrzeżenie.
b. jeśli zawierają interesujące nas opłaty - księgujemy dokumenty KN i jeszcze raz wykonujemy rozliczenie - tak, aby zaksięgowane dokumenty KN mogły być w nim uwzględnione. Potem wykonujemy PK.

Konieczność wykonania korekty rozliczenia
Nieprawidłowe rozliczenie powstaje jeśli wpisano nieprawidłowe odczyty liczników. Najczęściej występuje sytuacja kiedy nie podano odczytów i wpisaliśmy użytkownikom zawyżone odczyty prognozowane i w związku z tym obciążyliśmy ich za dużą kwotą za zużycie.
Co zrobić? Mamy dwie możliwości :
A. nie robić nic, zakładając, że zawyżone zużycie zostanie skorygowane przy następnym odczycie.
B. Na żądanie lokatorów dokonywać korekty rozliczeń, tak aby uzyskać prawidłowy stan rozliczeń. Należy pamiętać o tym, że nie są możliwe korekty "wstecz". Okres Rozliczony jest "zamknięty" i nic już nie można w nim zmieniać. Wszelkie korekty muszą się odbywać w następnym okresie. Program dopuszcza jedynie wprowadzenie korekty wartościowej, aby uzyskać prawidłowy stan rozrachunków z właścicielem (jeśli nie chce on czekać do końca następnego okresu rozliczeniowego).
Opiszemy sytuację, kiedy właściciel domaga się obniżenia wysokości zużycia z tytułu liczników.
Opis sytuacji: mamy zdefiniowane rozliczenie zimnej wody z liczników. Naliczenia są wykonywane na podstawie zużycia średniego (wynoszącego 50 m3), a rozliczenie mediów jest wykonywane raz na kwartał. Wykonujemy rozliczenie mediów na koniec marca. Wszyscy lokatorzy podali odczyty liczników na koniec marca, tylko Lokal nr 1 nie podał. Wpisujemy Lokalowi nr 1 zużycie prognozowane w wysokości 200m3. Prawdziwe zuzycie wynosi 100m3.
Możliwe sytuacje i rozwiązania:
1. Właściciel Lokalu nr 1 nie pojawia się z reklamacją, ale płaci zawyżone zużycie i nie domaga się natychmiastowej korekty. Rozliczymy Lokal nr 1 na koniec czerwca. Na koniec czerwca wprowadzamy właściwy odczyt z miesiąca czerwca i wykonujemy rozliczenie w II okresie (kwartał kwiecień - czerwiec). Właściciel dopłaca brakującą różnicę. Na koniec czerwca stan rozliczeń z właścicielem jest prawidłowy. Wada takiego rozwiązania: jeśli nastąpiła zmiana ceny - np. cena zwiększyła się w kwietniu, to właściciel zapłaci za 100 jednostek po niższej cenie, ale z góry. Zaleta - nie ma dodatkowych dokumentów korekty rozliczenia KR.
2. Właściciel Loaklu nr 1 pojawia się w kwietniu z reklamacją - przynosi prawidłowy odczyt, ale nie upiera się, że musi nastąpić zmniejszenie kwoty należnej - płaci za zawyżone zużycie. W miesiącu kwietniu wprowadzamy prawidłowy odczyt - będzie on niższy niż wpisany przez nas w marcu odczyt prognozowany. Program ostrzega, że zużycie będzie ujemne, ale się tym nie przejmujemy. Nie wykonujemy rozliczenia częściowego w miesiącu kwietniu. W miesiącu czerwcu wprowadzamy prawidłowy odczyt i wykonujemy rozliczenie w II okresie. Zaleta: właściciel będzie płacił po cenach obowiązujących w miesiącach oraz nie ma dodatkowych dokumentów korekty rozliczenia KR.
3. Właściciel pojawia się z reklamacją i żąda zmniejszenia kwoty należnej do wartości wynikającej z prawdziwego zużycia. Musimy dokonać korekty. Pamiętamy o tym, że nie są możliwe korekty "wstecz" w Rozliczonym okresie rozliczeniowym. Wszelkie korekty muszą się odbywać w II okresie.Mamy dwie możliwości postępowania:
a. Sposób I. Wprowadzamy korektę wartościową (dokument KR) dla miesiąca kwietnia: dla wybranego lokatora wpisujemy wartość, o którą ma być zmieniona wartość rozliczenia (przy zmniejszeniu - ze znakiem "-", przy zwiększeniu - ze znakiem "+"). Księgujemy korektę na konto właściciela i tym samym korygujemy stan rozrachunków z nim. W miesiącu kwietniu wprowadzamy prawidłowy odczyt. Program ostrzega, że zużycie będzie ujemne, ale to ignorujemy. W miesiącu czerwcu wprowadzamy prawidłowy odczyt i wykonujemy rozliczenie w II okresie (kwiecień - czerwiec). Rozliczenie uwzględni wartość korekty wprowadzonej dla miesiąca kwietnia (dokumentem KR). Można również od razu wpisać odczyt z miesiąca czerwca, z pominięciem odczytu kwietniowego (tak jak to popisano w punkcie 1). Korekta i tak zostanie uwzględniona w rozliczeniu. Zaleta wpisania obu odczytów (kwiecień, czerwiec): właściciel będzie płacił po cenach obowiązujących w miesiącach - istotne w przypadku zmiany ceny. Musimy pamiętać o tym, że podobnie jak przy korektach naliczeń (KN), rozliczenie uwzględnia tylko dokumenty KR, dla których wykonano PK. Przy księgowaniu program sprawdza czy są dokumenty KR z miesięcy należących do okresu, dla których nie wykonano PK. Jeśli znajdzie takie - ostrzega. Jeśli pojawi się takie ostrzeżenie, należy zrezygnować z wykonywania PK i przyjrzeć się niezaksięgowanym dokumentom KR. Jeśli są próbnymi dokumentami nieistotnymi - usunąć je, żeby nie wprowadzały zamieszania i bez obaw wykonać PK. Jesli dokumenty KR nie dotyczą rozliczanego lokalu - również wykonać PK Jeśli niezaksięgowane dokumenty KR są istotne - zaksięgować dokumenty KR, wykonać ponownie rozliczenie i ponownie spróbować wykonać PK.
b. Sposób II. W miesiącu kwietniu wprowadzamy właściwy odczyt- będzie on niższy niż wpisany przez nas w marcu odczyt prognozowany. Program ostrzega, że zużycie będzie ujemne, ale się tym nie przejmujemy. Wykonujemy rozliczenie częściowe dla Lokalu nr 1 w miesiącu kwietniu. Program sam oblicza wartość korekty dla lokalu nr 1. Księgujemy dokument rozliczenia - uzyskujemy zmniejszenie należności. W miesiącu czerwcu wpisujemy właściwy odczyt i wykonujemy rozliczenie ostateczne dla Lokalu nr 1 w II okresie. Zaleta: program sam wylicza wartość korekty i nie mamy dodatkowych dokumentów korekty rozliczenia (KR). Z tego względu polecam raczej sposób II.

Zmiany odczytu licznika
Można zmieniać jedynie ostatni odczyt licznika - i to tylko wtedy kiedy ma status Nierozliczony.
Możliwość zmiany odczytu licznika w zależności od statusu odczytu:
Rozliczony - nie przewidujemy możliwości zmiany Rozliczonego odczytu licznika. Ponieważ rozliczone odczyty liczników są powiązane ścisle z dokumentami rozliczeń mediów w części wspólnotowej oraz FK, zmiany odczytów liczników powdowałyby niespójność danych.
Używany- aby zmienić odczyt licznika, najpierw trzeba usunąć rozliczenia, w których odczyt jest użyty. Kiedy status odczytu zmieni się na Nierozliczony - możemy zmienić odczyt - jeśli jest to ostatni odczyt dla licznika.
Nierozliczony - możemy zmienić odczyt - jeśli jest to ostatni odczyt dla licznika. Jeśli nie jest to ostatni odczyt - należy najpierw usunąć wszystkie kolejne odczyty.
Uwaga:Zauważmy, że przy opisanym podejściu nie mamy możliwości zmiany Rozliczonego odczytu licznika. Nie oznacza to, że nie możemy skorygować wpisanego błędnie odczytu. Jednakże korekta odczytu musi się wiązać z korektą stanu rozrachunków z właścicielem lokalu. My wpisujemy właściwy stan licznika, a program podczas wykonywania rozliczenia wylicza wartość korekty. Jeśli skorygowany odczyt licznika jest mniejszy niż uprzednio wpisany - uzyskujemy "ujemną" wartość zużycia czyli korektę wartości rozliczenia.

Zmiana statusów
1. Dodanie rozliczenia mediów
Po zapisaniu dokumentu rozliczenia zmienią się następujące statusy:
- statusy odczytów liczników użytych w powstałym rozliczeniu zmienią się na Używany
- statusy lokali użytych w powstałym rozliczeniu zmienią się na W trakcie
- zostanie uaktualniony status okresu dla rozliczenia � status okresu zmieni się w zależności od statusów wszystkich lokali we wspólnocie.
2. Zaksięgowanie (wykonanie polecenia ksiegowania) rozliczenia
Po wykonaniu PK dla dokumentu rozliczenia zmienią się następujące statusy:
- statusy odczytów liczników użytych w zaksięgowanym rozliczeniu zmienia się na Rozliczony
- statusy lokali użytych w księgowanym rozliczeniu zmienią się na Rozliczony lub Rozliczony częściowo w zależności od tego, czy był to dokument Rozliczenia częściowego czy Rozliczenia ostatecznego.
- zostanie uaktualniony status okresu dla rozliczenia - w zależności od statusów wszystkich lokali we wspólnocie.
3. Usunięcie rozliczenia
Po usunięciu rozliczenia zmienią się następujące statusy:
- statusy odczytów liczników użytych w usuniętym rozliczeniu zostaną uaktualnione na podstawie zapisów w dokumentach rozliczeniowych. Jeden odczyt może być użyty w więcej niż jednym rozliczeniu - dlatego odczyt może mieć status Używany lub Rozliczony wynikający z użycia w innym dokumencie rozliczenia.
- statusy lokali użytych w księgowanym rozliczeniu zostaną uaktualnione na podstawie zapisów w dokumentach rozliczeniowych - w zależności od tego czy zapisy dla lokalu występują w dokumentach rozliczeniowych i czy dokumenty rozliczeniowe są zaksięgowane.
- zostanie uaktualniony status okresu dla rozliczenia .
4. Usuniecie wskaźnika wykonania PK
Statusy odczytów liczników, lokali, okresu - wcale się nie zmienią.

Zobacz rozliczenia
Funkcja umożliwia przeglądanie wykonanaych dokumentów rozliczeń. Jest uruchamiana z menu: Dokumenty->Rozliczenia mediów->Zobacz rozliczenia.
W okienku pojawiają się linie z dokumentami rozliczeń. Możemy wydrukować wykonane rozliczenia dla wszystkich lokali. Ponadto dostępne są funkcje :Zobacz, Polecenie księgowania , Usuń , Faktury.
Zobacz
Po ustawieniu się na wybranym rozliczeniu możemy za pomocą funkcji Zobacz obejrzeć opłaty i zużycia liczników dla poszczególnych lokali. Dla każdego lokalu są
wyświetlane w ramce na dole ekranu dane lokalu wraz z wynikiem rozliczenia, a w środku ekranu - linie z wyszczególnionymi opłatami za każdy miesiąc w rozliczanym okresie oraz linie z odczytami liczników.
Dostępne funkcje:
- Zobacz
    - Lokal - pozwala obejrzeć dane lokalu, którego rozliczenie jest wyświetlane na ekranie
    - Budynek - pozwala obejrzeć dane budynku, którego rozliczenie jest wyświetlane na ekranie
- Znajdź
    - Lokal - pozwala odszukać w dokumencie rozliczenia konkretny lokal. Szukać możemy albo według symbolu lokalu, albo według symbolu właściciela.
    - Następny lokal - jeżeli szukaliśmy według symbolu właściciela lub symbolu loaklu, to możemy użyć tej funkcji w celu odnalezienia kolejnego lokalu.
    - Filtr - pozwala ustawić filtr, czyli wyświetlić tylko lokale dla wybranego właściciela. Filtr działa, aż do momentu usunięcia (Znajdź->Filtr->Usuń ). Ponadto na ekranie poniżej nagłówka dokumentu wyświetla się informacja o rodzaju założonego filtru: np. "FILTR: Lokal".
- Drukuj
    - Dla lokalu - wydruk rozliczenia tylko dla bieżącego lokalu. Szczegóły dotyczące różnych sposobów drukowania rozliczeń - patrz Wygląd wydruków rozliczeń.
    - Dla wszystkich - wydruk rozliczenia dla wszystkich lokali.
    - Na budynki - wydruk rozliczenia w podziale na budynki. Wydruk w podziale na budynki jest wydrukiem, w którym użytkownik sam może zdecydować i wybrać jakie dane chce umieścić na wydruku (funkcja Kolumny)
- Pokaż - umożliwia ograniczenie zakresu wyświetlanych danych w zależności od rodzaju dokumentu obciążeniowego dla poszczególnych lokali
    - Wszystkie - wszystkie lokale niezależnie od rodzaju dokumentu obciążeniowego
    - Noty - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "NOTA"
    - Faktury - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "FAKTURA"
    - Wystawione faktury - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "FAKTURA", dla których już wystawiono faktury.
    - Niewystawione faktury - tylko lokale z rodzajem dokumentu obciążeniowego "FAKTURA", dla których nie wystawiono faktur.

Wygląd wydruków rozliczeń
Różne rodzaje wydruków rozliczeń:
Wartości opłat i wartości zużycia z liczników można drukować w dwóch wersjach:
1. wersja uproszczona tylko kolumny wartość brutto, bez kolumn: stawka VAT, wartość netto oraz wartość VAT. Wybierana opcja wydruku: wersja z kolumnami tylko brutto. Polecane do stosowania gdy posługujemy się stawką VAT �Zwolniony�.
2. wersja rozbudowana: z kolumnami: stawka VAT, wartość netto, wartość VAT oraz wartość brutto. Wybierana opcja wydruku: wersja z kolumnami brutto, netto, VAT. Polecane gdy mamy stawkę inna niż Zwolniony (7%, 22%).
Standardowo zaznaczana jest opcja: wersja z kolumnami tylko brutto.

Ponadto możemy dodać kolumny ilość i cena netto do części wydruku poświęconej naliczeniom opłat. Mamy możliwość wyboru dwóch wersji:
1. wersja uproszczona : na wydruku pojawi się nazwa opłaty oraz jej wartość, bez wyszczególniania ilości i ceny składających się na wyliczenie wartości. Wybierana opcja wydruku: wersja bez kolumn ilość i cena dla naliczeń. Polecane jest stosowanie tej wersji wydruku dla dokumentów typu RA i KR.
2. wersja rozbudowana: dodatkowo pojawiają się na wydruku kolumny: ilość oraz cena netto, na podstawie których wyliczono wartość opłaty. Wybierana opcja wydruku: wersja z kolumnami ilość i cena dla naliczeń. Polecane jest stosowanie rozbudowanej wersji wydruku dla dokumentów typu RZ kiedy chcemy porównać wartości opłat z naliczeń oraz nowe wyliczone wartości opłat.
Standardowo zaznaczana jest opcja: wersja z kolumnami ilość i cena dla naliczeń.
3. Można również na wydruku dodać symbol opłaty: opcja Drukuj symbol opłaty.

Ponadto zdefiniowano warianty wydruków, które umożliwiają zmianę w ilości drukowanych wierszy:
1.Opcja Drukuj dla naliczeń tylko sumę ogranicza ilość linii związanych z naliczeniami opłat (zaliczki) do jednej linii z sumą zaliczek. Normalnie są drukowane osobne linie z zaliczkami za każdy miesiąc. Opcja działa zarówno do dokumentów typu RA (rozliczenie liczników), jak i dokumentów typu RZ (rozliczenie zaliczek).
2. Opcja Wersja tylko odczyty liczników drukuje dla rozliczenia mediów tylko linie związane z odczytami liczników, pomijając część związaną z naliczeniami opłat (z zaliczkami). Działa tylko dla dokumentów typu RA (rozliczenie liczników).
3. Dalsze ograniczenie ilości linii na wydruku umożliwia opcja Wersja dla "RZ" nie drukuj linii z wartością 0. Działa ona tylko dla dokumentów typu RZ (rozliczenie zaliczek) i umożliwia pomnięcie na wydruku linii dotyczących rzeczywistych kosztów w miesiącach, dla których wartość brutto wynosi 0.
4. Jeżeli drukujemy rozliczenia mediów z poziomu Korespondencji seryjnej, mamy dodatkowa opcję umożliwiającą drukowanie dla jednego loklau kilku różnych rozliczeń. Po zaznaczeniu opcji Wersja z grupowaniem rozliczeń, program drukuje wybrane rozliczenia,a na końcu wydruku podsumowanie wszystkich rozliczeń.

Usuń
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Rozliczenia->Zobacz rozliczenia->Usuń. Służy do usuwania próbnych lub błędnych rozliczeń. Zaleca się usuwanie próbnych rozliczeń tak, aby nie wprowadzały zamieszania w danych. Dla jednego okresu i rozliczenia można wykonać i zaksięgować wiele rozliczeń mediów. Program kontroluje aby dla jednego lokalu było wykonane tylko jedno rozliczenie ostateczne w okresie. Przed usunięciem rozliczenia program sprawdza czy było dla tego rozliczenia wykonane Polecenie księgowania i czy były dla niego wystawiane faktury. Jeśli tak - nie pozwala takiego rozliczenia usunąć. Jeżeli wygenerowane faktury nie zostały zaksięgowane i nie został zaksięgowany dokument oczekujący utworzony poleceniem księgowania - możemy usunąć wskaźniki: Polecenia księgowania i Wystawienia faktur (menu: Obsługa->Administrator Wspólnoty->Rozliczenie mediów->Dokumenty) i usunąć naliczenie.

Faktury, Rachunki
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Rozliczenia->Zobacz rozliczenia->Faktury. Funkcja służy do wystawienia faktur dla właścicieli.
Faktury są wystawiane tylko dla tych właścicieli, którzy mają zaznaczony rodzaj dokumentu obciążeniowego: FAKTURA. Kolejność postępowania w celu wystawienia faktur w danym miesiącu:
- wykonać rozlicenie mediów za dany okres. Powstaje dokument typu RA lub RZ zawierający rozliczenie mediów.
- uruchomić funkcję Faktury. Zostaną automatycznie wygenerowane faktury - tylko dla tych właścicieli, którzy mają zaznaczony typ dokumentu FAKTURA.. Faktury zostaną przeniesione do modułu faktur w części F/K. Faktury będą miały tam status "Wprowadzona".
- wykonać polecenie księgowania dla faktur z modułu faktur (Moduły->Faktury->Polecenie księgowania).
- funkcję Faktury można uruchomić tylko jeden raz dla danego okresu dla danego lokalu. Po rozpoczęciu wystawiania faktur dokument rozliczenia ma status wystawiania faktur "W trakcie". Po wystawieniu faktur dla wszytkich lokali status zmienia się na "Zakończono". Funkcję Faktury można uruchamiać tak długo, jak długo chciaż jeden loklal ma niewystawioną fakturę. W wyjątkowych przypadkach można usunąć wskaźnik wystawienia faktury. Trzeba pamiętać o tym, aby najpierw usunąć fakturę z modułu Faktury.Usunięcie wskaźnika wygenerowania faktur odbywa się funkcją Obsługa->Administrator Wspólnoty->Rozliczenie mediów->Dokumenty .

Wydruki faktur i rachunków z modułu wspólnot

Zasadą jest, że zarówno wystawianie faktur jak i rachunków dla wspólnot odbywa się za pomocą modułu fakturowania. Wspólnoty wysłają dane i za pomocą spcjalnego interfejsu faktury i rachunki są przesyłane do odpowiednich rejestrów sprzedaży w module fakturowania. W parametrach dla wspólnot możemy ustawić osobne rejestry sprzedaży dla faktur dla naliczeń, dla faktur dla rozliczeń mediów, dla rachunków dla naliczeń i dla rachunków dla rozliczeń mediów. Drukowanie tych dokumentów odbywa się również z modułu fakturowania. Jeśli chodzi o księgowanie, to możliwe jest księgowanie zarówno faktur jak i rachunków bezpośrednio ze wspólnot (tworzy zapisy polecenia ksiegowania dla not, faktur i rachunków): warunkiem jest ustawienie odpowiedniego parametru: Obsługa->Administrtor Wspólnoty->Parametry->Rachunki/Faktury.
Powiązanie rachunków i faktur z modułem fakturowania wprowadza pewne ograniczenia dotyczące formatu wydruku. W związku ze sposobem działania modułu fakturowania, nie można ustawić w module wspólnot formatu wydruku dla faktur i rachunków (drukowanie rozliczeń mediów, naliczeń) - nawet, jeśli w parametrach modułu wspólnot wpiszemy format wydruku, to jest on w module fakturowania ignorowany. Otóż w module fakturowania sposób wydruku jest związany z definicją rejestru sprzedaży: jeśli rejestr sprzedaży ma wpisany format wydruku w definicji - to program ZAWSZE drukuje według tego formatu. Jeśli nie ma wpisanego formatu w definicji rejestru, to bierze format wydruku z ogólnej definiji parametrów modułu fakturowania. Dla wspólnot oznacza to, że jeśli chcemy mieć różne formaty wydruków dla rachunków i faktur, to musimy te dokumenty przechowywać w osobnych rejestrach (osobny rejestr sprzedaży dla rachunków i osobny dla faktur). Jeśli dodatkowo chcemy aby różniły się formaty drukowania dla naliczeń i rozliczeń mediów - to musimy utworzyć kolejne dwa rejestry: osobny dla naliczeń i osobny dla rozliczeń mediów. Przestawienie formatu wydruku dokumentu w module fakturowania: Moduły->Faktury->Parametry modułu->Definiowanie rejestrów sprzedaży->wybrać rejestr->Zmień->ramka: dodatkowe ustawienia->format: (iefakturawsp lub ierachunekwsp)

Do wydruku faktur i rachunków dla wspólnt używamy specjalnych formatów wydruków. Są to formaty: iefakturawsp, ierachunekwsp.
Działają w taki sposób:
1. Naliczenie opłat (NA), korekta naliczenia (KN):
typ dokumentu FV (faktura), R (rachunek)
format wydruku: iefakturawsp, ierachunekwsp. Wydruk standardowego rachunku, faktury z oznaczeniem danych lokalu oraz miesiąca naliczenia.
2. Rozliczenie mediów - dokument RA, RZ.
format wydruku: iefakturawsp, ierachunekwsp.
Typ dokumentu FVK (faktura korygująca), RK (rachunek korygujący). Drukowanie w układzie:
- BYŁO (wpłacone zaliczki zakolejne miesiące)
- WINNO BYĆ (wartość z odczytu licznika)

Polecenie księgowania
Uruchamianie z menu: Dokumenty->Rozliczenia->Polecenie księgowania. Służy do przeniesienia do części F/K danych dotyczących rozliczeń na poszczególne lokale (właścicieli). Polecenie księgowania przenosi jedynie dane dla właścicieli, dla których wystawiane są NOTY oraz RACHUNKI. Jeśli dla właściciela wystawiane są faktury - używamy funkcji Dokumenty->Rozliczenia->Zobacz rozliczenia->Faktury.
1. Założenia:
- Na każdy lokal ksiegujemy jedną kwotę: jeśli nadpłata to ze znakiem "-", jeśli niedopłata ze znakiem "+".
- Sposób księgowania: strona Wn i Ma z dekretu rozliczenia z defiicji.
- po stronie Wn powinien być rozrachunek. Podajemy tylko symbol konta zbiorczego, program sam dodaje symbol kontrahenta (właściciela lokalu).
- po stronie Ma symbol konta rodzajowego + symbol klasyfikacji pomocniczej. Symbol klasyfikajcipomocniczej jest zawsze pobierany z definicji rozliczenia, a nie z poszczególnych opłat przypisanych do rozliczenia.
2. Dane do wykonania polecenia księgowania:
- symbol dokumentu - podpowiedź XR (parametr ).
- opis do nagłówka dokumentu: nazwa rozliczenia + "za okres" +mies_początkowy - mies_końcowy.
- Transakcja: symbol tranaskcji = "symbol rozliczenia"(obcięty do 12 znaków)+"/"+numer okresu , data transakcji = data dokumentu, cechy transakcji OAC (odbiorca, naliczać odsetki, wystawiać upomnienia), data płatności: data transakcji+ilość dni z paramteru "ilość dni dla treminu płatności" (dla niedopłat); dla nadpłat data płatności. Zapis do transakcji: rodzaj "Kor" (korekta): jeśli nadpłata - zapis ze znakiem "-", jeśli niedopłata - zapis ze znakiem "+".
- data dokumentu = data transkacji - podpowiedź data wykonania rozliczenia (data rozliczenia: ostani dzień miesiąca końca rozliczanego okresu.
- data księgowania - podpowiadany ostatni dzień końcowego miesiąca okresu rozliczeniowego.
- Termin płatności - data dokumentu + ilość dni (ilość dni = parametr )
- Metoda grupowania zapisów dla strony WN i MA - ponieważ zawsze tylko jeden zapis na lokal - zawsze opcja "każdy zapis osobna transkacjia", dla konta Ma; wybrana metoda zapisuje się i jest podpowiadana przy kolejnym wejściu.
3. Po wykonaniu polecenia księgowania tworzy się dokument oczekujący. Można go obejrzeć, ewentualnie zmienić i zaksięgować (lub usunąć).
4. Ksiegowanie korekt rozliczeń - tak samo jak rozliczeń, tylko:
- data dokumentu - jako data korekty wpisana przez użytkownika
- treść do nagłowka: "korekta"+symbol rozliczenia+"za miesiąc" +nazwa_miesiąca_korekty
- data księgowania : jest podpowiadana data jako koniec miesiąca z daty dokumentu

Dokumenty VAT

Rozważania dotyczące VAT na podstawie rozwiązań zaobserwowanych u naszych dotychczasowych klientów.
1. Wspólnota nie jest płatnikiem VAT
a. dla osób prywatnych (typ dokumentu: NOTA)
NALICZENIA:
- wystawiamy noty w WM.
- drukujemy noty w WM
- księgujemy w WM za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" - bezpośrednio z WM do FK (powstaje dokument oczekujący)
ROZLICZENIE MEDIÓW:
- wystawiamy noty w WM.
- drukujemy noty w WM
- księgujemy w WM za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" - bezpośrednio z WM do FK (powstaje dokument oczekujący)
b. dla firm (typ dokumentu: RACHUNEK)
NALICZENIA:
- wystawiamy rachunki, które przechodzą do modułu fakturowania
- drukujemy rachunki z modułu fakturowania
- księgujemy: w zależności od parametru Parametry->Rachunki->Księgować rachunki:
    -- za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" (podczas księgowania not) - bezpośrednio z WM do FK
    -- z modułu fakturowania
ROZLICZENIE MEDIÓW:
- wystawiamy rachunki, które przechodzą do modułu fakturowania
- drukujemy rachunki z modułu fakturowania
- księgujemy: w zależności od parametru Parametry->Rachunki->Księgować rachunki:
    -- za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" (podczas księgowania not) - bezpośrednio z WM do FK
    -- z modułu fakturowania

2. Wspólnota jest płatnikiem VAT
a. dla osób prywatnych (typ dokumentu: NOTA)
NALICZENIA:
- wystawiamy noty w WM.
- drukujemy noty w WM
- ksiegujemy w WM za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" - bezpośrednio z WM do FK, uwzględniając VAT lub nie: możliwe 2 opcje w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not:
     -- księgujemy noty bez VAT - nie będzie wtedy informacji o notach w rejestrze vatowskim
    -- księgujemy noty z VAT - każda nota z osobnym numerem znajdzie sie w rejestrze VAT lub zostanie utworzony jeden zapis zbiorczy dla not dla całego naliczenia (w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not->zapisy osobno/zbiorczo).
ROZLICZENIE MEDIÓW:
- wystawiamy noty w WM.
- drukujemy noty w WM
- ksiegujemy w WM za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" - bezpośrednio z WM do FK, uwzględniając VAT lub nie: możliwe 2 opcje w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not:
     -- księgujemy noty bez VAT - nie będzie wtedy informacji o notach w rejestrze vatowskim
    -- księgujemy noty z VAT - każda nota z osobnym numerem znajdzie sie w rejestrze VAT lub zostanie utworzony jeden zapis zbiorczy dla not dla całego naliczenia (w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not->zapisy osobno/zbiorczo).

b. dla osób prywatnych/firm (typ dokumentu: RACHUNEK)
NALICZENIA:
- wystawiamy rachunki, które przechodzą do modułu fakturowania
- drukujemy rachunki z modułu fakturowania
- księgujemy: w zależności od parametru Parametry->Rachunki->Księgować rachunki:
    -- za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" (podczas księgowania not) - bezpośrednio z WM do FK lub
    -- z modułu fakturowania
Uwzględnienie VAT podczas księgowania rachunków: gdy księgujemy rachunki z Modułu Fakturownia, VAT jest zawsze uwzględniany.
Podczas księgowania rachunków Poleceniem księgowania podczas ksiegownaia not możemy uwzględnić VAT lub nie: możliwe 2 opcje w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla rachunków:
     -- księgujemy rachunki bez VAT - nie będzie wtedy informacji o notach w rejestrze vatowskim
    -- księgujemy rachunki z VAT - każdy rachunek z osobnym numerem znajdzie sie w rejestrze VAT lub zostanie utworzony jeden zapis zbiorczy dla not dla całego naliczenia (w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not->zapisy osobno/zbiorczo).

ROZLICZENIE MEDIÓW:
- wystawiamy rachunki, które przechodzą do modułu fakturowania
- drukujemy rachunki z modułu fakturowania
- księgujemy: w zależności od parametru Parametry->Rachunki->Księgować rachunki:
    -- za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" (podczas księgowania not) - bezpośrednio z WM do FK
    -- z modułu fakturowania
Uwzględnienie VAT podczas księgowania rachunków: gdy księgujemy rachunki z Modułu Fakturownia, VAT jest zawsze uwzględniany.
Podczas księgowania rachunków Poleceniem księgowania podczas ksiegownaia not możemy uwzględnić VAT lub nie: możliwe 2 opcje w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla rachunków:
     -- księgujemy rachunki bez VAT - nie będzie wtedy informacji o notach w rejestrze vatowskim
    -- księgujemy rachunki z VAT - każdy rachunek z osobnym numerem znajdzie sie w rejestrze VAT lub zostanie utworzony jeden zapis zbiorczy dla rachunków dla całego naliczenia (w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla rachunków->zapisy osobno/zbiorczo).

c. dla firm (typ dokumentu: FAKTURA)
NALICZENIA:
- wystawiamy faktury VAT, które przechodzą do mudułu faktur
- drukujemy faktury z modułu fakturowania
- księgujemy: w zależności od parametru Parametry->Faktury->Księgować faktury:
    -- za pomocą funkcji "Polecenie ksiegowania" (podczas księgowania not) - bezpośrednio z WM do FK
    -- z modułu fakturowania
Uwzględnienie VAT podczas księgowania faktur: gdy księgujemy faktury z Modułu Fakturownia, VAT jest zawsze uwzględniany.
Podczas księgowania rachunków Poleceniem księgowania podczas księgownaia not możemy uwzględnić VAT lub nie: możliwe 2 opcje w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla faktur:
     -- księgujemy faktury bez VAT - nie będzie wtedy informacji o notach w rejestrze vatowskim
    -- księgujemy faktury z VAT - każda faktura z osobnym numerem znajdzie sie w rejestrze VAT lub zostanie utworzony jeden zapis zbiorczy dla faktur dla całego naliczenia (w zależności od parametru Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla faktur->zapisy osobno/zbiorczo).

ROZLICZENIE MEDIÓW:
- wystawiamy korekty faktur VAT, które przechodzą do mudułu faktur
- drukujemy korekty faktur z modułu fakturowania
- księgujemy korekty faktur z modułu fakturowania

Zasady księgowania not naliczeniowych/rachunków/faktur z VAT
Zapisy tworzonego dokumentu odłożonego
a. zapisy dotyczące rozliczenia z właścicielem - takie jak dla not bez vat czyli według ustawień w Parametry->Księgowanie naliczeń
b. sprzedaż (strona Ma, kalsyfikacje) - gdy nie ma VAT zapisy w kwotach brutto, gdy jest VAT - zapisy w kwotach netto. Ustawienie kwota netto/brutto jest związana z typem dokumentu: jeśli dla lokalu jest dokument NOTA i jest ustawiony parametr VAT dla not, to sprzedaż w kwocie netto dla tego lokalu. Jeśli dla lokalu jest typ dokumentu RACHUNEK i jest ustawiony parametr VAT dla rachunków, to sprzedaż w kwocie netto dla tego lokalu. Jeśli dla lokalu jest typ dokumentu FAKTURA i jest ustawiony parametr VAT dla faktur, to sprzedaż w kwocie netto dla tego lokalu.
zapisy dotyczące VAT - NALICZENIA OPŁAT - sposób I - gdy tworzą się zapisy VAT dla każdego lokalu osobno:
- dla każdego lokalu tworzy się jedna linia związana z VAT. Ksiegownaiu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie naliczeń).
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji) + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla rachunków: symbol rachunku
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = kwota vat
- konto Ma - konto przypisane do rejestru vatowskiego wpisanego w parametrach dla vat (Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla ...)
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DV"
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data naliczenia
- symbol kontrahenta - pusty
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - symbol rejestru VAT z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków/faktur -> Sposób I
- kwota netto = kwota netto
- kwota brutto = kwota do zapłaty = suma naliczenia dla lokalu
- kwota vat = kwota vat
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla NOT: miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji) + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla RACHUNKÓW: numer rachunku
- termin płatności - puste
- NIP - puste
- nazwa kontarhenta: nazwa właściciela z rejestru kontrahentów
- adres kontrahenta: adres właściciela z rejestru kontrahentów
- linia z zapisem vat:
    -- klasyfikacja z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków/faktur -> Sposób I.
    -- kwota netto = suma kwoty netto dla naliczenia dla lokalu
    -- kwota brutto = suma naliczenia dla lokalu
    -- kwota vat = suma kwot vat dla naliczenia dla loklau
    -- klasyfiakcja GUS - "U"
Uwaga: ze względu na sposób tworzenia zapisów VAT (kwoty netto, brutto, vat jako suma pozycji z naliczenia dla lokalu, bez podziłau na stawki VAT ) - sposób I poleca sie stosować gdy wszytskie pozycje naliczenia maja taka samą stawkę VAT (czyli najczęściej SZW).

zapisy dotyczące VAT- NALICZENIA OPŁAT - sposób I - gdy tworzą się zapisy VAT zbiorcze dla wszystkich not i/lub dla wszystkich rachunków i faktur z naliczenia):
- dla każdego naliczenia tworzy się jedna linia związana z posumowanym VAT dla wszystkich not oraz jedna linia związana z podsumowaniem VAT dla wszystkich rachunków oraz jedna linia z podsumowaniem VAT dla wszystkich faktur. Księgowaniu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie naliczeń).
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: N/miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji)
    -- dla rachunków: R/miesiąc naliczenia/rok naliczenia
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = suma kwot vat dla wszytkich not.rachunków z naliczenia
- konto Ma - konto przypisane do rejestru vatowskiego wpisanego w parametrach dla vat dla not i rachunków(Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla ...)
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DV"
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data naliczenia
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - symbol rejestru VAT z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków/faktur -> Sposób I.
- kwota netto = suma kwot netto dla wszystkich not/rachunków z nalicznia
- kwota brutto = suma kwot do zapłaty ze wszystkich not/rachunków z nalicznia.
- kwota vat = suma kwot vat ze wszystkich not/rachunków z nalicznia.
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla not: N/miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji)
    -- dla rachunków: R/miesiąc naliczenia/rok naliczenia
- termin płatności - puste
- symbol kontrahenta - pusty
- nazwa kontrahenta: "naliczenie za miesiąc...." - treść z opisu dokumentu naliczenia
- NIP - puste
- adres kontrahenta:puste
- linia z zapisem vat:
    -- klasyfikacja z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków/faktur -> Sposób I.
    -- kwota netto = suma kwot netto dla wszytskich lokali z naliczenia
    -- kwota brutto = suma kwot brutto dla wszytskich lokali z naliczenia
    -- kwota vat = suma kwot vat dla wszytskich lokali z naliczenia
    -- klasyfiakcja GUS - "U"
Uwaga: ze względu na sposób tworzenia zapisów VAT (kwoty netto, brutto, vat jako suma z naliczenia dla wszystkich lokali, bez podziłau na stawki VAT ) - sposób I poleca sie stosować gdy wszytskie pozycje naliczenia maja taka samą stawkę VAT (czyli najczęściej SZW).

zapisy dotyczące VAT - NALICZENIA OPŁAT - sposób II - gdy tworzą się zapisy VAT dla każdego lokalu osobno:
- dla każdego lokalu tworzy się jedna linia związana z VAT. Księgownaiu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie naliczeń).
- dla każdego dokumentu VAT dla lokalu tworzy sie tyle linii zapisów ile jest róznych stawek kalsyfikacji VAT w opłatach dla lokalu.
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji) + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla rachunków: symbol rachunku
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = kwota vat
- konto Ma - konto przypisane do rejestru VAT. Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahneta (właściciela).
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DV"
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data naliczenia
- symbol kontrahenta = symbol właściciela lokalu
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - w zalezności od wyboru opcji:
    -- Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahneta (właściciela).
    -- symbol rejestru VAT z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków/faktur -> Sposób I.
- kwota netto całego dokumentu = kwota netto całego naliczenia dla lokalu
- kwota brutto = kwota do zapłaty = suma naliczenia dla lokalu
- kwota vat = kwota vat dla całego naliczenia dla lokalu
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla NOT: miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji) + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla RACHUNKÓW: numer rachunku
    -- dla FAKTUR: numer faktury
- termin płatności - puste
- NIP - puste
- nazwa kontrahenta: nazwa właściciela z rejestru kontrahentów
- adres kontrahenta: adres właściciela z rejestru kontrahentów
- linia z zapisem vat (po jednej linia dla każdej klasyfikajci VAT występującej w opłatach):
    -- klasyfikacja z definicji opłaty
    -- kwota netto = suma kwot netto dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z naliczenia dla lokalu)
    -- kwota brutto = suma kwot brutto dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z naliczenia dla lokalu)
    -- kwota vat = suma kwot vat dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z naliczenia dla lokalu)
    -- klasyfikacja GUS - "U"
Uwaga: dla każdego lokalu tworzy się tyle linii z zapisem vatowskim ile jest różnych klasyfikacji vat w opłatach przypisanych dla lokalu. Opłaty o takiej samej klasyfikacji są sumowane w jeden zapis.

zapisy dotyczące VAT - NALICZENIA OPŁAT - sposób II - gdy tworzą się zapisy VAT zbiorcze dla wszystkich not i/lub dla wszystkich rachunków i faktur z naliczenia):
- dla każdego rejestru VAT (o symbolu powstałym z dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahneta) jedna linia związana z VAT dla wszystkich not naliczenia i jedna linia związana z VAT dla wszystkich rachunków naliczenia. Księgowaniu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie naliczeń).
- dla każdego dokumentu VAT dla rejestru tworzy sie tyle linii zapisów ile jest różnych stawek klasyfikacji VAT w opłatach pojawiającyh się w naliczeniu.
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: N/miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji)
    -- dla rachunków: R/miesiąc naliczenia/rok naliczenia
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = suma kwot vat dla wszystkich not/rachunków dla jednego rejestru VAT
- konto Ma - konto przypisane do rejestru VAT. Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahneta (właściciela).
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DV"
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data naliczenia
- symbol kontrahenta = pusty
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - w zalezności od wyboru opcji:
    -- Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahneta (właściciela).
    -- symbol rejestru VAT z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków/faktur -> Sposób I.
- kwota netto całego dokumentu = suma kwot netto dla wszystkich rachunków/not dla jednego rejestru VAT dla całego naliczenia
- kwota brutto = suma kwot brutto dla wszystkich rachunków/not/faktur dla jednego rejestru VAT dla całego naliczenia
- kwota vat = suma kwot vat dla wszytskich rachunków/not/faktur dla jednego rejestru VAT dla całego naliczenia
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla NOT: N/miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji)
    -- dla rachunków: R/miesiąc naliczenia/rok naliczenia
- termin płatności - puste
- NIP - puste
- nazwa kontrahenta: opis z nagłowka dokumentu naliczenia
- adres kontrahenta: puste
- linia z zapisem vat (po jednej linia dla każdej klasyfikacji VAT występującej w opłatach dla jedengo rejestru VAT):
    -- klasyfikacja z definicji opłaty
    -- kwota netto = suma kwot netto dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z całego naliczenia )
    -- kwota brutto = suma kwot brutto dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z całego naliczenia )
    -- kwota vat = suma kwot vat dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z całego naliczenia )
    -- klasyfikacja GUS - "U"
Uwaga: dla każdego rejestru tworzy się tyle linii z zapisem vatowskim ile jest różnych klasyfikacji vat w opłatach przypisanych dla lokalu. Opłaty o takiej samej klasyfikacji są sumowane w jeden zapis.

zapisy dotyczące VAT - ROZLICZENIE MEDIÓW - sposób I - gdy tworzą się zapisy VAT dla każdego lokalu osobno:
- dla każdego lokalu tworzy się jedna linia związana z VAT. Księgowaniu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie rozliczeń).
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: nazwa rozliczenia/okres_rozliczenia + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla rachunków: symbol rachunku
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = kwota vat obliczona jako suma opłat vat - kwota vat z odczytów liczników
- konto Ma - konto przypisane do rejestru vatowskiego wpisanego w parametrach dla vat (Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków.)
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DVK"
- dotyczy: nazwa rozliczenia + zakres miesięcy
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data rozlicenia mediów
- symbol kontrahenta - pusty
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - symbol rejestru VAT z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków -> Sposób I
- kwota netto = suma opłat netto - kwota netto z odczytów liczników
- kwota brutto = suma opłat brutto - kwota brutto z odczytów liczników
- kwota vat = suma opłat vat - kwota vat z odczytów liczników
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla NOT: nazwa rozliczenia/okres_rozliczenia + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla RACHUNKÓW: numer rachunku
- termin płatności - puste
- NIP - puste
- nazwa kontarhenta: nazwa właściciela z rejestru kontrahentów
- adres kontrahenta: adres właściciela z rejestru kontrahentów
- linia z zapisem vat:
    -- klasyfikacja z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków -> Sposób I.
    -- kwota netto = suma opłat netto z naliczenia dla lokalu - kwota netto z odczytów liczników dla lokalu
    -- kwota brutto = suma opłat brutto z naliczenia dla lokalu - kwota brutto z odczytów liczników dla lokalu
    -- kwota vat = suma opłat vat z naliczenia dla lokalu - kwota vat z odczytów liczników dla lokalu
    -- klasyfiakcja GUS - "U"
Uwaga: ze względu na sposób tworzenia zapisów VAT (kwoty netto, brutto, vat jako suma pozycji z naliczenia dla lokalu, bez podziału na stawki VAT ) - sposób I poleca sie stosować gdy wszystkie opłaty przypisane do rozliczenia mediów mają taka samą stawkę VAT (czyli najczęściej SZW).

zapisy dotyczące VAT- ROZLICZENIE MEDIÓW - sposób I - gdy tworzą się zapisy VAT zbiorcze dla wszystkich not i/lub dla wszystkich rachunków z rozliczenia):
- dla każdego rozliczenia mediów tworzy się jedna linia związana z posumowanym VAT dla wszystkich not oraz jedna linia związana z podsumowaniem VAT dla wszystkich rachunków. Księgowaniu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie rozliczeń).
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: N/symbol rozliczenia/okres rozliczenia
    -- dla rachunków: R/symbol rozliczenia/okres rozliczenia
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = suma kwot vat dla wszytkich loklai z typem dokumentu nota/rachunek z rozlczienia mediów
- konto Ma - konto przypisane do rejestru vatowskiego wpisanego w parametrach dla vat dla not i rachunków(Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków)
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DVK"
- dotyczy: nazwa rozliczenia + zakres miesięcy
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data rozliczenia mediów
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - symbol rejestru VAT z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków -> Sposób I.
- kwota netto = suma opłat netto dla wszystkich rachunków/not z dokumentu rozliczenia - suma kwot netto z odczytów liczników dla wszytskich not/rachunków z dokumentu rozliczenia
- kwota brutto = suma opłat brutto dla wszystkich rachunków/not z dokumentu rozliczenia - suma kwot brutto z odczytów liczników dla wszytskich not/rachunków z dokumentu rozliczenia
- kwota vat = suma opłat vat dla wszystkich rachunków/not z dokumentu rozliczenia - suma kwot vat z odczytów liczników dla wszytskich not/rachunków z dokumentu rozliczenia
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla not: N/symbol rozliczenia/okres rozliczenia
    -- dla rachunków: R/symbol rozliczenia/okres rozliczenia
- termin płatności - puste
- symbol kontrahenta - pusty
- nazwa kontrahenta: - treść z opisu dokumentu rozliczenia
- NIP - puste
- adres kontrahenta:puste
- linia z zapisem vat:
    -- klasyfikacja z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków -> Sposób I.
    -- kwota netto = suma opłat netto dla wszystkich rachunków/not z dokumentu rozliczenia - suma kwot netto z odczytów liczników dla wszytskich not/rachunków z dokumentu rozliczenia
    -- kwota brutto = suma opłat brutto dla wszystkich rachunków/not z dokumentu rozliczenia - suma kwot brutto z odczytów liczników dla wszytskich not/rachunków z dokumentu rozliczenia
    -- kwota vat = suma opłat vat dla wszystkich rachunków/not z dokumentu rozliczenia - suma kwot vat z odczytów liczników dla wszytskich not/rachunków z dokumentu rozliczenia
    -- klasyfiakcja GUS - "U"
Uwaga: ze względu na sposób tworzenia zapisów VAT (kwoty netto, brutto, vat jako suma z rozliczeń dla wszystkich lokali, bez podziału na stawki VAT ) - sposób I poleca sie stosować gdy wszystkie opłaty przypisane do rozliczenia maja taka samą stawkę VAT (czyli najczęściej SZW).

zapisy dotyczące VAT - ROZLICZENIE MEDIÓW - sposób II - gdy tworzą się zapisy VAT dla każdego lokalu osobno:
- dla każdego lokalu tworzy się jedna linia związana z VAT. Księgowaniu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie naliczeń).
- dla każdego dokumentu VAT dla lokalu tworzy się tylko jedna linia zapisu dla jednej klasyfikacji VAT. Symbol klasyfikajci VAT jest pobierany z definicji opłaty przypisanej do rozliczenia mediów. Jeśli rozliczenie mediów ma przypisanych kilka opłat o różnych klasyfikacjach VAT to i tak jest pobierany symbol klasyfikacji odczytany z ostatniej opłaty odczytanej w zapisach do rozliczeń mediów.
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji) + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla rachunków: symbol rachunku
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = kwota vat dla lokalu
- konto Ma - konto przypisane do rejestru VAT. Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahenta (właściciela).
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DVK"
- dotyczy: nazwa rozliczenia + zakres miesięcy
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data rozliczenia
- symbol kontrahenta = symbol właściciela lokalu
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahneta (właściciela).
- kwota netto = suma opłat netto - kwota netto z odczytów liczników dla lokalu
- kwota brutto = suma opłat brutto - kwota brutto z odczytów liczników dla lokalui
- kwota vat = suma opłat vat - kwota vat z odczytów liczników dla lokalu
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla NOT: miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji) + / +symbol budynku + / + symbol lokalu
    -- dla RACHUNKÓW: numer rachunku
- termin płatności - puste
- NIP - puste
- nazwa kontrahenta: nazwa właściciela z rejestru kontrahentów
- adres kontrahenta: adres właściciela z rejestru kontrahentów
- linia z zapisem vat (po jednej linia dla każdej klasyfikajci VAT występującej w opłatach):
    -- klasyfikacja z definicji opłaty przypisanej do rozliczenia mediów. Jesli jest przypisanych kilka opłat o różnych klasyfikacjach VAT - jest brana klasyfikacja z ostatniej przypisanej opłaty
    -- kwota netto = suma kwot netto dla wszystkich opłat dla lokalu - kwota netto z odczytów liczników dla lokalu
    -- kwota brutto = suma kwot brutto dla wszystkich opłat dla lokalu - kwota brutto z odczytów liczników dla lokalu
    -- kwota vat = suma kwot vat dla wszystkich opłat dla lokalu - kwota vat z odczytów liczników dla lokalu
    -- klasyfikacja GUS - "U"
Uwaga: dla każdego lokalu tworzy się jedna linia z zapisem vatowskim.

zapisy dotyczące VAT - ROZLICZENIA MEDIÓW - sposób II - gdy tworzą się zapisy VAT zbiorcze dla wszystkich not i/lub dla wszystkich rachunków z rozliczenia):
- dla każdego rejestru VAT (o symbolu powstałym z dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahneta) jedna linia związana z VAT dla wszystkich not rozliczenia i jedna linia związana z VAT dla wszystkich rachunków z rozliczenia. Księgowaniu podlega tylko kwota VAT (kwoty netto i brutto są księgowane w osobnych liniach, sposób tworzenia tych linii i grupowania zapisów zależy od parametrów z ustawienia w Parametry->Księgowanie rozliczeń).
- dla każdego dokumentu VAT dla rejestru   tworzy się tylko jedna linia zapisu dla jednej klasyfikacji VAT. Symbol klasyfikajci VAT jest pobierany z definicji opłaty przypisanej do rozliczenia mediów. Jeśli rozliczenie mediów ma przypisanych kilka opłat o różnych klasyfikacjach VAT to i tak jest pobierany symbol klasyfikacji odczytany z ostatniej oplaty odczytanej w zapisach do rozliczeń mediów.
-- zapis księgowy vat:
- treść zapisu księgowego:
    -- dla not: N/miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji)
    -- dla rachunków: R/miesiąc naliczenia/rok naliczenia
- konto WN - puste
- kwota zapisu księgowego = suma kwot vat dla wszystkich not/rachunków dla jednego rejestru VAT
- konto Ma - konto przypisane do rejestru VAT. Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahneta (właściciela).
- nazwa konta Wn, cechy konta Wn - puste
- nazwa konta Ma - puste
- cechy konta Ma - V
- symbol klienta Ma - puste
-- zapis dokumentu VAT
- typ dokumnetu: "DVK"
- dotyczy: nazwa rozliczenia + zakres miesięcy
- data dokumentu = data sprzedaży = data obowiązku = data naliczenia
- symbol kontrahenta = pusty
- konto płatnika - pusty
- symbol rejestru - w zalezności od wyboru opcji:
    -- Symbol rejestru VAT dla lokalu jest tworzony poprzez pobranie dwóch pierwszych znaków z symbolu kontrahneta (właściciela).
    -- symbol rejestru VAT z Parametry->Parametry dla Vat->Tworzyć zapisy VAT dla not/rachunków -> Sposób I.
- kwota netto całego dokumentu = suma kwot netto dla wszystkich rachunków/not dla jednego rejestru VAT dla całego naliczenia
- kwota brutto = suma kwot brutto dla wszystkich rachunków/not dla jednego rejestru VAT dla całego naliczenia
- kwota vat = suma kwot vat dla wszytskich rachunków/not dla jednego rejestru VAT dla całego naliczenia
- symbol dokumentu VAT:
    -- dla NOT: N/miesiąc naliczenia/rok naliczenia (jak symbol transkacji)
    -- dla rachunków: R/miesiąc naliczenia/rok naliczenia
- termin płatności - puste
- NIP - puste
- nazwa kontrahenta: opis z nagłowka dokumentu naliczenia
- adres kontrahenta: puste
- linia z zapisem vat (po jednej linia dla klasyfikacji VAT występującej w opłatach dla jednego rejestru VAT):
    -- klasyfikacja z definicji opłaty przypisanej do rozliczenia mediów. Jesli jest przypisanych kilka opłat o różnych klasyfikacjach VAT - jest brana klasyfikacja z ostatniej przypisanej opłaty
    -- kwota netto = suma kwot netto dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z całego rozliczenia ) - suma kwot netto odczytów liczników z całego rozliczenia
    -- kwota brutto = suma kwot brutto dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z całego rozliczenia ) - suma kwot brutto odczytów liczników z całego rozliczenia
    -- kwota vat = suma kwot vat dla wszystkich opłat o takiej samej klasyfikacji (z całego rozliczenia ) - suma kwot vat odczytów liczników z całego rozliczenia
- linia z zapisem vat (po jednej linia dla każdej klasyfikajci VAT występującej w opłatach):
    -- klasyfikacja GUS - "U"
Uwaga: dla każdego rejestru tworzy się tyle linii z zapisem vatowskim ile jest różnych klasyfikacji vat w opłatach przypisanych dla rozliczenia.

Sprawozdania finansowe

Definicje sprawozdań

Bilans i rachunek

Zestawienia

Zestawienie rozliczeń właścicieli

Wydruk pozwala na wydrukowanie danych dotyczących stanu rozliczeń z kontrahentami w podziale na poszczególne lokale.Dane są pobierane dla poszczególnych kontrahentów (czyli właścicieli lokali) z kont księgowych oraz bezpośrednio z części wspólnotowej.
Warunki wykonania wydruku:
- Zakres kontrahentów � należy podać zakres kontrahentów czyli właścicieli lokali, dla których chcemy wykonać wydruk.
- Zakres dat � należy podać zakres dat, dla których będa pobierane dane z kont księgowych oraz dane dotyczące naliczeń.
- Zakres kont � należy podać zakres kont ksiegowych, dla których chcemy wykonać wydruk. Powinniśmy podać konta rozrachunkowe, bo tylko dla takich wydruk jest wykonywany � konta nierozrachunkowe są pomijane.
- Kolejność danych na wydruku: możemy drukować w kolejności według symboli kontrahentów lub według symboli lokali.
- Sumowanie danych dla kontrhaneta � opcja ma znaczenie jeśli jeden właściciel ma więcej niż jeden lokal. Umożliwia sumowanie danych dla jednego kontrahenta. �Tak� może być wybrane tylko wtedy, kiedy kolejność na wydruku jest �według symbol kontrahentów�.

Sposób gromadzenia danych i wykonywania wydruku:
1.ustawiany jest zakres kont księgowych i zakres dat według podanych przez użytkownika
2.pod uwagę brane są tylko te konta rozrachunkowe, które mają przypisane w definicji konta kontrahentów z zakresu kontrahnetów podanego przez użytkownika.
3.odczytywane są dane do poszczególnych kolumn wydruku:
- dane opisowe kontrahneta i przypisanego mu lokalu (kolumny 1-6)
- bilans otwarcia (kolumna 7) � pobrana z kont księgowych suma różnicy obrotów od początku roku bilansu otwarcia strony MA dla wszystkich kont z zakresu dla danego kontrahenta (funkcja O(�XORMA�)).
- naliczenie za jeden miesiąc (kolumna 8). Miesiąc naliczenia jest zgodny z datą końca zakresu dat podawanego przez użytkownika
- suma naliczeń (kolumna 9) � pobrana z kont księgowych suma obrotów okresu strony WN (okres według wprowadzonych dat) dla wszystkich kont zakresu dla danego kontrahenta (funkcja O(�WN�))
- suma wpłat (kolumna 10) � pobrana z kont ksiegowych suma obrotów okresu strony MA (okres według wprowadzonych dat) dla wszystkich kont zakresu dla danego kontrahenta (funkcja O(�MA�)).
- nadpłaty (kolumna 11) � powstaje jeśli (BO + suma_naliczeń - suma_wpłat ) < 0
- niedopłaty (kolumna 12) - powstaje jeśli (BO + suma_naliczeń - suma_wpłat ) > 0
- saldo (kolumna 13) � saldo rozliczeń z kontrahentem (nadpłata lub niedopłata)
Sposób postępowania jeśli jeden kontrahent (właściciel ) posiada więcej niż jeden lokal.
W takim przypadku dane dla z kont ksiegowych tego samego kontrahneta, ale różnych lokali będą się powtarzać � dla każdego lokalu będzie przyjęta całość sum z kont (bo nie wiadomo w jaki sposób wyodrębnić dane dla poszszególnych lokali). Aby tego uniknąć można wybrać �Tak� dla opcji �Sumować dane dla kontrahenta � (Uwaga: działa tylko jeśli kolejność według symboli kontrahentów!). Wtedy dla poszczególnych lokali tego samego właściciela będą wypełnione tylko kolumny z danymi opisowymi lokalu i kontrahenta oraz kolumna �Naliczenie za miesiąc�. Pojawi się natomiast dodatkowa linia �Suma dla kontrahneta�, w której będą dane pobrane z kont kontrahenta. Problem nie wystepuje jeśli każdy lokal ma przypisany inny symbol właściciela.
UWAGA: jeżeli chcemy zmienić zawartość kolumn na wydruku, należy zdefiniować własne zestawienie � patrz opis funkcji Definiowalne zestawienia oraz Definicje zestawień

Definiowalne zestawienia

Ta funkcja umożliwia wykonanie zestawienia zdefiniowanego wcześniej funkcją Definicje zestawień. Dzięki możliwościom wydruków definiowalnych użytkownik może wybierac dane do wydrukowania według własnego uznania.
Aby wydrukować dane za pomoca definiowalnego zastawienia należy zdefiniować dane do wydruku:
1. Zdefiniować kolumny wyliczane podczas wykonywania wydruku - funkcja Definicje zestawień .
2. Uruchomić pierwszy raz wykonywanie wydruku zestawienia (funkcja Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Definiowalne zestawienia). Wybrać symbol definiowalnego zestawienia, wpisać zakresy danych do wydruku i przejść naciskając klawisz Dalej do kolejnego okienka. Tutaj za pomocą klawisza Kolumny przechodzimy do okienka definiowania kolumn wydruku. Zdefiniować wszystkie kolumny wydruku - patrz opis Definiowanie pól wydruku.
3. Teraz wydruk jest gotowy do wykonywania.

Używane pojęcia:
Definicja zestawienia - zawiera definicje kolumn do wyliczenia, nazwę zestawienia, dane drukowane w nagłówku zestawienia.
Definicja wydruku - zawiera wzór konkretnego układu kolumn używanego do drukowania zestawienia. Zamiennie używane też jest określenie "układ kolumn wydruku". Zauważmy, że jedna definicja zestawienia może mieć wiele definicji wydruku.

Sposób wykonywania wydruku:
Wykonanie wydruku przebiega dwustopniowo:
1. W pierwszym etapie program wylicza wartości wszystkich kolumn podanych w definicji zestawienia. Dane są przechowywane w rejestrze tymczasowym.
2. W drugim etapie wykonywany jest wydruk kolumnowy według wybranej definicji wydruku.
3. Zasady wykonywania wydruku:
a. wydruk gromadzi dane dla lokali i ich właścicieli.
b. na wydruku można używać pól pobieranych bezpośrednio z rejestrów, jak również pól, których wartości są wyliczane.
c. pola, których wartości są wyliczane: powiązanie danych księgowych z danymi z części wspólnotowej � przez symbol kontrahenta, czyli właściciela lokalu. Z części wspólnotowej bierzemy dane lokalu (bądź lokali) danego właściciela (według symbolu właściciela). Z części ksiegowej pobieramy dane dla kont selekcjonując konta według wpisanego w definicji konta symbolu kontrahenta. Szczegóły - patrz opis funkcji Definiowalne zestawienia

Zakresy danych do wydruku:
- Zakres kontrahentów - należy podać zakres kontrahentów czyli właścicieli lokali, dla których chcemy wykonać wydruk.
- Zakres dat - należy podać zakres dat, dla których będa pobierane dane z kont księgowych oraz dane dotyczące naliczeń.
- Zakres kont - należy podać zakres kont ksiegowych, dla których chcemy wykonać wydruk. Powinniśmy podać konta rozrachunkowe, bo tylko dla takich wydruk jest wykonywany; konta nierozrachunkowe są pomijane.
- Kolejność danych na wydruku: możemy drukować w kolejności według symboli kontrahentów lub według symboli lokali - Uwaga: wybór na etapie wydruku kolumnowego.
- Sumowanie danych dla kontrhaneta - opcja ma znaczenie jeśli jeden właściciel ma więcej niż jeden lokal. Umożliwia sumowanie danych dla jednego kontrahenta. Tak powinno być wybierane tylko wtedy, kiedy kolejność na wydruku jest według symbol kontrahentów.
- Jeden rekord dla kontrahneta - opcja ma znaczenie jeśli jeden właściciel ma więcej niż jeden lokal. Działa tylko gdy zaznaczone Sumować dane dla kontrahneta na Tak. Jest to przydatne w przypadku gdy mamy sytuację gdy jeden właściciel posiada kilka lokali i interesują nas dane w podziale na właścicieli, a nie na lokale - na przykład gdy właścicielem części lokali w budynku jest gmina. Wówczas na wydruku zaznaczamy opcję Sumować dane dla kontrahneta na Tak oraz zaznaczamy opcję Jeden rekord dla kontrahneta. Wówczas dla każdego kontrahenta (właściciela) na wydruku pojawi się tylko jedna linia z danymi zsumowanymi ze wszystkich lokali kontrahenta. Jeżeli opcja Jeden rekord dla kontrahneta nie jest zaznaczona, wydruk wygląda tak, że są wyszczególnione dane dla wszystkich lokali właściciela, a pod nimi jest drukowana linia z podsumowaniem.

Uwagi praktyczne:
Zauważmy, że kolumny podane w definicji zestawienia wyliczają się zawsze. Nie ma możliwości ograniczenia obliczeń tylko do kolumn wybranej definicji wydruku. Jeżeli więc wyliczana kolumna nie znajdzie się w definicji wydruku � lepiej ją usunąć z definicji zestawienia, żeby niepotrzebnie nie wydłużała czasu wykonywania pierwszego etapu.
Zauważmy również, że na wydruku pojawiają się tylko te pola, które są wybrane do drukowania w definicji wydruku. Tak więc umieszczenie pola w definicji zestawienia nie gwarantuje wydrukowania go - trzeba je jeszcze umieścić w definicji wydruku.

Definiowanie pól wydruku
Po zdefiniowaniu zestawienia, przy pierwszym wykonywaniu zdefiniowanego zestawienia, na wydruku standardowo są umieszczane tylko da pola: symbol kontrahenta oraz symbol lokalu. Pozostałe pola (kolumny wydruku) użytkownik musi zdefiniować sam.
Po przejściu pierwszego okienka, wybraniu zakresu danych oraz symbolu wykonywanego zestawienia pojawia się okienko wydruku kolumnowego.
Opis okienka wydruku kolumnowego:
- w lewym górnym rogu: nazwa wybranego zestawienia definiowalnego
- w prawym górnym rogu: nazwa układu kolumn czyli nazwa definicji wydruku. Zawsze dostępny jest układ kolumn "standardowy". Zmiana układu kolumn: funkcja uruchamiana klawiszem Kolumny.
- "Symbole od - do" oraz "Warunek" - pozwalaja dodatkowo ograniczyć zakres danych na wydruku. Zauważmy, że w tym momencie dane już są ograniczone zakresem podanym w pierwszym okienku (zakres kontrahentów oraz zakres dat). W praktyce więc rzadko będzie występowała konieczność dodatkowego ograniczania zakresu danych.
- Porządek drukowania - po naciśnięciu klawisza F2 uzyskujemy podpowiedź. Dostępna jest kolejność według symboli kontrahentów oraz według symboli lokali. Uwaga: jeśli zaznaczymy w pierwszym okienku opcję Sumowanie danych dla kontrahenta na "Tak" należy wybrać kolejność według kontrahentów.
- Kolumny - definiowanie i wybieranie układu kolumn do wydruku - patrz opis Kolumny .
- uruchomienie wydruku: naciśnięcie klawisza Wydruk według przedziału lub Wydruk według warunku.

Kolumny
Po naciśnięciu klawisza Kolumny pojawia się okienko do definiowania wydruku. W górnym okienku pojawiają sie nazwy układów kolumn czyli nazwy definicji wydruku, w dolnym - lista pól do wydrukowania układu kolumn podświetlonego w górnym okienku.
Dostepne funkcje:
- Usunięcie -usunięcie wybranego układu kolumn
- Dodanie - dodanie nowej definicji wydruku (układu kolumn)
- Modyfikacja - zmiana wybranego układu kolumn (dodanie pól itd)
- Zmień nazwę - zmiana nazwy układu kolumn
- Dodatkowe ustawienia - dodatkowe ustawienia dla wybranego układu kolumn

Dodanie/Modyfikacja
Pojawia się okienko do edycji pól wydruku. Możemy:
- dodać pola (nowa linia: jednoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl+PageUp)
- usunąć pola (jednoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl+PageDown)
- zmienić szerokość kolumny związanej z polem na wydruku (dla pól liczbowych kolumna "Dz" określa ilość miesjc po przecinku)
- zmienić nagłówek kolumny związanej z polem na wydruku (kolumna "Opis")
Najistotniejsze jest właściwe wybranie pól do wydrukowania. Po naciśnięciu klawisz F2 w kolumnie "Nazwa" uzyskamy listę pól dostepnych na wydruku. Lista ta zawiera:
- nazwy kolumn zdefiniowanych w definiowalnym zastawieniu
- nazwy zdefiniowanych parametrów (z rejestru z parametrami) - pobiera wartość parametru dla lokalu
- nazwy zdefiniowanych liczników (z rejestru z licznikami) - pobiera wartość średniego zużycia dla licznika dla lokalu
- wszystkie pola rejestru z kontrahentami (właścicielami)
- wszystkie pola rejestru z lokalami
- wszystkie pola rejestru z budynkami

Dodatkowe ustawienia
Umożliwia zdefiniowanie dodatkowych ustawień dla wybranej definicji wydruku. Możemy wybrać, które kolumny chcemy sumować. Możemy również zdecydować się na drukowanie podsumowań cząstkowych na każdej stronie wydruku.
Możemy również zdefiniować dodatkowe kolumny - spoza listy dostępnej na podpowiedź klawiszem F2. W celu obliczenia wartości dodatkowych kolumn należy zdefiniować wyrażenie służące do obliczenia wartości kolumny. W wyrażeniu możemy posługiwać się nazwami kolumn wydruku oraz podstawowymi działaniami (+,-,/,*).
Przykład:
- w zestawieniu definiowalnym mamy zdefiniowane kolumny:
    - "BO" - Bilans otwarcia (funkcja XORMA)
    - "NALICZENIE" - naliczenie narastająco od poczatku roku (funkcja NALICZ lub MA)
    - "ZAPLATY" - zapłaty od początku roku (funkcja WN)
- możemy zdefiniować kolumnę dodatkową "OBCIAZENIE", która będzie określać całkowie obciążenie właściciela. Wpisujemy nazwę kolumny "OBCIAZENIE" oraz wyrażenie BO+NALICZENIE. Powracamy do modyfikacji pól wydruku (Modyfikacja) i dodajemy zdefiniowaną kolumnę "OBCIAZENIE" do układu kolumn wydruku.
- możemy zdefiniować kolumnę dodatkową "SALDO", która będzie określać saldo rozliczeń z właścicielem. Wpisujemy nazwę kolumny "SALDO" oraz wyrażenie BO + NALICZENIE - ZAPLATY. Powracamy do modyfikacji pól wydruku (Modyfikacja) i dodajemy zdefiniowaną kolumnę "SALDO" do układu kolumn wydruku.
- możemy zdefiniować kolumnę dodatkową "NADPLATA" - pojawiać się w niej będzie wysokość nadpłaty. Jako wyrażenie wpisujemy : S[ZAPLATY,BO+NALICZENIE]. Powracamy do modyfikacji pól wydruku (Modyfikacja) i dodajemy zdefiniowaną kolumnę "NADPLATA" do układu kolumn wydruku
- możemy zdefiniować kolumnę dodatkową "NIEDOPLATA" - pojawiać się w niej bedzie wysokość niedopłaty czyli zaległych należności od właściciela. Jako wyrażenie wpisujemy : S[BO+NALICZENIE,ZAPLATY]. Powracamy do modyfikacji pól wydruku (Modyfikacja) i dodajemy zdefiniowaną kolumnę "NIEDOPLATA" do układu kolumn wydruku.
Użyta w wyrażeniu funkcja S[kwota1,kwota2] (czyli saldo dwóch liczb) działa następująco: oblicza różnicę kwota1-kwota2. Jeśli różnica >= 0 jako wynik działania funkcji zwarca obliczoną różnicę. Jeśli różnica < 0 jako wynik działania funkcji zwraca wartość pustą traktowaną przy odejmowaniu i dodawaniu jak wartość 0.

Uwagi praktyczne
Zauważmy, że do wykonania wydruku definiowalnego nie jest niezbędne zdefinowanie wyliczanych kolumn. Możemy zdefiniować jedynie nazwę wydruku w funkcji Definiowalne zestawienia i użyć tylko pól rejestrów do zdefiniowania wydruku, bez wyliczania wartości kolumn..

Definicje
Jednostki
Funkcja służy do wprowadzania definicji jednostek miary obowiązujących w programie. Jednostki są używane przy definiowaniu np. parametrów, opłat, liczników. Uruchamianie z menu: Definicje->Jednostki.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych jednostek miary.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Drukuj
Dodawanie/zmienienie definicji jednostki
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji jednostki:
- Symbol jednostki - skrócona nazwa jednostki, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji jednostki. Symbole jednostek nie mogą się powtarzać.
- Opis - nazwa jednostki.
Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie jednostek miary.

Symbole w cenniku
Funkcja służy do wprowadzania definicji cen obowiązujących w programie. Ceny są używane przy definiowaniu opłat, formuł obliczeniowych oraz przy wprowadzaniu obowiązujących cenników. Uruchamianie z menu: Definicje->Symbole w cenniku.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych symboli cen.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Drukuj
Dodawanie/zmienienie definicji symbolu
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji symbolu z cennika:
- Symbol w cenniku - skrócona nazwa ceny z cennika, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji ceny. Symbole cen nie mogą się powtarzać.
- Opis - opis szczegółówy symbolu ceny z cennika.
- Jednostka miary - jednostka miary ceny
- Stawka VAT - stawka VAT dla ceny
Usuwanie definicji symbolu ceny
Usuwanie symbolu ceny z rejestru symboli jest niemożliwe jeśli symbol ceny został użyty w cenniku. Należy najpierw usunąć symbol ceny z cennika (ustawić się na linii z symbolem ceny w zapisach cennika i nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl i PageDown), a następnie usunąć definicję ceny z rejestru symboli cen.
Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie symboli cen z cennika.

Cenniki

Funkcja służy do wprowadzania wartości cen w cennikach. Uruchamianie z menu: Definicje->Cenniki.
Każdy cennik składa się z nagłówka, który zawiera między innymi dane o dacie obowiązywania cennika oraz z zapisów cennika, na które składają się wartości cen. W cenniku moga wystąpić tylko te ceny, których symbole zostały uprzednio zdefiniowane funkcją Symbole w cenniku.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych cenników. Okienko jest dwuczęściowe: w górnej części mamy wyświetlone symbole cenników - po wybraniu cennika w dolnej części okna pokazują się wartości cen obowiązujących dla cennika.

Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Znajdź: cennik, następny cennik, filtr
- Drukuj bieżący
- Drukuj
- Cenniki dla budynków: utwórz, zmień, usuń przypisanie, zmień cenę

Dodawanie/zmienienie definicji cennika
W górnej części ekranu pojawiają się dane nagłówka cennika. Znaczenie poszczególnych pól w okienku nagłówka:
- Identyfikator cennika - skrócona nazwa cennika, którą będziemy się posługiwać w celu pobrania wartości poszczególnych cen. Do cennika odwołujemy sie przede wszytskim podczas wykonywania naliczenia. Wówczas zamiast symboli cen podanych w definicjach opłaty podstawiane są wartości cen pobrane z odpowiedniego cennika. Identyfikatory cenników nie mogą się powtarzać.
- Od kiedy obowiązuje cennik - data, począwszy od której obowiązuje cennik. Zakłada się, że nie ma daty końca obowiązywania cennika - jest ważny bezterminowo. data obowiązywanie cennika jest sprawdzana podczas wykonywania naliczenia.
- Założył - data założenia cennika oraz dane osoby zakładającej cennik (pole nieedytowalne).
- Ostatnia zmiana - data dokonania ostatniej zmiany w cenniku oraz dane osoby dokunującej zmiany (pole nieedytowalne).
W dolnej części ekranu pojawia sie zawartość cennika, a więc symbole cen wraz z wartościami. Dla każdej ceny dostepne do edycji są tylko dwa pola: cena netto oraz cena brutto. Po wprowadzeniu ceny netto program na podstawie stawki VAT samodzielnie wylicza wartość ceny brutto i na odwrót: po wprowadzeniu ceny brutto program sam wylicza cenę netto.
Symbole cen stanowiące zawartość cennika muszą być uprzednio zdefiniowane w rejestrze symboli cen z cenników. Podczas wykonywania funkcji Dodaj program sam dodaje wszystkie ceny z rejestru symboli cen. Użytkownik uzupełnia cennik wprowadzając odpowiednie wartości cen. Jeśli natomiast wykonujemy funkcję Zmień - program udostępnia do edycji ceny w cenniku, ale nie dodaje automatycznie żadnych symboli cen z rejestru symboli cen.
Ponadto podczas dodawania lub zmieniania cennika możemy wykonać następujące czynności:
- usunięcie ceny z cennika - ustawiamy się na linii z ceną i jednocześnie naciskamy klawisze Ctrl i PageDown - program usuwa cenę z cennika. Uwaga: Jeśli podczas wykonywania naliczenia zostanie wybrany cennik nie zawierający ceny dla opłaty - to dla tej opłaty cena ma wartość pustą.
- kopiowanie zawartości innego cennika - funkcja Kopiuj - umożliwia przekopiowanie zawartości innego cennika do aktulanie tworzonego lub modyfikowanego cennika. Szczególnie przydatne jeśli tworzymy nowy cennik, który się niewiele różni od istniejącego już cennika: kopiujemy stary cennik i wprowadzamy zmiany.
- dodawanie cen do cennika - funkcja Dodaj symbole - umożliwia dodanie nowych cen do cennika. Uwaga: możliwe jest dodanie jedynie tych cen z rejestru symboli cen, których nie ma w aktualnie tworzonym lub modyfikowanym cenniku. Po wybraniu funkcji Dodaj symbole na ekranie pojawia się lista symboli cen, które są zdefiniowanie w rejestrze symboli cen, a których nie ma w bieżącym cenniku. Użytkownik może wybrać ceny do dopisania do cennika.

Znajdź
Zestaw funkcji umożliwiający odszukiwanie i filtrowanie cenników. Po uruchomieniu funkcji Znajdź->Cennik - pojawia sie okienko do podania danych szukanego cennika. Możemy poszukiwać cennika o określonym indeksie (symbolu), cennika z wybrana datą obowiązywania lub cennika o określonej nazwie. Po uruchomieniu program wyszukuje pierwszy cennik spełniający wszystkie wpisane warunki. Poszukiwanie kolejnego cennika spełnijącego warunki: Znajdź->Nastepny. Jeśli uzyjemy funkcji Znajdź->Filtr, program wyszuka i wyświetli tylko te cenniki, które spełniają wszystkie wpisane w okienku filtru warunki. Jeśli chcemy by program ponownie wyświetlił wszystkie cenniki (bez filtru), uruchamiamy ponownie funkcje Znajdź->Filtr i zaznaczamy Wyczyść warunek.

Usuwanie cennika
Możemy usunąć cały cennik (nagłowek + zawartość) - ale pod warunkiem, że cennik nie został użyty w naliczeniach ani nie został przypisany do żadnego budynku.

Drukowanie
Jeśli użyjemy funkcji Drukuj bieżący, program wydrukuje zawartość bieżącego (podświetlonego cennika). Jeśli użyjemy funkcji Drukuj, możliwe jest wybranie zakresu cenników do wydrukowania. W obu przypadkach zakres drukowanych danych wybieramy funkcją Kolumny w okienku pojawiającym sie po wybarniu funkcji drukowania.

Cenniki dla budynków
Funkcje Cennniki dla budynków są przeznaczone do dokonywnaia operacji zbiorczych na wielu cennikach jednocześnie. Używane są przede wszystkim wtedy, gdy wspólnota lub spółdzielnia posiada wiele budynków i każdy budynek ma przypisany osobny cennik według którego są wykonywane naliczenia. Zestaw funkcji umożliwia tworzenie, zmienianie, przypisywanie i usuwanie przypisania cenników oraz zmianę ceny dla wielu bydynków jednocześnie.
Dla potrzeb tej funkcji założono, że symbol (indeks) cennika składa się z trzech części:
1. ciąg znaków: "C_"
2. symbol budynku, do którego przypisany jest cennik.
3. podany przez użytkownika numer kolejny cennika: 3 znaki.
Na przykład symbol cennika numer _01 dla budynku 02002 będzie miał postać: C_02002_01. Trzeba pamiętać, że symbol cenika w rejestrze to maksymalnie 15 znaków. Przy zbyt długich symbolach budynków może zabraknąć miejsca na numer kolejny.
Tworzenie cenników dla wielu budynków
Funkcja: Cenniki dla budynków->Utwórz->Wybranym, Wszystkim. W zależności od wyboru opcji funkcja umożliwia utworzenie cenników dla wszystkich lub dla wybranych budynków. Po uruchomieniu funkcji, na ekranie pojawia się:
Okienko do wyboru budynków
Wyświetla się tylko dla dla opcji Utwórz Wybranym. W tym okienku budynki wybrane mają wyświetlony "ptaszek" po lewej stronie symbolu budynku. Kliknięcie myszką w symbol budynku usuwa lub ustawia ponownie zaznaczenie budynku. W prawym górnym rogu okienka wyświetlona jest informacja o kolejności wyświetlania listy budynków. Kolejność możemy zmieniać klikając myszką w nazwę pola według którego chcemy wyświetlać listę budynków. Bezpośrednio po uruchomieniu zaznaczone jest pole Symbol: budynki są wyświetlone w kolejności według symbolu budynku. Jeśli zaczniemy teraz wpisywać z klawiatury pierwsze znaki symbolu budynku, to program ustawi się na pierwszym budynku, którego poczatkowe znaki symbol będą odpowiadać wpisanym znakom. Podobnie, jeśli zaznaczymy pole Nazwa, budynki zostaną wyświetlone w kolejności według nazwy, a kiedy zaczniemy wpisywać początkowe znaki nazwy budynku, program odszuka odpowiedni budynek.
Jeśli wybralismy opcję Utwórz Wszystkim, okienko do wyboru budynków nie pojawia się. Pojawia się od razu okienko do wpisania danych szczegółowych. Zawiera ono następujące pola:
- numer kolejny cennika:: string, maksymalnie 3 znaki. Może być niewypełnione.
-data od kiedy obowiązywac będzie tworzony cennik
- symbol cennika - wzorca wedlug którego będą tworzone nowe cenniki dla budynków. Cennik ten musi być wcześniej utworzony.
Po zaakceptownaiu wprowadzonych danych (przycisk Dalej) program dodaje nowe cenniki do budynków według nastepującego schematu:
- jeśli budynek ma już przypisany cennik - budynek jest pomijany
- tworzy nowy symbol cennika dla budynku (C_+symbol budynku+numer kolejny podany przez użytkownika). Jeśli utworzony symbol cennika nie jest unikalny - budynek jest pomijany.
- dodaje nowy cennik do rejestru, pozycje tego cennika sa przepisywane z cennika-wzorca.
- przypisuje do budynku symbol nowo utworzonego cennika.
Po zakończeniu działania funkcja wyświetla statystyki, oraz, na życzenie użytkownika drukuje informację o statusie wykonania operacji tworzenia cennika dla każdego budynku z zakresu budynków.

Zmiana cennika dla wielu budynków
Funkcja: Cenniki dla budynków->Zmień->Wybranym, Wszystkim. W zależności od wyboru opcji funkcja umożliwia zmianę cenników dla wszystkich lub dla wybranych budynków. Funkcja działa podobnie do funkcji Utwórz cenniki: dla każdego budynku z zakresu tworzy nowy cennik i przypisuje go do budynku. Różnica jest taka, że cennikiem-wzorcem dla każdego budynku jest tutaj cennik przypisany aktualnie do budynku.
Sposób wyboru budynków i wpisywania danych jest taki sam jak opisany powyżej dla tworzenia nowych cenników dla budynków. Schemat działania jest następujący:
- jeśli budynek nie ma przypisanego cennika - budynek jest pomijany
- tworzy nowy symbol cennika dla budynku (C_+symbol budynku+numer kolejny podany przez użytkownika). Jeśli utworzony symbol cennika nie jest unikalny - budynek jest pomijany.
- dodaje nowy cennik do rejestru, pozycje tego cennika są przepisywane z cennika przypisanego aktualnie do budynku.
- przypisuje do budynku symbol nowo utworzonego cennika.
- nie usuwa z rejestru "starych" cenników.
Po zakończeniu działania funkcja wyświetla statystyki, oraz, na życzenie użytkownika drukuje informację o statusie wykonania operacji zmiany cennika dla każdego budynku z zakresu budynków.

Usunięcie przypisania cennika dla wielu budynków
Funkcja: Cenniki dla budynków->Usuń przypisanie->Wybranym, Wszystkim. W zależności od wyboru opcji funkcja umożliwia usunięcie przypisania cenników dla wszystkich lub dla wybranych budynków.
Uwaga: funkcja nie usuwa cenników z rejestru, a jedynie usuwa w wybranych budynkach informację o przypisaniu cennika.

Zmiana ceny w cenniku dla wielu budynków
Funkcja: Cenniki dla budynków->Zmień cenę->Wybranym, Wszystkim. W zależności od wyboru opcji funkcja umożliwia zmianę ceny w cennikach dla wszystkich lub dla wybranych budynków.
Po wybraniu zakresu budynków program otwiera okienko z pytaniem o symbol zmienianej ceny (dostępne symbole cen na podpowiedź pod klawiszem F2) oraz o nową wartość ceny.
Dla każdego cennika przypisanego do budynku z zakresu funkcja zmienia wartość ceny na podana przez użytkownika. Sposób wyboru budynków i wpisywania danych jest taki sam jak opisany powyżej dla tworzenia nowych cenników dla budynków.
Po zakończeniu działania funkcja wyświetla statystyki, oraz, na życzenie użytkownika drukuje informację o statusie wykonania operacji zmiany ceny w poszczególnych cennikach przypisanych do budynków z wybranego zakresu.

Definicje parametrów
Funkcja służy do wprowadzania definicji parametrów. Parametry są używane do przypisania cech poszczególnym lokalom i budynkom. Na przykład możemy zdefiniować parametry: ilość osób zamieszkujących w lokalu, metraż lokalu itp. Uruchamianie z menu: Definicje-> Parametry.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych parametrów.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Przypisz parametry
- Usuń parametry
- Zmień wartość
- Drukuj
- Księgi

Dodawanie/zmienienie definicji parametru
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji parametru:
- Symbol parametru - skrócona nazwa parametru, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji parametru. Symbole parametrów nie mogą się powtarzać.
- Opis - opis parametru.
- Jednostka - jednostka miary (pod klawiszem F2 podpowiedź z rejestru jednostek)
- Ilość znaków po kropce - określa z jaką dokładnością (ile miejsc po przecinku) będzie wprowadzany parametr. Jeżeli nie podamy ilości miejsc po przecinku, przyjmuje się ilość miejsc po przecinkuu = 2. Podczas wprowadzania parametrów dla budynków i lokali program sam steruje ilością miejsc po przecinku. Maksymalnie można wprowadzić 10 miejsc po przecinku.
Uwaga: jeżeli parametr ze zwiększoną ilością niejsc po przecinku ma nam posłuzyć do wyliczenia ilości w definicji opłaty, albo jest składnikiem definicji formuły - dobrze jest również w ilości i definicji formuły zwiekszyć ilość miesjc po przecinku.
Po zdefiniowaniu parametrów należy parametry przypisać wybranym lokalom i budynkom (Funkcja: Budynki->Lokale->Parametry) i wprowadzić dla każdego lokalu (budynku) wartość parametru. Można również ułatwić sobie pracę podczas definiowania wspólnoty i użyć operacji zbiorczych.
Operacje zbiorcze dla parametrów (wykonywane jednocześnie dla więcej niż jednego lokalu
Należą do nich:
- przypisywanie parametrów
- usuwanie parametrów
- zmiana wartości parametrów

Operacje zbiorcze mają ułatwić pracę podczas definiowania nowej wspólnoty. Umożliwiają o przypisanie zdefiniowanych parametrów więcej niż jednemu lokalowi. Normalnie: po zdefiniowaniu parametru (Definicje -> parametry) wchodzimy w każdy lokal (budynek), w funkcję Parametry i przypisujemy każdemu lokalowi wybrane parametry i wpisujemy ich wartość. Natomiast przy wykorzystaniu przypisywnia zbiorczego po zdefiniowaniu parametrów wykonujemy czynność przypisania parametrów - wybieramy którym lokalom w budynkach przypiszemy parametr. Program doda parametr dla wszystkich lokali z zakresu. Potem wchodzimy w funkcję Budynki-> lokale->parametry i poszczególnym parametrom przypisujemy wartości dla konkretnych lokali.
Możemy również usunąć dodane parametry z wybranych lokali.
Operacje zbiorcze są dostępne dla wszystkich lokali we wspólnocie lub dla wybranego zakresu lokali.
Po zakończeniu wykonywania operacji zbiorczych pojawia się komunikat informujący o ilości lokali, w których wykonano operację. Można również wydrukować raport szczegółowy z informacją dla poszczególnych lokali.
Wykonanie operacji zbiorczych: ustawiamy się w okienku na wybranym parametrze, a następnie uruchamiamy funkcję z górnego menu: przypisz, usuń, zmień wartość.

Zasady wybierania budynków i lokali dla operacji zbiorczych

Wybór lokali w budynkach
Jeśli operacje zbiorcze chcemy wykonać dla określonego zakresu lokali, pojawi się okienko służące do wyboru lokali w budynkach.
- w oknie pojawia się lista budynków z bieżącej wspólnoty (księgi). Żaden budynek nie jest zaznaczony. Zaznaczenie budynku powoduje, że wszystkie lokale w tym budynku zostaną zaznaczone do wykonania czynności. Zaznaczenie lokali w budynku można zmienić wchodząc w funkcję Wybierz lokale.
- żeby zaznaczyć budynek trzeba albo (a) ustawić się na linii z budynkiem i nacisnąć "enter" albo (b) kliknąć myszką w symbol budynku (kilkanie w inne pola nie przyniesie efektu).
- kolejność wyświetlania budynków w okienku: przy pierwszym wejściu w okienko, budynki wyświetlają się w kolejności według symbolu budynku. Żeby wyświetlać budynki w kolejności według nazwy budynku, należy kliknąć lewym klawiszem myszki w pole Nazwa znajdujące się w prawym górnym rogu okienka (poniżej oznaczenia: Kolejność).
- szybkie wyszukiwanie budynku: wpisać z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu. Program zawsze poszukuje według ustawionego klucza- kolejności wyświetlania. Jesli więc kolejność wyświetlania jest ustawiona według symbolu: należy wpisywać poczatkowe znaki symbolu budynku; jeśli kolejność jest według Nazwy: należy wpisywać początkowe znaki nazwy budynku. Program ustawi się na pierwszym budynku, którego początkowe znaki symbolu/nazwy będa identyczne z wprowadzonymi z klawiatury.
- Jeśli budynek nie jest zaznaczony, wybór lokali jest ignorowany - czynność nie zostanie wykonana dla żadnego lokalu w tym budynku.
- budynek "WZORZEC" jest pomijany przy wyborze budynków do wykonania czynności .
- po zaznaczeniu budynku wszystkie lokale w tym budynku są wybrane do wykonania czynności. Dodatkowo można uruchomic funkcję Wybierz lokale, która pozwoli wybrać określone lokale w budynkach.
- po uruchomieniu funkcji Wybierz lokale pojawia się okienko z lokalami z budynku. Żeby zaznaczyć/odznaczyć lokal trzeba albo ustawić się na linii z lokalem i nacisnąć klawisz Enter albo kliknąć myszką w symbol lokalu.
- kolejność wyświetlania lokali w okienku: przy pierwszym wejściu w okienko, lokale wyświetlają się w kolejności według symbolu lokalu. Żeby wyświetlać lokale w kolejności według nazwy lokalu, należy kliknąć lewym klawiszem myszki w pole Nazwa znajdujące się w prawym górnym rogu okienka (poniżej oznaczenia: Kolejność).
- szybkie wyszukiwanie lokalu: wpisać z klawiatury początkowe znaki poszukiwanego ciągu. Działanie takie samo jak w przypadku szybkiego wyszukiwania budynków.
- Jeśli zaznaczymy budynek do wybrania po raz pierwszy - to automatycznie są w nim zaznaczane wszystkie lokale. Jeśli "odznaczymy" ten budynek, to nic się z zaznaczeniami lokali nie dzieje. Przy wykonywaniu operacji program pominie wszystkie lokale w niezaznaczonych budynkach. Po powtórnym "zaznaczeniu " budynku Wybierz lokale pokaże nam stan taki jak przed odznaczeniem. Dzięki temu jeśli ktoś funkcją Wybierz lokale zaznaczy lokale, a potem pomyłkowo "odznaczy " budynek - jego praca nie pójdzie na marne.

Przypisywanie parametrów
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- jeśli jest już taki parametr - nic nie robi.
- jeśli nie ma - dopisuje parametr, wartość parametru - pusta
Usuwanie parametrów
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- usuwa parametr bez żadnych warunków, niezależnie od jego wartości.
Warunkowe usuwanie parametrów
- dla wybranego zakresu lokali (tylko "wybrane lokale ")
- usuwa parametr w zależności od wybranego warunku:
-- usunąć parametr gdy jego wartość jest 0 - usuwa parametr tylko w tych lokalach, w których parametr ma przypisaną wartość 0.
-- usunąć parametr gdy jego wartość jest pusta - usuwa parametr tylko w tych lokalach, w których parametr nie ma przypisanej żadej wartości.
Te parametry, które mają przypisaną wartość niezerową (bądź niepustą) nie są usuwane.
Warunkowe usuwanie jest szczególnie przydatne podczas importu danych do wspólnoty, gdy ze względu na format wczytywanych danych, parametry, które nie są istotne dla lokalu, importują się jako parametry z wartością 0 lub pustą.
Zmiana wartości parametru
- dla wybranego zakresu lokali (tylko "wybrane lokale ")
- zmienia wartość parametru na wartość podaną przez użytkownika.
Wartość jest zmieniania tylko w tych lokalach z podanego zakresu, które mają przypisany dany parametr.

Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie parametrów.

Księgi
Funkcja pozwala dodać definicję parametru do wielu ksiąg jednocześnie. Jest szczególnie przydatna w początkowym etapie wdrożenia jeśli program PerseusWM obsługuje wiele wspólnot o podobnym sposobie wykonywania rozliczeń. Pozwala uniknąć żmudnego dodawnia definicji parametru w każdej księdze (wspólnocie) osobno.
Działanie: ustawiamy się na linii z wybranym parametrem (wybrana linia musi być podświetlona). Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą wszystkich ksiąg zdefiniowanych w Perseus. W linii, z lewej strony nazwy księgi znajdują się "ptaszki" oznaczające wybór księgi, w której będziemy dodawać parametr. Wstępnie wszystkie księgi są "zaznaczone". Zaznaczanie/odznaczanie księgi następuje przez ustawienie się w linii z ksiegą i kliknięcie myszką bądź naciśnięcie klawisza Enter. Po zaznaczeniu ksiąg wybieramy przycisk Wybór danych i program doda definicje parametru w wybranych ksiegach.
Uwaga: dodanie definicji parametru w księdze nie oznacza przypisania tego parametru do poszczególnych budynków/lokali. W celu przypisania parametru do lokali korzystamy z funkcji zbiorczej Definicje -> Parametry -> Przypisz parametry bądź przypisujemy parametry osobno dla każdego lokalu: Zasoby -> Budynki -> Lokale -> Parametry.

Definicje liczników
Funkcja służy do wprowadzania definicji liczników. Liczniki służą do rejestrowania zużycia różnych mediów w budynkach i lokalach. Na przykład możemy zdefiniować licznik ciepłej/zimej wody dla budynku, dla łazienki w lokalu, licnzik CO dla lokalu itp. Uruchamianie z menu: Definicje->Liczniki.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych rodzajów liczników.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Przypisz (liczniki)
- Usuń (liczniki)
- Średnie zużycie
- Sprawdź
- Drukuj
Dodawanie/zmienienie definicji licznika
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji licznika:
- Symbol licznika - skrócona nazwa licznika, którą będziemy się posługiwać odwołując się licznika w definicjach opłat albo w definicjach rozliczeń mediów. Symbole liczników nie mogą się powtarzać.
- Opis - opis licznika.
- Jednostka - jednostka miary (pod klawiszem F2 podpowiedź z rejestru jednostek)
Dodatkowo dostępne są następujące opcje:
- udostępnij do edycji pole "zużycie"
- nie przeliczaj średniego zużycia po wprowadzeniu odczytu
Standardowe ustawienia: opcje nie są wybrane.
Działanie dodatkowych opcji:
- udostępnij do edycji pole "zużycie" - standardowo podczas wprowadzania odczytów liczników do edycji dostępne jest tylko pole odczyt bieżący. Na podstawie odczytu poprzedniego i wprowadzonego odczytu bieżącego program wylicza zużycie licznika; pole zużycie licznika nie jest dostępne do edycji i można go zmieniać. Jeśli zaznaczymy opcję udostępnij do edycji pole "zużycie", użytkownik będzie miał dostępne do edycji oba pola: pole odczyt bieżący oraz pole zużycie. Będzie mógł pominąć podczas wprowadzania pole odczyt bieżący i wprowadzić zużycie, a program wyliczy wartość odczytu bieżacego. Podobnie, po wprowadzeniu odczytu bieżącego, program sam wyliczy wartość zużycia.
- nie przeliczaj średniego zużycia po wprowadzeniu odczytu - jeśli opcja ta nie jest zaznaczona, to, jeśli pole zużycie średnie dla licznika było wypełnione (czyli nie było wartością pustą), to po każdym wprowadzeniu odczytu licznika program przeliczał wartość średniego zużycia według ostatniego odczytu. Zaznaczenie tej opcji wyłącza to automatyczne przeliczanie.

Po zdefiniowaniu liczników należy liczniki przypisać wybranym lokalom i budynkom (funkcja: Budynki->Lokale->Liczniki) i wprowadzić dla każdego lokalu (budynku) dodatkowe informacje o liczniku: numer seryjny egzemplarza licznika, ewentualnie prognozowane zużycie średnie oraz datę kolejnej legalizacji licznika. Można również ułatwić sobie pracę podczas definiowania wspólnoty i użyć operacji zbiorczych.

Operacje zbiorcze dla liczników (wykonywane jednocześnie dla więcej niż jednego lokalu
Należą do nich:
- przypisywanie liczników do lokali
- usuwanie liczników z lokali
- naliczenie średniego zużycia dla lokali
Operacje zbiorcze mają ułatwić pracę podczas definiowania nowej wspólnoty. Umożliwiają o przypisanie zdefiniowanych liczników więcej niż jednemu lokalowi. Normalnie: po zdefiniowaniu licznika (rejestry->definicje liczników) wchodzimy w każdy lokal (budynek), w funkcję Liczniki->Dodaj i przypisujemy każdemu lokalowi wybrane liczniki i wpisujemy dodatkowe dane. Natomiast przy wykorzystaniu przypisywania zbiorczego po zdefiniowaniu liczników wykonujemy czynność przypisania liczników - wybieramy którym lokalom w budynkach przypiszemy licznik. Program doda licznik dla wszystkich lokali z zakresu. Potem wchodzimy w funkcję Budynki-> lokale->liczniki->zmień i poszczególnym licznikom przypisujemy wartości dla konkretnych lokali. Naliczenie średniego zużycia pozwala na automatyczne wypełenienie danych dotyczących średniego zużycia dla liczników w lokalach.
Możemy również usunąć dodane liczniki z wybranych lokali.
Po zakończeniu wykonywania operacji zbiorczych pojawia się komunikat informujący o ilości lokali, w których wykonano operację. Można również wydrukować raport szczegółowy z informacją dla poszczególnych lokali.
Operacje zbiorcze są dostępne dla wszystkich lokali we wspólnocie lub dla wybranego zakresu lokali.
Wykonanie operacji zbiorczych: ustawiamy się w okienku na wybranym liczniku, a następnie uruchamiamy funkcję z górnego menu: przypisz, usuń, zużycie średnie.
Wybór lokali w budynkach
Jeśli operacje zbiorcze chcemy wykonać dla określonego zakresu lokali, pojawi się okienko służące do wyboru lokali w budynkach.
- w oknie pojawia się lista budynków z bieżącej wspólnoty (księgi). Żaden budynek nie jest zaznaczony. Zaznaczenie budynku powoduje, że wszystkie lokale w tym budynku zostaną zaznaczone do wykonania czynności Zaznaczenie lokali w budynku można zmienić wchodząc w funkcję Wybierz lokale.
- żeby zaznaczyć budynek trzeba albo (a) ustawić się na linii z budynkiem i nacisnąć "enter" albo (b) kliknąć myszką w symbol budynku (kilkanie w inne pola nie przyniesie efektu).
- szybkie wyszukiwanie budynku: wpisać z klawiatury początkowe znaki symbolu budynku. Program ustawi się na pierwszym budynku, którego początkowe znaki symbolu będa identyczne z wprowadzonymi z klawiatury.
- Jeśli budynek nie jest zaznaczony, wybór lokali jest ignorowany - czynność nie zostanie wykonana dla żadnego lokalu w tym budynku.
- budynek "WZORZEC" jest pomijany przy wyborze budynków do wykonania czynności
- Jeśli zaznaczymy budynek do wybrania po raz pierwszy - to automatycznie są w nim zaznaczane wszystkie lokale. Jeśli "odznaczymy" ten budynek, to nic się z zaznaczeniami lokali nie dzieje. Przy wykonywaniu operacji program pominie wszystkie lokale w niezaznaczonych budynkach. Po powtórnym "zaznaczeniu " budynku Wybierz lokale pokaże nam stan taki jak przed odznaczeniem. Dzięki temu jeśli ktoś funkcją Wybierz lokale zaznaczy lokale, a potem pomyłkowo "odznaczy " budynek - jego praca nie pójdzie na marne.

Przypisywanie liczników
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- jeśli jest już taki licznik - nic nie robi
- jeśli nie ma - dopisuje licznik (opis, jednostka miary); pola: numer licznika, zużycie średnie, data legalizacji - puste

Usuwanie liczników
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- usuwa licznik pod warunkiem: nie ma odczytów dla licznika

Zużycie średnie
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- wylicza średnie zużycie zgodnie z zaznaczonymi opcjami i wprowadzonymi parametrami.
Możliwe są nastepujące opcje wpisywania wartości zużycia średniego:
- bezwarunkowe nadpisanie zawartości pola "średnie zużycie" dla wszystkich liczników w lokalach
- wpisanie wyliczonej wartości średniego zużycia tylko dla tych liczników, które nie mają wypełnionego pola "średnie zużycie" lub wartość średniego zużycia wynosi 0.
Możliwe są następujące opcje wyliczenia wartości średniego zużycia dla jednego licznika:
- wpisanie podanej przez użytkownika kwoty (np. dla nowej wspólnoty wpisanie założonego wstępnie zużycia wszystkim lokatorom).
- opcja według zakresu miesięcy: wyliczenie zużycia w zakresie podanych przez użytkownika miesięcy odczytów i podzielenie jej przez podaną przez użytkownika liczbę. W przypadku braku jednego z odczytów, średnie zużycie nie naliczy się. Ta opcja umożliwia wyliczenie średniego zużycia za miesiąc, kwartał, półrocze, rok (w zalezności od zakresu miesięcy i podzielnika).
- opcja według ostatniego odczytu: wyliczenie średniego miesięcznego zużycia według algorytmu stosowanego podczas automatycznej aktualizacji średniego zużycia licznika dla lokalu podczas wprowadzania odczytu licznika. Program odszukuje ostatni odczyt dla licznika w księdze (ostatni, czyli taki, który ma najwyższy numer miesiąca), sprawdza datę poprzedniego odczytu oraz zużycie licznika w okresie od ostatniego odczytu. Oblicza zużycie przypadające na jeden dzień (dzieli zużycie poprzez ilość dni ), a następnie mnoży przez 30 dni uzyskując średnie zużycie miesięczne.
Można również podać do ilu miejsc po przecinku ma być zaokrąglane wyliczone średnie zużycie (ilość znaków po kropce). Program przechowuje odczyty liczników z dokładnością do 3 miejsc po przecinku, jeżeli jednak użytkownik życzy sobie pokazywać średnie zużycia zaokrąglone do całości, to powinien wpisać ilość znaków po kropce = 0.
Uwaga: wartość średniego zużycia dla licznika może być wykorzystana podczas definiowania formuł dla naliczeń opłat. Jeżeli chcemy obciążać lokatorów za zużycie wody według miesięcznego średniego zużycia to w formule określającą w opłacie ilość wpisujemy symbol licznika. Podczas wykonywania naliczenia dla każdego lokalu program podstawi wartość średniego zużycia dla tego licznika.

Sprawdź
Funkcja pomocnicza. Pozwala sprawdzić czy są odczyty dla licznika w wybranym miesiącu. Funkcja działa dla licznika, który jest aktualnie podświetlony na ekranie.
Po uruchmieniu funkcji pojawia się pytanie o miesiąc odczytu - należy wpisać miesiąc (lub "BO" jesli interesuje nas bilans otwarcia dla licznika). Naciskając klawisz F2 uzyskamy podpowiedź z listą miesięcy. Dla każdego lokalu zdefiniowanego we wspólnocie funkcja sprawdza czy jest odczyt dla wybranego licznika i wybranego miesiąca. Po zakończeniu działania funkcja wyświetla informację i umożliwia wydrukowanie raportu szczegółowego.

Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie liczników.

Definicje formuł
Funkcja służy do wprowadzania definicji formuł. Tutaj definiujemy wzory obliczeniowe, których używamy do wyliczenia poszczególnych składników opłat lub kosztów naliczanych właścicielom lokali. Uruchamianie z menu: Definicje->Formuły.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych formuł.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Zobacz wartości
- Zobacz z parametrami
- Drukuj
Dodawanie/zmienienie definicji formuły
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji formuły:
- Symbol formuły - skrócona nazwa formuły, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji formuły. Symbole formuł nie mogą się powtarzać.
- Opis - opis formuły.
- Wzór - wzór określający sposób wyliczenia wartości formuły dla każego lokalu
- Ilość znaków po kropce - określa z jaką dokładnością (ile miejsc po przecinku) będzie wyliczana wartość formuły. Jeżeli nie podamy ilości miejsc po przecinku, przyjmuje się ilość miejsc po przecinku = 2. Szczególnie ważne jest zwiększenie ilości miejsc po przecinku jeśli wyliczane wartości formuł dla poszczególnych lokali są bardzo małe (np. wartości według udziałów). Maksymalnie można wprowadzić 10 miejsc po przecinku.
Wzór obliczeniowy
We wzorze obliczeniowym mogą występować parametry opisujące lokal, pozycje z cennika, liczniki, formuły, funkcje, specjalne symbole, stałe liczbowe oraz operatory arytmetyczne.

Stałe liczbowe:
- mogą zaczynać się od znaku -
- mogą zawierać kropkę dziesiętną
- dopuszczalne są najwyżej dwie cyfry po kropce
- wartość pustą przedstawiamy za pomocą: . (sama kropka).

Operatory arytmetyczne:
+,-,*,/ (plus, minus,razy,dziel)
%- oblicz procent np. 1000 %40 = 400
$ - jaki procent stanowi np. 1000 $ 40 = 4

Parametry:
Posługujemy się symbolami parametrów. Używać można wszystkich symboli zdefiniowanych w rejestrze parametrów. Podczas wyliczania wartości formuły dla każdego lokalu, zamiast symbolu parametru podstawiana jest jego wartość dla lokalu.

Specjalne symbole:
- SUMA_BUD_symbol oznacza sumę parametru symbol dla wszystkich budynków
- SUMA_LOK_symbol oznacza sumę parametru symbol dla wszystkich lokali
- SUMA_LOK_BUD_symbol oznacza sumę parametru symbol dla lokali znajdujących się w budynku.
- KOSZT - kwota kosztu do rozpisania pobierana z faktury kosztowej (dla definiowania kosztów).
- KOSZT_W - jeżeli w definicji kosztu zaznaczona jest opcja "Wprowadzić kwotę" - to jest to kwota kosztu wprowadzonego przez użytkownika
- KOSZT_I - kosztowa faktura specjalna - ilość
- KOSZT_ZM - kosztowa faktura specjalna - częśc zmienna kosztu (zleżna od ilości - KOSZT_I)
- KOSZT_ST - kosztowa faktura specjalna - częśc stała (niezlaeżna od ilości, np. stała miesięczna opłata abonamentowa

Na przykład: jeśli mamy parametr o symbolu POWIERZCHNIA, to SUMA_LOK_BUD_POWIERZCHNIA oznacza sumę powierzchni wszystkich lokali w ramach budynku, zaś SUMA_LOK_POWIERZCHNIA oznacza sumę powierzchni wszystkich lokali we wspólnocie.

Stałe:
Posługujujemy się symbolami stałych. Mozna używać wszystkich zdefiniowanych w rejestrze stałych. Przed wyliczeniem wartości formuły zawsze najpierw wyliczane są wartości stałych.

Liczniki:
Posługujemy się symbolami liczników. Używać można wszystkich symboli zdefiniowanych w rejestrze liczników. Podczas wyliczania wartości formuły dla każdego lokalu, zamiast symbolu licznika podstawiana jest wartość średniego zużycia licznika dla lokalu. Jeżeli chcemy do wzoru pobrac zużycie lub odczyt licznika w miesiącu- należy skorzystać z jednej z funkcji f_licznik...(opisane poniżej).

Pozycje z cennika:
Posługujemy się symbolami pozycji z cennika (czyli cenami). Używać można wszystkich symboli zdefiniowanych w rejestrze pozycji cennika. Podczas wyliczania wartości formuły dla każdego lokalu, zamiast symbolu pozycji z cennika podstawiana jest wartość ceny dla cennika podanego w parametrach lub cennika z dokumentu naliczenia.

Funkcje:
Są realizowane za pomocą funkcji napisanej w języku slang. Używamy nastepującej składni:
!WYNIK_KWOTA=W->nazwa_funkcji(parametr1, parametr2)
W chwili obecnej dostępne są funkcje wymienione poniżej. Istnieje mozliwość dopisywania nowych funkcji w miarę potrzeb użytkowników:
Możliwość pobierania do formuły odczytów z liczników:
f_licznik(sym_licz) - podaje dla lokalu zużycie licznika o symbolu sym_licz dla miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia.
f_licznik0(sym_licz) - podaje dla lokalu bilans otwarcia licznika o symbolu sym_licz.
f_licznik00(sym_licz) - podaje dla lokalu zużycie wpisane w bilansie otwarcia licznika o symbolu sym_licz.
f_licznik1(sym_licz) - podaje dla lokalu odczyt bieżący licznika o symbolu sym_licz dla miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia.
f_licznik2(sym_licz) - podaje dla lokalu odczyt poprzedni licznika o symbolu sym_licz dla miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia.
f_licznik3(sym_licz) - podaje dla lokalu zużycie licznika o symbolu sym_licz dla zakresu miesięcy podanego w parametrach. Jeżeli nie podamy zakresu miesięcy - oblicza dla całego roku (od stycznia do grudnia).
f_licznik4(sym_licz) - podaje dla całej wspólnoty zużycie licznika lokalu o symbolu sym_licz dla zakresu miesięcy podanego w parametrach. Jeżeli nie podamy zakresu miesięcy - oblicza dla całego roku (od stycznia do grudnia). Uwaga: podczas sumowania NIE pomija lokali, które maja zaznaczony parametr Właściciel->Uwzględniać przy naliczeniach i kosztach na Nie.
f_licznik5(sym_licz) - podaje dla lokalu zużycie licznika o symbolu sym_licz dla miesiąca poprzedniego w stosunku podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia. Czyli np. dla miesiąca Marzec podaje zużycie licznika z odczytu dla miesiąca Luty. Jesli w poprzednim miesiącu nie ma odczytu - zwraca wartość 0. Dla miesiąca Styczeń zwraca wartość zużycia odczytanego z rekordu dla BO. Uwaga: wartość zużycia dla BO jest wpisywana automatycznie podczas wykonywania funkcji: Administartor dla wspólnot->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników->wykonaj BO. Do BO przepisuje się zużycie odczytane z tego samego rekordu, z którego jest odczytywany odczyt dla BO. Jest również możliwość wpisania zużycia gdy dodajemy BO dla każdego lokalu i licznika funkcją Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki->Bilans otwarcia.
f_licznik6(sym_licz) - podaje dla jednego budynku sumaryczne zużycie licznika lokalu o symbolu sym_licz dla zakresu miesięcy podanego w parametrach. Jeżeli nie podamy zakresu miesięcy - oblicza dla całego roku (od stycznia do grudnia). Uwaga: podczas sumowania NIE pomija lokali, które maja zaznaczony parametr Właściciel->Uwzględniać przy naliczeniach i kosztach na Nie.
f_licznik7(sym_licz) - podaje dla lokalu sumę zużycia dla licznika o symbolu sym_licz dla wszystkich lokali w budynku dla poprzedniego miesiąca w stosunku do miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia. Dla miesiąca Styczeń j miesiącem poprzednim jest BO. Uwaga: Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, należy zaznaczyć Wprowadź parametr, co umożliwi podanie miesiąca.
f_licznik8(sym_licz) - podaje dla lokalu dla licznika o symbolu sym_licz zużycie w miesiącu poprzedzajacym kwartał. Kwartał jest określany na podsatwie miesiąca odczytanego z parametrów lub miesiąca naliczenia. Np. dla miesiąca naliczenia Lipiec jest kwartał nr III, a miesiącem poprzedzającym kwartał nr III jest ostatni miesiąc kwartału II czyli Czerwiec: funkcja poda zużycie licznika sym_licz w miesiącu Czerwiec. Dla kwartału I podaje zużycie dla BO.
f_blicznik(sym_licz) - podaje dla budynku, w którym jest lokal zużycie licznika o symbolu sym_licz dla miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia.
f_blicznik0(sym_licz) - podaje dla budynku, w którym jest lokal bilans otwarcia licznika budynku o symbolu sym_licz.
f_blicznik1(sym_licz) - podaje dla budynku, w którym jest lokal odczyt bieżący licznika budynku o symbolu sym_licz dla miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia.
f_blicznik2(sym_licz) - podaje dla budynku, w którym jest lokal odczyt poprzedni licznika budynku o symbolu sym_licz dla miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia.
f_blicznik3(sym_licz) - podaje dla budynku, w którym jest lokal zużycie licznika budynku o symbolu sym_licz dla zakresu miesięcy podanego w parametrach. Jeżeli nie podamy zakresu miesięcy - oblicza dla całego roku (od stycznia do grudnia).
f_blicznik4(sym_licz) - podaje dla wszystkich budynków w całej wspólnocie zużycie licznika budynku o symbolu sym_licz dla zakresu miesięcy podanego w parametrach. Jeżeli nie podamy zakresu miesięcy - oblicza dla całego roku (od stycznia do grudnia).
f_blicznik5(sym_licz) - podaje dla budynku, w którym jest lokal zużycie licznika budynku o symbolu sym_licz dla miesiąca poprzedniego w stosunku podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia. Czyli np. dla miesiąca Marzec podaje zużycie licznika z odczytu dla miesiąca Luty. Jeśli w poprzednim miesiącu nie ma odczytu - zwraca wartość 0. Dla miesiąca Styczeń zwraca wartość zużycia odczytanego z rekordu dla BO. Uwaga: wartość zużycia dla BO jest wpisywana automatycznie podczas wykonywania funkcji: Administartor dla wspólnot->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników->wykonaj BO. Do BO przepisuje się zużycie odczytane z tego samego rekordu, z którego jest odczytywany odczyt dla BO. Jest również możliwość wpisania zużycia gdy dodajemy BO dla każdego lokalu i licznika funkcją Zasoby->Budynki->Lokale->Liczniki->Bilans otwarcia. Uwaga: symbole liczników podajemy w cudzysłowach.
Na przykład formuła o wzorze obliczeniowym:
!WYNIK_KWOTA=W->f_licznik0("LI_CW1"): podaje dla każdego lokalu bilans otwarcia dla licznika o symbolu "LI_CW1"
!WYNIK_KWOTA=W->f_licznik("LI_CW1")+W->f_licznik("LI_CW2"): podaje dla każdego lokalu sumę zużycia dla licznika o symbolu "LI_CW1" oraz dla licznika o symbolu "LI_CW2" w miesiącu naliczenia lub miesiącu podanym w parametrach
Możliwość pobierania do formuły parametrów z uwzględnieniem historii zmian:
f_p_ldni(sym_par1,sym_par2) - jeśli lokal ma przypisany parametr sym_par2 to mnoży wartość parametru sym_par1 przez ilość dni obowiązywania tego parametru. Ilość dni obowiązywania jest pobierana z historii parametru. Daty obowiązywania parametru ograniczane są zawsze z dołu: do daty początku roku księgowego, a z góry - do daty końca roku księgowego. Jeśli parametr nie ma historii - pobierane jest 365 lub 366 dni.
f_p_sdni(sym_par1,sym_par2) - sumuje wartości wyliczone jak dla formuły f_p_ldni() dla wszystkich lokali we wspólnocie.Uwaga: podczas sumowania NIE pomija lokali, które maja zaznaczony parametr Właściciel->Uwzględniać przy naliczeniach i kosztach na Nie.
f_p_udni(sym_par1,sym_par2) - wylicza dla każedego lokalu ułamek, w którym licznikiem jest wynik formuły f_p_ldni(), a mianownikiem wynik formuły f_p_sdni().
Uwaga: podane powyżej funkcje do pobierania parametrów mogą być używane na przykład do obciążenia lokali kosztami według rzeczywistej ilości osób w lokalu. Wystarczy tylko wymnożyć ułamek (f_p_udni("P_OS","P_OS")) przez całkowity koszt. Na przykład:
!WYNIK_KWOTA=W->f_p_udni("P_OS","P_OS")*W->fo("F_KOSZT"), gdzie F_KOSZT jest formuą zwracającą wartość kosztu (zmienna KOSZT).
f_sum_b(sym_par1,sym_par2,sym_par3) - sumuje wartość parametru sym_par1 dla tych lokali w budynku, które mają przypisany parametr sym_par2 i sym_par3. Jeśli zamiast sym_par2 i/lub sym_par3 wpiszemy string pusty - to program nie będzie sprawdzał przypisania parametru, czyli zsumuje wartość parametru sym_par1 dla wszystkich lokali w budynku.
f_sum_b0(sym_par1,sym_par2,sym_par3) - sumuje wartość parametru sym_par1 dla tych lokali w budynku, które mają przypisany parametr sym_par2 i sym_par3. Jeśli zamiast sym_par2 i/lub sym_par3 wpiszemy string pusty - to program nie będzie sprawdzał przypisania parametru. - czyli zsumuje wartośc parametru sym_par1 dla wszystkich loklai w budynku. Uwaga: jest to wersja funkcji f_sum_b() do wykorzystania w mianowniku ułamka: jeśli wyliczona wartość funkcji jest 0, to funkcja zwraca 1 - żeby uniknąć dzielenia przez 0.
f_sum(sym_par1,sym_par2,sym_par3) - sumuje wartość parametru sym_par1 dla tych lokali z zakresu, które mają przypisany parametr sym_par2 i sym_par3. Jeśli zamiast sym_par2 i/lub sym_par3 wpiszemy string pusty - to program nie będzie sprawdzał przypisania parametru, czyli zsumuje wartość parametru sym_par1 dla wszystkich zdefiniowanych lokali we wspólnocie. Uwaga: nie zaleca się stosowania tej funkcji w mianowniku wzoru formuły (może wyjść błąd związany z dzieleniem przez 0).
f_sum_o(sym_par1,sym_par2,sym_par3) - sumuje wartość parametru sym_par1 zwraca jego odwrtotność dla tych lokali z zakresu, które mają przypisany parametr sym_par2 i sym_par3. Jeśli zamiast sym_par2 i/lub sym_par3 wpiszemy string pusty - to program nie będzie sprawdzał przypisania parametru, czyli zsumuje wartość parametru sym_par1dla wszystkich zdefiniowanych lokali we wspólnocie. Uwaga 1: jeśli wyliczona wartość sumy dla parametru wynosi 0, to funkcja zwraca 1 (żeby uniknąć dzielenia przez 0). Uwaga2: tą funkcję należy umieszczać na początku wzoru formuły!
Funkcje f_sum..() mogą być wykorzytsywane do sumowania powierzchni lokali w zależności od różnych parametrów. Sym_par2, sym_par3 to parametry, które mogą określać czy lokal jest wykupiony czy gminny, czy jest mieszkalny czy użytkowy. Na przykład jeśli powierzchnia lokalu jest określona przez parametr POW_LOK, a obecność parametru M w lokalu określa rodzaj lokalu jako Mieszkalny, to formuła:
!WYNIK_KWOTA=W->f_sum_b("POW_LOK","M","") - zwraca dla każdego lokalu sumę powierzchni dla wszytskich lokali mieszkalnych w budynku, w którym jest lokal.
!WYNIK_KWOTA=W->f_sum("POW_LOK","M","") - zwraca dla każdego lokalu sumę powierzchni dla wszystkich lokali mieszkalnych we wspólnocie (we wszystkich budynkach).

Możliwość pobierania do formuły wartości opłaty:
f_opl(sym_opl) - podaje dla lokalu wartość opłaty o symbolu sym_opl dla naliczenia. Miesiąc naliczenia: pobierany ze zmiennej LICZ-MIES. Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, należy zaznaczyć opcję Wprowadź parametr, co umożliwi podanie miesiąca naliczenia podczas rejestracji faktury kosztowej. Uwaga: jeżeli dla podanego miesiąca nie ma naliczenia z wykonanym PK, to program podstawi wartość 0 dla opłaty dla wszystkich lokali. W związku z tym umieszczanie tej funkcji w formułach do wyliczania wartości opłat dla naliczeń jest bezcelowe (jako miesiąc do obliczenia wartości opłaty jest pobierany miesiąc naliczenia - czyli na pewno dla tego miesiąca nie wykonano PK, czyli wartośc opłaty = 0). Ta funkcja powinna być używana w definicji kosztu.
f_zopl(sym_opl) - podaje dla lokalu sumę wartości opłaty o symbolu sym_opl dla zakresu naliczeń. Miesiące do zakresu naliczeń: pobieramy ze zmiennej LICZ-MIES oraz LICZ-MIES2S. Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, należy zaznaczyć "Wprowadź parametr", co umożliwi podanie miesięcy do zakresu naliczeń podczas rejestracji faktury kosztowej.
f_sum_opl(sym_opl) - podaje sumę wartości opłaty o symbolu sym_opl dla całego naliczenia. Miesiąc naliczenia jest pobierany z miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia (zmienna LICZ-MIES).
f_zsum_opl(sym_opl) - podaje sumę wartośsci opłaty o symbolu sym_opl dla wszystkich lokali z zakresu naliczeń. Miesiące do zakresu naliczeń: pobieramy ze zmiennej LICZ-MIES oraz LICZ-MIES2S. Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, należy zaznaczyć "Wprowadź parametr", co umożliwi podanie miesięcy do zakresu naliczeń podczas rejestracji faktury kosztowej.
f_sum_opl1(sym_opl) - podaje sumę wartości opłaty o symbolu sym_opl dla całego naliczenia. Miesiąc naliczenia jest pobierany z miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia (zmienna LICZ-MIES).
f_zsum_opl1(sym_opl) - podaje sumę wartości opłaty o symbolu sym_opl dla wszystkich lokali z zakresu naliczeń. Miesiące do zakresu naliczeń: pobieramy ze zmiennej LICZ-MIES oraz LICZ-MIES2S. Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, należy zaznaczyć "Wprowadź parametr", co umożliwi podanie miesięcy do zakresu naliczeń podczas rejestracji faktury kosztowej.
f_sum_opl2(sym_opl1,sym_opl2) - podaje sumę wartości opłat o symbolu sym_opl1 oraz sym_opl2 dla całego naliczenia. Miesiąc naliczenia jest pobierany z miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia (zmienna LICZ-MIES). Inny sposób obliczenia tej samej wartości: f_sum_opl1(sym_opl1)+f_sum_opl1(sym_opl2)
f_zsum_opl2(sym_opl1,sym_opl2) - podaje sumę wartości opłat o symbolu sym_opl1 oraz sym_opl2 dla zakresu naliczeń. Miesiące do zakresu naliczeń: pobieramy ze zmiennej LICZ-MIES oraz LICZ-MIES2S. Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, należy zaznaczyć "Wprowadź parametr", co umożliwi podanie miesięcy do zakresu naliczeń podczas rejestracji faktury kosztowej.
f_sum_opl3(sym_opl1,sym_opl2,sym_opl3) - podaje sumę wartości opłat o symbolu sym_opl1, sym_opl2 oraz sym_opl3 dla całego naliczenia. Miesiąc naliczenia jest pobierany z miesiąca podanego w parametrach lub miesiąca naliczenia (zmienna LICZ-MIES). Inny sposób obliczenia tej samej wartości: f_sum_opl1(sym_opl1)+f_sum_opl1(sym_opl2)+f_sum_opl1(sym_opl3)
f_zsum_opl3(sym_opl1,sym_opl2,sym_opl3) - podaje sumę wartości opłat o symbolu sym_opl1, sym_opl2 oraz sym_opl3 dla zakresu naliczeń. Miesiące do zakresu naliczeń: pobieramy ze zmiennej LICZ-MIES oraz LICZ-MIES2S. Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, należy zaznaczyć Wprowadź parametr, co umożliwi podanie miesięcy do zakresu naliczeń podczas rejestracji faktury kosztowej.
Możliwość pobierania do formuły ilości dni przebywania w lokalu:
il_dni_wroku() - podaje dla lokalu ilość dni przebywania w lokalu w ciągu całego roku. Rokiem jest bieżący rok księgowy.
pr_dni_wroku() - oblicza dla lokalu ułamek: ilość dni przebywania w loklau w ciągu całego roku podzielona przez 365dni. Rokiem jest bieżący rok księgowy.
il_dni_nadzien() - podaje dla lokalu ilość dni przebywania w lokalu od początku roku do dnia. Rokiem jest bieżący rok księgowy. Dzień jest pobierany z daty na dzień.
il_dni_u_nadzien() - oblicza dla lokalu ułamek: ilość dni przebywania w lokalu od początku roku do dnia podzielona całkowitą ilość dni od początku roku do dnia. Rokiem jest bieżący rok księgowy. Dzień jest pobierany z daty na dzień.
il_dni_oddo() - podaje dla lokalu ilość dni przebywania w lokalu w okresie: od daty od ..... do daty do ..... Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, to podczas wprowadzania faktury kosztowej należy uzupełnic daty: okres od .... do ......
il_dni_u_oddo() - oblicza dla dla lokalu ułamek: ilość dni przebywania w lokalu w okresie: od daty od ..... do daty do ..... podzielona przez całkowitą ilość dni w okresie. Jeśli formuła jest używana w definicji kosztu, to podczas wprowadzania faktury kosztowej należy uzupełnic daty: okres od .... do ......
Przykładowe wykorzystanie funkcji il_dni_u_oddo() do podziału kosztu pomiędzy starego i nowego właściciela oraz szczegółowy opis jakie daty i okresy program pobiera podczas wyliczeń znajdują się tu: Uwzględnienie czasu przebywania przez lokatora w lokalu przy rozliczaniu kosztów.
Możliwość pobierania do formuły treści innej formuły:
Istnieje możłiwość kopiowania zawartości innej formuły - przydatne podczas definiowania wielu podobnych formuł.
Możliwość odwołania do innej formuły:
fo(sym_form) - pobiera wartość wyliczoną przez inną formułę o symbolu sym_form.

Możliwość pobrania obrotów kont z części księgowej
Istnieje możliwość wpisania wzoru do pobrania obrotów kont. Ogólne wyrażenie do pobrania obrotów kont ma postać: o("<przedział kont> <rodzaj obrotów>"). We wzorze obliczeniowym napisanym w składni języka slang wyrażenie to musimy poprzedzić stringiem: !WYNIK_KWOTA=. I tak formuła o postaci:
!WYNIK_KWOTA=o("401/01 WN") - dla składni slang
O["401/01 WN"] d- dla składni minijęzyka
pobierze i zwróci jako wynik obroty strony WN konta 401/01.
Listę dostępnych rodzajów obrotów znajdziemy tutaj.

Składnia wzoru obliczeniowego

W zależności od tego, jakiego języka użyjemy w formule obliczeniowej, musimy używać różnej składni. Dostępne są dwa języki:
- minijęzyk zaimplementowany przez firmę Perseus.
- język slang.
Niektóre z elementów formuł dostępne są w obu językach z taką samą składnią, inne są dostępne tylko w jedym języku (np. funkcje są dostępne jedynie w składni slang), a inne elementy są pobierane w różny sposób w zależności od tego w jakiej składni piszemy formułę. Poniżej szczegółowe instrukcje dotyczące poszczególnych elementów formuł i stosowanej składni:

1. Rozróżnienie składni minijęzyk/slang: wszystkie formuły, które rozpoczynają się od ciągu znaków: !WYNIK_KWOTA= są rozpoznawane przez program jako formuły w języku slang. Wszystkie pozostałe formuły są traktowane jako napisane w minijęzyku Perseus.

2. Elementy formuł: stałe liczbowe, operatory arytmetyczne są wpisywane i wykorzystywane identycznie w minijęzyku i języku slang. Zapisuujemy zgodnie z zasadami zapisów matematycznych.

3. Elementy formuł: parametry, liczniki, stałe, symbole specjalne, pozycje z cennika. Wymienione elementy są przechowywane w programie w postaci zmiennych o nazwach zgodnych z elementami formuł. Na przykład, jeżeli używamy we wzorze obliczeniowym formuły symbolu ceny ciepłej wody CENA_CW, to program odwołuje się do zmiennej o nazwie CENA_CW. Stąd też wynika rożna składnia dla poszczególnych języków:
a. dla minijęzyka pobieramy wartość zmiennej posługując się nazwą zmiennej.
b. dla języka slang pobranie wartości zmiennej następuje przez użycie wbudowanej funkcji daj_zK("nazwa_zmiennej").
Na przykład:
Mamy zdefiniowane we wspólnocie liczniki ciepłej i zimnej wody LI_CW, LI_ZW, odpowiednio ceny: CENA_CW, CENA_ZW. Mamy również zdefiniowaną stałą S_ZUZYCIE_WODA do obliczenia całkowitego zużycia wszystkich liczników wody we wspólnocie.
Dla minijęzyka:
CENA_CW - pobranie wartości ceny ciepłej wody
CENA_ZW - pobranie wartości ceny ciepłej wody
LI_CW - pobranie dla lokalu wartości zużycia średniego licznika LI_CW
LI_ZW - pobranie dla lokalu wartości zużycia średniego licznika LI_ZW
S_ZUZYCIE_WODA - pobranie wartości całkowitego zużycia wszystkich liczników wody we wspólnocie.
Dla języka slang:
!WYNIK_KWOTA=daj_zK"(CENA_CW") - pobranie wartości ceny ciepłej wody
!WYNIK_KWOTA=daj_zK("CENA_ZW") - pobranie wartości ceny ciepłej wody
!WYNIK_KWOTA=daj_zK("LI_CW") - pobranie dla lokalu wartości zużycia średniego licznika LI_CW
!WYNIK_KWOTA=daj_zK("LI_ZW") - pobranie dla lokalu wartości zużycia średniego licznika LI_ZW
!WYNIK_KWOTA=daj_zK("S_ZUZYCIE_WODA") - pobranie wartości całkowitego zużycia wszystkich liczników wody we wspólnocie.
Jak więc widać, odwołanie się do wartości zmiennej w języku slang jest bardziej skomplikowane. Trzeba jednak pamiętać o tym, że posługiwanie się w formułach funkcjami (szczegóły patrz punkt 4 poniżej), wymaga stosowania składni języka slang. Wówczas nie ma innego wyjścia, jak odwołać się zmiennych poprzez składnię daj_zK("nazwa_zmiennej").

4. Elementy formuł: funkcje. Funcje mogą być używane jedynie w składni języka slang. Czyli formuły zawierające odwołania do funkcji muszą zaczynać się od ciągu znaków: !WYNIK_KWOTA=. Zaś odwołanie do każdej funkcji należy poprzedzić ciągiem znaków W->. Na przykład formuła:
!WYNIK_KWOTA=W->f_licznik("LI_ZW")
pobierze wartość zużycia licznika zimnej wody dla lokalu.
Jeżeli będziemy chcieli wymnożyć zużycie licznika przez cenę, należy napisać następującą formułę:
!WYNIK_KWOTA=W->f_licznik("LI_ZW")*daj_zK("CENA_ZW")
Jeżeli napiszemy następujące wyrażenie:
W->f_licznik("LI_ZW")*CENA_ZW
Program zgłosi nam błąd: Nierozpoznana zmienna.

5. Element formuł: obroty z kont księgowych. Obroty kont księgowych mogą być pobierane zarówno w składni języka slang jak i w składni minijęzyka Perseus.
składnia minijęzyka:
O["<przedział kont> <rodzaj obrotów>"], np. O["401/01 WN"]
składnia języka slang:
!WYNIK_KWOTA=o("<przedział kont> <rodzaj obrotów>"), np. !WYNIK_KWOTA=o("401/01 WN") - dla składni slang
Za każdym razem pobierze i zwróci jako wynik obroty strony WN konta 401/01.
Uwaga: trzeba pamietać o tym, że funkcja O[ ] do pobierania obrotów działa w ograniczeniu do ustawionego zakresu dat. Jeżeli chcemy obejrzeć wartość wyliczonej formuły dla okreslonego zakresu dat, musimy użyć funkcji Zobacz z parametrami, co pozwoli nam wpisać zakres miesięcy. Na podstawie zakresu miesięcy program konstruuje następujący zakres dat dla funkcji O[ ]: od pierwszego dnia pierwszego miesiąca zakresu do ostatniego dani drugiego miesiąca zakresu. Jeżeli formuła jest używana w definicji kosztów, należy zaznaczyć opcję Wprowadź parametr, żeby można było podać zakres miesięcy. Jeżeli nie ustawimy zakresu dat, program weźmie wówczas pod uwagę cały rok. Dla opłat zakresem dat będzie od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca naliczenia.

Użyj we wzorze formuły
Aby ułatwić użytkownikowi wpisywanie wzorów obliczeniowych dostępna jest podpowiedź. W ramce Użyj we wzorze formuły jest lista elementów, które mogą wystąpić we wzorze formuły. Po naciśnięciu odpowiedniego elementu na ekranie pojawia się podpowiedź.

Sprawdź wzór
Funkcja umożliwia sprawdzenie poprawności wprowadzonego wzoru obliczeniowego formuły.
Możliwe błędy sygnalizowane w formułach:

1. Użycie nazwy zmiennej w składni języka slang:
!WYNIK_KWOTA=W->f_licznik("LI_ZW")*CENA_ZW
Błąd: odwolanie do ceny poprzez nazwę z pominięciem daj_zK() powoduje błąd wewnętrzny. Pojawia się obszerny komunikat zawierający w pierwszych liniach informację ".....Undefined name ....CENA_ZW is undefined....."
Prawidłowa postać:
!WYNIK_KWOTA=W->f_licznik("LI_ZW")*daj_zK("CENA_ZW").

2. Użycie funkcji w składni minijęzyka:
CENA_ZW*W->f_licznik("LI_ZW")
Błąd: w skałdni minijezyka nie wolno używać funkcji. Pojawia się komunikat "Nierozpoznana zmienna".
Prawidłowa postać:
!WYNIK_KWOTA=W->f_licznik("LI_ZW")*daj_zK("CENA_ZW").

3. Błąd w wyrażeniu S-LANG W formule nazwa_formuły. Może wystąpić podczas wprowadzania definicji formuły, sprawdzania wartości formuły, wyliczenia wartości stałych.
Taki błąd może pojawić się jeżeli w formule nazwa_formuły jest wyliczane wyrażenie składające się z ułamka. Jeżeli wartość mianownika wynosi 0 lub pusta kwota, wówczas wartość wyrażenia jest nieokreślona (dzielenie przez 0) i program zawraca komunikat o błędzie nastepującej treści: Błąd w wyrażeniu S-LANG.
Przykładowo formuła F_CENA_ZW:
!WYNIK_KWOTA= daj_zK("KOSZT_W")/W->f_licznik4("LI_ZW")
ma wyliczyć cenę zimnej wody: dzieli kwotę wpisaną przez użytkownika przez sumę zużycia licznika LI_ZW dla całej wspólnoty. Kluczowe jest określenie wartości sumy zużycia dla licznika LI_ZW. Jeżeli licznik nie ma w ogóle odczytów to program zwróci błąd: Błąd w wyrażeniu S-LANG W formule F_CENA_ZW. Co gorsza, program nie pozwoli nawet dodać takjej formuły, bo od razu sprawdza poprawność działania formuły. Jedyna możliwość to po wpisaniu wzoru formuły użyć funkcji Zobacz z parametrami i wybrać taki zakres miesięcy, dla którego wartość mianownika (czyli zużycie licznika LI_ZW w całej wspólnocie) musi być różna od 0. Wtedy program pozwoli zapisać definicję formuły.

Drukuj

Umożliwia drukowanie treści jednej formuły.

Zobacz wartości, Zobacz z parametrami
Funkcja służy do pokazania wyliczonych wartości formuł dla każdego lokalu. Po jej uruchomieniu na ekranie pojawia się lista wszystkich lokali we wspólnocie. Dla każdego lokalu wyświetla się wyliczona wartość formuły. Jeżeli wartość wyliczanej formuły zależy od miesiąca naliczenia bądź od ceny z cennika - należy użyć funkcji Zobacz z parametrami: przed przystapieniem do wyliczeń program umożliwi podanie miesiąca naliczenia oraz symbolu obowiązującego cennika. Jeżeli natomiast formuła dotyczy rozliczenia kosztów i posługuje się symbolem KOSZT, KOSZT_W określającym kwotę kosztu do rozpisania - to wartośc takiej formuły będzie nieokreślona - na ekranie pojawi się wynik -1 dla wszystkich lokali. Wartość takiej formuły proponujemy sprawdzać funkcją Definicje->Koszty->Zobacz koszty, która umożliwia wprowadzenie kwoty kosztu do rozpisania.

Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie formuł (wraz z wzorami obliczeniowymi).

Definicje stałych
Funkcja służy do wprowadzania definicji stałych. Jeżeli do wyliczeń opłat lub kosztów używamy wyrażeń powtarzalnych dla wszystkich lokali (przeliczników, współczynników), to możemy zdefiniować sposób ich wyliczenia w formule i podstawiać wyliczone wartości na stałe. Stałe wyliczane są na podstawie formuł. Można używać symboli stałych w dalszych formułach służących do dalszych wyliczeń. Stałe są przypisane do opłat lub do poszczególnych kosztów.
Zaletą zastosowania stałych jest zanczne przyspieszenie działania programu. Jeżeli, na przykład, do wyliczenia ceny podgrzewu wody używamy sumy odczytów liczników we wszystkich lokalach, to możemy podstawić sumę odczytów liczników na stałą, która wyliczy się raz na poczatku obliczeń i nie będzie wyliczana dla każdego lokalu od początku.
Uruchamianie z menu: Definicje->Stałe.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych stałych. Pojawiają sie wszystkie stałe: zarówno stałe zdefiniowane dla opłat jak i stałe zdefiniowane dla poszczególnych kosztów. Stałe dla kosztów mają przypisany typ "K", a stałe dla opłat mają przypisany typ "O" .
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Zobacz wartości
- Zobacz z parametrami
- Drukuj
Dodawanie/zmienienie definicji stałej
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji parametru:
- Symbol stałej - skrócona nazwa stałej, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do wartości. Symbole stałych mogą się powtarzać. Jeżeli chcemy użyć stałej w dalszych obliczeniach, posługujemy się symbolem stałej.
- Opis   - opis stałej.
- Formuła - formuła na wzór określający sposób wyliczenia wartości stałej
- Typ stałej:
    -- stała dla opłat - będzie wyliczana każdorazowo przed wykonaniem naliczenia opłat. Nie bedzie wyliczna podczas wykonywania rozliczeń kosztów. Nie definiujmey osobnych stałych dla każdej opłaty, stałe obowiązują dla wszystkich opłat.
    -- stała dla kosztu - jest związana z konkretnym kosztem, którego symbol musimy podać. Możemy wpisać znany symbol kosztu lub posłużyć się klawiszem F2, żeby uzyskac podpowiedź z rejestru kosztów. Stała będzie wyliczana każdorazowo przed wykonaniem rozliczenia wybranego kosztu. Jedną stałą możemy przypisać do wielu kosztów (dla każdego kosztu osobno). Stała nie będzie wyliczana podczas wykonywania rozliczeń opłat.

Uwaga1: możliwe jest również zdefiniowanie stałych bezpośrednio podczas definiowania opłat (menu: Definicje->Opłaty->Stałe) oraz podczas definiowania kosztów (menu: Definicje->Koszty->Stałe dla kosztu lub Definicje->Koszty->Operacje->Dodaj/Zmień->Stałe dla kosztu).
Uwaga2: jeżeli jedna stała jest używana dla wielu kosztów - to dla każdego kosztu należy oddzielnie dodać tą stałą!
Uwaga3: jeżeli jedna stała używa w wyliczeniach innych stałych, to wówczas do konkretnego kosztu (lub do opłat) musimy przypisać wszystkie stałe używane w obliczeniach !

Zobacz wartości, Zobacz z parametrami

Funkcja służy do pokazania wyliczonych wartości stałych dla każdego lokalu. Po jej uruchomieniu na ekranie pojawia się lista wszystkich lokali we wspólnocie. Dla każdego lokalu wyświetla się wyliczona wartość stałej. Wartość stałej powinna być jednakowa dla wszystkich lokali. Jeżeli wartość wyliczanej stałej zależy od czynników związanych bezpośrednio z lokalem (np. od wartości parametrów dla lokalu) to wartość stałej będzie się zmieniać dla każdego lokalu, co nie jest właściwe: wartości stałych bowiem są wyliczane przed rozpoczęciem obliczeń dla lokali i powinny być niezmienne.
Jeżeli wartość wyliczanej stałej zależy od od miesiąca naliczenia bądź od ceny z cennika bądź wartości wprowadzonego kosztu - należy użyć funkcji Zobacz z parametrami: przed przystapieniem do wyliczeń program umożliwi podanie miesiąca naliczenia, symbolu obowiązującego cennika oraz wartości kosztu: KOSZT, KOSZT_W, KOSZT_ST, KOSZT_ZM i KOSZT_I określających kwotę kosztu do rozpisania.

Drukuj
Umożliwia wydrukowanie wyliczonych wartości stałych. Przed rozpoczęciem wydruku pojawia sie ekran do wprowadzenia parametrów.

Definicje rodzajów kosztów

Funkcja służy do wprowadzania definicji rodzajów kosztów/opłat. Uruchamianie z menu: Definicje->Rodzaje kosztów.
Na podstawie rodzajów kosztów/opłat jest tworzony symbol konta klasyfikacji dla księgowań opłat, kosztów i rozliczeń mediów . Na kontach klasyfikajci są gromadzone dane dotyczące różnych rodzajów kosztów we wspólnocie: z jednej strony księgujemy koszty prognozowane czyli naliczenia opłat, z drugiej strony księgujemy rzeczywiste poniesione koszty.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Znajdź: rodzaj kosztu, Nastepny, Filtr
- Utwórz: Z klasyfikacji, Z rejestru opłat, Z rejestru kosztów
- Drukuj
Dodawanie/zmienienie definicji rodzaju kosztu
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji rodzaju kosztu:
- Symbol rodzaju kosztu - skrócona nazwa rodzju kosztu, ostatni człon konta klasyfikacji dla opłat, kosztów i rozliczeń mediów. Maksymalna długość: 8 znaków. Symbole rodzajów kosztów nie mogą się powtarzać.
- Nazwa - nazwa rodzaju kosztu.
Przykładowe rodzaje kosztów/opłat:
E_SMIECI - Ekspolatacja - śmieci
E_CO - Eksploatacja - centralne ogrzewanie
E_ZW - Ekspolatacja - zimna woda
Przykładowy symbol konta klasyfikacji dla budynku A, lokalu 01 i rodzaju opłaty E_SMIECI: A01E_SMIECI.
Nazwę rodzaju kosztu mozna wykorzystać podczas automatycznego tworzenia kont klasyfikacji przy wykonywaniu polecenia ksiegowania dla naliczeń. Jeli zaznaczymy opcję "Uaktulaniaj nazwy kont klasyfikacji" - to podczas tworzenia zapisów dla dokumentu dodaje nazwy kont klasyfikacji. Nazwy pobierane z rejestru rodzajów kosztów/opłat.
Funkcje do automatycznego tworzenia rejestru rodzajów kosztów.
Funkcje te są przydatne jeżeli:
- mamy utworzony plan kont klasyfikacji i na jego podstawie chcemy utworzyc rejestr rodzajów kosztów (Funkcja: Utwórz->Z klasyfikacji)
- przechodzimy ze starszej wersji programu, w której nie był prowadzony rejestr rodzajów kosztów/opłat.(Funkcje: Utwórz->Z rejestru opłat, Utwórz->Z rjestru kosztów)
Utwórz z klasyfiakcji
Podajemy ile początkowych znaków z symbolu konta klasyfikacji należy usunąć, żeby pozostałe znaki utworzyły symbol rodzaju kosztu/opłaty. Program przegląda plan kont do klasyfikacji, tworzy symbole rodzajów kosztów/opłat i dodaje rekordy do rejestru rodzajów kosztów/opłat.
Utwórz z rejestru opłat
Program dodaje rodzaje opłat/kosztów na podstawie istniejących definicji opłat opłat (symbol rodzaju: rodzaj opłaty(klasyfikacji), nazwa rodzaju: nazwa opłaty).
Utwórz z rejestru kosztów
Program dodaje rodzaje opłat/kosztów na podstawie istniejących definicji opłat kosztów (symbol rodzaju: rodzaj kosztu(klasyfikacji), nazwa rodzaju: nazwa kosztu).
Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie rodzajów kosztów.

Definicje opłat
Funkcja służy do wprowadzania definicji opłat. Definicje opłat określają sposób naliczania comiesięcznych opłat na poszczególne lokale. Uruchamianie z menu: Definicje->Opłaty.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych opłat.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Zobacz : zobacz wartości, zobacz z parametrami
- Przypisz: przypisz wszystkim, przypisz wybranym, przypisz warunkowo, wszystkie
- Usuń: usuń wszystkim, usuń wybranym
- Zmień dekrety
- Stałe
- Klasyfikacje
- Druk
Dodawanie/zmienianie definicji opłaty
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji opłaty:
- Symbol opłaty - skrócona nazwa opłaty, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji opłaty. Symbole opłat nie mogą się powtarzać.
- Rodzaj opłaty (klasyfikacja) - ostatnia część symbolu konta do klasyfikacji określająca rodzaj opłaty. Rodzaje klasyfikacji dla opłat i kosztów mogą się pokrywać. Po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź z rejestru rodzajów kosztów/opłat
- Dane linii opłaty:
    - Treść - opis opłaty, pojawia się na notach i fakturach wystawianych dla właścieli lokali.
    - Opis dodatkowy - dodatkowy opis opłaty, nie pojawai sie na wydrukach not i faktur.
    - Jednostka - jednostka miary
    - Rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu obciążeniowego (Nota, Faktura), po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź. Patrz też opis.
    - klasyfikacja VAT, stawka VAT: - przypisanie odpowiedniej klasyfikacji VAT, po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź.
    - PKWiU - numer według klasyfikacji PKWiU
- Cena - tutaj definiujemy sposób wyliczenia ceny dla poszczególnych lokali. Mamy do wyboru pobieranie ceny:
    - z cennika
    - ze wzoru (z rejestru formuł)
    - jako parametru
Po wybraniu sposobu pobierania ceny (przy wybranym sposobie pojawia się "ptaszek") przechodzimy na pole poniżej. Tutaj musimy wpisać symbol z cennika, symbol formuły lub symbol parametru. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawiają się rejestry z odpowiednimi symbolami do wyboru.
- Ilość - tutaj definiujemy sposób wyliczenia ilości dla poszczególnych lokali. Mamy do wyboru pobieranie ilości:
    - z liczników
    - ze wzoru (z rejestru formuł)
    - jako parametru
Po wybraniu spsobu pobierania ilości (przy wybranym sposobie pojawia się "ptaszek") przechodzimy na pole poniżej. Tutaj musimy wpisać symbol licznika, symbol formuły lub symbol parametru. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawiają się rejestry z odpowiednimi symbolami do wyboru.
Dodatkowo możemy wypełnić pole "po kropce" - podajemy tutaj dokładność obliczeń - czyli ile miejsc po przecinku uwzględniać w ilości. Dokładniejszy opis zagadnienia zaokragleń w wyliczeniach opłat znajduje się poniżej - patrz punkt "Ilość miejsc po przecinku w wyliczeniach dla opłat".
- Dekret strona Wn
    - Konto: podajemy symbol konta (syntetycznego), na którym księgujemy rozrachunki z właścicielami (czyli kontrahentami). Uwaga: nie należy podawać symbolu pełnego konta analitycznego (wraz z symbolem kontrahenta). Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
       - Inny suffix konta - jeśli zaznaczymy tą opcję, aktywne są pola:
          - przedrostek - przedrostek suffixu konta (maksymalnie 4 znaki)
            - wzorzec dla suffixu - wzorzec dla części własciwej suffixu. Po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź; możemy wybrać dwie możliwości: "B" (symbol budynku) oraz "W" - symbol wlaściciela.
Konto strony Wn jest tworzone według następującego wzorca: prefix + suffix
- prefixem jest zawsze symbol konta strony WN (konto zbiorcze i rozrachunkowe)
- jeśli nie zaznaczono opcji Inny suffix konta, to suffixem jest symbol kontrahneta (właściciela lokalu). Przykładowa postać konat : np. 204/W01, gdzie W01 jest symbolem właściela loklau.
- jeśli zaznaczono opcję Inny suffix konta, to suffix składa się z dwóch części: przedrostek + część właściwa czyli wzorzec dla suffixu:
    -- przedrostek: max 4 znaki
    -- część właściwa (wzorzec dla suffixu):
        -- symbol budynku
        -- symbol właściciela lokalu
Jeżeli przedrostek lub część właściwa są niewypełnione to znaczy, że jest to string pusty. Jednakże obie części suffixu nie mogą być jednocześnie puste.
Uwaga: Utworzone według wzoru konto musi mieć przypisanego kontrahenta zgodnego z symbolem właściciela lokalu.
Tak utworzone konto ma strukturę: prefix + suffix_przedostek +suffix_część właściwa.
Przykład 1:
- prefix="205/"
- suffix_przedrostek = "GRU"
- suffix_cz. właściwa (wzorzec dla suffixu) = "".
Utworzony symbol konta strony WN: "205/GRU". Wszystkie zapisy tworzą się na jednym koncie, bez odniesienia do właściciela.
Przykład 2:
- prefix="205/"
- suffix_przedrostek = "GYR"
- suffix_cz. właściwa (wzorzec dla suffixu) = "B" (symbol budynku)
Utworzony symbol konta WN: "205/GYRsymbol_budynek". Utworza się zapisy na oddzielnym koncie dla każdego budynku, np. na kontach 205/GYR01001, 205/GYR01003. Przydatne szczególnie dla wspólnot składajacyh się z wielu budynków, pozwala ksiegowac zobowiązania na poszczególne budynki.
Przykład 3:
- prefix="205/"
- suffix_przedrostek = "GYR"
- suffix_cz. właściwa (wzorzec dla suffixu) = "W" (symbol właściciela lokalu)
Utworzony symbol konta WN: "205/GYRsymbolwłaściciela". Tworzą się zapisy na oddzielnym koncie dla każdego właściciela, np. na kontach 205/GYRW001, 205/GYRW002.
- Dekret strona Ma
    - Konto: podajemy symbol konta (analitycznego), na którym księgujemy naliczenia opłat. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
    - Wzorzec konta klasyfikacji: podajemy sposób tworzenia symbolu konta klasyfikacji (jeśli podane konto analityczne ma atrybut "konto do klasyfikacji"). Po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź : możliwe wzorce symbolu konta.
Podawany w definicji opłaty dekret jest wzorcem, który służy do utworzenia pełnego symbolu kont strony Wn i Ma dla każdego lokalu. Pełny symbol kont strony Wn i Ma dla każdego lokalu powstaje podczas dodawania opłaty dla poszczególnych lokali i można go obejrzeć za pomocą funkcji: Budynki->Lokale->Opłaty->Dekret. Również tą funkcją można zmieniać dekrety dla poszczególnych lokali, jeśli jest wymagane nietypowe księgowanie dla wybranych lokali. Podczas wykonywania polecenia księgowania dla wykonanych naliczeń opłat symbole kont dla strony Wn i Ma są zawsze pobierane z dekretu opłaty dla lokalu, a nie z definicji opłaty. Jeśli chcemy zmienić dekret dla więcej niż jednego lokalu należy skorzystać z operacji zbiorczych (Rejestry->Definicje opłat->Zmień dekrety).
Uwaga: Jeśli w naliczeniach i wydrukach opłat używamy wzorca wydruku (grupowanie opłat w jeden zapis) to po dokonaniu zmian w definicji opłaty (dotyczących kont, stawki VAT oraz iwzoru na ilość)0 powinniśmy sprawdzić prawidłowośc wzoru wydruku po dokonanych zmianach (Definicje->Wzory wydruków->Sprawdź).

Ilość miejsc po przecinku w wyliczeniach dla opłat.
Istnieje konieczność wykonywania wyliczeń opłat z dokładnością większą niż dwa miejsca po przecinku. W programie przyjęto następujące zasady:
- ceny opłat są zawsze podawane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (kwota z dokładnością do 1 grosza)
- wartości opłat są zawsze podawane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (kwota z dokładnością do 1 grosza)
- ilości dla opłat opłat - mają definiowalną ilość miejsc po przecinku. W definicji opłaty można wpisać ilość miejsc po przecinku, jeśli jest różna od 2. Maksymalna ilość miejsc po przecinku to 10, zalecane jest maksymalnie 5 miejsc po przecinku. Jeśli nie wpiszemy ilości miejsc po przecinku, to domyślnie zostanie przyjęte 2. Zasada zaokrąglania wartości opłaty: program wylicza opłatę jako cena (z dokładnościa do 2 miejsc po przecinku)* ilość (z wpisaną dokładnością dla ilości ) i wynik zaokrągla do 2 miejsc po przecinku. Ilość miejsc po przecinku większa niż 2 ma zastosowanie np. w zużyciu liczników ciepła (z dokładnością do 3 miejsc po przecinku) albo przy wykonywaniu wyliczeń według udziałów we wspólnocie wyrażonych ułamkiem dziesiętnym (do 5 miejsc po przecinku)
- Formuły mają definiowalną ilość miejsc po przecinku. Maksymalna ilość miejsc po przecinku to 10, zalecane jest maksymalnie 5 miejsc po przecinku. Jeśli nie wpiszemy ilości miejsc po przecinku, to domyślnie zostanie przyjęte 2. Zasady wykorzystywania: jeśli wywołamy funkcję Rejestry->Definicje formuł->zobacz wartości, program wyświetli wynik z dokładnością wpisaną w definicji formuły. Natomiast jeśli formuła zostanie użyta do wyliczenia wartości opłaty, to:
- dla ceny: wyliczona wartość formuły zostanie przed wyświetleniem zaokrąglona zawsze do 2 miejsc po przecinku.
- dla ilości: wyliczona wartość formuły zostanie przed wyświetleniem zaokrąglona do ilości miejsc podanych w definicji ilości dla opłaty.

Możliwość wyliczania wartości netto/brutto/vat opłat wychodząc od ceny netto/brutto
Ma znaczenie tylko dla opłat, w których jest stawka VAT inna niz SZW.
Dwa sposoby wyliczania wartości netto dla opłaty:
a. wyliczenie od ceny netto:
  wartość netto = cena netto*ilość
    wartość vat = wartość netto * stawka_vat
    wartość brutto = wartość_netto + wartość_vat
b. wyliczenie od ceny brutto:
   wartość brutto = cena_brutto*ilość
    wartość_netto = wartość_brutto/(1+stvat)
    wartość_vat = wartość_brutto - wartość_netto
Wartości wyliczane według sposobu a) i b) moga się różnić między sobą ze względu na zaokrąglenia.

Wybór sposobu wyliczenia za pomocą parametru: patrz opis sposób wyliczania wartości opłat. Ustawienie parametru obowiązuje dla naliczeń opłat i rozliczeń mediów.
Uwaga1: trzeba pamiętać żeby w zależności od ustawienia tego parametru wprowadzać ceny w cennikach oraz w definicjach rozliczeń mediów: dla wyliczać od ceny brutto - wprawadzamy wartości brutto cen, a dla wyliczać od ceny netto: wprowadzamy wartości netto cen.
Uwaga2: Jeżeli wystawiamy ze wspólnot faktury (które są automatycznie przesyłane do modułu fakturowania), musimy pamiętać, żeby w rejestrze sprzedaży w module fakturowania (Moduły -> Faktury -> Parametry modułu -> Definiowanie rejestrów sprzedaży) ustawić Sposób liczenia tak samo jak dla modułu wspólnot (liczyć od brutto, liczyć od netto)

Możliwość wystawienia różnych rodzajów dokumentów dla jednego właściciela.
Czasem zdarza się, że dla jednego właściciela istanieje koniecznośc wystawienia różnych rodzajów dokumentów obciążeniowych. Na przykład - faktura jest wystawiana tylko na opłaty dotyczące mediów, natomiast dla eksploatacji i funduszu remontowego musi być wystawiona Nota.
Aby to umożliwić, nalezy skorzystać z pola Rodzaj dokumentu w definicji opłaty.

Wpisany rodzaj dokumentu wymusza dla tej opłaty wystawienie tego wpisanego rodzaju dokumentu (ale tylko wówczas, gdy rodzaj dokumentu przypisany do właściciela lokalu jest "FAKTURA"). Jeżeli nie wpisano żadnego rodzaju dokumentu - rodzaj dokumentu obciążeniowego dla lokalu jest pobierany z definicji właściciela.
W jakich przypadkach wystawiany jest dokument według wpisanego rodzaju dokumentu:
- jeśli właściciel ma wpisany typ dokumentu "RACHUNEK" - ustawienia rodzaju dokumentu dla opłaty - ignorowane
- jeśli właściciel ma wpisany typ dokumentu "NOTA" - ustawienia rodzaju dokumentu dla opłaty - ignorowane
- jeśli właściciel ma wpisany typ dokumentu "FAKTURA":
- rodzaju dokumentu dla opłaty "pusty" - dla tej opłaty wystawiana jest faktura
- rodzaju dokumentu dla opłaty "FAKTURA" - dla tej opłaty wystawiana jest faktura
- rodzaju dokumentu dla opłaty "NOTA" - dla tej opłaty wystawiana jest nota
Sposób postępowania gdy chcemy wystawić różne rodzaje dokumentów dla właścicieli:
- w definicji opłaty w rejestrze opłat przypisać odpowiedni rodzaj dokumentu (Definicje->Opłaty->Operacje->Zmień)
- zmienić rodzaj dokumentu w definicji opłaty dla wybranych lokali (Zasoby->Budynki->Lokale->Opłaty->Dekret) lub skorzystać z funkcji Zmień dekrety w definicjach opłat -gdy chcemy zmienić dla wszystkich lokali (Definicje->Opłaty->Zmień dekrety->Zmień wszystkim). Zmień dekrety" nie tylko przypisze lokalom dekret z bieżącej definicji opłaty, ale również przypisze rodzaj dokumentu obciążeniowego z bieżącej definicji opłaty. Trzeba pamietać, że podczas wykonywania PK lub wystawiania faktur typ dokumentu ociążeniowego program bierze z definicji opłaty dla LOKALU - a nie zdefinicji opłaty z rejestru opłat
- wykonać naliczenie opłat
- uruchomić wykonywanie polecenia ksiegowania - powstaną zapisy dla not.
- uruchomić wykonywanie faktur - powstaną zapisy dla faktur.

Zobacz wartości, zobacz z parametrami
Dwie funkcje służące do obejrzenia wyliczonych wartości opłaty dla lokali. Po uruchomieniu funkcji program wyliczy wartość opłaty dla wszytskich lokali i wyświetli okienko z wyliczonymi danymi. W okienku dane dotyczące poszczególnych loklai będa wyświetlane w kolejnych wierszach okienka. Każdy wiersz zawiera następującą informację:
- symbol (numer) lokalu
- nazwę (opis) lokalu
- cenę netto
- ilość
- wartość VAT opłaty
- wartość brutto opłaty
Wyświetlane są dane dotyczące wszytskjich zdefiniwanych loklai we wszytskich budynkach. Dane są wyświetlane w kolejności wprowadzenia lokali w rejestrze.
W okienku dostępne są następujące funkcje:
- Zobacz
    - Lokal
    - Budynek
- Znajdź
    - Właściciela
    - Lokal
    - Następny lokal
- Drukuj

Zobacz: lokal, budynek
Po ustawieniu się w okienku na rekordzie z danymi po wybraniu tej funkcji można objerzeć dane szczegółowe dotyczące lokalu i budynku.
Znajdź: lokal, następny lokal
Zestaw funkcji do wyszukiwania lokali w okienku. Funkcje umożliwiają odszukanie lokalu o określonym symbolu, nazwie lub klasyfikacji. Warunki na wyszukanie lokalu wpisujemy w okienku, które pojawia się po uruchomieniu funkcji Znajdź lokal. Funkcja Znajdź następny wyszukuje kolejne wystąpienie lokalu spełniającego warunki wpisane w pierwszym okienku. Poszukiwanie kolejnego wystąpienia lokalu w budynku można również uruchomić używając kombinacji klawiszy: Ctrl +N.
Znajdź właściciela:
Funkcja służy do wyszukiwania wszystkich lokali dla wybranego właściciela. Funkcję uruchamiamy z menu: Znajdź -> Właściciela lub używając kombinacji klawiszy: Ctrl +W. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do wprowadzenia Warunku na szukanie właściciela. Dostępne są trzy pola, wypełniamy jedno z nich.
- podaj pełny symbol właściciela - tutaj wpisujemy pełny symbol właściciela lokalu (jeśli symbol ten znamy). Pod klawiszem F2 podpowiedź: wyświetla się rejestr kontrahentów. Uwaga: po wyświetleniu rejestru kontrahentów możemy wyszukiwać właściciela lub zakładać filtr na rejestr za pomocą funkcji Znajdź.
- podaj część symbolu właściciela - tutaj możemy wpisać część symbolu właściciela. Jeśli nie znamy całego symbolu, wpisujemy np. ciąg znaków 01001 i program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których symbolu zawarty jest ciąg znaków 01001. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
- podaj imię/nazwisko - tutaj wpisujemy część lub całość nazwiska/imienia właściciela. Program wyświetli nam listę wszystkich właścicieli, w których nazwie zawarty jest wpisany ciąg znaków. Teraz wybieramy właściciela z wyświetlonej listy.
Po wybraniu symbolu właściciela program wyszukuje lokal dla tego w danych wyświetlanych w okienku i podświetla rekord z danymi dla lokalu właściciela. Jeśli wybrany właściciel posiada więcej niż jeden lokal, to po wyświetleniu danych dla jednego lokalu następuje pytanie:
Wyświetlić następny lokal? Tak/Nie.
Użytkownik decyduje czy chce kontynuować wyświetlanie danych dla kolejnego lokalu właściciela.
Drukuj
Funkcja słuzy do wydrukowania wyliczobych wartyości opłat. Uzytkownik może wybrać zakres lokali do umieszczenia na wydruku (pod klawiszem F2 podpwiedź: wyświetla sie rejestr lokali). Dodatkowo użytkownik może wybrać opcję umożliwiającą drukowanie oprócz danych lokalu również danych właściclea lokalu.

Czym różnią się funkcja Zobacz wartości od funkcji Zobacz z parametrami? Otóż funkcja Zobacz z parametrami umożliwia wprowadzenie dodatkowych parametrów, które mogą być używane podczas wyliczania wartości opłat. Podczas wykonywania naliczenia ustawiane są zmienne: data naliczenia, miesiąc naliczenia, obowiązujący cennik itp. Niektóre formuły moga tez uzywać zakresu miesięcy (np. do wyliczenia wartości zużycia w licznikach). Funkcja Zobacz wartości przyjmuje dla tych zmiennych wartości domyślne:
- zakres miesięcy od Stycznia do Grudnia
- pustą datę naliczenia
- symbol cennika - według symbolu cennika ostatni cennik.
Natomiast funkcja Zobacz z parametrami wyświetla okno do wprowadzenia odpowiednich danych i wyliczenia wartości opłat na ich podstawie.

Operacje zbiorcze dla opłat (wykonywane jednocześnie dla więcej niż jednego lokalu)

Należą do nich:
- przypisywanie opłat
- usuwanie opłat
- zmiana dekretów
- tworzenie symboli klasyfikacji dla opłat
Operacje zbiorcze mają ułatwić pracę podczas definiowania nowej wspólnoty. Po zdefiniowaniu opłat wykonujemy czynność przypisania opłat - wybieramy którym lokalom w budynkach przypiszemy opłatę. Program doda opłatę dla wszystkich lokali z wybranego zakresu. Podczas dodawania opłaty do każdego lokalu program tworzy konto klasyfikacji do dekretu księgowego opłaty: w definicji mamy podany jedynie sposób tworzenia symbolu klasyfiakcji (np. dla "BLO" - program utworzy symbol kalsyfiakcji składający się z symbolu budynku, lokalu i opłaty). Możemy zmienić tak utworzony dekret dla wybranych lokali (jeśli np. dla niektórych lokali chcemywykonywać niestandardowe księgowania).
Możemy również usunąć dodane opłaty z lokali. Dodatkowo możemy zmienić dekrety dla zakresu lokali.
Operacje zbiorcze są dostępne dla wszystkich lokali we wspólnocie lub dla wybranego zakresu lokali.
Po zakończeniu wykonywania operacji zbiorczych pojawia się komunikat informujący o ilości lokali, w których wykonano operację. Można również wydrukować raport szczegółowy z informacją dla poszczególnych lokali.
Wykonanie operacji zbiorczych: ustawiamy się w okienku na wybranej opłacie, a następnie uruchamiamy funkcję z górnego menu: przypisz, usuń, zmień.
Dodatkowa możliwość: przypisanie wszystkich opłat z rejestru opłat wszystkim lokalom - bez konieczności ustawiania się na kolejnych opłatach. Uruchamiane z menu: Opłaty->Przypisz ->Wszystkie. Również możliwe jest utworzenie klasyfikacji dla wszystkich opłat i lokali (menu: Opłaty->Klasyfikacje->wszystkie).
Wybór lokali w budynkach
Jeśli operacje zbiorcze chcemy wykonać dla określonego zakresu lokali, pojawi się okienko służące do wyboru lokali w budynkach.
- w oknie pojawia się lista budynków z bieżącej wspólnoty (księgi). Żaden budynek nie jest zaznaczony. Zaznaczenie budynku powoduje, że wszystkie lokale w tym budynku zostaną zaznaczone do wykonania czynności Zaznaczenie lokali w budynku można zmienić wchodząc w funkcję Wybierz lokale.
- żeby zaznaczyć budynek trzeba albo (a) ustawić się na linii z budynkiem i nacisnąć "enter" albo (b) kliknąć myszką w symbol budynku (kilkanie w inne pola nie przyniesie efektu).
- szybkie wyszukiwanie budynku: wpisać z klawiatury początkowe znaki symbolu budynku. Program ustawi się na pierwszym budynku, którego początkowe znaki symbolu będa identyczne z wprowadzonymi z klawiatury.
- Jeśli budynek nie jest zaznaczony, wybór lokali jest ignorowany - czynność nie zostanie wykonana dla żadnego lokalu w tym budynku.
- budynek "WZORZEC" jest pomijany przy wyborze budynków do wykonania czynności
- Jeśli zaznaczymy budynek do wybrania po raz pierwszy - to automatycznie są w nim zaznaczane wszystkie lokale. Jeśli "odznaczymy" ten budynek, to nic się z zaznaczeniami lokali nie dzieje. Przy wykonywaniu operacji program pominie wszystkie lokale w niezaznaczonych budynkach. Po powtórnym "zaznaczeniu " budynku Wybierz lokale pokaże nam stan taki jak przed odznaczeniem. Dzięki temu jeśli ktoś funkcją Wybierz lokale zaznaczy lokale, a potem pomyłkowo "odznaczy " budynek - jego praca nie pójdzie na marne.

Przypisywanie opłat: przypisz wszystkim, przypisz wybranym
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- jeśli jest już taka opłata - nic nie robi
- jeśli nie ma - dopisuje opłatę (dane opisowe: symbol, klasyfikacje, nazwę, wzór wyliczenia: cena i ilość), i rozwija symbole kont do dekretu (symbole kont strony Wn i MA i klasyfikacji)
Przypisywanie opłat: przypisz warunkowo
- funkcja umożliwia warunkowe przypisanie opłaty w zależności od wartości dwóch parametrów dla lokalu.
- jest wykorzystywana dla opłat skontruowanych tak, że różne opłaty są przypisywane w zależności np. od ilości osób. Na przykład dotyczyć to może opłat za śmieci.
- działa dla bieżącej opłaty. Najpierw wybieramy zakres lokali, dla których dodajemy wybraną opłatę. Następnie podajemy warunek:
- wybieramy parametr 1 (podpowiedź na F2) - na przykład parametr IL_OS
- następnie podajemy zakres parametru: większy od: zakres_dolny, mniejszy od: zakres_górny.
    opłata obowiązująca dla 1 osoby, zakres: 0 < IL_OSOB < 2
    opłata obowiązująca dla 2 osób, zakres: 1 < IL_OSOB < 3
    opłata obowiązująca dla 3 osób, zakres: 2 < IL_OSOB < 4
    opłata obowiązująca dla 4 i więcej osób, zakres: 3 < IL_OSOB < dowolnie duza liczba, np. 33
- następnie wybieramy parametr 2 (podpowiedź na F2) - na przykład parametr SEGREGACJA (0 - bez segregacji, 1 - z segregacją)
- następnie podajemy zakres parametru: większy od: zakres_dolny, mniejszy od: zakres_górny.
    dla śmieci segregowanych zakres: 0 < SEGREGACJA < 2
    dla śmieci niesegregowanych zakres: -1 < SEGREGACJA < 1
- można wypełnić symbol i zakresy tylko dla pierwszego parametru; jednakże przynajmniej jeden parametr powinien byc wypełniony.
Przypisywanie opłat: wszystkie
- przypisuje do każdego lokalu wszytskie zdefiniowane opłaty.

Zmiana dekretów
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- zmienia dekret opłaty: jeszcze raz rozwija symbole kont do dekretu (symbole kont strony Wn i MA i klasyfikacji)
Poleca się wykonywanie funkcji jeśli zmienił się dekret opłaty i chcemy taki zmieniony dekret przypisać wszystkim lokalom z zakresu. Normalnie, po zmianie dekretu opłaty każda nowo dodana opłata dla lokalu będzie miała zakładane konta do dekretu według nowego wzorca podanego w definicji opłaty. Nie zmienią się natomiast dekrety w dotychczas założonych opłatach dla lokali. Żeby zmienić dekrety w dotychczas założonych opłatach trzeba użyć funkcji Zmień dekrety. Uwaga: funkcja ta może mieć zastosowanie również wtedy, kiedy chcemy zmienić symbol klasyfikacji dla lokalu. Wówczas w definicji dekretu nic nie zmieniamy, w definicji lokalu (lub lokali) zmieniamy symbol konta klasyfikacji (lokale->operacje->zmień) i uruchamiamy funkcję zmień dekrety. Funkcja jeszcze raz utworzy nam symbol konta klasyfikacji do dekretu opłaty (nie trzeba dla każdego lokalu wchodzić w lokale->opłaty->dekret ).
Sprawdzenie dekretów
- dla wszystkich lokali we wspólnocie i wszystkich opłat zdefiniowanych we wspólnocie sprawdza dekrety przypisane do poszczególnych opłat w lokalch i porównuje je z dekretami, jakie zostałyby utworzone na podstawie aktualnej definicji opłaty. Czasem zarza się, że już po dodaniu opłat do lokali zmieniamy definicje opłaty w zakresie danych dotyczącyh dekretu księgowego. Musimy wówczas pamiętać o uruchomieniu funkcji Definicje->opłaty->Zmień dekrety aby zmiany te znalazły odzwierciedlenie w dekretach dla opłat dla poszczególnych lokali. Możemy również uruchomić funckję sprawdzającą, która wyświetli nam na ekranie (z możliwością wydruku) te lokale, dla których zapisane dekrety księgowe różnią się od dekretów, które zostałyby utworzone na podstawie aktualnej definicji opłaty.
Usuwanie opłat
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale" )
- usuwa opłatę pod warunkiem: bez żadnych warunków
Tworzenie klasyfikacji
- dla wybranego zakresu lokali ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale ")
- sprawdza dla każdego lokalu z zakresu czy lokal ma przypisaną opłatę. Jesli nie ma - nie wykonuje dla lokalu żadnych czynności.
- jeśli lokal ma przypisana opłatę - to tworzy symbol klasyfikacji według wzoru: klasyfikacja_budynku+klasyfikacja_lokalu+symbolu_rodzaju_kosztu(opłaty).
- sprawdza w planie do klasyfikacji czy jest to konto - jeśli nie, to dodaje nowe konto i nadaje mu nazwę zgodną z nazwą klasyfikacji przypisanej do opłaty.
- jeśli w planie do klasyfikacji jest już takie konto - to tylko uaktualnia jego nazwę.
Funkcja jest przydatna gdy dla lokali są wystawiane rachunki albo faktury, które sa ksiegowane z modułu fakturowania. Wówczas w planie do klasyfikacji zakładały się konta o nazwach: "Konto o symbolu .....". Dzięki zastosowaniu tej funkcji mozna bedzie zakładac o konta o nazwach pozwalających zidentyfikowac rodzaj informacji gromadzonych na kontach. - to z modułu fakturowania. Warunek: sposób tworzenia symbolu klasyfikacji musi być "BLO".

Stałe

Możliwe jest zdefiniowanie stałych, których wartość jest wyliczana jednorazowo przed wykonaniem każdego naliczenia opłat. Patrz też opis: Definicje->Stałe.

Druk
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie opłat. Wstępnie drukowane sa następujące dane dotyczące opłaty: symbol, nazwa, jednostka miary, stawka VAT, numer PKWiU, wzór na wyliczenie ceny opłaty, wzór na wyliczenie ilości opłaty. Możliwe jest zdefiniowanie własnego zestawu danych dla każdej drukowanej opłaty (funkcja Kolumny).

Definicje kosztów

Uwagi:
1. Jeśli wybierzemy sposób rozpisywania kosztów "rozpisywać na lokale całą kwotę" musimy podać formułę na "kwotę kosztu do rozpisania".
2. Jeśli wybierzemy sposób rozpisywania kosztów "rozpisywać na lokale według" musimy podać symbol formuły wg której będą liczone kwoty na poszczególne lokale. Jeśli zostawimy pole "kwota kosztu do rozpisania" puste - to wtedy rozpisywana będzie cała kwota.
3. Jeśli wybierzemy sposób rozpisywania kosztów "nie rozpisywać na lokale" to jeśli zostawimy pole "kwota kosztu do rozpisania" puste - to wtedy cała kwota kosztu będzie zaksięgowana na jedno konto.

Dostępne funkcje:
- Dalej - akceptacja i zapisanie zmian w definicji kosztu lub dodanie nowej definicji kosztu.
- Zrezygnuj - rezygnacja ze zmian lub wprowadzania definicji kosztu.
- Zobacz koszty - funkcja umożliwiająca testowanie wprowadzonych definicji kosztu. Po podaniu kwoty kosztu do rozliczenia funkcja wyświetla części kwoty kosztu przypadające na poszczególne lokale.

W sprawach dotyczących tworzenia dekretu księgowego dla rozliczenia kosztów - patrz opis menu Wspólnoty->Koszty->Zobacz koszty->Dekret.

Formuła na kwotę kosztu do rozpisania: przykłady na treść formuły:
- KOSZT = cała kwota kosztu (cała kwota faktury)
- KOSZT*0,10 = 10% kwoty kosztu
- KOSZT/2 = połowa kwoty kosztu.
- KOSZT - KOSZT_W = kwota kosztu (faktury) pomniejszona o kwotę wpisaną przez użytkownika podczas rejestracji kosztu.

Koszt wieloskładnikowy
Koszty wieloskładnikowe stosuje się w sytuacji, kiedy do rozpisania całej kwoty kosztu należy zastosować kilka rodzajów kosztów. Na przykład przy rozliczaniu faktury zakładu ciepłowniczego część kwoty należy rozliczyć według liczników wody, część według liczników zużycia ciepła, a część według powierzchni lokalu. Wtedy należy wprowadzić trzy koszty o takim samym symbolu. Każdy z kosztów będzie zawierał sposób rozliczania pewnej części całkowitej kwoty faktury. W pozycji "kwota kosztu do rozpisania" wpisujemy wówczas formułę pozwalającą wydzielić z ogólnej kwoty faktury kwotę, którą będziemy rozliczać według tego rodzaju kosztu. W celu wydzielenia poszczególnych części z ogólnej kwoty faktury możemy również posługiwać się opcją "Wprowadzić kwotę" - w formułach, w których wykorzytsujemy wartość wpisaną przez uzytskownika używamy zmiennej KOSZT_W. Należy pamietać o tym, że zmienna KOSZT oznacza całą kwotę faktury i może być używana w formułach we wszystkich składnikach kosztu wieloskładnikowego, natomiast zmienna KOSZT_W dotyczy tylko jednego składnika kosztu. Wpisanie w formułę na kwotę kosztu do rozpisania zmiennej KOSZT_W powoduje uruchomienie okienka z żądaniem podania kwoty. Jeśli następny składnik kosztu też będzie zawierał w formule na kwotę kosztu do rozpisania zmienną KOSZT_W, program ponownie zażąda podania kwoty.
Do rozpisania faktury przychodzącej wpisuje się jeden symbol kosztu, a rozpisywanie odbywa się według wszystkich zdefiniowanych kosztów o tym symbolu. Program nie sprawdza czy cała kwota ulegnie rozpisaniu - to musi zapewnić prawidłowe wpisywanie formuł na kwoty kosztów do rozpisania. Róznicę pomiędzy całkowitą kwotą faktury, a sumą wynikającą z rozpisania kosztów program zapisuje na koncie zaokrągleń. Jeli kwota na koncie zaokragleń jest niewielka, to nalezy przyjąć, że jest to wynik stosowania zaokragleń w obliczeniach. Jeśli jest to kwota znacząca - prawdopodobnie został popełniony błąd przy definiowaniu formuł w definicji kosztu.

Zobacz koszty
Funkcja służąca do obejrzenia wyliczonych wartości kosztów dla lokali. Po uruchomieniu funkcji program wyliczy wartość kosztu dla wszytskich lokali i wyświetli okienko z wyliczonymi danymi. W okienku dane dotyczące poszczególnych loklai będa wyświetlane w kolejnych wierszach okienka. Każdy wiersz zawiera następującą informację:
- symbol (numer) lokalu
- nazwę (opis) lokalu
- nazwę (opis) budynku
- wartość współczynnika, według którego jest wyliczana kwota na loklal
- wartość kosztu
Uwaga: Wyświetlane są dane dotyczące wszytskich zdefiniwanych lokali we wszystkich budynkach. Dane są wyświetlane w kolejności wprowadzenia lokali w rejestrze. Funkcja Zobacz koszty umożliwia przeglądanie wartości tylko dla kosztów jednoskładnikowych. Każdy ze składników kosztu wieloskładnikowego jest przeglądany osobno. Wyliczenie zbiorcze, uwzględniające wszystkie składniki kosztu uzyskamy dopiero po rozpisaniu kosztu (Koszty -> Rejestracja->Faktury -> Rozpisz koszt).
W okienku dostępne są następujące funkcje:
- Zobacz
    - Lokal
    - Budynek
- Znajdź
    - Właściciela
    - Lokal
    - Następny lokal
- Drukuj

Drukuj
Funkcja służy do wydrukowania wyliczonych wartości kosztów. Użytkownik może wybrać zakres lokali do umieszczenia na wydruku (pod klawiszem F2 podpwiedź: wyświetla sie rejestr lokali). Dodatkowo użytkownik może wybrać opcję umożliwiającą drukowanie oprócz danych lokalu również danych właściciela lokalu.

Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie kosztów. Wstępnie drukowane są następujące dane dotyczące kosztu: symbol, nazwa, symbol rodzaju kosztu, symbol formuły wyliczającej kwotę kosztu, symbol formuły: "Rozpisywac na lokale według..." Możliwe jest zdefiniowanie własnego zestawu danych dla każdego drukowanego kosztu (funkcja Kolumny).

Definicje rozliczeń mediów
Funkcja służy do wprowadzania definicji rozliczeń mediów. Definicje rozliczeń określają sposób okresowego rozliczania mediów dla poszczególnych lokali. Uruchamianie z menu: Definicje->Rozliczenia mediów.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych rozliczeń.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Liczniki
- Opłaty
- Okresy
- Lokale
- Pokaż dokumenty
- Drukuj

Ogólne zasady definiowania rozliczeń:
Pod pojęciem rozliczenia rozumie się rozliczenie pewnego rodzaju opłaty, która charakteryzuje się tym, że co miesiąc są pobierane od lokatorów zaliczki. Następnie zaliczki należy skonfrontować z rzeczywistymi odczytami urządzeń pomiarowych. Czyli rozliczeniu mogą podlegać takie media jak np. ciepła woda, centralne ogrzewanie, zimna woda. Przyjmuje się, że rozliczeniu nie musi podlegać jeden licznik i jedna związana z nim opłata. Może tak być, że kilka liczników lub kilka opłat stanowią jeden sposób rozliczenia według jednej ceny. Przykładowo podczas rozliczania ciepłej wody rzeczywiste zużycie odczytujemy z dwóch liczników ciepłej wody na dwóch pionach. Rozliczenie zawsze odbywa się za podany okres. Dla każdego rodzaju rozliczenia definiujemy stawki cenowe obowiązujące w każdym z 12 miesięcy roku obrachunkowego. Dla każdego rodzaju rozliczenia można zdefiniować własne okresy rozliczeniowe. Okresy rozliczeniowe obejmują w sumie jeden rok obrachunkowy i składają się z 12 miesięcznych modułów, które można łączyć. Najmniejszym okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc,a najwiekszym - jeden rok. Wynikiem rozliczenia mediów jest kwota wyliczana dla każdego lokalu (zwiększająca lub zmniejszająca obciążenie loklatora).
W naszym programie zaliczki uzyskujemy określając rodzaje opłat, które biorą udział w rozliczeniu (menu: Definicje->Rozliczenia mediów->Opłaty). Wartości zaliczek są pobierane z naliczeń dla miesięcy. Rzeczywiste zużycie danego rodzaju medium określamy na podstawie odczytów liczników przypisanych do rozliczenia (menu: Definicje->Rozliczenia mediów->Liczniki) oraz ceny określonej w definicji rozliczenia (menu: Definicje->Rozliczenia mediów->Operacje->Dodaj). Okresy, dla których jest wykonywane rozliczenie definiujemy w menu: Definicje->Rozliczenia mediów->Okresy. Ponadto należy określić zakres lokali, dla których jest wykonywane dane rozliczenie (menu: Definicje->Rozliczenia mediów->Lokale).
Jest możliwość zdefiniowania również specyficznego rodzaju rozliczeń mediów, nazywanego Rozliczeniem opłat w czasie lub Rozliczeniem zaliczek. W klasycznym rozliczeniu mediów mamy z jednej strony naliczenia opłat (zaliczki) pobrane z dokumentów naliczeń, a z drugiej strony rzeczywistą kwotę do zapłaty wyliczoną ze wzoru: cena_z definicji_rozliczenia * zużycie_licznika. Dla rozliczenia opłat w czasie rzeczywistą kwotę do zapłaty wyliczamy ze wzoru: cena_z_definicji_rozliczenia * wyliczona_wartość_opłaty, gdzie wartość opłaty jest wyliczana na podstawie definicji opłaty i zmian w wartości parametru służącego do jej wyliczenia lub pobierana jest bezpośrednio z zapisów na kontach kosztowych dla lokali lub jest wyliczana na podstawie definicji kosztu. Szczegółowy opis - patrz Rozliczenie opłat w czasie.
Szczegółowe rozpatrzenie różnych przypadków rozliczeń mediów umieszczono w Praktycznych zasadach wykonywania rozliczeń mediów.

Dodawanie/zmienianie definicji rozliczenia:
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji rozliczenia:
- Symbol rozliczenia - skrócona nazwa rozliczenia, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji rozliczenia. Symbole rozliczenia nie mogą się powtarzać.
- Rodzaj rozliczenia (klasyfikacja) - ostatnia część symbolu konta do klasyfikacji określająca rodzaj kosztu. Po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź z rejestru rodzajów kosztów/opłat.
- Dane linii rozliczenia:
    - Treść - opis rozliczenia
    - Opis dodatkowy - dodatkowy opis rozliczenia
    - stawka VAT: stawka VAT, po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź.
    - PKWiU- numer według klasyfikacji PKWiU
- Dekret strona Wn:
    -podajemy symbol konta (syntetycznego), na którym księgujemy rozrachunki z właścicielami (czyli kontrahentami). Uwaga: nie należy podawać symbolu pełnego konta analitycznego (wraz z symbolem kontrahenta). Podczas wykonywania funkcji Polecenie księgowania program sam dopisuje symbol kontrahenta. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
- Dekret strona Ma:
    - Konto: podajemy symbol konta (analitycznego), na którym księgujemy naliczenia opłat użytych w rozliczeniu. Po naciśnięciu klawisza F2 pojawia się rejestr z planem kont.
    - Wzorzec konta klasyfikacji: podajemy sposób tworzenia symbolu konta klasyfikacji (jeśli podane konto analityczne ma atrybut "konto do klasyfikacji"). Po naciśnięciu klawisza F2 - podpowiedź : możliwe wzorce symbolu konta.
- Rozliczenie zaliczek:
Uzupełniamy tylko jeśli według wpisywanej definicji będzie wykonywanie Rozliczenie opłat w czasie. Wybieramy sposób wyliczenia rzeczywistej wartości opłaty. Szczegóły - patrz opis Rozliczenie opłat w czasie.
- Ceny w miesiącach - stawki cenowe obowiązujące dla rozliczenia w każdym z 12 miesięcy roku.
Uwaga: w zależności od ustawienia parametru wartości opłat (Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot->Księgowanie naliczeń -> Wartości opłat) podajemy dla poszczególnych miesięcy ceny brutto lub netto. Patrz też opis Możliwość wyliczania wartości netto/brutto/vat opłat wychodząc od ceny netto/brutto
- Ilość znaków po kropce: Pozwala wprowadzić ceny netto dla poszczególnych miesięcy z dokładnością większą niż 2 miejsca po przecinku: podajemy żądaną dokładność.
- Współczynnik - należy podać symbol parametru określającego współczynnik. Wykorzystanie współczynnika: jako dodatkowy mnożnik podczas wyliczania wartości zużycia z liczników. Jeżeli w definicji rozliczenia mediów jest podany symbol współczynnika to podczas obliczeń dla każdego lokalu program odszukuje wartość parametru dla lokalu i wyliczoną wartość mnoży przez wartość parametru. Jeżeli lokal nie ma przypisanego parametru o symbolu współczynnika lub wartość parametru jest pusta - to współczynnik jest ignorowany.
-Dodatkowa opłata: - zestaw pól do zdefniowania dodatkowej opłaty ryczałtowej - patrz opis poniżej.

Ponadto w okienku pojawiają się klawisze umożliwiające wywołanie funkcji służących do uzupełnienia pozostałych składników definicji rozliczenia: Liczniki, Opłaty, Okresy, Lokale.

Jest możliwość dodania do każdego dokumentu rozliczenia mediów dodatkowej opłaty ryczałtowej. Stosuje się ją zazwyczaj wtedy, kiedy wspólnota obciąża mieszkańców kosztami adminstarcyjnymi związanymi z odczytywaniem liczników i rozliczaniem mediów. W odróżnieniu od opłat przypisanych do naliczeń, opłata ta nie jest naliczana co miesiąc, a jedynie jest dołączana do dokumentu rozliczeń mediów. W programie przewidziano dwa różne sposoby naliczania opłaty ryczałtowej:
- jako procent od wartości brutto zużycia wyliczonego na podstawie odczytów liczników.
- jako opłata stałej wysokości; wysokość opłaty jest podawana w definicji rozliczenia mediów.

1. Należy zdefiniować nową opłatę związaną z ryczałtem - funkcją Definicje->Opłaty->Dodoaj. Istotny jest symbol opłaty, treść opłaty, stawka VAT oraz konta księgowe do dekretowania. Nie należy przypisywać opłaty do żadnego loklau. Z tej definicji będziemy pobierać nazwę opłaty do wydruku oraz stawkę VAT do wyliczenia wartości netto, vat, brutto. W zależności od ustawienia parametru dla naliczeń "wyliczać od netto". "wyliczać od ceny brutto" należy podać jako wartośc stała opłaty wartośc netto lub brutto. Jeśli dodatkowa opłata ma stawkę SZW to oczywiście jest bez znaczenia.

2. W definicji rozliczenia mediów wypełnić pola związane z dodatkową opłatą ( ramka Dodatkowa opłata na dole ekranu do wprowadzania/zmieniania definicji rozliczenia)
a. jeśli nie zaznaczy się ptaszkiem żadnej z opcji "Dodać opłatę"- to program nie doda opłat ryczałtowej.
b. jeśli zaznaczy się ptaszkiem Dodać opłatę ryczałtową naliczaną od wartości rozliczenia:
- należy podać % wg którego nalicza się wartość dodatkowej opłaty
- należy podać symbol opłaty z rejestru opłat (z tej opłaty będziemy pobierać opis i stawki VAT dla opłaty - tak jak opisano w pkt.1.)
- jak program wylicza wartość opłaty:
-- sumuje dla lokalu wartości brutto za zużycie wody  - czyli zapisy związane z licznikami.
-- wylicza wartość opłaty dodatkowej mnożąc wartość brutto zużycia wg liczników przez procent podany w definicji rozliczenia
-- dolicza vat zgodnie z definicją opłaty
-- wyliczoną wartość opłaty dodatkowej dodaje do sumy dla lokalu   oraz do sumy dla dokumentu
-- w pliku z zapisami rozliczeń dla lokali dodaje nowy rekord z wartością ryczałtu: brutto, netto, vat wyliczone zgodnie ze stawką z definicji opłaty oraz z ustawieniem parametru dla naliczeń: wartości opłat Wyliczać od ceny netto, Wyliczać od ceny brutto.
c. jeśli zaznaczy się ptaszkiem Dodać opłatę ryczałtową w stałej wysokości:
- należy podać wartość dodatkowej opłaty. W zależności od ustawienia parametru dla naliczeń: wartości opła: Wyliczać od ceny netto, Wyliczać od ceny brutto należy podać jako wartość stałą opłaty wartość netto lub brutto. Jeśli dodatkowa opłata ma stawkę SZW to oczywiście jest bez znaczenia.
- należy podać symbol opłaty z rejestru opłat (z tej opłaty będziemy pobierać opis i stawki VAT dla opłaty - tak jak opisano w pkt.1.)
- możliwe jest również zaznaczenie dodatkowych opcji:
-- Mnożyć opłatę w stałej wysokości przez ilość miesięcy w okresie - po zaznaczeniu tej opcji podana wartość stałej opłaty jest mnożona przez ilość miesięcy w rozliczanym okresie.
-- Dodawać opłatę w stałej wysokości gdy nie ma odczytów w okresie - jeśli nie zaznaczymy tej opcji, to stała opłata nie jest dodawana jeśli dla lokalu dla rozliczenia nie ma żadnych zapisów (czyli ne ma ani opłat ani wartości zużycia według liczników). Jeśli zaznaczymy tą opcję, to dla lokalu przypisanego do rozliczenia zawsze będzie dodawana opłata w stałej wysokości.
- jak program wylicza wartość opłaty:
-- pobiera wartość opłaty z definicji rozliczenia (ewentualnie mnoży ją przez ilość miesiący w okresie jeśli zaznaczono odpowiednią opcję)
-- dolicza vat zgodnie z definicją opłaty
-- wyliczoną wartość opłaty dodatkowej dodaje do sumy dla lokalu  oraz do sumy dla dokumentu,
-- w pliku z zapisami rozliczeń dla lokali dodaje nowy rekord z wartością ryczałtu: brutto, netto, vat wyliczone zgodnie ze stawką z definicji opłaty oraz z ustawieniem parametru dla naliczeń: wartości opłat Wyliczać od ceny netto, Wyliczać od ceny brutto.
UWAGA: można zaznaczyć dodanie obu opłat: stałej i procentowej, program doda dla każdego lokalu obie opłaty (ale ich nazwa będzie taka sama).

3. Działanie podczas wykonywania rozliczenia mediów:
a. pierwsza część rozliczenia bez zmian: program wykonuje obliczenia i na ekranie pojawia się wynik rozliczenia. UWAGA: w tym momencie dodatkowa opłata jeszcze nie jest naliczona i nie pojawia sie na ekranie. Nie należy się tym martwić. Należy wybrać Zapisz: podczas zapisywania dokumentu program doliczy do każdego lokalu dodatkową opłatę.
b. żeby zobaczyć co program naliczył należy się ustawić na dokumencie rozliczenia i wybrać Zobacz.

4. Wystawianie faktur:
Podczas wystawiania faktur, jeśli program napotka dodatkową opłatę ryczałtową, to:
- dodaje do treści zapisu faktury po znaku "/" nazwę opłaty.
- ilość = 1
- cena = wartość brutto opłaty (gdy ustawione w parametrach naliczenia Wyliczać od ceny brutto)
- cena = wartość netto opłaty (gdy ustawione w parametrach naliczenia Wyliczać od ceny netto)
- kwoty brutto, netto, vat - przepisane bezpośrednio z dokumentu rozliczenia mediów
- jednostka i stawka - pobierane z definicji opłaty

5. Wydruki: dodatkowa opłata pojawia się na wydrukach rozliczeń mediów i w korespondencji seryjnej. Wartość brutto tej opłaty ryczałtowej pojawia się w kolumnie Wartość zużycia brutto i jest sumowana do ogólnego rozliczenia jako obciążenie.

Funkcja służy do przypisania liczników do rozliczenia. Podczas wykonywania rozliczenia odczyty z przypisanych liczników będą służyć do wyliczenia rzeczywistego zużycia (czyli kosztu zużytych mediów dla poszczególnych lokali). Można przypisać więcej niż jeden licznik do rozliczenia (na przykład pomiar zużycia wody jest odczytywany z dwóch liczników na dwóch różnych pionach). Licznik może być przypisany do więcej niż jednego rozliczenia - na przykład jeden licznik odczytujący zużycie zimnej wody może być brany pod uwagę do trzech rozliczeń: zimnej wody, ciepłej wody i odprowadzenia ścieków.
Dodawanie liczników: ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii w okienku - pojawia się nowa linia z możliwością wprowadzania danych. Podajemy symbol licznika - po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź- rejestr zdefiniowanych liczników. Inny sposób dodania nowego licznika: równoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl oraz PageUp.
Usuwanie liczników: ustawiamy się kursorem na linii zawierającej licznik do usunięcia i jednocześnie naciskamy klawisze Ctrl oraz PageDown.
Jeżeli w definicji nie przypiszemy do rozliczenia liczników - będzie wykonywane Rozliczenie opłat w czasie - patrz opis.

Opłaty
Funkcja służy do przypisania opłat do rozliczenia. Podczas wykonywania rozliczenia wartości opłat odczytane z naliczeń dla poszczególnych miesięcy będą służyć do wyliczenia zaliczek wnoszonych przez poszczególnych właścicieli na poczet kosztu zużycia mediów. Można przypisać więcej niż jedną opłatę do rozliczenia. Inaczej niż dla liczników, opłata nie może być przypisana do więcej niż jednego rozliczenia.
Dodawanie opłat: ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii w okienku - pojawia się nowa linia z możliwością wprowadzania danych. Podajemy symbol opłaty - po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź - rejestr zdefiniowanych opłat. Inny sposób dodania nowej opłaty: równoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl oraz PageUp.
Usuwanie opłat: ustawiamy się kursorem na linii zawierającej opłatę do usunięcia i jednocześnie naciskamy klawisze Ctrl oraz PageDown.

Lokale
Funkcja służy do przypisania lokali do rozliczenia. Podczas wykonywania rozliczenia wartości opłat oraz odczyty liczników są pobierane tylko dla lokali przypisanych do rozliczenia. Można przypisać wszystkie lokale do rozliczenia lub tylko niektóre lokale. Szczególnie przydatne jest przypisywanie lokali do rozliczenia jeśli np. mamy różne ceny mediów w zależności od rodzaju lokalu (lokal własnościowy, lokatorski, lokal użytkowy). Może też się zdarzyć , że i nie wszystkie lokale we wspólnocie są wyposażone w liczniki i część lokali rozlicza się ze zużycia mediów na podstawie ilości osób mieszkających w lokalu - wówczas takie lokale w ogóle nie uczestniczą w żadnym rozliczeniu mediów. Można przypisać więcej niż jeden lokal do rozliczenia, lokal może być przypisany do więcej niż jednego rozliczenia.
Dodawanie lokali: ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii w okienku - pojawia się nowa linia z możliwością wprowadzania danych. Podajemy symbol budynku ( po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź- rejestr zdefiniowanych budynków), a następnie symbol lokalu w budynku (po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź- rejestr lokali w budynku ouprzednio podanym symbolu). Inny sposób dodania nowego lokalu: równoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl oraz PageUp.
Usuwanie lokali: ustawiamy się kursorem na linii zawierającej lokal do usunięcia i jednocześnie naciskamy klawisze Ctrl oraz PageDown.
Operacje zbiorcze dla lokali
Należą do nich:
- przypisywanie lokali do rozliczenia
- usuwanie lokali z rozliczenia
Operacje zbiorcze mają ułatwić pracę podczas definiowania nowego rozliczenia mediów dla wspólnoty. Umożliwiają o przypisanie/usunięcie więcej niz jednego lokalu do rozliczenia. Wykonanie: wybieramy zakres budynków i lokali, których ma dotyczyć operacja przypisania i naciskamy klawisz Dalej. Operacje zbiorcze są dostępne dla wszystkich lokali we wspólnocie lub dla wybranego zakresu lokali.
Po zakończeniu wykonywania operacji zbiorczych pojawia się komunikat informujący o ilości lokali, w których wykonano operację. Można również wydrukować raport szczegółowy z informacją dla poszczególnych lokali.
Wybór lokali w budynkach
Jeśli operacje zbiorcze chcemy wykonać dla określonego zakresu lokali, pojawi się okienko służące do wyboru lokali w budynkach.
- w oknie pojawia się lista budynków z bieżącej wspólnoty (księgi). Żaden budynek nie jest zaznaczony. Zaznaczenie budynku powoduje, że wszystkie lokale w tym budynku zostaną zaznaczone do wykonania czynności Zaznaczenie lokali w budynku można zmienić wchodząc w funkcję Wybierz lokale.
- żeby zaznaczyć budynek trzeba albo (a) ustawić się na linii z budynkiem i nacisnąć klawisz Enter albo (b) kliknąć myszką w symbol budynku (kilkanie w inne pola nie przyniesie efektu).
- szybkie wyszukiwanie budynku: wpisać z klawiatury początkowe znaki symbolu budynku. Program ustawi się na pierwszym budynku, którego początkowe znaki symbolu będa identyczne z wprowadzonymi z klawiatury.
- Jeśli budynek nie jest zaznaczony, wybór lokali jest ignorowany - czynność nie zostanie wykonana dla żadnego lokalu w tym budynku.
- budynek "WZORZEC" jest pomijany przy wyborze budynków do wykonania czynności
- Jeśli zaznaczymy budynek do wybrania po raz pierwszy - to automatycznie są w nim zaznaczane wszystkie lokale. Jeśli "odznaczymy" ten budynek, to nic się z zaznaczeniami lokali nie dzieje. Przy wykonywaniu operacji program pominie wszystkie lokale w niezaznaczonych budynkach. Po powtórnym "zaznaczeniu " budynku Wybierz lokale pokaże nam stan taki jak przed odznaczeniem. Dzięki temu jeśli ktoś funkcją Wybierz lokale zaznaczy lokale, a potem pomyłkowo "odznaczy " budynek - jego praca nie pójdzie na marne.

Okresy
Funkcja służy do zdefiniowania okresów rozliczeniowych dla rozliczenia. Rozliczenia mediów są wykonywane dla określonych interwałów czasowych, nazywanych okresami. Może być maksymlanie 12 okresów (po jednym dla każdego miesiąca). Dla jednego rozliczenia musi być ciągłość miesięcy w zdefiniowanych okresach - czyli jeśli okres numer 1 kończy się w miesiącu maju, to okres numer 2 musi się zaczynać od czerwca. Podczas wykonywania rozliczenia mediów (patrz opis funkcji Rozliczenie) dla wybranego okresu rozliczeniowgo program odczytuje naliczenia opłat oraz odczyty liczników tylko w zakresie miesięcy należących do okresu.
Po wybraniu okresu możliwe jest obejrzenie dokumentów rozliczeń mediów wykonanych dla tego okresu oraz statusów poszczególnych lokali dla wybranego okresu.
Statusy dla okresu rozliczenia mediów
Status okresu rozliczeniowego jest określany na podstawie statusu wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia. Możliwe statusy:
- Rozliczony - gdy jest wykonane rozliczenie końcowe dla wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia. Wykonane rozliczenie jest zaksięgowane (czyli wykonano dla tego rozliczenia polecenie księgowania). Dla okresu rozliczonego nie można wykonywać rozliczeń ani korekt rozliczeń.
- W trakcie - gdy są lokale przypisane do rozliczenia, które nie mają wykonanego rozliczenia końcowego dla okresu. Dla okresu o statusie W trakcie można wykonywac rozliczenia mediów.
- Nierozliczony - gdy żaden lokal przypisany do rozliczenia nie jest rozliczony w okresie.
Stopniowanie statusów: nierozliczony, w trakcie, rozliczony.
Zmiana statusu okresu:
Automatyczna zmiana statusu okresu polega na tym, że po każdej operacji dodania rozliczenia, zaksięgowania lub usunięcia rozliczenia sprawdzane są statusy wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia i na tej podstawie jest ustalany status okresu. Możliwa jest również zmiana statusu okresu przez użytkownika. Jest to funkcja dostępna jedynie dla administrtora uruchamiana z menu: Obsługa->Administartor wspólnoty->Rozliczenie mediów->Okresy->Okresy->Status okresu->Zmień status.
Statusy lokali dla okresu
Po wybraniu okresu możliwe jest obejrzenie statusów poszczególnych lokali przypisanych do rozliczenia (funkcja Pokaż statusy lokali).Każdy lokal ma swój osobny status dla każdego rozliczenia, do którego jest przypisany i dla każdego okresu zdefiniowanego dla tego rozliczenia.
Możliwe statusy dla wybranego rozliczenia i wybranego okresu:
- Nierozliczony - dla lokalu nie było wykonane rozliczenie w wybranym okresie
- W trakcie - dla lokalu było wykonane rozliczenie końcowe w okresie lub rozliczenie częściowe w okresie, ale żadne rozliczenie nie jest zaksięgowane. Pozwala wykonać jeszcze raz rozliczenie dla tego loklau i okresu ale ostrzega, że zostało wykryte wykonane rozliczenie.
- Rozliczony częściowo - wykonano rozliczenie częściowe i rozliczenie częściowe jest zaksięgowane.
- Rozliczony - dla lokalu wykonano rozliczenie końcowe w okresie i rozliczenie to jest zaksięgowane. Rozliczone lokale są pomijane podczas wykonywania rozliczenia w okresie (nawet jeśli wybrano dany lokal lub zaznaczono wykonanie rozliczenia dla wszystkich lokali).
Stopniowanie statusów: nierozliczony, w trakcie, rozliczony częściowo, rozliczony.
Wyjaśnienie pojęć rozliczenie końcowe, rozliczenie częściowe w okresie - parz opis Rozliczenie końcowe, częściowe okresu.
Zmiana statusu lokalu:
Automatyczna zmiana statusu lokalu polega na tym, że po każdej operacji dodania rozliczenia, zaksięgowania lub usunięcia rozliczenia sprawdzane i uaktualniane są statusy wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia. Możliwa jest również zmiana statusu lokalu przez użytkownika. Jest to funkcja dostępna jedynie dla administratora uruchamiana z menu: Obsługa->Administartor wspólnoty->Rozliczenie mediów->Okresy->Okresy->Statusy lokali->Uaktualnij statusy.

Pokaż dokumenty
Funkcja służy do obejrzenia dokumentów wystawionych dla wybranego rozliczenia mediów. Dokumenty rozliczenia mediów wprowadzamy z menu: Dokumenty->Rozliczenia mediów->Rozliczenie

Drukuj
Funkcja umożliwia drukowanie listy zdefiniowanych w programie rodzajów rozliczeń mediów. Wstępnie drukowane są następujące dane dotyczące rozliczenia: symbol, nazwa, rodzaj kosztu, stawka VAT, numer PKWiU, symbol konta WN, symbol konta Ma. Możliwe jest zdefiniowanie własnego zestawu danych dla każdego drukowanego rozliczenia (funkcja Kolumny).

Definicje sprawozdań
Funkcja służy do wprowadzania definicji rozliczeń rocznych czyli sprawozdań fianansowych. Uruchamianie z menu: Definicje->sprawozdania finansowe.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych sprawozdań.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Linie: definiuj
- Kolumny
- Drukuj: wydruk testowy, wydruk dla lokalu

W jaki sposób wykonywany jest wydruk ?
Zasady ewidencji danych:
1. koszty i przychody (zaliczki) dotyczące wybranego właściciela ewidencjonowane są na kontach klasyfikacji pomocniczej, gdzie każdy właściciel posiada swoje konto zbiorcze i analityczne składniki opłat. Na klasyfikację (analityczną) koszty wchodzą z zespołu kont „4”, a przychody z zespołu kont „7”.
Przykład klasyfikacji:
* WO Wspólnota Odkryta
     WO/001 Rogala Marek
WO/001CW Ciepła woda
WO/001ZW   Zimna woda
WO/001CO   Centralne ogrzewanie
   WO/001FR    Fundusz remontowy
   WO/001WN Wywóz nieczystości
......
......
Dodając nowy lokal (Zasoby->Budynki->Lokale->Operacje-> Dodaj) podajemy symbol klasyfikacji (jest to klasyfikacja zbiorcza, która wcześniej jest założona w części FK – WO/001). Do lokalu przypisuje się właściciela, którego symbol pobierany jest z rejestru kontrahentów. Zazwyczaj symbole te są takie same (symbol klasyfikacji = symbol kontrahenta), ale może zdarzyć się również, że będzie on różny, dlatego bardzo ważne jest powiązanie tych dwóch symboli w części wspólnot.
2. Rozrachunki z włścicielami są ewidencjonowane na kontach rodzajowych - rozrachunkowych - zespół kont "2". W zalezności od potrzeb można utworzyć jedno lub kilka kont rozrachunkowych dla jednego właściciela (np. można osobno ewidencjonować wpłaty na fundusz remontowy i wpłaty na eksploatację). Właściciela identyfikujemy zawsze poprzez symbol kontrahenta przypisany do lokalu.

Wydruk Sprawozdanie finansowe jest używany w celu dokonania rozliczenia rocznego wspólnoty. Rozliczenie to polega na podsumowaniu kosztów poniesionych przez wspólnotę ogółem oraz na poszczególne lokale i porównaniu kosztów poniesionych z naliczonymi zaliczkami (opłatami), którymi zostali obciążeni poszczególni właściciele lokali. Uwaga: należy zwrócic uwagę, że określenie "naliczone zaliczki na właścicieli" nie jest jednoznaczne z określeniem "wpłaty dokonane przez właścicieli". Podczas definiowania wydruku określamy w liniach poszczególne rodzaje kosztów poniesionych przez wspólnotę, które chcemy wyszczególnić na sprawozdaniu, a w kolumnach określamy sposób wyliczenia poszczególnych wartości dla lokali. Generalnie określenie sposobu wyliczenia wartości w kolumnach polega na wskazniu, z którego konta ksiegowego (lub z których kont) należy pobrać salda i obroty. Wpisany wzór wyliczenia wartości pozycji określa sposób ogólny. Podczas wykonywania sprawozdania do wzoru (wyrażenia) są podstawiane dane dla poszczególnych lokali (kontrahentów). Sam wydruk wykonujemy i drukujemy na poszczczególne lokale w menu Korespondencja seryjna->Sprawozdania finansowe. Podczas wykonywania wydruku program wylicza wartości dla poszczególnych pozycji sprawozdania określonych przez: linię oraz kolumnę. Wartości są wyliczane dla każdego lokalu osobno. Wartości są wyliczane dla podanego zakresu dat. Można zmienic zakres dat dla poszczególnych kolumn - patrz opis Definiowanie zakresu dat dla wydruku.

Definicje bilansu i rachunku
Funkcja służy do wprowadzania wzorów bilansu i rachunku wyników. Uruchamianie z menu: Definicje->Bilans i rachunek.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych sprawozdań.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Definicje: kolumny, linie, ustaw księgi, definicje zmiennych
- Drukuj: wydruk testowy, drukuj

Definicje:
Kolumny - pozwala zdefiniować kolumny, do wyboru tylko cztery rodzaje: wiersz, nazwa, poprzedni rok, bieżący rok
Linie - definiuje linie sprawozdania, patrz opis Definiowanie linii.
Ustaw księgi - określa, które księga jest "bieżąca", a która "poprzednia". Ustawienie jest zdefiniowane dla bieżącej księgi, każda księga mi inną definicję.
Jeśli pole "bieżąca księga" jest puste, to ustawiania jest bieżąca księga. Jeśli pole "poprzednia księga" jest pusta, to przyjmowana jest wartośc pola "bieżąca księga"
Definicje zmiennych - patrz opis Zmienne

Drukuj
Wydruk testowy - nie nalicza kwot, pozwala sprawdzić szatę graficzną zdefiniowanego sprawozdania.
Wydruk - docelowy wydruk z naliczonymi kwotami.

Każda linia określa linię na wydruku w kolejności wprowadzania.
Pierwsza kolumna określa rodzaj linii. Dopuszczalne wartości są następujące:
OPIS - linia nie jest wpisywana w kolumny, linia jest tworzona poprzez złożenie kolumny "wiersz" i "nazwa". Pozwala wprowadzić linie z nagłówkiem, "Warszawa, dnia ..", "Osoba drukująca" itp. Pozwala także tworzyć dodatkowe tabelki. W linii można dodać znaki do tworzenia tabelek w nastepujący sposób:
$a - lewy, górny narożnik
$b - prawy, górny naroznik
$c - lewy, dolny narożnik
$d - prawy, dolny narożnik
$- - linia pozioma
$| - linia pionowa

L_G - górna linijka "otwierająca" całej tabelki
L_D - dolna linijka "zamykająca" tabelki
L_K - środkowa linia tabelki odzielająca
L_N - nagłówek tabelko
STRONA - koniec kartki papieru, rozpoczęcie następnej kartki
UWAGA: dla powyższych rodzajów linii pozostałe pola (wiersz, nazwa itp) sa bez znaczenia

L_DANE - linia z wyliczanymi danymi
Pola "wiersz" i "nazwa" drukują się w odpowiednich kolumnach

Okienko "Bieżący rok". Określa zawartość kolumny "bieżący rok".
Jeśli ustawiony jest ptaszek "wyrażenie", to należy wprowadzić wyrażenia postaci O["200/NNN Wn"] lub podobne. Jeśli chcemy uzyskać obroty z konta klasyfikacji, to trzeba napisać O["@4A_PKO Ma"] itp. Może tutaj stac dowolne wyrażenie np. O["200/A* Wn"] - O["300/BB Ma"] itp
Jeśli ustawiony jest ptaszek "napis", to zawartośc okienka nie jest interpretowana jako wyrażenia, ale jaki napis wpisywany do kolumny w danej linii.
W wyrażeniach można używać poprzednio zdefiniowanych zmiennych - patrz opis Zmienne.

Okienko "Poprzedni rok". Okresla zawartość kolumny "poprzedni rok". Znaczenie ptaszków "wyrażenie" i "napis" jak wyżej.
Jest jeszcze dodatkowy ptaszek:"to samo wyrażenie co bieżacy". Ustawienie ptaszka powoduje, że pomijana jest zawartość pola "poprzedni rok", zaś wyliczana jest wartość pola "bieżący rok", ale dla danych z poprzedniej księgi. Ma zastosowanie, jeśli w danej linii liczone są obroty tego samego konta dla bieżącej i poprzedniej księgi. Nie trzeba wówczas wpisywać dwa razy tego samego.

W celu ułatwienia tworzenia wyrażeń można stosować zmienne. Ogólne zasady są następujące:

Tworzenie zmiennych
Opis zmiennej składa sie z trzech elementów.
- Symbol zmiennej - musi być rózny od innych symbolów. Ten symbol jest następnie wykorzystywany w wyrażeniu.
- Opis zmiennej - opis wyświetlany na ekranie.
- Wyrażenie - wyrażenie, którego wartość będzie przypisana do zmiennej. Na przykład: O["750/01 Wn"]

Wykorzystywanie w wyrażeniu wcześniej zdefiniowanych zmiennych.
W wyrażeniu mogą być wykorzystywane wcześniej zdefiniowane zmienne - w kolejności dodawania zmiennych - kolejności wyświetlania na ekranie. Wykorzystywane mogą być symbole zapamiętane poprzednim razem. Na przykład: chcemy zdefiniować zmienną A1 i zmienną A2 = A1 * 2. W tym celu nalezy:
1. Wprowadzić zmienną A1
2. Zapamiętać.
3. Ponownie wejść do funkcji "Zmienne"
4. Wprowadzić zmienną A2

Usuwanie zmiennych.
Niepoptrzebne zmienne mogą być usuwane. Należy jednak pamiętać, że nie należy usuwać zmiennych, które są wykorzystywane w innych wyrażeniach. Program nie zasygnalizuje błędu w momencie usuwania - błąd pojawi się dopiero w momencie wyliczenia wyrażenia.

Poprzedni rok.
Każda zmienna automatycznie generuje drugą zmienną z danymi z poprzedniego roku. Nazwa jest taka sama jak "głównej zmiennej" ale poprzedzona P_.
Na przykład:
Definiujemy zmienną A1 = O["200/Z* Wn"]
W tym momencie dostepne są dwie zmienne: A1 - z bieżącego roku i P_A1 dla poprzedniego roku.
To rozróżnienie nie dotyczy zmiennych, wykorzystywanych w innych wyrażeniach.
Na przykład
Mamy zmienną:
A1 = O["200/Z* Wn"]
A2 = 2*A1
W takim przypadku zmienna P_A1 zawiera dane dla poprzednieg roku, ale P_A2 jest w dalszym ciągu równe 2*A1, a nie 2*P_A1.

Działanie.
Wszystkie zmienne są wyliczane na początku wykonywania wydruku - dla bieżącego i poprzedniego roku.

Zestawienia definiowalne
Funkcja służy do wprowadzania definicji zestawień. Umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie własnych zestawień gromadzących dane z różnych części programu. Uruchamianie z menu: Definicje->Zestawienia definiowalne.
Funkcja jest pomyślana jako ułatwienie dla użytkowników, którzy chcą używać niestandardowych wydruków. Pozwala na wybranie funkcji służących do wyliczenia poszczególnych kolumn na wydruku. W definicji zestawienia definiujemy tylko te kolumny, które muszą być wyliczone podczas wykonywania wydruku. Inne kolumny, których zawartość jest pobierana bezpośrednio z pól baz danych nie wymagają dodatkowego definiowania. Podczas pierwszego uruchomienia wykonywania wydruku (patrz opis funkcji Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia defniowalne) określamy pozostałe kolumny wydruku. Zauważmy, że dla jednej definicji zestawienia możemy zdefiniować wiele wariantów wydruku zawierajacych różne konfiguracje kolumn.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych zestawień.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Kolumny

Dodawanie/zmienienie definicji zestawienia
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji zestawienia:
- Symbol zestawienia - skrócona nazwa zestawienia, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji zestawienia. Symbole zestawień nie mogą się powtarzać.
- Opis - nazwa wydruku
- Nazwa - nazwa zestawienia, która ukaże się na wydruku. Dodatkowo w nagłówku wydruku drukowany jest również zakres dat oraz zakres kontrahentów wprowadzony przez użytkownika podczas wykonywania wydruku (patrz opis funkcji Raporty->Sprawozdania dla wspólnot->Zestawienia defniowalne)
- Kolumny - przejście do funkcji wprowadzania kolumn wydruku � patrz opis funkcji Kolumny

Kolumny
Funkcja umożliwia wprowadzenie definicji poszczególnych kolumn, które mają być wyliczane na potrzeby zestawienia. Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą wprowadzonych kolumn. Dodanie definicji nowej kolumny: ustawienie się kursorem na pierwszej wolnej linii w okienku lub jednoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl+PageUp. Usunięcie wprowadzonej definicji kolumny: po ustawieniu sie na wierszu z zawierającym dane kolumy do usunięcia nacisnąć klawisze Ctrl+PageDown.
Znaczenie poszczególnych pól w wierszu do dodawania/zmieniania definicji kolumn zestawienia:
- Symbol kolumny - wprowadzany symbol kolumny. Tym symbolem będziemy się posługiwać podczas definiowania wydruku. Pole musi być wypełnione. Symbol kolumny powinien być ciągiem znaków bez przerw (spacji).
- Funkcja - symbol funkcji, która posłuży do wyliczenia wartości kolumny. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź. Lista możliwych funkcji: patrz opis poniżej Lista funkcji. Pole musi być wypełnione.
- Dodatkowe - pole, w którym możemy wpisać dodatkową wartość wymaganą przez funkcję. Po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpwiedź :
    - dla funkcji dotyczacych liczników - wpisujemy symbol licznika (obligatoryjnie)
    - dla funkcji dotyczących rozliczeń mediów - wpisujemy symbol rozliczenia (obligatoryjnie)
    - dla funkcji dotyczącyh opłat - wpisujemy symbol opłaty (obligatoryjnie)
    - dla funkcji dotyczącej obrotów kont ksiegowych - można podać symbol konta syntetycznego (opcjonalnie). Konto musi być zbiorcze i rozrachunkowe.
- Opis - tekst tutaj wprowadzony pojawi się jako opis kolumny na wydruku.
Ilość kolumn jest ograniczona do 20.

Lista funkcji
Powiązanie danych księgowych z danymi z części wspólnotowej - przez symbol kontrahenta, czyli właściciela lokalu. Z części wspólnotowej bierzemy dane lokalu (bądź lokali) danego właściciela (według symbolu właściciela). Z części księgowej pobieramy dane dla kont selekcjonując konta według wpisanego w definicji konta symbolu kontrahenta.
Funkcje działające na kontach księgowych:
Zasady:
- pobiera dane z kont księgowych za pomocą funkcji O[ ], np. O["WN"].

- jeżeli w polu dodatkowe jest podany symbol konta, to wartość dla kolumny jest wyliczana z użyciem przedziału, gdzie przedział jest tworzony jako: symbol konta + symbol kontrahenta (właściciela lokalu), np. jeśli podano symbol funkcji "WN" i symbl konta 204/ to dla właściciela W01 obroty sa pobierane za pomocą: O[204/W01 WN]
- zakres kont księgowych jest podany przez użytkownika podczas wykonywania wydruku
- bierze pod uwagę tylko konta rozrachunkowe
- okresy ksiegowe "od" "do" - podane przez użytkownika podczas wykonywania wydruku

WN - Obroty okresu strony WN
XWN - Różnica obrotów okresu strony WN
SWN - Saldo (wynikające z sald transakcji) okresu strony WN
YSWN - Saldo (wynikające z obrotów konta) okresu strony WN
MA - Obroty okresu strony MA
XMA - Różnica obrotów okresu strony MA
SMA - Saldo (z sald transakcji) okresu strony MA
YSMA - Saldo (z obrotów konta) okresu strony MA
OWN - Obroty okresu BO strony WN
XOWN - Różnica obrotów okresu BO strony WN
SOWN - Saldo (z sald transakcji) okresu BO strony WN
YSOWN - Saldo (z obrotów konta) okresu BO strony WN
OMA - Obroty okresu BO strony MA
XOMA - Różnica obrotów okresu BO strony MA
SOMA - Saldo (z sald transakcji) okresu BO strony MA
YSMA - Saldo (z obrotów konta) okresu BO strony MA
BWN - Obroty okresu z uwzgl|ednieniem BO strony WN
XBWN - Różnica obrotów okresu z BO strony WN
SBWN - Saldo (z sald transakcji) okresu z BO strony WN
YSBWN - Saldo (z obrotów konta) okresu z BO strony WN
BMA - Obroty okresu z BO strony MA
XBMA - Różnica obrotów okresu z BO strony MA
SBMA - Saldo (z sald transakcji) okresu z BO strony MA
YSBMA - Saldo (z obrotów konta) okresu z BO strony MA
ZWN - Obroty okresu z BO i BZ strony WN
XZWN - Różnica obrotów< okresu z BO i BZ strony WN
SZWN - Saldo (z sald transakcji) okresu z BO i BZ strony WN
YSZWN - Saldo (z obrotów konta) okresu z BO i BZ strony WN
ZMA - Obroty okresu z BO i BZ strony MA
XZMA - Różnica obrotów okresu z BO i BZ strony MA
SZMA - Saldo (z sald transakcji) okresu z BO i BZ strony MA
YSZMA - Saldo (z obrotów konta) okresu z BO i BZ strony MA
RWN - Obroty od początku roku strony WN
XRWN - Różnica obrotów od początku roku strony WN
SRWN - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku strony WN
YSRWN - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku strony WN
RMA - Obroty od początku roku strony MA
XRMA - Różnica obrotów od początku roku strony MA
SRMA - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku strony MA
YSRMA - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku strony MA
ORWN - Obroty od początku roku okresu BO strony WN
XORWN - Różnica obrotów od początku roku okresu BO strony WN
SORWN - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku okresu BO strony WN
YSORWN - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku okresu BO strony WN
ORMA - Obroty od początku roku okresu BO strony MA
XORMA - Różnica obrotów od początku roku okresu BO strony MA
SORMA - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku okresu BO strony MA
YSORMA - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku okresu BO strony MA
BRWN - Obroty od początku roku z BO strony WN
XBRWN - Różnica obrotów od początku roku z BO strony WN
SBRWN - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku z BO strony WN
YSBRWN - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku z BO strony WN
BRMA - Obroty od początku roku z BO strony MA
XBRMA - Różnica obrotów od początku roku z BO strony MA
SBRMA - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku z BO strony MA
YSBRMA - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku z BO strony MA
ZRWN - Obroty od początku roku z BO i BZ strony WN
XZRWN - Różnica obrotów od początku roku z BO i BZ strony WN
SZRWN - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku z BO i BZ strony WN
YSZRWN - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku z BO i BZ strony WN
ZRMA - Obroty od początku roku z BO i BZ strony MA
XZRMA - Różnica obrotów od początku roku z BO i BZ strony MA
SZRMA - Saldo (z sald transakcji) obrotów od początku roku z BO i BZ strony MA
YSZRMA - Saldo (z obrotów konta) obrotów od początku roku z BO i BZ

Funkcje działające na danych wspólnotowych
- Pobierają dane dla poszczególnych lokali.
- Dla funkcji pobierających dane z naliczeń (W_NALICZ.. oraz W_OPLATA..) dane pobierane są z naliczeń, które mają bądź wystawione faktury, bądź wystawiony dokument PK. W przeciwnym wypadku uważa się, ze naliczenie nie zostało odnalezione - a więc funkcja zwróci dla wszystkich lokali wartości puste. Dane pobierane sa z dokumentów naliczeń (NA) i korekt naliczeń (KN) bądź tylko z wybranych dokumentów (tylko NA, tylko KN).
- Dla funkcji pobierających dane z rozliczeń mediów (W_ROZLICZ..) uwzględniane są tylko te dokumenty, które bądź wystawione faktury, bądź wystawiony dokument PK oraz, których okres rozliczenia mieści sie w zakresie dat wykonywanego zestawienia (data od - data do). Dane pobierane sa z dokumentów rozliczeń (RA), rozliczeń zaliczek (RZ) oraz korekt rozliczeń (KR) bądź tylko z wybranych dokumentów (tylko RA, tylko RZ, tylko KR).
- Dodatkowe informacje (np. symbol opłaty, licznika, rozliczenia mediów) należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_NALICZ - Naliczenie (z dokumentów NA i KN) dla lokalu w miesiącach od "data od" do "data do"
W_NALICZ_NA - Naliczenie (tylko dokumenty NA) dla lokalu w miesiącach od "data od" do "data do"
W_NALICZ_KN - Naliczenie (tylko dokumenty KN) dla lokalu w miesiącach od "data od" do "data do"
W_NALICZ1 - Naliczenie (z dokumentów NA i KN) w miesiącu "daty od"
W_NALICZ1_NA - Naliczenie (tylko dokumenty NA) w miesiącu "daty od"
W_NALICZ1_KN - Naliczenie (tylko dokumenty KN) w miesiącu "daty od"
W_NALICZ2 - Naliczenie (z dokumentów NA i KN) w miesiącu "daty do"
W_NALICZ2_KN - Naliczenie (tylko dokumenty NA) w miesiącu "daty do"
W_NALICZ2_KN - Naliczenie (tylko dokumenty KN) w miesiącu "daty do"
W_OPLATA1 - Wartość brutto opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącu "daty od". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA1_NA - Wartość brutto opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącu "daty od". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA1_KN - Wartość brutto opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącu "daty od". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA2 - Wartość brutto opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącu "daty do" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA2_NA - Wartość brutto opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA2_KN - Wartość brutto opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA3 - Suma naliczeń brutto dla opłaty (z dokumentów NA i KN) w miesiącach "od" "do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA3_NA - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty NA) dla opłaty w miesiącach "od" "do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPLATA3_KN - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty KN) dla opłaty w miesiącach "od" "do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_IL1 - Ilość dla opłaty dla naliczenia w miesiącu "daty od" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_IL2 - Ilość dla opłaty dla naliczenia w miesiącu "daty do" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_C1 - Cena netto dla opłaty dla naliczenia w miesiącu "daty od" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_C2 - cena netto dla opłaty dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N - Suma wartości netto opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącach "od "do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N_NA - Suma wartości netto opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącach "od "do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N_KN - Suma wartości netto opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącach "od "do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N1 - Wartość netto opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącu "daty od" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N1_NA - Wartość netto opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącu "daty od" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N1_KN - Wartość netto opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącu "daty od". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N2 - Wartość netto opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N2_NA - Wartość netto opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_N2_KN - Wartość netto opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V - Suma wartości vat opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącach "od" "do" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V_NA - Suma wartości vat opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącach "od" "do" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V_KN - Suma wartości vat opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącach "od" "do" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V1 - Wartość vat opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącu "daty od" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V1_NA - Wartość vat opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącu "daty od" . Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V1_KN - Wartość vat opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącu "daty od". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V2 - Wartość vat opłaty (z dokumentów NA i KN) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V2_NA - Wartość vat opłaty (tylko dokumenty NA) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_OPL_V2_KN - Wartość vat opłaty (tylko dokumenty KN) dla naliczenia w miesiącu "daty do". Symbol opłaty należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe.
W_ROZLICZ - Rozliczenie mediów (z dokumentów RA, RZ i KR) w okresie od "data od" do "data do". Symbol rozliczenia należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_ROZLICZ_RA - Rozliczenie mediów (tylko dokumenty RA) w okresie od "data od" do "data do". Symbol rozliczenia należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_ROZLICZ_RZ - Rozliczenie mediów (tylko dokumenty RZ) w okresie od "data od" do "data do". Symbol rozliczenia należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_ROZLICZ_KR - Rozliczenie mediów (tylko dokumenty KR) w okresie od "data od" do "data do". Symbol rozliczenia należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA - Suma naliczeń brutto (z dokumentów NA i KN) dla grupy opłat w okresie od "data od" do "data do". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA_NA - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty NA) dla grupy opłat w okresie od "data od" do "data do". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA_KN - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty KN) dla grupy opłat w okresie od "data od" do "data do". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA1 - Suma naliczeń brutto (z dokumentów NA i KN) dla grupy opłat w miesiącu "data od". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA1_NA - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty NA) dla grupy opłat w miesiącu "data od". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA1_KN - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty KN) dla grupy opłat w miesiącu "data od". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA2 - Suma naliczeń brutto (z dokumentów NA i KN) dla grupy opłat w miesiącu "data do". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA2_NA - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty NA) dla grupy opłat w miesiącu "data do". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_GRUPA2_KN - Suma naliczeń brutto (tylko dokumenty KN) dla grupy opłat w miesiącu "data do". Symbol grupy opłat należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK - Zużycie licznika w miesiącach od "data od" do "data do". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK0 - Odczyt licznika dla okresu BO. Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK1 - Odczyt licznika w miesiącu "daty od". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK2 - Odczyt licznika w miesiącu "daty do". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_P1 - Poprzedni odczyt licznika w miesiącu "daty od". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_P2 - Poprzedni odczyt licznika w miesiącu "daty do". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_Z1 - Zużycie licznika w miesiącu "daty od". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_Z2 - Zużycie licznika w miesiącu "daty do". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_Z3 - Zużycie licznika w lokalu w okresie od "data od" do "data do". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_Z4 - Zużycie licznika we wspólnocie w okresie od "data od" do "data do". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_D1 - Data odczytu licznika w miesiącu "daty od". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe
W_LICZNIK_D2 - Data odczytu licznika w miesiącu "daty do". Symbol licznika należy podać w definicji zestawienia w polu Dodatkowe

- możliwość zdefiniowania dodatkowych kolum, których wartość jest wyliczana w trakcie wykonywania wydruku
- dodawanie/odejmowanie/dzielenie/mnożenie wartości kolumn: posługujemy się symbolami kolumn
- S[symbol_kolumny_1,symbol_kolumny2] - wyliczanie salda kolumn o symbolach: symbol_kolumny_1,symbol_kolumny2
- łączenie kolumn tekstowych: posługujemy się symbolami kolumn oraz znakiem "+"
- możliwość obliczania podsumowań kolum, w tym podsumowań cząstkowych na poszczególnych stronach.

Definicje wzorów wydruków
Funkcja służy do wprowadzania wzorów wydruków dla naliczeń (faktur, rachunków i not). Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Rejestry->Definicje wzorów wydruków.Wzorce wydruków mają pozwolić na zgrupowanie kilku opłat w jedną linię. Taka utworzona linia będzie się pokazywać na wydruku - również na jej podstawie będą wysyłane dane do fakturowania.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych wzorów wydruków.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Linie
- Przypisz: przypisz wszystkim, przypisz wybranym
- Usuń: usuń wszystkim, usuń wybranym
- Sprawdź

Menu operacje.
Dodaj, zmień nazwę i usuń wzór wydruku.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji wzoru wydruku:
- Symbol definicji - skrócona nazwa definicji, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji wzoru wydruku.
- Nazwa - opis wzoru wzoru, nie jest nigdzie drukowany
- Kolejność linii na wydruku:
    - według symbolu linii
    - według treści linii
    - według wprowadzonego przez użytkownika w definicji linii wydruku numeru linii
    - według kolejności wprowadzania linii

Funkcja służy do sprawdzania poprawności wzoru wydruku. Podczas wprowadzania definicji wzoru wydruku programsprawdza czy jest on poprawny - na podstawie bieżących danych dotyczących opłat. Funkcja Sprawdź powinna być używana jeśłi dokonaliśmy zmian w definicji opłat (dotyczących konta MA, wzoru na ilośc oraz stawki VAT). Może się zdarzyć, że w wyniku takiej zmiany wzór wydruku, który podczas wprowadzania był prawidłowy, po zmianie będzie zawierał błędy.
Błędy krytyczne: opłaty zgrupowane w jednej linii różnią się stawką VAT lub wzorem na ilość. Taka definicja jest błęna i będzie generować niepoprawne wydruki i księgowania.
Porównywanie następuje zawsze do pierwszej opłaty wprowadzonej dla danej linii.
Ostrzeżenie: Dotyczy sytuacji gdy opłaty zgrupowane w jednej linii mają różny symbol konta MA. Trzeba pamiętać o tym, że tak zdefiniowane wzorce nie mogą służyć do zaksięgowania faktur lub rachunków z modułu fakturowania - w takim przypadku należy księgować rachunki/faktury bezpośrednio z modułu wspólnot poleceniem ksiegowania. Podczas przesyłania rachunków/faktur według wzorca do modułu faktur grupowanie uzyskuje się przez dołączenie różnych klasyfikacji pomocniczych dla opłat cząstkowych do jednego konta rodzajowego. Czyli w obrębie jednej linii grupującej konta rodzajowe opłat cząstkowych muszą być takie same. Ten problem nie występuje przy księgowaniu za pomocą polecenie księgowania.

Linie:
Zestaw funkcji pozwalający zdefiniować wygląd wydruku: a więc tekst drukowany w poszczególnych liniach oraz sposób grupowania i łączenia opłat w jedną linię na wydruku.. Po uruchomieniu funkcji pojawia się podwójne okienko: w górnym okienku wyświetla się lista zdefiniowanych linii wydruku, a w dolnym okienku wyświetlają się opłaty przypisane do poszczególnych linii. Oczywiście przy pierwszym uruchomieniu oba okienka będą puste.
Operacje: dodaj, zmień, usuń linię wydruku.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji linii wydruku:
- Tekst - napis, który pokaże się na wydruku jako treść linii
- Rodzaj linii - mamy do wyboru możliwości:
    - Suma - obliczana jest suma opłat cząstkowych i jest drukowana jako wartość w linii. Do linii typu Suma należy przypisać opłaty, które składać się będą na wartość linii
    - Tekst - napis stanowiący tekst linii jest drukowany w miejscu określonym kolejnością linii. Nie można przypisywać opłat do rodzaju linii Tekst.
    - TekstR - w miejscu określonym kolejnością linii jest drukowany napis stanowiący tekst linii, a za nim wyrażenie tekstowe . Wyrażenie tekstowe jest generowane przez funkcję, której nazwę podajemy w definicji linii. Nie można przypisywać opłat do rodzaju linii TekstR. Patrz też opis poniżej Definiowanie funkcji wyliczających wyrażenie dla rodzaju TekstL, TekstR.
    - TekstL -w miejscu określonym kolejnością linii jest drukowane wyrażenie tekstowe, a za nim napis stanowiący tekst linii. Wyrażenie tekstowe jest generowane przez funkcję, której nazwę podajemy w definicji linii. Nie można przypisywać opłat do rodzaju linii TekstL.
    - Tekst_podsuma_przed - umożliwia drukowanie podsumy cząstkowej przed grupą sumowanych linii. Opis szczegółowy: Podsumy cząstkowe na wydrukach.
    - Tekst_podsuma_po - umożliwia drukowanie podsumy cząstkowej po grupie sumowanych linii
- Funkcja - nazwa funkcji wyliczającej wartość wyrażenia tekstowego (tylko dla rodzaju linii TekstR, TekstL).
- Czy pokazywać na wydruku numer linii - jeśli zaznaczymy "T" (Tak), na wydruku przed treścią linii pojawi się numer (pobrany z definicji linii)
- Numer linii - numer wpisywany uznaniowo przez użytkownika. Można ustawić kolejność drukowania linii według tego numeru, a ponadto numer ten może pojawić się na wydruku
- Nazwa zmiennej dla wartości - ciąg znaków będący nazwą zmiennej. Maksymalna długość nazwy zmiennej: 10 znaków, nazwa może składać się tylko z liter. Jeżeli wpiszemy tutaj nazwę, to podczas wykonywania wydruku na zmienną o tej nazwie zostanie podstawiona wartość BRUTTO wyliczona dla tej linii. Szczegółowy opis: Wykorzystanie pola Zmienna do pobierania i drukowania wyliczonej wartości opłaty
- Ilość znaków po kropce dla ilości - można podać z dokładnością do ilu miejsc po przecinku będzie drukowana kolumna "Ilość"
- Ilość znaków po kropce dla ceny - można podać z dokładnością do ilu miejsc po przecinku będzie drukowana kolumna "Cena"
Opłaty
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko do defiowania opłat cząstkowych dla linii rodzaju Suma. Tutaj należy dodać wszystkie opłaty, których wartość ma być zsumowana w linii.
Dodanie opłaty: ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii w okienku - pojawia się pusta linia z możliwością wprowadzania danych. Podajemy symbol opłaty - po naciśnięciu klawisza F2 uzyskamy podpowiedź- rejestr zdefiniowanych opłat. Inny sposób dodania nowej opłaty: równoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl oraz PageUp - wtedy również pojawi się pusta linia.
Usuwanie opłat: ustawiamy się kursorem na linii zawierającej opłatę do usunięcia i jednocześnie naciskamy klawisze Ctrl oraz PageDown.
Zasady grupowania linii na wydrukach: opłaty łączone w jedną linie muszą:
- mieć taką sama stawke VAT
- mieć taki sam sposób wyliczenia ilości (wzór na ilość)
- mieć takie samo konto MA
Porównywanie następuje zawsze do pierwszej opłaty wprowadzonej dla danej linii.
Uwaga: stawka VAT oraz wzór na ilość muszą być bezwzględnie takie same. Jeśli chodzi o symbol konta ma to może być on różny dla opłat zgrupowanych w jedenj linii. Jednakże tak zdefiniowane wzorce nie mogą służyć do zaksięgowania faktur lub rachunków z modułu fakturowania - w takim przypadku należy księgować rachunki/faktury bezpośrednio z modułu wspólnot poleceniem ksiegowania. Podczas przesyłania rachunków/faktur według wzorca do modułu faktur grupowanie uzyskuje się przez dołączenie różnych klasyfikacji pomocniczych dla opłat cząstkowych do jednego konta rodzajowego. Czyli w obrębie jednej linii grupującej konta rodzajowe opłat cząstkowych muszą być takie same. Ten problem nie występuje przy księgowaniu za pomocą polecenie księgowania. Prawidłowość wzoru wydruk sprawdzamy funkcją Sprawdź.

Podsumy cząstkowe na wydrukach
Dla każdej zdefiniowanej linii wydruku można wypełnić pole Podsuma - wpisując w nim numer. Wszystkie linie o takim samym numerze są sumowane - wartość tej sumy jest drukowana w linii rodzaju TEKST_PODSUMA, która ma wpisany w definicji taki sam numer w polu Podsuma. Jeśli nie zostanie zdefiniowania linia TEKST_PODSUMA dla danego numeru - podsumowanie częściowe nie wydrukuje się.
Kolejność linii na wydruku:
- jeżeli nie ma linii TEKST_PODSUMA - według zdefiniowanej kolejności linii.
- jeśli jest linia TEKST_PODSUMA_PO to:
    -- drukowane są najpierw wszystkie linie należące do podsumy - a potem linia z podsumą.
    -- kolejność w obrębie linii należących do podsumy - według ustalonej kolejności wydruku
- jeśli jest linia TEKST_PODSUMA_PRZED to:
    -- drukowana jest najpierw linia z podsumą, a potem wszystkie linie należące do podsumy.
    -- kolejność w obrębie linii należących do podsumy - według ustalonej kolejności wydruku
- jeśli na wydruku występują linie z numerem grupującym (czyli należące do podsumy) oraz linie nienależące do podsumy - do ustalenia kolejności na wydruku bierze się linie bez numeru grupującego oraz linie z rodzjem TEKST_PODSUMA. Linie składające się na podsumę nie wchodzą do ustalenia ogólnej kolejności.
- jeśli w definicji wydruku mamy linie TEKST oraz podsumowania z numerem grupy dla podsumy, wówczas w celu zachowania prawidłowej kolejności linii na wydruku, należy również liniom typu TEKST przypisać numer grupy dla podsumy. Jeśli tego nie zrobimy, wówczas linie typu TEKST pojawią się na końcu wydruku.

Uwagi dotyczące wprowadzania definicji wydruku z uzyciem rodzajy linii TEKST_PODSUMA_:
- jeżeli linia ma przypisaną chociaż jedną opłatę nie można zmienić jej typu na TEKST_PODSUMA_...
- najpierw należy zdefiniować linię TEKST_PODSUMA_... i przypisać jej numer grupy, a dopiero potem przypisywać numer grupy innym liniom. Dzięki temu unikniemy utworzenia błędnych definicji.
Uwaga: podczas księgowania naliczeń linie z podsumownaiami cząstkowymi są pomijane - bierzemy kwoty z linii właściwych, bez podsumowań.

Definiowanie funkcji wyliczających wyrażenie dla rodzaju TekstL, TekstR.
Zastosowanie rodzaju linii TekstR, TekstL umożliwia umieszczenie w treści wydruku wyrażenia, którego wartośc może się zmieniać dla każdego dokumentu naliczenia i dla każdego lokalu. Może to być na przykład miesiąc naliczenia lub wartośc udziału lokalu we wspólnocie.
W definicji linii wpisujemy nazwę funkcji, która obliczy wartość.
Nastepnie musimy zdefiniować funkcję:
- funkcja musi być napisana w języku slang.
- funkcja musi być umieszczona w pliku ks.sl, który musi znajdować się w katalogu ../perseus.dat/fk/wlasne
- funkcja musi zwrócić na zmiennej KS_WYRAZENIEL lub KS_WYRAZENIER wyliczone wyrażenie do umieszczenia w linii wydruku w postaci znakowej.
Wersja DEMO zawiera plik ks.sl wraz z definicja przykładowej funkcji "miesiac_naliczenia()". Funkcja zwraca miesiąc i rok naliczenia dla drukowanego dokumentu naliczenia.

Wykorzystanie pola Zmienna do pobierania i drukowania wyliczonej wartości opłaty
Program umożliwia pobranie podczas wykonywania wydruku wyliczonej wartości do wydrukowania w linii.. W definicji linii dla wydruku według wzorca wpisujemy nazwę zmiennej. Podczas wykonywania wydruku na tą zmienną zostanie podstawiana wartość BRUTTO wyliczona dla tej linii. W części wydruku wsytąepującej po wydruku tej linii można pobrać wartość posługując się podaną nazwą zmiennej.
Przykład:
Na wydruku dzielimy opłaty na dwie części: część związaną z funduszem na eksploatację oraz część związaną z funduszem remontowym. Każda z części jest podsumowana w osobnej linii:
- Razem eksplatacja
- Razem fundusz remontowy
W definicji wzorca przypsiujemy do linii Razem eksplatacja zmienną EKS_RAZEM, a do linii Razem fundusz remontowy zmienną FUN_RAZEM.
Nastepnie w definicji wersji dokumentu możemy skorzystac z linii rodzaju LiniaL, żeby wydrukować tekst:

Fundusz remontowy w kwocie: (tutaj pobrana ze zmiennej FUN_RAZEM wartośc funduszu dla lokalu) zł prosimy wpłącić na konto 11 2222 3333 4444... w banku .......
Szczegółowy opis sposobu definiowania wersji wydruku : Definiowanie wersji dokumentu

Kolejność
Funkcja umożliwia ustalenie koljeności drukowania linii:
    - według symbolu linii
    - według treści linii
    - według wprowadzonego przez użytkownika w definicji linii wydruku numeru linii
    - według kolejności wprowadzania linii

UWAGA: Jeżeli w definicji wydruku mamy linie TEKST oraz podsumowania z numerem grupy dla podsumy, wówczas w celu zachowania prawidłowej kolejności linii na wydruku, należy również liniom typu TEKST przypisać numer grupy dla podsumy. Jeśli tego nie zrobimy, wówczas linie typu TEKST pojawią się na końcu wydruku.

Operacje zbiorcze dla wzorów wydruków (wykonywane jednocześnie dla więcej niż jednego lokalu)
Należą do nich:
- przypisywanie wzoru wydruku
- usuwanie wzoru wydruku

Operacje zbiorcze mają ułatwić pracę podczas definiowania nowej wspólnoty. Po zdefiniowaniu wzoru wydruku wykonujemy czynność przypisania wzorów do poszczególnych lokali (właścicieli) - wybieramy którym lokalom w budynkach przypiszemy wzór. Program doda wzór dla wszystkich lokali z wybranego zakresu. Możemy również usunąć dodane wzory wydruków z lokali.
Operacje zbiorcze są dostępne dla wszystkich lokali we wspólnocie lub dla wybranego zakresu lokali.
Po zakończeniu wykonywania operacji zbiorczych pojawia się komunikat informujący o ilości lokali, w których wykonano operację. Można również wydrukować raport szczegółowy z informacją dla poszczególnych lokali.
Wykonanie operacji zbiorczych: ustawiamy się w okienku na wybranym wzorze wydruku, a następnie uruchamiamy funkcję z górnego menu: przypisz, usuń.
Wybór lokali w budynkach
Jeśli operacje zbiorcze chcemy wykonać dla określonego zakresu lokali, pojawi się okienko służące do wyboru lokali w budynkach.
- w oknie pojawia się lista budynków z bieżącej wspólnoty (księgi). Żaden budynek nie jest zaznaczony. Zaznaczenie budynku powoduje, że wszystkie lokale w tym budynku zostaną zaznaczone do wykonania czynności Zaznaczenie lokali w budynku można zmienić wchodząc w funkcję Wybierz lokale.
- żeby zaznaczyć budynek trzeba albo (a) ustawić się na linii z budynkiem i nacisnąć "enter" albo (b) kliknąć myszką w symbol budynku (kilkanie w inne pola nie przyniesie efektu).
- szybkie wyszukiwanie budynku: wpisać z klawiatury początkowe znaki symbolu budynku. Program ustawi się na pierwszym budynku, którego początkowe znaki symbolu będa identyczne z wprowadzonymi z klawiatury.
- Jeśli budynek nie jest zaznaczony, wybór lokali jest ignorowany - czynność nie zostanie wykonana dla żadnego lokalu w tym budynku.
- budynek "WZORZEC" jest pomijany przy wyborze budynków do wykonania czynności
- Jeśli zaznaczymy budynek do wybrania po raz pierwszy - to automatycznie są w nim zaznaczane wszystkie lokale. Jeśli "odznaczymy" ten budynek, to nic się z zaznaczeniami lokali nie dzieje. Przy wykonywaniu operacji program pominie wszystkie lokale w niezaznaczonych budynkach. Po powtórnym "zaznaczeniu " budynku Wybierz lokale pokaże nam stan taki jak przed odznaczeniem. Dzięki temu jeśli ktoś funkcją Wybierz lokale zaznaczy lokale, a potem pomyłkowo "odznaczy " budynek - jego praca nie pójdzie na marne.

Przypisywanie wzorów wydruków
dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale "):
- jeśli właściciel lokalu ma już przypisany wzór wydruku o tym symbolu - nic nie robi
- jeśli właściciel lokalu ma przypisany wzór wydruku o innym symbolu - wpisuje nowy symbol wzoru lub nic nie robi - w zależności od wyboru użytkownika
- jeśli właściciel lokalu nie ma przypisanego wzoru wydruku - wpisuje nowy symbol wzoru wydruku.

Usuwanie wzorów wydruków
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale" )
- jeśli właściciel lokalu ma przypisany wzór wydruku o tym symbolu - usuwa symbol wzoru wydruku
- jeśli właściciel lokalu ma przypisany wzór wydruku o innym symbolu - nic nie robi
- jeśli właściciel lokalu nie ma przypisanego wzoru wydruku - nic nie robi

Zasady wykonywania wydruków naliczeń według wzorców
- Wzorzec wydruku jest stosowany tylko dla wydruków naliczeń dla tych właścicieli, którzy mają podany symbol wzorca wydruku. Dla pozostałych właścicieli (lokali) - drukowane są wszystkie opłaty bez grupowania.
- Jeśli podczas wykonywania wydruku albo generowania faktur/rachunków pozostaną opłaty nieprzypisane do linii zbiorczych - drukuje te opłaty pojedyńczo (jako osobne linie).
- Zasady drukowania numerów linii:
    - drukuje numery z definicji linii z wzoru wydruku.
    - każda linia z definicji wzoru wydruku może mieć włączone/wyłączone drukowanie numeru
    - dla opłat, które nie są przypisane do żadnej definicji linii � nie drukuje numeru
    - numer jest dodawany w pierwszej kolumnie wydruku. Jeśli mamy więc wydruk z kolumną �Symbole opłat� � to numery pojawią się przed symbolami opłat.
- Zasady tworzenia zapisów wynikajacych z grupowania (sumowania) opłat cząstkowych:
    - ilość zbiorcza: bez zmian
    - cena zbiorcza: suma cen z linii
    - wartość zbiorcza netto : ilość zbiorcza * cena zbiorcza
    - vat zbiorczy: wyliczenie npdst wartości zbiorczej netto
    - wartość zbiorcza brutto : wartośc_zbiorcza_netto + vat zbiorczy
Przy takim sposobie liczenia wartości zbiorczych pojawia się problem zaokragleń: może okazać się, że całkowita wartość naliczenia jest różna gdy wykonamy wydruk według wzorca i wydruk bez używania wzorca. Wydruk bez wzorca sumuje wartości wyliczone dla poszczególnych linii, a wydruk według wzorca wylicza wartość zbiorczą na podstawie ceny wyliczonej jako suma cen z linii. Ponieważ polecenie księgowania dla naliczeń jest wykonywane według opłat cząstkowych - różnice wynikające z zaokragleń przeniosą się na rozrachunki z właścicielami.
Aby tego uniknąć dodano mechanizm umożliwiający automatyczne "doksięgowywanie" zaokragleń do wybranej opłaty - patrz opis Księgowanie naliczeń według wzorca wydruku.

Wygląd wydruków naliczeń:
Program umożliwia dopasowanie wydruku naliczeń dla potrzeb poszczególnych wspólnot. Możemy z jednej strony decydować o zakresie informacji drukowanych na wydruku (zestaw kolumn), a z drugiej strony o sposobie grupowania i sumowania linii (wzorce wydruku) oraz o stosowanych podsumowaniach linii.
Kolumny na wydruku naliczeń opłat (wydruk dla jednego lokalu, wydruk dla wsztskich lokali, korespondencja seryjna):
- standardowo (jeśli nic się nie zaznaczy) na wydruku znajdują się: treść opłaty, jednostka miary, ilość, cena (netto), wartość netto, wartość vat, wartość brutto.
- jeśli zaznaczymy "symbol opłaty" - dodatkowo pojawi się kolumna z symbolem opłaty.
- jeśli zaznaczymy "stawka VAT" dodatkowo pojawi się kolumna z oznaczeniem stawki VAT.
- jeśli zaznaczymy "tylko kolumny brutto" - na wydruku nie pojawi się kolumna wartość netto oraz wartość vat.
Uwaga: wersje "tylko brutto" poleca się wybierać tylko dla not, gdzie stvat jest "SZW" czyli cena_netto=cena_brutto i wartość_netto=wartość brutto. Jeśli "tylko brutto" wybierzemy dla stawki np. 22% to uzyskamy błąd w linii: cena(netto) * ilość będzie różna od wartości (brutto) - różnica na vacie!.
Podsumowania dla wydruków naliczeń w korespondencji seryjnej.
Ramka "Wersje podsumowań"
- w ramce nic nie jest zaznaczone - żadne linie nie są sumowane
- wydruk według wzorca - sumowanie i łączenie opłat w zależności od definicji wzorca
- wersja z podsumowaniem I - zaszłość - specjalne wersja dla firmy Holc i Wspólnicy. Wersja grupująca linie na wydruku. Grupowanie odbywa się na podstawie określonych symboli kont strony WN. Uwzględniane są następujące symbole kont:
-- konto "204" - w linii podsumowującej napis "Razem eksploatacja"
-- konto "205" - w linii podsumowującej napis pobrany z nazwy konta 205 z planu kont (Fundusz remontowy)
-- konto "249" - w linii podsumowującej napis pobrany z nazwy konta 249 z planu kont (Fundusz remontowy dla garaży)
- wersja z podsumowaniem II - wersja grupująca linie na wydruku; dla każdej grupy drukowane jest podsumowanie. Przynależność do grupy: według symbolu konta syntetycznego strony WN. W linii podsumowującej w opisie wpisywany jest tekst "Razem" + nazwa konta syntetycznego. Linie podsumowujące są wytłuszczone. Zwykle sumowane są linie (konta) dotyczące Ekspolatacji, Funduszu remontowego .

Dla każdej z trzech możliwości sumowania można wybrać dowolny zestaw kolumn z ramki "Kolumny".
Uwaga: dla korespondecnji seryjnej różne wersje podsumowań i zestawy kolumn działają gdy w wersji dokumentu wybierzemy "Panel1".
Jeśli wybierzemy "Panel2", "Panel3" lub "Panel4" - to uzyskamy specjalizowane wersje wydruku dla różnych firm, nie mające ogólnego zastosowania.

Księgowanie naliczeń według wzorca wydruku.
Jeżeli w parametrach modułu wspólnot dla naliczeń zaznaczono opcję Księgowanie naliczeń według wzorca wydruku to dla wszystkich właścicieli (lokali), którzy mają przypisany wzorzec wydruku będą wykonywane następujące czynności:
a. wykonywane jest naliczenie opłat - analityczne, z podziałem na poszczególne opłaty. Obliczana jest suma dla jednego właściciela.
b. wykonywane jest sumowanie opłat według wzorca wydruku. Obliczana jest suma dla jednego właściciela.
c. obliczana jest różnica: od sumy uzyskanej z obliczeń w punkcie b) odejmujemy sumę uzyskaną w wyniku obliczeń z punktu a).
d. jeżeli wynik odejmowania jest różny od 0 to powstałą różnicę dodajemy do opłaty, której symbol jest wskazany jako opłata do zaokragleń w parametrach modułu wspólnot dla naliczeń dla Księgowania naliczeń według wzorca wydruku.
e. jeżeli jako symbol opłaty do zaokragleń podamy symbol innej istniejąćej już opłaty (np. "Ochrona", "Ekspolatacja") to obliczone zaokrąglenie będzie "ukryte" i nie będzie wyszczególnione jako osobna pozycja podczas przeglądania pozycji naliczenia.
f. możemy również dodać specjalną opłatę "zaokrąglenia" - w definicji tejopłaty nie należy wpisywać sposobu na obliczenie ilości i ceny, a jedynie sposób utworzenia dekretu. Wtedy wartość zaokragleń będzie łatwa do odszukania podczas przeglądania pozycji naliczenia. Musimy jednak pamiętać o tym, że opłata "zaokrąglenia" musi być dodana wówczas do wszystkich lokali, które mają zdefiniowany wzorzec wydruku. Wprawdzie podczas wykonywania naliczenia program sam doda dodatkową opłatę do pozycji naliczenia, ale nie wykona się polecenie księgowania dla tej opłaty (program nie będzie potrafił utworzyć dekretu).
g. wartość naliczenia dla właścciela (księgowana na rozrachunkach ) jest równa sumarycznej wartości obliczonej w punkcie b).

Definicje wzorów przelewów
Funkcja służy do wprowadzania wzorów przelewów dla naliczeń. Umożliwia drukowanie gotowych przelewów dla właścicieli lokali (patrz opis funkcji Przelewy). Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Definicje->Wzory przelewów.
Definiowanie wzorów przelewów ma umożliwić określenie listy opłat wpłacanych na wybrane konto bankowe. Opłaty są sumowane i pojawiają sie na przelewie w postaci jednej kwoty. Dla jednego wzoru przelewu możemy zdefiniować klika przelewów, z których każdy może być wpłacany na różne konto bankowe. Najczęściej stosowane jest rozdzielenie wpłat za bieżącą eksploatację od wpłat na fundusz remontowy.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych wzorów przelewów.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Przelewy
- Konta
- Przypisz
- Usuń

Menu operacje.
Dodaj, zmień nazwę i usuń wzór przelewu.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji wzoru przelewu:
- Symbol definicji - skrócona nazwa definicji, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji wzoru przelewu.
- Nazwa - opis wzoru przelewu, nie jest nigdzie drukowany.

Przelewy:
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Opłaty
Po uruchomieniu funkcji pojawiają sie na ekranie dwa okienka: w górnym wyświetlane są symbole przelewów przypisanych do wybranej definicji wzoru przelewu, a w dolnym okienku wyświetlane są opłaty, które mają być sumowane na przelewie. Jedna definicja wzoru przelewu może składać się z jednego lub więcej przelewu. Najczęściej definiuje się dwa przelewy: jeden dla opłat eksploatacyjnych i drugi dla wpłat na fundusz remontowy. Każdy zdefiniowany przelew jest drukowany osobno dla każdego lokalu.
Menu Operacje.
Dodaj, zmień, usuń przelew.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji przelewu:
- Symbol przelewu - skrócona nazwa przelewu, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji przelewu.
- Symbol konta podajemy symbol konta księgowego związanego z kontem, na który będą dokonywane wpłaty. Po naciśnięciu F2 uzyskamy podpowiedź - wyświetlą się zdefiniowane wcześniej symbole kont. Symbole i definicje kont dla celów przelewów wprowadzamy funkcją Definicje->Wzory przelewów->Konta lub funkcją Moduły->Przelewy->Administrator modułu->Definiowanie parametrów kont bankowych.
- Tytuł przelewu - podajemy tekst, który będzie się drukował na przelewie w pozycji "Tytułem"
Menu Opłaty
Funkcja pozwala na przypisanie opłat do przelewów - a więc określenie na jakie konto ma być wpłacana wybrana opłata.
Po wybraniu przelewu pojawia się okienko z listą opłat przypisanych do przelewu, bądź też okienko jest puste - jeśli funkcję uruchamiamy po raz pierwszy. Ustawiamy się kursorem na pierwszej pustej linii okienka i mamy możliwość wprowadzania symboli opłat. Jeśli naciśniemy klawisz F2 uzyskamy podpowiedź - listę zdefiniowanych opłat.
Jeżeli chcemy usunąć linię z opłatą - ustawiamy się kursorem na linii przeznaczonej do usunięcia i naciskamy jednocześnie klawisze Ctrl i PageDown. Jeżeli chcemy dodać linię w środku listy, ustawiamy się na linii, przed którą ma być dodana nowa linia i naciskamy jednocześnie klawisze Ctrl i PageUp.

Zasada tworzenia przelewu dla pojedyńczego lokalu dla bieżącego naliczenia jest nastepująca:
- odszukiwana jest definicja wzoru przelewu przypisanego do właściciela lokalu.
- odszukiwane są zdefiniowane w niej przelewy. Każdy przelew ma przypisane w definicji opłaty.
- dla każdej opłaty z naliczenia dla lokalu sprawdzane jest przypisanie do przelewu z definicji wzoru przelewu.
- wartości wszystkich opłat przypisanych do jedengo przelewu są sumowane.
- drukowane są przelewy: odbiorcą jest Wspólnota, numer konta bankowego jest pobierany z definicji konta przypisanego do przelewu, kwota przelewu jest sumą opłat przypisanych w definicji do przelewu.
UWAGA1: wszystkie opłaty z bieżącego naliczenia dla jednego lokalu muszą być przypisane do przelewów z definicji przelewu. Odnalezienie opłaty, która nie jest przypisana do żadnego przelewu powoduje informację o błędzie, a przelew dla tego lokalu nie wydrukuje się.
UWAGA2: przelewy ze wspólnot nie są przechowywane. Funkcja służy jedynie do wydruku.
Konta:
Funkcja służy do zdefiniowania danych kont, na które będą przelewane przez właścicieli opłaty. Definicje kont możemy równiez wprowadzić w module przelewów: Moduły->Przelewy->Administrator modułu->Definiowanie parametrów kont bankowych.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych kont. Możemy dodawać, usuwać bądź zmieniać definicje kont dla celów przelewów. Dla wspólnot ważne jest podanie numeru rachunku bankowego (ten numer drukuje się na przelewie jako numer ODBIORCY), rodzaju dokumentu ksiegowego (np. "B") oraz domyślnego formatu wydruku (np. "ieprzelew").

Przypisz:
Przypisywanie wzorów przelewów
dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale "):
- jeśli właściciel lokalu ma już przypisany wzór przelewu o tym symbolu - nic nie robi
- jeśli właściciel lokalu ma przypisany wzór przelewu o innym symbolu - wpisuje nowy symbol wzoru lub nic nie robi - w zależności od wyboru użytkownika
- jeśli właściciel lokalu nie ma przypisanego wzoru przelewu - wpisuje nowy symbol wzoru przelewu.

Usuń:
Usuwanie wzorów przelewów
- dla wybranego zakresu ("wszystkie lokale" lub "wybrane lokale" )
- jeśli właściciel lokalu ma przypisany wzór przelewu o tym symbolu - usuwa symbol wzoru przelewu
- jeśli właściciel lokalu ma przypisany wzór przelewu o innym symbolu - nic nie robi
- jeśli właściciel lokalu nie ma przypisanego wzoru przelewu - nic nie robi

Definicje wzorów kolumn
Funkcja służy do wprowadzania definicji kolumn dla definiowalnego wydruku zestawienia opłat na lokale. Umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie własnych wariantów zestawień gromadzących dane z dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów w podziale na poszczególne opłaty i lokale. Uruchamianie z menu: Definicje->Wzory kolumn.Opisywana funkcja jest funkcją pomocniczą, służy jedynie do zdefiniowania wzorca wydruku, nie umożliwia wykonywania wydruku według zdefiniowanych kolumn. Właściwy wydruk (z podaniem zakresów danych do wydruku) jest wykonywany funkcją Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Opłaty na lokale.
Funkcja do wydruku zestawienia opłat na lokale jest pomyślana jako ułatwienie dla użytkowników, którzy chcą wykonywać niestandardowe zestawienia danych z dokumentów naliczeń i rozliczeń z podziałem na poszczególne opłaty w różnych wariantach. Pozwala na zdefiniowanie kolumn i przypisanie do nich różnych opłat. Podczas wykonywania właściwego wydruku (patrz opis funkcji Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Opłaty na lokale) program gromadzi dane do wyliczenia wartości zdefiniowanych kolumn z wybranych przez użytkownika dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów.
W definicji wzorów kolumn definiujemy tylko te kolumny, które muszą być wyliczone podczas wykonywania wydruku. Wydruk może zawierać również inne kolumny (jak na przykład dane właściciela lokalu, adres). Te kolumny, których zawartość jest pobierana bezpośrednio z pól baz danych nie wymagają dodatkowego definiowania. Podczas pierwszego uruchomienia wykonywania wydruku (patrz opis funkcji Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Opłaty na lokale) konfigurujemy pozostałe (niewyliczane) kolumny wydruku. Zauważmy, że dla jednej definicji wzorów kolumn możemy zdefiniować wiele wariantów wydruku zawierajacych różne konfiguracje kolumn.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych wzorów kolumn.
Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Kolumny

Dodawanie/zmienienie definicji wzoru kolumn
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji wzoru kolumn:
- Symbol - skrócona nazwa wydruku, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do jego definicji. Symbole wzorów kolumn nie mogą się powtarzać.
- Nazwa - nazwa (opis) wzoru wydruku, która ukaże się również na wydruku. Dodatkowo w nagłówku wydruku drukowany jest również zakres miesięcy oraz zakres budynków wprowadzony przez użytkownika podczas wykonywania wydruku (patrz opis funkcji Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Opłaty na lokale)

Kolumny
Funkcja umożliwia wprowadzenie definicji poszczególnych kolumn, które mają być wyliczane na potrzeby wydruku. Wprowadzenie definicji kolumny oznacza podanie symbolu kolumny, nagłówka kolumny, który pojawi się na wydruku oraz listy opłat, których suma, pobrana z dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów, składa się na wyliczaną wartość kolumny.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą wprowadzonych kolumn - jeśli uruchamiamy funkcję po raz pierwszy, okienko jest puste.

Po uruchomieniu pojawia się okienko do wprowadzania danych. Znaczenie pól w tym okienku:
- Symbol kolumny - należy podać symbol (skróconą nazwę) kolumny. Jest to symbol, do którego będziemy się odwoływać podczas dalszego definiowania kolumny (przypisanie opłat) oraz podczas konfigurowania końcowego wyglądu wydruku. Należy więc wybrać symbol niezbyt długi, ale jednocześnie taki, który by wskazywał na zawartość definiowanej kolumny. Np. można wybrać symbole CZYNSZ do oznaczenia kolumny zawierjącej czynsz, ZW - zimna woda, CW - ciepła woda itp. Dalsze definiowanie utrudni natomiast wybranie symboli kolumn KOL1, KOL2, KOL3 itp. gdyż nazwy te w żaden sposób nie są powiązane z zawartością kolumn.
- Nagłówek - należy podać opis zawartości kolumny do wydrukowania w nagłówku kolumny na wydruku. Ten opis jest podpowiadany jako nagłówek kolumny podczas konfigurowania końcowego wyglądu wydruku (patrz opis funkcji Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Opłaty na lokale). Z tego względu nie powinien być za długi gdyż może nadmiernie zwiększyć szerokość kolumny na wydruku. Należy jednak pamiętać, że zawartość nagłówka jest jedynie podpowiadana, czyli użytkownik może zbyt długi opis nagłówka zmniejszyć podczas konfigurowania końcowego wyglądu wydruku.

Po uruchomieniu funkcji po praz pierwszy pojawia się puste okienko, po przypisaniu opłat okienko zawiera listę opłat dla kolumny.
Dodanie nowej opłaty do kolumny: ustawienie się kursorem na pierwszej wolnej linii w okienku lub jednoczesne naciśnięcie klawiszy Ctrl+PageUp. W okienku pojawia się nowa linia, pierwsze pole tej linii jest dostępne do edycji. Należy wpisać tutaj symbol opłaty (zdefiniowanej uprzednio funkcją Definicje -> Opłaty). Można skorzystać z podpowiedzi: po naciśnięciu prawego przycisku myszy lub klawisza F2 na ekranie pojawi się lista wszystkich zdefiniowanych opłat do wyboru.
UWAGA: każda opłata może być użyta w definicji kolumn dla danego wzoru wydruku tylko jeden raz.
Usunięcie wprowadzonej definicji kolumny: po ustawieniu się na wierszu zawierającym dane kolumy do usunięcia nacisnąć klawisze Ctrl+PageDown.

Jak definiować kolumny wydruku i przypisane im opłaty?
Zdarza się, że układ opłat zdefiniowanych dla jednej wspólnoty czy spółdzielni, który odzwierciedla różne warunki wyliczania opłat, jest bardzo skomplikowany. Może się na przykład zdarzyć, że dla jednego rodzaju opłaty (na przykład dla czynszu) jest zdefiniowanych kilka różnych opłat przypisanych do lokali w zależności od różnych sposobów wyliczania wartości czynszu. Na przykład mamy czynsz dla lokalu kategorii 1, kategorii 2 i kategorii 3. Są 3 różne opłaty, każda z nich określa dla lokalu sposób wyliczenia czynszu. Jak wówczas przypisywać opłaty do poszczególnych kolumn wydruku żeby nie mnożyć bez potrzeby ilości kolumn? Należy, co do ogólnej zasady, przypisywać takie same rodzaje opłat do jednej kolumny wydruku. Wynika to ze sposobu wykonywania wydruku i wyliczania wartości dla kolumn dla poszczególnych lokali. Wydruk działa w następujący sposób: po odszukaniu odpowiednich dokumentów naliczeń i rozliczeń mediów dla każego dokumentu:
- dla każdego lokalu wyszukuje w wybranym dokumencie opłaty przypisane dla każdej kolumny.
- jeśli jest tylko jedna opłata z listy opłat przypisanych do kolumny w definicji: drukuje wartość opłaty z naliczenia
- jeżeli lokal ma w naliczeniu więcej niż jedną opłatę dla kolumny: sumuje wartości wyszukanych opłat.
Jeśli więc do definicji jednej kolumny na wydruku przypiszemy trzy opłaty: opłatę za czynsz kategorii 1, opłatę za czynsz kategorii 2 oraz opłatę za czynsz kategorii 3, to podczas wykonywania wydruku w kolumnie "Czynsz" dla lokali kategorii 1 pojawi się wartość opłaty za czynsz kategorii 1, dla lokali kategorii 2 pojawi się wartość opłaty za czynsz kategorii 2, a dla lokali kategorii 3 pojawi się wartość opłaty za czynsz kategorii 3. Gdyby jeden lokal miał przypisane jednocześnie opłatę za czynsz kategorii 1 oraz czynsz kategorii 2 oraz czynsz kategorii 3, to wówczas program zsumuje wartości dla tych opłat w jednej kolumnie. Taka sytuacja wydaje się być mało prawdopodobna (o ile nie jest wynikiem błędu użytkownika w przypisywaniu opłat do lokali).
W podobny sposób można łączyć w jedną kolumnę również inne opłaty cały czas pamiętając o sumowaniu wartości opłat odszukanych dla jednego lokalu. I tak na przykład można połączyć w jednej kolumnie wartości różnych opłat związanych z zimną wodą opomiarowaną i nieopomiarowaną, ale ze względu na inny sposób rozliczania zużycia zimnej wody opomiarowanej i nieopomiarowanej, lepiej by pewnie było wydzielić osobne kolumny na opłaty związane z dostawą i rozliczeniem zimnej wody nieopomiarowanej i opomiarowanej licznikami.
Szczegółowe informacje na temat sposobu konfigurowania ostatecznego wyglądu wydruku, możliwości umieszczania na nim danych szczegółowych o lokalach, właścicielach, parametrach lokali, jak również informacji o podsumowaniach dla dokumentów, cenach dla poszczególnych opłat znajdują sie w opisie funkcji Dokumenty->Opłaty->Zestawienia->Opłaty na lokale.

Wezwanie do zapłaty
Funkcja umożliwia drukowanie rocznych wezwań do zapłaty dla właścicieli. Jest uruchamiana z menu Raporty-> Sprawozdania dla wspólnot ->Korespondencja seryjna-> Wezwania do zapłaty.

Wykonanie wydruku jest dwuetapowe: w pierwszym etapie nalezy wyszukac przetrminowane transakcje do wydrukowania (Wyszukanie przeterminowanych niezapłaconych transakcji), w drugim etapie należy transkacje wybrane z wyszukanych wydrukować (Wydruk wezwań do zapłaty).

Wydruk wezwań do zapłaty:
Podczas definiowania wyglądu i zawartości wydruku można zdefiniowac dwie sekcje Panel. Sekcje Panel1, Panel2, Panel3, Panel4 umożliwiają wydrukowanie wybranych przeterminowanych transakcji (z odsetkami lub bez). Dodanie do wydruku sekcji Panel5 umożliwia umieszczenie na wydruku szczegółowych informacji o transakcjach w formie kartoteki transakcji. Panel5 drukuje dla kontrahenta wszystkie transkacje, których data transakcji jest mniejsza lub równa dacie na którą był pobierany stan rozrachunków do wyszukania przeterminowanych transkacji. Transakcje są drukowane w kolejności według daty ksiegowania. Należy zwrócic uwagę, że program wyszukuje zawsze transkacje ze wszystkich kont rozrachunkowych kontrahenta. Nie ma możliwości wydruku tylko dla wybranego zakresu kont. Natomiast w pierwszej sekcji Panel (Panel1, Panel2, Panel3, Panel4) program uwzględnia tylko transkacje przeterminowane i niezapłacone, a w drugiej sekcji Panel (Panel5) program drukuje wszystkie transakcje, tak aby kontrahent miał szczegółowe informacje dotyczące jego obciążeń i uznań.
UWAGA: sekcja Panel5 musi wystąpić w definicji wydruku jako druga, po sekcji drukującej przeterminowane transakcje (Panel1, Panel2, Panel3, Panel4).

Dodatkowo jest możliwość uwzględniania na wydruku kosztów upomnienia (wydruk Panel8) oraz, dla wydruków z odsetkami, możliwość podania brzegowej kwoty odsetek, poniżej której odsetek nie uwzględnia się (wydruk Panel9).

Od wersji 2.60 jest także możliwość numerowania wezwań do zapłaty i przechowywania wydrukowanych not w archiwum (Historia wystawionych wezwań). Wystawione wezwania zapisane w archiwum można przeglądać i ponowanie drukować. W celu pokazania numeru noty upomnieniowej na wydruku korespondencji seryjnej zaleca się użyć funkcji LiniaL i skorzystać z funkcji nota_numer() zdefiniowanej w dołączanym do wersji pliku ks.sl (katalog ...\perseus.dat\fk\wlasne). W linii wpisujemy wówczas: nota_numer;"Numer kolejny noty: "

Sprawozdania finansowe
Funkcja umożliwia drukowanie rocznych sprawozdań finansowych wspólnoty. Jest uruchamiana z menu Raporty-> Sprawozdania dla wspólnot ->Korespondencja seryjna-> Sprawozdania. Definiowanie sprawozdania jest opisane w punkcie Definicje sprawozdań.

Ramka Za okres
Tutaj wpisujemy zakres dat, dla którego ma być wykonane sprawozdanie roczne. Daty wpisujemy w formacie: mm.dd. Typowy zapis to zakres dat obejmujący cały rok: od: 01.01 do 12.31.

Zakres drukowanych kontrahentów dla różnych opcji
W zależności od ustawienia parametrów wydruku program drukuje dane dla poszczególnych lokali lub dane zbiorcze. Wartości drukowane w sprawozdaniu zbiorczym są uzyskiwane przez sumowanie danych dla poszczególnych lokali. Podczas definiowania zakresu danych do wydruku podaje się m.in. zakres kontrahentów. Na wydruku są uwzględniane dane tylko tych kontrahnetów, którzy są przypisani do lokali. Poniżej wypisano różne możliwości:
- jest zaznaczona opcja Zbiorcze dla budynku - drukuje zestawienia zbiorcze
-- gdy jest wpisany symbol budynku - powstaje zestawienie zbiorcze dla całego budynku (czyli suma danych wszytskich lokali z budynku)), ignoruje ustawiony zakres kontrahentów.
-- gdy nie jest wpisany symbol budynku - robi zestawienie zbiorcze dla całej wspólnoty (istotne dla wspólnot z większą ilością budynków): sumuje dane ze wszytskich lokali w całej wspólnocie. Uwaga: NIE ignoruje ustawionego zakresu kontrahnetów. Czyli jeśli chcemy dostać zestawienie zbiorcze dla całej wspólnoty - należy pozostawić pusty zakres kontrahentów - program sam dopisze pełny zakres. Jeśli wpiszemy zakres kontrahanetów np. dla 3 lokali - to dostaniemy zsumowane dane dla tych 3 lokali.
- opcja Zbiorcze dla budynku nie jest zaznaczona - drukuje na poszczególne lokale (dla każdego lokalu osobny wydruk)
-- zaznaczono Wg kontrahentów i wpisany zakres kontrahentów - drukuje dla zakresu wpisanego zakresu
-- zaznczono Wg lokali - drukuje dla lokali wbranych funkcją
-- nie jest wpisany zakres kontrahentów - drukuje dla wszystkich lokali we wspólnocie
-- jest wpisany symbol budynku - drukuje dla wszystkich lokali z budynku, niezależnie od wpisanego zakresu kontrahentów

Wybór sprawozdania do wydruku
Jeżeli drukujemy tylko jedno sprawozdanie to wpisujemy symbol sprawozdania w polu "Sprawozdanie finansowe". Jeżeli ustawimy się w pustym polu i naciśniemy klawisz F2 uzyskamy podpowiedź - listę zdefiniowanych sprawozdań.
Zdarza się, że są sprawozdania, które mają zdefiniowane linie w taki sposób, że w pierwszej części sprawozdania są wypełniane 4 kolumny, a w kolejnej części - jest wypełniana tylko jedna kolumna. Wówczas w drugiej częsci sprawozdania drukuje się pusta tabela. Aby tego uniknąć, można podzielić sprawozdanie na dwa rózne sprawozdania: - jedno z 4 kolumnami, a kolejne z miejszą ilością kolumn.
Zasady postępowania gdy chcemy na jednym wydruku połączyć kilka sprawozdań:
- nagłówek kolumn drukuje się tylko dla pierwszego sprawozdania. Kolejne sprawozdania drukują się bez nagłowków.
- kolejność drukowania sprawozdań według pola Numer podawanego w definicji sprawozdania. Uwaga: pole Numer powinno być wypełnione jeśli będziemy drukować naraz więcej niż jedno sprawozdanie.
- wybór rozliczeń do wydruku: drukuje rozliczenie wpisane w pierwszym okienku korepondencji seryjnej (pole Sprawozdanie finansowe) oraz wszystkie zaznaczone w funkcji Wybierz sprawozdania. Jeżeli chcemy drukować więcej niż jedno sprawozdanie zaleca się wyczyścić pole Sprawozdanie finansowe i zaznaczać spraowzdania tylko w okienku uruchomionym przez  Wybierz sprawozdania. Chodzi o kolejność wydruku sprawozdań (czyli z którego wydruku będzie drukowany nagłówek do kolumn).
- Kolejność drukowania:
   -- jeżeli drukujemy zestawienia dla każdego lokalu to program wylicza i drukuje dla każdego lokalu sprawozdanie_1, potem sprawozdanie_2, sprawozdanie_3 itd.
    -- jeżeli jest drukujemy zestawienie zbiorcze to program najpierw wykonuje sprawozdanie_1 dla wszystkich lokali z zakresu, drukuje je, potem sprawozdanie_2 dla wszystkich lokali z zakresu i drukuje je (bez nagłówka) itd...

Ramka Daty do korespondencji
- data dokumentu: data, która pojawi sie na dokumencie jako data wydruku.
- data salda na dzień: dzień, na który są naliczone salda dla właścicieli lokali. Data ta musi się zawierać w w zakresie dat od daty początku do daty końca księgi, w której pracujemy.

Ramka Daty do korespondencji
- data dokumentu: data, która pojawi sie na dokumencie jako data wydruku.
- data salda na dzień: dzień graniczny według którego są wybierane transakcje do wydruku. Na wydruku są uwzględniane wszytskie transkacje, dla których data tranakcji jest równa lub mniejsza od daty salda na dzień.

Ramka Daty do korespondencji
- data dokumentu: data, która pojawi się na dokumencie jako data wydruku.
- data salda na dzień: dzień graniczny według którego są wybierane transakcje do wydruku. Na wydruku są uwzględniane wszytskie transkacje, dla których data tranakcji jest równa lub mniejsza od daty salda na dzień.

Administrator wspólnoty
Grupa funkcji dla celów administrowania systemem wspólnot. Dostęp do tych funkcji mają jedynie użytkownicy o uprawnieniu "administratora".

Parametry modułu
Wprowadzanie parametrów ogólnych dla modułu wspólnot. Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Obsługa->Administrator->Parametry modułu.
Parametry są przechowywane w oddzielnym rejestrze W_USTAWIENIA.RJR. Każda księga (wspólnota) ma osobny zestaw parametrów. Po wejściu do modułu wspólnot sprawdza się czy wypełnione są parametry dla modułu dla bieżącej ksiegi. Jeśli nie - przyjmowane są parametry domyślne.
1. Klasyfikacja pomocnicza
a. Wykorzystywać klasyfikację pomocniczą (domyślnie: Tak)
b. Wzorzec konta klasyfikacji - wpisany tutaj wzorzec podpowiada się podczas wprowadzania dekretu w definicji kosztu lub opłaty. Służy do utworzenia symbolu konta klasyfikacji pomoczniczej dla opłat i kosztów.(Domyślnie: BLO: Budynek+Lokal+Opłata).
c. Symbol domyślnego konta klasyfikacji pomocniczej - jeśli w dekrecie jest podane konto do klasyfikacji i brakuje danych do utworzenia zapisów do klasyfikacji - pobierany jest symbol konta domyślnego. Najczęściej podawane jest konto zbiorcze wspólnoty. Patrz też opis ****Dekret dla kosztów

2. Wzorzec konta kontrahenta
Wpisany tutaj wzorzec służy do tworzenia symbolu kotrahenta (dostawcy lub właściciela) przy automatycznych poleceniach ksiegowania (ksiegowanie naliczeń oraz rozpisanych kosztów). Z definicji dekretu kosztu lub opłaty jest pobierany symbol konta zbiorczego (np. 204), a dalej symbol konta jest tworzony według wzorca. Wpisany tutaj wzorzec jest podpowiadany podczas wprowadzania dekretu w definicji kosztu lub opłaty - ale można go zmienić. Wzorzec nie jest ustawiany ogólnie dla całego modułu wspólnot, tylko jest podpowiadany w dekrecie do każdego rodzaju opłaty lub kosztu. Wynika to z tego, że użytkownik może zechcieć zmienić wzorzec konta kontrahenta - np. inny wzorzec konta dla dostawców (np. 210/01,..02), a inny dla właścicieli (np. 204/sym_kont1, 204/sym_kontr2).
Domyślnie: symbol_konta/symbol_kontrahenta.

3. Księgowanie naliczeń opłat
a. parametry są wykorzystywane w okienku dialogowym do tworzenia polecenia księgowania dla naliczeń opłat. Użytkownik może zmienić wartości parametrów w okienku dialogowym bezpośrednio przed wykonaniem polecenia księgowania. Jeśli jednak nie zmieni wartości parametrów (funkcją Obsługa->Administrator wspólnoty->Parametry wspólnot), to przy kolejnym uruchomieniu funkcji polecenia księgowania dla naliczeń - pojawią mu się wartości podczytywane z parametrów modułu.
b. podpowiadany symbol dokumentu ksiegowego (domyślnie: XN)
c. podpowiadany dzień naliczenia (domyślnie: 10) - dzień daty dokumentu księgowego (istotne dla odsetek!). Datę tworzy się w/g zasady: dzień naliczenia+miesiąc naliczenia+rok z księgi .
d. sposób tworzenia symbolu transakcji rozrachunkowej: domyslnie program tworzy symbol transkacji według wzoru: miesiąc_naliczenia/rok_z_księgi, np. dla miesiąca kwietnia w roku 2015 symbol transkacji będzie: 04/2015. Można zaznaczyć opcję Symbol transkacji zaczyna się od roku i wówczas symbol transkacji tworzy się według wzoru: rok_z_księgi/miesiąc_naliczenia, np. 2015/04.
e.sposób tworzenia daty płatności: - data płatności = dzień naliczenia + podana ilość dni lub data płatności określona na konkretny dzień miesiąca (podobnie jak data naliczenia). Domyślnie jest przyjęte: data płatności = dzień naliczenia + podana ilość dni. Domyślnie podpowiadana ilość dni terminu płatności = 0.
f.sposób postępowania gdy data płatności przypada na dzień wolny od pracy jest automatycznie przesuwana na pierwszy roboczy dzień ; lub data płatnosci nie jest zmieniana; domyślnie data płatności nie jest zmieniana. Jako dzień wolny uważa się; święta kościelne, państwowe, niedziele i soboty.
g. podpowiadana metoda grupowania zapisów strony WN (domyślnie: grupowanie w jedną transakcję dla właściciela)
h. podpowiadana metoda grupowania zapisów strony MA (domyślnie: grupowanie według kont)
i. zaznaczenie opcji : "uaktualniaj nazwy kont klasyfikacji" (domyślnie: niezazanczona)
j. zaznaczenie opcji : "uaktualniaj nazwy kont kontrahentów" (domyślnie: niezazanczona)
k. księgowanie naliczeń według wzorca wydruku (domyślnie - NIE; jesli tak to przechowywany jest symbol opłaty do księgowania zaokrągleń wynikających z zastosowania wzorca wydruku) .
l. uwzględniać daty w naliczeniach opłat (domyślnie: NIE). Uzależnienie wysokości opłat w zależności od ilości dni przebywania w lokalu. Ilość dni przebywania jest określana za pomocą daty wprowadzenia/wyprowadzenia z lokalu. Jeżeli współczynnik określony ilorazem: ilość dni przebywania/ilośc dni w miesiącu jest mniejszy od 1 - to wartość każdej opłaty dla lokalu jest mnożona przez współczynnik.
m. uwzględniać historię parametru w naliczeniach i kosztach (domyślnie: NIE). Uwaga: parametr dotyczy jednocześnie naliczeń i kosztów. Jeśli parametr jest ustawiony na NIE, program pobiera do obliczeń bieżącą wartość parametru. Jeśli zdecydujemy się na uwzględnianie historii parametrów to:
- jeżeli w definicji kosztu lub opłaty występuje parametr
- w celu ustalenia wartości parametru program poszukuje w historii parametru wartości parametru obowiazującej dla daty wykonania naliczenia (dla naliczeń opłat) lub dla daty otrzymania faktury (dla rozliczeń kosztów). Więcej szczegółów można znaleźć w opisie Uwzględnianie historii parametru w naliczeniach i kosztach.
n. kolejność wyświetlania naliczeń: parametr umożliwiający ustawienie początkowej kolejności wyświetlania dokumentów naliczeń w okienku. Dopuszczalna kolejność:
- według miesiąca naliczenia
- według daty naliczenia
- według opisu w nagłówku dokumentu
- według symbolu budynku
- ustawienie domyślne: w/g miesiąca naliczenia dla zwykłych ksiąg, w/g daty naliczenia dla ksiąg na przełomie roku, co umożliwia wyświetlanie dokumentów naliczeń zgodnie z kolejnością ich wykonywania.
o. sposób wyliczania wartości opłat (parametr dla naliczeń opłat i rozliczeń mediów):
- wyliczać od ceny brutto(wartość netto = ilość*cena_brutto - vat)
- wyliczać od ceny netto (wartość netto = ilość*cena_netto)
Uwaga1: trzeba pamiętać żeby w zależności od ustawienia tego parametru wprowadzać ceny w cennikach oraz w definicjach rozliczeń mediów: dla wyliczać od ceny brutto - wprawadzamy wartości brutto cen, a dla wyliczać od ceny netto: wprowadzamy wartości netto cen.
Uwaga2: Jeżeli wystawiamy ze wspólnot faktury (które są automatycznie przesyłane do modułu fakturowania), musimy pamiętać, żeby w rejestrze sprzedaży w module fakturowania (Moduły -> Faktury -> Parametry modułu -> Definiowanie rejestrów sprzedaży) ustawić Sposób liczenia tak samo jak dla modułu wspólnot (liczyć od brutto, liczyć od netto).

4. Księgowanie rozliczeń kosztów
a. parametry są wykorzystywane w okienku dialogowym do tworzenia polecenia księgowania dla kosztów. Oczywiście użytkownik może zmienić wartości parametrów w okienku dialogowym bezpośrednio przed wykonaniem polecenia księgowania dla kosztów (wykonanie dekretu). Jeśli jednak nie zmieni wartości parametrów (funkcją Obsługa->Administror->Parametry modułu), to przy kolejnym uruchomieniu funkcji polecenia księgowania dla kosztów - pojawią mu się wartości podczytywane z parametrów.
b. podpowiadany symbol dokumentu księgowego (domyślnie: XK)
c. rozliczać kwotę brutto, kwotę netto z faktury kosztowej (przychodzącej). Jeżeli nie rejestrujemy VAT - należy wybrać "Tak": rozliczać kwote brutto - wtedy rozpisaniu na lokale podlegać będzie cała kwota brutto rejestrowanej faktury. Jeśli chcemy rejstrować VAT należy wybrać "Nie" - czyli rozliczać kwotę netto. Wtedy rozliczeniu na lokale ulegnie tylko kwota netto, a kwota VAT będzie ksiegowna na osobne konto VATu naliczonego. Domyślnie "Tak": rozliczać kwotę brutto.
d. gdy rozliczana jest kwota netto (rejestracja faktur VAT) występują trzy dodatkowe parametry:
- symbol konta do księgowania VAT naliczonego
- podpowiadana data obowiązku VAT: = "Data otrzymania" - podpowiadana jest data otrzymania z faktury kosztowej, = "Data pusta" - podpowiadana jest data pusta.
- symbol rejestru VAT dla Vat naliczonego (domyłśnie przyjmowany jest symbol rjestru ZAKUP)
e. spsoób tworzenia symbolu konta kontrahenta (dostawcy)
- prefix konta z definicji kosztu + symbol kontrahenta
- konto z planu kont (program wyszukuje pierwsze konto rozrachunkowe, które ma przypisany symbol kontrahneta; można zmienić symbol konta na inny - ale to inne konto również musi mieć przypisany symbol kontrahneta)
- prefix konta z definicji kosztu + symbol budynku + symbol kontrahenta
f. uwzględniać historię parametru w kosztach i naliczeniach(domyślnie: NIE). Uwaga: parametr dotyczy jednocześnie naliczeń i kosztów. Jeśli zdecydujemy się na uwzględnianie historii parametrów to:
- jeżeli w definicji kosztu lub opłaty występuje parametr
- w celu ustalenia wartości parametru
- program poszukuje w historii parametru wartości parametru obowiazującej dla daty wykonania naliczenia (dla naliczeń opłat) lub dla daty otrzymania faktury (dla rozliczeń kosztów). Więcej szczegółów można znaleźć w opisie Uwzględnianie historii parametru w naliczeniach i kosztach.

5. Księgowanie rozliczeń mediów
a. parametry są wykorzystywane w okienku dialogowym do tworzenia polecenia księgowania dla rozliczeń mediów. Oczywiście użytkownik może zmienić wartości parametrów w okienku dialogowym bezpośrednio przed wykonaniem polecenia księgowania. Jeśli jednak nie zmieni wartości parametrów (funkcją Obsługa->Administror->Parametry modułu), to przy kolejnym uruchomieniu funkcji polecenia księgowania dla rozliczeń - pojawią mu się wartości podczytywane z parametrów.
b. podpowiadany symbol dokumentu ksiegowego (domyślnie: XR)
c. podpowiadana ilość dni terminu płatności (domyślnie: 0) - dzień naliczenia+ilość dni do terminu płatności tworzą datę płatności, po której są naliczane odsetki za zwłokę.
d. podpowiadana metoda grupowania zapisów strony WN (domyślnie: każdy zapis osobna transakcja)
e. podpowiadana metoda grupowania zapisów strony MA (domyślnie: grupowanie według kont)

6. Księgowanie dotacji
a. parametry są wykorzystywane w okienku dialogowym do tworzenia polecenia księgowania dla dotacji. Użytkownik może zmienić wartości parametrów w okienku dialogowym bezpośrednio przed wykonaniem polecenia księgowania. Jeśli jednak nie zmieni wartości parametrów (funkcją Obsługa->Administror wspólnoty->Parametry wspólnot), to przy kolejnym uruchomieniu funkcji polecenia księgowania dla dotacji - pojawią mu się wartości podczytywane z parametrów modułu.
b. symbol dokumentu - podpowiedź XD (parametr )
c. podpowiadany dzień dotacji (domyślnie: 10) - dzień daty dokumentu księgowego (istotne dla odsetek!). Datę tworzy się w/g zasady: dzień naliczenia+miesiąc naliczenia+rok z księgi .
d.sposób tworzenia daty płatności: - data płatności = dzień dotacji + podana ilość dni lub data płatności określona na konkretny dzień miesiąca (podobnie jak data dotacji). Domyślnie jest przyjęte: data płatności = dzień dotacji + podana ilość dni. Domyślnie podpowiadana ilość dni terminu płatności = 0.
e.sposób postępowania gdy data płatności przypada na dzień wolny od pracy jest automatycznie przesuwana na pierwszy roboczy dzień ; lub data płatnosci nie jest zmieniana; domyślnie data płatności nie jest zmieniana. Jako dzień wolny uważa się; święta kościelne, państwowe, niedziele i soboty.
f. symbol konta MA: musi być rozrachunkowe; wpisujemy tylko symbol konta zbiorczego. W poleceniu księgowania do symbolu konta MA dodaje się symbol kontrahenta (właściciela): wymusza to odpowiednie skonstruowanie planu kont: konta, na których będą rejestrowane naliczenia z modułu wspólnot muszą mieć postać konto_zbiorcze/symbol_kontrahenta.
g. symbol konta WN - konto aktywne, wpisujemy pełny symbol konta do księgowania
- może być zwykłe konto (np. konto banku), bez klasyfikacji
- jeśli znazaczymy opcję Konto strony WN jest rozrachunkowe, to wówczas konto strony WN musi być rozrachunkowe (np. 204/GMINA). Symbol tworzonej transkacji dla tego konta jest: "miesiąc_naliczenia/rok_naliczenia/DOTACJE".
h. symbol transakcji dla konta strony WN
po stronie Wn tworzą sie automatycznie zapisy dla kilku transkacji:
- najpierw tworzy się transakcja dla dotacji. Symbol transakcji dla dotacji: jest tworzony jako ciag znaków miesiąc_naliczenia/rok_naliczenia/DOTACJA Taka transkacja zawsze powstaje.
- następnie automatycznie tworzą się zapisy dokonujące zapłaty za pomocą dotacji za utworzone wcześniej transakcje dotyczące naliczeń. Najpierw następuje wyksiegowanie zapłaty z transkacji miesiąc_naliczenia/rok_naliczenia/DOTACJA,a potem zaksiegowanie jako zapłaty na odpwowiednią transkację. W zależności od sposobu ustawienia parametru zapłaty są parowane z transkacjami o symbolu:
-- ciag znaków miesiąć_naliczenia/rok_naliczenia (ustawienie domyślne)
-- ciąg znaków: "miesiąc naliczenia/rok/grupa opłat". Możemy podać maksymalnie 3 grupy opłat. Przypisanie kwoty dodatku do grupy opłat następuje według kolejności wprowadzania.
Jeśli kwota dodatku przewyższa sumę naliczeń na podane grupy opłat, to kwota nadpłaty pozostaje na transakcji utworzonej dla dopłaty o symbolu miesiąc_naliczenia/rok_naliczenia/DOTACJA.

7. Fakturowanie (dla naliczeń opłat i rozliczeń mediów)
a. parametry są wykorzystywane podczas tworzenia faktur i przesyłania ich do modułu fakturowania. Powinny być ustawione przed rozpoczęciem pracy z modułem wspólnot. Zwróćmy uwagę, że po wybraniu określonego rejstru VAT dla sprzedaży dla naliczeń i rozliczeń mediów, możemy dla niego zdefiniować określony sposób konstruowania symboli tworzonych faktur.
b. symbol rejestru sprzedaży dla fakturowania naliczeń opłat
-- jeden rejestr dla wszystkich faktur (domyślnie "S22") lub
-- symbol rejestrtu sprzedazy jest tworzony z dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahenta
c. symbol rejestru sprzedaży dla fakturowania rozliczeń mediów:
-- jeden rejestr dla wszystkich faktur (domyślnie "S22") lub
-- symbol rejestrtu sprzedaży jest tworzony z dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahenta
d. format wydruku rachunku (domyślnie: "iefaktura")
e. określenie zakresu właścicieli, dla których są wystawiane faktury dla rozliczeń mediów. Można wystawiać faktury tylko tym właścicielom, którzy mają wybrany rodzaj dokumentu obciążeniowego "FAKTURY" (funkcja:Budynki->Lokale->Właściciel) lub wszystkim właścicielom.
f. faktury księgować: z modułu "Faktury" lub ze wspólnot. Domyślnie jest zaznaczone ksiegować z modułu "Faktury". Zauważmy, że w celu umiejscowania w odpowiednim rejestrze sprzedaży i nadania unikalnego numeru faktury są przesyłane do modułu "Faktury". Tutaj też są drukowane. Można je zaksięgować jako pojedyńcze faktury z modułu "Faktury" lub - po wybraniu opcji "księgować ze wspólnot" - można wszystkie faktury zaksięgować jednym dokumentem wraz z notami. Uruchamianie księgowania faktur ze wspólnot: w tym samym momencie co księgowanie not: funkcja Polecenie księgowania.

8. Korespondencja seryjna
a. parametr jest wykorzystywany do określenia czy drukować dane administartora na dokumentach korespondencji seryjnej. Jeśli chcemy, aby na dokumentach drukowały się dane Wspólnoty Mieszkaniowej - wówczas zaznaczamy Miejsce przechowywania danych informacyjnych na inne dla każdej księgi. Jeżeli chcemy dodać drukowanie danych administrtora, zaznaczamy parametr "Drukować dane administartora" na "tak". Wówczas na wydrukach korespondencji seryjnej pojawią sie dane właściciela programu (czyli administrtora). Są one pobierane z ustawień globalnych dla firmy. Drukują się : "Nazwa" (linia1, linia2, linia 3 - jeśli nie są puste)," Adres": ulica, kod, miasto, dane z linii "Poczta" - można tu np. wpisać numery telefonów oraz "NIP" i "Regon" - jesli nie sa puste.

9. Rachunki (dla naliczeń opłat i rozliczeń mediów)
a. parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia rachunków i przesyłania ich do modułu fakturowania. Powinien być ustawiony przed rozpoczęciem pracy z modułem wspólnot.
b. symbol rejestru sprzedaży dla rachunków dla naliczeń opłat i rozliczeń mediów:
-- jeden rejestr dla wszystkich rachunków (domyślnie "S22") lub
-- symbol rejestrtu sprzedaży jest tworzony z dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahenta
Zwróćmy uwagę, że po wybraniu określonego rejestru sprzedaży możemy dla niego zdefiniować określony sposób konstruowania symboli dokumentów.
c. rachunki księgować: z modułu "Faktury" lub ze wspólnot. Domyślnie jest zaznaczone ksiegować z modułu "Faktury". Zauważmy, ze rachunki wystawiamy podobnie jak faktury - w celu umiejscowania w odpowiednim rejestrze sprzedaży i nadania numeru rachunku rachunki są przesyłane do modułu "Faktury". Tutaj też są drukowane. Można je zaksięgować jako pojedyńcze rachunki z modułu "Faktury" lub - po wybraniu opcji "księgować ze wspólnot" - można wszystkie rachunki zaksięgować zbiorczo jednym dokumentem wraz z notami. Uruchamianie księgowania rachunków ze wspólnot: w tym samym momencie co ksiegowanie not: funkcja Polecenie księgowania.
d. format wydruku rachunku (domyślnie: "ierachunek01")

10. Parametry dla VAT
a. parametry tutaj zdefiniowane są wykorzystywane jeśli wspólnota rozlicza VAT. Powinnny być ustawione przed rozpoczęciem pracy z modułem wspólnot. Ustawienia parametrów są brane pod uwage jedynie dla ksiegowania not naliczeniowych i rozliczeń mediów dla typu dokumentu NOTA, dla typu dokumentu RACHUNEK (jeśli zaznaczono parametr rachunki księgować: ze Wspólnot) oraz dla typu dokumentu FAKTURA (jeśli zaznaczono parametr Faktury księgować: ze Wspólnot).
b. parametry VAT dla typu dokumentu NOTA (dla not naliczeniowych i rozliczeń mediów):
- nie tworzyć zapisów VAT dla not.
- tworzyć zapisy vat dla not. Tworzenie zapisów VAT według dwóch sposobów:
    -- Sposób I: wszystkie zapisy VAT dla wszytskich właścicieli są przesyłane do jednego rejestru VAT i według jednej stawki VAT. Należy podać:
           --- wprowadzić symbol rejestru vat (dla vatu naliczonego)
           --- wprowadzić symbol klasyfikacji vat (jedna klasyfikacja dla wszytkich zapsiów VAT).
            Uwaga: sposób I ma sens jedynie wtedy kiedy wszytskie opłaty mają taką samą klasyfikajcę (najczęściej SZW),w innym przypadku powstaną zapisy sumjące rózne stawki VAT w jeden zapis, co jest bez sensu.
    -- Sposób II: symbol rejestru VAT dla każdego właściciela jest tworzony na podstawie dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahneta, klasyfikacja VAT dla zapisów vat jest pobierana z definicji opłaty.
- jesli tworzymy zapisy VAT, to należy wybrać sposób tworzenia zapisów VAT dla not:
        -- osobno dla każdej noty- każda nota dla każdego właściciela z osobnym numerem znajdzie sie w rejestrze VAT.
        -- zbiorczo- powstanie jeden zapis zbiorczy dla wszystkich not z dokumentu naliczenia/rozliczenia mediów.
b. parametry VAT dla typu dokumentu RACHUNEK (dla naliczeń i rozliczeń mediów):
- nie tworzyć zapisów VAT dla rachunków.
- tworzyć zapisy vat dla rachunków. Uwaga: opcję TAK - tworzyć zapisy VAT można wybrać jedynie wtedy, kiedy parametr Rachunki ma wybrane: księgować ze wspólnot.
Tworzenie zapisów VATdla rachunków według dwóch sposobów:
    -- Sposób I: wszystkie zapisy VAT dla wszytskich właścicieli są przesyłane do jednego rejestru VAT i według jednej stawki VAT. Należy podać:
           --- wprowadzić symbol rejestru vat (dla vatu naliczonego)
           --- wprowadzić symbol klasyfikacji vat (jedna klasyfikacja dla wszytkich zapsiów VAT).
            Uwaga: sposób I ma sens jedynie wtedy kiedy wszytskie opłaty mają taką samą klasyfikajcę (najczęściej SZW),w innym przypadku powstaną zapisy sumjące rózne stawki VAT w jeden zapis, co jest bez sensu.
    -- Sposób II: symbol rejestru VAT dla każdego właściciela jest tworzony na podstawie dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahneta, klasyfikacja VAT dla zapisów vat jest pobierana z definicji opłaty.
- jesli tworzymy zapisy VAT, to należy wybrać sposób towrzenia zapisów VAT dla rachunków:
        -- osobno dla każdego rachunku- każdy rachunek z osobnym numerem znajdzie sie w rejestrze VAT.
        -- zbiorczo- powstanie jeden zapis zbiorczy dla wszystkich rachunków z dokumentu naliczenia.
c. parametry VAT dla typu dokumentu FAKTURA (dla naliczeń ):
- nie tworzyć zapisów VAT dla faktur.
- tworzyć zapisy vat dla faktur. Uwaga: opcję TAK - tworzyć zapisy VAT można wybrać jedynie wtedy, kiedy parametr Faktury ma ustawione: księgować ze wspólnot.
Tworzenie zapisów VATdla faktur według dwóch sposobów:
    -- Sposób I: wszystkie zapisy VAT dla wszystkich właścicieli są przesyłane do jednego rejestru VAT i według jednej stawki VAT. Należy podać:
           --- wprowadzić symbol rejestru vat (dla vatu naliczonego)
           --- wprowadzić symbol klasyfikacji vat (jedna klasyfikacja dla wszytkich zapsiów VAT).
            Uwaga: sposób I ma sens jedynie wtedy kiedy wszytskie opłaty mają taką samą klasyfikajcę (najczęściej SZW),w innym przypadku powstaną zapisy sumjące różne stawki VAT w jeden zapis, co jest bez sensu.
    -- Sposób II: symbol rejestru VAT dla każdego właściciela jest tworzony na podstawie dwóch pierwszych znaków symbolu kontrahneta, klasyfikacja VAT dla zapisów vat jest pobierana z definicji opłaty.
- jesli tworzymy zapisy VAT, to należy wybrać sposób towrzenia zapisów VAT dla faktur:
        -- osobno dla każdej faktury - każda faktura z osobnym numerem znajdzie się w rejestrze VAT.
        -- zbiorczo- powstanie jeden zapis zbiorczy dla wszystkich faktur z dokumentu naliczenia.

11. Ustaw parametry domyślne.
Funkcja służy do ustawiania parametrów domyślnych. Działanie:
a. jest sprawdzane czy jest zalogowany tylko jeden użytkownik. Ponieważ będzie usuwany indeks, lepiej żeby nikt nie pracował.
b. usuwany jest plik ustaw.key.
c. wyświetla się lista funkcji, dla których możemy ustawić parametry we wspólnotach. Zaznaczamy te funkcje, dla których chcemy ustawić wartości domyślne parametrów. Po wejściu okienko wszystkie funkcje są zaznaczone (czyli wszystkie parametry będą miały ustawiane domyślne wartości).
d. dwa tryby pracy: (1)ustawiamy wszystkie parametry na wartości domyślne; (2) chcemy część parametrów ustawić, a resztę zostawić z wprowadzonymi uprzednio wartościami - szczególnie przydatne gdy chcemy poprawić plik ustaw.dbf.
e. dla każdej zaznaczonej funkcji jest wykonywane:
- usuwane są wszystkie rekordy z identyfikatorem funkcji (pole u_indeks).
- dodawany jest rekord z wartościami domyślnymi (wartości domyslne dla każdego parametru są podane przy opisach parametrów).
d. na koniec pracy funkcji muszą być ustawione wszystkie parametry. To jest sprawdzane nie tylko po zakończeniu działania funkcji Ustaw parametry domyślne, ale także przed opuszczeniem okienka do ustawiania parametrów.

12. Pobieranie wartości parametrów.
Ustawienie wartości niektórych parametrów ma duże znaczenie dla przebiegu wykonywania programu. W związku z tym, jeśli parametr taki nie ma ustawionej wartości - przyjmuje się wartość domyślną i wpisuje się ją do ustawień. Na ekranie pojawia się komunikat o przyjęciu wartości domyślnej. Niektóre parametry nie mają wartości domyślnych (np, takie, gdzie trzeba podać symbol konta) - jeśli wartość takiego parametru nie jest uzupełniona - program zatrzymuje swoje działanie.

Zespół funkcji umożliwiających wczytywanie i eksportowanie danych dotyczących wspólnot z plików tekstowych. Możliwe jest wczytywanie danych z różnych formatów plików źródłowych: np. Excel, plik w formacie csv, dbase. Pozwala na automatyczne wczytanie/wyeksportowanie podstawowych danych dotyczących wspólnoty, takich jak: dane właścicieli, dane lokali i podstawowe parametry. Istnieje też możliwość wczytania odczytów liczników. Uruchamianie z menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export.
Uwaga: import jest funkcją, która może zniszczyć poprzednią zawartość baz danych dotyczących wspólnoty. Przed wykonaniem importu zaleca sie wykonanie kopii archiwalnej.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych importów

Import/export naliczeń
Funkcja umożliwia wykesportowanie oraz wczytanie naliczeń opłat dla lokali. Pozwala zapisać na plik tekstowy, w ściśle określonym formacie, dane dotyczące naliczeń opłat dla lokali. Możliwe jest również wczytanie tak wyeksportowanych danych do Perseusa. Uruchamianie z menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie naliczeń/Export naliczeń.
Po uruchomieniu funkcji Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export pojawia się okienko; w górnej części tego okienka zanajduje się informacja o bieżącej księdze oraz o wybranym katalogu, z którego będą pobierane lub zapisywane dane. Standardowo podpowiada sie katalog roboczy. W przypadku importu danych taki katalog należy utworzyć na ścieżce: .....perseus.dat/fk/. W przypadku eksportu danych program Perseus sam utworzy katalog o podanej nazwie na ścieżce: .....perseus.dat/fk/.

Po wybraniu funkcji Export odczytów pojawia się okienko, w którym należy podać nazwę pliku, na który będą zapisane dane. Plik zostanie utworzony .na ścieżce ....perseus.dat/fk/w podkatalogu, którego nazwa pojawia się w polu: Katalog: (nazwę podkatalogu można zmienić).
Następnie pojawia się okienko Export naliczeń do wyboru naliczeń, które mają zostać wyeksportowane. Na ekranie pojawia się lista wszystkich wykonanych naliczeń, wyboru dokonujemy klawiszem Enter bądź klikając prawym lewym klawiszem myszki na linii z wybranym naliczeniem: z lewej strony wybranego naliczenia pojawia się znak "v". Po zatwierdzeniu wybranych naliczeń klawiszem Wybór danych, program powraca do okienka Export naliczeń. Naciskamy klawisz Dalej i program zapisuje dane dotyczące naliczeń na plik o podanej nazwie.

Po wybraniu funkcji Wczytanie naliczeń pojawia się okienko, w którym należy podać nazwę pliku, z którego będą pobierane dane źródłowe naliczeń. Plik jest poszukiwany na ścieżce ....perseus.dat/fk/w podkatalogu, którego nazwa wyświetla się w górnej części okienka po uruchomieniu funkcji Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export. W tym okienku można też zmienić nazwę podkatalogu. Przed zaczytaniem danych z pliku można obejrzeć jego zawartość wybierając Obejrzenie pliku. Po zaakceptowaniu wyboru pliku klawiszem Enter, program przystępuje do analizy pliku źródłowego i zaczytywania danych o naliczeniach do Perseusa. Podczas zaczytywania program wyświetla na ekranie informację o przebiegu procesu importu. Po zakończeniu działania funkcji zaczytane dokumenty naliczeń można obejrzeć wybierając funkcję Dokumenty->Opłaty->Zobacz naliczenia.

Import/export - wczytanie danych
Funkcja umożliwia wczytywanie danych opisowych dotyczących wspólnot z plików tekstowych. Możliwe jest wczytywanie danych z różnych formatów plików źródłowych: np. Excel, plik w formacie csv, dbase. Pozwala na automatyczne wczytanie podstawowych danych dotyczących wspólnoty, takich jak: dane właścicieli, dane lokali i podstawowe parametry. Istnieje też możliwość wczytania odczytów liczników. Uruchamianie z menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych.
Uwaga: import jest funkcją, która może zniszczyć poprzednią zawartość baz danych dotyczących wspólnoty. Przed wykonaniem importu zaleca sie wykonanie kopii archiwalnej.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą zdefiniowanych importów.

Przykładowy import zdefiniowano w księdze DEMO_IMP, patrz Przykładowa definicja importu danych. Posługując się tym opisem i przykładowymi danymi można szybko zdefiniować własny import i zaczytać dane z innego programu lub excela do struktur zasobów wspólnoty w Perseus.

Dostępne funkcje:
- Zakończ
- Operacje: dodaj, zmień, usuń
- Dane źródłowe: lokalizacja, zobacz
- Import: wykonaj, przypisz pola
- Liczniki
- Budynki: jedna księga, wiele ksiąg
- Lokale: jedna księga, wiele ksiąg

Menu operacje:
Dodaj, zmień nazwę i usuń import.
Znaczenie poszczególnych pól w okienku do dodawania/zmieniania definicji wzoru wydruku:
- Import:
    -- Symbol importu - skrócona nazwa definicji importu, którą będziemy się posługiwać w celu odwołania się do definicji importu.
    -- Nazwa - opis importu
    -- dotyczy budynku - symbol budynku, do którego importujemy dane, istotne tylko dla importowania funkcją Wczytanie danych-> Import -> Wykonaj. Dla importownia funkcją Wczytanie danych ->Budynki lub Wczytanie danych -> Lokale wpisujemy dowolny (ale istniejący w systemie) symbol budynku.
- Dane źródłowe:
    -- ścieżka [plik]: katalog, w którym jest przechowywany plik z danymi źródłowymi
    -- format pliku: format danych żródłowych. Perseus akceptuje następujące formaty: CSV, w formacie dBase, import z podziałem na kolumny, import z własnym separatorem pól.
    -- format polskich liter. Perseus akceptuje następujące formaty polskich liter: format własny, Dos-Latin2, Windows-1250, ISO8859, Mazovia, Brak polskich liter.

Dane źródłowe:
- Lokalizacja: pojawia się okienko do wpisania/wyedytowania miesjca przechowywania danych źródłowych oraz formatu danych i formatu polskich liter.
- Zobacz - wyświetla wczytane dane źródłowe.

Wyświetlanie wczytanych danych źródłowych
Każdy ze zdefiniowanych importów ma osobny rejestr do przechowywania wczytanych danych. Rejestr wypełnia się wczytanymi danymi po wykonaniu pierwszej fazy importu czyli wczytania danych źródłowych. Dane te stanowią bazę do wykonywania dalszych etapów importu. Dlatego istotne jest wykonanie analizy wczytanych danych.
Po uruchomieniu funkcji pojawia się ekran z wczytanymi rekordami. Dostępne są następujące funkcje:
- Zakończ
- Dodaj
- Zmień
- Usuń
- Drukuj
Każdy rekord rejestru z danymi źródłowymi zawiera dane wczytane z jednej linii z pliku z danymi źródłowymi. Możemy wczytać maksymalnie 250 pól (kolumn) z jednej linii pliku źródłowego. Pola wczytane do rejestru są oznaczone od i_p00 (Pole 00), i_p01, i_p02 ...... do i_p250 (Pole 250). Dodatkowym polem jest pole o nazwie i_nr_rek, które oznacza numer rekordu.
Po wczytaniu przy pierwszym uruchomieniu funkcji do wyświetalnia danych źródłowych w okienku do przeglądania pojawiają się dane w standarowym układzie kolumn: pierwszych sześć wczytanych pól od i_p00 do i_p05 (od Pole 00 do Pole 05). Żeby ułatwić sobie przeglądanie i analizę danych źródłowych możemy zmienić układ kolum: naciskamy szary kwadrat pojawiający się po lewej stronie na poczatku żółtej linii z nagłówkami wyświetlanych kolumn. Pojawia się okno do dodawania/edytowania układów kolumn. Możemy dodać nowy układ kolumn, w którym zdefiniujemy dowolny układ pól do wyświetlenia. Możemy nadać polom swoje nazwy, tak, aby nie wyświetlała sie w nagłówku nazwa "Pole 00" tylko na przykład "Nazwa lokalu".
Uwaga: do przeglądania/analizowania wczytanych danych jest przydatna również możliwość sortowania danych: jeśli klikniemy myszką w nazwę pola wyświetlaną na żółtym pasku w okienku, to program ustawia wyświetlanie danych w okienku w kolejności według zawartości tego pola: po pierwszym kliknięciu w porządku rosnącym, po drugim kliknięciu w porządku malejącym, po trzecim klinknięciu zadejmuje sortowanie według tego pola (kolejność taka jak w pliku źródłowym).

Dostępne w menu funkcje umożliwiają zmianę wczytanych danych: dodanie nowych rekordów (Dodaj), usunięcie istniejących rekordów (Usuń), bądź zmianę zwartości rekordów (Zmień). Pamiętamy o tym, że do dalszego przetwarzania są używane dane z tego rejestru: jesli dokonaliśmy zmian to zostaną one zaczytane do programu PerseusWM. Z drugiej strony, jesli po dokonaniu poprawek w rejestrze w wczytanymi danymi, uruchomimy jeszcze raz wczytywanie danych Wczytanie danych źródłowych, to nasze poprawki znikną.

Różne rodzaje importów
Możliwe sa następujące rodzaje importów:
- Import danych lokali dla jednego budynku (Import/Export->Wczytanie danych->Import -> Wykonaj)
- Import odczytów liczników dla jednego budynku ( Import/Export->Wczytanie danych->Liczniki)
- Import danych budynków - każdy budynek osobna księga (Import/Export->Wczytanie danych->Budynki -> Wiele ksiąg)
- Import danych budynków - wszystkie budynki w jednej księdze (Import/Export->Wczytanie danych->Budynki - >Jedna księga)
- Import danych lokali do wielu budynków - każdy budynek osobna księga (Import/Export->Wczytanie danych->Lokale -> Wiele ksiąg)
- Import danych lokali do wielu budynków - wszystkie budynki w jednej księdze (Import/Export->Wczytanie danych->Lokale -> Jedna księga)

Import danych lokali dla jednego budynku (Import/Export->Wczytanie danych->Import -> Wykonaj)

Oczekiwane efekty działania importu danych:
1. F/K:
a. założenie kontrahentów (właścicieli lokali)
b. założenie kont rozrachunkowych kontrahentów (jednego konta lub więcej)
- konto syntetyczne+rozrachunkowe konto analityczne z symbolem kontrahenta=właściciela
c. założenie kont klasyfikacji pomocniczej dla lokali.
2. Moduł wspólnot
a. założenie lokali
b. przypisanie lokalom właścicieli
c. przypisanie lokalom parametrów.

Dane niezbędne do automatycznego założenia poszczególnych elementów:
1. Kontrahenci
a. Symbol kontrahenta = sposób konstruowania symbolu kontrahenta
b. NIP
c. Nazwa1 kontrahenta
d. Nazwa 2 kontrahenta
e. Adres: Kod, miasto - z adresu budynku
f. Adres: ulica, numer - z adresu budynku + numer lokalu z pliku źródłowego
2. Konta rozrachunkowe
a. symbol konta syntetycznego - podaje użytkownik
b. symbol kontrahenta - pobieramy z wcześniej założonych kontrahentów
c. zakłada konta analityczne dla wszytkich uprzednio założonych kontrahentów.
3. Lokale
a. symbol lokalu = sposób konstruowania symbolu lokalu, symbolu konta klasyfikacji
b. konto klasyfikacji
c. nazwa lokalu
d. adres (z budynku)
e. numer lokalu
4. Właściciel
a. symbol kontrahenta
b. rodzaj dokumentu obciążeniowego
5. Parametry
a. symbol parametru (zgodny z symbolami parametrów założonych wcześniej funkcją Rejestry->Definiowanie parametrów)
b. wartość parametru

Kolejność postępowania

Uwaga: Poszczególne fazy importu danych opisowych muszą być wykonywane w podanej na ekranie kolejności. Nie można wyrywkowo wykonać np. fazy zakładania lokali bez fazy wczytywania kontrahentów.
1. Dodać nową definicję importu (menu Obsługa -> Administrator wspólnoty ->Import/export->Wczytanie danych->Operacje->Dodaj)
- symbol importu (unikalny), max 8 znaków, jest to również nazwa podkatalogu, w którym są przechowywane definicje importów.
- nazwa (opis) importu
- symbol budynku, którego dotyczy import (budynek musi być wcześniej założony)
- Nazwa i lokalizacja pliku źródłowego
- Polskie litery
- Format pliku
- Separator kolumn
2.. Wczytać dane do rejestru z danymi źródłowymi (menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Import -> Wykonaj -> wczytywanie danych źródłowych)
Po wczytaniu danych źródłowych należy przejrzeć wczytane dane za pomocą funkcji Dane źródłowe->Zobacz i ewentualnie usunąć ostatnie rekordy jeśli nie zawierają danych do wczytania (np. mają podsumowania). Jeśli pierwszy rekord/rekordy wczytanego pliku źródłowego zawierają nagłówki - podczas wczytywania dancych (kolejne fazy importownia - patrz opis poniżej), należy wpisać od którego rekordu rozpoczynać wczytywanie danych (poczynając od numeru rekordu 0) lub usunąć pierwsze rekordy nagłówkowe (menu: Dane źródłowe->Zobacz->Usuń)
3. Przypisać poszczególnym polom z danymi źrółowymi znaczenie istotne w module wspólnot (menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Import->Przypisz pola).
Uwaga: Jeśli chcemy wczytywać wartości parametrów, należy wcześniej wprowadzić definicje parametrów funkcją Definicje -> Parametry.
Po uruchomieniu funkcji Przypisz pola na ekranie pojawi się lista parametrów zdefiniowanych dla modułu wspólnot oraz dodatkowe linie z danymi wymaganymi do wykonania importu (numer lokalu, dane właściciela lokalu). Jeśli dany parametr ma być wczytywany, należy podać symbol pola w pliku źródłowym, który zawiera wartość wybranego parametru (np. p06, p07 itd.). Jeśli nie podamy symbolu pola to parametr nie zostanie wczytany. Natomiast są pola, które muszą byc wypełnione. Bezwzględnie należy podać symbole pól w pliku źródłowym,w którym znajdują się nastepujące dane:
- nazwisko i imie właściciela (Wymagane = litera "T" na początku linii)
- numer lokalu (Wymagane = litera "T" na początku linii)
- symbol budynku (Opcjonalnie)
- adres budynku (Opcjonalnie)
- symbole parmetrów (Opcjonalnie)
4. Fazy importu danych:
(1) wczytanie danych źródłowych (patrz opis w punkcie 2)
(2) zakładanie kontrahentów (wymagane wykonanie fazy 1)
(3) zakładanie kont rozrachunkowych (wymagane wykonanie fazy 1,2)
(4) zakładanie klasyfikacji dla lokali (wymagane wykonanie fazy 1,2)
(5) zakładanie lokali (wymagane wykonanie fazy 1,4 - gdy jest używana klasyfikacja)
(6) przypisanie właścicieli do lokali (wymagane wykonanie fazy 1,2,5)
(7) przypisanie parametrów do lokali (wymagane wykonanie fazy 1,5)
5. Wykonanie fazy 2 - zakładanie kontrahentów (menu: Import->Wykonaj-> zakładanie kontrahentów):
- podaj sposób konstruownia symbolu kontrahenta (domyślnie W+symbol_budynku/symbol_lokalu)
- podaj od którego rekordu wczytywanie (wykorzystywać jeśli np. pierwszy rekord zawiera nagłówek)
- wybór czy uaktualniać dane kontrahentów jeśli symbol kontrahenta już istnieje w rejestrze kontrahentów.
- Na ilu znakach kodować symbol lokalu (w zależności od ilości lokali we wspólnocie)
6. Wykonanie fazy 3 - zakładanie kont rozrachunkowych (menu: Import-> Wykonaj->zakładanie kont rozrachunkowych):
- podaj symbol konta syntetycznego (w pętli "nastepne") [Uwaga: konto syntetyczne musi być założone!]
- wybór czy zmieniać nazwę konta rozrachunkowego gdy symbol konta już istnieje
- zakładać konto o symbolu: konto_synetyczne/symbol_kontrahenta, z atrybutem "rozrchunkowe", z wpisanym symbolem kontrahenta.
7. Wykonanie fazy 4 - zakładanie klasyfikacji dla lokali (menu: Import-> Wykonaj ->zakładanie klasyfikacji dla lokali):
- fazę 4 wykonuje się TYLKO gdy ustawiony jest parametr KLASYFIKACJA na "Tak"
- podaj sposób konstruowania symbolu lokalu (domyślnie numer lokalu na odpowiedniej ilości znaków)
8. Wykonanie fazy 5 - zakładanie lokali (menu: Import-> Wykonaj -> zakładanie lokali):
- wybór czy uaktualniać nazwę lokalu jeśli lokal już istnieje w rejestrze lokali.
8. Wykonanie fazy 6 - przypisanie właścicieli do lokali (menu: Import-> Wykonaj ->przypisanie właścicieli do lokali):
- wybór czy uaktualniać dane właścicieli jeśli właściciel już istnieje w rejestrze.
9. Wykonanie fazy 7 - przypisanie parametrów do lokali (menu: Import-> Import->przypisanie parametrów do lokali):
- wybór czy uaktualniać wartości parametrów jeśli dany lokal ma już przypisany taki parametr

Po prawidłowym wykonaniu wszystkich faz wczytywania program zawiera podstawowe dane do pracy z modułem wspólnot.

Import odczytów liczników dla jednego budynku ( Import/Export->Wczytanie danych->Liczniki)

Istnieje możliwość wczytania odczytów liczników. Można wczytywać tylko odczyty dla liczników zdefiniowanych dla lokali. Uruchamianie z menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty- > Import/export -> Wczytanie danych ->Liczniki.
Kolejność postępowania:
1. Dodać nową definicję importu (menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty- > Import/export -> Wczytanie danych -> Operacje -> Dodaj)
- symbol importu (unikalny), max 8 znaków, jest to również nazwa podkatalogu, w którym są przechowywane definicje importów.
- nazwa (opis) importu
- symbol budynku, którego dotyczy import (budynek musi być wcześniej założony)
- Nazwa i lokalizacja pliku źródłowego
- Polskie litery
- Format pliku
- Separator kolumn
2. Uruchomić funkcję odczyty liczników (menu Obsługa -> Administrator wspólnoty- > Import/export -> Wczytanie danych -> Liczniki).
3. Podać wymagane dane:
a. symbol licznika (podpowiedź pod klawiszem F2 z rejestru liczników) dla którego sa wczytywane odczyty.
b. miesiąc odczytu (podowiedź pod klawiszem F2 ze słownika). Piewrszy odczyt w roku dla licznika powinien mieć symbol miesiąca "BO".
c. datę odczytu
d. numer pola w danych źrółowych z numerem lokalu, licząc od pola nr 00 (podpowiedź pod klawiszem F2).
e. numer pola w danych źródłowych z odczytem.
f. ilośc znaków do kodowania symbolu (numeru ) lokalu - np. jeśłi jest 112 lokali w budynku to musimy kodowac min na 3 miejscach (001, .....112).
Uwaga: pola a,b,c należy wypełnić przed wczytywaniem danych źródłowych (patrz pkt 4.). Wypełnienie pól d,e,f jest niezbędne dla uruchomienia fazy odczyty liczników
4. Wczytać dane do rejestru z danymi źródłowymi (menu Obsługa -> Administrator wspólnoty- > Import/export -> Wczytanie danych -> Liczniki -> Wczytywanie danych źródłowych) - zaznaczamy opcję Wczytywanie danych źródłowych i naciskamy klawisz Wykonaj. Dane źródłowe z odczytami liczników mogą być zawarte w innym pliku niż dane opisowe z parametrami i danymi właścicieli. Wtedy zaleca się utworzenie odrębnych importów (funkcja: Obsługa -> Administrator wspólnoty- > Import /export -> Wczytanie danych->Operacje->Dodaj) - osobno do wczytania danych opisowych i osobno do wczytania odczytów liczników. Teoretycznie można to zrobić w jednym imporcie, ale wtedy będzie trzeba podawać za każdym razem inny plik z danymi źrółowymi (raz z danymi opisowymi, raz z odczytami liczników): lokalizacji nazwy pliku nie będzie można podać na stałe. Po wczytaniu danych źródłowych należy przejrzeć wczytane dane za pomocą funkcji Zobacz dane źródłowe i ewentualnie usunąć pierwsze i ostatnie rekordy jeśli nie zawierają danych do wczytania (np. zawierają nagłówki kolumn lub podsumowania). Wczytujemy za każdym razem jeden odczyt (odczyt z jednego miesiąca) dla wszystkich lokali dla danego licznika.
5. Uzupełnić pola z wymaganymi danymi: symbol pola z numerem lokalu, symbol pola z odczytem i ilość znaków do kodowania numeru lokalu.
6. Wczytać odczyty liczników - zazaznaczamy opcję odczyty liczników i naciskamy klawisz Wykonaj.
7. Warunki wczytywania odczytów:
a. dla pierwszego odczytu w danym roku nalezy wpisać symbol miesiąca "BO".
b. odczyty muszą dotyczyć tylko liczników w lokalach w jednym budynku.
c. jeśli w danych źrółowych pole z odczytem jest puste dla wybranego lokalu - import w ogóle nie dodaje odczytu. Jeśli w danych źródłowych jest wartość 0, to następuje próba dodania po sprawdznieu wszystkich warunków. W konsekwencji jeśli nie ma w danych źródłowych odczytu dla miesiąca "BO", to nie zostanie dodany odczyt "BO" dla licznika, a więc nie zostaną dodane żadne dalsze odczyty dla tego licznika.
d. nie mozna powtarzać symboli miesiąca dla odczytu. Jeśli import napotka odczyt dla tego licznika i miesiąca - nie aktualizuje wartości odczytu.
e. jeśli dla wybranego licznika nie ma zapisu dla "BO" - import nie dodaje żadnych dalszych odczytów.
f. import sprawdza poprawność miesiąca (numer miesiąca dodawanego odczytu musi być większy od miesiąca ostatniego zarejstrowanego odczytu dla licznika). Import pobiera stan poprzedni dla licznika jako stan bieżący z poprzedniego odczytu licznika. Sprawdza czy stan bieżący >= poprzedni. Jeśli nie - sygnalizuje błąd.

Import danych budynków - każdy budynek osobna księga (Import/Export->Wczytanie danych->Budynki -> Wiele ksiąg)

Wczytywanie danych wielu budynków do PerseusWM. Na podstawie wczytanych danych budynków tworzone są księgi: każdy budynek uznaje się za osobną wspólnotę i tworzy się dla niego osobną księgę. W utworzonej dla każdego budynku księdze w zasobach wspólnoty jest dodawany budynek.

Dostępne funkcje:
- Import - umożliwia wieloetapowe wczytanie danych budynków
- Usuwanie ksiąg - umożliwia usunięcie założónych ksiąg z budynkami.

Funkcja pomocnicza umożliwiająca usunięcie ksiąg z PerseusWM. Po wybraniu tej funkcji pojawia się lista wszystkich ksiąg założonych w PerseusWM. Księgi wybrane do usunięcia mają w rekordzie ze swoją nazwą znaczonego "ptaszka" . Klikjąc myszką na rekordzie z nazwą księgi "zaznaczamy" księgi (pojawia się "ptaszek" przywybranej księdze) lub "odznaczamy" księgi ("ptaszek" znika). Bezpośrednio po uruchomieniu funkcji wszystkie księgi są "zaznaczone" do usunięcia - z wyjątkiem bieżącej ksiegi, w której pracujemy.
Funkcja jest pomyślana jako pomocnicza przy próbach wykonywania importu budynków: pozwala na szybkie usunięcie założonych ksiąg (jeśli np. uznamy, że dane wczytały się nieprawidłowo).
Uwaga: Operacja jest niebezpiecza i trzeba z niej korzystać z rozwagą. Powoduje ona bowiem nie tylko usunięcie nazwy księgi z wykazu ksiąg PerseusWM, ale również nieodwracalne usunięcie danych zaznaczonych ksiąg z dysku.

Kolejność postępowania :

Uwaga: Poszczególne fazy importu danych budynków muszą być wykonywane w podanej na ekranie kolejności. Nie można wyrywkowo wykonać np. fazy zakładania przypisania parametrów do budynków bez zakładania ksiąg. Nie zaleca się również ponownego wczytywania danych źródłowych jeśli nie zakończylismy wszystkich faz importu.

1. Dodać nową definicję importu (menu Obsługa -> Administrator wspólnoty ->Import/export->Wczytanie danych->Operacje->Dodaj)
- symbol importu (unikalny), max 8 znaków, jest to również nazwa podkatalogu, w którym są przechowywane definicje importów.
- nazwa (opis) importu
- symbol budynku, którego dotyczy import (budynek musi być wcześniej założony) - zakładamy dowolny budyenk w bieżącej księdze i wpisujemy jego symbol.
- Nazwa i lokalizacja pliku źródłowego
- Polskie litery
- Format pliku
- Separator kolumn
2.. Wczytać dane do rejestru z danymi źródłowymi (menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Wiele ksiąg -> Import - > wczytywanie danych )
Po wczytaniu danych źródłowych należy przejrzeć wczytane dane za pomocą funkcji Dane źródłowe->Zobacz i ewentualnie usunąć ostatnie rekordy jeśli nie zawierają danych do wczytania (np. mają podsumowania). Jeśli pierwszy rekord/rekordy wczytanego pliku źródłowego zawierają nagłówki - podczas wczytywania danych (kolejne fazy importownia - patrz opis poniżej), należy wpisać od którego rekordu rozpoczynać wczytywanie danych (poczynając od numeru rekordu 0) lub usunąć pierwsze rekordy nagłówkowe (menu: Dane źródłowe->Zobacz->Usuń) .

Po wczytaniu dane znajdują się w rejestrze i można je obejrzeć:
- przyciskiem Zobacz dane zródłowe z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Wiele ksiąg -> Import
- bezpośrednio z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Dane źródłowe ->Zobacz.

3. Przypisać poszczególnym polom z danych źródłowych znaczenie istotne w module wspólnot (menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Import->Przypisz pola).
Po uruchomieniu funkcji Przypisz pola na ekranie pojawi się lista parametrów zdefiniowanych w bieżącek księdze dla modułu wspólnot oraz dodatkowe linie z danymi wymaganymi do wykonania importu (numer lokalu, dane właściciela lokalu, dane budynku).
Teraz musimy wskazać, które pole w pliku z danym źródłowymi zawiera parametr, dane lokalu czy dane budynku.Na tym etapie importowania danych istotne jest przypisanie trzech pól: ADRES_BUD, SYMBOL_BUD, TYP_BUD. Wszystkie pola mają atrybut "T" , czyli ich wypełnienie jest wymagane do prawidłowego przebiegu importu danych o budynkach. Uwaga: dwa pierwsze pola: ADRES_BUD i SYMBOL_BUD są niezbędne do założenia budynków/ksiąg, natomiast pole TYP_BUD jest potrzebne do przypisania parametrów do budynków. Jeżeli więc nie będziemy wczytywać parametrów dla budynków, należy polu TYP_BUD przypisać dowolne pole z pliku z danymi źródłowymi, zawartość przypisanego pola w pliku źródłowym jest bez znaczenia.
4. Fazy importu danych o budynkach:
(1) wczytanie danych źródłowych (patrz opis w punkcie 2)
(2) zakładanie wspólnot (ksiąg) (wymagane wykonanie fazy 1)
(3) zakładanie klasyfikacji dla budynków (wymagane wykonanie fazy 1,2)
(4) zakładanie budynków we wspólnotach (wymagane wykonanie fazy 1,2,3)
(5) przypisanie parametrów do budynków - częśc I (wymagane wykonanie fazy 1,2,4 )
(6) przypisanie parametrów do budynków - częśc II (wymagane wykonanie fazy 1,2,4 ,5)

5. Wykonanie fazy 2 - zakładanie wspólnot - ksiąg dla budynków (menu: Budynki -> Wiele ksiąg -> Import -> zakładanie wspólnot (ksiąg)):
W celu prawidłowego wykonania fazy 2 należy podać następujące dane:
- Wzorzec symbolu księgi (domyślnie: symbol budynku)
- Ilość znaków do kodowania symbolu budynku (domyślnie 5 znaków) - jeśli pobrany z danych źródłowych symbol budynku ma mniej znaków niż ilość znaków do kodowania, to symbol budynku zostanie uzpełniony znakami "0" (zero) na początku symbolu.
- Początek roku księgowego (domyślnie 07.01.01)
- podaj od którego rekordu wczytywanie (wykorzystywać jeśli np. pierwszy rekord zawiera nagłówek) , domyślnie od pierwszego rekordu (czyli rekordu numer 0).
Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych przyciskiem Dalej na ekranie pojawia się lista budynków i proponowanych nazw tworzonych ksiąg.
Symbol księgi jest tworzony według schematu: symbol budynku + znak podkreślenia + dwucyfrowe oznaczenie roku, dla którego jest zakładana księga pobrane z podanego początku roku księgowego.
Możemy oglądać bądź zmieniać proponowane nazwy ksiąg, nazwy i adresy budynków (funkcja Zmień).
Kończymy oglądanie nazw budynków i ksiąg naciskając przycisk Zakończ i na ekranie pojawia się pytanie:

Możemy zrezygnować z dodawania ksiąg wybierając przycisk Nie lub utworzyć księgi według wyświetlonej listy wybierając przycisk Tak.

W wyniku wykonania tej fazy importu danych zostaną utworzone księgi według wyświetlonej listy. Powstaje również rejestr zawierający dane źródłowe, przetworzone w taki sposób, że zawierają dane tworzonych budynków/wspólnot. Rejestr z przetworzonymi danymi możemy oglądać (i zmieniać) - przyciskiem Zobacz dane budynków z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Wiele ksiąg -> Import .

6. Wykonanie fazy 3 - zakładanie kont klasyfikacji dla budynków (menu: Budynki -> Wiele ksiąg -> Import -> zakładanie klasyfikacji dla budynków):
W celu prawidłowego wykonania fazy 3 należy podać następujące dane:
- wzorzec symbolu klasyfikacji (domyślnie: symbol budynku)
- wybór czy uaktualniać nazwę konta klasyfikacji jeśli konto już istnieje.
Po uruchomieniu fazy 3 przyciskiem Dalej program importujący zakłada konta klasyfikacji dla budynków: każde konto klasyfikacji jest zakładane w osobnej księdze odpowiadającej budynkowi. Dodatkowo w pliku z przetworzonymi danymi budynków zapisują sie informacje o klasyfikacjach dla budynków. Można je obejrzeć przyciskiem Zobacz dane budynków z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Wiele ksiąg -> Import .
Po zakończeniu działania fazy 3 na ekranie pojawia się informacja o ilości dodanych klasyfikacji dla budynków.
Uwagi:
1. fazę 3 wykonuje się TYLKO gdy ustawiony jest parametr KLASYFIKACJA na "Tak"
2. faza 3 powinna być wykonywana przed założeniem budynków w księgach (tak, aby podczas zakładania budynkówmożna im było przypisać właściwe klasyfiakcje)

7. Wykonanie fazy 4 - zakładanie budynków we wspólnotach (menu: Budynki -> Wiele ksiąg -> Import -> zakładanie budynków we wspólnotach):
Po uruchomieniu fazy 4 przyciskiem Dalejprogram importujący zakłada budynki w poszczególnych księgach. Każdemu budynkowi przypisuje odpowiednie konto klasyfikacji.
Po zakończeniu działania fazy 4 na ekranie pojawia się informacja o ilości dodanych budynków. Jeżeli podczas działania program wykryje, że w danej księdze jest już budynek o zadanym symbolu - przechodzi do nastepnej księgi nie zmieniając danych założonego wcześniej budynku.

8. Wykonanie fazy 5 - przypisanie parametrów do budynków (1) (menu: Budynki -> Wiele ksiąg -> Import -> przypisanie parametrów do budynków(1)):

Przypisanie parametrów do budynków następuje dwustopniowo: w cześci pierwszej (1) następuje odczytanie odpowiednich parametrów z pliku z danymi źródłowymi i przepisanie ich do pliku z przetworzonymi danymi budynków (do odpowiednich rekordów dla budynków). Następnie w części drugiej (2) następuje odczytanie parametrów z rejestru z przetworzonymi danymi budynków i przypisanie ich do budynków założonych w księgach.

Wczytywanie parametrów do budynków przebiega w nietypowy sposób: zakłada się, że dane z parametrami dla budynków mogą znajadować się w innym pliku niż dane opisowe budynków. Elementem łączącym dwa pliki z danymi źródłowymi jest wówczas pole SYMBOL_BUD.

Jeżeli dane parametrow dla budynków są w innym pliku, nalezy najpierw zdefiniować dodatkowy import (funkcja: Obsługa -> Administrator wspólnoty ->Import/export->Wczytanie danych->Operacje->Dodaj). Jako plik wczytywany (dane źródłowe - > ścieżka) należy podać ścieżkę do pliku z danymi parametrów dla budynków. Następnie należy uruchomić wczytywanie danych do rejestru z danymi źródłowymi (menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Wiele ksiąg -> Import - > wczytywanie danych ). Następnie uruchomić przypisywanie poszczególnym polom z danych źródłowych znaczenie istotne w module wspólnot (menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Import->Przypisz pola). Niezbędne jest wypełnienie pól SYMBOL_BUD, ADRES_BUD oraz TYP_BUD (określa rodzaj budynku do określenia rodzaju powierzchni (uzytkowa, mieszkaniowa, wykupiona, niewykupiona). NIE należy uruchamiać kolejnych faz (zakładanie wspólnot, klasyfikacji, budynków), tylko od razu przejść do fazy przypisanie parametrów do budynków (1).
Podczas wykonywania fazy 5 program pobiera z danych źródłowych informacje o wartościach parametrów dla budynków i przepisuje te informacje do rejestru z przetworzonymi danymi budynków. Program ma wbudowane wypełnienie następujących parametrów budynków:
- powierzchnia mieszkaniowa niewykupiona: parametr MIESZK_NW
- powierzchnia mieszkaniowa wykupiona: parametr MIESZK_W
- powierzchnia mieszkaniowa ogółem: parametr MIESZK_O
- powierzchnia użytkowa niewykupiona: parametr UZYTKI_NW
- powierzchnia użytkowa wykupiona: parametr UZYTKI_W
- powierzchnia użytkowa ogółem: parametr UZYTKI_O

Po zakończeniu działania tej fazy można obejrzeć dane budynków wraz z przypisanymi wartościami parametrów przyciskiem Zobacz dane budynków z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Wiele ksiąg -> Import .

9. Wykonanie fazy 6 - przypisanie parametrów do budynków (2) (menu: Budynki -> Wiele ksiąg -> Import -> przypisanie parametrów do budynków(1)):

Dane budynków uzupełnione o wartości parametrów można obejrzeć przyciskiem Zobacz dane budynków z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Wiele ksiąg -> Import .
Przed rozpoczęciem wykonywnaia tej fazy należy dodać definicje parametrów dla budynków we wszystkich księgach. Najłatwiej jest dodać parametry MIESZK_NW, MIESZK_W, MIESZK_O, UZYTKI_NW, UZYTKI_W, UZYTKI_O w jednej księdze, a następnie ustawiać się kolejno na parametrach i powielać je do innych ksiąg korzystając z funkcji: Definicje -> Parametry -> Księgi.

Po uruchomieniu fazy 6 pojawia się na ekranie zawartość rejestru z danymi budynków. Można jeszcze raz objerzeć dane budynków wraz z nazwami ksiąg i wartościami parametrów powierzchni dla budynków. Po nacisnięciu przycisku Zakończ na ekaranie pojawia sie pytanie:

Po wybraniu odpowiedzi Tak na ekranie pojawi się pytanie o dane niezbędne do prawidłowego przypisania parametrów:
- Aktualizować wartości parametrów (domyślnie: Nie)
- Dodawać parametr gdy ma wartośc 0 (domyślnie: Nie) - jeżeli wybierzemy Tak, to program doda parametry dla budynków również wtedy, kiedy wartość parametru dla budynku wynosi 0.
Po zakończeniu działania tej fazy na ekranie pojawia się informacja o ilości parametrów dodanych do budynków.
Uwaga: podczas dodawania parametrów do budynków program nie sprawdza czy w księdze są definicje dodawanych parametrów. Jeżeli zapomnieliśmy dodać defincije to podczas przeglądania wartości parametrów dla budynków w poszczególnych księgach pojawiać się będą komunikaty:
W rejetrze parametrów brak parametru o symbolu ...
Należy wówczas dodać brakujące definicje:
- w każdej księdze osobno: z menu Definicje ->Parametry->Dodaj
- lub zdefiniować parametry w jednej księdze i powielić je na pozostałe księgi korzystając z funkcji Definicje -> Parametry -> Księgi

Import danych lokali do wielu budynków - każdy budynek osobna księga (Import/Export->Wczytanie danych->Lokale -> Wiele ksiąg)

Import danych budynków - wszystkie budynki w jednej księdze (Import/Export->Wczytanie danych->Budynki - >Jedna księga)

Wczytywanie danych wielu budynków do PerseusWM. Dane wszystkich budynków wczytywane są do zasobów bieżącej księgi.

Dostępne funkcje:
- Budynki - umożliwia wieloetapowe wczytanie danych budynków do bieżącej księgi
- Parametry - umożliwia przypisanie parametrów do budynków.
- Cenniki - umożliwia przypisanie symboli cenników do budynków. Symbol cennika: "C_"+symbol budynku. Umozliwia dodanie nazw cenników.

1. Dodać nową definicję importu (menu Obsługa -> Administrator wspólnoty ->Import/export->Wczytanie danych->Operacje->Dodaj)
- symbol importu (unikalny), max 8 znaków, jest to również nazwa podkatalogu, w którym są przechowywane definicje importów.
- nazwa (opis) importu
- symbol budynku, którego dotyczy import (budynek musi być wcześniej założony) - zakładamy dowolny budynek w bieżącej księdze i wpisujemy jego symbol.
- Nazwa i lokalizacja pliku źródłowego
- Polskie litery
- Format pliku
- Separator kolumn
2.. Wczytać dane do rejestru z danymi źródłowymi (menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Jedna księga -> Budynki - > wczytywanie danych )
Po wczytaniu danych źródłowych należy przejrzeć wczytane dane za pomocą funkcji Dane źródłowe->Zobacz i ewentualnie usunąć ostatnie rekordy jeśli nie zawierają danych do wczytania (np. mają podsumowania). Jeśli pierwszy rekord/rekordy wczytanego pliku źródłowego zawierają nagłówki - podczas wczytywania danych (kolejne fazy importowania - patrz opis poniżej), należy wpisać od którego rekordu rozpoczynać wczytywanie danych (poczynając od numeru rekordu 0) lub usunąć pierwsze rekordy nagłówkowe (menu: Dane źródłowe->Zobacz->Usuń) .

Po wczytaniu dane znajdują się w rejestrze i można je obejrzeć:
- przyciskiem Zobacz dane zródłowe z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Jedna księga -> Budynki
- bezpośrednio z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Dane źródłowe ->Zobacz.

3. Przypisać poszczególnym polom z danych źródłowych znaczenie istotne w module wspólnot (menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Import->Przypisz pola).
Po uruchomieniu funkcji Przypisz pola na ekranie pojawi się lista parametrów zdefiniowanych w bieżącej księdze dla modułu wspólnot oraz dodatkowe linie z danymi wymaganymi do wykonania importu (numer lokalu, dane właściciela lokalu, dane budynku).
Teraz musimy wskazać, które pole w pliku z danym źródłowymi zawiera parametr, dane lokalu czy dane budynku.Na tym etapie importowania danych istotne jest przypisanie trzech pól: ADRES_BUD, SYMBOL_BUD, TYP_BUD. Wszystkie pola mają atrybut "T" , czyli ich wypełnienie jest wymagane do prawidłowego przebiegu importu danych o budynkach. Uwaga: dwa pierwsze pola: ADRES_BUD i SYMBOL_BUD są niezbędne do założenia budynków/ksiąg, natomiast pole TYP_BUD jest potrzebne do przypisania parametrów do budynków. Jeżeli więc nie będziemy wczytywać parametrów dla budynków, należy polu TYP_BUD przypisać dowolne pole z pliku z danymi źródłowymi, zawartość przypisanego pola w pliku źródłowym jest bez znaczenia.

(1) wczytanie danych źródłowych (patrz opis w punkcie 2)
(2) przetwarzanie danych źródłowych
(3) zakładanie klasyfikacji dla budynków (wymagane wykonanie fazy 1,2)
(4) zakładanie budynków w księdze (wymagane wykonanie fazy 1,2,3)
(5) zakładanie klasyfiakcji ogólnych dla budynków

5. Wykonanie fazy 2 - przetwarzanie danych źródłowych (menu: Budynki -> Jedna księga -> Budynki -> przetworzenie danych źródłowych):
W celu prawidłowego wykonania fazy 2 należy podać następujące dane:
- Wzorzec symbolu księgi (domyślnie: symbol budynku)
- Ilość znaków do kodowania symbolu budynku (domyślnie 5 znaków) - jeśli pobrany z danych źródłowych symbol budynku ma mniej znaków niż ilość znaków do kodowania, to symbol budynku zostanie uzpełniony znakami "0" (zero) na początku symbolu.
- Początek roku księgowego (domyślnie 08.01.01)
- podaj od którego rekordu wczytywanie (wykorzystywać jeśli np. pierwszy rekord zawiera nagłówek) , domyślnie od pierwszego rekordu (czyli rekordu numer 0).
Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych przyciskiem Dalej na ekranie pojawia się lista budynków i proponowanych nazw - symboli budynków.
Możemy oglądać bądź zmieniać proponowane symbole, nazwy i opisy budynków (funkcja Zmień).
Kończymy oglądanie nazw budynków naciskając przycisk Zakończ.
W wyniku wykonania tej fazy powstaje rejestr zawierający dane źródłowe, przetworzone w taki sposób, że zawierają dane tworzonych budynków. Rejestr z przetworzonymi danymi możemy oglądać (i zmieniać) - przyciskiem Zobacz dane budynków z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Jedna księga -> Budynki .

6. Wykonanie fazy 3 - zakładanie kont klasyfikacji dla budynków (menu: Budynki -> Jedna księga -> Budynki -> zakładanie klasyfikacji dla budynków):
W celu prawidłowego wykonania fazy 3 należy podać następujące dane:
- wzorzec symbolu klasyfikacji (domyślnie: symbol budynku)
- wybór czy uaktualniać nazwę konta klasyfikacji jeśli konto już istnieje.
Po uruchomieniu fazy 3 przyciskiem Dalej program importujący zakłada konta klasyfikacji dla budynków w bieżącej księdze. Dodatkowo w pliku z przetworzonymi danymi budynków zapisują sie informacje o klasyfikacjach dla budynków. Można je obejrzeć przyciskiem Zobacz dane budynków z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Jedna księga -> Budynki .
Po zakończeniu działania fazy 3 na ekranie pojawia się informacja o ilości dodanych klasyfikacji dla budynków.
Uwagi:
1. fazę 3 wykonuje się TYLKO gdy ustawiony jest parametr KLASYFIKACJA na "Tak"
2. faza 3 powinna być wykonywana przed dodoaniem budynków w księdze (tak, aby podczas zakładania budynków można im było przypisać właściwe klasyfiakcje)

7. Wykonanie fazy 4 - zakładanie budynków we wspólnotach (menu: Budynki -> Jedna księga -> Budynki -> zakładanie budynków w księdze):
Program importujący wyświetla ponowanie okno z danymi budynków i zadaje pytania:

Tworzyć budynki w bieżącej księdze na podsatwie pokazanych danych ? Tak - Nie

Po uruchomieniu fazy 4 przyciskiem Dalej program importujący dodaje budynki w bieżącej księdze. Każdemu budynkowi przypisuje odpowiednie konto klasyfikacji .
Po zakończeniu działania fazy 4 na ekranie pojawia się informacja o ilości dodanych budynków. Jeżeli podczas działania program wykryje, że w danej księdze jest już budynek o zadanym symbolu to w zależności od ustawienia aktualizacji: gdy aktualizowanie danych budynku = N - przechodzi do następnego budynku nie zmieniając danych założonego wcześniej budynku, gdy aktualizowanie = T - zmienia (nadpisuje) nazwę budynku, adres i konto klasyfikacji dla budynku.

8. Wykonanie fazy 5 - zakładanie klasyfikacji ogólnych dla budynku (menu: Budynki -> Jedna księga -> Budynki -> zakładanie klasyfikacji ogólnych dla budynków):

Wykonanie tej fazy importu zalecane jest wówczas gdy potrzebne nam są klasyfikacje ogólne dla budynków - do księgowania. Zazwyczaj podczas pracy z PerseusWM tworzone są klasyfikacje zbiorcze dla budynku oraz dla lokalu (na tych klasyfikacjach zbiorczych nie śa wykonywane ksiegowania). Ksiegowania zas są wykonywane na klasyfikacjach utworzonych dla każdego lokalu związanych z rodzajami kosztów. Może zaistnieć potrzeba księgowania również na klasyfikacjach związanych z budynkami, bez podziału na lokale czy rodzaj opłat/kosztów. Omawiana faza importu zakładanie klasyfikacji ogólnych dla budynków służy właśnie do automatycznego założenia klasyfikacji do księgowania dla wielu budynków jednocześnie.
Po uruchomieniu tej fazy ne ekarnie pojawia się pytanie:

- Podaj nazwę symbolu klasyfikacji (Podpowiedź: OGOLEM)
- Aktualizować nazwę konta (domyślnie: Nie)

Podczas działania programu podany symbol klasyfikacji zostanie od przodu uzupełniony symbolem klasyfiakcji pobranym z danych budynku.
Wykonanie tej fazy importu jest opcjonalne. Można ja wykonać w dowolnym momencie.
Uwaga: Funkcja działa w oparciu nie o przetworzone zaimportowane dane z rejestru, ale w oparciu o dane już zawarte w księdze: dla każdego budynku pobiera nazwę klasyfikacji budynku, uzupełnia ją tekstem podanym przez użytkownika i dodaje konto o tak utworzonym symbolu do planu kont klasyfikacji.

(1) wczytanie danych źródłowych
(2) przetworzanie danych źródłowych
(3) przypisanie parametrów do budynków

Przypisanie parametrów do budynków następuje stopniowo: w fazie pierwszej (1) następuje wczytanie danych żródłowych do rejestru. Nastepnie w fazie (2) następuje przetowrzenie danych: odczytanie odpowiednich parametrów z pliku z danymi źródłowymi i przepisanie ich do pliku z przetworzonymi danymi budynków (do odpowiednich rekordów dla budynków). Uwaga: w fazie (2) parametry dla budynków są przepisywane do rejestru z przetworzonymi danymi utworzonym funkcją Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Jedna księga -> Budynki. Następnie w fazie trzeciej (3) następuje odczytanie parametrów z rejestru z przetworzonymi danymi budynków i przypisanie ich do budynków w księdze.

2. Wczytywanie parametrów do budynków przebiega w nietypowy sposób: zakłada się, że dane z parametrami dla budynków mogą znajadować się w innym pliku niż dane opisowe budynków. Elementem łączącym dwa pliki z danymi źródłowymi jest wówczas pole SYMBOL_BUD. Jeżeli dane z parametrami do budynków są w tym samym pliku co dane opisowe budynków nie wykonujemy fazy (1): wczytanie danych żródłowych.
Jeżeli dane parametrów dla budynków są w innym pliku, należy najpierw zdefiniować dodatkowy import (funkcja: Obsługa -> Administrator wspólnoty ->Import/export->Wczytanie danych->Operacje->Dodaj). Jako plik wczytywany (dane źródłowe - > ścieżka) należy podać ścieżkę do pliku z danymi parametrów dla budynków. Następnie należy uruchomić wczytywanie danych do rejestru z danymi źródłowymi (menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Budynki -> Jedna księg -> Parametry - > wczytywanie danych ). Następnie uruchomić przypisywanie poszczególnym polom z danych źródłowych znaczenie istotne w module wspólnot (menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Import->Przypisz pola). Niezbędne jest wypełnienie pól SYMBOL_BUD, ADRES_BUD oraz TYP_BUD (określa rodzaj budynku do określenia rodzaju powierzchni (użytkowa, mieszkaniowa, wykupiona, niewykupiona).
Podczas wykonywania fazy 2 (przetworzenie dancyh źródłowych) program pobiera z danych źródłowych informacje o wartościach parametrów dla budynków i przepisuje te informacje do rejestru z przetworzonymi danymi budynków. Program ma wbudowane wypełnienie następujących parametrów budynków:
- powierzchnia mieszkaniowa niewykupiona: parametr MIESZK_NW
- powierzchnia mieszkaniowa wykupiona: parametr MIESZK_W
- powierzchnia mieszkaniowa ogółem: parametr MIESZK_O
- powierzchnia użytkowa niewykupiona: parametr UZYTKI_NW
- powierzchnia użytkowa wykupiona: parametr UZYTKI_W
- powierzchnia użytkowa ogółem: parametr UZYTKI_O

3. Wykonanie fazy (3) - przypisanie parametrów do budynków (menu: Budynki -> Jedna księga -> Parametry -> przypisanie parametrów do budynków):

Przed rozpoczęciem wykonywnaia tej fazy należy dodać definicjeparametrów dla budynków w księdze. nalezy dodoac definicje następująccyh parametrów MIESZK_NW, MIESZK_W, MIESZK_O, UZYTKI_NW, UZYTKI_W, UZYTKI_O.

Po uruchomieniu fazy 3 pojawia się na ekranie zawartość rejestru z danymi budynków. Można jeszcze raz objerzeć dane budynków wraz z nazwami ksiąg i wartościami parametrów powierzchni dla budynków. Po nacisnięciu przycisku Zakończ na ekaranie pojawia sie pytanie:

Po wybraniu odpowiedzi Tak na ekranie pojawi się pytanie o dane niezbędne do prawidłowego przypisania parametrów:
- Aktualizować wartości parametrów (domyślnie: Nie)
- Dodawać parametr gdy ma wartośc 0 (domyślnie: Nie) - jeżeli wybierzemy Tak, to program doda parametry dla budynków również wtedy, kiedy wartość parametru dla budynku wynosi 0.
Po zakończeniu działania tej fazy na ekranie pojawia się informacja o ilości parametrów dodanych do budynków.
Uwaga: podczas dodawania parametrów do budynków program nie sprawdza czy w księdze są definicje dodawanych parametrów. Jeżeli zapomnieliśmy dodać defincije to podczas przeglądania wartości parametrów dla dowolnego budynku pojawi się komunikat:
W rejetrze parametrów brak parametru o symbolu ...
Należy wówczas dodać brakujące definicje z menu Definicje ->Parametry->Dodaj

Funkcja umożliwiająca przypisanie symbolu cennika do wielu budynków. Przypisywany cennik ma symbol "C_" + symbol budynku.
Umożliwia także dodanie nazw cenników. Tworzona nazwa ma postać: symbol budynku + nazwa budynku.
Uwaga: Definicje cenników muszą być utworzone osobno, z menu: Definicje -> Cenniki -> Cenniki -> Dodaj.

Import danych lokali do wielku budynków - wszytskie budynki w jednej księdze (Import/Export->Wczytanie danych->Lokale -> Jedna księga)

Kolejność postępowania

Uwaga: Poszczególne fazy importu danych muszą być wykonywane w podanej na ekranie kolejności. Nie można wyrywkowo wykonać np. fazy zakładania lokali bez fazy wczytywania kontrahentów.
1. Dodać nową definicję importu (menu Obsługa -> Administrator wspólnoty ->Import/export->Wczytanie danych->Operacje->Dodaj)
- symbol importu (unikalny), max 8 znaków, jest to również nazwa podkatalogu, w którym są przechowywane definicje importów.
- nazwa (opis) importu
- symbol budynku, którego dotyczy import (budynek musi być wcześniej założony) - wpisujemy symbol dowolnego budynku dodoanego w księdze
- Nazwa i lokalizacja pliku źródłowego
- Polskie litery
- Format pliku
2.. Wczytać dane do rejestru z danymi źródłowymi (menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Lokale -> Jedna księga )
Po wczytaniu danych źródłowych należy przejrzeć wczytane dane za pomocą funkcji Dane źródłowe->Zobacz lub przyciskiem Zobacz dane źródłowe z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Lokale -> Jedna księga. i ewentualnie usunąć ostatnie rekordy jeśli nie zawierają danych do wczytania (np. mają podsumowania). Jeśli pierwszy rekord/rekordy wczytanego pliku źródłowego zawierają nagłówki - podczas wczytywania dancych (kolejne fazy importownia - patrz opis poniżej), należy wpisać od którego rekordu rozpoczynać wczytywanie danych (poczynając od numeru rekordu 0) lub usunąć pierwsze rekordy nagłówkowe (menu: Dane źródłowe->Zobacz->Usuń) .

Przeglądanie wczytanych danych źródłowych
Przeglądanie i analizowanie wczytanych danych źródłowych można sobie ułatwic definiując zestaw kolumn do pokazania w oknie do przeglądania. Przy pierwszym wyświetleniu okna z danymi źródłowymi pojawia się standardowy zestaw kolumn. Możemy go zmienic naciskając szary przycisk po lewej stronie żółtego paska z nagłówkami kolumn (górna część okna do przeglądania). Wyświetla się dialog do definiowania Kolumny do wyboru, jeśli naciśniemy przycisk Kolumny to pojawia się dialog do wprowdzenia nazw kolumn. Możemy dodać dowolną ilość zestawów kolumn. W obrębie każdego zestawu kolumn mamy do wyboru 251 pól z każdego rekordu z danymi źródłowymi (pola od i_p00 ... do i_p250) oraz pole z numrem rekordu w pliku źródłowym i_nr_rek. Wybranym polom (kolumnom) nadajemy nazwy zrozumiałe dla nas (na przykład zamiast i_p02 nadajemy nazwę Adres lokalu).
Funkcją bardzo pomocną podczas analizy wczytanych danych jest możliwość ustawienia kolejności sortowania danych wyświetlanych na ekranie: jeśli klikniemy myszką na żółtym pasku obok nazwy kolumny to program zmieni kolejność wyświetlania rekordów na kolejność według zawartości wybranego pola (rosnąco). Kolejne kliknięcie ustawia w kolejności malejącej, a jeszcze nastepne usuwa sortowanie według zawartości tej kolumny.
Możemy równiez wydrukować wczytane dane (funkcja Drukuj).

Uwaga: Jeśli chcemy wczytywać wartości parametrów, należy wcześniej wprowadzić definicje parametrów funkcją Definicje -> Parametry.
Po uruchomieniu funkcji Przypisz pola na ekranie pojawi się lista parametrów zdefiniowanych dla modułu wspólnot oraz dodatkowe linie z danymi wymaganymi do wykonania importu (numer lokalu, dane właściciela lokalu). Jeśli dany parametr ma być wczytywany, należy podać symbol pola w pliku źródłowym, który zawiera wartość wybranego parametru (np. p06, p07 itd.). Jeśli nie podamy symbolu pola to parametr nie zostanie wczytany. Natomiast są pola, które muszą byc wypełnione. Bezwzględnie należy podać symbole pól w pliku źródłowym,w którym znajdują się następujące dane:
- NAZWA1 nazwisko i imię właściciela (nazwa lokalu)
- NR_MIESZ numer lokalu
- NUMER_LOK - numer ewidencyjny
- SYMBOL_BUD - symbol budynku
- DATA_LOK - data objęcia lokalu
- TYP_BUD - rodzaj własności

4. Fazy importu danych:
(1) wczytanie danych źródłowych (patrz opis w punkcie 2)
(2) przetworzenie danych źródłowych (wymagane wykonanie fazy 1)
(3) zakładanie kontrahentów (wymagane wykonanie fazy 1,2)
(4) zakładanie kont rozrachunkowych (wymagane wykonanie fazy 1,2,3)
(5) zakładanie klasyfikacji dla lokali (wymagane wykonanie fazy 1,2)
(6) zakładanie lokali (wymagane wykonanie fazy 1,2,5 - gdy jest używana klasyfikacja)
(7) przypisanie właścicieli do lokali (wymagane wykonanie fazy 1,2,3,6)
(8) przypisanie parametrów do lokali (wymagane wykonanie fazy 1,2,6)
(9) specjalne przypisanie parametrów do lokali
(10) woda - średnie zużycie

5. Wykonanie fazy 2 - przetworzenie danych źródłowych (menu: Lokale->Jedna księga-> przetworzenie danych źródłowych):
Po uruchomieniu fazy 2 pojawia się ekran:
- Wzorzec symbolu kontrahenta: W+symbol_budynku/symbol_lokalu
- Podaj ilość znaków do kodowania symbolu budynku: (domyślnie 5)
- Podaj ilość znaków do kodowania symbolu lokalu: (domyślnie 3)
- Dane wczytywać od rekordu: domyslnie (0) - wykorzystywać jeśli np. pierwszy rekord zawiera nagłówek

Faza 2 pobiera kolejne rekordy z rejestru z wczytanymi danymi źródłowymi, przetwarza je i zapisuje w pliku z danymi lokali, a następnie wyświetla uitworzony rejestr z danymi lokali do obejrzenia. Zestaw kolumn do wyświetlenia możemy zmieniać (tak jak to opisano powyżej w punkcie Przeglądanie wczytanych danych źródłowych). Dane lokali możemy równiez zmieniać, usuwać i drukować.

Uwaga: zawartość rejestru z danymi lokali jest bardzo istotna, albowiem zawartośc pól tego rejestru stanowi podstawę do utworzenia kontrahnetów (właścicieli), lokali itp. Pamiętajmy, że jeśli zmienimy zawartość tego rejestru (na przykład poprawimy nietypowe dane), a potem wykonamy wczytanie i przetworzenie danych (faza 1,2), to nasze zmiany znikną bezpowrotnie.
Rejestr z przetworzonymi danymi lokali zawsze możemy obejrzeć przyciskiem Zobacz dane lokali z menu: Obsługa -> Administrtor wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie danych -> Lokale -> Jedna księga . Dostępny jest równiez do przeglądania rejestrz danymi budynków wczytywanaych importem budynków (przycisk Zobacz dane budynków).

6. Wykonanie fazy 3 - zakładanie kontrahentów (menu: Lokale->Jedna księga -> zakładanie kontrahentów):

Po uruchomieniu fazy (3) pojawia się ekran z przetworzonymi danymi lokali. Po naciśnięciu przycisku Zakończ pojawia się pytanie:

Po wybraniu Tak program importujący wyświetla kolejne pytanie:
- Wzorzec symbolu kontrahenta: W+symbol_budynku/symbol_lokalu
- wybór czy aktualizować dane kontrahentów (domyślnie Nie): jeśli symbol kontrahenta już istnieje w rejestrze kontrahentów.
Po uruchomieniu fazy 3 przyciskiem Dalej program importujący symbole i dane kontrahentów w bieżącej księdze. Dodoani kontrahenci to jednoczęsnie właściciele (lub lokatorzy) lokali.
Po zakończeniu działania fazy 3 na ekranie pojawia się informacja o ilości wszystkich rekordów w pliku źródłowym , ilości dodanych kontrahnetów oraz o ilości rekordów z błędami krytycnymi, które uniemożliwiły dodanie kontrahenta.

- podaj od którego rekordu wczytywanie (wykorzystywać jeśli np. pierwszy rekord zawiera nagłówek)
- wybór czy uaktualniać dane kontrahentów jeśli symbol kontrahenta już istnieje w rejestrze kontrahentów.
- Na ilu znakach kodować symbol lokalu (w zależności od ilości lokali we wspólnocie)

6. Wykonanie fazy 3 - zakładanie kont rozrachunkowych (menu: Import-> Wykonaj->zakładanie kont rozrachunkowych):
- podaj symbol konta syntetycznego (w pętli "nastepne") [Uwaga: konto syntetyczne musi być założone!]
- wybór czy zmieniać nazwę konta rozrachunkowego gdy symbol konta już istnieje
- zakładać konto o symbolu: konto_synetyczne/symbol_kontrahenta, z atrybutem "rozrchunkowe", z wpisanym symbolem kontrahenta.
7. Wykonanie fazy 4 - zakładanie klasyfikacji dla lokali (menu: Import-> Wykonaj ->zakładanie klasyfikacji dla lokali):
- fazę 4 wykonuje się TYLKO gdy ustawiony jest parametr KLASYFIKACJA na "Tak"
- podaj sposób konstruowania symbolu lokalu (domyślnie numer lokalu na odpowiedniej ilości znaków)
8. Wykonanie fazy 5 - zakładanie lokali (menu: Import-> Wykonaj -> zakładanie lokali):
- wybór czy uaktualniać nazwę lokalu jeśli lokal już istnieje w rejestrze lokali.
8. Wykonanie fazy 6 - przypisanie właścicieli do lokali (menu: Import-> Wykonaj ->przypisanie właścicieli do lokali):
- wybór czy uaktualniać dane właścicieli jeśli właściciel już istnieje w rejestrze.
9. Wykonanie fazy 7 - przypisanie parametrów do lokali (menu: Import-> Import->przypisanie parametrów do lokali):
- wybór czy uaktualniać wartości parametrów jeśli dany lokal ma już przypisany taki parametr

Po prawidłowym wykonaniu wszystkich faz wczytywania program zawiera podstawowe dane do pracy z modułem wspólnot.

Import/export odczytów liczników
Funkcja umożliwia wykesportowaniem oraz wczytanie odczytów liczników dla lokali. Pozwala zapisać na plik tekstowy, w ściśle określonym formacie, dane dotyczące odczytów liczników dla lokali. Możliwe jest również wczytanie danych o odczytach z pliku tekstowego do Perseusa. Uruchamianie z menu: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export -> Wczytanie odczytów/Export odczytów.
Po uruchomieniu funkcji Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export pojawia się okienko; w górnej części tego okienka zanajduje się informacja o bieżącej księdze oraz o wybranym katalogu, z którego będą pobierane lub zapisywane dane. Standardowo podpowiada sie katalog roboczy. W przypadku importu danych taki katalog należy utworzyć na ścieżce: .....perseus.dat/fk/. W przypadku eksportu danych program Perseus sam utworzy katalog o podanej nazwie na ścieżce: .....perseus.dat/fk/.

Po wybraniu funkcji Export odczytów pojawia się okienko, w którym należy podać nazwę pliku, na który będą zapisane dane. Plik zostanie utworzony .na ścieżce ....perseus.dat/fk/w podkatalogu, którego nazwa pojawia się w polu: Katalog: (nazwę podkatalogu można zmienić).
Następnie pojawia się okienko do wyboru lokali, liczników oraz miesięcy, dla których odczyty będziemy eksportować. Po zaakceptowaniu wyboru klawiszem Dalej, program wykonuje eksport. Plik z wyeksportowanymi danymi zawiera dane umożliwiające identyfikację lokalu (numer identyfikacyjny lokalu, symbol, nazwę loklau, symbol budynku), następnie dane umożliwiające identyfikację licznika (symbol licznika) oraz dane dotyczące odczytu: oznaczenie miesiąca, datę oraz wielkość odczytu.
Uwaga: Program pozwala jednorazowo wyeksportować dane dla wszystkich lokali, liczników i miesięcy odczytów. Jednakże ze względu na ograniczenie na rozmiar pliku podczas zaczytywania wyeksportowanych danych, dla dużych zbiorów danych, zawierających dane dotyczące kilku tysięcy lokali zaleca się eksportowanie danych mniejszymi partiami (mp. osobno dla każego rodzaju licznika).

Po wybraniu funkcji Wczytanie odczytów pojawia się okienko, w którym należy podać nazwę pliku, z którego będą pobierane dane źródłowe odczytów. Plik jest poszukiwany na ścieżce ....perseus.dat/fk/w podkatalogu, którego nazwa wyświetla się w górnej części okienka po uruchomieniu funkcji Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export. W tym okienku można też zmienić nazwę podkatalogu. Przed zaczytaniem danych z pliku można obejrzeć jego zawartość wybierając Obejrzenie pliku. Po zaakceptowaniu wyboru pliku klawiszem Enter, program przystępuje do analizy pliku źródłowego i zaczytywania danych o odczytach liczników do Perseusa. Podczas zaczytywania program wyświetla na ekranie informację o przebiegu procesu importu. Po zakończeniu działania program wyświetla informacje statystyczne dotyczące ilości dodanych odczytów liczników oraz pyta o wydruk szczegółowego raportu dotyczącego przebiegu importu. Zaleca się zawsze drukować i analizować raport szczegółowy. W tym raporcie dla każdego odczytu z pliku źródłowego jest informacja czy odczyt ten został dodany do bazy. Przykładowe przyczyny niemożności dodania odczytu do bazy:
- brak licznika o podanym symbolu dla lokalu
- brak BO dla licznika o podanym symbolu
- dla licznika o podanym symbolu są odczyty z późniejszych miesięcy.
Uwaga: opisana tutaj funkcja importu odczytów wczytuje tylko dane w ściśle określonym formacie - wyeksportowane uprzednio funkcją Export odczytów liczników. Odczyty liczników w innych formatach należy importować funkcją Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Import/export->Wczytanie danych.

Naliczenia
Grupa funkcji administratora służąca do obsługi przez administratora dokumentów naliczeń opłat oraz zmian w statusach lokali i dokumentów dla naliczeń.
Dokumenty naliczeń
Funkcja administratora służąca do usuwania wskaźników wykonania polecenia księgowania oraz wystawienia faktur i rachunków dla naliczeń opłat. Wywoływana z menu Wspólnoty->Obsługa->Administartor Wspólnoty->Naliczenia->Dokumenty naliczeń.
Wskaźnik wykonania PK
Funkcja powinna być używana tylko w wyjątkowych wypadkach. Pozwala ona na usunięcie wskaźnika wykonania polecenia księgowania dla wybranych dokumentów naliczeń. Wykonanie polecenia księgowania skutkuje powstaniem dokumentu oczekującego w buforze dokumentów do zaksięgowania w części FK. Taki dokument oczekujący trzeba zaksięgować. W wyjątkowych przypadkach można taki dokument oczekujący usunąć z bufora bez księgowania, a następnie w części wspólnotowej usunąć wskaźnik wykonania polecenia księgowania. Teraz można np. usunąć błędnie naliczony dokument naliczenia, naliczyć ponownie z prawidłowymi wartościami i ponownie wykonać polecenie ksiegowania. Są to sytuacje wyjątkowe. Funkcji należy używać w przemyślany sposób tak, aby nie dopuścić do podwójnego zaksięgowania dokumentów dotyczących naliczenia dla tego samego miesiąca.
Wskaźnik wystawienia faktur
Funkcja administrtora służąca do usuwania wskaźników wystawienia faktur dla naliczeń opłat. Wywoływana z menu Wspólnoty->Obsługa->Administartor->Naliczenia->Usuń wskaźniki wystawienia faktur.
Funkcja powinna być używana tylko w wyjątkowych przypadkach. Pozwala na usunięcie wskaźników wystawienia faktur dla poszczególnych lokali dla naliczeń opłat. Należy pamiętać o tym, że faktury wystawione w module wspólnot są przenoszone do modułu Faktury. Przed usunięciem wskaźnika wystawienia faktury trzeba najpierw bezwzględnie usunąć z modułu Faktury związaną z nim fakturę.
Funkcja pozwala na usuwanie wskaźnika wystawienia faktury dla pojedyńczych lokali - w tym celu należy najechać na pole ze statusem faktury (zawartość pola: Wystawiono/Nie wystawiono). Po naciśnięciu klawisza Enter (lub prawego klawisza myszki) następuje pytanie Zmienić wskaźnik ....?. Można zmienić wskaźnik na Nie wystawiono - wówczas możliwe jest powtórne wystawienie faktury dla tego lokalu. Należy zauważyć, że numer wystawionej poprzednio faktury nie jest kasowany. Można również zmienić wskaźnik na Wystawiono - ale tylko wtedy, kiedy jest wypełnione pole z numerem faktury.
Dostępne są również funkcje umożliwiające usunięcie bądź przywrócenie wskaźnika wystawienia faktury dla wszystkich lokali (Wskaźniki->Usuń wszystkim, Wskaźniki->Przywróć wszystkim).
Po wyjściu z okienka do usuwania wskaźnika wystawiania faktur sprawdzany jest status całego dokumentu naliczenia. Jeżeli zostały usunięte wskaźniki wystawienia faktur dla wszystkich lokali, status dokumentu- pole Wystawiono faktury zmienia się na Nie. Jeśli natomiast usunięto tylko część wskaźników - status zmienia się na W trakcie.
Uwaga: bezpośrednio po wejściu w funkcję zakres lokali jest ograniczony tylko do lokali, które mają rodzaj dokumentu obciążeniowego "FAKTURA". Zakres ten można oczywicie zmienić (funkcja Pokaż).
Miesiące
Funkcja administratora służąca do zarządzania statusami naliczeń dla miesięcy i lokali. Jest wywoływana z menu: Obsługa ->Administartor wspólnoty -> Naliczenia -> Miesiące. Funkcja powinna być używana tylko w wyjątkowych przypadkach. Pozwala na dowolną zmianę statusu okresu dla poszczególnych dokumentów oraz zmianę statusu lokalu.
Dla każdego miesiąca możemy wykonać dowolną ilość naliczeń dla dowolnej ilości wybranych lokali. Prawdopodobnie najczęściej będziemy wykonywać naliczenia jeden raz w miesiącu dla całej wspólnoty, bądź też jeden raz w miesiącu dla każdego budynku we wspólnocie. Program jednakże dopuszcza tutaj dowolność wyboru. Również dla każdego lokalu możemy wykonać dowolną ilość naliczeń w miesiącu. Jednakże polecenie księgowania (czyli przekazanie informacji o naliczeniu na poszcególne lokale do rozrachunków) możemy wykonać dla lokalu tylko jeden raz dla każdego miesiąca. Stąd powstała konieczność wprowadzenia statusów, które dla każdego miesiąca przechowują aktualny stan naliczenia dla lokalu.
Status lokalu dla naliczenia w miesiącu:
- Naliczono
- Nie naliczono
Status lokalu dla polecenia księgowania (PK) w miesiącu:
- Wykonano
- Nie wykonano
Powstała również konieczność określenia osobnych statusów dla każdego miesiąca naliczenia:
Status miesiąca dla naliczenia:
- Naliczono - gdy w miesiącu wykonano naliczenia dla wszystkich lokali wspólnoty
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano naliczenia dla części lokali wspólnoty
- Nie naliczono - gdy w miesiącu nie wykonano naliczenia dla żadnego lokalu wspólnoty
Status miesiąca naliczenia dla polecenia księgowania (PK):
- Wykonano - gdy w miesiącu wykonano PK dla wszystkich lokali wspólnoty
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano PK dla części lokali wspólnoty
- Nie wykonano - gdy w miesiącu nie wykonano PK dla żadnego lokalu wspólnoty
Dodatkowo wprowadzono statusy dla budynków. Statusy dla budynków są używane we wspólnotach, w których jest wiele budynków i naliczenia miesięczne są wykonywane dla każdego budynku osobno. Dzięki statusom budynków użytkownik ma bieżącą informację o stanie wykonania naliczenia i polecenia księgowania dla naliczenia dla każdego budynku dla każdego miesiąca.
Status budynku dla naliczenia w miesiącu:
- Naliczono - gdy w miesiącu wykonano naliczenie dla wszystkich lokali z budynku.
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano naliczenie dla części lokali z budynku
- Nie naliczono - gdy w miesiącu nie wykonano naliczenia dla żadnego lokalu z budynku.
Status budynku dla polecenia księgowania (PK) w miesiącu:
- Naliczono - gdy w miesiącu wykonano PK dla wszystkich lokali z budynku.
- W trakcie - gdy w miesiącu wykonano PK dla części lokali z budynku
- Nie naliczono - gdy w miesiącu nie wykonano PK dla żadnego lokalu z budynku.

Uwaga: przy określaniu statusów budynków i statusów miesiąca program pomija nieaktywne lokale, czyli te lokale, które mają znacznik Uwzględniać przy naliczeniach i kosztach zaznaczony na Nie.

Po uruchomieniu funkcji administrtora pojawia się ekran z listą miesięcy i statusów naliczeń dla tych miesięcy. Lista powstaje na bieżąco, w wyniku wykonywania kolejnych naliczeń dla miesięcy. Jeżeli więc nie były wykonywane żadne naliczenia w wybranym miesiącu, na liście może się nie znaleźć wybrany miesiąc. Wówczas należy uruchomic funkcję Nalicz statusy.
Dostępne funkcje:
Dokumenty - wyświetla listę listę dokumentów naliczeń dla wybranego (podświetlonego) miesiąca
Statusy lokali - wyświetla ekran z listą statusów wszystkich lokali we wspólnocie dla wybranego miesiąca
Statusy budynków - wyświetla ekran z listą statusów wszystkich budynków we wspólnocie dla wybranego miesiąca
Status miesiąca:
- zmień - pozwala zmienic status miesiąca na dowolnie wybrany.
- uaktualnij - na podstawie zapisanych statusów lokali tworzy status miesiąca. Uwaga: nie uaktulania statusów lokali !
Nalicz - funkcja, która przebiega wszystkie dokumenty naliczeń i na ich podstawie tworzy statusy dla lokali, a następnie dla miesięcy. Po jej wykonaniu uzyskamy aktulane statusy wszystkich lokali i miesięcy.

Wykaz statusów lokali dla miesiąca.
Dla wybranego miesiąca wyświetlana jest lista wszystkich lokali i ich statusów w miesiącu.
Dostępne funkcje:
Pokaż dokumenty - wyświetla listę listę dokumentów naliczeń dla wybranego lokalu w miesiącu
Status lokalu:
- zmień - pozwala zmienić status lokalu w miesiącu na dowolnie wybrany.
- uaktualnij - na podstawie dokumentów naliczeń uaktualnia status lokalu dla naliczenia i dla PK w miesiącu.
Wszystkie lokale:
- zmień statusy- zmienia statusy wszystkich lokali w miesiącu na dowolnie wybrany status.
- uaktualnij statusy- na podstawie dokumentów naliczeń uaktualnia statusy wszystkich lokali dla naliczenia i dla PK w miesiącu.

Wykaz statusów budynków dla miesiąca.
Dla wybranego miesiąca wyświetlana jest lista wszystkich budynków wspólnoty i ich statusów w miesiącu. W odróżnieniu od statusów lokali i statusów miesięcy, których wartości są przechowywane w rejestrach, lista statusów dla budynków jest tworzona na bieżąco, czyli statusy dla budynków są określane w momencie wywołania funkcji. Statusy te są tworzone na podstawie analizy statusów wszytskich lokali z budynku. Program nie przechowuje statusów dla budynku w rejestrach, nie jest więc możliwa zmiana statusu budynku przez użytkownika (tak jak to jest możliwe w przypadku statusów dla miesięcy i statusów dla lokali).
Dostępne funkcje:
Pokaż dokumenty - wyświetla listę listę dokumentów naliczeń wykonanych dla wybranego budynku w miesiącu
Pokaż lokale - wyświetla listę wszystkich lokali w wybranym budynku
- Pokaż dokumenty - wyświetla listę listę dokumentów naliczeń dla wybranego lokalu w miesiącu
- Status lokalu:
- zmień - pozwala zmienić status lokalu w miesiącu na dowolnie wybrany.
- uaktualnij - na podstawie dokumentów naliczeń uaktualnia status lokalu dla naliczenia i dla PK w miesiącu.
Drukuj - uruchamia wydruk statusów naliczeń dla budynków. Opis wydruku.

Uwaga: jeżeli wykonujemy operacje na naliczeniach: usuwamy naliczenia lub wskaźniki wykonania PK i podejrzewamy, że są niewłaściwie ustawione statusy lokali dla naliczeń - wykonujemy funkcje naliczenia wszystkich wskaźników od nowa: Obsługa -> Administrator wspólnoty -> Naliczenia -> Miesiące -> Nalicz.

Rozliczenie mediów
Grupa funkcji administrtora służąca do obsługi przez administratora dokumentów rozliczeń mediów oraz odczytów liczników.
Dokumenty
Funkcja służąca do usuwania wskaźników wykonania polecenia księgowania oraz wyastwienia faktur dla rozliczeń mediów. Wywoływana z menu Obsługa->Administartor wspólnoty->Rozliczenie mediów->Dokumenty.
Wskaźnik wykonania PK
Funkcja powinna być używana tylko w wyjątkowych wypadkach. Pozwala ona na usunięcie wskaźnika wykonania polecenia księgowania dla wybranych dokumentów rozliczeń mediów. Wykonanie polecenia księgowania skutkuje powstaniem dokumentu oczekującego w buforze dokumentów do zaksięgowania w części FK. Taki dokument oczekujący trzeba zaksięgować. W wyjątkowych przypadkach można taki dokument oczekujący usunąć z bufora bez księgowania, a następnie w części wspólnotowej usunąć wskaźnik wykonania polecenia księgowania. Teraz można np. usunąć błędnie wykonany dokument rozliczenia mediów, rozliczyc media ponownie z prawidłowymi wartościami i ponownie wykonać polecenie ksiegowania. Są to sytuacje wyjątkowe. Funkcji należy uzywać w przemyślany sposób tak, aby nie dopuścić do podwójnego zaksięgowania dokumentów dotyczących tego samego okresu.
Wskaźniki wystawienia faktur
Funkcja administrtora służąca do usuwania wskaźników wystawienia faktur dla rozliczeń mediów. Wywoływana z menu Obsługa->Administrator wspólnoty->Rozliczenie mediów->Dokumenty->Usuń wskaźniki wystawienia faktur.
Funkcja powinna być używana tylko w wyjątkowych przypadkach. Pozwala na usunięcie wskaźników wystawienia faktur dla poszczególnych lokali dla rozliczeń mediów. Należy pamiętać o tym, że faktury wystawione w module wspólnot są przenoszone do modułu Faktury. Przed usunięciem wskaźnika wystawienia faktury trzeba najpierw bezwzględnie usunąć z modułu Faktury związaną z nim fakturę.
Funkcja pozwala na usuwanie wskaźnika wystawienia faktury dla pojedyńczych lokali - w tym celu należy najechać na pole ze statusem faktury (zawartość pola: Wystawiono/Nie wystawiono). Po naciśnięciu klawisza Enter (lub prawego klawisza myszki) następuje pytanie Zmienić wskaźnik ....?. Można zmienić wskaźnik na Nie wystawiono - wówczas możliwe jest powtórne wystawienie faktury dla tego lokalu. Należy zauważyć, że numer wystawionej poprzednio faktury nie jest kasowany. Można również zmienić wskaźnik na Wystawiono - ale tylko wtedy, kiedy jest wypełnione pole z numerem faktury.
Dostępne są również funkcje umożliwiające usunięcie bądź przywrócenie wskaźnika wystawienia faktury dla wszystkich lokali (Wskaźniki->Usuń wszystkim, Wskaźniki->Przywróć wszystkim).
Po wyjściu z okienka do usuwania wskaźnika wsyatwiania faktur sprawdzany jest status całego dokumentu rozliczenia. Jeżeli zostały usunięte wskaźniki wystawienia faktur dla wszystkich lokali, status dokumentu - pole Wystawiono faktury zmienia się na Nie. Jeśli natomiast usunięto tylko część wskaźników - status zmienia się na W trakcie.
Uwaga: bezpośrednio po wejściu w funkcję zakres lokali jest ograniczony tylko do lokali, które mają rodzaj dokumentu obciążeniowego "FAKTURA". Zakres ten można oczywicie zmienić (funkcja Pokaż).
Okresy
Funkcja administratora służąca do zmiany i ukatualniania statusu okresów rozliczeniowych oraz statusów lokali dla rozliczeń mediów. Wywoływana jest z menu Obsługa-> Administrator wspólnoty->Rozliczenie mediów->Okresy.
Funkcja powinna być używana tylko w wyjątkowych przypadkach. Pozwala na dowolną zmianę statusu okresu dla poszczególnych dokumentów. Należy pamiętać o tym, że zmiana statusu okresu na Nierozliczony umożliwi powtórne wykonanie rozliczenia mediów za ten okres. Może to doprowadzić do powtórnych księgowań na kontach rozrachunkowych właścicieli. Lepiej jest użyć funkcji Usuń rozliczenie, która sama zmienia status okresu dla usuwanego rozliczenia.
Po ustawieniu się na wybranym dokumencie rozliczenia mediów i naciśnięciu Okresy wyświetlają się okresy zdefiniowane dla rozliczenia o symbolu rozliczenia z dokumentu rozliczenia. Jeżeli ustawimy się na polu Status i naciśniemy klawisz Enter - będziemy mogli zmienić status okresu. Możliwe jest również uaktualanienie statusu okresu - na podstawie statusów wszystkich lokali przypisanych do rozliczenia, program określi właściwy status okresu (status okresu w zależności od statusów lokali - patrz opis Statusy dla okresów rozliczeniowych).
Uwaga: w tym okienku nie ma możliwości zmieniania lub dodawania okresów dla rozliczeń.
Statusy dla lokali
Funkcja administratora służąca do zmiany i uaktulaniania statusów lokali dla okresu rozliczeniowego. Po wybraniu okresu rozliczeniowego wybieramy funkcję Statusy lokali i pojawia się okienko z listą lokali przypisanych do rozliczenia wraz z aktualnymi statusami.
Dla wybranego lokalu możemy obejrzeć listę dokumentów rozliczeń, w których jest użyty wybrany lokal (funkcja Pokaż rozliczenia).
Możemy rónież zmienić/uaktualnić status wybranego lokalu (funkcja Status lokalu->Zmień/Uaktualnij status). Funkcja Zmień status pozwala administratorowi na dowolną zmianę statusu lokalu. Przy zmianie statusu lokalu z Nierozliczony na Rozliczony trzeba uważać bo w danych może nie być informacji o dokumencie rozliczeniowym. Ten problem nie powstanie jeśli zmieniamy z Rozliczony częściowo na Rozliczony: będziemy dysponować informacją o dokumencie rozliczającym częściowo. Natomiast funkcja Uaktualnij status określa aktulany status lokalu na podstawie zapisów w dokumentach rozliczeniowych (status lokalu w zależności od zapisów w dokumentach - patrz opis Statusy dla lokali dla okresów rozliczeniowych ).
Możliwe jest również uaktulanienie statusów dla wszystkich lokali: funkcja Uaktualnij statusy.

Naprawa rozliczeń
Funkcja administrtora służąca do naprawy dokumentów rozliczeń. Wywoływana z menu Wspólnoty->Obsługa->Administartor->Naprawa->Naprawa rozliczeń
Dane dotyczące rozliczeń mediów są przechowywane w wielu rejestrach. Jest to skomplikowana struktura. W wersjach niższych niż wsp05 nie zachowywała się stabilnie i powiązania między rejestrami ulegały "zepsuciu". Efektem tego "zepsucia" było pojawianie się komunikatu "..... Niepoprawna pozycja w pliku ...." podczas przeglądania dokumentów rozliczeń.
Funkcja naprawiająca odbudowuje popsute powiązania między rejestrami na podstawie danych źródłowych zawartych w rejestrach. Funkcja potrafi naprawić dane tylko wtedy, jeśli :
(1) zepsuciu uległy odczyty dla liczników ( błąd "....niepoprawna pozycja w pliku..." pojawia się podczas przesuwania się kursorem na linię związana z odczytem licznika).
(2) Odczyty liczników uzywane w rozliczeniach nie zostały usunięte . Jeśli zostały usunięte - trzeba je dodać, a najlepiej usunąć zepsute rozliczenie i wykonać je jeszcze raz
(3) Zepsuciu nie uległy opłaty (błąd "....niepoprawna pozycja w pliku..." pojawia się podczas przesuwania się kursorem na linię związana z opłatą). Zepsucie opłat następuje wtedy, kiedy użytkownik usunął naliczenie wg którego było wykonywane rozliczenie. Jedyną rada jest wówczas usunąć zepsute rozliczenie i wykonać je jeszcze raz.
Kiedy uruchamiać funkcje naprawiania:
- jeśli podczas przeglądania dokumentów rozliczeń wystąpi błąd "..... Niepoprawna pozycja w pliku ....".
- jeśli podczas przeglądania "popsutych" dokumentów rozliczeń pojawia się komunikat o uszkodzeniu rozliczeń wraz z informacją, którą z funkcji naprawczych trzeba uruchomić.
- Funkcje naprawiania statusów odczytów uruchamiać w sytuacji kiedy odczyt licznika ma status "Rozliczony", a my jesteśmy pewni, że odczyt nie jest wykorzystywany przez żadne rozliczenie, dla którego wykonano PK.

Działanie funkcji:
1. wybieramy opcję naprawiania
2. Dla opcji 1 musimy dodatkowo wybrać rozliczenia do naprawy: button "Wybierz rozliczenia". Dla opcji 2 ("naprawianie statusów odczytów") - przeglądane są wszystkie odczyty dla liczników lokali, nie trzeba dodatkowo wybierać rozliczeń do naprawy.

Naprawianie odczytów liczników:
Działanie:
Dla każdego wybranego rozliczenia:
- odszukuje zapisy tego rozliczenia (czyli dane szczegółowe dotyczące poszczególnych opłat i odczytów dla każdego lokalu).
- bierze pod uwagę tylko zapisy dotyczące odczytów liczników.
- na podstawie numeru id lokalu, symbolu licznika oraz miesiąca odczytu odszukuje w rejestrze z odczytami liczników lokali właściwy odczyt
- wpisuje numer rekordu z rejestru z odczytami liczników lokali w odpowiednie pole rejestru z zapisami. Powiązanie zapisu dokumentu rozliczenia z właściwym odczytem licznika lokalu jest naprawione.

Uwaga1: gorzej jeśli ktoś usunął bezpowrotnie odczyt licznika dla miesiąca. Wtedy program naprawiający wyświetli komunikat, że nie odnalazł odczytu licznika. W takiej sytuacji można:
(1) dodać usunięty odczyt dla lokalu w miesiącu (normalnie w programie), a następnie uruchomić jeszcze raz naprawę odczytów. Jeśli odczytu nie da się dodać w programie (np. są odczyty z kolejnych miesięcy ), to należy wykonać operacje jak w punkcie (2).
(2) usunąć całe rozliczenie, dodać brakujący odczyt w programie i wykonać rozliczenie jeszcze raz.
Uwaga2: po uruchomieniu naprawiania odczytów liczników zaleca się uruchomienie funkcji "naprawianie statusów odczytów liczników".

Naprawianie statusów odczytów liczników
Funkcje uruchamiać w sytuacji kiedy odczyt licznika ma status "Rozliczony", a my jesteśmy pewni, że odczyt nie jest wykorzystywany przez żadne rozliczenie, dla którego wykonano PK.

Naprawianie statusów: podstawą jest definicja kiedy odczyt licznika zyskuje status "Rozliczony".
Status odczytu:
"Nierozliczony" -
(1) jeśli żadne rozliczenie nie "użyło" odczytu - np. bezpośrednio po wprowadzeniu odczytu.
(2) jeśli rozliczenie użyło odczytu, ale rozliczenie to nie zostało zaksięgowane (nie ma wskaźnika wykonania PK).
"Rozliczony" -
(1) pojawia się z chwilą gdy chociaż jedno rozliczenie użyło odczytu do rozliczenia i było dla tego rozliczenia wykonane polecenie księgowania. PK.
(2) Zmiana statusu z powrotem na "Nierozliczony" następuje po usunięciu wszystkich zaksięgowanych rozliczeń, w których odczyt był wykorzystywany.

Działanie funkcji:
- przegląda rejestr z odczytami liczników lokali.
- dla każdego odczytu sprawdza czy jest użyty w zaksięgowanym rozliczeniu. Jeśli tak w pliku z odczytami wstawia status "Rozliczony". Jeśli nie znajduje - w pliku z odczytami wstawia status "Nierozliczony".

Uwaga: Naprawianie statusów liczników należy uruchamiać po naprawieniu odczytów liczników. W przeciwnym przypadku naprawianie statusów może nie zadziałać prawidłowo.

Naprawianie kwot vat dla lokali
Funkcja pozwala przeliczyć od początku podsumowania kwot netto, brutto i vat w rejestrze z rozlcizeniami dla lokali. Przeliczenie dotyczy jedynie zużyć odczytanych z liczników, a nie naliczeń opłat.

Odczyty liczników
Funkcja administrtora służąca do zmiany i ukatualniania statusu odczytów liczników dla budynków i lokali. Wywoływana jest z menu Wspólnoty-> Obsługa-> Administartor->Rozliczenie mediów->Oodczyty liczników.
Odczyty liczników lokali
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą budynków. Interesują nas tutaj dwie funkcje: Uaktualnij statusy oraz Odczyty dla lokali
Uaktulanij statusy
Funkcja uaktulania statusy wszystkich odczytów liczników wszystkich lokali we wszystkich budynkach. Program przegląda wszystkie dokumenty wykonanych rozliczeń i na tej podstawie uaktualnia statusy odczytów - patrz też opis statusy odczytów liczników.
Odczyty dla lokali
Dla wybranego budynku funkcja wyświetla zbiorczą listę wszystkich liczników lokali w budynku. Dostępne są funkcje:
- Pokaż rozliczenia - dla wybranego odczytu wyświetla listę dokumentów rozliczeń, w których jest uzywany odczyt.
- Uaktulanij statusy - uaktulania statusy liczników lokali dla całego budynku
- Status odczytu - pozwala zmienić status odczytu na dowolnie wybrany ze słownika (klawisz F2 - podpowiedź) oraz uaktualnić status odczytu licznika.
Odczyty liczników budynków
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko z listą budynków. Interesują nas tutaj dwie funkcje: Uaktualnij statusy oraz Odczyty dla budynku
Uaktulanij statusy
Funkcja uaktulania statusy wszystkich odczytów liczników budynków we wszystkich wszystkich budynkach.
Odczyty dla budynku
Dla wybranego budynku funkcja wyświetla zbiorczą listę wszystkich liczników dla budynku. Dostępne są funkcje:
- Status odczytu - pozwala zmienić status odczytu na dowolnie wybrany ze słownika (klawisz F2 - podpowiedź) oraz uaktualnić status odczytu licznika

Kopiowanie definicji
Funkcja umożliwia kopiowanie definicji dotyczących wspólnot pomiędzy różnymi księgami. Funkcja jest przydatna jeśli użytkownik prowadzi ksiegowość dla różnych wspólnot mieszkaniowych przy zastosowaniu takiego samego (lub podobnego) systemu rozliczeń w każdej wspólnocie. Pozwala na automatyczne przekopiowanie definicji z podstawowych rejestrów: jednostek miary, definicji parametrów, liczników, symboli używanych w cennikach, opłat, kosztów, formuł i rozliczeń mediów oraz definicji lokali wprowadzonych dla budynku wzorcowego. Dzięki temu można znacznie skrócić czas wprowadzania danych bazowych podczas zakładania nowej wspólnoty. Uruchamianie z menu: Wspólnoty->Obsługa->Kopiowanie definicji.

Zakres kopiowanych definicji
- rejestr definicji jednostek miary
- rejestr definicji symboli w cenniku
- rejestr definicji parametrów
- rejestr definicji liczników
- rejestr definicji formuł obliczeniowych
- rejestr definicji opłat
- rejestr definicji kosztów
- rejestr definicji rozliczeń mediów (wraz z rejestrami liczników dla rozliczeń, opłat dla rozliczeń oraz okresów dla rozliczeń)
- rejestr definicji zestawień definiowalnych
- kolumny dla zestawień definiowalnych (zdefiniowane w księdze przez użytkownika)
- rejestry definicji wzorów przelewów oraz wzorów wydruków
- budynek wzorcowy
- dane związane z ewidencją wpłat

W przypadku rejestrów dla każdej danej kopiowane są wszystkie jej cechy: np. dla rejestru parametrów dla każdego parametru kopiowany jest symbol parametru, opis i jednostka miary.
W przypadku rozliczeń mediów dla każdego rozliczenia kopiowany jest komplet informacji o rozliczeniu: a więc definicja rozliczenia, przypisane mu liczniki, opłaty oraz zdefiniowane dla tego rozliczenia okresy rozliczeniowe. Uwaga: kopiowanie definicji rozliczeń mediów musi być poprzedzone skopiowaniem definicji elementów składowych rozliczenia, a więc definicji liczników i opłat.
W przypadku wzorów wydruków oraz wzorów przelewów dla każdego wzoru kopiowany jest komplet informacji o wzorze: a więc definicja wzoru i linii wzoru oraz opłaty przypisane do poszczególnych linii wzoru. Uwaga: kopiowanie definicji wzorów wydruków oraz wzorów przelewów musi być poprzedzone skopiowaniem definicji opłat.
W przypadku budynku wzorcowego kopiowany jest:
- budynek wzorcowy i jego parametry i liczniki
- lokale zdefiniowane w budynku wzorcowym i dla każdego lokalu zdefiniowane dla niego parametry, liczniki oraz opłaty.
Każdorazowo możemy wybierać zakres danych do przekopiowania.

Zasady kopiowania definicji
1. Kopiowanie odbywa sie zawsze z wybranej ksiegi źródłowej do księgi docelowej. Księgą docelową jest księga, w której użytkownik się znajduje podczas wywoływania funkcji kopiowania.
2. Można kopiować dane zarówno do pustej bazy danych wspólnotowych, jak również wtedy, kiedy są już wprowadzone jakieś dane w księdze docelowej.
3. Jeśli podczas kopiowania danych okaże się, że w księdze docelowej jest już dana o takim samym symbolu (np. parametr, licznik czy opłata o takim samym symbolu) - to funkcja kopiująca nadpisuje dane w księdze docelowej kopiowanymi danymi z ksiegi źródłowej. Wyjatkiem jest kopiowanie definicji kosztów - ze względu na to, że symbol ekosztów mogą sie powtarzać (koszty wieloskładnikowe), nie sprawdza się czy w księdze docelowej istnieje już definicji o takim symbolu.
4. Jeśli podczas kopiowania danych okaże się, że w księdze docelowej nie ma danej o takim symbolu, to dana taka jest dodawana do księgi docelowej.
5. Żadne dane w księdze docelowej nie są usuwane.
6. Wyjątkiem jest kopiowanie danych dotyczących budynku "WZORZEC". Jeśli okaże się, że w księdze docelowej jest już zdefiniowany budynek "WZORZEC", to funkcja kopiująca nie dokonuje żadnych zmian dotyczących budynku "WZORZEC" w księdze docelowej - żadne lokale wzorcowe ani ich parametry nie są dodawane ani zmieniane.
7. Ponieważ funkcja kopiująca nadpisuje bezpowrotnie dane w księdze docelowej możliwość wykonywania kopiowania może zostać ograniczona dla wybranych użytkowników. W tym celu należy wywołać funkcję menu: Obsługa->Administrator->Zaawansowane->Osoby uprawnione->Grupy uprawnień->Dostęp do modułów->Uprawnienia dla wspólnot->Kopiowanie rejestrów. Domyślnie ustawiona jest dostepność funkcji kopiowania rejestrów.

Zalecany sposób korzystania z funkcji kopiowania definicji
1. Utworzyć nową księgę - księgę wzorcową - np. o nazwie "WZOR".
2. Wprowadzić w księdze WZOR definicje jednostek miary, parametrów, liczników, formuł, symboli w cenniku.
3. Zdefiniować wzorcowe opłaty i koszty.
4. Wprowadzić definicje wzorcowych rozliczeń mediów.
5. Wprowadzić definicje wzorów wydruków oraz wzorów przelewów.
6. Dodać budynek "WZORZEC" i zdefiniować w nim wzorcowe lokale wraz z odpwiednimi parametrami, licznikami i opłatami.
7. Zakładanie nowej wspólnoty:
- założyć nową księgę dla wspólnoty i przejść do tej księgi.
- wywołać funkcję Obsługa->Kopiowanie definicji
- wybrać księgę źródłową WZOR oraz kopiowanie wszystkich rejestrów oraz budynku wzorcowego i wykonać kopiowanie.
- księga docelowa zawiera teraz definicje podstawowych danych niezbędnych do pracy w module wspólnot. Dokonujemy ewentualnych poprawek związanych ze szczególnymi spsobami rozliczeń w nowo dodanej wspólnocie - np. dodajemy lub usuwamy niektóre parametry, zmieniamy definicje opłat, zmieniamy parametry, liczniki, opłaty przypisane lokalom w budynku wzorcowym.
- teraz można dodawać kolejne lokale w nowej wspólnocie posługując się funkcją Budynki->Lokale->Operacje->Dodaj w/g wzorca.

Przejście na nowy rok we wspólnotach:
1. Księga z poprzedniego roku:
a. wprowadzić stany liczników na koniec roku
b. wykonać rozliczenie mediów na koniec roku
2. Ksiega na nowy rok:
a. założyć nową księgę
b. wykonać przeniesienie środowiska :
- dla danych księgowych (konta, kontrahentów, rejestry VAT itp.) - z części F/K.
- dla danych wspólnotowych (definicje rejstrów, dane dotyczące budynków, lokali itp.) - w części wspólnotowej funkcja Obsługa->Administrtor wspólnoty->Operacje początku roku->Przeniesienie środowiska
c. wykonać BO dla liczników oraz ewentulane naliczenie zużycia średniego dla wspólnot funkcją Obsługa->Administrtor wspólnoty->Operacje początku roku->Bilans otwarciua dla liczników.
Po wykonaniu powyższych czynności można przystąpić do pracy w nowym roku.

Przeniesienie środowiska
Funkcja umożliwia przeniesienie środowiska (definicji oraz danych) dotyczących wspólnot z jednej księgi do drugiej. Pozwala w szybki sposób skonfigurować środowisko do pracy w nowej księdze. Przeniesienie środowiska powinno być wykonywane na początku roku przy zakładaniu nowej księgi dla istniejącej wspólnoty - wtedy ze starej ksiegi kopiujemy definicje i dane. Jeśli chcemy założyć nową księgę dla nowej wspólnoty należy raczej posługiwać się funkcją "Kopiowanie definicji", która umożliwi założenie struktury definicji we wspólnocie, bez kopiowania danych dotyczących budynków, lokali, liczników itp. Uruchamianie z menu: Obsługa->Administrtor wspólnoty->Operacje początku roku->Przeniesienie środowiska.

Po uruchomieniu funkcji pojawia się okienko dialogowe. Okienko podzielone jest na dwie części. W górnej zaznaczamy podstawowe parametry dotyczące przenoszenia środowiska, księgę źródłową oraz zakres przenoszonych danych. Możemy wybrać:
- przeniesienie całego środowiska
- przeniesienie wybranych elementów środowiska.
Po zazanczeniu opcji: "wybrane elementy" uaktywnia się dolna część ekranu: możemy zaznaczyć elementy do przeniesienia. Elementy do przeniesienia trzeba zaznaczać w uporządkowany sposób. Trzeba przy tym pamiętać, że niektóre elementy są od siebie uzależnione - np. nie ma sensu przenosić definicji rozliczeń mediów jeśli nie przenosi się definicji liczników i opłat, które stanowią integralną część rozliczeń mediów.
Po wybraniu elementów do przeniesienia uruchamiamy przenoszenie danych naciskając "Dalej".
Zasady przenoszenia danych:
1. Przenoszenie odbywa się zawsze z wybranej księgi źródłowej do księgi docelowej. Księgą docelową jest księga, w której użytkownik się znajduje podczas wywoływania funkcji kopiowania.
2. Podczas przenoszenia środowiska następuje bezpowrotne zniszczenie dotychczasowej zawartości rejestrów w księdze docelowej. Jeśli więc mamy już dane w księdze docelowej, należy bardzo rozważnie wybierać zakres elementów do przeniesienia. Jeśli chcemy przenieść tylko definicje, należy posłużyć się funkcją "Kopiowanie definicji".
3. Przeniesienie środowiska różni się od kopiowania definicji rejestrów m.in. tym, że kopiowanie definicji dopisuje rekordy do istniejących rejestrów, a rekordy takie same nadpisuje nową treścią. Przeniesienie środowiska niszczy poprzednią zawartość rejestrów (kopiowanie całych zbiorów dyskowych). Ponadto przeniesienie środowiska umożliwia również przeniesienie danych (np. zapisy dotyczące budynków, lokali, właścicieli).
4. Przeniesienie środowiska nie przenosi odczytów liczników ze starej księgi do nowej. W tym celu należy wykonać BO dla liczników (osobna funkcja: Obsługa->Administrtor wspólnoty->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników).

1. Definicje:
a. jednostki miary
b. symbole w cenniku
c. definicje liczników
d. definicje parametrów
e. definicje formuł
f. definicje rodzajów kosztów
g. definicje opłat
h. definicje kosztów
i. definicje rozliczeń mediów
j. definicje sprawozdań finansowych
k. definicje zestawień definiowalnych
l. definicje kolumn dla wydruków zestawień definiowalnych
m. definicje wzorów wydruków naliczeń
n. definicje wzorów przelewów
o. ewidencja wpłat

2. Dane
a. Cenniki
b. budynki
c. lokale
d. lokatorzy
e. parametry dla budynków
f. parametry dla lokali
g. liczniki dla budynków
h. liczniki dla lokali
i. opłaty dla lokali

3. Parametry
a. ustawienia dla księgi (parametry)
b. dane lokalne (localuser) - wersje wydruków korespondencji seryjnej i inne dane zapisane w localuser.rjr

Bilans otwarcia dla liczników
Funkcja umożliwia przeniesienia odczytów liczników ze starej księgi do nowej - jako bilansu otwarcia dla liczników w nowej księdze. Dodatkowo można również wykonać przeniesienia średniego zużycia miesięcznego dla licznika ze wskazanej księgi do księgi nowej.
Uruchamianie z menu: Obsługa->Administrtor wspólnoty->Operacje początku roku->Bilans otwarcia dla liczników.

Wykonanie BO dla liczników dla księgi polega najogólniej na przepisaniu wskazanego odczytu licznika z księgi źródłowej do księgi docelowej. Zapis w księdze docelowej odczyt zyskuje oznaczenie "BO". Wykonanie zużycia średniego polega na przeniesieniu średniego zużycia miesięcznego ze wskazanej księgi do pola "zużycie średnie" w nowej księdze.

Uwaga: W celu wyliczenia zużycia średniego w "starej" księdze (księdze źródłowej), należy skorzystać z funkcji Definicje->Liczniki->Zużycie średnie.

Przed wykonaniem BO dla liczników trzeba przenieść środowisko z księgi źródłowej do docelowej. Uwaga: środowisko najlepiej jest przenosić z tej samej księgi, z której będziemy przenosić odczyty liczników. Muszą być bowiem zachowane takie same symbole budynków/liczników/lokali w obu księgach: źródłowej i docelowej.
Elementy środowiska w księdze docelowej niezbędne do prawidłowego zadziałania funkcji:
- definicje liczników
- definicje liczników
- budynki
- lokale
- liczniki dla budynków
- liczniki dla lokali

Zasady wybierania danych źródłowych do przeniesienia do nowej księgi.
Należy wskazać, które odczyty z których liczników i z której księgi będziemy przenosić do księgi docelowej. Musimy wybrać księgę, z której będziemy przenosić dane oraz wskazać poszczególne budynki (oraz poszczególne lokale w budynkach) i liczniki, dla których będziemy chcieli przenosić odczyty i zużycie średnie.
Księga źródłowa :
- to księga, z której są pobierane odczyty liczników. Po wybraniu księgi pojawiają się w okienku dialogowym dane budynków źródłowych do wyboru oraz dane liczników źródłowych. Bezpośrednio po wybraniu księgi źródłowej domyślnie przyjmuje się, że wybrane są wszystkie liczniki i ani jeden budynek i ani jeden lokal. Budynki użytkownik musi zaznaczyć osobno (domyślnie nie jest zaznaczony jest żaden budynek co widać na ekranie). Jeśli nie ma symbolu księgi - rejestry z budynkami są puste i są wyświetlane jako puste w okienku dialogowym.
Miesiąc odczytu:
- to miesiąc, z którego odczyt traktujemy jako odczyt ostatni za poprzedni rok czyli BO na następny rok. Zwykle będzie to grudzień. Jeśli dla różnych liczników są różne miesiące ostatniego odczytu - należy uruchamiać funkcję osobno dla każdego rodzaju licznika. Wyboru liczników dokonujemy funkcją "Wybierz liczniki".
Liczniki:
- "liczniki dla budynków" - tworzy BO tylko dla liczników przypisanych do budynków
- "liczniki dla lokali" - tworzy BO tylko dla liczników przypisanych do lokali
- "Wybierz liczniki" - wybór konkretnych symboli liczników, dla których wykonamy BO. Po wejściu wszystkie liczniki z księgi źródłowej są zaznaczone do wykonywania BO..
- "nadpisywać BO" - jeśli ta opcja jest zaznaczona, to póki nie ma kolejnych zapisów z miesięcy dla danego licznika w księdze docelowej, można wykonywać BO. Kolejne wykonania BO powodują nadpisywanie dotychczasowej wartości BO nową wartością. Uwaga: jeśli licznik w księdze docelowej posiada odczyty z kolejnych miesięcy, to BO nie wykona się niezależnie od ustawienia opcji "nadpisywać BO"
Wybór budynków
- w oknie pojawia się lista budynków. Żaden budynek nie jest zaznaczony. Zaznaczenie budynku powoduje, że: (a) będzie wykonany BO dla licznika w tym budynku (jeśli zaznaczona opcja "liczniki dla budynków"), (b) wszystkie lokale w tym budynku zostaną zaznaczone do wykonania BO (jeśli zaznaczona opcja "liczniki dla lokali"). Zaznaczenie lokali w budynku można zmienić wchodząc w funkcję "Wybierz lokale".
- żeby zaznaczyć budynek trzeba albo (a) ustawić się na linii z budynkiem i nacisnąć "enter" albo (b) kliknąć myszką w symbol budynku (kilkanie w inne pola nie przyniesie efektu).
- Jeśli budynek nie jest zaznaczony, wybór lokali jest ignorowany - BO nie zostanie wykonany dla żadnego licznika przypisanego do tego budynku, ani żadnego licznika przypisanego do lokalu w tym budynku.
- budynek "WZORZEC" jest pomijany przy wyborze budynków do wykonania BO
- Jeśli zaznaczymy budynek do wybrania po raz pierwszy - to automatycznie są w nim zaznaczane wszystkie lokale. Jeśli "odznaczymy" ten budynek, to nic się z zaznaczeniami lokali nie dzieje. Przy wykonywaniu BO program pominie wszystkie lokale w niezaznaczonych budynkach. Po powtórnym "zaznaczeniu " budynku "wybierz lokale" pokaże nam stan taki jak przed odznaczeniem. Dzięki temu jeśli ktoś funkcją "wybierz lokale" zaznaczy lokale, a potem pomyłkowo "odznaczy " budynek - jego praca nie pójdzie na marne.

Zasady wykonania bilansu otwarcia dla liczników
- wykonanie BO: dla każdego licznika bierze odczyt ze wskazanego miesiąca z księgi źródłowej i w księdze docelowej tworzy dla tego licznika odczyt "BO" z pobranym stanem z księgi źródłowej.
- odczyty przenosimy zawsze z księgi źródłowej do docelowej. Księgę źródłową wskazujemy w oknie dialogowym, natomiast księgą docelową jest zawsze księga, w której pracujemy.
- rozpoznanie budynki/lokale/liczniki w księdze źródłowej/dolceowej: według symbolu budynku (lokalu, licznika) - czyli jeśli zaznaczymy w księdze źródłowej dla budynku "WA" i lokalu "01" licznik "LI_CO", to program będzie w księdze docelowej szukał w budynku "WA" lokalu "01" i licznika "LI_CO". Jeśli nie odnajdzie takich danych w księdze docelowej to nie przepisze odczytu do księgi docelowej.
- jeśli nie uda się odnaleźć budynku, lokalu lub licznika księdze źródłowej lub docelowej - BO dla tego budynku/lokalu/licznika nie wykona się.
- jeśli nie uda się odnaleźć odczytu dla licznika w podanym miesiącu w księdze źródłowej, BO dla tego licznika nie wykona się.
- jeśli w docelowej księdze dla danego licznika i lokalu/budynku jest już wpisany BO - w zależności od ustawienia opcji "nadpisywać BO" - jeśli jest zaznaczona - funkcja nadpisuje BO nową wartością.
- jeśli w docelowej księdze dla danego licznika i lokalu/budynku są odczyty z późniejszych miesięcy - BO nie wykona się.

Zasady wykonania średniego zużycia dla liczników
- wykonanie średniego zużycia: dla każdego licznika bierze odczyt "BO" w księdze źródłowej i ostatni odczyt w księdze (np. Grudzień, Listopad), oblicza zużycie; dzieli zużycie przez liczbę wprowadzona przez uzytakownika jako dzielnik (domyślnie 12) i tak wyliczone średnie zużycie zapisuje do rejestru z licznikami w księdze docelowej w polu "średnie zużycie".
- Wybór budynków, lokali, liczników oraz rozpoznanie budynki/lokale/liczniki w księdze źródłowej/docelowej: tak jak opisano dla wykonywania BO dla liczników.
- jeśli nie uda się odnaleźć budynku, lokalu lub licznika w księdze źródłowej lub docelowej - zużycie średnie dla tego budynku/lokalu/licznika nie wykona się.
- jeśli nie uda się odnaleźć odczytu BO dla licznika księdze źródłowej, zużycie średnie dla tego licznika nie wykona się.
- jeśli w księdze źródłowej jest brak innych odczytów (poza BO) dla licznika, zużycie średnie dla tego licznika nie wykona się.
- jeśli w docelowej księdze dla danego licznika i lokalu/budynku jest już wpisane zużycie średnie - funkcja zawsze nadpisuje zużycie średnie nową wartością.
- jeśli w docelowej księdze dla danego licznika i lokalu/budynku są odczyty z późniejszych miesięcy - nie ma to znaczenia dla wykonywania funkcji zużycia średniego.

Zasady wyświetlania informacji z przebiegu wykonywania
Podczas wykonywania BO dla liczników oraz zużycia średniego informacje o przebiegu wykonywania są zapisywane w rejestrze. Informacje te można sobie wyświetlić oraz wydrukować - uruchomienie funkcją "Wyświetl informacje". Informacje zawarte w tym rejestrze mogą być przechowywane przez cały czas lub skasowane na życzenie użytkownika: każdorazowo przed wywołaniem funkcji "Wykonaj BO " oraz "Wykonaj średnie zużycie" program pyta się czy wyczyścić rejestr z informacjami. Możemy zrezygnować z wyczyszczenia rejestru z informacjami i wtedy informacje dotyczące bieżącego wywołania BO dla liczników lub średniego zużycia dopiszą się do informacji dotyczących poprzednich wykonań. Dzięki temu będziemy mieli pełną informację dotyczącą wszystkich wykonań BO i średniego zużycia w tej księdze. Wadą takiego rozwiązania jest konieczność wyszukiwania i filtrowania informacji w obrębie rejestru - patrz opis poniżej jak posługiwać się rejestrem z informacjami. Możemy zdecydować się na każdorazowe czyszczenie rejestru z informacjami - wtedy rejestr będzie zawierał tylko informacje dotyczące bieżącego wykonania.
Posługiwanie się rejestrem z informacjami z wykonania BO i zużycia średniego:
- można zmienić zakres informacji wyświetlanych w oknie z informacjami - definiowanie kolumn prezentowanych na ekranie - można np. zrezygnować z nazwy budynku, zwiększyć ilość znaków na wyświetlenie treści komunikatu itp.
- można ustawiać filtr na różne pola, żeby wyświetlać interesujące nas rekordy - wywołanie funkcją "Znajdź->Filtr". Np. można ustawić filtr na symbol budynku (np. budynek "A") + typ informacji (np. typ informacji "BŁĄD") - wyświetli nam wszystkie rekordy, w których zapisano błędy (jakiekolwiek) związane z wybranym budynkiem. Można ustawić filtr tylko na pole typ informacji "BŁĄD" - wyświetli wszystkie błędy zapisane podczas wykonywania BO. Można ustawić filtr na rodzaj wykonywanej czynności: np. wyświetlaj tylko dane związane z wykonaniem "BO liczniki". Filtrowanie jest szczególnie przydatne jeśli nie czyścimy rejestru z informacjami z przebiegu wykonywania każdorazowo przed wykonaniem BO dla liczników lub zużycia średniego.
- można wydrukować raport - funkcja "Drukuj", żeby wiedzieć w jakich lokalach, budynkach, licznikach program dodał lub nadpisał dane podczas wykonywania BO. Również podczas wykonywania wydruku możemy ustawić warunek, który pozwoli na wydrukowanie wybranych danych.

Rozpisywanie transakcji
Funkcja ułatwiająca porządkowanie transakcji na kontach rozrachunkowych. Umożliwia automatyczne sparowanie wskazanych jednozapisowych transakcji. Przydatna podczas porządkowania transkacji - na przykład parowanie transakcji utworzonych przez BO albo transkacji utworzonych automatycznie dla rozliczeń mediów. Sparowanie transakcji jest niezbędbe do prawidłowego działania wydruków "Wezwanie do zapłaty". Wywołanie z menu: Obsługa->Rozpisywanie transkacji

Używanie:
1. wybieramy symbol transakcji, która ma być rozpisana . Pod klawiszem F2 podpowiedź (Wybieramy konto rozrachunkowe, a następnie symbol transakcji).
2. wybieramy stronę transakcji: (transakcja WN; zapłata MA)
3. naciskamy klawszi Dalej i wybieramy zakres kont rozrachunkowych, dla których będzie wykonywane parowanie transkacji.
4. Działanie:
Dla każdego konta rozrachunkowego z zakresu :
- odszukuje transakcję o podanym symbolu
- sprawdza czy transakcja ma saldo po wybranej stronie.
- jeśli ma saldo to wykonuje odpowiednik funkcji "Rozpisz kwotę" i "Zaległe transakcje" - czyli rozpisuje kwotę SALDA na transakcje poczynając od najstarszej. Jeśli nie uda się rozpisać całej kwoty, to reszta kwoty zostaje na rozpisywanej transkacji..

UWAGA: nie ma możlwiości wycofania dokonanego rozpisania. Jeśli nie jestemy pewni, w jaki sposób funkcja nam rozpisze transakcje, należy najpierw ją wykonać na jednym koncie rozrachunkowym, żeby można było łatwo przeanalizować sposób działania funkcji.

Uwagi szczegółowe:
1. trzeba pamiętać o zaznaczeniu odpowiedniej strony (Wn, Ma). Jeśli zaznaczymy stronę Wn, a wybrana transakcja nie ma salda po stronie Wn - rozpisanie nie nastąpi. Program działa w taki sposób, że
- wyszukuje podany symbol transakcji dla konta rozrachunkowego
- jeśli znajdzie, sprawdza czy transakcja ma saldo po zaznaczonej stronie
- jeśli ma saldo po wybranej stronie - przystepuje do rozpisywania
- szuka (poczynając od najstarszej) transakcji, które mają saldo po stronie przeciwnej niż zaznaczona i w znalezionych transakcjach tworzy zapisy z rozpisywanej transakcji.
2. Rozpisywanie korekt z ujemną kwotą (takie zapisy moga powstawać automatycznie podczas rozliczania mediów).
Mamy np. transakcje
tr typ wn ma
woda_01 Kor -100
Żeby ją rozpisać trzeba wybrać symbol transakcji "woda_01" i stronę Ma. Program odszuka transakcje z saldem po stronie przeciwnej (Wn) i będzie rozpisywał poczynając od najstarszej transakcji.
3. Transakcje, które nie mają daty w nagłówku są "najstarsze".
4. Rozpisaniu podlegają tylko transakcje jednozapisowe. Jeśli wybrana transakcja ma więcej niż jeden zapis - rozpisanie nie nastąpi. Być może zostanie w przyszłości zmienione, tak, żeby można było rozpisywać transakcje do wysokości salda, ale na razie jest ograniczenie do jednego zapisu. Transakcje z rozliczeń mediów są z definicji jednozapisowe, więc takie transakcje uda się rozpisać. Nie uda się natomiast zrobić "generalnych porządków" na transakcjach wielozapisowych.

Funkcja jest uruchamiana z menu: Wspólnoty->Obsługa->administrtor->Połączenie z WA
Powinna być używana przez administratora systemu jeśli planujemy odczytywanie danych wspólnotowych z programu WM do programu dla administrtora WA. Połączenie WA z WM odbywa się za pomocą bazy danych SQL.
Funkcja ma pozwolić na rozwiązanie nastepującego problemu:
- w WM parametry dla budynków, lokali są definiowanane w całości przez użytkownika. Użytkownik sam decyduje jakie parametry są mu niezbędne do pełnego zdefiniowania danych lokalu (budynku) i sam nadaje parametrom nazwy. W szczególności dotyczy to również parametrów zwiazanych z powierzchnią lokalu, schowka, garażu itp.
- w WA parametry "powierzchnia lokalu" oraz "powierzchnia przynależna" są zdefiniowane od razu w programie.
- opisywana funkcja ma umożliwić określenie które parametry z WM odpowiadają parametrowmi "powierzchnia lokalu", a które odpowiadają parametrowi "powierzchnia przynależna". Połączenie nastepuje poprzez przypisanie symboli parametrów.
- najczęściej parametrowi z WA "powierzchnia lokalu" będzie odpowiadał jeden parametr "POW_LOK" z WM, a parametrowi z WA "powierzchnia prznależna" będzie odpowiadało kilka parametrów z WM: np. "POW_SCHOWEK", "POW_GARAŻ", "POW_KOMÓRKA" itp.
Uwaga: rejestr z parametrami WA - zawiera zawsze dwa parametry:
- "PM" -powierzchnia mieszkalna
- "PU" - powierzchnia użytkowa (przynależna)

Przyjęte zasady symboliki.
W module wspólnot:
- Budynek
    - symbol: jedna litera np. A, B, C....
    - nazwa: wpisuję ulicę i numer budynku
- Lokal
    - symbol: numer lokalu na dwóch znakach np. 01,02,....99
    - nazwa: wpisuję imię i nazwisko właściciela.
- Opłata
    - symbol: skrócona nazwa opłaty
    - nazwa: treść do faktury
    - rodzaj opłaty=klasyfikacja pomocnicza: rozdzielam na rodzaje opłat według rodzaju opłaty np. REM: fundusz remontowy, E_ZW: ekspolatacja podstawowa, zimna woda. Generalnie podział na rodzaje opłat powinien odwierciedlać rodzaje rozliczanych kosztów.
W części F/K:
- kontrukcja symbolu kontrahenta:
    - litera "W" (kontrahenci dla wspólnot czyli właściciele mieszkań)
    - symbol budynku (litera A,B...)
    - numer lokalu
np. kontrahent WA01 właściciel lokalu numer 1 w budynku A.
- konstrukcja symbolu konta klasyfikacji pomocniczej
    - budynek (konto zbiorcze)
    - lokal (konto zbiorcze)
    - rodzaj opłaty -konto aktywne do księgowania
np. B02REM - gromadzi wpłaty na fundusz remontowy dla lokalu numer 2 w budynku B.

Opis przykładowej wspólnoty(dane demo).
- wspólnota składająca się z pięciu budynków.
- w budynkach A,B,C w lokalach znajdują się indywidulane liczniki CO oraz ciepłej i zimnej wody.
- w budynku A są dwa piony (po dwa liczniki ciepłej i zimnej wody na lokal)
- w budynkach B, C po jednym liczniku ciepłej i zimnej wody na lokal
- w budynkach D i E nie ma indywidulanych liczników, są tylko ogólne liczniki zużytego ciepła oraz zużytej wody dla całego budynku.
- w budynu A lokale 01 i 02 są na parterze, lokal 03 jest na I piętrze, lokale 04 i 05 na II piętrze
- w budynkach B,C,D nie ma windy
- w budynku E lokal 01 jest na parterze, 02 na I piętrze, a 03 i 04 na II piętrze.
Uwaga ogólna: przyjęto dosyć skomplikowany model wspólnoty z budynkami o różnym wyposażeniu i różnym sposobie naliczania opłat w poszczególnych budynkach. W rzeczywistości taki przykład może być bez sensu. Chodziło tutaj tylko o zademonstrowanie różnych możliwści programu.
Parametry
IL_OSOB - ilość osób zameldowanych w lokalu
POW_LOK - powierzchnia lokalu
UDZIAL - udział we wspólnocie wyrażony w postaci ułamka dziesiętnego
Liczniki
LB_CIEPLO - licznik zużytego ciepła dla budynku (obciążenie ze SPEC według wskazań tego licznika)
LB_WODA - licznik zużytej wody dla budynku
LI_CO - indywidulany licznik CO w lokalu
LI_CW - indywidualny licznik ciepłej wody w lokalu
LI_CW_1 - indywidualny licznik ciepłej wody w lokalu; pion 1
LI_CW_2 - indywidualny licznik ciepłej wody w lokalu; pion 2
LI_ZW - indywidualny licznik zimnej wody w lokalu
LI_ZW_1 - indywidualny licznik zimnej wody w lokalu; pion 1
LI_ZW_2 - indywidualny licznik zimnej wody w lokalu; pion 2

KW_KONSERWACJA - konserwacja i drobne naprawy
- naliczenie: opłata miesięczna za konserwację * udział lokalu we wspólnocie
    C_KONSERWACJA*UDZIAL
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: KW_KONS (Koszty zarządu nieruchomością wspólną - konserwacje)
KW_OCHRONA - opłata za obsługę systemu monitorowania
- naliczenie: opłata miesięczna za monitoring * udział lokalu we wspólnocie
    C_OCHRONA*UDZIAL
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: KW_OCHR (Koszty zarządu nieruchomością wspólną - ochrona)
KW_MEDIA - opłata za media: woda, energia elektryczna, cieplna (dla części nieruchomości wspólnej, rozliczenia lokali z indywidulanego zużycia w punkcie "koszty usług komunalnych na rzecz właścicieli)
- naliczenie:opłata miesięczna za media * udział
    C_MEDIA*UDZIAL
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: KW_MEDIA (Koszty zarządu nieruchomością wspólną - dostawa mediów)
KW_UBEZ - ubezpieczenie majątkowe
- naliczenie: opłata miesięczna za ubezpieczenie * udział
    C_UBEZP*UDZIAL
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: KW_UBEZP (Koszty zarządu nieruchomością wspólną - ubezpieczenia majątkowe)
KW_PODATEK - podatek od nieruchomości
- naliczenie: opłata miesięczna za podatek * udział
    C_POD*UDZIAL
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: KW_POD (Koszty zarządu nieruchomością wspólną - podatek od nieruchomości)
KW_SPRZ - utrzymanie czystości i porządku
- naliczenie: opłata miesięczna za utrzymanie czystości * udział
    C_SPRZ*UDZIAL
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: KW_SPRZ (Koszty zarządu nieruchomością wspólną - sprzątanie)
KW_ZARZAD - wynagrodzenie Zarządcy
- naliczenie: opłata miesięczna dla Zarządcy * udział
    C_ZARZAD*UDZIAL
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: KW_ZARZ (Koszty zarządu nieruchomością wspólną - wynagrodzenie Zarządcy)

E_DZWIG - opłata za windę(koszty dozoru technicznego dźwigów).
- naliczenie: opłata miesięczna za obsługę windy * ilość osób w lokalu
    C_DZWIG*IL_OSOB
- przypisywac tylko lokalom w budynkach, w których jest winda (A,E).
- przypisywać tylko lokalom powyżej pierwszego piętra (A: lokal 04,05; E: lokal 03,04)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_DZWIG (Eksploatacja - dźwig)
E_DZWIG_POL - opłata za windę na pierwszym piętrze.
- naliczenie: opłata miesięczna za obsługę windy na osobę * ilość osób w lokalu/2
    C_DZWIG*IL_OSOB/2
- przypisywać tylko lokalom w budynkach, w których jest winda (A,E).
- przypisywać tylko lokalom z pierwszego piętra (płacą połowę stawki). Lokale na parterze za windę nie płacą.(A:loakl 03; E: lokal 02)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_DZWIG (Eksploatacja - dźwig)
E_SMIECI - opłata za wywóz śmieci
- naliczenie: opłata miesięczna za wywóz śmieci na osobę * ilość osób w lokalu
    C_SMIECI*IL_OSOB
- przypisywać wszystkim lokalom
- Klasyfikacja pomocnicza: E_SMIECI (Eksploatacja - śmieci)
E_CIEPLO_OS - dostawa ciepła - opłata stała
- naliczenie: opłata miesięczna stała * powierzchnia lokalu
    C_EC_OS*POW_LOK
- przypisywać wszystkim lokalom we wszystkich budynkach
- Klasyfikacja pomocnicza: E_EC_OS (Eksploatacja - energia cieplna - opłata stała)
E_CIEPL_OZ_CO_L - dostawa ciepła - opłata zmienna - centralne ogrzewanie - według liczników
- naliczenie: opłata za energię cieplną * licznik indywidulany CO
    C_EC_OZ*LI_CO
- przypisywać wszystkim lokalom w budynkach z indywidualnymi licznikami ciepła w lokalach (A,B,C)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_EC_OZ (Eksploatacja - energia cieplna - opłata zmienna)
E_CIEPL_OZ_CO_M2 - dostawa ciepła - opłata zmienna - centralne ogrzewanie - według powierzchni lokalu
- naliczenie: opłata miesięczna za CO w/g m2 * powierzchni lokalu
    C_EC_M2*POW_LOK
- przypisywać wszystkim lokalom w budynkach z jednym licznikiem na węźle (bez indywidulanych liczników ciepła w lokalach)(D,E)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_EC_OZ (Eksploatacja - energia cieplna - opłata zmienna)
E_CIEPL_OZ_CW_L - dostawa ciepła - opłata zmienna - ciepła woda - według liczników
- naliczenie: opłata za ciepłą wodę (m3) * licznik indywidulany CW
    C_CW*LI_CW
- przypisywać wszystkim lokalom w budynkach z indywidulanymi licznikami ciepłej wody w lokalach (A,B,C)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_EC_CW (Eksploatacja - energia cieplna - ciepła woda)
E_CIEPL_OZ_CW_O - dostawa ciepła - opłata zmienna - ciepła woda - według ilości osób
- naliczenie: opłata za ciepłą wodę (osoby) * ilość osób
    C_CW_O*IL_OSOB
- przypisywać wszystkim lokalom w budynkach z jednym licznikiem na węźle (bez indywidulanych liczników ciepłej wody w lokalach) (D,E)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_EC_CW (Eksploatacja- energia cieplna - ciepła woda)
E_WODA_Z - dostawa zimnej wody
- naliczenie: opłata za zimną wodę * licznik indywidulany CW+licznik indywidualny ZW
    C_ZW*(LI_CW+LI_ZW)
- przypisywać wszytkim lokalom w budynkach z indywidualnymi licznikami zimnej wody w lokalach (A,B,C)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_ZW (Eksploatacja - zimna woda)
E_WODA_Z_O - dostawa zimnej wody - według ilosci osób
- naliczenie: opłata za zimną wodę (osoby) * ilość osób
    C_ZW_O*IL_OSOB
- przypisywać wszystkim lokalom w budynkach z jednym licznikiem na węźle (bez indywidulanych liczników ciepłej wody w lokalach)(D,E)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_ZW (Eksploatacja - zimna woda)
E_SCIEKI - odprowadzenie ścieków
- naliczenie: opłata za ścieki * licznik indywidulany CW+licznik indywidualny ZW
    C_SCIEKI*(LI_CW+LI_ZW)
- przypisywać wszytkim lokalom w budynkach z indywidualnymi licznikami zimnej wody w lokalach (A,B,C)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_SCIEKI (Eksploatacja - ścieki)
E_SCIEKI_O - odprowadzenie ścieków- według ilosci osób
- naliczenie: opłata za ścieki(osoby) * ilość osób
    C_SCIEKI_O*IL_OSOB
- przypisywać wszystkim lokalom w budynkach z jednym licznikiem na węźle (bez indywidulanych liczników ciepłej wody w lokalach)(D,E)
- Klasyfikacja pomocnicza: E_SCIEKI (Eksploatacja - ścieki)

FUN_REM - fundusz remontowy
- naliczenie: zaliczka miesięczna * powierzchnia lokalu
CENA_REM*POW_LOK
- przypisywać wszystkim lokalom

Tytuł pomocy: Wspólnoty

Spis treści:

Instalacja i konfiguracja programu

Opis funkcji

	Data modyfikacji: 10.10.2015


Strona główna	Strona: 1 z 1