Spis treści:

·         Zastosowanie

·         Obsługa deklaracji i sprawozdań

·         Definiowanie sprawozdania

·         Drukowanie sprawozdania

·         Dodatkowe funkcje

·         Instalacja sprawozdania
 

Zastosowanie funkcji

Grupa funkcji pozwalających sporządzić podstawowe deklaracje i sprawozdania, takie jak CIT-2, CIT-8 wraz z załącznikiem CIT-8/O, VAT-7, F-01, F-02, przepływy pieniężne, podstawowe wskaźniki ekonomiczne, bilans i rachunek zysków i strat (zgodne z Ustawą o rachunkowości). Dane do tych sprawozdań pobierane są z księgi rachunkowej lub, w przypadku gdy tą drogą nie są możliwe do uzyskania, mogą być podawane przez użytkownika jako stałe. Program generuje deklaracje i sprawozdania w szacie graficznej odpowiadającej drukom urzędowym.

Obsługa poszczególnych deklaracji i sprawozdań

Każde ze sprawozdań obsługiwane jest w podobny sposób.
Po uruchomieniu sprawozdania pojawia się dialog, gdzie użytkownik ma do wyboru: definiowanie sprawozdania, wydrukowanie sprawozdania lub zrezygnowanie z  funkcji.
Sprawozdanie można zdefiniować i wydrukować dla całej firmy, lub -jeśli księga rachunkowa jest księgą zbiorczą dla kilku oddziałów a dane oddziałów są gromadzone na odrębnych klasyfikacjach- dla poszczególnych oddziałów. Prowadzony jest rejestr oddziałów. Zakładając oddział - użytkownik deklaruje symbol klasyfikacji związanej z oddziałem i jego nazwę

Definiowanie sprawozdania

Szablony deklaracji i sprawozdań obowiązujących w danym roku obrachunkowym są aktualizowane i dostarczane przez firmę Perseus.

Użytkownik powinien dostosować definicje do własnego planu kont i wprowadzić stałe. Operacja ta jest  wykonywana jednorazowo, zazwyczaj na początku roku obrachunkowego.  W ciągu roku definicje mogą być modyfikowane, można również wprowadzać stałe na poszczególne miesiące.

Po uruchomieniu funkcji Definicja ukaże się okno zawierające definicje pozycji sprawozdania.
Po lewej stronie wyświetlona jest lista pozycji sprawozdania, po prawej szczegółowa definicja aktualnej (podświetlonej) pozycji sprawozdania. Definicję tę można tylko obejrzeć, aby ją zmienić należy uruchomić funkcję Zmień z grupy funkcji Operacje.
Listwa górna zawiera następujące funkcje:

Zakończ - zakończenie przeglądania definicji, opuszczenie okna
Operacje - zespół funkcji pozwalających na dodanie nowej pozycji, modyfikację już istniejącej lub usunięcie pozycji

 
Zmień - funkcja pozwalająca na zmianę nazwy pozycji sprawozdania, typu kwoty, oraz źródła skąd pobierane są dane do obliczeń. Program nie pozwala zmodyfikować symbolu działu, pozycji ani zaznaczenia do druku. Szczegóły definiowania pozycji - patrz Dodaj
Dodaj - definiowanie nowej pozycji sprawozdania. Należy podać symbol działu i numer definiowanej pozycji, opis pozycji oraz źródło skąd pobierane będą dane. W przypadku gdy do   obliczeń ma być brana kwota po odrzuceniu groszy lub kwota pozycji jest wyrażona w procentach należy wybrać odpowiedni typ kwoty. Typ ten jest obowiązujący również dla prezentacji kwoty na wydruku. Sposób definiowania pozycji jest uzależniony od wybranego źródła danych. Do wyboru są następujące możliwości pobierania danych:

konta - wartość pozycji wyliczana na podstawie danych ze wskazanych kont.
Użytkownik ma do dyspozycji 10 linii definicji. W linii definicji podaje:
operator - dostępne dwa operatory:+ i  -;
konto1 - symbol konta analitycznego, syntetycznego, wzorzec konta (część symbolu zastąpiona '*' lub '?'); pozycja musi być wypełniona. Jeśli definicja dotyczy zakresu kont - nie można podawać wzorca konta. Lista kont dostępna pod F2;
konto2 - symbol konta analitycznego lub syntetycznego, pozycja wypełniana w przypadku gdy definicja dotyczy zakresu kont. Lista kont dostępna pod F2;
rodzaj obrotów - określenie sposobu pobierania kwot z kont. Dostępne są:

WN, MA - obroty konta odpowiednio strony WN i MA;
SWN, SMA - saldo konta odpowiednio strony WN i Ma; dla kont z cechą "konto rozrachunkowe" saldo to  wyliczane jest w oparciu o salda transakcji;
KWN, KMA - saldo konta odpowiednio strony WN i Ma, wyliczane w oparciu o obroty konta;
PWN, PMA - per saldo konta; po podaniu w definicji symbolu konta syntetycznego - zostanie wyliczone per saldo tego konta; gdy podamy zakres kont - program wyliczy per saldo podanego zakresu
XWN, XMA - różnica obrotów. XWN = WN - MA; XMA= MA - WN

Pod <F2> dostępne są wartości możliwe do wstawienia w danym polu. Program wylicza wartość liczbową linii definicji i w zależności od operatora odejmuje ją lub dodaje do wartości pozycji. Definicja wspólna dla wszystkich oddziałów.
narastająco stałe - wartość pozycji wyliczana z kwot podanych przez użytkownika. Pojawia się lista miesięcy. Użytkownik wprowadza dla poszczególnych miesięcy kwoty narastająco od początku roku. Kwoty definiowane są odrębnie dla każdego oddziału. Chcąc zmienić oddział, opuszczamy dialog przez Zakończ, w początkowym oknie podajemy symbol nowego oddziału i ponownie wchodzimy w Definicję. Wprowadzone kwoty są pamiętane przez program
za miesiąc stałe - wartość pozycji wyliczana z kwot podanych przez użytkownika. Pojawia się lista miesięcy. Użytkownik wprowadza dla poszczególnych miesięcy kwoty przypadające na dany miesiąc. Zasady definiowania kwot dla oddziałów takie same jak w przypadku stałych narastająco
pozycje sprawozdania - wartość pozycji wyliczana na podstawie naliczonych już pozycji sprawozdania. Użytkownik ma do dyspozycji 10 linii definicji, w których podaje operator i symbol pozycji używanej do obliczeń. Dostępne są następujące operatory:

'+' - do wartości definiowanej pozycji zostanie dodana wartość wskazanej pozycji;
'-' - od wartości definiowanej pozycji zostanie odjęta wartość wskazanej pozycji;
'*' - wartość definiowanej pozycji zostanie pomnożona przez wartość wskazanej pozycji;
'/' - wartość definiowanej pozycji zostanie podzielona przez wartość wskazanej pozycji;
'>' - definiowana pozycja przyjmie wartość pozycji wskazanej wtedy gdy będzie ona dodatnia, w przeciwnym wypadku przyjmie wartość 0, a na wydruku prezentowana będzie jako '-'
'>>' - jak wyżej, z tym, że na wydruku prezentowana jest jako '0'
'<' - definiowana pozycja przyjmie wartość bezwzględną pozycji wskazanej wtedy gdy będzie ona ujemna, w przeciwnym wypadku przyjmie wartość 0 a na wydruku prezentowana będzie jako '-'
'<<' - jak wyżej, z tym, że na wydruku prezentowana jest jako '0'
'>=' - jeśli wartość wskazanej pozycji będzie  większa lub równa  0 definiowana pozycja przyjmie wartość 1, w przeciwnym przypadku  (wartość wskazanej pozycji mniejsza od 0) przyjmie wartość 0
'<=' - jeśli wartość wskazanej pozycji będzie  mniejsza lub równa  0 definiowana pozycja przyjmie wartość 1, w przeciwnym przypadku  (wartość wskazanej pozycji większa od 0) przyjmie wartość 0

W przypadku operatorów '>', '>>', '<', '<<','>=','<='   powinna być wypełniona tylko pierwsza linia definicji. Dla pozostałych operatorów program wylicza wartość liczbową kolejnej linii definicji i w zależności od operatora wykonuje działanie arytmetyczne na wartości pozycji, którą dotychczas wyliczył. Pod <F2> dostępne są wartości możliwe do wstawienia w danym polu. Definicja wspólna dla wszystkich oddziałów.
opis - pozycja informacyjna, nie bierze udziału w naliczaniu danych, możliwość podania 3 linii tekstu;
vat - wartość pozycji wyliczana w oparciu o rejestry VAT. Użytkownik ma do dyspozycji 1 linię definicji, w której podaje operator (+,-), symbol pozycji definicji deklaracji VAT ( patrz Dane do deklaracji VAT ) oraz rodzaj kwoty (NETTO, VAT) jaka ma się znaleźć w danym polu deklaracji. Pod <F2> dostępne są wartości możliwe do wstawienia w danym polu. Definicja wspólna dla wszystkich oddziałów.

Usuń - usuwanie pozycji sprawozdania . Usunąć można tylko pozycje nie do druku ( pole do druku w definicji ma wartość .N.). Wszystkie pozycje w szablonie dostarczanym przez firmę Perseus są zaznaczone do druku. Natomiast pozycje wprowadzane samodzielnie przez użytkownika nie mają tego atrybutu, mogą więc być usuwane.

Znajdź - grupa funkcji umożliwiająca wyszukanie pozycji sprawozdania

znajdź pozycję - znalezienie pierwszej pozycji spełniającej wszystkie zadane warunki. Można wyszukiwać po fragmencie nazwy pozycji, rodzaju kwoty, dziale, numerze pozycji, atrybucie drukowania i źródle danych
następną pozycję - znalezienie następnej pozycji sprawozdania spełniającej wszystkie warunki zadane w opcji "znajdź pozycję"
filtr - wyświetlenie tylko tych pozycji sprawozdania, które spełniają wszystkie zadane warunki. Możliwe do zadania warunki omówiono przy funkcji "znajdź pozycję"

Drukuj - grupa funkcji pozwalająca wydrukować wprowadzone dane

definicje pozycji  - wydruk kolumnowy definicji pozycji. Obsługa wydruku � patrz Wydruki kolumnowe
wprowadzone stałe - wydruk kolumnowy wprowadzonych stałych. Można je drukować grupując oddziałami lub pozycjami sprawozdania. Obsługa wydruku � patrz Wydruki kolumnowe

Usuń stałe - funkcja pozwala usunąć wszystkie stałe wprowadzone dla wskazanego oddziału. Usuwanie dotyczy sprawozdania, które definiujemy

Drukowanie sprawozdania

Po uruchomieniu funkcji pojawia się dialog pozwalający ustalić parametry drukowania
Należy podać:
Pełny rok i miesiąc kończący okres, za który sporządzone zostanie sprawozdanie, w przypadku deklaracji VAT-7 jest to rok i miesiąc, za który sporządzana jest deklaracja. Podajemy je w formacie RRRR.MM

Sposób prezentacji kwot na wydruku: dostępna jest prezentacja kwot w zł i w tysiącach złotych oraz bez miejsc po przecinku, z jednym lub z dwoma miejscami po przecinku.

W przypadku deklaracji VAT-7 należy zaznaczyć rodzaj deklaracji : miesięczna lub kwartalna

Telefon kontaktowy - telefon osoby sporządzającej sprawozdanie ( informacja drukowana na  formularzu)
Po zaakceptowaniu podanych danych wykonywany jest wydruk w postaci gotowego formularza z danymi i wyświetlany w dostępnej przeglądarce. Można go stamtąd wydrukować standardowymi metodami

Dodatkowe funkcje

Niektóre ze sprawozdań wymagają podania dodatkowych danych, niedostępnych w bieżącej księdze rachunkowej. Dotyczy to sprawozdań Rachunek zysków i strat w układzie kalkulacyjnym i w układzie porównawczym. Poszerzono dla nich dialog ustalający parametry do drukowania o funkcję Dane uzupełniające

Dane uzupełniające - po uruchomieniu funkcji pojawia się wykaz pozycji sprawozdania z pominięciem pozycji czerpiących dane z innych pozycji sprawozdania. Użytkownik ma tu możliwość podania wartości liczbowych poszczególnych pozycji za analogiczny okres poprzedniego roku obrachunkowego. Kwoty te zostaną zaprezentowane na wydruku i zapamiętane przez program. Zawsze można wejść w tę funkcję i poprawić błędnie wprowadzone dane.

Instalacja sprawozdań

Proces pierwszego drukowania sprawozdania musi być poprzedzony zadeklarowaniem domyślnej przeglądarki (Obsługa / Administrator / Ustawienia / Ustawienia globalne / Przeglądarka. Pod klawiszem <F2> dostępne są standardowe ścieżki dostępu do najpopularniejszych przeglądarek). Niedopełnienie tego wymogu skutkuje brakiem widocznych efektów drukowania.